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PPT制作技巧全集_图文

PPT制作技巧全集

PPT汇报文件在商业沟通中扮演重要的角色

文字沟通

语言沟通

多媒体沟通

1

制作PPT汇报文件的一般步骤

绘制PPT
明确中心思想
(要展示什么?要达 到什么样的目的?) (如何展示最生动 ?最吸引人?)

梳理结构,建立论证
(先展示什么,后展 示什么?)

2

第一步:明确中心思想

3

传达的中心思想应符合一定标准

具体的,而 不是笼统的

统领的,而 不是局部的

具有冲击力 的,而不是 平淡的

以事实和科学分 析为基础的,而 不是“拍脑袋” 的

4

第二步:梳理结构,建立论证
画“豆腐块”是构 思PPT的好工具

5

组织PPT汇报内容的结构
?并列式 ?串行式

适用条件: ? 汇报的工作不是单一的,而是多 项工作,相当于多个模块 ? 中心论点由若干个分论点组成, 需要一一展开阐述

适用条件:
? 只汇报一项工作/围绕一个主题/阐 述一个观点 ? 汇报内容具有清晰的主线,逻辑 性强(如因果关系、对比关系、 顺序关系、包含关系,等等)
6

选择合适的切入点

从问题入手

? ...

从解决方案入手

? ...

从理论入手

? ...

从成功案例/同行业其他成功经验入手

? ...

……

? ...
7

第三步:绘制PPT
本页标题

LOGO

调 查 问 卷 显 示 , × &^% #% & ¥ #
( × &% ¥ #@ ! @ % 86% 的 被 调 查 者 × % &#¥ 88% 的 被 调 查 者 认 为 & × ^% ¥ # @ %

# ¥ % ^& × ! @

领 导 : 44 5 人 领 导 : 5人 中 层 领 导 : 44 0 4 人 中 层 领 导 : 04人 项 目 组 : 11 6 9 人 项 目 组 : 69人

^% # ¥ # @ × ( @

普 通 员 工 : 88 1 1 人 普 通 员 工 : 11人 共 调 查 : 11 4 2 9 人 共 调 查 : 429人
58% 的 被 调 查 者 认 为 & ^% ¥ # @ 》?: 89% 的 被 调 查 者 认 《 》 : ”) & ^# ¥

& ^× % ( & ^& ^¥ — +

说明:项目组分析

8 8

内容素材( 如图表、文 本、标注)

其他说明
8

PPT的一般绘制方法

IV.修改润色

III.选择并绘制素材
II.拟好标题 I.确定模板
确定汇报文件的风格 ? 背景 ? LOGO ? 页码 ?…… 根据切割的“豆腐块” 选择合适的素材,进 ,撰写每页PPT的题目 行绘制和构图 ? 正文 ? 目录页 ?…… ? 图表 ? 文本 ? 动画 ?…… 对PPT中的各个组成 部分,如颜色、图形 的位置、标题内容等 进行修改,以达到最 佳的表现效果

9

I.

母版和模板的使用技巧
通常,在每页PPT的母版 中放入公司的名称和 LOGO形成的模板会比较 吸引人。

对于使用PPT的新手或者还 不熟练的人来说,可以使用 PPT软件自带的模板。这些 自带模板往往提供比较好的 背景色彩和画面。

10

如何创建自己设计的模板…
(1)选择已有的PPT文件

(2)在“文件”菜单中 选择“另存为”

(3)在“另存为”对话 框中,设置保存类型为 演示文档设计模板

11

你将得到…
下一次,在制作一份PPT汇报文件时,你可以直接利用自己设计的模板(如 test模板),方法如下: ?在“文件”菜单中选择“新建” ?在弹出的对话框中选择模板的名称

12

如何修改母版(1/3)
(1)在“视图”菜单中 的“母版”选项下选择 “幻灯片母版”

