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办公室软件高级应用课本

第二章 Word 高级应用
本章首先介绍了 Word 的一般概念和排版原则,然后介绍了 Word 排版的高级应用和自 动化排版功能,包括:页面设置、艺术字设计、模板、域、样式、目录等。最后以案例展 现如何将它们应用在 Word 排版中,从而高效地制作出版面美观的专业文档。
2.1 Word 概述
Word 是目前世界上最流行的文字编辑软件。它应用广泛,可以制作书籍、信件、通 知、海报等各类的文档,也可以编辑和发送电子邮件。与旧版本相比,Word 2010 增加了 更多实用技术,如屏幕截图、图像删除背景、文件共享等,使用更方便。
2.1.1 Word 简介
1.Word 发展历程 Word 最早出现于上世纪八十年代,基于 Xenix 和 MS-DOS 系统发布,随后的版本可运 行于 Apple Macintosh 和 Microsoft Windows,并成为 Microsoft Office 的一部分,是用 户首选的文字处理办公软件。 Word 历经二十多年的发展,版本不断更新,以下是微软 2000 年之后推出各版本的时 间历程: 2000 年 1 月 Microsoft Word 2000 2003 年 9 月 Microsoft Word 2003 2006 年 11 月 Microsoft Word 2007 2010 年 6 月 Microsoft Word 2010 2013 年 7 月 Microsoft Word 2013 2. Word 2010 工作环境 本章以 Word 2010 为例讲解 Word 的高级应用。从 Word 2007 开始,Word 以功能区选 项卡取代传统菜单操作,当单击功能区名称时会切换到与之相对应的功能区面板,每个功 能区根据功能的不同又分为若干个组。 可以通过打开和关闭功能区选项卡自定义工作环境。以打开[开发工具]选项卡为例, 操作步骤是: (1) 单击[文件]→[选项],打开[Word 选项]对话框,如图 2-1 所示; (2) 在[自定义功能区]选项卡中设置:[从下列位置选择命令]下拉列表中选择[所有选
项卡],[自定义功能区]下拉列表中选择[主选项卡]; (3) 左侧列表选中[开发工具],单击[添加]按钮,右侧列表中出现[开发工具]; (4) 单击[确定]按钮,功能区窗口出现[开发功能]选项卡。
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图 2-1 [Word 选项]对话框 除标准功能区选项卡外,Word 2010 还提供上下文选项卡,它为对象提供需要的处理 工具。例如,选中图 2-1,功能区出现[图片工具格式]选项卡,提供与图片相关的工具。
2.1.2 Word 排版优劣
学习 Word 的高级应用后,可化繁为简,相比之前的排版过程有以下改进。 1.操作简单、节省时间 Word 提供了很多自动化排版功能,极大地简化了排版过程,节省用户时间。一个简 单的例子是,为文档中的多个段落设置重复格式时,很多人会手工设置,最多借助格式刷。 但是利用 Word 的样式,可以直接从样式列表中选择,省去了用格式刷复制格式的步骤, 更方便、快捷。目录的自动生成也较手工输入节省时间。 2.自动更新 Word 文档有很多需要根据内容不断修正的对象,如目录、页码、图表的添加、删除 等。Word 中域的应用使得这些对象的自动更新成为可能,避免了手工操作。样式的应用 也使得字体、段落设置可以自动更新。对文档中的重复段落格式进行字体、段落修改时, 只需修改样式,则应用该样式的所有段落自动更新为新格式。 3.易于排错 若文档中的某个图,假设图 1 被删除,则文档中所有引用图 1 的地方可能漏掉修改。 通过 Word 的交叉引用功能,可以方便的找到所有引用出错的地方。通过 Word 的样式可 以排除段落格式的设置错误。
2-2

2.1.3 Word 排版原则
Word 通用的四个排版原则是:紧凑、对齐、重复、对比。 1.紧凑原则 紧凑原则是指通过段落设置调整文字距离,将相关元素归于一组,成为一个视觉单元, 从而使页面结构清晰、便于阅读。 2.对齐原则 对齐是大家学习高级应用之前经常使用的原则。它是指页面上的每个元素不能随意安 放,应与其他元素以某一基准对齐。通过对齐,为页面上的所有元素建立视觉上的关联。 3.重复原则 让某个视觉要素,如形状、颜色、图片等在整个页面中重复出现,从而增加页面的条 理性和统一性,增强页面的视觉效果。重复原则的一个简单应用是文档中的项目符号。通 过项目符号的重复出现,使文档条理更清晰。 4.对比原则 对比原则是指为避免页面上的元素太过相似,为各元素设置不同的字体、颜色、大小、 线宽等,从而让页面看上去更生动、更有趣,有效吸引读者的目光。 上述四个原则在 Word 排版设计中并非单独应用,而是多个原则协同作用。例如,图 2-2 的页面排版应用了紧凑、对齐、对比原则。通过段落设置分割不同功能段,形成三个视觉 单元,体现了紧凑原则;标题和内容分别对齐,体现了对齐原则;为标题和内容设置不同 的字体和字号,是对比原则的应用。
图 2-2 排版原则应用 除上述四个原则外,Word 排版中也切忌通过空格调整字间距,定位文字位置,通过回 车符调整行间距。这使得在重新调整格式时变得非常棘手,需要逐一检查空格或回车符。 文字定位、行间距等可通过设置字体格式、段落格式、插入分页符、分节符等功能实 现。
2-3

2.1.4 Word 基本操作

Word 基本操作包括字符格式化、段落格式化、图、表插入等,是使用频率最高的 Word

操作。本节对此进行简单回顾,并介绍 Word 2010 中实现这些功能的操作方法。

1.字符格式化

对文字的格式化处理,包括选择字体、字号、颜色、下划线、特殊效果、设置字符间

距、动态效果等,各种效果如表 2-1 所示。

表 2-1 字符格式化

格式名称

效果

字体

宋体 隶书 楷体 …

字号

五号 三号 …

字形 颜色 下划线 着重号
效果 字符间距 边框

常规 倾斜 加粗 倾斜加粗

红色 蓝色

单下划线 双下划线 波浪线

着.重.号.

