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公司文件管理制度


公司文件管理制度
1 目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,对 公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程 和作业标准作出明确规定,实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件 管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况,特制定本制度。

2 适用范围 适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。

3 职责 3.1 公司总经办是公司文件管理的归口部门,负责文件管理制度的制定、修订的 起草及本制度的宣贯、发放、废止工作,并负责在全公司范围内对本制度执行的 指导及监督。 3.2 总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政 府相关外来文件的收录、发放、归档、废止的管理。 3.3 各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、 发放、归档、废止的管理。 3.4 文件编制、审批、发布的权责 3.4.1 总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度 及行政性发文(通知、通告)等文件。

3.4.2 财务部负责制定公司财务管理制度文件。 3.4.3 客服部负责制定公司客服管理制度文件。 3.4.4 生产部负责制定公司生产管理制度文件。 3.4.5 质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件,并负责制定质量 管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。 3.4.6 设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发

输出文件(设计图样、产品 BOM、检验标准、规范测试)等文件。 3.4.7 工厂负责制定产品 BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等 文件(由打样工厂负责)。 3.4.8 公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制,公司副总或部门负 责人审核,总经理批准。 3.4.9 公司及各部门文件分发布前,应向总经办提交电子/纸张文件审核备案,并 获得文件号。 3.5 质量体系文件的编制、审核、批准、发布,依《质量手册》和《文件控制程 序》的规定执行。

4.定义 4.1 文件:公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文 书,是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。 4.2 受控文件:需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版 本的文件,

4.3 非受控文件:不受更改/修订的控制,其封面或正文页面无“受控”标识,文件 更改/修订后不必通知文件持有人。 4.4 外来文件: 指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的 文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)

5.工作程序 5.1 文件的分类 5.1.1 文件属性分类 (1)质量体系文件:质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质 量计划及质量体系运行过程中形成的文件。 (2)行政性文件:公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。 (3)管理性文件:公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等,如人力资源管 理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。 (4) 技术性文件:产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。 (5) 外来文件:国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、 设备文档等。 5.1.2 文件阶层分类 (1) 一阶文件:公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。 (2) 二阶文件:公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。 (3) 三阶文件:管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外 来文件等。 (4) 四阶文件:各记录表单、报表等。

5.1.3 文件密级分类 (1) 绝密文件:直接涉及到公司经营决策并影响公司权益的核心文件,如公司 经营方针、战略与重大经营举措;公司内部重大改革、重大研发项目资料;产品 原理图、总图、源代码及关键技术资料;公司财务总体状况资料。 (2) 机密文件: a、公司尚未付诸实施的中长期经营规划、经营/产品项目、经营决策及经营能力 配置。 b、各阶段的营销政策及商务、服务策略。 c、公司内部掌握的合同书、协议书、意向书、招标文件及可行性报告、重要会 议记录。 d、公司财务预、决算报告及内部经营指标、各类经营情况分析。 e、研发输出的产品标准、产品零部件图纸、编译后程序、技术论文、产品成本 核算资料。 f、公司计算机网络资料及所涉及公司经营管理的重要资料。 (3)秘密文件 a、 公司所掌握的尚未进入市场或尚未公布的各类信息统计数据。 b、 公司员工人事档案、人员统计资料及统计报表、薪资标准、调薪计划、工资 /劳务收入等有关资料。 c、 公司机构设置和人员编制情况、 尚未公开的人事安排、 职务任免、 人事考核、 任用、调动、奖惩信息。 d、 供应商档案、采购合同/价格协议、商务谈判记录等。 e、 客户档案、销售合同/价格协议、商品需求及报价信息、商务谈判记录。

f、 产品材料明细表、技术规范、经验规程、各类工艺文件。 g、 各类印章(含印模)和重要证件。 (4)无密级文件:公司公开发布的管理制度、工作流程、产品说明书、通知/ 通告、一般性决定和决议等。 5.1.4 文件可以呈任何媒体形式,如文本、照片、硬盘贝和电子媒体等。 5.2 文件标识与编号 5.2.1 文件标识 (1)受控的质量体系、管理性文件,其封面和正文页面均加盖红色“受控”文件 专用印章(正本原稿除外),并标明分发号。 (2)正式发布的行政性文件,应加盖红色公司或部门印章。 (3)质量体系文件、管理性文件发布时,应在文件封面及正文页脚处标明版本/ 修订状态标识。版本状态用 A、B、C 顺延表示;修订状态用 0、1、2、3 顺延 表示。 (4)技术类文件的受控标识及版本/修订状态标识,依《技术文件管理制度》的 相关规定执行。 (5)有保密要求的文件在文件封面和正文页右上角加盖“绝密”、“机密”或“秘密” 标识。 (6)无红色印章标识的文件不得在公司内作为正式的工作依据使用, 一经发现, 予以没收并按作废文件的规定进行处置。 (7)失效或作废文件需要留作参考时,文件持有人应到原发文部门办理作废登 记,并在文件上加盖红色“作废”印章和蓝色“参考”印章。 5.2.2 文件编号规则

