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中小企业员工手册编制1588557152

中小企业员工手册编制“四步法” “员工手册”,简单地说就是能够让员工快速了解公司 并能规范员工日常行为的小册子,它有两项基本功能:一是 使刚进入公司的“准员工”能够快速了解公司的历史、文 化、运作模式、员工管理政策、日常行为规范等,快速成长 为公司的“合格员工”;二是规范员工的日常行为,强化行 业或公司的特殊要求,提升公司整体的运作效率。 对于中小企业来说,如果能够有效地发挥“员工手册” 的功效,一方面可以缩减培训成本与员工管理成本,另一方 面还可以促使员工降低工作失误率与事故率,从而提高员工 的工作效率与效果。“员工手册”的编制往往需要以明晰的 企业文化和规范的人力资源管理体系为基础,而目前我国大 部分中小企业的企业文化还处在混沌状态,人力资源管理体 系也还不够规范,在这种状况下,中小企业该如何编制既适 合自身又不失操作性的“员工手册”呢?笔者根据多年的 咨询实践经验,针对性地提出了编制员工手册的 “四步 法”。 第一步:定框架 “定框架”,即确定“员工手册”内容的基本框架。一般来 说,一套完整的员工手册其基本框架应该包括五个部分:第 一部分是“写在前面的话”,第二部分是“公司概述”,第三部 分是“行为规范”和“特殊的职业要求”, 第四部分是“员工管理
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制度”,第五部分是“附则”。对中小企业来说,同样可以直接 将这个基本架构作为员工手册的主要内容,然后,在这一主 框架的基础上,确定相应的次级框架。 用好“写在前面的话” 这部分的内容通常是以公司的最高行政长官名义签发, 其主要目的是“欢迎员工并激发员工学习手册的热情”, 因而, 其次级框架通常包括以下几个方面: (1)欢迎词; (2)员工 可通过员工手册获得什么; (3)祝语与希望; (4)签名。最 近两年,中小企业在编制员工手册的时候,虽然在结构上都 会包含这一部分,但在次级框架确定时却经常出现偏差,往 往把“总则”作为次级框架的一个项目。 例如, 一家有员工 800 多人的不锈钢架制造企业,其“写在前面的话”的次级框架的 项目在包括“欢迎词”之外,还包含有“本手册的编写目的,本 手册的指导思想、适应范围以及希望员工遵守手册”等项目。 以这样“写在前面的话”开篇的员工手册从形式上说不伦不 类,从效果上说会使员工产生反感,影响其对员工手册的学 习效果和进一步的内化、执行。因此,建议中小企业在编写 员工手册时,严格按照“欢迎词、学习员工手册的收获、祝语 与希望及签名”的次级框架进行编写。 灵活运用“公司概述” “公司概述”部分的目的就是让员工快速了解公司、快速 融入公司。这部分的次级框架通常包括以下几个方面: (1)
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公司的价值观; (2)公司的战略目标; (3)公司业务概况介 绍; (4)公司的组织架构; (5)公司的发展历史; (6)公司 的企业文化等项目。 大型企业的员工手册都非常重视这部分的内容,然而, 许多中小企业却往往忽视这一部分。笔者诊断过的中小企业 中有近 60%的员工手册没有这部分内容, 导致这一现象出现 的根本原因是许多中小企业根本就没有明确的价值观、发展 目标等,也没有意识到这部分内容对新进员工了解公司、融 入公司所起的作用,以及这部分内容对于树立公司形象的重 要意义。因此,建议中小企业务必将“公司概述”作为员工手 册主框架的一项重要内容,但在确定这个主项目的次级框架 时,可以根据企业的实际情况灵活处理,如果公司目前尚没 有明确的价值观或发展战略目标,也没有提炼出明确的企业 文化, 那么暂时可以将“公司业务介绍、 发展历史及组织架构 等”作为“公司概述”的次级框架,同时,要着手明确公司的价 值观、战略目标等,适时地提炼出自己的企业文化。 明确“行为规范”和“特殊的职业要求” 通过对行为规范或特殊的职业要求的学习和理解,可以 提升公司员工整体的职业素养,进而提升员工的工作效率与 业绩。这部分的次级框架通常包括以下内容: (1)公司日常 行为规范; (2)公司日常工作中的行为规范; (3)对外业务 交往中的行为规范; (4)行业特殊职业要求(例如食品行业
