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第4章办公自动化基础1word_图文

第四章 办公自动化基础
(10学时+ 10学时上机)

4.1 4.2 4.3 4.4

办公自动化概述 文字处理基础(4) 电子表格基础(4) 演示文稿制作基础(2)

4.1 办公自动化概述
一.办公自动化软件Office套件简介
(1) 字处理软件Word。 可制作图文并茂的文档,用于书写公文、信函、 报告、论文、合同等文字工作。 (2) 电子表格软件Excel。 制作各种表格、图表,可计算、分析与统计。 (3) 文稿演示软件PowerPoint。 用于制作和演示投影片、幻灯片等工作。 (4) 电子邮件传输及个人信息管理软件Outlook。 统一管理邮件、日程安排、联系人等个人信息。 (5) 数据库管理软件Access。 管理数据,为办公自动化提供数据服务和支持。 (6) 网页制作软件FrontPage。 用于制作网页并将其发布。

二、Office的启动与退出
(1)通过快捷方式启动应用程序 (2)从现有的Office文档启动应用程序 (3)退出Office系统

三、Office 2003组件的共有工作环境
1.任务窗格
Office 2003创 新设计的任务窗 格将当前操作下 可执行的后续操 作(或选项)集 中列出来供用户 选择,可以部分 替代传统的对话 框、工具栏和快 捷键。
切换到其它 任务窗格

2.帮助系统
Office2003为用户提供非常友好的帮助功能。在使用 Office的过程中如果遇到困难,可以通过多种方式获得帮 助。下面以Word为例说明如何使用帮助。 (1) 通过“帮助”任务窗 格 单击“帮助”菜单的 “Microsoft Office Word帮助” 命令或按功能键“F1”打开 “帮助”任务窗格。 (2) 通过菜单栏 在菜单栏的右侧有一个 “键入需要帮助的问题”文 本框,只要在该框中输入帮 助主题然后按回车键即可。

(3) 联机帮助
单击“帮助”菜单上的“与我们联系”,在微软 Office联机网站获得更多帮助。

(4) 通过Office助手获取帮助
在工作过程中,Office助 手可以自动提供与所执行 任务有关的帮助主题和提 示,提示用户如何更有效 地使用Office 功能。 如果屏幕上没有显示 “Office助手”,可在 “帮助”菜单中选择下拉 菜单中的“显示Office助 手”选项激活“Office助 手”。

3.Office剪贴板
Office剪贴板的容量比Windows 剪贴板要大,最多可 以容纳24项内容(Windows剪贴板的内容为其最后剪切 或复制的一项),所有内容显示在剪贴板任务窗格中。 利用Office剪贴板可以在Office的各个组件之间进行复 制、移动、删除操作。清空“Office 剪贴板”中的所 有内容,“Windows 剪贴板”中的项目也将被清除。 “Office 剪贴板”上的内容可以一直保持到关闭所 有Office程序为止。当用户剪切或复制的项目数超过 Office 剪 贴 板 的 容 量 ( 24 项 ) 时 , 新 的 项 目 会 取 代 Office 剪贴板中最早的内容。

4. 2 WORD 2003文字处理
一、Word 2003基础
1.文档的格式与属性
文件格式是文件中信息的存储方式,由扩展名来标识, 不同的文件格式表示了不同的文档类型。 Word文档类型(扩展名为doc); 文档模板类型(扩展名为dot); Web页类型(扩展名为html或htm); 文本文件类型(扩展名为txt)等。 文件属性是一些有助于识别文件的细节信息,如用于标 明文件主题或其他重要信息的说明性标题、作者姓名、主题 和关键词等。 文件大小、创建日期和最后一次修改日期等属性会随着 用户对文件的编辑修改而自动更新。 (注:在第三章讲过文件的操作属性:只读、隐藏、存档)