幻灯片母版视图

13

如何修改母版(2/3)
(2)修改母版的背景配色方案

? 在“格式”菜单中选择“幻灯片配色方案”选 或者在当前PPT上,单击鼠标右键,在弹出 的快捷菜单中选择“幻灯片配色方案”选项 项

?在出现的“配色方案”对话 框中,选择文本和背景颜色的 搭配方案,可选标准式或自定 义式
选择“全部应用”, 则改变所有PPT的配 色; 选择“应用”,则改 变当前PPT的配色
14

如何修改母版(3/3)
(3)修改母版的前景样式 ? 增加/删除图片(如公司LOGO)、日期、页码等 ? 修改模板中文本框的字体、字号等

15

你将得到…

当母版达到令你满意的修改效果后,你可以退 出母版修改界面,返回到普通PPT页面状态, 方法如下: 在“视图”菜单中选择“普通”选项

16

II.

拟写标题的主要技巧
目录页常用标题: ? 目录 正文标题的要求: ? 阐述当页PPT的中心论点 (简明、具体) ? 起承转合,连缀成文

? 主要议题
? 汇报内容
示例
汇报内容 2003年 & × ( ) 回 顾
? 2003年 & × ( ) ) % 的 发 展 过 程 ? 2003年 & × ^# ¥ % 的 重 要 意 义

我们的工作 我们的成果 我们的团队

2

17

III.

绘制PPT的主要技巧
绘制PPT的主要素材

1

2

3

图表

文字

组合

?

The title slide often differs slightly from the other slides in a presentation in terms of font size, location of the title slide elements, and so on.

& × ^

#¥% (

^ & &(×

(×^

^ & × × (

45*9

18

图表的作用

? 迅速传达信息 ? 直接专注重点

? 更明确地显示其相互关系
? 使信息的表达鲜明生动

19

成功的图表都具备以下几项关键要素
每张图表都 传达一个明 确的信息 销售额正稳步上升 图表与 标题相 辅相成

2000年销售额 百万美元
500 400 300 200

清晰易读

少而精

100 0

格式简单 明了并且 前后连贯 1月 2月 3月 4月 5月 6月 7月 8月

20

示例:预测流程需要改进
10亿美元
3.0 2.8 2.6
2.4 2.2 2.0 1.8 1.6 1.4 1.2 1.0 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999
21

1991年预测法

1992 1993

1994

实际情况

如何设计成功的图表

? 数据类图表 ? 概念类图表

22

数据类图表类型

数据类图表 数值? 销售额(-$000) 东部 $1.2 中部 5.7 西部 12.3 总计 $19.2

? ? ? ?

