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Word2003教程(大全)


Word学习专用

Office 2003 中文版组件
标准版
?

版本
Word

中小企 业版
?

专业版
?

企业版
?

Excel
PowerPoint

?
? ?

?

?
?

?
?

Access
Outlook

?
? ? ?

?
?

Publisher
FrontPage PhotoDraw

?

?
? ?

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? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

一、常见用法: F2当你选中一个文件的话,这意味着“重命名” DELETE删除被选择的选择项目,如果是文件,将被放入回收站 SHIFT+DELETE删除被选择的选择项目,如果是文件,将被直接删除而不是放入回收 站 CTRL+N新建一个新的文件 CTRL+O打开“打开文件”对话框 CTRL+P打开“打印”对话框 CTRL+S保存当前操作的文件 CTRL+X剪切被选择的项目到剪贴板 CTRL+C复制被选择的项目到剪贴板 CTRL+V粘贴剪贴板中的内容到当前位置 CTRL+Z撤销上一步的操作 CTRL+Y 恢复上一步操作 Windows键+R打开“运行”对话框 ALT+F4关闭当前应用程序 ALT+TAB切换当前程序 ALT+ESC切换当前程序 PRINTSCREEN将当前屏幕以图象方式拷贝到剪贴板 F5刷新

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文 字 处 理 软 件

Word 2003

学习任务 ? 如何启动和退出该程序呢? ? 如何利用 word 2003对文档进行基本操 作呢? ? 如何对文档进行编辑? ? 如何对文档进行排版呢? ? 如何插入并制作表格呢? ? 如何进行图文混排呢? ? 如何进行页面设置和打印?

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Word2003 概述
? Word 2003是微软公司Office2003组件之 一。 ? 具有强大的文档管理、编辑排版、表格

处理、图形处理等功能
? 能够方便地编排出图文并茂的文档,如

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字处理软件的功能
建立文档 编辑文档 保存文档 打开文档 关闭文档

基 本 功


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字处理软件的功能
字符与段落的格式编排 文档页面格式的设置
高 级 应 用

图、文、表混排技术 排版与打印

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图片
缩放150% 48磅字加 粗、阴影

位置提升5磅 位置降低15磅 图片不同 环绕方式

分 栏

段落底纹 字符底纹

斜体 下划线

项目符号

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图片
文本框(横排)

首字下沉 段落边框

文本框(竖排)

插入剪切画

两端对齐 首行缩进 2个字符 段前间距0.5 行 段后间距1行 行距22磅

艺术字
自选图形

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启动 word2003的方 法
开始菜单

桌面快捷方式

通过已有文档进入Word 2003

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启动 word2003的方 法

1.Windows开始菜单---所有程 序--- Microsoft office--Microsoft word2003
2.双击桌面快捷方式图标 3.双击桌面已有文档进入

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退出 Word2003的方 法
1. 在“Word”窗口的“文件”菜单 中单击“退出”命令 2. 单击Word窗口右上角的“关闭” 按钮 3. 选择Word控制菜单里的关闭按


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WORD窗口项

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Word2003工作窗口

文 档 窗 口

状态栏

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标题栏
标题栏

? 标题栏包含应用程序名“Microsoft Word”和正在被编辑的文档名。 ? 左边是控制菜单按钮,右边是最小化按钮、 还原按钮、关闭按钮。

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菜单栏
9个菜单项组成,包括全部的Word命令的列表和菜单

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常用工具栏的介绍
工具栏中包括经常使用的命令的快捷按钮鼠标指向工具 栏按钮,会出现黄色的标签显示该按钮的功能

单击工具栏右边的工具栏选项按钮 示被隐藏的按钮。 将鼠标指向工具栏最左边的 为

,可显

,鼠标指针变

,可拖曳工具栏到其他位臵。

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工具栏的打开方法
1. 视图菜单-----工具栏------勾选相应 子菜单------可打开或关闭工具栏 2.任意工具栏----单击鼠标右键-打开快捷菜单----勾选相应子菜 单---可打开或关闭工具栏

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任务窗格

视图-----勾选任务窗格-----打开任务窗格

? 任务窗格包括15种选项,第一次启动Word时打开的是
“开始工作”的任务窗格。执行相应单命令时,系统会

自动打开对应的任务窗格。
? 在任务窗格中,单击相应的超链接,即可执行对应的任 务,从而提高工作效率。 ? 单击任务窗格右上角的关闭按钮,可关闭任务窗格。

1. 单击任务窗格右上角的三角形按钮,弹出菜单,可以切换 到其他的任务窗格。

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文档窗口
? 文档窗口是输入、编辑文本内容 的区域。
? 窗口内有一个不停闪烁的竖直线, 称为插入点,表示的字符将出现 的位臵。

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状态栏

状态栏---窗口的下方,显 示文档总页数、当前的页码、 光标所在的行列数

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文档结构图
方法: 视图(V) 文档结构图

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所谓视图,就是屏幕上显示文档的方式。Word共有五种视图

视 图的概念

模式,每种视图有不同的特点。
页面视图 系统默认的视图是页面视图。在此视图下,显示效果与实际 打印的效果一致。通常情况下,大多数的编辑工作都在该视 图下完成。该视图对于编辑页眉页脚,调整页边距,处理分

栏及图形对象等操作尤其有用。
普通视图 在普通视图下, Word连续显示正文,页与页之间用一条虚

线表示。但是,此视图中无法看到插入的自选图形,不能编
辑页眉、页脚、页号等。通常用来进行纯文字内容的编辑。

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视图图例
窗口左下角的视图按钮

普通视图

Web版式视图

页面视图

大纲视图

阅读版式视图

视图菜单

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页面视图
系统默认的视图是页面视图。在此视 图下,显示效果与实际打印的效果一致。 通常情况下,大多数的编辑工作都在该 视图下完成。该视图对于编辑页眉页脚, 调整页边距,处理分栏及图形对象等操 作尤其有用。

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普通视图

? 在普通视图下, Word连续显示正文, 页与页之间用一条虚线表示。但是, 此视图中无法看到插入的自选图形, 不能编辑页眉、页脚、页号等。通常 用来进行纯文字内容的编辑

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Web版式视图

? 在Web版式视图下,文档以一个 不带分页符的长页显示,文字自 动换行以适应窗口的大小。文档 的外观与其在浏览器中显示的效 果一致。通常用于创作网页。

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阅读版式

? 在阅读版式视图中,系统自动 调整文档的显示大小以适应屏 幕,大多数工具栏将被隐藏。 用户可以使用“文档结构图” 或“缩略图”快速地在文档中 定位。

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大纲视图

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大纲视图
? 大纲视图能够清晰地展示整个文 档的层次结构。在此视图下,可 方便地建立大纲,调整段落的大 纲级别。大纲视图还可用于制作 主控文档

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主要内容
基本操作
建立文档
打开文档

文档排版
字符排版 段落排版

表格制作
创建 输入 编辑

对象插入
图片 文本框 艺术字 公式 图表

设置打印
页面设置

页眉页脚 打印预览

输入文字 编辑文档

项目符号编号

边框与底纹

格式化

保存文档

分栏

首字下沉

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文 档 的 基 本 操 作

建立文档(新文档窗口) ? 编辑文档(增、删、改) ? 保存文档(内存 ? 外存) ? 打开文档(外存 ? 内存) ? 关闭文档(结束文档操作) ? 多文档之间的操作
?

文档基本操作方法(三种)

工具按钮 / 热键 / 菜单命令

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1.1新建文档

?新建文档

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文档的基本操作

通常将由 Word生成的文 件称为Word文

文档的创建需要经过以下三个步骤:

?首先是键入文字,进行编辑和错误修改;

档,简称文档。

?其次是设置文本格式,进行字体、大
小、下划线、粗体、斜体的文本格式

的设置;

?然后是设计版面格式,如段落的缩进、
分栏、插入图片、艺术字、加页眉页脚、 插入各种外部对象,用于美化版面。

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新建文档

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新建文档的方法
1.文件菜单---单击新建---命令,启 动并使用“新建文档”任务窗格— 选择一种创建方式(空白文档、 XML文档、网页和电子邮件,新文 档) 2.常用工具栏---单击新建 按钮。 3.快捷组合键Ctrl+N

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1.2

保存文档

保存文档

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为什么保存文档?

