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培训资料-PPT制作技巧模板


培训资料 PPT 制 作 十 大 绝 招 ( 概 述 )
绝招一:文字是用来瞟的,不是读的
我们时不时听到这样的言论:“PPT 很简单,就是把 Word 里的文字复制、粘贴呗。” 这其实是对 PPT 的一种无知与亵渎。如果直接把文字复制粘贴就能达到演示的效果,PPT 根本就没有存在的必要了。 PPT 的本质在于可视化,就是要把原来看不见、摸不着、晦涩难懂的抽象文字转化为由 图表、图片、动画及声音所构成的生动场景,以求通俗易懂、栩栩如生。 形象,至少能给你带来三方面的感受: 一是便于理解。 文字总是高度抽象的,人们需要默读、需要转换成自己的语言、需要上下联想、需要寻 找其中的逻辑关系;但人们看电影就轻松许多,只需要跟着故事的发展顺理成章地享受其情 节、体味其寓意就行了。PPT 就是要把这些文字变得像电影一样生动。 二是放松身心。 如果把一本小说贴在墙上,相信你看半个小时就会腰酸背痛;如果把小说拍成电视剧, 也许你看上一天也不觉得疲惫。就是这个道理。 三是容易记忆。 传统的 PPT,你需要观众记住的是文字,这个难度太大了,即使记住了也很容易忘记; 而形象化 PPT,可以让观众轻松记住其中的图形、逻辑或结论,也许三五年后,人们仍然能 够记忆犹新。 改变那种“复制、粘贴”的做法吧!把那些无关紧要的内容大胆删除,把长篇大论的文 字尽量提炼,也许刚开始你不习惯,也许你做得还很粗糙,别放弃,总有一天你会让观众赞 不绝口的。 有的领导会问:“如果 PPT 没有文字,你让我讲什么?”的确,演示习惯的改变不是 一朝一夕的事情,这依赖于演示者对内容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度,但有一点,带 着观众读文字是演示的大忌,杜绝这一条,演示效果会逐步得到提升。 所以,提出了两个观点: 1、文字是用来瞟的,凡是瞟一眼看不清的地方,就要放大,放大还看不清的,删! 2、文字是 PPT 的天敌。能减则减,能少则少,能转图片转图片,能转图表转图表。

绝招二:20 分钟是快乐的极限
传统上,我们总是认为,讲得越多,时间越长,越体现出演示者的重视。这是计划经济 时代的标准。现在,无论我们的领导、客户还是普通的受众,时间都极为宝贵,没有人愿意 阅读动辄数百页的研究报告,也没有人去听你的长篇大论。 浓缩的才是精品! 演示的核心内容是什么?观点!

在此基础上把观众容易困惑的地方、你认为重要的地方作一些说明。永远不要担心你的 演示过短, 如果花费 20 分钟就能够把一天才能了解的内容讲清楚, 你实际上为观众节省了 7 小时 40 分,在时间就是金钱的年代,观众当然求之不得。 简短的另一个好处是意犹未尽。如果你的演示足够精彩,会给观众留下更多的期待和回 味,甚至会有人要求把你的 PPT 拷回去好好研究几遍呢。 简短,也对 PPT 提高了要求。你需要了解哪些内容是观众最关心的,哪些内容是非讲 不可的,哪些内容是能带来震撼的,据此,该合并的合并,该删减的删减。也许,这是一个 反复的过程,但标准只有一个:不要让观众有打哈欠的时间。

绝招三:清晰比什么都重要
PPT 有一个致命的弱点——观众容易迷失思路。 为什么? 一、PPT 毕竟不是电影,其逻辑结构是抽象的,难以把握; 二、PPT 是一页页翻下去的,一次只能看一页内容,前面看过的只能依靠记忆。 解决的办法有两个: 一是事先给每位观众发一份演说纲要; 二是给你的 PPT 建立清晰的导航系统。 导航系统主要包括: 一、从片头动画、封面、前言、目录,到切换页、正文页、结尾页等一套完整的 PPT 架构; 二、每页都有标题栏(除了标明整个 PPT 的标题,更重要的是标明本章节的标题、本 页的主题); 三、页码,如果方便的话也尽可能加上。