删除线 双删除线 上标 下标 阴影

标准

加 宽 0.1 厘 米

文字边框

阳阳文文 阴阴文文 紧缩1 磅

底纹

文字底纹 -25%灰色 灰色-55%

设置字符格式的功能组是[开始]选项卡的[字体]功能组,如图 2-3 所示。

图 2-3 字体功能组 新建文档时,[字体]组中[字体]、[字号]下拉列表中的显示是新文档的默认字体。更 改文档默认字体的方法是:在任何一个文档中,单击[字体]组右下角的启动器按钮,打开[字 体]对话框,[字体]选项卡中设置字体格式,[高级]选项卡设置字符间距。修改完成后,单 击对话框底部的[设为默认值]按钮,出现图 2-4 所示对话框。

2-4

图 2-4 默认字体设置确认对话框 [仅此文档]是指仅当前文档应用新字体格式;[所有基于 Normal 模板的文档]是指以后 创建的每一个文档都应用新字体格式。 2.段落格式化 Word 文档中,在文字末尾按下回车键时,出现段落标记“?”,该标记又叫硬回车, 在 Word 中的符号是^p。Word 中也可插入软回车,其标记是“?”,在 Word 中的符号是^l。 软回车换行不换段,即前后两段文字在 Word 中属于同一段。插入软回车的方式是:切换 至[页面布局]选项卡,单击[页面设置]组的[分隔符]按钮,选择[分页符]的[自动换行符] 或按[Shift + Enter]。 默认情况下,Word 的硬回车标记是“?”,若出现硬回车标记为“?”,可通过设置将 其改回:单击 Windows 系统的[开始]->[所有程序]->[Microsoft Office]->[Microsoft Office 2010 工具]->[Microsoft Office 2010 语言首选项],打开[Microsoft Office 2010 语言首选项]对话框,将[中文(简体)]设为默认值,单击[确定],重启系统。 段落标记是不可打印的,包含了段落的格式信息。有两种方式显示和隐藏段落标记: (1) 单击[文件]选项卡的[选项]按钮,打开[Word 选项]对话框,在[显示]选项卡中的[始 终在屏幕上显示这些格式标记]区域勾选或取消[段落标记]复选框; (2) 若[Word 选项]中的[段落标记]未勾选,切换至[开始]选项卡,单击[段落]组的[全 部显示]按钮。 段落格式化包括段落的对齐方式、缩进方式、首行缩进、行距、段前段后间距、项目 符号和编号、制表符、段落边框、段落底纹等。 设置段落格式的功能组是[开始]选项卡的[段落]组,如图 2-5 所示。
图 2-5 段落功能组 除图 2-5 的段落格式设置外,[插入]选项卡[文本]组中的[首字下沉]按钮用于设置段 落的首字下沉及下沉行数。 3.文本框插入及格式化 Word 中文本框是指一种可移动、可调大小的文字或图形容器。切换至[插入]选项卡, 单击[文本]组的[文本框]按钮,可以多种方式插入文本框:为选中文字添加文本框、新建文 本框或绘制文本框。 文本框创建后,选中文本框,功能区窗口出现图 2- 6 所示的[绘图工具格式]选项卡, 可对文本框进行格式设置,如边框形状、填充、阴影效果、文字环绕方式等。
2-5

图 2- 6 文本框格式化工具 特别指出的是,选中文本框,有时出现的是[文本框工具格式]选项卡,它是 Word 2007 格式化文本框的工具。 4.表格插入及格式化 制作文档时,经常需要插入表格。切换至[插入]选项卡,单击[表格]组的[表格]按钮 可插入多种类型的表格:指定行列表格、自绘表格、Excel 表格或内置表格。 选中插入的表格,功能区窗口出现图 2- 7 所示的[表格工具]选项卡,可对表格进行 编辑和格式化。编辑表格包括插入单元格、行或列,删除单元格、行或列,合并与拆分单 元格,拆分与合并表格,设置行高、列宽,设置文字方向等。格式化表格包括:添加边框 和底纹、自动套用 Word 2010 提供的表格样式。[表格工具布局]选项卡中的[数据]组还提 供了将表格转换为文本、对表格数据计算和排序的功能。
图 2- 7 表格格式化工具 5.图片插入及格式化 图文混排是 Word 的特色功能之一,也就是在 Word 文档中可以插入 Word 或其他软件制 作的图形或对象,如图片、文本框、艺术字与数学公式等,这些对象都是作为图形对象进 行处理。 切换至[插入]选项卡,[插图]功能组用于在文档中插入多种图片对象,可以是:已有 的图片文件、Word 提供的剪贴画、自选图形、自绘图形、SmartArt 图形、数据图表、屏幕 截图。 选中图片,功能区窗口出现图 2- 8 所示的[图片工具格式]选项卡,提供了对图片的 各种编辑功能,如改变图片大小、裁剪图片,旋转图片、调整亮度、调整对比度、设置文 字环绕方式等。
图 2- 8 图片格式化工具
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2.2 版面设计
生活中常看到海报、画册等图文并茂、丰富多彩的页面,很是吸引眼球。海报、画册 上不同要素之间的编排即是版面设计的工作,它决定了页面中内容的多少及摆放位置。
版面设计是文档编辑的第一步,通过页面设置、分节、分栏等功能在页面上划出不同 要素区间,并以艺术字、图片等形式展现内容的多样化,是一项需要创造性和艺术性的工 作。
2.2.1 页面设置
版面即一个页面,通常由版心、页边距、页眉、页脚、订口组成,如图 2-9 所示。

上边距

页眉区









右 边









下边距

页脚区

图 2-9 版面结构 版心:页面上四个灰色直角中间的空白区域,即正文区域。 页边距:页面四周的空白区域,其中上边距、下边距分别称为天头、地脚。 页眉:位于上边距内,可插入文本和图片,常用于显示文档的附加信息,如公司微标、 文档标题、作者、时间、页码等。 页脚:位于下边距内,是文档中每个页面的底部区域。同页眉,常用于显示文档的附 加信息。 订口:书籍装订处到页边距的空白。 图 2-10 的[页面设置]组用于设置页面的纸张大小、方向和页边距等属性,它位于[页