2.模板与向导
模板是关于文档的基本结构和文档格式设置的一套方案, 是构造最终文档的基本工具。其中包括菜单和快捷键分配方案 、工具栏、文档中可使用的字体、宏、菜单、在同类型的所有 文档中都相同的文字或格式设置、页面布局等。 模板分为共用模板和文档模板两种基本类型。共用模板是 所有文档共同使用的设置,而文档模板所含设置仅适用于以该 模板为基础的文档。 向导是一种特殊的模板,对于某些具有特殊格式和特殊内 容的文档,可由计算机提出问题,然后根据用户的回答设置文 档内容和文档格式。 使用向导和模板可以节约创建文档的时间。 Word提供的向导包括司法诉状、备忘录、信函、传真、报 告、论文、目录、新闻稿、手册、小册子、日历、Web 页、时 间表、议事日程、简历、订单和发票。

3. 创建新文档
单击“文件”菜单 中的“新建”命令可 创建一个新文档。 此时在窗口中会出 现“新建文档”任务 窗格,首先要根据文 档类型选择相应的模 板或向导,然后按照 提示进行操作即可。

4.Word2003的工作环境

7.菜单栏和工具栏

10.标尺 3.文本选定区
2.插入点 1. 文本区 9.状态栏

6.分隔框

8.滚动条
5.定位按钮

4.视图切换按钮

5.查看文档
(1)文档视图
1) 普通视图
在普通视图中,不显示页边距、页眉和页脚、背景、图形对象以及 某些图片,页与页之间的分界被显示为一条虚线。普通视图简化了页 面的布局,所以可便捷地进行键入和编辑。

2) 页面视图
页面视图以打印纸张页的方式显示文档的所有内容。可用于编辑页 眉和页脚、调整页边距、处理图片等。 “所见即所得”!

3) 大纲视图
按章节等层次方式显示文档内容。

4) Web版式视图。
用于创建屏幕显示的 Web 页或文档。

5) 阅读版式视图
阅读版式视图以最适合屏幕阅读的方式显示文档内容。在阅读版式 视图中,只保留“阅读版式”和“审阅”工具栏,隐藏其他所有工具

(2) 显示方式
1)全屏显示
在屏幕上尽可能多地显示文档内容。 单击“视图”/“全屏显示”命令,可以切换为全屏显示。 单击“全屏显示”工具栏上的“关闭全屏显示”按钮,或者 按键盘上的“Esc”键,关闭全屏显示并切换到以前的视图。

2)比例显示 缩放比例可在10%到500%之间

6.保存文档
(1)直接保存 单击“文件”/“保存”命令,或者单击“常用”工具 栏上的“保存”( )按钮,或者按快捷键“Ctrl+S”即可 保存文档。 (2)另存文档 单击“文件”/“另存为”,打开“另存为”对话框, 在对话框中定位置、定文件名、定类型,然后单击“保存” 按钮。 (3)自动保存 单击“工具”/“选项”命令,可打开“选项”对话框 中“保存”选项卡,设置“自动保存时间间隔”。 (4)保存文档的多个版本 单击“文件”/“版本”/“现在保存”。在“版本备注” 文档自动命名:创建普通文档时,“文档1”、“文档2”… 框中,键入关于正在保存的版本的说明,单击“确定”按 另存文档时;由“文档x”?文档的首行文字。 钮。

7.管理文档
(1) 打开文档 (4) 设置文件属性 (2) 文件搜索 (3) 关闭文档 (5) 设置文档安全性

“文件”菜单尾部有MRU(最近使用过的文件)列表

8.打印文档
(1) 打印预览 (2) 打印输出
单击“文件”/“打印”命令,打开“打印”对话框。可设置打 印机属性、打印内容、页面范围、打印份数、缩放打印功能。

9. 中文Word 2003的退出
(1) 单击“关闭”按钮; (2) Word菜单方式
在Word窗口中,打开“文件”菜单,选择“退出”命令。

(3) 控制菜单方式
双击控制菜单图标或单击后在控制菜单中选择“关闭”命令。

(4) 快捷键方式
直接按“Alt+F4”关闭Word的文档窗口。

退出Word前要保存正在处理的文档,若文档已做过修改 但还未保存,Word系统会先提示用户保存对文档的修改, 然后根据用户的选择退出或继续。

二、编辑文本
1.Word文本编辑模式与特点
(1) 移动插入点
用户可以在文本区中插入文字、图形、表格等对象,这些对象 将出现在插入点所在的位置,供用户进行编辑、修改。
表4.1 按键 “左箭头” “Ctrl+左箭头” “Ctrl+上箭头” “Shift+Tab” “上箭头” “End” “Alt+Ctrl+Page Up” “Page Up” “Ctrl+Page Down” 功能 左移一个字符 左移一个单词 上移一段
表格中左移一个单元格

