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文件标准化管理


文件和资料标准化管理制度 1 目的 通过对公司文件资料的有效控制, 确保工作现场使用唯一有效的文件 资料,并形成统一规范的编写格式及处理程序。

2 适用范围 本制度适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理。

3 术语和定义 3.1 公文:指公司在处理各种公务时使用的应用文书,包括:决定、 决议、通知、通报、报告、请示、批复、函(电报) 、会议纪要。 3.2 制度(程序) :指要求公司成员共同遵守的,按一定程序办事的 规程性文件。 3.3 办法: 指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的 文件。 3.4 标准:指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件。 3.5 规章制度:公司各种制度、规定、办法的泛称。 3.6 记录:指公司对某项活动的各工作环节、结果进行记录,可供事 后追溯该项活动完成质量的证据性文件,主要为表格形式。

4 职责权限

4.1 经理负责公司制度、办法、标准、计划、记录和以公司名义下发 的公文的批准。 4.2 管理者代表负责制度、办法、标准、计划、记录的审核。 4.3 各单位负责本单位相关文件资料的编写、 审核、 打印、 校对工作。 4.4 总经办负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、 收回、作废销毁和归档,负责对各单位文件资料管理情况进行监督检 查。 4.5 各单位负责以本单位名义下发执行的各类文件资料的编号、发 放、收回、作废销毁和归档。

5 工作程序 5.1 文件资料的编写格式 5.1.1 文件资料的用纸标准: 公司各类文件资料的正式编印一般用 A4(210mm× 297mm)型纸张。 图纸表格等不宜减小时,该页应按以上纸型尺寸折叠装订。张贴的公 文用纸大小,根据实际需要确定。

5.1.2 文件和资料章、条、款的编排规则: 5.1.2.1 根据文件内容的编排划分,“章”就是一个章节,包括条和款,“条”是 章的一个部分,“款”是章或条的一个层次。章、条均用阿拉伯数字编 号。

5.1.2.2 “章”应左起空两格书写,如第 1 章用“1”标注,右侧空一格写该章的 标题,标题一行书写不够时,可另起一行,这一行的第一个字与标题 的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编排。5.1.2.3 “条”在“章”的编号右下加一个小圆点,再写该条在该章所处的顺序, 如第 4 章第 1 条,用“4.1”表示,后空一格书写该条的标题。如果一 章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条,其编号表示方法同 上,如第 4 章第 2 条,再分 3 小条,则分另表示为“4.2.1”、“4.2.2”、 “4.2.3” ,如果 “4.2.1” 再分为 2 个小条,则分别表示为 “4.2.1.1 、 4.2.1.2”;条一般只划分到第三层次,即只以 4 位数字表示为限,下 一层次的内容用“款”的形式进行叙述,可用英文字母编号。

5.1.2.4 “章条”编号最未阿拉伯数字右下角不加小圆点,编号顶格书写, “章 条”具体内容的第一行应从左起空两格书写, 第二行起均应顶格书写。 5.1.3 文件资料的字体、排版、装订标准。 5.1.3.1 公文类文件资料的字体、排版、装订标准: A 标题应采用二号宋体加黑,正文采用三号仿宋字; B 纵向行文排版时,A4 型纸页边距分别为:上边距为 37mm、下边距 为 35mm、左边距为 28mm、 右边距为 26mm ,上下行跨为 1.5 倍行跨; C 横向行文排版时,A4 型纸页边距分别为: 上边距为 28mm、下边

距为 20mm、左边距为 26mm、右边距为 26mm ,上下行跨为 1.5 倍行跨; D 非国际红头公文排版按印刷的标准纸张使用,字体、行距应符合 以上要求。 文件资料标题一般采用小二号黑体、正文采用小四号宋体字。章的标 题采用小四号黑体字;记录编号应在右上角,用四号黑体字。 5.1.3.2 一般文件资料(包括制度/程序、办法、标准、规程)的字体、 排版、装订标准: A 封面 :公司名称采用二号黑体加黑书写 , 标题采用小初宋体加黑书 写,文件编号采用三号宋体加黑书写; B 修改号:标题采用小二宋体加黑书写 ,表格采用小四宋体 1.5 倍行 距; C 正文标题应采用小二宋体加黑 , 正文应采用小四号宋体字 , 页眉页 脚采用五号黑体加黑书写; D 纵向行文排版时,A4 型纸页边距分别为上页边距为 30mm、下页边距 为 24mm、左页边距为 28mm、右页边距为 26mm,上下行距为单倍 行距,页眉为 1.7 mm,页脚为 1.5 mm ; E 横向行文排版时,A4 型纸页边距分别为上页边距为 20mm、下页边距 为 15mm、左页边距为 26mm、右页边距为 26mm,上下行距为单倍

行距;