陈述信息 内容 文字内容 文字内容 文字内容 文字内容

表格

饼形图

条形图

柱形图

线形图

散点图

23

制作以数据为基础的图表分三个步骤

数据

确定要表达的信息

确定比较类型

选择图表类型

24

1、分析图表并确定要表达的信息
数据 信息 比较 图表类型

1993年-1998年 销售额 1993年 1994年 4,244 4,368 信息 销售额在1993年至 1998年间增长迅猛

1995年
1996年 1997年 1998年

6,291
6,989 8,412 9,213

25

2、确定比较类型
数据 信息 比较 图表类型

成分
排序 关联性

频率分布
时间序列

26

五种基本比较类型
比较类型 举例 5月份,甲产品占销售总量的最 大份额

成分

各个部分占整体百分比的大小

排序

不同元素的排序(并列、高于/ 低于其它元素)
一定时间内的变化(在几周、 几个月或几年间的变化趋势; 上升、下降或保持稳定) 在渐进数列中的数量分布

5月份,甲产品的销售超出乙产 品和丙产品
销量自1月份以来稳步上升

时间序列

频率分布

5月份,大多数销售集中在1,000 元和2,000元之间 5月份的销售业绩显示销量与销 售人员的经验并没有联系

关联性

两种可变因素之间的关系

27

3、选择图表类型
数据 信息 比较 图表类型

饼形图

条形图

线形图

柱形图

散点图

28

通过不同的图表表达特定的比较
比较类型 成分 饼形图 排序 时间序列 频率分布 关联性

条形图 图 表 类 型

柱形图

线形图

散点图

29

制作图表可以遵循标准的格式
陈述对所列数 据的理解
对甲产品的需求在过去5年已经增长了2倍多

甲产品的市场需求 百万元 14 16

标签 (Sticker) 对图表内容 进行评述(随 选项)
初步
零售商 批发商

介绍图表的主 题
6

10

7
9*

6

图例(Legend) 阴影部份进 行说明(随选 项)

4

4 8 5
1995 1996 1997

对图表中的某 一元素进行评 述

3 6 3
1993
* 资料来源:

9

1994

1995年2月在甲产品包装容器中发现有毒物质 甲公司; 调研公司

资料来源 (Source)赋于 数据可信度, 使我们可以 用来作为参 考

30

如何设计成功的图表

? 数据类图表

? 概念类图表

31

概念类图表类型

非数据类图表 人员? 陈述信息 内容 文字内容 文字内容 文字内容 文字内容 文字内容 地点? 时间? 时间 1月 12月

? ? ? ?

A B C
组织架构 地图 方式? Gantt

流程图

概念

矩阵图

32

根据以下信息分别绘制概念草图
1

影响企业发展的作用力包括 ? 系统组合的不断老化 ? 业务变化不断加速 ? 技术上的机会层出不穷 这就需要管理层要以远景发展目标为推动力 高绩效的组织应该 ? 以明确的目标作为推动力 ? 从员工中不断获得动力 ? 建立以业绩和客户为核心的组织架构 ? 通过由业绩驱动的核心流程进行组织整合 ? 以开放的沟通作为支持 由于新招聘人员在行业和职能方面的经验不尽相同,我们的培 训方案也必须因人而异 项目通常经历五个阶段:1) 初次接触 2) 项目启动 3) 制定解决 方案 4) 提出建议 5) 实施改革
33

2

3

4

? 影响企业发展的作用力

系统组合 不断老化

技术机会 层出不穷

系统组合 不断老化

业务变化 不断加速

公司

以目标 为推力 的管理

业务变化不断加速

技术机会 层出不穷

34

? 高绩效组织(HPO)

目的
团队 结构

人员 团队 核心 流程 沟通

开放的 沟通

明确的 目的 富有活力 的员工

HPO

以业绩 以客户为 为驱动 中心的组 的流程 织架构

35

? 培训方案
重要技能的 介绍 简单介绍, 温故知新

行 业 经 验

强化培训

行业介绍

职能经验
36

? 项目的五个阶段
V. 实施改革 IV. 提出 建议

I. 初次接触

III. 制定解 决方案 II. 项目 启动

5. 实施 改革 4. 提出 建议 3. 制定解 决方案

1. 初次 接触

I. 初次 接触

II. 项目 启动

III. 制定解 决方案

IV. 提出 建议

V. 实施改革

2. 项目 启动

37

常用的绘图工具
? PPT软件的绘图工具栏
在“工具”菜单中选择“自定义”选项, 在弹出的对话框里选中“绘图”工具

4. 提出 建议
绘图工 具栏

38

? 图片/动画库

L is ts – h o r iz o n ta l ( v a r ia tio n s )

1

2

H e a d in g
? D e ta ils

H e a d in g
? D e ta ils

H e a d in g
? D e ta ils

H e a d in g
? D e ta ils

H e a d in g
? D e ta ils

H e a d in g
? D e ta ils

3

4

H e a d in g
? D e ta ils

H e a d in g
? D e ta ils

H e a d in g
? D e ta ils

H e a d in g
? D e ta ils

H e a d in g
? D e ta ils

H e a d in g
? D e ta ils

M o d u le u n d V a r ia t io n s _ E

8

不断积累和丰富自己的图片库,可 以提高工作效率,并使绘制的PPT 更加专业,达到事半功倍的效果

39

文字的表现形式简单,关键是语句的精练、准确
文本框

C T E 0 2 1 2 2 4 B J (G B )

集团公司领导应关注的其它几个问题
问题 1. 集团公司领导应关注集团层面各专业部门的 举 措 (如 营 维 合 一 ), 鼓 励 相 关 部 门 利 用 B P R 作为有效平台和手段真正贯彻落实下去,并 在实战中深化与细化 原 因 /解 释

?