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面布局]选项卡中。 图 2-10 页面设置
1.纸张设置 版面设计的第一步是设置纸张大小和方向。单击[页面设置]组的[纸张方向]按钮可设置 纸张方向为纵向或横向。 对纸张大小,Word 2010 提供了两种设置方式。 (1)常规设置

图 2-11 纸张常规设置

图 2-12 自定义纸张设置

单击[页面设置]组的[纸张大小],在下拉列表中选择系统自带标准纸张,如图 2-11 所

示。

(2)自定义设置

若系统自带标准纸张不能满足要求,单击[纸张大小],选择下拉列表底部的[其他页面

大小…]或单击[页面设置]组右下角启动器按钮,打开[页面设置]对话框的[纸张]选项卡,

选择[纸张大小]下拉列表的[自定义大小],可进行纸张大小自定义,如图 2-12 所示。

纸张大小和方向的设置不局限于整篇文档,可按需要为文档的不同页面设置不同的纸

张大小和方向。这涉及到 Word 中节的概念,将在后面介绍。

Word 2010 新建文档的默认纸张大小是 A4、纵向。若希望改变默认值,在图 2-12 中设

置纸张大小、方向后,单击[设为默认值]按钮,在弹出的对话框中单击[是],将修改新建

文档的默认纸张大小和方向。

2.版心设置

版心是指页面中去除上下左右留白的正文内容所在区域,也即页面上四个直角中间的

区域。可通过调整页边距进行版心设置。

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(1)常规设置 单击[页面设置]组的[页边距],下拉列表提供了普通、窄、适中、宽和上次自定义页 边距、镜像等六种页边距供选择,如图 2-13 所示。 (2)自定义设置 单击[页边距]下拉列表底部的[自定义页边距]或单击[页面设置]组的启动器按钮,打 开[页面设置]对话框的[页边距]选项卡,对页边距和装订线位置、纸张方向等进行自定义 设置,如图 2-13 所示。

图 2-13 页边距常规设置

图 2-14 页边距自定义设置

同页面设置,页边距设置也可应用于整篇文档或节。

3.多页设置

图 2-14 中[页边距]选项卡的页码范围给出了文档多页时的选项:普通、对称页边距、

拼页、书籍折页、反向书籍折页,分别适用于书籍、试卷、杂志等多页文档的排版。

对称页边距:排版书籍、杂志等双面打印的文档时,需选择对称页边距,预览图如图

2- 15 (a)所示。预览图的双页即是双面打印的正、反面,且设定右页为正面。图中左、右页

的外侧边距相等,装订线位于内侧,且内侧边距相等。因此,对称页边距下,图 2-14 中的

左、右页边距被修改为“内侧”、“外侧”。

拼页:拼页是指将两张小幅面的排版内容拼在一张大幅面纸张上,适用于按照小幅面

内容排版,大幅面纸张打印的情况。例如:排版 A3 试卷时,选择拼页,可将 1 张 A3 纸张

分为两张 A4 纸张,在 A4 纸上完成排版,但打印仍是 A3 纸。拼页预览图如图 2-16 (b)所

示。

2-9

书籍折页:书籍折页将纸张一分为二,中间是折叠线,打印效果是:正面的左边为第 二页,右边为第三页;反面的左边为第四页,右边为第一页。从左向右对折后,页码顺序 正好是一、二、三、四,与请柬之类的开合式文档一致。
反向书籍折页:它与书籍折页基本相似,唯一不同的是折页方向相反。打印效果是: 纸张正面的左边为第三页,右边为第二页;反面的左边为第一页,右边为第四页。从右向 左对折后,页码顺序正好是一、二、三、四。古装书籍的装订采用的即是反向书籍折页。
图 2- 15 多页设置 (a)对称页边距 (b)拼页 4.页面背景 制作贺卡、奖状、邀请函等文档时,可根据需要为文档添加页边框和背景等。 页面边框:切换至[页面布局]选项卡,单击[页面背景]组的[页面边框],打开[边框 和底纹]对话框,在[页面边框]选项卡中可对整篇文档或指定节的页面进行边框设置,如图 2-16 所示。单击图 2-16 右下角的[选项]按钮可设置页面边框位置。
图 2-16 边框和底纹对话框 水印:水印指不影响阅读和观看,置于底层的一个虚影记号,如一些文档中的“机密”w 文字、单位 LOG 等。[页面背景]组的[水印]按钮提供了多种水印样式供选择,也可自定义 水印,设置水印为图片或其它文字。 页面颜色:[页面背景]组的[页面颜色]按钮可设置文档页面的背景色和填充效果。 需要指出的是,图 2-16 中的[边框]、[底纹]选项卡可为段落或选中文字添加边框和 底纹。
2-10

打开[边框和底纹]对话框的另一种操作方法是:单击[页面设置]对话框中[版式]选项 卡的[边框]按钮。
5.文档网格 稿纸中的网格线为文字的对齐提供了参照,并指定每页行数和每行字符数。Word 2010 也可为页面添加网格线。图 2-14[页面设置]对话框中[文档网格]选项卡用于实现此功能。除 网格外,[页面布局]选项卡中[页面设置]组的[行号]按钮可为页面添加行号。 6.页眉和页脚 页眉和页脚是文档中页面顶部和底部出现的信息,如公司微标、文档标题、页码、所 属章节等。设置页眉和页脚方便读者了解文档的信息。 为文档添加页眉和页脚,首先将文档切换至页面视图。Word 2010 提供两种方式进入 页眉和页脚编辑状态: (1)单击版心以外的页面顶部或底部区域; (2)切换至[插入]选项卡,单击[页眉和页脚]组的[页眉]、[页脚]按钮。 进入编辑状态后,功能区窗口出现如图 2-17 所示的 [页眉和页脚工具设计]选项卡。 选项卡功能包括:为页面、页脚提供多种内置样式;在页眉和页脚插入日期、图片、页码 等;为文档首页或奇偶页设置不同的页眉和页脚;删除页眉和页脚。
图 2-17 [页眉和页脚工具设计]选项卡 7.视图 Word 2010 提供了多种文档查看方式供用户选择,包括页面视图、大纲视图、阅读版 式视图、Web 版式视图、草稿视图等。使用不同的视图,用户可以把注意力集中到文档的 不同方面。 一般情况下,Word 文档的格式化效果与格式化的操作是同步显示的。但某些格式化效 果(例如:页眉、页脚、脚注等)能否全部显示出来,却与当前文档的视图模式有关。要 切换视图模式,单击[视图]选项卡[文档视图]组各按钮或窗口右下角的切换视图按钮。 页面视图:是新建文档的默认视图模式,实现“所见即所得”。页面视图下的页面即 是文档实际打印的真实效果。文档的编辑和格式化大部分在页面视图下进行。 阅读版式视图:它使文档充满全屏幕,选项卡等窗口元素被隐藏起来,是最方便用户 阅读的一种视图方式。在阅读版式视图中,用户还可以单击左上角的[工具]按钮选择各种 阅读工具。
2-11