绝招四:没有设计就等于垃圾
传统上,我们把 PPT 归结为办公处理之类的工具,认为只要简单排版就可以满足需求。 随着整个社会审美标准的提升,这一观点正被越来越多的人抛弃。 PPT ,特别是对外 PPT, 正成为单位形象识别系统的重要组成部分, 代表着一个单位的脸面; 设计, 正成为 PPT 的核心技能之一,也是 PPT 水准高低的基本标准。 无论是汇报、宣传还是比赛,一个设计精美的 PPT 最少可以起到以下作用: (1)让观众赏心悦目:美女养眼,精美的 PPT 养神。 (2)让观众产生好感:爱美之心人皆有之,漂亮的 PPT 自然能让观众多看几眼。 (3)赢得观众的信任:人总是有偏见的,精美的设计给人专业、认真、可靠的感觉, 内容的含金量也自然得到提升。 (4)赢得成功的机会:在职场上,美女与帅哥有更多成功的机,PPT 演示也是如此。 内容的好坏难以评价,但形式的优劣却显而易见,喜欢而又信任的方案自然是领导和客 户的首选。 设计非一日之功,但我们可以找到捷径:

(1)善用专业素材:专业的 PPT 模板让你的 PPT 拥有外在美;专业的 PPT 图表让你 的 PPT 具备内在美;专业的 PPT 图片(包括 JPG、PNG、AI 等格式)让你的 PPT 充满生 机。 (2)掌握排版的基本原则:每个人的审美标准是不同的,但总有一些规律是相通的, 掌握并遵守这些规则,将使你的 PPT 设计得到大多数人的认可。这些规则包括:一个中心、 合理对齐、画面统一、强烈对比、层次分明等。 (3)多看精美案例:PPT 诞生以来的十多年里,整个社会的设计水准都在迅速提高, 三人行,必有我师,在平面设计、动画领域,处处都有值得我们学习的案例。

绝招五:炫不是动画的根本
自 PPT 诞生以来,动画就一直是最大的争议。 一种观点认为,PPT 就是幻灯片,就是一页一页翻过的图片加文字,在商务 PPT 应用 领域,根本不需要动画或者最多只需简单的页面切换动画;相反,有无数的仁人志士对 PPT 动画矢志不渝,用自己的创意和努力一次次创作动画的传奇,也得到众多 PPT 爱好者的欢 呼雀跃。 动画,不仅仅让 PPT 变得生动,更能让 PPT 表现效果数倍提升。 (1)片头动画 让你的 PPT 一把抓住观众眼球。电影有片头、游戏有片头、网站有片头,PPT 演示也 需要片头。演示开始时,观众往往会需要一个适应期,也许还在想着刚才没有处理完的工作, 也许还在跟邻座侃侃而谈,也许还在抱怨着观看演示的辛苦,这时候,你需要立即把观众的 视线聚焦到你的演示中来,精美和创意的片头能立即给观众带来震撼,让观众目不转睛。 (2)逻辑动画 一幅静止的画面,观众会自上而下全面浏览,缺乏逻辑的引导,观众难以把握重点,看 完之后还要思考其中的逻辑关系,实际上浪费了精力和注意力;如果给这幅画面加上清晰的 逻辑动画, 就把观众自己找线索变成了帮观众理线索。 演示者可以控制对象出现的先后顺序、 主次顺序、位置改变、出现和退出等,引导观众按照自己的思路理解 PPT 内容。 (3)强调动画 以往我们只是用颜色的深浅、形状的大小以及字体的不同来突出某些重要内容,这有一 个很大的弊端,就是要强调的内容会一直处于强调地位,当我们讲述别的内容时,它会分散 观众的视线;强调动画,通过对象的放大、缩小、闪烁、变色等动作实现强调效果,并能够 让演示者自如控制,强调过后自动回复到初始状态。 (4)片尾动画 与那些戛然而止的 PPT 相比,加一个简单的片尾动画将收到意想不到的效果: 一是作为礼貌,提醒大家演示结束,并给人一定的缓冲时间,准备接下来的活动; 二是与片头动画相呼应,做到有始有终,避免给人虎头蛇尾的印象; 三是通过贯穿始终的形式,提醒观众回忆内容,强化记忆。 (5)情景动画