集团公司各专业部门下达的各种文件及推动的举措如在 描述上不清晰,因此可能造成互相之间似乎冲突或与 B P R 似 乎 冲 突 (尽 管 实 际 上 并 不 冲 突 ) , 由 此 可 能 会 给 本 地 网 带 来 疑 惑 , 也 可 能 给 未 来 的 集 团 包 括 BPR在 内 的 重 大举措的全面推广造成问题,各部门需要强化协调,并 尽 可 能 在 增 强 操 作 性 上 下 功 夫 , 而 不 仅 依 赖 于 “红 头 文 件 ”

2.

集团公司领导应继续鼓励各二级部门投入充 分 的 人 员 及 时 间 , 以 对 “承 包 ”本 地 网 进 行 有 力的指导和协调

?

本地网得到集团公司所承包的职能部门支持的程度有差 异,如大客户部投入资源很大,但一些本地网得到支持 却不足

文字要少而 精; 逻辑关系难 以用概念图 展示时,可 以直接用文 字进行描述

3.

为 本 地 网 BPR实 施 , 集 团 公 司 应 努 力 创 造 外 围 环 境 (如 一 次 性 政 策 等 ), 并 对 此 加 以 明 确

?

集团公司对苏州、昆明薪酬政策支持得到很好效果

4.

考虑将实施验收时间做适当的推迟

?

实施的验收时间比较紧,可能造成走过场或操之过急的 风险

5.

本 地 网 B P R 的 IT 支 撑 与 集 团 IT S P 接 口 需 明 确 的指导 由于激烈的市场竞争,浙江、广东省对解决 针对商客与公客的营销策划、流程与手段的 呼声较高,集团应通过启动营销再造全面推 进商客与公客的营销能力的提高,进一步增 强核心竞争力

?

本 地 网 在 BPR项 目 同 时 会 考 虑 参 照 苏 州 、 昆 明 经 验 开 展 一 些 短 平 快 项 目 , 但 需 和 集 团 IT S P 接 口

6.

?

在 BPR中 在 组 织 架 构 和 岗 位 设 置 上 新 设 公 客 与 商 客 部 , 但本地网缺乏相应的以市场细分为前提的有效的营销杠 杆、手段与流程 一些省公司领导认为公客、商客营销提升是明年获取好 的业绩的重要保障,显示出较急迫的心情
82

?

40

运用一些小技巧,可以使PPT文件生动、美观
技巧1:

如何使对象 发生旋转?

技巧 : 技巧42:

如何使几个 添加备注 图形对齐?

技巧4:

如何添加备注 ?
技巧5:

技巧3:

如何把多个元素 组合成1个整体?

如何把PPT、Acrobat的 内容添加到某页PPT中
41

技巧1:如何使对象发生旋转?
用途
在绘制概念图或“标签”中, 往往需要其中某些对象有一定 角度倾斜
示例
? 影响企业发展的作用力

中国青年卡的市场挑战
系统组合 不断老化

技术机会 层出不穷

系统组合 不断老化

业务变化 不断加速

以目标 公司 为推力 的管理

中国青年卡的关键在于定位和市场推广, 在 成 功 推 出 之 后 保E 使 用 率 。 证
D U PD A T

技术机会 业务变化不断加速 层出不穷

N

EE

34

操作方法
1\选中要旋转的对象(箭头、文本框等) 2\在绘图工具栏中,选中“旋转” 按 钮,则原选定的对象各顶点呈现绿色圆点 状,然后用鼠标对准某个顶点,进行旋转 即可
绘图工具栏 的旋转键 文本框顶点变成绿 色圆点状 42