如果计算机突然断电或 死机,而文件未保存,可能造 成文件的丢失,将文件写入磁 盘(硬盘、软盘或可移动磁盘) 中保存。

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保存新文档
文件---保存--另存为”对话框----确认文 件存放位置或盘符、文件类型及输入文件 名后,单击“保存”。

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保存文档的方法
1.单击常用工具栏中的“ 钮。 ”按

2. 是选择“文件” →“保存”命
令。 3. 按Ctrl+S组合键。

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文档的自动保存

工具→选项→选

项对话框→保存选项
卡→按照自我需求, 设置好相应选项后,

单击“确定”即可。

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保存文档的注意事项

? 文件被保存过一次以后,再次 执行保存操作时,Word将修 改后的内容直接覆盖在原来保 存的文件上。

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1.3 打开文档

?打开文档

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打开文档的方法
1. 文件菜单→打开 →弹出的对话框→选择文

档所在文件夹→选择要打开的文件名→单
击“打开”按钮。

2. 单击常用工具栏上的打开“
3. 按键Ctrl+O

”按钮。

4. 通过保存过的文档的打开

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加密文档的方法

工具→选项→选 项对话框→安全 性选项卡→设置 打开文件的密码 →确定

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1.4

输入文字

?输入文字

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输入文字
1. 定位光标→将光标放在要录入内

容的位置 2. 切换输入法→ 任务栏上选择输入 法,注意全角与半角的区别 3. 输入特殊字符→ 单击“插入”菜 单中的“符号”项或“特殊符号” 4. 输入非打印字符

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输入文字—光标定位

?光标定位

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光标定位的方法

光标定位的方法
1. 鼠标定位
2. 键盘定位

—— 在要插入内容处单击鼠标左键或双击
—— 利用键盘方向键或按键

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键盘定位 —— 利用键盘方向键或按 键
<←> 向左移动一个字符
个字符

<→> 向右移动一

<↑> 向上移动一行

<→> 向下移动一行

<Home>移动到所在行的首位臵。

<End>移动到所在行的末位臵。
<Ctrl>+<Home>移动到整篇文档的开始位臵。

<Ctrl>+<End>移动到整篇文档的结束位臵。
<Page Up>往前翻一屏。 <Page Down>往后翻一屏

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输入文字—输入法切换
? 大小写切换:caps lock

? Ctrl+Shift 输入法切换。 ? Ctrl+空格键 在英文和选中中文之 间切换。 ? 使用鼠标单击任务栏右侧的语言指示 器,在打开的输入法菜单中选择所需 输入法
Next:输入法状态栏

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输入法切换状态栏
中文输入法名称 中/英文标点
空心点:中文 实心点:英文

英文/中文输入方式

半角/全角状态

月牙形 圆 形

:半角 :全角

大提问:全角与半角的不同

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输入法切换注意事项
? 半角输入的字符占半个汉字的宽度; ? 全角使输入的字符占一个汉字的宽度; ? 切换全角/半角的快捷组合键是: Shift+空格键 1. 人工换行(Shift + Enter,即软回 车)。

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删除字符的方法

? 按键Backspace?删除插入点前边的字符 ? 按键Delete删除插入点后边的字符或选定的字 符。 ? 选中要删除的文本,按下键盘的Delete键或?



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输入文字—非打印字符
?按回车键会产生一个回车符 ?按空格键会产生一个空格符 ?按Tab键会产生一非打印字
符个制表符
制表符 空格符 回车符

非打印字符

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非打印字符的显示与隐藏方法
? 常用工具栏---右侧“显示/隐藏” 按钮

? 视图菜单—显示段落标记—勾选, 显示(不勾选,隐藏)

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1.5

编辑文档

?编辑文档

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编辑文档的内容
? ? ? ? ? ? 包括: 编辑文档之前,如何先选定要编辑的文本? 输入错误时,如何删除? 如何移动和复制部分文档? 误操作时,如何撤销刚才的误操作? 查找文本,将相同内容要替换成别的内容或 格式?

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编辑文档-----选定文本

选定部分 文本内容 的效果

? 文档编辑遵守“先选定,后操作” 的原则,最常用的选定是拖拽鼠标 来选中文本。

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编辑文档----选定区
选定区:在文本框 的左侧有一向下 延伸的长条形的 空白区域,称为 选定区

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选定文本

选定文本的常用技巧

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编辑文档-----选定文本的常用技 巧
?字或词的选定---双击要选定的字或词 ?句子的选定-----按住Ctrl单击该句子 ?行的选定-------单击该行的选定区 ?段落的选定---双击该段落的选定区或在该段落中三 击 ?垂直的一块文字---按住Alt键,同时拖动鼠标 ?块文字----单击所选内容开始,然后按住Shift键, 单击所选内容结束 ?全部内容------- Ctrl+A或三击选定区

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编辑文档-----删除文本
逐个字符删除

定位光标 按BackSpace键向前删除字符或 按Delete键删除向后删除字符 删除大量文字
选定要删除内容------按BackSpace键Delete 键删除

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编辑文档-----移动文本块

? 选定文本块→按Ctrl+X组合键→定位→按Ctrl+V组合键 ?选定文本块→直接移动

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编辑文档-----复制文本块
?选定要复制的文本块→按Ctrl+C
组合键 ?选定要复制的文本块→在移动文 本的同时按住Ctrl键即可

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编辑文档-----撤消和恢复操作
? 单击 “撤销”按钮 或按键Ctrl+Z使文本 恢复原来的状态。 单击“编辑”菜单中 的“撤消”项来恢复原来的状态; ? 单击“编辑”菜单中 “恢复”项来恢复 刚执行的“撤销” 操作。“恢复”按钮 来恢复刚执行的“撤销” 操作。

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编辑文档-----查找与替换
想在一篇长文档中查找某段文字时可使用查找

1.编辑----查找--查找与替换对话框 2. Ctrl+F

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编辑文档-----替 换
1.编辑----替换--查找与替换对话框 2. Ctrl+H

替换选项卡

录入要被替换的文本

录入来 的新文

选择要替换的格式类型

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编辑文档-----替 换

将当前找到的文 本替换为目标文 本,并将光标定 位到下一满足查 找条件的文本

将光标定位到下 一满足查找条件 的文本 将文档中所有满足 查找条件的文本替 换为目标文本

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编辑文档-----替 换

利用“替换”,不仅可以替换内容,还可以修改格式

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文本的替 换 某个字符串替换成另一个字符串

? 替换前后内容和格式都发生变化 例子参见:将“前言”中所有字体格式为“宋体、 常规、五号、颜 色自动”,内容为“计算机”的文本替换成 “computer‖,同时设定 computer的字体格式为“Arial、加粗、四号、 颜色红色、加蓝 色下划线”, ? 替换前后内容不变,格式发生变化

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文本的定位
1.编辑----定位--查找与替换对话框 2. Ctrl+G

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word查找和替换中的“全字匹 配”有什么用 ?
全字匹配主要是针对英文和数字的.指在 有效的分隔符范围内如果选择全字匹 配,要查找的内容必须与分隔符之间的 部分完全一致,少或多都不可以.比如, 如果在"saddow sasdf"中查找sa,就不 能选择全字匹配

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序号查找内容通配符示例

1.任意单个字符?例如,s?t可查找“sat‖和“set‖。2.任 意字符串*例如,s*d可查找“sad‖和“started‖。 ? 3.单词的开头<例如,<(inter)查找“interesting‖和 “intercept‖,但不查找“splintered‖。 ? 4.单词的结尾>例如,(in)>查找“in‖和“within‖,但不 查找“interesting‖。 ? 5.指定字符之一[]例如,w[io]n查找“win‖和“won‖。 ? 6.指定范围内任意单个字符[-]例如,[r-t]ight查找“right‖ 和“sight‖。必须用升序来表示该范围。 ? 7.中括号内指定字符范围以外的任意单个字符[!x-z]例 如,t[!a-m]ck查找“tock‖和“tuck‖,但不查找“tack‖ 和“tick‖。 ? 8.n个重复的前一字符或表达式{n}例如,fe{2}d查找

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2、文档排版

?文档排版

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文档排版的内容
?

?
?

?
? ?