F 章的标题采用小四号宋体加黑; G 页码从修改页算起;H 记录编号应在右上角,用五号黑体加黑。 5.1.3.3 文件资料一般左侧死页装订,一些处于需持续改进或修订的 文件资料可采用活页装订,但应确保文件资料的完整。 5.2 文件资料的撰写格式及内容 5.2.1 格式及内容: 由前言、质量方针目标、组织机构、质量管理体系、管理职责、资源 管理、 产品实现、 测量分析和改进、 质量管理手册的管理等内容构成。 5.2.2 公文格式及内容: 5.2.2.1 国际红头公文格式及内容: A 国际红头公文一般由秘密等级和保密期限、 紧急程度、 发文机关标识、 发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、 印章、附注、附件、主题词、抄送机关,印发机关和印发日期等部分 组成。

B 发文机关应当写全称或者规范化简称, 如果是联合行文, 主办机关 应当排列在前。 C 公司的国际红头文件一律统一式样,文件头与正文用红线隔开,红色

反线下空 2 行,用 2 号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行 时,要做到词义完整,排列对称,间距恰当:正文采用 3 号仿宋字体。

D 发文字号,包括机关代字年号发文序号。年号一律用全称,并用 方括号[ ]。联合行文,须标明主办机关。 E 上报的公文, 汉文应当在首页红线上方发文字号右侧注明签发人姓 名。 F 国际红头文件标题应当准确扼要地概括公文的主要内容, 一般应当标 明发文机关(红头文件标题中,发文机关可省去) ,并准确标明公文 种类,标题中除引用法规、规章名称时需加书名号外,一般不用标点 符号。

G 主送机关,一般写在公文标题下、正文之前,顶格书写,后加冒 号。主送机关的全称、特称、简称,均应使用统一的表达形式。公文 不得多头主送。

H 国际红头公文如有附件,应当在正文之后、印发机关和时间之前 注明附件顺序和名称。 I 成文日期,以领导签发日期为准。联合行文,其成文时间以最后签 发机关领导人的签发日期为准。 J

公文除会议纪要外,应当加盖印章,加盖印章的位置应与印发机关和 成文时间相叠。联合上报的非法规性文件,由主办机关加盖印章;联 合下发的公文,联合发文机关均应加盖公章,主办机关的印章应排列 在前。

5.2.2.2 一般公文格式及内容: A 一般公文一般由标题、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、 印发机关和印发日期等部分组成。 B 发文机关应当写全称或者规范化简称, 如果是联合行文, 主办机关 应当排列在前。 C 一般公文如有附件, 应当在正文之后、 印发机关和时间之前注明附 件顺序和名称。 D 成文日期,以领导签发日期为准,联合行文,其成文时间以最后 签发机关领导人的签发日期为准。 E 应当加盖印章,加盖印章的位置应与印发机关和成文时间相叠。 5.2.3 规章制度格式及内容: 规章制度根据具体需要一般应包括标题、 目的、 适用范围、 职责权限、 程序条款、执行标准、颁布者(机构)和生效时间等组成内容。 5.2.4 记录格式 5.2.4.1 公司各单位负责与本单位相关的记录(表格)的设计、编制, 要注明版本号并以适用性为原则。 5.2.4.2 记录(表格)一经确定,应具有一定稳定性,并能形成公司

表格管理标准。由总经办负责记录(表格)样本的备案。 5.3 文件资料的办理程序 5.3.1 公文办理程序 公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收、登记、拟办、传 递、批办、承办、催办、分发、立卷、归档、销毁等;发文办理一般 包括拟稿、打字、校对、审核、签发、印刷、用印、登记、分发、立 卷、归档、销毁等。

5.3.2 公文行文规则 5.3.2.1 公司需要向上级机关请求解决的问题, 凡属上级职能部门职权范围以 内的事,应直接向上级职能部门行文;各单位需请同级部门解决的问 题,应当直接向同级职能部门行文。

5.3.2.2 明确发文权限:属于全局性的、重要的、方针政策性的文件,以公司 名义行文;属于在既定方针、政策范围内,各单位主管职权范围内的 日常业务性文件,可以本单位名义直接行文。

5.3.2.3 向下级单位的重要行文,应当同时抄送直接上级单位。 5.3.2.4 必要时两个以上单位可以联合行文,但单位不宜过多,联合 行文单位应是同级单位。

5.4 文件和资料的拟写要求: 5.4.1 符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定。若提出新的政 策规定,要切实可行、并加以说明。 5.4.2 情况确实、观点明确、条理清晰,文字精炼、书写工整、标点 准确,篇幅力求简短。 5.4.3 用词用字准确,人名、地名、数字、引文规范。文内若使用简称,一 般应当先用全称,并注明简称。引用公文应当先引用标题,后引用发 文字号,日期应当写具体的年月日。

5.4.4 须使用国家法定计量单位。5.4.5 文件资料中的数字,除成文 日期、词、词组、惯用词,以及具有修辞色彩的句中作为词素的数字 必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。