也许你讲述的就是一个故事,故事总是有情节、有过程的,而要用一张静止的画面去表 达一个完整的过程,几乎不可能。相反,一套连续的动画,则能把这些过程表现得栩栩如生。 以往,我们用 Flash、视频来表现这些效果,PPT 其实也能够实现。

绝招六:图表是 PPT 的筋脉
商业演示的基本内容就是数据,于是图表变得必不可少。最早出现的是柱图、饼图、线 图、雷达图等;咨询公司把数据图表转移到对逻辑关系的表达上,于是出现了并列、包含、 扩散、综合、层进等各类关系图表,从此,文字也可以不再抽象、乏味了。 同样,PowerPoint 软件就像天生为图表而生的,强大的像 Illustrator 一样的绘图功能, 加上清晰的操作界面、简单的操作模式,让人人都能轻而易举地掌握。很快,PPT 图表就风 靡全球,与图片配合使用,让演示如虎添翼。 如果你的 PPT 还在受大段文字的困扰,还在为逻辑混乱而发愁,那就赶快学习 PPT 图 表吧。

绝招七:没有策划就没有精品
好的 PPT 是策划出来的,就像宏伟的建筑是规划出来的。 所有的 PPT 设计师者首先是策划师,有的是无意识为之,有的是用心去做的,但没有 策划的 PPT 必定是失败的作品。不同的演示目的、不同的演示风格、不同的受众对象、不 同的使用环境,决定了不同的 PPT 结构、色彩、节奏、动画效果等,PPT 的人介于观众、 领导、演示者等多重标准的审视。 一个好的 PPT 作品基于对以上要求的准确把握。 我们曾经有一些卓越的设计师,出来的作品很美、很耐看,但却一直得不到客户的认可, 为什么?就是缺乏准确的策划。美,不是 PPT 的唯一标准;经验、用心、设身处地为观众 着想,即使画面有瑕疵,也往往能赢得演示者的认同和观众的喝彩。

绝招八:PPT 可以当主角
西方有一种观点开始在中国流行:演讲者永远是主角,PPT 不过是陪衬。 其实这完全是站在西方立场上的一种观点,未必适应中国国情。西方人大多喜欢张扬, 擅长演说,甚至在很多人看来演说已经是一种享受,当然不愿意被 PPT 抢了风头;但中国 文化更强调内秀,不愿意抛头露面,擅长演说者更是寥寥,甚至连一些领导在众人面前也不 愿张扬,何况一般人?所以,我们常常把自己作为的一员,是我们代表演说,我们不过是一 种符号,低调再低调,宁可把 PPT 作为众人瞩目的焦点。 从另一个角度讲:我们是为了演示而演示吗?是为了表现自我吗? 当然不是! 每次我们都是抱着一定的目的进行演示的, 或者为了让观众了解我们的工作, 或者为了让观众选择我们的产品,或者为了沟通一些信息,或者纯粹为了博得大伙一 乐……能找到必须让我们成为主角的理由吗? 没有! 效果为王,只要能达到目的,不要在乎谁是主角、谁是配角。 如果你是一位表现欲极强的演说大师,如果这是一个需要你展示自我的舞台,那你就勇 敢地站出来,做主角吧!