设置文本字体格式 设置行间距、段落间距等段落格式 添加项目符号和编号 如文本添加边框和底纹、如何分栏 设置首字下沉效果 复制格式

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2.1字体格式

?字体格式

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设置文档背景
? 设置背景(格式/背景/填充效果):
设置背景,web版式显示,打印时

不显示
? 设置水印(格式/背景/水印): 文字和图案水印,打印时显示

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设置背景

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格式工具栏

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格式工具栏二

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简体和繁体转换法

? 菜单:工具---语言-----简繁 转换 ? 常用工具栏:简繁转换按钮

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设置水印

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2.1 字体格式
1. 字符是指文本中的汉字、字母、数字、 标点符号和特殊符号等,它是文档格式 化的最小单位。 2. 字符的格式化包括设置字符的字体、大 小、形状、颜色、字符间距和特殊的艺 术效果等。 3. 字体格式是指对英文、汉字、数字和各 种符号进行关于字符字体、字号、粗体、 下划线等外观的修饰。
斜体、下划线

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图例
缩放150% 华文行楷 48号字 加粗、阴影

位置提升5磅 位置降低15磅

上标

字符底纹

字符边框

斜体、下划线

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字体格式图例
? 字体、字号、字形
? 字体颜色、加下划线

? 字符间距 、文字效果
字符边框 字符底纹

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字体格式的打开方法
? 打开格式菜单-----选择字体---打开字体格式对话框 ? ctrl+D快捷键

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字体格式(下同)
如何修改字体格式?第一步“选中文本”然后:
方法一:工具栏按钮
倾斜 边框 缩放

字体

字号

加粗

下划线

底纹

? 方法二:“字体”对话框(菜单:格式 > 字体,见下页)
?· 字体:设臵字形、字号、字体颜色等。 ?· 字符间距:字符缩放比例、字符间距、字符位臵等。 ?· 文字效果:字符动态效果(但效果打印不能显示)。

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字符格式
方法: 格式(O) 字体(F)

字形
字号

字体选项卡
字体名称 字体颜色

特殊效果

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字符间距
字符缩放 字符间距选项卡 字符位臵 字符间距

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文字效果
文字效果选项卡

选择动态效果

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注意事项:
? 字体-----字体选项卡里的效果为静 态效果打印时可显示 ? 字体-----文字效果选项卡里的效果 为动态效果打印时不显示

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字体格式的快捷键
? ? ? ? ? Ctrl+B组合键:使字符变为粗体 Ctrl+I组合键:使字符变为斜体 Ctrl+U组合键:为字符添加下划线 Ctrl+]组合键:逐磅增大字号 Ctrl+[组合键:逐磅减小字号

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2.2 段落排版方法

?段落排版方 法

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段落排版

格式菜单→段落→ “段落”对话 框
文本对齐方式

段落缩进
段间距 行间距

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段落格式
? 段落缩进 ? 文本对齐方式 ? 行间距 ? 段间距

? 段落格式主要包括:

对一个段落设臵格式 ,将光标臵于该段落中即可。 同时对多个段落设臵格式,则需要选中多个段落。

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段落缩进的 方法一
标尺: 悬挂缩进 除第一行外的其他行缩进

首行缩进 第一行缩进
左缩进 右缩进

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段落缩进方 法二
段落(P) 缩进和间距
左缩进 选择缩进方式 右缩进

格式(O)

段落对话框

输入缩进值

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段落缩进的方 法三
单击工具栏的
或Ctrl+Shift+M减少缩进量

单击工具栏的

或Ctrl+M增加缩进量

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段落缩进各项的概念
段落缩进是指正文与页边距之间的距离。 ? 左缩进是整个段落离左边距缩进指定的 距离。 ? 右缩进是整个段落离右边距缩进指定的 距离。 ? 首行缩进是段落的第一行向内缩进指定 的距离。 ? 悬挂缩进是段落除第一行以外的其它行 向内缩进指定的距离。

Word学习专用 段前间距0.5行 首行缩进2个字符、两端对齐

行距22磅

段后间距1行

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段落间距和行距的概念
? 段间距是指段落与段落之间的距离,包括

本段与上一段之间的段前距,以及本段与
下一段之间的段后距.

? 行距是指段落内行与行之间的距离。

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设置行间距的方法

?单击格式工具栏------行距按钮 (先设臵行距) ?打开格式菜单------段落子菜单----在缩进和间距中进行设臵-----确定

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段落格式
如何修改段落缩进
位置和对齐方式?
? 段落缩进、首行缩进、悬挂缩进 ? 首行缩进:第一行缩进。 ? 段落缩进:整个段落都缩进。 ? 悬挂缩进:除首行外,其余各行缩进。 ? 缩进设置方法: ? 拖动水平标尺 ? 用“段落”对话框(如上页)

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段落对齐方式一
“格式工具栏”上有四个段落对齐按钮,从左到 右依次为 ? “两端(左)对齐”、“居中对齐”、“右对 齐”、“分散对齐”

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段落对齐方式二

? 格式----段落----缩进和间距-----对齐方式

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2.3 项目符号与编号

? 项目符号与 编号

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2.3 项目符号与编号
什么是项目符号?为什么要使用项目符号?
为了使得文档文件更有层次感,易于阅读和理 解,我们可以经列表添加项目符号与编号。

Next:怎么添加呢?

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项目符号与编号添加方法 一 ? 方法一:(工具栏)
–单击“格式工具栏”中的“编号”( )按钮;

–单击“格式工具栏”中的“项目符号”(

)按钮;

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项目符号与编号添加方法二
? 方法二:格式----项目符号和编号---项

目符号和编号”对话框

系统默认的7 种项目符号

选定的项目符号 及插入后的效果

单击自定义所 需的项目符号

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改变项目符号
设臵符号的字体

出现符号的对话框

出现图片项目符 号的对话框

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改变项目符号与编号的方法
? 格式----项目符号与编号----打开项目符号与 编号对话框------项目符号选项或编号---自 定义----自定义列表---改选 ? 项目符号与编号对话框---改选其它的项目 符号与编号

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自动编号的方法一
设臵或取消自动编号

方法: 单击“格式”工具栏 的

? 对设置了自动编号的段落,若删除其中的 某一条,或在其中插入新一条,其余的编 号会自动重新排列。 ? Word提供自动编号的功能,当输入以 “1.‖、“1)”、“(1)”、“-”等格 式开始的段落,按下回车键后,在新段落 的开头会自动沿着上一段进行编号。

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取消自动编号:”工具”-“自动更 正选项

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多级符号的概念
多级符号是包含有多种不同级别数字或符号的
连续编号。

Word中最多可生成9个层次的多级列表,每个
层次的编号或符号可单独进行设臵。

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多级符号的打开方式
方法: 格式(O) 项目符号和编号

多级符号

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2.4 边框和底纹

边框和底纹

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2.4 边框和底纹

设置了段落边框

设置了段落底纹

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为段落和文字加边框
选定要添加边框 的内容--格式---边 框和底纹--边框和底 纹对话框--边框选项

卡(选择线型、颜色
和宽度)---应用于

文字和段落

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为段落和文字加页面边框
选定要添加边框的内容--格式---边框 和底纹--边框和底纹对话框--页面边框选项 卡(选择线型、颜色和宽度)---应用于文 字和段落

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底纹

? “底纹”选项卡中可 以设置段落的填充 色。单击“图案” 栏中“式样”下拉 列表框中选择底纹 图案式样,并设置 图案颜色。
? 特别要注意“应用范围”的不同选择
Next:应用范围不同的效果

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为段落和文字添加底纹
选定内容--格式---边框和底纹--边框
和底纹对话框—底纹选项卡(选择颜色, 图案样式及颜色)---应用于文字和段落

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应用范围不同的效 果
? “应用范围”下拉列表框中选择“段落”,则 对段落设置边框和底纹;若选择“文字”,将 对选定的文字加边框和底纹。

应用于段落

应用于文字

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2.5 分栏

分栏

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分栏效果图

分两栏

分三栏

分栏需设臵分几栏(栏数)、每栏的宽度(栏宽) 等信息。那么如何设臵呢?