Web 版式视图:显示文档在 Web 浏览器中的外观。在 Web 视图中,文档将显示为一个

不带分页符的长页,并且文本和表格自动换行以适应窗口的大小。

大纲视图:这种模式将文档组织成多层的标题、子标题和正文文本,以便组织和重新

安排文档的内容,也常用于建立或修改文档的大纲。

切换至大纲视图,功能区窗口出现[大纲]选项卡,各组件功能如图 2-18 所示。

提 升提 至升

当 折前

显 示 至

返 回

2

一一 级 级展



标 题

标 标开 标 级

题 题标 题





级 标 题

页 面 视 图















图 2-18 [大纲]选项卡中与大纲视图相关的组件

草稿视图:若计算机系统硬件配置低,为提高显示速度,可使用草稿视图将页边距、 分栏、页眉页脚和图片等元素隐藏起来,仅显示标题和正文。
8.文档导航 在编辑文档的过程中,为快速定位和查找相关内容,Word 2010 提供了文档导航功能。 选中[视图]选项卡[显示]组的[导航窗格],显示界面如图 2-19 所示。

标题导航 文档导航 关键字导航

图 2-19 导航窗格 2-12

左窗为导航窗格,右窗可切换为页面视图、Web 版式视图、大纲视图、草稿视图。 Word 2010 提供了四种文档导航功能:标题导航、文档导航、关键字导航、特定对象 导航。 标题导航:系统对文档进行分析,将文档标题在窗格中列出,单击标题,可自动定位 到相关段落。标题导航是打开“导航”窗格时的默认导航方式,图 2-19 导航窗格显示的 即是标题导航。 文档导航:选中图 2-19 的[文档导航]选项卡,Word 2010 将文档以缩略图的方式分 页显示,单击分页缩略图,可定位到相关页面。 关键字导航:在导航窗格的搜索文本框输入关键字,选中[关键字导航]选项卡,Word 2010 将出现关键字的所有匹配项显示在列表中,单击匹配项,可定位到相关文档部分。 特定对象导航:单击导航窗格搜索文本框最右侧的[▼],选择[查找]中的[图形]、[公 式]、[表格]等特定对象,通过 “▲”,”▼”可快速查找文档中的指定对象,如所有图片 或公式。 导航窗格加页面视图是长文档常用的编辑方式。 [例题 2-1] 邀请函是邀请他人参加某项活动时所发的请约式书信。粤海大学计算机与 软件学院将举办 2013 级新生迎新晚会,需要设计并发送邀请函给各位教师教师。 我们设计的邀请函如图 2-20 所示,第 1 页为邀请函外页,第 2 页为邀请函内页。
图 2-20 邀请函 [制作过程] (1)新建文档,切换至[页面布局]选项卡,单击[页面设置]组右下角的启动器按钮, 打开[页面设置]对话框。 (2)[页面设置]中进行设置:纸张自定义为:宽 28 厘米、高 21 厘米,上、下、左、 右页边距均为 0,装订线 0,页眉、页脚距边距 0,多页设置为书籍折页。 (3)鼠标选中第一页,切换至[页面布局]选项卡,单击[页面设置]组的[分隔符],插 入分页符,插入新的一页,即插入邀请函外页的左页。 (4)鼠标选中第二页,单击[页面设置]组的[分隔符],插入[分节符]中的[下一页]。 同理,在第三页继续插入新页。第二节的两页即为邀请函内页的左、右页。 (5)切换至[插入]选项卡,单击[插图]组的[图片],在邀请函外页的左、右页中分别
2-13

插入背景图片。选中图片,将鼠标放在图片的任意一角,当鼠标指针变成双向箭头时,拖 动鼠标调整图片大小,使其充满整个页面。
(6)鼠标选中第二页,切换至[插入]选项卡,单击[文本]组[艺术字]按钮,在出现的 本文框中输入“邀请函”。选中艺术字,功能区窗口出现[绘图工具格式]选项卡,单击[文 本]组[文字方向],下拉列表中选择[垂直]。[艺术字样式]组设置[文本效果]的[转换]为[弯 曲]中的[波形 2]。
(7)鼠标选中第四页,切换至[页面布局]选项卡,单击[页面背景]的[页面边框],打 开[边框和底纹]对话框的[页面边框]选项卡,设置艺术型边框,应用范围选择[本节-除首 页外所有页]。
(8)切换至[插入]选项卡,单击[文本]组的[文本框],在第四页插入文本框,编辑邀 请函内容。
[例题 2-2] 查找本章中的所有表格。 [操作步骤] (1)打开文档; (2)切换至[视图]选项卡,选中[显示]组的[导航窗格],打开[导航窗格]; (3)单击导航窗格搜索文本框最右侧的[▼],单击[查找]中的[表格],则[文档导航]选 项卡中给出了文档第四页缩略图,它是本章唯一含表格的页面。
2.2.2 艺术字设计
艺术字常用于海报、宣传册中。Word 2010 的艺术字与文本框极为类似,只是其中的 文字带有艺术字体效果。
1.插入艺术字 切换至[插入]选项卡,单击[文本]组的[艺术字]按钮,在下拉列表中选择一种 Word 2010 内置的艺术字样式,文档中将自动插入含有默认文字“请在此放置您的文字”和所选 样式的艺术字,修改文字并设置字体、字号即可。 2.艺术字设计 选中艺术字,功能区窗口出现[绘图工具格式]选项卡,为设计艺术字效果提供选项。 [形状样式]功能组设置艺术字的形状、轮廓、填充及发光、阴影、映像等形状效果。 [艺术字样式]功能组设置艺术字的样式,并为艺术字中的文字设置填充、轮廓及发光、 阴影、映像等文字效果。 [文本]功能组设置艺术字的文字方向、对齐方式、链接等。 [排列]功能组修改艺术字的排列次序、环绕方式、旋转及组合。 [大小]功能组设置艺术字的宽度和高度。 [例题 2-3] 按照图 2- 21 设计“齐来迎大运”艺术字。
2-14

