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第3章 办公自动化_图文

第3章 办公自动化
3.1办公自动化综述 3.1.1办公自动化的概念 3.1.2办公自动化的发展 3.2文字处理 3.2.1汉字编码和汉字的输入 3.2.2文档管理与文字编辑 3.2.3页面设置与打印 3.2.4段落格式化 3.2.5字符格式化 3.2.6处理图形 3.2.7处理表格 3.2.8其它文字处理软件 3.3 电子表格 3.3.1基本概念(工作簿、工作表和单元格) 3.3.2数据录入 3.3.3公式与函数的使用 3.3.4电子表格中的图表 3.3.5电子表格的数据管理 3.4演示文稿 3.4.1编辑演示文稿 3.4.2格式化演示文稿 3.4.3动画方案

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3.1办公自动化综述
3.1.1办公自动化的概念 3.1.2办公自动化的发展

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3.1.1办公自动化的概念
? 1936年在美国首次提出办公自动化(Office Automation,OA)的概念。20世纪 70年代, 美国麻省理工学院M.C.Zisman教授为办公自 动化下了一个较为完整的定义: ? 办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系 统科学及行为科学应用于传统的数据处理方式 难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非 数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。

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3.1.2办公自动化的发展
办公自动化就是用信息技术把办公过程电 子化、数字化,就是要创造一个集成的办公环 境,使所有的办公人员都在同一个桌面环境下 一起工作。具体来说,主要实现下面七个方面 的功能: (1)建立内部的通信平台。 (2)建立信息发布的平台。 (3)实现工作流程的自动化。 (4)实现文档管理的自动化。 (5)辅助办公。 (6)信息集成。 (7)实现分布式办公。 4

3.2文字处理
3.2.1汉字编码和汉字的输入 3.2.2文档管理与文字编辑 3.2.3页面设置与打印 3.2.4段落格式化 3.2.5字符格式化 3.2.6处理图形 3.2.7处理表格 3.2.8其它文字处理软
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3.2.1汉字编码和汉字的输入
1.汉字编码
在汉字处理流程的不同阶段,为了适应汉字在其处 理的不同阶段有不同的要求,汉字采用不同的编码。

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2.汉字的输入
(1)拼音输入法 全拼输入法的使用要点如下: 1)用鼠标左键单击桌面右下角的“En”图标,选择全拼输入法; 2)输入时一律用小写字母; 3)单字输入时,韵母“ü”用V代替。 (2)五笔字型输入法简介 特点是字词兼容,重码少,速度快,但比拼音输入法难学。根据汉字特点,共选 出130个字根,合理安排在A~Y的25个键上,输入一个汉字只需按2~4下键。 (3)输入法的使用 1)启动和关闭输入法 按【Ctrl+空格】键。这也是当前的中文输入法和西文的切换方法。 2)输入法切换 按【Ctrl+Shift】键(默认设置),或单击“输入法指示器”,在弹出的输入法 菜单中选择一种汉字输入法。这是在所有的输入法间循环切换的方法。 3)全角/半角切换 按【Shift+空格]键,或单击输入法状态窗口中的【全角/半角切换】按钮。 4)中英文标点切换 按【Ctrl+.]键。或单击“输入法指示器”上的【中英文标点切换】。
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3.2.2文档管理与文字编辑
1.文档管理 新建、打开、保存及查找文档文件的操作 是文档管理的主要内容。 2.文字编辑 编辑文本包括:选定对象文本的插入、移 动、复制和删除、查找与替换、以及命令 的恢复、重复和撤消等操作。
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文字编辑
(1)选定对象 (2)剪切、复制与粘贴 (3)复制与移动文本块 (4)删除 (5)查找和替换 (6)自动图文集和自动更正 (7)撤消和恢复

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3.2.3页面设置与打印 1.页面设置 2.打印 (1)打印预览 (2)打印
– 1)打印当前文档 – 2)打印多篇文档

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3.2.4段落格式化
1.段落格式的设置方法 段落格式的设置方法主要有3种: ? 使用“格式”工具栏中的工具按钮,可以进 行的设置有水平对齐方式、缩进、段落编号 和项目符号。 ? 使用标尺进行粗略设置。通过这种方法可以 设置段落的缩进和制表位。 ? 对于段落的精确设置,需要使用“格式”菜 单下的“段落”命令,在弹出的“段落”对 话框中完成。
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2.设置段落格式
(1)水平方向上的对齐方式 (2)缩进 (3)设置段落间距 (4)设置行间距 (5)项目符号和编号 (6)边框和底纹