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分栏效果图二

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分栏的方法

? 选中要分栏的文本---格式---分栏---分栏对话框—--预设栏数,宽度和间距 ----确定

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分栏的方法二
? 视图|工具栏|其他格 式

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2.6 首字下沉

首字下沉

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首字下沉效果图

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首字下沉的设置方法
光标定位于需要首字下沉的段落---选择格 或“悬挂”位臵,并设臵字体、下沉行数及与
正文的距离。

式菜单---首字下沉--打开对话框--选择“下沉”

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2.7 格式复制

格式复制

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格式复制的方法一
? 常用工具栏---格式刷”按钮( 进行格式复制。 将一种格式复制到多处文本上 1. 首先选中需要复制格式的文本, 2. 然后单击“格式刷”按钮,再将鼠标指针 “刷”到各处需要设置为相同格式的文本 上。 3. 最后单击“格式刷”按钮,使鼠标指针变 为正常的状态。 )

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3、表格制作

?表格制作

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3、表格制作的主要内容
文档中除了文本之外,还有一种特殊 的格式——表格
? ? ?

?

word2003中建立表格 编辑表格 表格中进行计算与排序 如何设置表格的格式

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? 方法一:菜单---表格---插入---表格---按 行列定制表格----选择所需的行列数, 单击“确定” ? 方法二:常用工具栏----插入表格---按 住鼠标左键向右下拖动到所需表格的行 列格数--松开左键 ? 方法三:表格和边框工具栏----绘制表 格---手绘表格行与列(用于创建不规则 的表格

3.1 建立表格的方 法

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不规则表格
上述方法创建规则表格,若需增添或删除表格线 以满足不规则的表格形状,可点击命令按钮( ) 打开“表格和边框”工具栏。

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3.2 编辑表格
建立表格之后,如何编辑表格?
包括:

? 如何选定表格? ? 如何插入行、列和单元格? ? 如何删除单元格、行、列? ? 如何调整表格的大小? ? 如何拆分表格?

? 如何拆分及合并单元格?

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选定表格 一

? 对表格进行编辑之前,必须选定表格。

? 选定单元格
1. 光标定位单元格--表格---选择--单元格 2. 标指向单元格内左下角处,光标呈右上角 方向黑色实心箭头,单击左键

? 选定一行
1. 光标定位该行某个单元格--表格-----选择---行 2. 鼠标指向该行左端边沿处(即选定区),单

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选定表格二

选定一列
1. 光标定位该列某个单元格--表格-----选择 ----列 2. 鼠标指向该列顶端边沿处,光标呈向下 黑色实心箭头,单击左键

选定整个表格
1. 光标定位某个单元格--表格--选择----表格 2. 鼠标单击表格左上角的符号

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插入行、列和单元 格
? ? ? ? 插入单元格 选中单元格--- 表格 ----插入单元格 插入行 选中一行(或一个单元格) ---表格----插 入行则在定位行(或单元格)之上或之 下插入一行 ? 插入列 ? 选中一列(或一个单元---表格---插入--列,在定位列(或单元格)左边或右边

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绘制斜线表头
选定单元格----表格菜单-------绘制斜 线表头—---选择样式,字体大小,行 标题和列标题 1.选定单元格----表格和边框工具栏---所有横线(选择左斜线或右斜线) 2.选择单元格----表格和边框工具栏---绘制表格---沿对角线进行绘制

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删除单元格、行、列的方法
? 选定单元格、行、列---菜单--表格--删除--单元格---打开删除对话框---选择 删除方式 ? 选定单元格---按Baskspace删除单元格、 行、列 ? 选定单元格---表格和边框工具栏—单击 删除单元格、行、列按钮

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删除表格

1.选定表格---菜单--表格---表 格 2.选定表格---按Baskspace删除 表格

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调整表格的大 小

? 手动调整(局部调整)

? 调整表格大小的方法还有:
精确调整和自动调整

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调整行高(精确调整)
表格---- 表格属性---行(选项卡)---设置 行高 1. 快捷菜单----表格属性---行(选项卡)--设置行高 2. 拖动标尺或拖动表格线鼠标的同时按下Alt 键,还会显示精确

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拆分表格

拆分表格主要指将一个表格分 为两个表格的情况 将光标移到要拆分成第二个表 格的第一行上--选择“表格” 菜单中的“拆分表”项即可

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拆分表格图
?

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拆分单元格的方法
1.选定需要拆分的单元格---菜单--拆 分单元格---选择行数和列数

2.选定需要拆分的单元格---表格与边 框---拆分单元格---选择行数和列 数
3.选定需要拆分的单元格---点击右键 ---选择拆分单元

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拆分单元格图

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合并单元格

1.选定需要合并的单元格---菜单-合并单元格 2.选定需要合并的单元格---表格与 边框---合并单元格 3.选定需要合并的单元格---点击右 键---选择合并单

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合并单元格图

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单元格对齐方式

1.选定单元格---右击,弹出快捷 菜单---单元格对齐方式—选择

2.选定单元格---表格和边框工具 ---单元格对齐方式按钮---选 择

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表格的复制和删除
?复制表格

– 先选中要复制的单元格,单击“复制”按钮,把光标定 位到要复制表格的地方,单击“粘贴”按钮。
?删除表格

–选中要删除的表格或者单元格,按一下Backspace键,弹 出一个“删除单元格”对话框。

Delete是删除文字,而这个Backspace是删 除表格中的单元格。

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表格和文字的相互转换

?表格和文字 的相互转换

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文字转换成表格
? 选中这些文字---表格--转换--文字转换成表格----“文字转换 成表格”对话框----在这里的 “文字分隔”位置选择相应的 分隔符----单击“确定”按钮。

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表格转换成文字

选中这些表格---表格--转换--表 格转换成文字----“表格转换成 文字”对话框----在这里的“文 字分隔”位置选择相应的分隔符---单击“确定”按钮。

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3.3 表格的计算
Word 2003的表格中可以完成一些简单的计算,通过执行 菜单:表格>公式 来计算

? SUM是函数名,表示求和 ? LEFT是哪些单元格参加求 和,这里是左边的所有单元 格

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自动求和的注意事项
? 在存放求和数据的单元格中单击鼠标, 然后单击工具栏的“自动求和”命令 按钮,则Word将自动计算插入点所在 上方单元格或左方单元格中数值的总 和,当上方单元格和左方单元格都有 数据时,上方单元格自动求和优先。

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3.4 表格的排 序

? 单击:表格和边框工具 栏>“降序”按钮或者 “升序”按钮 ? 将光标定在表格中,点 击菜单:表格>排序> 弹出“排序”对话框

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3.5 格式化表格

格式化表格

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格式化表格一

? 自动套用表格格式的方 法

?单击“表格”菜单栏 里“自动套用格式” 选项---打开“自动套

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格式化表格二
设置单元格和表格边框的方法 1. 选中单元格或表格---格式----边框

和底纹---打开边框选项卡----选择
边框类型,线型,颜色,宽度,应

用范围
2. 选中单元格或表格------快捷菜单---表格和边框---设臵后应用

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设置单元格底纹的方法

1.选中单元格---格式----边框和底 纹---打开底纹选项卡----选择颜 色,应用范围 2.选中单元格---快捷菜单---表格 和边框---点击底纹颜色按钮—选 择颜色应用

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单元格中加入间隙图
如何设置在表格之间加入间隙?
? 在表格中单击右键,选择“表格属性”命令,打开“表格 属性”对话框。

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在表格中加入间隙的方法

1.表格---表格属性---打开表格选 项卡----打开选项按钮---在表 格选项默认单元路间距中设置间 距 2.表格中右击---打开表格属性 (重复上述步骤)

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表格的图文混排方法
如何设置表格的图文混排?
? 在表格中单击右键,选择 快捷菜单中的“表格属性” 命令,打开“表格属性” 对话框。 ? 在当前的“表格”选项卡 中有一个“文字环绕”选 择区,选择“环绕”,单 击“确定”按钮。

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表格的图文混排的方法

选中表格---打开表格菜单 ---选择表格属性子菜单--表格选项卡---文字环绕 区---选择环绕---确定

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邮件合并

?邮件合并

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一、基本概念和功能
邮件合并”这个名称最初是在批量 处理“邮件文档”时提出的。具体地说, 就是在邮件文档(主文档)的固定内容中, 合并与发送信息相关的一组通信资料(数 据源:如Excel表、Access数据表等),从 而批量生成需要的邮件文档,因此大大提 高工作的效率。 “邮件合并”功能除了 可以批量处理信函、信封等与邮件相关的 文档外,还可以轻松地批量制作标签、工 资条、成绩单等。
(主文档)

