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3文件资料标准化管理制度


湖南经桥网络科技有限公司
文 件 名 修 订 文件资料标准化管理制度 2010 年 12 月 31 日修订 编 号 经桥【 (2011) 】第 003 号 行政管理中心

执行部门 签 发

直接责任人

第一章
定本制度。

适用范围及定义

第一条 为确保文件事务正常、顺利进行,促进与提高公司管理工作效率,特制

第二条 “文件”是指业务工作上往来公文,报告、会议纪要、规定、合同书、 专利许可证、 电报、 各种帐簿、 图表参考书等一切业务用书与公文 (含电子文件) 。 第三条 适用范围: 1、本制度所指文件主要是除质量体系文件、财务专用文书以外的管理型文 件。 2、适用于公司/部门文件颁发、编制、传递、执行、修改、存档等过程管理。

第二章
第五条

职责权限

第四条 公司所有文件的发布必须按程序报总经理审批。 行政部为文件管理执行部门,负责收发、编制、核对、修改、实施、传

递和归档。 第六条 各部门负责文件的签收、拟稿、报批、整理、递送和归档工作。

第三章
第七条 第八条

工作程序

各部门因工作原因,需要发文应事先向总经理提出申请。 总经理同意发文后,各部门应按工作内容、公司规章制度及上级指示和

工作实际需要草拟文件初稿。 第九条 草拟文稿必须从全公司角度出发, 做到情况确实、 观点鲜明、 条理清楚、

层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。

第十条

文稿拟就后,经办人应填写《发文审批单》 ,附文件打印稿时,详细填

写文件标题、发送范围、印刷数量、拟稿单位和拟稿人,并签名、盖章、标定日 期和密级。 第十一条 经各大中心及部门制订的文稿,行政部根据公司要求及有关文件规

定,对文稿进行审查和修改,对涂改不清、文字销漏严重、内容不妥、格式不符 的文稿应退回经办部门或经办人重新拟稿。 第十二条 经行政部审查、修改后的文稿,呈报总经理审核,审核文稿的内容和 质量。 第十三条 经审核后的文稿,打印正稿交由经办人核对,核对无误后,再报总经 理签发或总经办成员会签。 第十四条 经签发或会签文件,由行政部按规定的要求发布和归档。

第四章
第十五条 收文管理 1、外部文件的管理

收发规定

① 普通来文全部由接文部门开启(秘密文件或亲启文件除外) ,接文部门 应在《收文登记表》上进行登记,重要的传真文件要进行复印; ② 接文部门依据文件内容送交有关部门的相关人员,文件当事人必须签 收,涉及多个部门的,各部门同样要有签收的记录; ③ 需要传阅的重要文件,行政部应填写《文件传阅签收表》 ,要求阅览者 在传阅单上签字,如有必要,阅览者应填写阅览意见; ④ 文件当事人对难以决策的文件,应立即向所在部门负责人汇报,并逐 级向上请示;文件当事人为中、高层领导,则应及时签署交办意见,批示相关部 门迅速办理。 2、内部文件收文管理 ① 内部文件收文必须遵循“收文有登记、分发有记录、收文有签字”的原则, 以便今后备查; ② 接文部门应根据文件内容和呈送(报)要求,送呈有关部门或相关人 员,文件部门或当事人必须在《文件传阅签收表》签阅确认;