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3.2.5字符格式化

1.字符格式设置方法: 方法一: 先选择文字,后用字符格式化命令,设置所选文字格 式; 方法二: 不选择文字,先用字符格式化命令,则设置插入点位 置输入的文字格式。 方法三: 利用格式刷快速复制格式。先选择要复制格式的对象, 单击或双击格式刷(多次复制格式),再单击需要 获得格式的文字。 13

2.具体的字符格式设置
(1)设置字体、字型和字号等:使用格式工具栏设置; 或单击鼠标右键,单击快捷菜单中的“字体”命令; 或选择“格式”菜单的“字体”命令,在“字体” 选项卡中设置。 (2)设置字符间距:在“字体”对话框的“字符间距” 选项卡下可以调整字符间距。 (3)设置字符效果:在“字体”对话框的“文字效果” 选项卡中设置。 (4)设置字符颜色:可以采用前面提到的字符格式设 置的3中方法之一进行设置。 (5)设置字符边框和底纹: 可以采用前面提到的字符 格式设置的3中方法之一进行设置。
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3.2.6处理图形
1.绘图 (1)绘制图形 (2)插入图形 (3)文本框 (4)艺术字 2. 图文混排

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3.2.7处理表格
1.生成表格 方法一、 使用“插入表格”按钮。 方法二、 用“表格”菜单中的“插入表格”命令,按所 指定的行数和列数、表格格式等选项插入一张表格。 方法三、 使用“表格和边框”工具栏中的按钮。 方法四、将文本转换为表格。 方法五、手工绘制表格。

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2.移动、复制或删除表格及其内容

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(2)移动和复制表格中的内容 方法类似于Word文本,可以移动和复制一个或者多 个字、整个单元格的内容和多个单元格的内容。对 整个表格进行移动或复制: ? 在页面视图下,将指针停留在表格的左上角附近, 出现表格移动控点后,拖动到新位置即可。 ? 选定整个表格,利用剪贴板进行移动和复制。 (3)删除表格或表格中的内容 删除内容:选择内容后打Delete;删除表格:点中 要删除表格的任一单元,点“表格”菜单下的“删 除”选“表格”。
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3. 在表格中添加与删除单元格、行或列
(1)选择要操作的单元格(如果是行与列操作,选择 所操作行或列) (2)选择“表格”菜单中的“插入”命令或者“删 除”命令,在其子菜单中单击一个选项,选择操作 的行、列、单元格及其位置。若要在表格的最后插 入一行,可单击表格的最后一行的最后一个单元格, 然后按Tab键,或将插入点移到最后一行的结束符 上,按回车键或者Tab键。 也可以选择一个单元格或者一行或者多行或者 一列或者多列,然后用右键菜单操作。
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4. 拆分与合并单元格
(1) 拆分表格 首先单击要成为第二个表格首行的那一行,然后使用“表格” 菜单上的“拆分表格”命令。注意:只可上下拆分。 (2) 拆分单元格 首先选中要拆分的一个或多个单元格,然后使用“表格”菜 单上的“拆分单元格”命令,Word将打开“拆分单元格” 对话框,从中选择要拆分的行数及列数, 可拆成多行多列。 (3)合并单元格 要合并单元格,首先要选择希望合并的单元格(至少有两个), 然后使用“表格”菜单上的“合并单元格”命令。

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5. 调整表格尺寸大小
(1) 调整整个表格的尺寸 在页面视图上,当鼠标指向某一表格,在左上方出现移动控点 的同时,右下方会出现一个空心的小方格,称为尺寸控点, 拖动此控点可以得到所需的表格尺寸。 (2)调整行高和列宽 用鼠标拖动即可调整行高,拖动调整列宽复杂一些,如下: ? 直接拖动,只改变拖动列边界相邻两列的宽度,其余的列宽 不变,表的总宽度也不变。 ? Ctrl+拖动,只改变拖动边界左边的列宽,其余各列列宽不变, 表的总宽度变化。 ? Shift+拖动, 表的总宽度不变,拖动边界时,右面各列自动 调整列宽。 ? Ctrl+Shift+拖动,表的总宽度不变,右面各列均等宽。 如果要将行高和列宽调整成精确数值,请选中相应的单元格并 用“表格”菜单中或者快捷菜单中的“表格属性”对话框。
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6.表格属性
表格属性用来设置与表格有关的各种选项,如 表格大小、对齐方式和文字环绕方式;行高、 行的分页规则和标题行选项;列宽;单元格的 大小、对齐方式等。方法:将插入点移到表格 中,单击“表格”菜单的“表格属性”命令项; 或双击表格移动控点 。