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二、适用范围

需要制作的数量比较大且文 档内容可分为固定不变的部 分和变化的部分(比如打印 信封,寄信人信息是固定不 变的,而收信人信息是变化 的部分),变化的内容来自 数据表中含有标题行的数据 记录表。

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三、基本的合并过程
1.建立主文档 主文档是指邮件合并内容的固定不变的部分,如 信函中的通用部分、信封上的落款等 2、准备数据源 数据源就是数据记录表,其中包含着相关的字段 和记录内容如;Excel表格、Outlook联系人或Access 数据库。如果没有现成的,我们也可以重新建立一个 数据源。 3、将数据源合并到主文档 利用邮件合并工具,我们可以将数据源合并到主文 档中,得到我们的目标文档。合并完成的文档的份数 取决于数据表中记录的条数。

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四、应用示例
? 1、信函合并---主文档 ? (1)主文档(见下文下划线部分),书名 号内为变化的信息,将被数据表中的相关 字段代替

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1.信函合并(2)准备数据源
(2)准备数据源
我们有一份现成的数据表,即当前新聘教师信息的汇总表。其中包括姓 名、性别、系部、职称、答复情况、电子信箱联系方式等必要的信息
姓名 张三 李四 王五 赵六 钱七 吕八 李九 小红 称呼 先生 先生 女士 先生 女士 先生 先生 女士 系部 成人部 信息部 高考部 法学部 工程部 建筑系 城建系 封建系 职位 班主任 信息主任 咨询师 教授 老师 信息员 收集员 后勤员 年纪 32 78 78 20 45 56 38 42

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1.信函合并( 3)将数据源合并 到主文中

(3)将数据源合并到主文中
打开主文档,工具->信函与邮件->邮件合并, Word工作区的右侧出现邮件合并的任务窗 格。引导我们一步一步完成邮件合并。 ①首先需要选择文档的类型,使用默认的 “信函”即可,之后在任务窗格的下方点 击“下一步:正在启动文档”; ②由于主文档已经打开,选择“使用当前文 档”作为开始文档即可,进入下一步;

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1.信函合并( 3)将数据源合并 到主文中2

? 3。下一步选取收件人。点击浏览,打开 数据源文件,全部选择,确定。点击 “下一步:撰写信函”;会弹出一个选 取数据对话框;这时候要找到自己的数 据库所放的位置;并单击确定

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? 4.选中主文档中将要被替换的部分,将其 删除。点击任务窗格的“其他项目”,在 弹出的“插入合并域”对话框中,选择 “姓名”这个字段,并选择“插入”,重 复这些步骤,将“系部”和“职称”的信 息填入。 ? ⑤预览信函,可以看到一封一封已经填写 完整的信函。如果在预览过程中发现了什 么问题,还可以进行更改,如对收件人列 表进行编辑以重新定义收件人范围,或者 排除已经合并完成的信函中的若干信函。 完成之后进入最后一步; ? ⑥单击“编辑个人信函”,它的作用是将 这些信函合并到新文档,你可以根据实际

1.信函合并( 3)将数据源合 并到主文中3

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信函合并后的图 例

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信函合并后的图例二

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1.建立Word模板。

将Word的页面设置按你所要的效果进行相关设置。 文字的内容与格式也要先设置好。如图:蓝色字体部 分的内容是要改变的,这些数据从Excel中获得。

2.建立Excel数据源的模板。 根据打印的版面需要,决定Excel的数据结构模式, 如上图,一张纸只打印一个人(单位)的数据,在 Excel中,将相应的“姓名”、“奖项”等数据以 列为单位存入。如图:

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注意:如果一张纸要打印多个数 Word学习专用 据单位的,如下图,则相应的 Excel数据库结构也要改变,如图

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因为Word在获取Excel的数据时,是整列获 取,就是说,C列、G列均为“姓名”, Word 的一个数据域将Excel中C列的数据获取完毕后, 不会G列的数据的。简要地说,一个Word里的 域,只能获取Excel里一个列的数据。

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3.开始邮件合并

(1)在你编辑好的Word模板中,依次打开 Word菜单中:工具、信函与邮件、邮件合并,
在右侧窗口出现:点“下一步”。如下图:

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(3)“浏览”,找到刚才建立

的Excel文件,并打开。如下图

刚才将数据存放在Sheet Word学习专用 了。出现如下对话框:

1中,

所以此处不用改。点确定就行

查看数据有无漏、或

多的。如有,可点前面
的勾进行选择或不选。

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(4)撰写信函:点下一步,如图:

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(5)然后选择Word中的姓名(姓名是要随着页 数的变化而变化的数据,应从EXCEL中获取) 再点右边的“其他项目”如图

点了“其他项目”后,会出现下图的对话框

选择“姓名”项,然后点“插入”。原来的 Word学习专用 “取消”按钮会变成“关闭”,然后点“关闭”。 这样就完成了一个域的数据获取,其他的数据域 的获取,按第3点的第(5)小点开始操作。 当 所有的数据域都插入好后,会出现如下的界面:

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工作证

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荣誉证书

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带照片的证书

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有照片的工作证二

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初中毕业证书

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荣誉证书模板

?荣誉证书模 板

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学历证明模板

?学历证明模 板

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2.电子信函合并
? 传统的信函打印转换成电子邮件的批量发 送。作为Microsoft的系列产品之一,Word 的邮件合并调用的是同系统的Outlook程序。 在Internet Explorer的工具菜单->选项->程 序中选择要使用的电子邮件程序。 ? 第一步,将文档类型选择为“电子邮件”

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3.标签制作
新建word文件,邮件:开始邮件合并 → 标签 → 新建标签 (标签可以根据需要设定,不固定)→

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→选择收件人 → 连接数据源 (数 据源就是excel表) → 出现以下页 面→

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(在第一个单元格处)选择插入合 并域→依次分别:邮编、地址、时 间、部门、姓名、职务。如下图

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更新标签,如下图

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→预览结果,如下

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(出现有些字迹在格子外的情况)
要调整段落→ 全选第一个单元 格→右键点段落将行距设置窄些→ 再一次更新标签,使所有单元格都 个第一个单元格格式一致→ 最后 完成并合并→编辑单个文档→全部 →保存

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名片制作

?名片制作

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? 1、启动word,此时显示“文档1‖,从“工 具” —> ―信封与邮件”—>―信封和标 签”,出现“信封和标签”对话框。 ? 2、单击“标签”,在左下角“打印”选项 组中,单击“全页为相同标签”,再单击 “选项”,出现“标签”选项对话框。 ? 3、“打印机信息” —>―激光和喷墨”, 在“标签产品”中左击向下的箭头,选择 “Avery A4和A5幅面”,再从“产品号码” 中选 取“L7413-名片”,此时上图右下 角“标签信息”框中显示出此款名片的规 格(5.08*9cm)。

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? 4、如果对此规格不满意,可单击“详细资 料”,出现对话框,对话框的上部是图标, 下部为具体数字,可根据纸的规格和名片 大小,计算一下A4纸,名片的普通规格为 8.5*5.5cm,“标签高度”为5.5cm,“标 签宽度”为8.5cm,“水平间距不变”, “标签行数”改为4,标签名称改为“我 的名片”。 ? 5、单击“确定”,返回,再单击“确定”, 在对话框中“地址”输入框空着,单击 “新建文档”,出现“标签”文档,在A4

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? 6、在左上角的单元格中输入名片上要印制 的信息,编辑好单元格,ctrl+c复制,移 到下一个单元格,ctrl+v粘贴,加入“虚 细线”,将文档全选 ,从“视图” — >“工具栏/表格和边框”,从“线型”中选 择“虚线”,在线条精细中选择线宽(如 0.5磅),在“边框”按扭中选择“所有边 框” ? 7、保存文件。 ? (也可用ps将做好的名片模板真接复制粘 贴到名片框内,ps时模板的大小须与名片

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4、图文混排

图文混排

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图文混排的主要内 容
如何设置图形对象与文字混排版?
? 包括: ? 如何插入对象? ? 如何选中对象? ? 如何移动和缩放对象? ? 如何设置对象格式?