5.4.6 文件资料送领导批准之前,应当由有关领导或职能部门进行审核,审 核的重点是:是否需要行文;是否符合国家的法律法规、方针政策及 有关规定;是否要与有关部门、地区协商、会签;文字表述、文种使 用、行文格式等是否符合本制度的有关规定。

5.5 文件资料的审批程序 5.5.1 公文审批要求。

5.5.1.1 公司各单位根据职责权限起草的国际红头公文,应填写《发文单》 , 经部门领导审核,主管领导批准后,由总经办加盖公司印章并印发。 5.5.1.2 上行公文必须由总经理签发。 5.5.2 公司各单位根据职责权限起草的与公司各部门相关的公文,应填写 《发文单》 ,经部门领导审核,主管领导批准后,由本单位按要求印 刷,由总经办盖公司印章下发。

5.5.3 公司各单位根据职责权限起草本单位相关公文,经部门领导审 核,主管领导批准后,由本单位加盖本部门印章并印发。 5.5.4 规章制度审批要求。 5.5.4.1 公司管理体系文件由相关部门组织起草,应填写《发文单》或文件资 料修改通知单,经部门领导、技术中心、主管领导审核,管理者代表 批准后,由总经办按《发文单》或文件资料修改通知单要求的印发数 量和发文流向盖公司受控印章印制下发。

5.5.4.2 临时性管理文件由相关部门组织起草,经部门领导审核,主 管领导批准实施。 5.5.5 记录审批要求

公司各单位根据工作需要设计的具有稳定性的记录, 由设计部门向技 术中心申请记录编号,并报管理者代表审批,技术中心负责记录(表 格)样本的备案(含电子版) 。

5.5.6 外来文件资料处理 5.5.6.1 对国家、地区、政府部门、集团公司及其它外单位来文,由总经办在 收文登记表中做好收文登记,在文件资料首页贴附并填写文书处理 单,由总经办主任批示拟办意见后,报相关领导阅批。总经办按批办 意见交相应部门或人员承办,并跟踪催办,总经办对文件进行归档整 理。需要时承办部门可以留存复印件。

5.5.6.2 对国家、行业标准或其它文件资料的购买,由各单位提出申请,报总 经理批准后,由各单位负责购买,并在总经办办理入库手续。财务部 门见入库单后方可办理有关报销手续。使用时,各单位在总经办办理 借阅使用手续。 5.5.6.3 审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名 和审批日期;其他审批人圈阅视为同意:没有请示事项的,圈阅表示 已阅知。 5.6 文件资料的发放

5.6.1 文件资料的发放对象按《发文单》的要求确定。 5.6.2 文件和资料发放前的标识 5.6.2.1 发放文件资料前应进行文件标识,以示文件资料唯一有效。 未加标识或盖有作废章的文件不得在现场出现。 5.6.2.2 受控标识:若属受控文件,应加盖红色受控章,并在受控章 内填写持有者名称。需存档的文件应加盖红色“存档”印章。 5.6.3 文件和资料的发放手续 公司各单位按《发文单》中的要求发放文件。 5.6.3.1 对各单位的发文,由收文单位业务人员在《文件资料发放回 收登记表》上签名,以示收文。 5.6.3.2 对公司领导以传阅形式发文,由发文单位在文件首页贴附并 填写《文书处理单》 ,交各位领导传阅。 5.7 文件和资料的修改 文件和资料发放使用后,如需更改,由原文件编写单位填写《文件资 料修改通知单》 ,报原审批人审核批准,原发文单位将《文件资料修 改通知单》和修改的文件按原发文手续进行处理。

5.7.1 对文件个别内容进行修改或增补文件内容时,应采取换页的方式。换 页时应在“修改号”处注明状态号(1、2、3……) ,并在《文件修改记 录》上登记。由原发文部门将作废页收回,填写《文件和资料发放收 回登记表》 。

5.7.2 修改内容超过原文件三分之一时,则适用换版方式。由原文件编写单 位负责修订换版,并在《文件修改记录》上登记,重新加盖受控章, 填写持有者。收回原收文单位及个人所持旧版文件和资料,按文件资 料作废销毁程序执行,并填写《文件资料发放收回登记表》 。

5.8 文件和资料的作废销毁 5.8.1 公司各单位对收回的作废文件资料,应填写《文件资料销毁清 单》 ,经部门主管领导批准后三个月内实施销毁。 5.8.2 存档的作废文件加盖红色作废章予以留存。 5.9 文件和资料的使用管理 5.9.1 文件和资料在使用过程中不得随意涂改、外借和复制。 5.9.2 若受控文件使用人调离本公司,则由总经办负责收回受控文件。若将 收回的文件重新下发给其他人员使用,应以换页的形式,更改文件受 控章内的持有者标识 5.9.3 文件资料的保密范围按《发文单》的要求 处理,持有者应严格执行公司《保密制度》 。 5.9.4 文件资料的存档和借阅参见《档案管理制度》 。 。


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