移动插入点 按键 “右箭头” “Ctrl+右箭头” “Ctrl+下箭头” “Tab” “下箭头” “Home” “Alt+Ctrl+PageDown” “Page Down” “Ctrl+Page Up”

功能 右移一个字符 右移一个单词 下移一段
表格中右移一个单元格

上移一行 移至行尾 移至窗口顶端 上移一屏(滚动) 移至下页顶端

下移一行 移至行首 移至窗口结尾 下移一屏(滚动) 移至上页顶端

“Ctrl+End” “Shift+F5”

“Ctrl+Home” 移至文档结尾 移至文档开头 移至前一处修订或上一次关闭文档时插入点所在位置

(2) 设置文本编辑模式
文本编辑模式有两种:插入模式和改写模式。

插入模式:新键入的文本直接插入到原有文本之间, 插入点后面的文本向后移动。 改写模式:新文本会覆盖插入点后面的原有文本。
Insert键是设置文本编辑模式的开关键。另外,双击WORD 状态栏中的“改写” 标识也能达到更改文本编辑模式的效果。

(3) 记忆式输入功能
记忆式输入功能使用户在键入日期和“自动图文集” 词条中的单词或短语的一部分内容时可以获得余下部 分内容的提示。

(4) 智能标记
智能标记是Word 2003的一种方便用户输入的新工 具,它能够自动识别文档中特定类型的数据。例如: 中文日期、时间、英文人名或Outlook通讯簿中的人名、 地址、度量单位等。 单击“工具”\“选项”命令,在“选项”对话框中 的“视图”选项卡的“显示”区域中,选中或清除 “智能标记”复选框可设置显示或隐藏智能标记。

(4) 即点即输

2.文本输入
(1) 字符的插入与删除 插入字符 确定插入点后,根据需要选择文本编辑模式后直接 从键盘上键入即可。 删除字符 按“Backspace”键,删除插入点左侧的一个字符; 按“Ctrl+Backspace” 键,删除一个单词; 按“Delete”键,删除插入点右侧的一个字符; 按“Ctrl+Delete”键,删除一个单词。

(2) 换行与空格的处理
Word能自动地按版面大小调整每行的长度,并能在文本 到达页面右边距时自动换行。只有在一个段落结束时才需人 为地键入一个“Enter”符号,这时Word在每一段的后面加上 一个段落标记,并产生一个与前一段格式相同的新段落。 单击“视图”菜单的“显示段落标记”复选项,可显示或隐藏 段落标记。 单击“显示/隐藏编辑标记”按钮 ,可显示或隐藏编辑标 记。 删除或插入文字后,Word能够自动调整该文字前后的空 格。例如,Word能删除句号之前多余空格,或在两个单词之 间添加空格。此外,标题和每一个段落前的空格在排版时 Word将自动进行调整,勿需人为地输入空格。

(3) 特殊符号的输入
1) 用组合键输入特殊符号的方法。 “Ctrl+Enter”:分页符、 “Ctrl+Shift+Enter”:列分隔符等。 2)单击“插入”/“符号”命令。打开“符号”对话框。 3) 单击“插入”/“特殊符号”命令。打开“插入特殊符号”对 话框。 4)利用某汉字输入法的软键盘也可以输入特殊符号。

(4) 插入自动图文集词条
要将自动图文集词条插入文档,先将插入点移到要 插入的位置,然后单击“插入”\“自动图文集”命令, 指向其中某一个分类,单击所需的词条即可。

