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办公室工作人员必学word技巧

办公室工作人员必学 word 技巧.txt51 自信是永不枯竭的源泉,自信是奔腾不息的波涛,自 信是急流奋进的渠道,自信是真正的成功之母。办公室工作人员必学 word 技巧(2007-03-27 20:07:38) 分类:信息技术

1.快速定位到上次编辑位置

用 WPS 编辑文件时有一个特点,就是当你下次打开一 WPS 文件时,光标会自动定位到你 上一次存盘时的位置。不过,Word 却没有直接提供这个功能,但是,当我们在打开 Word 文 件后,如果按下 Shift+F5 键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。

小提示: 其实 Shift+F5 的作用是定位到 Word 最后三次编辑的位置, Word 会记录下一 即 篇文档最近三次编辑文字的位置,可以重复按下 Shift+F5 键,并在三次编辑位置之间循环, 当然按一下 Shift+F5 就会定位到上一次编辑时的位置了。

2.快速插入当前日期或时间

有时写完一篇文章,觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间,一般人是通 过选择菜单来实现的。 其实我们可以按 Alt+Shift+D 键来插入系统日期, 而按下 Alt+Shift+T 组合键则插入系统当前时间,很快!

3.快速多次使用格式刷

Word 中提供了快速多次复制格式的方法:双击格式刷,你可以将选定格式复制到多个位 置,再次单击格式刷或按下 Esc 键即可关闭格式刷。

4.快速打印多页表格标题

选中表格的主题行,选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框,当你预览或打印文 件时,你就会发现每一页的表格都有标题了,当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分 页的。

5.快速将文本提升为标题

首先将光标定位至待提升为标题的文本,当按 Alt+Shift+←键,可把文本提升为标题, 且样式为标题 1,再连续按 Alt+Shift+→键,可将标题 1 降低为标题 2、标题 3……标题 9。

6.快速改变文本字号

Word 的字号下拉菜单中,中文字号为八号到初号,英文字号为 5 磅到 72 磅,这对于一 般的办公人员来说,当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下,比如打印海报或机关宣传 墙报时常常要用到更大的字体,操作起来就有些麻烦了。其实,我们完全也可以快速改变文 本的字号:先在 Word 中选中相关汉字,然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框,直 接键入数值,即可快速改变您的字体大小。而且这个技巧在 Excel 和 WPS 2000/Office 中同

样适用。

小提示:其实,小编还有两种快速更改 Word 文本字号的方法:

(1)选中文字后,按下 Ctrl+Shift+>键,以 10 磅为一级快速增大所选定文字字号,而 按下 Ctrl+Shift+

(2)选中文字后,按 Ctrl+]键逐磅增大所选文字,按 Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。

7.快速设置上下标注

首先选中需要做上标文字,然后按下组合键 Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标,再按一 次又恢复到原始状态;按 Ctrl+=可以将文字设为下标,再按一次也恢复到原始状态。

小提示:详见本刊前期《Word XP 中神奇的 Ctrl 键》一文,掌握一些快捷按键对快速、 高效操作 Word 很有借鉴意义。

8.快速取消自动编号

虽然 Word 中的自动编号功能较强大, 但是据笔者试用, 发现自动编号命令常常出现错乱 现象。其实,我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。

(1)当 Word 为其自动加上编号时,您只要按下 Ctrl+Z 键反悔操作,此时自动编号会消 失,而且再次键入数字时,该功能就会被禁止了;

(2)选择“工具”→“自动更正选项”命令,在打开的“自动更正”对话框中,单击“键 入时自动套用格式”选项卡,然后取消选择“自动编号列表”复选框(如图 1) ,最后单击“确 定”按钮完成即可;

9.快速选择字体

为了达到快速选择字体的目的,我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。首先 右击 Word 工具栏,选择“自定义“命令,打开“自定义”对话框,在“自定义”对话框中选 择“命令”选项卡,并移动光标条到类别栏中的“字体”项,看到平时经常使用的字体,把 它拖到工具栏成为按钮,以后要快速选择字体,只要先选中文本,再按下工具栏上字体按钮 即可,省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。

10.快速去除 Word 页眉下横线

快速去除 Word 页眉下的那条横线可以用下面的四种方法:一是可以将横线颜色设置成 “白色” ;二是在进入页眉和页脚时,设置表格和边框为“无” ;第三种方法是进入页眉编辑, 然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文” 就行了。