(1) 质量手册 FP/QM-xxxx

发布年代号 质量管理手册 公司代号“FP”

(2) 程序文件 FP/CP xx-xx

程序文件流水号 质量管理体系标准章节号 质量管理体系程序文件 公司代号 (3) 质量体系指导性文件(三阶) FP/WI xx-xx

文件流水号 质量管理体系标准章节号 指导性文件代号 公司代号

(4) 管理性文件 FP/GL xx-xxxx(xx)

文件修订次数 文件制定年份 文件流水号 管理性文件 公司代号 (5) 行政性文件编号规则为:FPYYYYMMDDxx 编号释义:FP 为公司缩写;YYYY 为发文年份;MM 为发文月份;xx 为文 件流水号。公司及各部门发布的公告、通知、通告等行政性文件的编号有总经办 统一管理和发放。 (6)对外信函、传真的编号 各部门对外发送的信函、传真的编号由部门自行制定编号规则。 (7)技术性文件如产品标准、技术图纸、产品 BOM、工艺规程、作业指导书等 的编号,由设计部制定相应的技术文件管理制度进行规定。 (8)外来文件由接口部门自行制定编号规则。 (9)公司采购、销售合同编号依《合同管理制度》的规定执行。 5.2.3 文件/记录编号的管理 (1) 各部门应指定专人管理文件和记录,并对部门归口的文件/记录进行管理。

(2)文件/记录编制完成后,文件/记录编制部门应向该文件归口部门管理人员申 请文件/记录编号。 (3) 文件/记录管理人员应建立“文件/记录控制清单”, 清单应能控制文件/记录编 号、归档号、版本、修订状态、归口部门、归档部门等信息。 5.3 文件编制、审核、批准和发布 5.3.1 体系文件的编写和审批 (1)质量体系的质量方针和质量目标,由管理者代表组织编制,各部门提出方 针和目标草案,由质量管理部负责收集、整理草案的编制,报管理者代表审核、 总经理批准。 (2)质量手册由管理者代表负责编写,由总经理批准。 (3)程序文件由质量管理部组织各部门编写、各部门负责人审核,管理者代表 批准。 5.3.2 行政文件与管理性文件的编制与审批 (1)公司级行政性文件:公司组织机构设置、人事任免涉及公司经营管理、技 术、生产、薪资福利、奖惩等重要决定的通知/通告,由总经办负责编制,部门 负责人审核,总经理批准。 (2)各部门行政性文件:各部门因部门管理及工作开展所需求发布的通知/通 告,由相关职能部门负责编制,部门负责人审核,报总经办复核,总经理批准。 (3)公司级管理性文件:如人力资源管理制度、技术文件管理制度,由各部门 依本制度 3.4 条的规定负责编制,部门负责人审核,总经办复核,总经理批准。 必要时管理文件由总经办组织相关部门进行评审。

5.3.3 文件审批/评审时, 文件编制部门应到总经办填写“文件评审表”, 文件审核、 批准人应在“文件评审表”中填写审批意见,必要时可以由总经办或文件归口部门 组织相关部门进行文件评审,评审意见应填入评审表,各评审人应签名。 5.3.4 行政、管理文件均应按上序流程通过审批,交总经办备案并获得文件编号 后方可发布。 5.3.5 技术文件的编制、审批和发布,由文件归口部门按技术文件管理制度的规 定执行。 5.4 文件归档、发放、保管 5.4.1 文件归档 (1)经审批后的文件, 由文件归口部门文件管理人员负责填写“文件/记录目录”, 并且将电子档和纸张文件同时归档。 (2)各部门收到的文件由部门负责人或指定人员保管,并按文件分类建立本部 门各类文件的“文件/记录目录”,文件/记录目录应标注文件受控状态,对更改/作 废/收回/替换的文件要做出标识。 (3)各部门的“文件/记录目录”应定期予以更新,并将复印件交总经办编制/更新 公司“文件/记录受控清单”。 5.4.2 文件发放 (1)文件的发放实施分类控制,总经办负责组织编制“文件分发控制表”,规定 文件发放的范围及相应的分发号,文件归口部门按分发控制表执行。 (2)文件归口部门编制“文件发放登记表”,确定文件发放范围、份数,受控文 件须经文件归口部门负责人或公司主管负责人审批, 非受控文件有文件发放部门 确定自行确定。