③ 一般性文件需内部传阅的,文件部门或当事人必须在《文件传阅签收 表》签阅确认; ④ 文件到达部门后,部门负责人应组织本部门员工进行学习。 第十六条 文件的制作 1、文件必须简明扼要,一事一议,语言措辞力求准确规范。 2、起草文件的理由包括起因以及中间交接过程,并加以证明,必要时附上相 关资料与文件。 3、拟稿工作由办文相关部门负责,如财务部制度归财务部,人事制度由人 力资源部等。拟稿时要填写《文件审批单》 ,并注明核稿和拟稿部门。 4、文种选择要准确: ① 规定、制度:用于颁发公司各项规章制度等; ② 决定:用于人事任免、机构撤并等; ③ 通报:用于发布规章制度、下发批准文件、布置工作、成立机构、召 开会议等; ④ 请示:用于向上级呈请,请求签复; ⑤ 报告:用于陈述工作、反映情况、答复询问,不要求上级批复; ⑥ 会议纪要:用于记载和传达会议情况和决议; ⑦ 函:公司、部门之间或外界用于商洽工作、询问和答复问题或告知事 情。 5、文件打印稿统一按公司规定模块印制、设置页眉页脚。 6、文件编号: ① 以文件/部门名义向上级单位汇报、请示、报告及与公司有关人,财物 方面的重要决定,发文字号:经桥[(***)]***第***号; ② 一般工作联系和业务往来采用便函,按年度编流水号; ③ 公文格式按相关标准执行。 第十七条 文件签发: 1、公司所有文件必须报总经理审阅或签发。 2、公司所有文件必须经总经办人员研究汇签后,呈报本公司总经理签发。 3、公司凡与法律相关联的文件,必须报请公司法律顾问审阅,确认无异议,

方可按程序报批签发。 4、文件一经签发则视为有效,相关部门和员工必须遵照执行。

第五章

电子文档管理

各部门须指定专人负责办公系统管 第十八条 电子文档由部门负责积累和整理, 理,按纸质文档办理程序处理电子文档。 第十九条 持。 则应 第二十条 归档的电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形成的文件时, 在内容、相关说明及指述上保持一致。 必须适时生成纸质文件等方可拷贝。 进 第二十一条 具有保存价值的电子文件, 行归档时,必须将电子文件与相应的纸质文件等拷贝一并归档。 第二十二条 收集、积累方法: 1、及时按照要求制作电子文件备份。 2、每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。 3、电子文件登记表如果制成电子表格,应与备份文件一同保存,并附有纸 张打印件。 第二十三条 档。 便于查找和归 第二十四条 各部门文件应根据其工作需要分门别类的进行整理, 档。 第二十五条 非本部门人员不得查询其计算机文件资料。 公司任何人不得将电子文件和电子文档转存、 转让给他 第二十六条 未经批准, 人或其他单位。 第二十七条 电子文档的管理按《档案管理制度》执行。 各部门电子文件应按规定每季度形成电子文档,并报送行政部存 电子文档的管理由行政部负责,电子文件形成部门需提供协助和支

第六章
第二十八条 印制 二十八条

文印管理

1、文件必须经签发后,方可印制,原则上以“红头文件”格式印制,但一

般性文件可不采用“红头文件”印制。 2、一般性文件可使用“签呈表” (下级向上级)“备忘录” 、 (平级之间) 、传 真等形式。 要做好发文记录。 未 第二十九条 发文工作由行政部和具体拟文部门共同完成, 二十九条 经审批或不符合发文规定的文件,行政部应将其退回原部门,另行编制。 第三十条 文件修订 三十条 文件一经签发原则上必须实行一年,但在执行过程中确有不易操作、影响公 司正常运作或员工普遍反映意见较大的,则由拟稿部门收集修改意见和建议,提 出修改方案,按程序组织修订。 第三十一条 文件复印 1、重要文件复制必须执行严格的审批程序,填写文件复制审批单。 2、各部门因工作需要,需复制相关证件,如营业执照、税务登记证等,必 须经其部门负责人和行政部核准后,方可复印,并在复印件上注明:该复印件仅 供***时使用,再次复印无效。 第三十二条 归档 1、文件归档原则上归口行政部负责,各部门文件结案后,应及时移交行政 部备案,移交时,应办理相关手续,填写“文件归档登记表” ;未移交的文件, 由其部门妥善管理,待工作处理完毕后,再作移交,必须及时利用并维护档案的 完整性。 2、文件包括:文件审批表、正本、纸稿、主体、附件等。

第七章

批准与实施

第三十三条 本制度解释、修订和废止权属湖南经桥网络科技有限公司。 第三十四条 本制度从二○一一年元月一日起正式颁布实施。

湖南经桥网络科技有限公司 二○一○年十二月三十一日


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