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有效时间管理培训课件(PPT 50张)_图文

有效时间管理

讲述人:楊文龍

? 时间对您而言重不重要?

? 时间对大家而言重不重要? ? 为什么重要?

时间的价值
? ? ? ? ? 要了解一年的价值,去问 要了解一个月的价值,去问 要了解一个星期的价值,去问 要了解一个小时的价值,去问 要了解一分钟的价值,去问 被当的学生 早产儿的母亲 周刊的编辑 等待约会的情人 迟到一分钟而无法 拿到全勤的人 才从车祸死里逃生 的人 赢得奥运金牌的人

? 要了解一秒钟的价值,去问

? 要了解千分之ㄧ秒的价值,去 问

课程大纲
? ? ? ? ? 时间的价值 你与时间的关系 时间管理的迷思 谁偷走你的时间 提升时间效率的技巧

你与时间的关系

你与时间的关系-1
? 你对时间的感觉? 花掉的 白色的 机会 充满生机的 筋疲力尽的 空洞的 忙碌 易驾驭的 巨大的 持续不停的 像山谷般的 可使用的 充满活力 永不静止的 拥挤的 空白的

友善的 无人领取的 准备就绪的 有效的 紧张的 空的 巅簸的 刺激的

你与时间的关系-2
? 你对时间的感觉? 白色的 花掉的 机会 充满生机的 筋疲力尽的 空洞的 忙碌 易驾驭的 持续不停的 巨大的 像山谷般的 可使用的 充满活力 永不静止的 空白的 拥挤的

友善的 无人领取的 准备就绪的 有效的 紧张的 空的 巅簸的 刺激的

了解时间管理风格第一步-1 ? 你每天上下班都会随身携带一本行事 历吗?(一般或电子) ? 你签署的每份文件都会预留副本吗? ? 你的车上有地图吗?如果你现在没有 车,买车后你会在车上放地图吗? ? 你通常是否都会对前一阵子安排的约 会再作确认? ? 你会尽量在24小时内回复电话吗?

了解时间管理风格第一步-2 ? 你在家里,有没有放钥匙的固定地方? ? 你是否把所有的操作手册放在你快速 找得到的地方? ? 在你家里,电话机旁边有纸和笔吗? ? 在上班时,你是否订出一个时间,让 别人可以在办公室里找到你? ? 如果你明天生病了,是否有人可以代 班,并将你的工作职责处理得还不错?

了解时间管理风格第一步-3 ? 你家里是否有个人资料的文件系统? ? 如果今晚你客厅里主要照明的灯泡烧 坏了,家里是否有备用的灯泡可以更 换?

了解时间管理风格第二步-1
? 你在过去三个月内是否有预期外的财 务花费? ? 你每星期是否有一天以上会把公事带 回家? ? 你每星期加班的次数是否超过一天? ? 你念书时,是否常在考试前临时抱佛 脚? ? 你现在是否参加一个你觉得很无聊的 社团或聚会? 您符合几项?

了解时间管理风格第二步-2
? 你是否常常拖延时间回复电话给你不 喜欢的人,即使那是一通很重要的电 话? ? 你是不是总等到牙齿痛了,才去看医 生? ? 你是不是常常不吃早餐? ? 各种记载着电话号码、地址等等的小 纸条,是不是塞满你的皮夹、桌子或 口袋里? 您符合几项?

时间管理的迷思 ?
? 时间管理是偏执行为的主观意思 ? 时间管理将扼杀自发性与乐趣 ? 一体适用

谁偷走你的时间

找回流逝的时间

? ? ? ?

拖延 电话及E-MAIL 意外之客 ? 欠缺计划 东西乱放 ? 会议 ? 有求必应

第一大嫌疑犯

拖延

拖延的原因
看似吓人的事 流程不明

不喜欢的事

目标不明

拖延
害怕改变
过度承诺 害怕失败 临阵磨枪

克服它、解决它-1

面对不喜欢的事…
? 当成每天第一件事 ? 前一晚就把工作放在你 不可能错过的地方 ? 找别人来做 ? 列出优/缺点清单

克服它、解决它-2

面对看似吓人的事…
? 拆解它 ? 找一个与外界隔离的地方 来做 ? 一鼓作气

克服它、解决它-3

面对流程不明、目标不明的事… ?流程图 ?具体明确的目标

克服它、解决它-4 害怕改变时…
? 改变你的外在环境 ? 改变你的例行公事和模式 ? 什么都不做

克服它、解决它-5

你害怕失败 你总是过度承诺 你总是临阵磨枪

找回流逝的时间-2

? ? ? ?

