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世纪科怡档案管理软件在办公自动化中的应用


21 02年 第2 3期  S INC C E E&T C N OG   F R TO   E H OL YI O MA I N N O  I T论坛 0  科技信 息  世纪科怡档案管理软件在办公自 动化中的应用   莉  ( 皇 岛市 洋河水 库 管理 处  河北 秦 王  秦皇岛 06 0 ) 6 3 0  【 要】 摘 文章首先说明 了科怡档案管理软 件的特 点, 着结合 实例 阐述 了软件在具体 实例 中的应用 , 阐述 了实用软件的注意事项。 接 最后   【 关键词 】 档案管理 ; 科怡软件 ; ; 特点 实例应 用; 注意事项   0 引言  随着计算机技术 的不断发展和普及 . 国的各个企事业单位在 其  我 日常办公 中的信息管理 、 物料管理 以及财务管理等工作均实 现了办公  自动化 .同时计算机技术也为档案及资料的管理提供 了便捷 的手段  办公 自动化使得企事 业单位 日 常档 案的生成方式 发生较为 明显 的变  化. 单位 日 的文件 起草 、 常 签发 以及 归档都通过计 算机及通信 网络来  完成 . 而实现档案 自动化管理 的前提条件必须是档案 的本身需要以机  读 文件 的形式存 在 .这与传统 的纸质档案 的应 用方式具有 明显的差  异  这种变化预示 着档案 管理将 面向更 多的以机读形式磁盘为载体的  档案 . 这对 档案的收集和整理等一 系列环节产生 了重大 的影响l  1 】 。 在工作人 员采用管理软 件实际进行案 卷和文件级 信息录入过程  中会遇 到许 多具体问题 . 工作 人员既要发挥 该软件 的灵 活特点 . 又要  做到活而不乱  遵循档案工作基本规律 . 充分考虑本单位档案工作特  点. 这样 才能充分发挥该 软件的优势 . 其真正成为档 案工作 的好 帮  使 手口  采用哪种档案管理软件 . 于档案管理有着 比较大 的影响 优 秀  对 的管理软件不仅能降低管理人员的工作量 . 同时还能降低在档案管理  过程 中出现 的偏差 . 不仅便于信息 的录入 同时还方便 日常工作 中对 于  档案信息 的查询 和传送 . 科怡软件 的出现使得上述这些 问题得 到了非  常 成 功 的解 决   2 软件功能便捷完善 . 足用户 的多种需 求  ) 能满 科怡档案管理软件的功能强大 . 可以按照实际要求 的情 况任  软件 意输 出 P F E cl D 或 xe等常用 的 目录数 据格 式 : 软件的检索途径 和方式  多样且允许用户在任一条件下对组合与优先级进行界定 . 用户在  允许 已检索结果 的基础上进行二次检索或者精细检索 . 报表 的样式 和格式  可 以根据用户提交的要求进行 自定义  3 管理权 限完善 . ) 数据 的安全性好  软件 的数据存储实行安全等级策略 . 同级别 的数据可 以按照不  不 同的保密性进行存储 . 采用 F P的方式存取在很大程度上防止了错误  T 的操作 和泄密 , 同时还能对文件进行 自动备份和追踪记录。   2 采用科怡软件进行档案管理的实践  本文以公 司的会议记 录为例 . 阐述使 用该软件进行档案管 理  具体 的过程。首先要录入需存储记 录的题名 , 会议 记录必须书写本次会 议  的议题和会议 的名 称 . 发言领 导的姓名和发 言稿 的标题 . 录入时必 须  在软件 内写明会议的案卷 。 过案卷 的名 称与其 他数据进行 区别 : 通 第  二. 录入文件的编号 . 如果是 一个单位 的整 体档案管理

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