创建和删除自动 图文集词条

(5) 断字功能
Word的断字功能可自动消除两端对齐文字中的多余 “缺口”或“空白”,保持较窄的分栏中各行的长度 相等,使得文档的外观更加美观、专业。

(6) 撤消误操作
“常用”工具栏上“撤消”与“恢复”按钮。

3.文本选定
(1) 用鼠标选定文本 要选定任何数量的文本,只要按住鼠标 左键拖过这些文本;要选定一大块文本,则单击要选定内容的 起始处,然后滚动到要选定内容的结尾处,在按住“Shift”键的 同时单击。 (2) 用文本选定区选定文本 将鼠标指针移动到文本选定区, 指针变为指向右上的箭头,此时单击鼠标左键可选定鼠标所在 行的一行文本;双击可选定所在段落;三击可选定整篇文档。 在文本选定区将鼠标向上或向下拖动鼠标可选定多行文本;在 文本选定区双击并向上或向下拖动鼠标可选定多个段落。 (3) 选定垂直文本 选定文本中的某一矩形块内的文本(称为垂 直文本)。要选定垂直文本,只需按住“Alt”键,然后按住鼠 标左键拖过要选定的文本。 (4) 键盘来选定文本:按住“Shift”不放并同时按能够移动插入 点的其它键。

4.文本校对或修订
(1) 拼写和语法检查

红色波浪线: 有拼写错误 嫌疑; 绿色波浪线: 有语法错误 嫌疑。

(2) 使用自动更正
“自动更正”功能 可自动检测并更正 键入错误、误拼的 单词、语法错误和 错误的大小写。例 如,如果键入“teh” 及空格,则“自动 更正”会将键入内 容替换为“the”。用 户可以方便地添加 自己的“自动更正” 词条或删除不需要 的词条。

(3) 批注
批注是作者或审阅者给文档添加的注释或注解。 每次给文档添加批注时,Word 都在文档中以隐藏 文字的格式插入批注标记(批注者的缩写和编号)。 打开批注窗格时将显示批注标记。 如果关闭了批注窗格,可以通过单击“常用”工 具栏上的“显示/隐藏”按钮来显示批注标记。

“审阅”工具栏

5.文本复制、移动和删除
(1)删除选定文本 “剪切”或“Ctrl+X”。剪切内容被放到剪贴板中。 按“Delete”或“Backspace”键删除,直接删除。 (2)复制选定文本(可从其它文档或网页复制内容) 先 “ 复 制 ” 或 “ Ctrl+C” ) , 后 “ 粘 贴 ” 或 “Ctrl+V”。 (3)移动选定文本 先“剪切”,后“粘贴”。 (4)拖放式正文编辑 直接拖动选定内容,移动; 在拖动时按住“Ctrl”键,复制。

(5) 选择性粘贴
直接单击剪贴板任务窗格中各图标即可将其内容粘 贴到插入点处,但有时粘贴过来的格式不符合要求。 使用“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令对于在 不同类型的文件中进行复制和移动非常方便。

6.文本的查找、替换和定位
(1) 简单的查找和替换 (2) 设置搜索选项
在扩展的“查找和替换”对话框中可设置各种搜索选 项(包括搜索范围、搜索方式等)及查找和替换格式、 特殊字符、标记,实现更复杂的查找与替换。

(3) 快速定位

三、 文档排版
1、字符格式设置
所谓字符格式设置就是对文档中字符的形状、大小、 颜色等字符外观及字符之间的关系进行设置。
(1) 字符外观
字符外观包括中文字体和英文字体、字号(即字的大小)、颜 色及对字符的各种修饰。

(2) 字符之间的关系
字符之间的关系包括字符间距、字符的横向缩放比例、字符位 置(即相对其他文字提升或下降)。

(3) 动态效果 (4) 字体对话框(“格式”/“字体”) (5) 格式工具栏(“视图”/“工具栏”)

(6) 字符格式设置快捷键
字符格式设置还可以通过快捷键进行。
表4.3 快捷键 “Ctrl+Shift+F” “Ctrl+Shift+>” “Ctrl+右方括号” 改变字体 增大字号 逐磅增大字号 功能 字符格式设置快捷键 快捷键 “Ctrl+Shift+P” “Ctrl+Shift+<” “Ctrl+左方括号” 改变字号 减小字号 逐磅减小字号 功能

“Ctrl+D”
“Ctrl+Shift+A” “Ctrl+U” “Ctrl+Shift+D”

改变字符格式
将所有字母设为大写 应用下划线格式 给文字添加双下划线

“Shift+F3”
“Ctrl+B” “Ctrl+Shift+W” “Ctrl+Shift+H”