如果你是一位稍微内敛的工作者,为了工作才进行这次演示,或者这是一个需要低调的 场合,那就不必拘泥于大师们的说教,即使你是配角,也能得到最热烈的喝彩。

绝招九:PPT 不是哑巴
在很多人眼中,PPT 是多媒体的代名词。但这个多媒体,却一直因为无声而名不副实。 细分析,无声原因有三: 一是 PPT 的商务特点限制了声音的应用,毕竟在商务会议场所,人们需要集中精力思 考,无论是背景音乐还是动画声音都会给人们带来干扰; 二是 PPT 软件设计的功能限制了声音的应用,PPT 软件生下来就没有为声音的应用做 好充分准备,仅仅了这一功能,对声音的编辑、优化等功能,PowerPoint 还无心顾及; 三是 PPT 人群实在太广,经理、文员、老师、销售代表、老总、领导、甚至一些小学 生都成了 PPT 技术员,大家相关的知识储备远不够,缺乏声音素材、缺乏声音感觉、缺乏 声音编辑的技术,但不知不觉中,有人还是尝试起来,结果声音应用不专业,特别有些动作 声音常常引来观众一阵哗然。于是,有人总结了,PPT 勿用声音。 果真这么绝对吗? 形势正在悄悄变化,PPT 有声时代正在来临。 (1)PPT 早已不再限于汇报演示,企业宣传、婚庆礼仪、休闲娱乐等正成为 PPT 应用 的热点领域,声音是不可或缺的元素。 (2)平面设计、flash、视频等时刻冲击着人们的视觉,人们正经受着最严重的审美疲 劳,单纯靠画面给人的刺激已经大大降低,声音是增强画面冲击力的绝佳武器。 (3)PPT 设计公司的崛起,让 PPT 声音的处理专业化,声音素材库搭建起来,各类声 音编辑软件应用自如,配音设备逐步完善,PPT 中声音运用的规律也已经把握到位。

绝招十:退“三”进“七”
要让 PPT 高人一等有很多方法,率先使用 PowerPoint2007,无疑是最有效的捷径。 从 PPT 专业应用角度看,PowerPoint 的以下特点都是我们极为推崇的。 (1)操作界面更美观、更人性化 ●全新的 vista 般操作界面,让人赏心悦目; ●对文件整体管理的功能集中到左上角的 office 按钮里,为操作区留出更大空间; ●操作区域更开阔、归类更合理,操作熟练后一目了然; ●自定义按钮非常个性化,把常用的功能放在这里调用更快捷; ●选择窗格与 Photoshop 窗格类似,“层出不穷”成为现实,使 PPT 各项功能全面提 升; ●放大/缩小按钮与视图模式按钮同时放置于右下角,更适应一般人的操作习惯。 (2)绘图和设计功能更强大 (3)丰富而实用的功能集群 这些功能包括: ●SmartArt 图表,可以把文字轻松转化为图表。(只是目前所的图表种类较少,质感过 于单调,从设计的角度并不主张过多应用。) ●为 PPT 文件减肥, 2007 版的 PPTX 格式的文件比 2003 版的 PPT 格式文件小了很多。

●PPT 可以直接转为 pdf、xps、jpg 等格式,并可把其中的部分 PPT 页面发布出来,供 各类场合使用。 ●有效防止文档崩溃,在 2003 版里一旦文档出错,没有保存的数据都会丢失;2007 版 则能够尽力恢复程序关闭前的状态。 但 2007 版也存在一些明显的遗憾: 其一是对电脑硬件要求较高。不少学员反映,500MHz 以下的处理器、256MB 以下的内 存的电脑用起来都较吃力。 其二是与 2003 版的兼容性不够。PPTX 文档一般要转化成 PPT 文档或者安装插件才能 在 2003 版的 PowerPoint 中读取。用 2007 版所作的立体艺术文字、艺术图形在 2003 版中 是无法编辑的,部分颜色渐变效果、阴影效果、文字效果,甚至一些动画在 2003 版里会发 生变形,需要在 2007 版里对照编辑。 但这些缺陷改变不了 2007 版快速普及的趋势,要想实现超人一等的 PPT 表现效果, PowerPoint2007 无疑是最佳的选择。