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4.1 插入对象 图
文档中插入的有哪些常用对象呢?
文本框(横排) 文本框(竖排)

插入剪切画 艺术字 自选图形

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插入对象—剪贴 画

? 将光标置于要插入的地方 ? 单击菜单:插入>图片>剪贴画, 将打开“剪贴库”对话框。

? 在列表框中输入搜索文字,如“学 校”,点击选择剪贴画,便可插入。

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插入剪贴画的方 法

将光标置于要插入的地方----单击插 入菜单---图片---剪贴画----打开 “剪贴库”对话框----在列表框中输 入搜索文字,范围,类型----点击选 择剪贴画,便可插入。

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插入图片的方法
? 选定插入点----打开插入菜单----图片--来自文件---打开插入图片对话框--选择图片的查找范围--找到图片打开 ? 选定插入点---点击绘图工具栏---插入 图片按钮(选择查找范围,打开图片)

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图片的版式 图
?衬于文字的下方:图片衬在文字的下面

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图片的版式
? 图片的版式是指文字和图片之间的位置关系, 主要有四种
?嵌入型:图片嵌入到正文中 ?四周型环绕:文字包围在图片的周围 ?浮于文字上方:图片遮挡在文字的上面

Word学习专用 图片的六个控制点



拖动左右的控制点 改变图片的宽度

拖动上下的控制点 改变图片的高度

拖动四个角的控制点成 比例地缩放图片

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调整图片的位置的方法

1. 选定要移动的图片,将鼠标臵于图片的任 意位臵,当鼠标指针变为 标位臵 2. 选定要移动的图片-------用键盘的 ????移动图片 拖曳至目

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设置图片格式的方 法
方法:

格式(O)
快捷菜单

图片(C)
设臵图片格式(I)

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图片工具栏

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设置图片格式对话框
大小选项卡

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对象的格式化

4种文字环绕效果

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画 布 ? 在Word中插入图形对象时,系统会自动 放置一块画布。画布可以将多个图形整 合在一起。 ? 若用户不习惯使用画布,可采取以下方 式取消:
?在画布以外的地方定位鼠标,绘制图形,画 布将自动删除。 ?选中画布,将其删除。

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插入对象 —简单图形和自选图形

简单图形 自选图形

插入对象
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—简单图形和自选图形

绘图工具介绍

直线 线条颜色

箭头

矩形

椭圆 阴影

虚线线形

填充颜色

字体颜色

线形

箭头样式

三维效果

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插入对象 —简单图形和自选图形的方法

方法一: 绘图工具栏

方法二: 插入(I)

图片(P)

自选图形(A)

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简单图形和自选图形填充效果设置
绘图工具栏----油漆桶按钮---选择填

充颜色或填充效果

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简单图形和自选图形设置三维效果方 法
绘图工具栏-----三维效果样式按钮-----选择三维样式或三维设臵(设臵三 维上翘,下俯 左偏 右偏 深度 方向 照明角度 表面效果 三维颜色)

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简单图形和自选图形设置三维效果图 示

设置/取 消三维效 左偏 右偏 深度 表面效果 果

三维颜色

上翘

下俯

方向 照明角度

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插入对象 —来自文件
插入---图片-----来自文件-----插入图片对话框----选择 确定 绘图工具栏-----图片按钮----插入图片对话框----选择 确定

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插入对象—艺术字图 示

Word学习专用

插入对象—艺术字的方法
? 插入---图片-----来自文件-----插入图 片对话框----选择确定 ? 绘图工具栏-----图片按钮----插入图片 对话框----选择确定

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艺术字工具栏简介
插入艺术字

编辑艺术字内容 设置字体字号
字母等高 对齐方式

艺术字库

艺术字形状

竖排文字

字符间距

设置艺术字格式

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插入对象 —文本 框

横排文本框

竖排文本框

1. 单击如上图所示按钮,鼠标变成十字型(



2. 将十字型光标移到文档中要插入文本框的左上角, 按住鼠标拖动完成插入操作 3. 在文本框中输入文字。

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插入对象 —文本框的方法
文本框是放臵文本或图形的容器
方法: 插入(I)
单击工具栏的

文本框(X)

横排(H)

插入(I)
单击工具栏的

文本框(X)

竖排(V)

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设置文本框格式方法
1.通过绘图工具栏设臵
2.格式----文本框----设置文本框格式 3.快捷菜单----设置文本框格式

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插入对象—公 式

单击菜单:“插入”>―对象”

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插入公式

符号栏

模板栏

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4.2 选定对象

?选定对象

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对象选定与取消

? 将鼠标在对象上单击,此时 在对象周围会有8个节点出 现,表示该对象被选中。 ? 如果要取消选中状态,只需 将鼠标移动到该对象之外, 单击即可

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对象移动和缩放
? 将鼠标指针移动到被选中对 象上,鼠标指针变为十字箭 头形状时( ),按住鼠标 左键拖动对象至合适的位置 放开即可。 ? 将鼠标指针移动到被选中对象 的某个节点上,光标形状变为 双箭头时( ),按住鼠标 左键拖动后放开,可调整对象 的大小

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5、页面排版与打印

页面排版与打 印

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页面排版与打印的主要内容
? ? ? ? 包括: 如何设置纸张大小? 如何在页面顶部或底部设置页码和日期? 如何打印文档?

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5.1 页面设置

?5.1 页面设置

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如何设置纸张大小?

页面设置:包括文档的编排方式以及纸张大小 等。 ? 单击“文件”/“页面设置”菜单项,可打开 “页面设置”对话框。

–“页边距”选项卡 – “纸型”选项卡

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页面设置图例

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5.2 页眉和页脚

?5.2 页眉和页 脚

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许多文档的顶端或底端有日期或公 司徽标等文字或图形,那么如何设 置呢

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创建与编辑页眉和页脚
– “视图|页眉和

页脚”,弹出 “页眉/页脚” 工具栏

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页眉页脚图例
?页眉出现在文档中每一页的顶部, ?页脚出现在文档中每一页的底部。

?通常在其中插入文章的标题、公司的徽标、页码等。

如:

××××××

页眉

文档

××××××

页脚

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页眉页脚工具栏
方法:
视图(V) 页眉和页脚(H)
编辑页眉

系统预定义的页眉页脚

页数 日期 页面设置

在页眉和页脚间切换 页码设置页 时间 码格式 本节页眉页脚是 否与上节相同

插入后,可通过双击页眉或页脚来修改。

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设置不同的页眉页脚的方法 一
若用户要对一个Word文档的各个部分,设臵不 同的页面大小、页眉页脚、页面边框。 1. 首先应在文档中插入分节符,将一个文档分 成若干个节,再对不同的节分别进行设臵。
2. Word 默认的节是链接到前一节的(即与前一节有相同 的页面格式,包括页眉与页脚的格式),这时需要取 消节与节之间的链接:
3. 如图,点一下圈中的按钮 就可以取消链接了,

4. 取消链接后就可以任意的添加页眉与页脚了。

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设置不同的页眉页脚的方法 二
通过页面设臵可设臵不同的页眉和页脚

版式选项卡

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插入分隔符
方法:

插入(I)

分隔符(B)

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5.3 文档的打印

?5.3 文档的打 印

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文档的打印
打印预览 ? 单击“常用”工具栏上的“打印预览”按 钮( ) 打印 ? 单击“打印”按钮( ) ? 选择菜单“文件”/―打印”

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打印预览文档的方 法
方法:

文件打印----预览

单击工具栏的
按键Ctrl+F2

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打印预览文档
关闭预览窗口 多页 显示比例 全屏显示

单页

向前或向后翻页

Word学习专用

打印文档的方法
方法:
单击工具栏的 文件(F) 打印(P)

连续页之间用-分隔 非连续页之间用,分隔 根据实际纸张缩放打印

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5.4 高效排版

?5.4 高效排版

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高效排版的内容
? 为了提高排版效率,Word2003提供一些高 准备排版的功能,包括:

?自动生成目录 ?邮件合并

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高效排版—自动生成目 录

菜单:插入>引用>索引与目录

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高效排版—邮件合 并

菜单:工具>信函与邮件>邮件合并

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Word论文写作原则
? 不用空格移动位置

? 不用回车换页
? 行距要适当 ? 图表上的文字比正文略小,但是要能看清 楚,一般为6号字 ? 使用论文模板来写论文

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Word的论文写作技巧
样式
目录 分栏 分节

页眉

分页

页码

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补充知识点:论 文 排 版
? 论文的构成

本科生毕业论文由封面(中、英文各一页)、摘要(中、 英文各一份)、目录(中英文各一份)、正文(绪论、主体、 结论)、参考文献、声明、附录、致谢等几部分构成。

? 论文排版相关说明
论文封面没有页眉和页脚;从摘要开始有页眉和页脚, 且奇数页的页眉和偶数页的页眉内容不相同,摘要和目录的 页脚编号为:Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、 …… ,从正文开始到致谢的页 脚编号为:1、2、3、……。