图 2- 21 艺术字效果 [设计步骤] (1)插入艺术字:光标放在插入点,切换至[插入]选项卡,单击[文本]组[艺术字]按钮, 任选一种艺术字样式插入,文档中出现默认文字“请在此放置您的文字”,修改文字为“齐 来迎大运”。选中文字,修改字体为[黑体],字号为[小初]。 (2)设计艺术字:选中艺术字,功能区窗口出现[绘图工具格式]选项卡,设置[艺术字样 式]组各属性为:[文本填充]为[蓝色]、[文本效果]中的[转换]为[弯曲]中的[正三角],[文 本轮廓]为无、[文本效果]的[映像]、[发光]、[棱台]、[三维旋转]为无。 (3)设计艺术字阴影效果:单击[艺术字样式组]的启动器按钮,打开[设置文本效果格 式]对话框,[阴影]选项卡中,设置[预设]为[外部]的[向上偏移],[颜色]设为浅蓝,[透 明度]为 54%,[大小]为 119%,[虚化]为 3 磅,[角度]为 277%,[距离]为 25 磅。 通过[例题 2-3]可以看到,Word 2010 艺术字的设计与之前的版本有很大不同。之前的 Word 版本,对阴影、映像等设置不涉及[角度]、[透明度]、[距离]等参数调整。Word 2010 通过对这些参数的调整,使艺术字设计更灵活、效果更多样。 为艺术字文字设置效果外,也可对艺术字形状进行设置,图 2-22 给出了两种设计效
果。它是通过设置[绘图工具格式]选项卡的[形状样式]组各属性得到的。大家可以作为 练习。
图 2-22 艺术字形状效果
2.2.3 分节和分栏
分节和分栏是杂志、书籍排版中经常用到的,前者将对文档的划分,后者是对页面的 划分。
1.分节 “节”是文档的一部分。所谓分节可理解为将 Word 文档分为几个子部分,对每节(或 子部分)可单独设置页面格式,如纸张大小、方向、页眉、页脚等。例如在编辑书籍时, 若希望每章页眉为该章的题目,则可为各章分别创建一个节,并对各节单独设置页眉。
2-15

节的结束标记是分节符。如同段落标记保存段落格式信息,分节符中保存有节的格式 设置元素,如页边距、页方向、页眉、页脚及页码顺序。
插入分节符的操作如下:光标放在需要插入分节符的位置,切换至[页面布局]选项卡, 单击[页面设置]组中[分隔符]按钮,下拉列表中给出了四种分节符开始位置选项:
下一页:插入一个分节符,新节从下一页开始。 连续: 插入一个分节符,新节从同一页开始。 偶数页:插入一个分节符,新节从下一个偶数页开始。 奇数页:插入一个分节符,新节从下一个奇数页开始。 分节符在文档中显示为包含有“分节符”字样的双虚线,如图 2-23 分节符标记所示。
图 2-23 分节符标记 分节符标记的显示和隐藏的操作方法同段落标记的显示和隐藏。若不插入分节符, Microsoft Word 默认将整个文档视为一个节。 2.分栏 Word 默认页面为单栏,通过分栏,可将页面分为左右两栏,甚至多栏。分栏是文档编 辑的一种基本方法,杂志、报纸的排版中常看到分栏的应用。 分栏可应用于:整篇文档、当前节或选中文本。设置分栏的操作方法有两种。 (1) 常规设置 切换至[页面布局]选项卡;在[页面设置]分组中单击[分栏]按钮,在列表中选择 Word 内置的分栏类型,即一栏、两栏、三栏、偏左、偏右。其中“一栏”分栏是最常见的,本书 的排版即是一栏,“偏左”或“偏右”分栏是指将文档分成两栏,且左边或右边栏相对较 窄。分栏示意图如图 2-24 所示。 (2)自定义设置 单击[分栏]按钮,在列表中单击[更多分栏…]可进行分栏自定义。

(a)

(b)

(c)

(d)

图 2-24 分栏 (a)两栏 (b)三栏 (c)偏左 (d)偏右

[例题 2-4]假设图 2-25 的文字已输入、艺术字已设计,排版实现图 2-25 所示效果。

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图 2-25 分栏的应用 [操作步骤] (1)选中已输入的文字,切换至[页面布局]选项卡,单击[页面设置]组的[分栏],选 择底部的[更多分栏…],打开[分栏]对话框,栏数设为 2 栏,选中[分割线]复选框,单击[确 定]按钮,文字被分为两栏,且中间有分割线。通过上面的标尺调整两栏的宽度。 (2)将设计好的艺术字复制到第一段文字左边,选中艺术字,单击鼠标右键,弹出的 菜单中选择[其他布局选项…],打开[布局]选项卡,在[文字环绕]选项卡中设置[环绕方式] 为四周型。 (3)光标放在第一段,切换至[插入]选项卡,单击 [文本]组的[首字下沉]按钮,选择 下拉列表底部的[首字下沉选项…],打开[首字下沉]对话框,设置首字下沉行数为 2。调整 首字下沉的位置得到图 2-25 所示的排版效果。
2.2.4 案例:宣传小报
宣传小报在日常工作、学习、生活中应用广泛。它的制作步骤是: (1) 确定主题、收集素材; (2) 版面设计,划分、确定各主题区域; (3) 编辑、排版各主题内容; (4) 设置背景、插入图片、艺术字等美化宣传报; (5) 对整个版面进行检查、修整。 图 2-26 的《齐来迎大运》宣传小报出自学生的作业。《齐来迎大运》版面简洁、不 拥挤,主题之间有分割线、版面结构清晰,各主题有标题、并以矩形、横排方式排列,条 理清晰、方便阅读。
2-17