(3)文件接收部门应指定人员接收文件,收文者要在“文件发放登记表”中签名。 (4)文件接收部门需要对文件进行二次发放时,如发放到使用现场或发放给客 户、供应商,应向文件归口部门申请增加文件发放数量,二次发放的文件如是复 印件,应狭隘复印件加盖红色“受控”印章。 5.4.3 文件保管与借阅 (1)文件保管:所有经批准发布的文件皆应登记编目并归档保存于文件的归口 部门,文件持有者使用有效版本,并确保文件清晰易于识别。 a、质量手册及程序文件正本存放在总经办。 b、行政性文件正本存放在总经办。 c、公司级管理文件正本存放在总经办,部门级管理文件由部门文件管理人员保 管。 d、技术文件正本按文件归口存放于文件产生的技术部门。 e、外来文件正本依文件分类存放于总经办及相应的文件接收部门。 (2)各部门需要借阅文件时可向文件归口部门办理借阅手续,各部门文件管理 人员应建立“文件借阅登记表”,管理文件的借出和归还。 (3)存放与硬盘和软盘的文件应有备份, 并作出版本标识, 采用密码进行保护, 限定查阅及使用范围,由授权使用的人员进行操作。 (4)文件的持有者若跨部门调动或离职,应办理文件交接、归还手续。 5.4.4 文件复制 受控文件未经批准不到复制,若有部门需要,应由文件归口部门批准后方可 复制,并按照文件发放程序执行。 5.5 文件贯彻实施

5.5.1 文件实施前,由文件归口部门会同有关部门,做好实施准备工作,包括培 训、组织、技术和资源四个方面准备。 5.5.2 明确文件贯彻实施的管理人员的责任和义务,特别是领导责任。 5.5.3 明确文件实施的效力和范围。 5.5.4 文件归口部门对文件的实施情况及结果进行检查,为违反文件规定者提出 考核意见,并对文件不适用部分提出更改意见,已消除实施过程中出现的问题。 5.6 文件的更改与回收作废 5.6.1 文件更改 (1)当文件不适应需要更改时,由文件归口部门提出,并实施具体更改工作, 文件更改必须符合统一性、协调性,必要时相关的文件应进行同步更改。 (2)文件更改的起草、审核、批准有原文件起草、审核、批准部门/人员按文件 管理程序进行,更改内容应由文件更改人填写“文件更改通知单”,并由文件审核 人、批准人审批签字。 若指定其他部门或人员审查、批准时须获得相关背景资料,否则不得擅自更改。 (3)文件修改内容较少时,可以采用划改、换页的方式进行更改;单文件更改 超过三次或更改较大或公司组织结构、 管理体系发生重大变化或管理体系执行的 标准发生变化时应进行换版。 (4)文件更改内容必须及时到达文件使用场所,对文件的宣贯、实施情况有文 件归口部门进行检查,并确认更改效果。 (5)公司鼓励各部门及人员在使用文件时及时发现文件的问题,提出文件更改 意见。 5.6.2 文件的作废与销毁

(1)各部门使用中的文件已被更改且有新版文件发布时,原文件应作废收回, 作废文件应加盖红色“作废”印章,隔离存放。 (2)各部门存档中的文件已经被更改且有新版文件发布时, 应新发布文件存档, 并将原文件加盖红色“作废”印章和蓝色“参考”印章,存于原档案中。 (3)失效文件盒记录保存期满后, 有文件归口部门鉴定文件是否已无保存价值, 填写“文件/记录销毁审批记录表”,经综合部门审核,公司总经理或分管主管批准 后,由文件保管部门销毁。 各类文件的保存期按《档案管理制度》的规定执行。 (4)文件销毁方式视文件的密级及所载内容,可采用如:烧毁、碎纸机碎掉、 变卖等方式,文件销毁是必须有人监督,并在“文件销毁审批记录表”上做好销毁 确认的记录。 5.7 外来文件管理 5.7.1 外来文件接收与归口 (1)国家法律、法规;国家、行业、地方标准;上级主管部门下发的管理办法、 制度、规定;设备说明书、档案等外来文件,交由总经办统一管理。 (2)一般外来文件,如质量体系文件、更加法律、法规;国家、行业、地方标 准; 上级主管部门下发的管理办法、 制度、 规定等外来文件由接收部门负责接收, 交总经办统一管理。 (3)外来技术文件,如供货图样等由接收部门归口管理。 5.7.2 外来的一般性通知、公告等需执行的文件由公司总经理审批后,交由相关 部门传阅执行,履行完毕后,由执行部门记录执行情况,交总经办备档。 5.8 保密文件的管理

5.8.1 保密文件及保密信息在形成后、 归档前以“谁形成谁负责”为原则进行管理, 秘密信息以载体形式归档后,交由文件归口部门负责管理。 5.8.2 保密文件的发放、传阅、披露应遵守以下原则:

文件密级 绝密

发放、传阅范围 公司核心领导、绝对信息形成部门的负责人及公司领导认为需要让 其知悉的对象

机密

公司部门负责人(高级经理)以上人员,机密信息形成部门的相关 人员及公司领导认为需要让其知悉的对象

秘密

公司部门主管级以上人员,秘密形成部门的相关人员及该部门认为 需要让其知悉的对象

6 支持性文件 《技术文件管理制度》 《合同管理制度》 《档案管理制度》 7 记录表形式 附件一:文件/记录控制清单 附件二:文件评审表 附件三:文件目录 附件四:文件分发控制表

附件五:文件发放登记表 附件六:文件借阅表 附件七:文件更改通知单 附件八:文件/记录销毁审批表


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