改变字母大小写
应用加粗格式 给字词(空格除外) 加下划线 应用隐藏文字格式

“Ctrl+I”
“Ctrl+等号” “Ctrl+Shift+Z” “Ctrl+Shift+*”

应用倾斜格式
应用下标格式 (自动间距) 取消人工设置 的字符格式 显示非打印字符

“Ctrl+Shift+K”
“Ctrl+Shift+加号”

将所有字母设成小写
应用上标格式 (自动间距) 将所选部分 设为Symbol字体 查看文字格式

“Ctrl+Shift+Q” “Shift+F1”

“Ctrl+Shift+C”

复制格式

“Ctrl+Shift+V”

粘贴格式

2、段落格式设置
段落格式设置就是对段落的布局进行设计。在 Word 中,段落是独立的信息单位,具有自身的格式 特征。 每个段落的结尾处都有段落标记。段落标记不仅 标志该段落的结束,而且包括了该段落的全部格式 信息。 段落格式主要包括文字缩进与对齐、行间距与段 落间距、项目符号和编号、文字方向、段落样式等 。中文排版系统中,用户不仅可以以厘米、磅为单 位,还可以以字符为单位设置缩进、页边距、行距 、字符间距等段落格式。

(1) 段落样式
样式是应用于文本段落的一系列格式方案,Word 新建空白文档的默认样式为“正文”样式。除此以外 还包括各种标题样式、适合于中文处理的正文(首行 缩进两字)样式、列表项目符号样式和用于表格的网 格型样式等。 先选中段落,后单击“格式”工具栏左端“样式” 框中的所需的样式,就可以快速实现对文档的段落 和字符格式设置。 单击“格式”\“样式和格式”命令,或将任务窗格 切换到“样式和格式”,可预览并选用其他样式。

(2) 段落缩进
(3) 对齐方式
左对齐、右对齐、居中、两端对齐、分散对齐

(4) 间距设置
行间距和段落间距

(5) 项目符号与编号
“项目符号与编号”功能具有自动调节编号的能力; 可单击“格式”工具栏上的“增加缩进量”按钮或“减 少缩进量”按钮或在大纲视图下通过“大纲”工具栏中的 “提升”和“降低”按钮更改项目级别。

(6) 字符与段落的特殊效果
① 首字下沉 ② 控制段落的断开 在“段落”对话框的“换行和分页”选项卡上设 置,可以避免在另一个新页上出现单独的一行(称 为控制孤行)。 ③ 中文版式 单击“格式”/“中文版式”,可设置汉语拼音 注解、带圈字符等。

3.设置页面格式
(1).页面设置
页面设置 就是设计文 档在打印纸 张上的布局 效果,包括 指定纸张大 小和方向、 页边距。

(2) 分页与分节
Word文档的页面设置是 以节为单位进行的。用户 可以用节在一页之内或页 与页之间改变文档的布局 ,在其中设置某些页面格 式设置选项。 例如,可将报告内容 提要一节的格式设置为一 栏,而将后面报告正文部 分的一节设置成两栏。 一般文档只有一节。

(3) 插入页码

单击“插入”菜单中的“页码” 命令

(4)分栏

注意: 若要所分的每栏具有同样高度,应该 在所选文字后至少留有一个段落标记。

(5)页眉与页脚
单击“视图”/“页眉和页脚”命令创建页眉和页脚。 “页面设置”对话框的“版式”选项卡“奇偶页不同” 。

(6)主题
主题是一套设计风格统一的元素和配色方案,包括背景颜色 或图形、正文和标题样式、项目符号、水平线、超级链接的颜 色和表格边框的颜色。 可以使用“格式”菜单中的“主题”命令,来应用新的主 题、更改为其他主题或取消应用主题。

(7) 格式复制
将已有文本的格式复制到另一段文本。

(8) 添加边框和底纹
1) 边框
选择要加边 框的段落 格式/边 框和底纹 进行边框线型、位 置、颜色等设置

表格和边框工具栏的对应按钮

2) 底纹
选择要加底 纹的段落 格式/边 框和底纹 进行底纹灰度、前 景、背景等设置

四、表格制作
Word中的表格由排列成行列的单元格组成,表 格中所有单元格都初始化成段落格式,用户可以 在单元格中填写文字和插入图片等对象。 Word中的表格可以操作的部分主要有:边框、 单元格和行的结束标记、单元格间距和边距、表 格移动控点和尺寸控点。 表格的边框可以是虚的,但虚框和结束标记都 只能显示而不能打印。