图 2-26 《齐来迎大运》宣传小报 前面已对宣传报中的艺术字设计、分栏应用介绍了操作步骤。这里仅对使用的其它排 版知识进行简单总结。 (1)页面设置 切换至[页面布局]选项卡,单击[页面设置]组的启动器按钮,打开[页面设置]对话框, 设置纸张为 A3、纵向,多页设置为拼页。 (2)插入文本框 志愿者主题歌、日期等是置于文本框中的。Word 2010 中[插入]选项卡[文本]组的[文本 框]按钮用于插入文本框。选中文本框插后,出现[文本框工具格式]选项卡,设置文本框的 边框、填充效果等。 (3)插入图片 “齐来迎大运”宣传报大量使用了笑脸、大运会会徽、各种分割线等图片。单击[插入] 选项卡[插图]组[图片]按钮,打开[插入图片]对话框,选择图片插入。插入图片后,选中图 片,调整图片大小。单击鼠标右键,弹出的菜单中选择[设置图片格式…],打开[设置图片 格式]对话框,设置文字环绕方式为四周型。 (4)插入表格 宣传报以表格的方式给出了历届大运会的举办点和举办时间。单击[插入]选项卡的[表 格]按钮可插入指定行、列的表格。选中表格,出现[表格工具]选项卡,设置表格的填充颜 色、边框。
2-18

2.3 邮件合并
2.3.1 模板
公文版头、试卷卷头等都有各自规范化的内容和格式。借助 Word 的模板功能,可以快 速创建这类文档的主要框架,不需重建规范化内容和格式。
1.模板的概念 模板是已经命名的某些规范化的文档格式,可以使具有不同内容同一类文档具有相同 或相似的风格。 模板中主要存储以下信息: 页面格式:包括纸张大小、纸张方向、页边距、页眉/页脚等的设置; 固定信息:这些内容会原封不动地出现在每一个新文档中; 样式:文字的字体、大小、段落等设置。 Word 2010 系统提供了若干事先定义好的模板,这些模板均以扩展名为“.dotx”或 “.dotm”的文件存放于 office\templates 文件夹中,称模板文件。可直接使用这些模板, 也可对这些模板加以修改形成自己特需的模板。 2.查看文档模板 任何 Word 文档都使用了模板,有两种方法查看 Word 文档模板。 (1)切换至[开发工具]选项卡,单击[加载项]组的[加载项]按钮,打开[模板和加载项] 对话框,[模板]中的[文档模板]文本框给出了当前文档使用的模板。 (2)在文件列表中选中文件,单击鼠标右键,在弹出的菜单中单击[属性]按钮,打开[属 性对话框],[详细]选项卡中可查看文档模板。 3.模板创建 除使用 Word 2010 内置的模板外,用户可根据需要创建自定义模板,创建步骤如下: (1) 模板设计:新建空白文档,设置页面格式,添加元素,例如规范化的文本、图片、 样式等。 (2)模板保存:完成设计后,单击[文件]选项卡的[另存为],打开[另存为]对话框。 保存位置:Win7 系统设置为“ C:\Users\<用户名>\AppData\Roaming\Microsoft\ \Templates”;Windows XP 系统设置为“C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates”,它们是两个系统中用户模板的默认加载目录。 保存类型:选择“Word 模板”、“Word97-2003 模板”、“启用宏的 Word 文档”三 者之一。它们的区别是: Word97-2003 模板:兼容 word 2003 及以前更早的 Word 版本,文件后缀名为“.dot”。 Word 模板:Word 2007/2010 的新模板类型,不能用于 Word 2003 及更早版本。不支 持宏和 VBA 代码,文件后缀名为“.dotx”。 启用宏的 Word 文档:同 Word 模板,是 Word 2007/2010 的新模板类型,但可以包含 宏,文件后缀名为“.dotm”。 包含宏和不包含宏的模板文件,两者从图标上可以区分,前者图标上有一个“!”号,
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后者没有。 用户可以修改系统的用户模板默认加载目录。单击[文件]选项卡的[选项]按钮,打开
[Word 选项]对话框,选中[高级]选项卡,单击[常规]中的[文件位置]按钮,打开[文件位置] 对话框,修改用户模板默认加载目录。
新建模板也可基于系统已有模板创建,打开现有模板修改后,单击[另存为]即可。 [例题 2-5] 明珠商场在每年的年底会给每位会员邮寄一封商务信函,告之年度消费积 分情况。请为明珠商场设计一个 Word 模板,方便明珠商场快速生成商务信函。 [制作步骤] (1) 新建 Word 空白文档,设置纸张大小为 A4、横向。 (2) 按图 2-27 的内容编辑模板文件文字。 (3) 切换至[页面布局]选项卡,单击[页面背景]组的[页面边框],打开[边框和底纹]
对话框的[页面边框]选项卡,为页面添加艺术型边框。 (4) 单击[页面背景]组的[水印]按钮,选择内置水印[机密 1],修改文字为[明珠商场]。 (5) 单击[文件]选项卡的[另存为],选择用户模板默认加载目录,保存为
customer.dotx 模板文件。 单击[我的电脑],在用户模板默认加载目录下可看到模板文件 customer.dotx。
图 2-27 会员积分模板文件 customer.dotx 4.模板应用 新建 Word 文档,出现图 2-28 所示界面。新文档默认为空白文档,使用的是 Word 2010 的默认模板 Normal.dotm。也可以选择以下模板创建新文档: (1)系统内置的博客文章、书法字帖等模板; (2)单击[我的模板],选择从用户模板默认加载目录加载用户自定义模板; (3)从 Office 网站上下载证书、奖状、名片、简历等模板。
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图 2-28 新建文档窗口 5.模板删除 删除模板,只需进入模板所在目录删除相应模板文件。 6.模板管理 类似于文件管理,当模板数量增多时,为方便管理,在模板所在目录可根据模板类型 建立子目录,将模板移动到相应子目录中。 [例题 2-6] 在用户模板默认加载目录下,为例题 2-1、例题 2-5 的模板文件分别建立 邀请函和明珠商场目录,单击图 2-28 中[我的模板],查看其变化。 [操作步骤] (1) 例题 2-1 最初生成的是 word 文档。打开,另存为模板文件 card.dotx。 (2) 在用户模板默认加载目录下,新建两个目录:邀请函、明珠商场。 (3) 将 card.dotx 移至邀请函目录下,将 customer.dotx 移至明珠商场目录下。 (4)单击[文件]选项卡的[新建],单击[我的模板],打开[新建]对话框,出现图 2-29 的模板分类选项卡。
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图 2-29 模板分类选项卡 图 2-29 可以看到,除最初的[个人模板]选项卡外,多了[明珠商场]、[邀请函]选项 卡,且选项卡显示的是目录中的模板文件。显然,Word 对模板的管理与 Windows 对文件的 管理是相同的。
2.3.2 域的使用
打印文档时可能会有打印时间,这个时间是动态的,始终是当前时间。文档中保存的 这些可自动更新的信息,如时间、页码、目录等,都是域的应用。
1.域的概念 域是文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信封、标签的占位符。它引导 Word 在文档中自动插入作者、页码、目录、修订时间、文件名等可变信息,在邮件合并中 的可变信息标签可以是收信人姓名、成绩、单位等。 Word 中域应用最多的是插入页码。选中页码,可以看到域的表现形式: (1)页码有灰色底纹; (2)单击鼠标右键,弹出菜单,有更新域、编辑域、切换域代码选项; (3)单击[切换域代码],页码变为一组代码:{PAGE \*MERGFORMAT}。 因此,域的特点有:单击有灰色底纹、可自动更新、是一组程序代码,显示内容是代 码运行的结果,也称域结果。 2.域的组成 域由{}、域名、域参数、域开关组成,其通用格式为:{域名 [域参数] [域开关]}, 其中:“{}”称为域特征字符,不能直接输入,按下 Ctrl+F9 自动输入;“[]”表示该部 分是可选项。 域名:域的标识名称,如 AUTHER、CREATEDATE、TIME、PAGE。Word 2010 提 供了 9 大类 70 多个域,切换至[插入]选项卡,单击[文本]组[文档部件]按钮,在列表中选择 [域…],打开图 2-30 所示的[域]对话框,其中的类别和域名可看到 9 大类 70 多个域名。
2-22