拖延 电话及E-MAIL 意外之客 ? 欠缺计划 东西乱放 ? 会议 ? 有求必应

有效利用电话及E-MAIL
? ? ? ? ? 建立常用电话表并置于电话旁。 安排固定的时间打电话与发mail。 打电话前先想好概要。 去电时若对方不在一定要留话告知。 善用电话录音机及移动电话、 E-mail。 ? E-mail的主旨要明确。

找回流逝的时间-3

? ? ? ?

拖延 电话及E-MAIL 意外之客 ? 欠缺计划 东西乱放 ? 会议 ? 有求必应

意外之客
? ? ? ? ? 处理他们的问题。 另外安排与他们碰面的时间。 建议他们找别的适当人选商量。 鼓励他们自己设想解决之道。 还是不走….

找回流逝的时间-4

? ? ? ?

拖延 电话及E-MAIL 意外之客 ? 欠缺计划 东西乱放 ? 会议 ? 有求必应

东西乱放
? ? ? ? ? 文件尽量立即处理或归档。 桌上放置收件匣及送件匣。 你用哪一只手写字,电话就放在另外一边。 莫轻易将文件挤进抽屉或堆积一处。 一天结束时,清空你的桌面,并准备隔天上 午要用的东西。

找回流逝的时间-5

? ? ? ?

拖延 电话及E-MAIL 意外之客 ? 欠缺计划 东西乱放 ? 会议 ? 有求必应

欠缺计划
如果没计划…. ? 来不及发现问题 ? 提高错误率 ? 面对突发状况会措手不及

简单计划
? 下班前先想好隔天的工作 ? 睡觉前再次整理隔天的计划 ? 善用工具:如工作日志、PAD、手机、 Outlook行事历等

练习排序
? ? ? ? ABCD排序法 索引卡、便利贴法 报酬法:对我有什么好处? Pareto principle:80/20法则

ABCD排序法 A B C D

A.重要且有时间压力;
B.重要但时间压力不如A级工作; C.暂时还没有时间压力;

D.不重要也没有时间压力,做或不做无所谓

哪些是重要的事?
? ? ? ? ? 高报酬 对你的目标是不可或缺的 切中公司目标 对老板的目标而言有其必要性 不能授权的

练习排序
? ? ? ? ABCD排序法 索引卡、便利贴法 报酬法:对我有什么好处? 80/20法则

简单计划
? 下班前先想好隔天的工作 ? 睡觉前再次整理隔天的计划 ? 善用工具:如工作日志、电子商品、手 机、Outlook行事历等

工作日志
日期:3/31
日志所载工作的优先级指数: A.重要且有时间压力 B.重要但时间压力不如A及工作 C.暂时还没有时间压力 D.不重要也没有时间压力,做或不做无所谓
除了要考虑重要性外 ,还要考虑到人 、事、物来安排

优先 级
D A

工作项目

时间
8:30~9:00 9:00~10:00 10:00~10:20 10:30~11:00

检讨

C
B

早会 顾客问题处理 检查拜访名单 检讨同仁绩效

找回流逝的时间-6

? ? ? ?

拖延 电话及E-MAIL 意外之客 ? 欠缺计划 东西乱放 ? 会议 ? 有求必应

? ? ? ? ? ?

有效的会议-1 先思考一定要开会才能解决问题吗? 每次开会都拟出书面议程 指明会议开始的明确时间 指定会议的正式结束时间 至少替会议订出一个目标 讨论议题的数量要合理

有效的会议-2
? ? ? ? ? ? 只邀请必要的人与会 不要因惯例而要因价值开会 建立一个有生产力的环境 设一个意见箱或离题箱 会议结束前,口头总结 透过书面会议纪录追踪执行

会议通知
會議通知

? ? ? ? ? ? ? ?

会议名称(主旨) 目的 日期 时间 地点 主持人(主席) 与会者(出席、列席) 议程

通知時間:   年  月  日 會議名稱 目 的 日 期 主持人 出席人員 列席人員 年  月  日 時間 (上午/下午) 地點

議 程

找回流逝的时间-7

? ? ? ?