PPT 制 作 的 一 些 技 巧
一、PowerPoint 中图片的巧妙切换
在网上浏览图片时,我们只需单击小图片就可看到该图片的放大图。在课件设计时我们 也常常需要这样的效果,如美术课中的欣赏课,既要同时欣赏某一时期绘画作品的共性,又 要欣赏每幅画的详细内容。又如生物课中的植物课,既要同时观察某类植物的共同特点,又 要观察每种植物的个性特征,等等。那么我们如何在 PowerPoint 中实现这种效果呢? 我们都知道,在网页中实现这种效果的思路是:首先在主网页中插入许多小图片,然后 将每一张小图片都与一张空白网页相链接,最后在空白网页中插入与关联小图片相对应的放 大图片。 于是我们也可根据这种思路在 PowerPoint 中实现所需效果:首先在主幻灯片中插入许 多小图片,然后将每张小图片都与一张空白幻灯片相链接(方法是:将图片的“动作设置” 中的“单击鼠标”动作设置为链接到相对应的幻灯片即可),最后在空白幻灯片中插入相对 应的放大图片。这样只需单击小图片就可看到相应的放大图片了,如果单击放大图片还需返 回到主幻灯片,还应将放大图片进行“动作设置”链接到主幻灯片。 这种思路虽然比较简单,但操作起来很繁琐,而且完成后我们会发现,设计出来的幻灯 片结构混乱,很容易出错,尤其是不易修改,如果要更换图片,就得重新进行“动作设置”。 解决问题的方法:只需在幻灯片中插入 PowerPoint 演示文稿对象就可以了。 1、建立一张新幻灯片后,单击“插入”菜单下的“对象......”命令,在弹出的“插入对 象”窗口中的“对象类型”栏中选择“MicrosoftPowerPoint 演示文稿”,单击[确定]。此时 就会在当前幻灯片中插入一个“PowerPoint 演示文稿”的编辑区域。 2 、 在此编辑区域中我们就可以对插入的演示文稿 对象进行编辑了,编辑方法与 PowerPoint 演示文稿的编辑方法一样 (如果觉得编辑窗口太小, 可以将插入的演示文稿对象 以单独的窗口打开,方法是:右击插入的演示文稿对象,选择“演示文稿对象”下的“打开” 命令)。在插入的演示文稿对象中只建一张幻灯片,插入所需的图片。可将图片设置为与幻 灯片相同大小,退出编辑后,就可发现图片以缩小方式显示了(其实是整个插入的演示文稿 对象被缩小显示了)。 3、最后,我们只需对剩余的图片进行插入。为了提高效率,可将这个插入的演示文稿 对象进行复制,并按照上面的方法对图片进行替换即可。 完毕后,单击“观看放映”命令进行演示,单击小图片马上会放大,再单击放大的图片 马上又返回到了浏览小图片的幻灯片中了。 其中的原理是:这里的小图片实际上是插入的演示文稿对象,它们的“动作设置”属性 中的“单击鼠标”中的“对象动作”被设为了“演示”(这是默认值)。因此我们在演示时, 单击小图片,就是等于对插入的演示文稿对象进行“演示观看”。而演示文稿对象在播放时 就会自动全屏幕显示。所以我们看到的图片就好像被放大了一样,而我们单击放大图片时, 插入的演示文稿对象实际上已被播放完了(因为只有一张),它就会自动退出,所以就回到 了主幻灯片中了。