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对卫生行为的要求等) 。目前,部分行业的中小企业比较重 视这部分内容,例如酒店行业、连锁专卖行业、保险行业等, 但许多制造企业对这部分却重视不足。因此,建议中小企业 在编制员工手册时,不要考虑自身属于什么样的行业、不管 目前具备不具备相关的制度,都要将这部分作为员工手册主 框架的一项主要项目,目前没有相关制度的公司务必马上组 织相关人员进行编制,因为,缺少这部分的员工手册对员工 行为的引导作用将大大减弱。 重点制定“员工管理制度” 这部分是目前中小企业的员工手册中最重视的部分,通 过这部分内容,企业可以让员工充分了解相关制度与要求, 进一步规范员工行为、降低员工管理成本。因而,这部分内 容应该涉及从员工聘用到离职的一系列员工管理制度,其次 级框架应该包括以下主要内容: (1)聘用与离职(入职培训、 试用、人事关系、离职管理等) (2)工作时间(正常上班 ; 时间、出勤、加班等) (3)报酬与福利; ; (4)休假; (5) 员工培训与发展; (6)奖惩制度及其它。不过,实际情况中, 许多中小企业员工手册这部分的次级框架,往往仅仅包含强 调对员工约束的部分,如考勤、加班、奖惩等,而忽略员工 最关心的、与员工发展和福利相关的内容。例如,一家办公 家具制造企业员工手册的“员工管理制度”部分,仅包括了劳 动合同、考勤与加班、奖惩与报酬、调动(包括入职、内部
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调度与离职)几个部分,忽略了休假、员工晋升与发展等员 工非常关心的部分。其实,员工只有在看到个人的发展与收 获时,才有可能根据工作要求进行自我约束,才有可能全身 心地投入工作,完全依靠高压政策来控制员工行为的制度是 缺乏人文关怀的,注定要付出更高的管理成本。因此,建议 中小企业在确定这部分的次级框架时,一定要将员工的晋升 与发展、员工福利等内容包含进去。 不容忽视的“附则” 这部分比较简单,主要是对一些未尽条款的补充说明, 包括本手册的有效性、本手册的解释权、本手册的修订、未 尽事宜的参照办法、保密原则、员工签收确认函等。中小企 业在确定这部分内容时, 经常忽视“员工签收确认表”这部分, 然而,员工签收是保证员工手册合法及有效落实的一项重要 措施,同时也是企业已经将相关政策告知员工的一项书面证 明,因此,建议中小企业在确定“附则”的次级框架时务必将 员工签收确认函作为一个子项目。 第二步:填内容 在确定了员工手册的基本框架及次级框架后,下一步就 是对照具体的框架,填写内容。完成这项工作时,企业人力 资源部要通过与相关部门的充分沟通,来调动和发挥相关部 门的专业性,与其共同完成员工手册内容的草拟。其中,“写 在前面的话”的内容可以由人力资源部编写, 然后交给总经理
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或董事长审批、签字,也可以由总裁办编写,然后交给总经 理或董事长审批、签字,具体由公司的权限特征与董事长或 总经理的管理风格确定;“公司概述”部分,通常交由负责对 外形象宣传的部门负责,一般由市场部、企管部或行政部草 拟;“行为规范”、“特殊职业要求”和“员工管理制度”及“附 则”, 一般由人力资源部草拟, 但人力资源部可以协调相关部 门提供相应的制度文本与要求。填写完成整个员工手册后, 人力资源部对整个手册的内容进行认真审核,有疑问或错误 的地方,及时与相关部门或责任人沟通确认。 在这一环节中,中小企业最容易、也最常犯的错误就是 “闭门造车”,人力资源部独自完成员工手册所有内容的编写 工作,并直接交总经理或董事长审批后发行,结果往往出现 相关部门拿着员工手册找总经理投诉的现象。因此,建议中 小企业在完成“填内容”这项工作时,切忌闭门造车,一个部 门独自完成所有工作,一定要与相关部门和人员进行充分的 沟通,一方面是要发挥他们的积极性与专业性,另一方面, 也要让他们获得参与感与共同完成这项任务的成就感。 第三步:审语言 企业在编写员工手册时,在语言方面通常会遇到以下问 题: 语言风格过分苛刻 例如一家制衣企业员工手册的“写在前面的话”写道, “欢
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迎你加入成为我们的一员”“员工手册就是一部法律手册,你 必须严格遵守手册的每项条款,否决将会收到对应的处罚, 严重者直接辞退”。这样的言辞明显地暴露了对员工的不尊 重,必定招致员工的反感甚至敌对,又何谈心甘情愿地遵照 执行呢。 表述拖沓,不易理解 例如一家不锈钢网架制造企业员工手册中这样写道, “上 班前酗酒影响工作、 工作时间酗酒、 妨碍公司正常工作秩序、 妨碍公司正常生产秩序、妨碍正常生活秩序及其他有碍于公 司保安工作的员工,将被禁止上班”…… 项目之间缺乏条理性或逻辑性 例如一家酒店员工手册的“行为规范”部分这样写道, “3.1 员工必须恪尽职守,令行禁止,不谋私利,努力工作, 勤奋上进,培养廉洁自律、友爱团结、互谅互助的团队精神。 3.2 员工应热爱公司,珍惜公司的形象和荣誉,不得……3.3 员工应严格遵守公司制定的各项规章制度,如有违反 将……3.4 工作时间不准擅离岗位、串岗闲谈、戏耍、做私 活、办私事、会亲友、打私人电话…… 3.5 员工应该服从领 导听指挥,不得……3.6 提倡精神文明,讲礼貌……3.7 员 工应保持工作区域, 设备、 仪器和工具箱柜的整洁完好……” 这几条“行为规范”之间看不出任何的逻辑线索,而且有些条 款还存在一定的重复。