拖延 电话及E-MAIL 意外之客 ? 欠缺计划 东西乱放 ? 会议 ? 有求必应

有求必应-1

学着说“不”!!
? ? ? ? 重复法 妥协法 设限 暂停法

NO~~

有求必应-2

学着授权,你可以授权哪些事?
? 你不想做、但其他人可能很想做的事 ? 别人更适合的事

授权的步骤-1
1.找出要授权的工作

2.在纸上绘出指派的工作流程图 3.找到最佳人选 4.说明工作内容 5.解释好处 6.订出你的标准

授权的步骤-2
7.讨论期限 8.确立一个报告方式 9.鼓励发问 10.进行不定期检讨 11.评估结果 12.称赞/建议改良

提升时间效率的技巧
? 黄金时间的运用 ? 简化工作 崔西定律“任何工作的困难度与其执行步 骤的数目平方成正比” ? 养成记录时间的习惯

时间管理的践行原则
? ? ? ? ? 察觉并选定 制造相对压力 创造吸引力或给予奖励 彻底实行21天 如果中断从头开始

有效时间管理
? 时间对您而言重不重要? ? 为什么重要? ? 如果你(妳)再不重视,=在烧妳的 钞票---你(妳)活该

谢谢大家

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

读一本好书,就是和许多高尚的人谈话。 ---歌德 书籍是人类知识的总结。书籍是全世界的营养品。 ---莎士比亚 书籍是巨大的力量。 ---列宁 好的书籍是最贵重的珍宝。 ---别林斯基 任何时候我也不会满足,越是多读书,就越是深刻地感到不满足,越感到自己知识贫乏。 ---马克思 书籍便是这种改造灵魂的工具。人类所需要的,是富有启发性的养料。而阅读,则正是这种养料。 ---雨果 喜欢读书,就等于把生活中寂寞的辰光换成巨大享受的时刻。 ---孟德斯鸠 如果我阅读得和别人一样多,我就知道得和别人一样少。 ---霍伯斯[英国作家] 读书有三种方法:一种是读而不懂,另一种是既读也懂,还有一种是读而懂得书上所没有的东西。 ---克尼雅日宁[俄国剧作家?诗人] 要学会读书,必须首先读的非常慢,直到最后值得你精读的一本书,还是应该很慢地读。 ---法奇(法国科学家) 了解一页书,胜于匆促地阅读一卷书。 ---麦考利[英国作家] 读书而不回想,犹如食物而不消化。 ---伯克[美国想思家] 读书而不能运用,则所读书等于废纸。 ---华盛顿(美国政治家) 书籍使一些人博学多识,但也使一些食而不化的人疯疯颠颠。 ---彼特拉克[意大利诗人] 生活在我们这个世界里,不读书就完全不可能了解人。 ---高尔基 读书越多,越感到腹中空虚。 ---雪莱(英国诗人) 读书是我唯一的娱乐。我不把时间浪费于酒店、赌博或任何一种恶劣的游戏;而我对于事业的勤劳,仍是按照必要,不倦不厌。 ---富兰克林 书读的越多而不加思索,你就会觉得你知道得很多;但当你读书而思考越多的时候,你就会清楚地看到你知道得很少。 ---伏尔泰(法国哲学家、文学家) 读书破万卷,下笔如有神。---杜甫 读万卷书,行万里路。 ---顾炎武 读书之法无他,惟是笃志虚心,反复详玩,为有功耳。 ---朱熹 读书无嗜好,就能尽其多。不先泛览群书,则会无所适从或失之偏好,广然后深,博然后专。 ---鲁迅 读书之法,在循序渐进,熟读而精思。 ---朱煮 读书务在循序渐进;一书已熟,方读一书,勿得卤莽躐等,虽多无益。 ---胡居仁[明] 读书是学习,摘抄是整理,写作是创造。 ---吴晗 看书不能信仰而无思考,要大胆地提出问题,勤于摘录资料,分析资料,找出其中的相互关系,是做学问的一种方法。---顾颉刚 书犹药也,善读之可以医愚。 ---刘向 读书破万卷,胸中无适主,便如暴富儿,颇为用钱苦。 ---郑板桥 知古不知今,谓之落沉。知今不知古,谓之盲瞽。 ---王充 举一纲而万目张,解一卷而众篇明。 ---郑玄


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