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如何设置毕业论文的样式

?菜单实现:
单击“格式”/“段落”/“缩 进和间距”/“大纲级别”;

?格式工具栏实现:
点击格式工具栏中的的
“样式”按钮,在“字体”
具体 按钮左边。 实例

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页码的设置

打开文档---插入 菜单---页码对话框--选择“插入位臵”和 “对齐方式”----单 击“确定”按钮。
提示:利用“页眉和页脚”工具栏上的“插入页

码”按钮

也可插入文档的页码。

三种分隔符(分页符、分栏符、分 Word学习专用 节符)的区别(在普通视图中可 见):
? 1.分页符:是插入文档中的表明一页结束而另一页开始的格式符号。 “自动分页”和“手动分页”的区别是一条贯穿页面的虚线上有无 “分页符”字样(后者有); ? 2.分节符:为在一节中设置相对独立的格式页插入的标记。 ? ①下一页:光标当前位置后的全部内容移到下一页面上; ? ②连续:光标当前位置以后的内容将新的设置安排,但其内容不转到 下一页,而是从当前空白处开始。单栏文档同分段符;多栏文档,可 保证分节符前后两部分的内容按多栏方式正确排版; ? ③偶数页/奇数页:光标当前位置以后的内容将会转换到下一个偶数 页/奇数页上,Word会自动在偶数页/奇数页之间空出一页。 ? 3.分栏符:分栏是一种文档的页面格式,将文字分栏排列。 ? 在“分隔符”对话框中如何选择: ? ①若在不同页中选用不同的分栏排版,则单击“分栏符”选择“下一 页”; ? ②若在同一页中设置不同的栏数,则应选择“连续”,然后打开“格 式”菜单,单击“分栏”命令,选择相应栏数即可; ? ③偶数页/奇数页:分别表示此种分栏设置在“偶数页/奇数页”中 生效。

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分栏的设置的方法
① 选定要分栏的文本

② 选择“格式”菜单下的“分
栏”命令

③ 选择栏数和进行适当的设臵
④ 单击“确定”按钮

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分栏设置的注意事项
? 如果分栏结果出现两栏长短不齐的情况,

可以通过在分栏结尾处按回车键插入一 个空行,且空行不分栏即可。 ? 仅在页面视图或打印预览视图下,才能 真正看到多栏并排显示的效果。在普通 视图下,只能按一栏的宽度显示文本

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分页的设置

① 将插入点移到要分页的位臵; ② 选择“插入,分隔符”; ③ 在“分隔符类型”里选择“分页 符”单选按钮;

④ 单击“确定”按钮。
提示: ① 按快捷键Ctrl+Enter也可在插入点位臵插入一个分页符。 ② 在普通视图下可以看见人工分页符标记; ③ 如果想取消人工分页,只需在普通视图下将插入点移到人

工分页符所在的行,按Delete键即可。

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分节的设置
① 将插入点移到要插入分节符的位臵; ② 选择“插入,分隔符”;

③ 在“分节符类型”里选择合适的分节
符类型; ④ 单击“确定”按钮。 提示: ① 如果一篇文档没有分节,则默认为一节。

② 如果想取消分节符,只需将插入点移到分节符所
在的行,再按Delete键即可。

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技巧一:分 页
? 一般学位论文的摘要、目录、正文、每一章 节、参考文献、附录都应该从新的一页开始。 ? 不要用一个回车换页,直接用 “Ctrl + 回车” 就可以换页。

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技巧二:分节

? 什么是分节符? ? 什么时候需要用分节符?

一个文档需要设臵不同的页
码(如罗马数字和阿拉伯数字) 时,需要插入分节符。

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技巧三: 分 栏

? 什么是分栏?

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技巧四: 插入页 码
? 学位论文的正文前页码用罗马数字(I、 II…) ? 从正文开始之后页码用阿拉伯数字 ? 封面一般不显示页码
?操作方法:
? 将文档分成不同的节,然后对不同的节分别进行页码 设臵。

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插入页码的方法

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技巧五:使用样 式
? 什么是样式?

? 样式有什么作用?

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技巧六:自动生成 目录

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自动生成目录的方 法
第一步:要将编入目录的标题设置成“标题1”、“标 题2”、“标题3”??的样式 第二步 :回到第一页,选“插入”菜单的“引用”下的 “索引和目录”在“目录”选项卡里面设置目录的外观 和级数就可以了。 第三步:要目录页单独排页码,正文内容单独排页码, 则需要在它们之间插入分节符,分别设置页码.

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更改生成目录的方法
Word插入功能里有一个“插入目录”功能可以自动生成目录, 前提是各章节名在目录中显示的名称应统一,且规定为“标题” 的样式和格式,然后就可以在需要的地方选择“插入目录”, word自动生成和页码,如果正文中页码或章节标题发生改变, 在目录上按“F9”,就可以进行目录的自动更新, Word使用层 次结构来组织文档,大纲级别就是段落所处层次的级别编号, Word提供9级大纲级别,对一般的文档来说足够使用了。Word的 目录提取是基于大纲级别和段落样式的,在Normal模板中已经 提供了内置的标题样式,命名为“标题1”、“标题2”,?, “标题9”,分别对应大纲级别的1-9。我们也可以不使用内置 的标题样式而采用自定义样式,但有点麻烦。 目录的制作分三 步进行。

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1) 修改标题样式的格式。格式--样式---所有样式--相应的标题样式--“更改”。可修改的内容包括字体、段落、制表位和编号等,按论文格式 的要求分别修改标题1-3的格式。
2) 在各个章节的标题段落应用相应的格式。章的标题使用“标题1”样 式,节标题使用“标题2”,第三层次标题使用“标题3”。使用样式来设 置标题的格式还有一个优点,就是更改标题的格式非常方便。假如要把所 有一级标题的字号改为小三,只需更改“标题1”样式的格式设置,然后自 动更新,所有章的标题字号都变为小三号,

3) 提取目录。按论文格式要求,目录放在正文的前面。在正文前插入 一新页(在第一章的标题前插入一个分页符),光标移到新页的开始,添 加“目录”二字,并设置好格式。新起一段落,插入--索引和目录---点 “目录”选项卡,“显示级别”为3级,其他不用改,确定后Word就自动生 成目录。若有章节标题不在目录中,肯定是没有使用标题样式或使用不当, 不是Word的目录生成有问题,请去相应章节检查。此后若章节标题改变, 或页码发生变化,只需更新目录即

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技巧七:自动生成图表目 录

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自动生成图表目录的方法
1.在需要建立图表目录的图片上点右键,快捷菜单选题

注 2.题注对话框--新建标签-----输入你想要的题注,比如 “Figure‖。 3.点“标签的下拉框,选中刚刚新建的题注“Figure‖。 题注---文本框将显示“Figure 1‖,-------自定义的图片 的标题,再点击确定,就可以在这张图片上建立一个 题注。(注意,Figure后面的数字是自动累加的。) 4.对所有的图片进行如上操作。 5.点“插入”菜单。再选择“索引和目录”子菜单,选 择“图表目录”选项卡,然后再配置如图所示相应的 参数,就可以了。 6.生成后发现每个章节的图表目录中间有空行,譬如 figure1 和table1之间有空行,则用鼠标选中空行,用 del键删除即可。然后再对目录进行调整边距什么的 排版。

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技巧七:横向 大图表

? 利用“分节符”将文档分成不同的节 ? 选择“文件—页面设置”,其中对节应用, 将纸张改成横向

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技巧八: 屏幕抓图
? 按“Prt Sc”键,可复制桌面到剪贴板中 ? 按“Alt + Prt Sc”键,可复制当前窗口到 剪贴板中 ? 然后可以粘贴到Word中 ? 也可以粘贴到画笔中,然后再复制部分到 Word中。 ? 也可以使用专门的拷屏软件