图 2-30 域对话框 域参数:是对域名的进一步说明。 域开关:特殊的指令,在域中可引发特定的操作。分通用开关和只能用于某个域的特 有开关两种。三种通用开关分别是文本格式开关“\*”、数字格式开关“\#”、日期格式 开 关 “ \@ ” 。 例 如 : 域 代 码 {DATE \@"yyyy-MM-DD" \*MERGEFORMAT} 中 , “\@"yyyy-MM-DD"”、“\*MERGFORMAT”都是域开关,前者表示日期格式,后者是 文本格式开关,表示将以前结果使用的格式作用于当前的新结果。 3.插入域 Word 中插入域有两种方式:自动或手动。 (1)自动插入域 光标放在插入点,按上述方式打开图 2-30 的[域]对话框,选择需要的域名,并设置相 关域格式后单击[确定]按钮插入。 [例题 2-7]在文档页眉中插入文档创建时间。 [操作步骤] 光标放在页眉插入点,打开图 2-30 的[域]对话框,[类别]选择[日期和时间],[域名] 选择[CreateDate],[域属性]中选择一种日期格式,单击[确定]后页眉处出现当前文档的 创建时间。切换至域代码看到创建时间的域代码为:{CREATEDATE \@"yyyy/M/d" \*MERGFORMAT}。 (2)手动插入域 若熟悉域代码,也可手动插入域。光标放在插入点,按下复合键 Ctrl+F9,出现域特 征字符“{}”中输入域代码。 [例题 2-8] 在文档末尾插入作者信息。 [操作步骤] 光标放在插入点,按下 Ctrl+F9,“{}”中输入 Author。选中域,单击鼠标右键的[更 新域]或按下 F9 可看到域结果为文档作者。 4.更新域
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例题 2-8 中手动输入域代码后,没有立即显示作者信息,单击更新域后才显示。在域 的数据源发生变化后也需要更新才能显示最新的域结果。同插入域一样,更新域的方法也 有手动和自动两种。
(1)手工更新域 选中需更新的域或包含域的文本块,单击鼠标右键的[更新域]或按下 F9,则选中域或 文本块中所有域都被更新为最新域结果。 (2)自动更新域 单击[文件]选项卡的[选项]按钮,打开[Word 选项]对话框,选中[显示]选项卡,在[打 印选项]区域选中[打印前更新域],WORD 在每次打印前都自动更新文档中所有域结果。
2.3.3 案例:商务信函
2013 年即将过去,明珠商场要向每位会员邮寄一封商务信函,告之年度消费积分情况。 若手工填写商务信函的姓名、积分、信封收件人姓名、地址等信息,实在是很繁琐的工作。 明珠商场可以借助 Word 2010 的邮件合并功能和信封制作向导完成商务信函和信封的批量 制作。
1.邮件合并 明珠商场的商务信函模板见图 2-27 会员积分模板文件 customer.dotx。显然,它是所 有商务信函的共有内容,针对不同的会员需填写会员姓名、年度积分、会员卡级别等。办 公或商业领域还有很多情况与此类型,如入学通知书、活动举办通知等。 邮件合并适用于这种批量文档的制作。它将一个包含所有文件共有内容的文档与一个 包含可变数据的文档结合,建立一个新文档,自动完成所有信函或通知书的制作。 合并中 Word 文件保存所有文件的共有内容,称为主文档;变化的信息(如姓名、积 分等)被保存在一个信息表中,称为数据源。数据源文件可以是 Word 或 Excel。 以明珠商场的商务信函制作为例,Word 2010 邮件合并的操作步骤是: (1) 创建主文档 主文档包含了每个合并项目都共有的正文信息。主文档可以是现存的一个 Word 文档或 模板,也可以在合并过程中创建。 本案例中的主文档在例题 2-5 中已创建,它是 Word 模板 customer.dotx,如错误!未 找到引用源。所示。 (2) 建立数据源 错误!未找到引用源。主文档中的会员姓名、积分等数据并未写入,这些数据以表格 的形式被保存。可以利用现存的数据源,如 Word 文件、Excel 文件,也可以在合并中建立 数据源。 本例中的数据源文件假设为 customer.xls,如图 2-31 所示。
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图 2-31 数据源文件 customer.xls (3) 插入合并域 通过插入合并域在主文档中插入数据源各字段的占位符,在主文档和数据源之间建立 联系。 主文档中插入合并域的步骤是: ① 打开主文档; ② 切换至[邮件]选项卡,单击[开始邮件合并]组的[选择收件人]按钮,选择[使用现 有列表],打开[选择数据源]对话框,选中数据源文件 customer.xls。 ③ 鼠标放在主文档插入点,单击[编写和插入域]组的[插入合并域],在下拉列表中选 中数据源文件 customer.xls 中的对应字段,如图 2-32。