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3.3 电子表格
3.3.1基本概念

(工作簿、工作表和单元格) 3.3.2数据录入 3.3.3公式与函数的使用 3.3.4电子表格中的图表 3.3.5电子表格的数据管理

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3.3.1基本概念

(工作簿、工作表和单元格)
在Microsoft Excel 中,工作簿是处理和存 储数据的文件。由于每个工作簿可以包含 多张工作表,因此可在一个文件中管理多 种类型的相关信息。默认的情况下,Excel 2003 的一个工作簿中有 3 张工作表,当前 的工作表为 Sheet1,用户根据实际情况可 以增减工作表和选择工作表。一个工作簿 就是一个 Excel 文件,其扩展名为“.XLS”。
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3.3.2数据录入
1.输入数字、文字、日期或时间 (1)文本输入 (2)数值输入 (3)日期时间数据的输入 2.数据自动输入 (1)在同一行或列中复制数据 (2)填充数字、日期或其他序列 (3)创建自定义填充序列或排序次序 (4)产生一个序列 3.输入有效数据
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3.3.3公式与函数的使用
? 1.使用公式 (1)构造公式 ① 公式运算符 Excel 包含四种类型的运算符: ? 算术运算符:+、-、*、/、%和^(乘方) ? 比较运算符:包括=、>、>=、<、<=、 < > ? 文本运算符:使用 &(和号)将两个文本值连接或 串起来产生一个连续的文本值。 ? 引用运算符:包括:(冒号) ——区域运算符,对 两个引用之间,包括两个引用在内的所有单元格进 行引用; ,(逗号)—— 联合操作符,将多个引用 合并为一个引用。

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? 运算符的优先级 由高到低各运算符的优先级是:(),%,^, *、/,+、-,&,比较运算符。如果运算优先 级相同,则按从左到右的顺序计算。 ? ②公式输入 ? 公式一般都可以直接输入,操作方法为:先 选取要输入公式的单元格如F4,再输入诸如 “=C4+D4+E4”的公式。最后按回车键或鼠 标单击编辑栏中的“√”按钮。 ? (2)编辑公式
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2.使用函数
(1)函数输入 (2)自动求和 (3)自动计算 3.单元格引用和公式的复制 (1)相对引用 (2)绝对引用 (3)相对引用与绝对引用之间的切换

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3.3.4电子表格中的图表
1.创建图表 (1)利用图表向导创建图表 (2)快速建立图表 2.图表的编辑 (1)修改用来生成图表的单元格区域 (2)效果显示的设置 (3)图表的格式化

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3.3.5电子表格的数据管理
1.数据列表 2.数据排序
(1)简单数据排序 (2)复杂数据排序

3.数据筛选
(1)简单自动筛选 (2)自定义自动筛选 (3)高级筛选

4.分类汇总 5.数据透视表
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3.4 演示文稿
3.4.1编辑演示文稿 3.4.2格式化演示文稿 3.4.3动画方案 3.4.4演示文稿的播放

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? 在PowerPoint中,演示文稿和幻灯片这 两个概念还是有些差别的,利用 PowerPoint做出来的东西就叫演示文稿, 它是一个文件。而演示文稿中的每一页就 叫幻灯片,每张幻灯片都是演示文稿中既 相互独立又相互联系的内容。

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3.4.1编辑演示文稿
1.文本的操作 2.图形、图片、艺术字 3.影片和声音
(1)插入声音或音乐 (2)插入视频

4.插入Word或Excel中的表格、图表
(1)插入Word表格 (2)插入Excel工作表 (3)插入图表
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3.4.2格式化演示文稿
? 格式化演示文稿包括幻灯片外观设计和对其 中的文字字符及段落、图片等信息的格式化 操作等。很多格式化操作方式与Word类似。 在此简单介绍幻灯片外观设计。 ? 外观设计的目的是使演示文稿有统一的外观。 控制幻灯片外观的方法有三种:母版、配色 方案、设计模板。

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3.4.3动画方案
? 为了在幻灯片放映时使内容重点突出、形式 生动活泼、方式灵活多变、有声有色有趣, 在放映设计时可以对放映效果进行特殊的设 计: ? 设计动画效果 ? 幻灯片的切换方式 ? 声音效果 ? 对放映时间顺序控制的设计
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3.4.4演示文稿的播放
可以使用三种不同的方式运行幻灯片放映: ? 演讲者放映(全屏幕)。 ? 观众自行浏览(窗口)放映。 ? 展台浏览(全屏幕)放映。

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