1. 创建表格
(1) 插入表格
插入表格 插入点 定位 “表格”/“ 插入表格”
向右下拖曳到所 需的行、列数

输入行、列数

(2) 绘制表格工具

(3) 表格与文本的转换 (4) 绘制斜线表头(“表格”菜单的“绘制斜线表头”) (5) 填写表格数据
Tab 在各单元格之间向下移动 ,Shift+Tab 向前 上一行 下一行 右单元格 左单元格

2. 编辑表格
(1) 选定编辑对象
单元格:单击单元格 列:单击上边界区域 行:单击左边选定区 块:拖曳 “表格”/ “插入”

(2) 插入单元格、行、列和表格
先选定单元格、行或列

(3) 删除单元格、行、列和表格
先选定欲删除的单元格、行或列

(4) 移动(复制)行或列
选定行 或列 剪切 (复制) (Ctrl+)拖曳

“表格”/ “删 除”
粘贴

插入点定位

(5) 单元格的合并与拆分

注意:表格编辑也可用表格 菜单的相应命令实现。

3. 设置表格格式
(1) 设置表格尺寸与表格分页
1) 拖动表格尺寸控点 2) “表格”\“自动调整”\“根据窗口调整表格 ”命令 3) 表格分页

× √

(2) 改变行高和列宽
1)用鼠标调整行高和列宽
鼠标移到表格的框线 或标尺处的行、列标志
直接拖曳

2)用 “表格|表格属性” 命令改变行高、列宽(见上页图)
行高 有两种 方式
最小值:指定最小值,当内容超过,转为自动方式。 固定值:高度不变,当内容超过,超过部分不显示。

3) 自动调整列宽和均匀分布行、列
“表格|自动调整”子菜单; 可根据不同命令调整列宽;

均匀分布行、列。

(3) 设置表格框线和底纹
单击“格式”菜单中的“边框和底纹” 命令

(4) 表格的对齐和环绕

“格式” \“文字方向”菜单命令

(5) 自动套用格式
“表格” \“表格自动套用格式”菜单命令

4. 排序与计算
(1) 计算
表格行列号表示: 列号 A,B,C... ,行号 1,2,3...

单元格地址: 列行号

如B4 、F7 表格区域:左上角列行号 : 右下列行号
定位在存放计算 结果的单元格 “表格”/“公式 ”

如果数据源更改了, 可以选定该域,然 后按 F9 键,更新计 算结果。

如 A4:C9
选择函数及输入 计算的区域

(2) 表格的排序
将插入点移动到 要排序的表格中
表格/排序
设置排序的优 先次序和方式

注意:排序可按数字、笔画、拼音等方式以递增或递减排列
当主关键字有大小相同项时,还可按次关键字排序 “表格和边框”工具栏的“ ”、“ 排序。 ” 可对选定单列内容的

(3) 由表生成图
将表格中的数据生成各种统计图
选定表格中 作图的数据 插入/图片/图表 插入/ 对象 生成默认的 三维柱型图

选择Graph

五、图形对象
在Word中可以使用两种类型的图形来增强文档的 效果:图形对象和图片。 图形对象包括自选图形、艺术字等; 图片是指由其他文件创建的图形,包括位图、扫描 的图片和照片以及剪贴画。

图形对象被选中后,对象四周会出现尺寸控点、旋 转控点和样式控点,与对象相关的工具栏一般也会同 时出现。

1. 对象的链接与嵌入
(1)链接与嵌入的基本概念 (2)链接与嵌入操作 “插入”/“图片”命令,打开“插入图片”对 话框。
(3)链接或嵌入对象的编辑 双击嵌入对象即可打开该对象; 单击“编辑”/“链接”命令,再单击链接对象, 单击“打开源”按钮 。 (4)断开与链接对象的连接 单击“编辑”/“链接”命令。 在“源文件”框中单击要断开的链接对象。