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技巧九:文档转换成 PDF文件

单击转换为PDF文档

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技巧十:直接抓取 桌面示例

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样式与格式

?样式与格式

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表格样式
尽量用三线表

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样式的特点
?样式是一组字符和段落格式的组合。它包含了对文档
中正文、各级标题、页眉页脚等格式的设臵。 ?当文档的多个段落应用了同一样式,这几个段落将保 持相同的格式设臵。该样式被修改后,文档中所有使用 了该样式的段落,其格式将统一被修改。

?此外,使用样式将自动生成文档的大纲和结构图,还
可以生成目录。

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样式的概念和类别
? 样式就是应用于文档中的文本、表格和列 表的一组格式。当应用样式时,系统会自 动完成该样式中所包含的所有格式的设置 工作,可以大大提高排版的工作效率。
? 样式通常有字符样式、段落样式、表格样 式和列表样式等类型。

? Word允许用户自定义上述类型的样式。同 时还提供了多种内建样式,如标题1~标题

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样式的打开方法
格式(O)

样式和格式(S)

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修改样式

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样式图例

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定义标题样式

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样式的管理
设置第一级标题样式为黑体,三号,不加 ? ?新建样式的巧妙方法
–粗,单倍行距,段前和段后的段间距为1行, 选中对象,设臵好格式后, 直接在文本框中输入名字 无首行缩进。 即可

? 设置第二级和第三级标题样式为黑体,小 ? 样式的管理 –四号,不加粗,单倍行距,段前和段后的 选择“格式—样式”菜单

段间距为0.5行。

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应用标题样式
? 按要求将下列文字设为各级标题。

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给图表添加题注

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图表题注格式





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拼写和语法检查
在输入文本时,Word会实时地检查错误。用红色波形下 划线表示可能的拼写错误,用绿色波形下划线表示可能 的语法错误

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拼写和语法检查的打开方法
工具(T) 常用工具栏 拼写和语法(S)

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拼写和语法检查的设置
工具(T) 选项(O)

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查看文件属性
文件(F) 属性(I)

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设置文件密码
工具(T) 选项(O)

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统计字数
工具(T) 字数统计

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在word中题注、脚注、尾注、交叉 引用的区别?
? 脚注和尾注都是为选中的文字添加注释, 只是注释的位置不一样,脚注在你所选文 字所在页面的底端,而尾注是在整篇文档 的结尾。 ? 题注 是为插入的图表、表格、公式插入一 个标签,会自动的为图片等加入你设置标 签,如图1.1。方便于后期制作图表目录。 ? 交叉引用可以理解为把脚注和尾注然后还 有题注交叉在一起使用。

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脚注和尾注的注 意事项 1. Word添加的脚注(或尾注)由两个互相链接的部分组成。即,注释标记和对应
的注释文本。Word可自动为标记编号或由用户创建自定义标记。删除注释标记 时,与之对应的注释文本同时被删除。添加、删除或移动自动编号的注释标记 时,Word将对注释标记重新编号 2. 添加脚注(或尾注)的方法是: ⑴将光标移至需添加脚注(或尾注)处, 单击插入·脚注和尾注。⑵在脚注和尾注对话框(右图)的插入选项区,选中 脚注(或尾注),然后单击确定。⑶如果是使用普通视图,将脚注(或尾注) 文字键入脚注(或尾注)区中相应的编号(标记)后面。如果是使用页面视图, 则将脚注(或尾注)的文字键入首页下端(或文档末尾)的脚注(或尾注)的 相应编号(标记)后面 3. 需由Word为脚注(或尾注)标记编号时,应在脚注和尾注对话框的编号方式选 项区,选中自动编号。需自定义脚注(或尾注)标记时,需先选中自定义标记, 然后在右边框中输入所需的符号。 此外,脚注(或尾注)的所在位置、编 号格式、起始编号和编号方式等,用户可根据需要在注释选项对话框上更改。 例如,默认的尾注所在位置为文档结尾,如果需要可改为节的结尾。方法是: 单击脚注和尾注对话框上的选项按钮,再在注释选项对话框的所有尾注选项卡 上,所在位置框中选中节的结尾,然后单击确定即可。

脚注和尾注的插 Word学习专用 入方法 插入注释 Word的注释分为两类,一是脚注,一是尾注。脚注
就是在每一页底部加的注释,尾注则是在全文后的加的注释(见 图1)。二者在操作方法上基本相同。具体分为两步:
1、将光标定位在要加注释的地方。 2、输入注释内容。选菜单[插入]—[脚 注与尾注],在出现的对话框中选择注释 类型(脚注或是尾注,该操作的快捷 键——插入脚注为[Alt+Ctrl+F],尾 注为[Alt+Ctrl+E]),确认后,屏幕 窗口一分为二,上半部分为编辑窗口, 在添加注释的地方出现一个小虚框包围 着的数字(即注释的序号,以上标形式 存在);下半部分窗口为该注释的具体 解释内容输入(显示)区,可以在序号 后输入注释内容(见图2),输入完毕后, 点[关闭]按钮。

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word交叉引用
使用word交叉引用 交叉引用是在文档的某一位置引用文档另一位置的 内容,可以利用其进行跳转,类似于超链接,但交叉引用一般只能用于 同一文档中(或主文档与其子文档之间)。在Word中可以为标题、脚注尾 注、书签、题注、编号段落等创建交叉引用。 一、创建交叉引用 (以引用题注为例) 步骤如下: 1.在要插入交叉引用的位置键入 开头的介绍文字,如“有关详细信息,请参见”。 2.执行“插 入”→“引用”→“交叉引用”,打开“交叉引用”对话框。 3.在 “引用类型”框选择要引用项目的类型。 4.在“引用内容”框中 选择要在文档中插入的信息,例如“标题文字”。 5.在“引用哪一 个题注”框中,单击选择一个要引用的题注。 6.如果要实现能够 跳转到引用的项目,可选中“插入为超链接”复选框。 7.如果 “包括‘见上方/见下方’”复选框可用,可选中此复选框来显示包含引 用项目的相对位置的信息。 8.单击“插入”按钮。 注意:在 使用交叉引用前,引用的项目,例如题注、标题或书签等必须已经存在 于文档中。

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利用Word排序
一、中文排序 首先将需要排序的文章“全选”,然后单击“表格”菜单 的“排序”选项,在弹出的对话框中完成如下设置: 1.在“排序依据”下拉列 表中选择“段落数”,在“类型”下拉列表中选择“笔画”。 2.根据你自己的 需要选择“递增”还是“递减”,同时根据文字的实际情况在“列表”中选择 “有标题行”或“无标题行”。在这里,我们选择“递增”和“无标题行”。 3. 注意对话框右下角的“选项”按钮,单击它。在“排序语言”下拉列表中选中 “中文(中国)”。不同地区的文字Word给我们提供的选项也都不同。然后,在 “分隔符”区域中选择“制表符”,如果你在排序时想要区分其他符号,也可自 定义“其他”。在这里,我们先按默认项操作。 4.两次“确定”后回到正文页 面。咦?全乱了!!Word对你选定的文本来了个“乾坤大挪移”。它是按笔画由 少到多进行了排序,空行则排在最前头。 二、英文排序 先拷贝一段英语 文本。与先前的纯文字段落不同的是,这次在英语段落中间夹杂有以数字“1”、 “2”打头的段落,Word将如何排序呢? 1.“全选”文本,单击“表格”菜单的 “排序”项,这次我们首先单击 “排序文本”对话框中的“选项”按钮。 2.根 据需要,我们在“排序语言”下拉列表中选择“英语(英国)”,同时因为是英语 字符,所以还要将“排序选项”中的“区分大小写”选中。 3.“确定”后回到 “排序文本”对话框,这时我们发现在“类型”的下拉列表中提供的选项已明显 与“中文(中国)”时不同,在这里,我们选择“文字”。 再次“确定” 后,你就会发现所选文本的变化了。很显然,在Word的默认排序列表中“数字” 永远是比“文字”要靠前,同时,当遇到了首字母相同的单词时,Word会自动进 行第二字母的比较,以此类推。

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其他相关工具软件 ? 使用Endnote软件来管理参考文献 ? 使用概念图软件来绘制概念图 ? 各种专业的画图软件

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转换过程

? 注意:文档大或文档中的图表、表格多会

影响转换速度。

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本章小结
本章着重介绍当前比较流行的文字处理软
件中文Word 2003中最主要的功能与使用 方法,主要内容包括文档基本操作,文档 编辑,文档排版,图形与表格处理,文档 打印。

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