二、在 PowerPoint 中用触发器控制动画的播放
在 PowerPoint 中可以通过设定“自定义动画”来设置对象顺序地进出场。但是,如果 要使一个对象根据学生的回答来随机出入场(动态播放)时,许多老师就实现不了了。从 2002 版开始,PowerPoint 在“自定义动画”中增加了“触发器”功能。我们可以利用它来控制动 画的随机播放,从而提高人机交互性能。

1、利用触发器控制对象随机播放
课堂上, 老师请学生识别右图中的结 构。 因为学生对图中不同结构的熟悉程度 不同,所以不一定按顺序回答。我们可以 利用触发器,学生答哪一个编号,就单击 哪一个编号,并显示出相应的结构名称, 从而做到了很好的人机交互性能。 设置过 程如下: (1)插入写有结构名称的图片 然后用带数字的文本框把图中的结 构名称盖住。就变成右图的样子。 (2)根据自己的需要,设定好各个 文本框的 “自定义动画” 。 这里设置成 “向 外溶解”式退出,以便文本框退出后,显 示相应的细胞结构名称。 单击文本框自定义动画控制格右边 的小三角 形,打开 下 拉 列 表。单击 下拉列表 中的“计 时”,出 现下页图 所示对话框。单击“触发器”按钮后,选择“单击下列对象 时启动效果”,并在下拉列表中选择相应的对象。例如:如 果要设置“矩形 3:1”的触发器,侧在这里选择“矩形 3: 1”,表示当你单击“矩形 3:1”时,播放“矩形 3:1” 的动画。这样,在放映 PowerPoint 时,当你单击编号“1” 时,编号“1”退出,显示出编号“1”所对应的细胞结构名 称。单击哪个编号,就显示哪个编号的名称,可以随机控制 每个动画出场的次序。

2、利用触发器控制声音和影片
在 PowerPoint 中 对声音和影片的控制不 是很方便。利用触发器 控制声音和影片,就能 够在需要的时候“暂 停”、“播放”和“停 止”。下面以控制声音 为例简述设置过程。 插入一段声音,系 统自动设置一个播放声 音的触发器。插入三个文本框,分别输入文本:“播放”、 “暂停”、“停止”。为声音再添加一个暂停和停止的自定 义动画。 分别设置三个自定义动画的触发器。播放声音的触发器 为“矩形 2:播放”,暂停声音的触发器为“矩形 3:暂停”, 停止声音的触发器为“矩形 4:停止”。如左图所示。如果 要播放声音,可以单击“播放”文本框;要声音暂停或继续 可以单击“暂停”文本框;要停止声音的播放,可以单击“停 止”文本框。这样对声音的自由控制就轻松地实现了。

三、设置川流不息的 PPT 动画效果
1、启动 PowerPoint,新建一演示文稿,并取好名保存好。 2、在幻灯片中输入相应的字符,然后用“绘图”工具栏中的“箭头”按钮在幻灯片中 画出若干个箭头,并填充上不同的色彩。 3、将希望从左(右)移动到右(左)的箭头,定位在幻灯片右(左)外侧,让箭头尾 部位于幻灯片边缘。 4、选中其中某个箭头(如第一个自左向右移动的箭头),执行“幻灯片放映自定义动 画”命令,展开“自定义动画”任务窗格。 5、按其中的“添加”效果按钮,在随后出现的下拉列表中,选择“进入→进入”选项, 然后在任务窗格中,将“方向”设置为“自左侧”、“速度”设置为“中速”(根据实际需 要设置)。 6、再双击相应的动画条,打开“飞入”对话框,切换到“计时”标签下,将“重复” 选项设置为“直到下一次单击”或“直到幻灯片末尾”,确定返回。 7、再依次选中其他箭头,依照上面的操作设置好动画。 注意: ①后面箭头的动画,除了完成上述设置外,请在任务窗格中将“开始”选项设置为“之 后”。 ②如果左、右箭头交替设置则效果更佳。


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