2.图片的插入
(1) “插入”/“图片”菜单命 令

(2)插入屏幕抓图(桌面、窗体、桌面局部) (3)插入数学公式

3. 绘制图形
(1) 画布与基本图形
绘图画布是一种容纳图形对象 的容器,也是一种图形对象,主 要用于绘图或使用简单图形组合 复杂图形时帮助安排图形的大小 和位置。 可以清除“选项”对话框的“ 插入‘自选图形’时自动创建绘 图画布”复选框。

(2) 绘制自选图形

(3) 组合图形对象
各个图形对象是分层叠放的,必要时需组合在一起。

4. 文本框

文本框是将文字、表格、图形精确定位的有力工具,在框内 纳入的图形必须是“嵌入式” 。

(1) 创建文本框
“插入”/ “文本框” 或单击绘图工具栏的文本框按钮

(2) 创建带引出线的标注或标签
单击“绘图”工具栏的“自选图形”, 指向“标注”,选择所需的标注样式 。

(3) 文本框的链接与断开
在页面视图中单击第一个文本框后,单击“文本框”工具栏上的“创 建文本框链接”按钮,然后移动文本框工具栏直立的罐状指针到希望链 接的文本框,当指针变为倾斜的形状时,单击该空白文本框。

(4) 更改文本框形状和外观
在页面视图中选定文本框,单击“绘图”工具栏上的“绘图”, 在“改变自选图形”的各工具板中选择类别及形状。 利用文本框还可以创建水印、丰富的格式设置(三维效果、阴影 、边框类型和颜色等)。

5. 设置图片格式
(1) 选定图形 在图形任意位置,单击鼠标,有8个方向的句柄。 (2) 图形缩放 选定图形 (3) 图形裁剪 图片工具栏 的裁剪按钮 格式/图片 鼠标指针指向 某句柄拖曳 鼠标指针指 向某句柄 格式/图片

拖曳鼠标缩放 设置缩放比例

选定图形

设置裁剪的尺寸

(4) 改变图形的环绕方式
两种图文组合方式:浮动式和嵌入式
“图片”工具栏的文字环绕按 钮 选定图形 设置环绕方式(可实现 格式/图片 浮动式和嵌入式的转换) (5) 改变图片的颜色、亮度、对比度和背景 选定图形片 “图片”工具栏的 “图象控制” 、“增加对比度”、 “增加亮度 等按钮” 快捷菜单 “设置图片格式 ”

6. 移动(复制)图形
选定图形

剪切或复制
(Ctrl+)拖曳

插入点定位

粘贴

六、水印
方法1:当文档中某一页要有水印,通过图形的叠放次序来制作。

插入作为水 印的图形

对图形的图像控制 设置为水印,图形 环绕方式为无

图形的叠放 次序为置于 文字下方

方法2:当文档中每一页要有图形水印,可通过页眉和页脚命令和文本框 结合制作。 对图形的图像控制 建立文本框,插入 视图/页眉 设置为水印,文本 作为水印的图形 和页脚 框环绕方式为无 方法3:当文档中每一页要有文字水印,可通过背景命令实现。

格式/背景

水印文字输入、格式、形式

七、邮件合并
要打印多份信件,其内容大部分相同,只有少 部分数据变化。如成绩通知单、入取通知书等。
邮件合并工具栏

操作过程:
(1) 建立主文档 (2) 建立数据源

主文档通常以套用信函的方式建立,并 输入邮件中固定的内容。

数据源是存放在另一个文件中的表格, 表格中的内容为邮件中个性化的内容。 (3) 在主文档中,通过“邮件合并”工具栏“打开数据源” (4) 在主文档中,通过“邮件合并”工具栏将数据源中的 各个项(域名)插入到主文档中。 (5) 单击“邮件合并工具栏”中的“合并到新文档”按 钮。

作业
? ? ? ? P214 习题四 一 单选题 1~15 四 填空题 1~10 五 简答题 2~5


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1.1 办公自动化概述办公自动化的发展过程公元前3200年埃及人发明了墨水,...文字处理软件--Word 电子表格处理软件--Excel 演示文稿制作软件--PowerPoint 数据...
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