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因此,建议中小企业在完成“填内容”部分时,一定要从 以下几个方面对员工手册进行语言的审核: (1)从语言风格上,审核员工手册是否与公司倡导的 企业文化相吻合,通常来说,“写在前面的话”的部分,应该 保证语言风格的轻松并充满感情,“公司概述”部分,应保证 语言风格的激昂与客观,对“行为规范”“特殊的职业要求”和 “员工管理制度” 及附则部分, 应保证语言风格的客观、 严谨; (2)从用词与表述的方式上,审核员工手册的表述是 否简洁流畅,是否易懂易记,去掉多余的表述,避免过多的 长句; (3)从整体的逻辑性与条理性上,审核员工手册每项 内容之间的条理性,以及各项内容之间表述的逻辑性。 第四步:审合法 在完成语言审核后,下一步的重要工作就是审核员工手 册内容的合法性。审核员工手册的合法性通常从以下几个方 面开展: 内容上是否与国家的相关法律相冲突 《劳动合同法》明确规定:“用人单位应当依法建立和完 善劳动规章制度, 保障劳动者享有劳动权利、 履行劳动义务。 ” 然而,目前我国许多中小企业往往忽视对相关法律的重视, 而是强制推行公司的相关规定,这样做会存在较大的法律风 险。因此,中小企业在制定员工手册时,必须充分考虑相关
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法律条款,有条件的企业最好将员工手册交公司内部负责法 务的人员或外部法律顾问审核。 相关制度的制定程序是否合法 《劳动合同法》明确规定:“用人单位在制定、修改或者 决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、 保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉 及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工 代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者 职工代表平等协商确定。 ”此前, 我国的中小企业出台相关制 度的程序大部分都不符合相关法律的规定,因此,建议中小 企业以后在制定员工手册及相关制度时,必须按照相关程序 执行,并在每个阶段做好相关的文本记录并保存,做到有据 可查,避免因为程序的不合法而承担不必要的风险。 内容上是否与国家的相关法律相冲突 《劳动合同法》明确规定:“用人单位应当依法建立和完 善劳动规章制度, 保障劳动者享有劳动权利、 履行劳动义务。 ” 然而,目前我国许多中小企业往往忽视对相关法律的重视, 而是强制推行公司的相关规定,这样做会存在较大的法律风 险。因此,中小企业在制定员工手册时,必须充分考虑相关 法律条款,有条件的企业最好将员工手册交公司内部负责法 务的人员或外部法律顾问审核。 相关制度的制定程序是否合法
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《劳动合同法》明确规定:“用人单位在制定、修改或者 决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、 保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉 及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时,应当经职工 代表大会或者全体职工讨论,提出方案和意见,与工会或者 职工代表平等协商确定。 ”此前, 我国的中小企业出台相关制 度的程序大部分都不符合相关法律的规定,因此,建议中小 企业以后在制定员工手册及相关制度时,必须按照相关程序 执行,并在每个阶段做好相关的文本记录并保存,做到有据 可查,避免因为程序的不合法而承担不必要的风险。

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