技巧2:如何使几个对象对齐?
用途
把无规则放置的文本框、箭 头、图形等对齐排列,从而 排列整齐

姓名 学号 系别 年龄

操作方法
1\选中要组合的多个元素 2\在绘图工具栏中,选择“绘图 ”菜单的“对齐或分布”-“左 对齐”选项

43

技巧3:如何把多个元素组合成一个整体?
用途
把零散的元素组合成一个整体(或称 为“对象”),从而进行统一的操作 ,以便于移动、修改、删除等。在制 作PPT动画效果时,也常常要把多个 图素组合成一个对象来设置动画

操作方法
1\选中要组合的多个元素 2\在绘图工具栏中,选择“绘图”菜单的 “组合”选项

44

技巧4:如何添加备注?
用途
把PPT的内容要点或说明加在备注中, 以便翻看、理解。 常常用于制作领导发言材料:在制作好 PPT文件后,将对应的讲话稿添加在备 注页中,然后打印PPT与备注页,供领 导翻看,可以取得很好的演讲效果
下边框

操作方法
1、选中要添加备注的PPT 2、拉动PPT显示区域的下边框,出现 备注区域,单击后即可进行编辑。

备注区域

45

技巧5:如何把PPT、Acrobat的内容添加到某页PPT中?
用途
用于在某页PPT中引用其他PPT、Acrobat文件中的内容

? 高 绩 效 组 织 ( HPO)

目的 团队

人员

开放的 沟通 团队 核心 流程 以业绩 为驱动 的流程

明确的 目的 富有活力 的员工

HPO

结构

以客户为 中心的组 织架构

沟通

35

46

操作方法
1、打开PPT或Acrobat文件,选取要添 加的PPT或Acrobat图形内容,并在“编 辑”菜单中选择“复制”选项(或用功 能键Ctrl+C)

2、转换到选定的PPT页,在“编辑”菜 单中选择“选择性粘贴”选项

3、出现“选择性粘贴”对话框,选择“ 图片”或“图片(增强型文件)”,然 后确定即可

47

IV.
1

如何修改和润色…
制作PPT动画呈现效果

通过不同的图表表达特定的比较
比较类型 成分 排序 时间序列 频率分布 关联性

饼形图

条形图

图 表 类 型 柱形图

选定PPT

线形图

散点图

28

选中某个对象,单击右键, 在弹出的快捷菜单中选择“ 自定义动画”选项

出现“自定义动画”对话框 。你可以对PPT中的所有对 象定制化动画效果

48

示例:PPT动画效果演示
营销 能力
营销方案有效性
营销方案渗透率=营销方案成功客户数量/营 销方案目标客户数量×100% 营销方案有效性=渗透率大于20%的营销方 案数量/全部营销方案数量×100%

营销策划与执 行能力

……

营销方案有效性指标说明
营销过程涉及市场细分、产品与定价、促销方式 与手段、销售渠道管理与应用等多项工作;这些 工作中任何一个环节出了问题,都会影响营销策 划的最终效果;在所有的环节选取指标,进行分 析,将提高营销能力起到积极的作用;但在本指 市场渗透率 标体系中,不可能采用过多的细项指标,因此只 关注营销活动的最终输出--既市场渗透率。
理解客户 与市场 营销方案制定、执行过程

客户需求

针对性产 品与定价

促销方案

渠道销售

49

2

制作PPT的切换效果

以平铺方式浏览 PPT

在切换模式工具栏 中选择切换类型

50

成功制作PPT的“秘诀”=创意 + 技 巧

创意的源泉——多看、多思 技巧的根基——多做

熟能生巧!

51


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