(4)完成合并

图 2-32 插入合并域 2-25

插入所有合并域后,单击[预览结果]组的[预览结果]按钮,可查看合并结果;单击[完 成]组的[完成并合并]按钮,生成最后的合并文件,可保存和打印。图 2-33 列印了合并文 档中的页面内容。
图 2-33 邮件合并结果 邮件合并也可通过向导完成,切换至[邮件]选项卡,单击[开始邮件合并]组的[开始邮 件合并]按钮,在列表中选择[邮件合并分步向导…],窗口右边出现[邮件合并]向导。按向 导给出的步骤操作即可。 2.批量制作信封 至此,寄给会员的商务信函已制作完毕,但信封还未填写。Word 2010 的邮件功能也 可创建和打印大量邮件的信封。 切换至[邮件]选项卡,单击[创建]组的[中文信封]按钮,打开[信封制作向导]对话框, 按向导指导完成以下步骤后单击完成,系统将基于 customer.xls 中的信息自动生成批量信 封,如图 2-34 所示。 (1)选择一种信封样式; (2)选择基于地址薄,生成批量信封; (3)选择地址薄文件 customer.xls,并进行收件人信息匹配; (4)填写寄信人信息。
2-26

图 2-34 批量信封制作
2.4 长文档编辑
学习、工作中需要排版毕业论文、书籍等包含标题、目录、章节、正文、参考文献、 图表的长文档。
对长文档编辑,Word 提供了诸如样式、交叉引用等自动化排版功能,本节对此进行介 绍,最后以毕业论文排版为例讲解其应用。
2.4.1 样式设置
Word 文档的各部分对字体和段落设置有不同的要求,在学习本节之前,可能的做法是 借助格式刷分别设置。如果文档很长,如此排版,一则浪费时间,再则若字体和段落设置 有修改,需重新设置,十分不便。
应用 Word 的样式可以方便的设置和修改字体和段落格式。 1.样式的概念 首先通过样式属性理解样式。切换至[开始]选项卡,光标置于[样式]组[快速样式列表] 的[标题 1]上,单击鼠标右键,弹出的菜单中选择[修改],打开[修改样式]对话框,如图 2-35 所示。
2-27

图 2-35 修改样式对话框 图 2-35 可看出,样式包含的内容有: ? 样式名称 ? 样式格式:字体格式、段格格式、制表符格式、图文框格式等; 因此,样式可以定义为用名称保存的字符格式和段落格式的集合。 样式对重复格式排版特别有用。无须一次次进行格式化设置,只需将要排版的格式定 义为样式,排版时套用样式即可,极大地节省了排版时间。 2.创建样式 用户除使用 Word 提供的诸如标题 1、标题 2、正文等内置样式外,也可以自定义样式。 创建样式的操作是:单击[开始]选项卡[样式]组的启动器按钮,打开[样式窗格],单击窗格 底部最右边[新建样式]图标,打开[根据格式设置创建新样式]对话框进行设置。 [例题 2-9]假设某文档正文段的排版要求为:五号宋体,首行缩进 2 字符、单倍行距、 段前段后 0.5 行、两端对齐。创建“自定义正文”样式保存要求的正文段排版格式。 [操作步骤] (1)按上述创建样式的操作打开[根据格式设置创建新样式]对话框,设置名称、字体、 字号等如图 2-36 所示。 (2)单击图 2-36 对话框右下角[格式],选择[段落…],打开[段落]对话框,设置行 距、段前断后、首行缩进等,如图 2-37 所示。单击[确定]按钮后,[样式窗格]出现“自 定义正文”样式。 图 2-35、图 2-36 对话框中的样式基准、后续段落样式等属性的具体含义如下。 样式基准:指该样式在哪一个样式基础上经修改形成。修改样式基准的格式元素时, 该样式的格式属性也会跟随之变化。例如,若将图 2-36 中的样式基准设置为“正文样式”,
2-28

图 2-36 新建样式设置
图 2-37 设置样式段落 修改正文样式,如文字加下划线,则“自定义正文样式”中的文字也会加下划线。为尽量 少地修改新建样式的各属性,样式基准应在现有样式集中选择与新建样式最接近的样式。
后续段落样式:指在某一段落应用了该样式,按回车键后,下一个新段落的编辑格式。 添加到快速样式列表:若选中该项,新建样式出现在[开始]选项卡[样式]组的[快速
2-29

样式列表]中。 自动更新: 文档中应用了该样式的文本或段落格式发生改变后,该样式中的格式也随
之自动改变。需要指出的是,“正文样式”没有自动更新功能。 仅限此文档、基于该模板的新文档:是样式的应用范围。 3.修改样式 样式可以修改,修改后,所有使用该样式的文字或段落均自动修改。 修改样式的步骤是:[快速样式列表]或[样式窗格]中选中需修改的样式,单击鼠标右
键,在弹出的菜单中选择[修改样式],打开[修改样式]对话框,对样式的属性进行设置。 4.使用样式 对某段文字应用样式,只需选中全部文字,在[快速样式列表]或[样式窗格]中选中样
式单击,则该段文字的字体和段落按照样式中的定义自动修改。 样式列表中,选中样式,单击鼠标右键,弹出菜单,单击[选择所有实例]可查看文档
中应用该样式的所有内容。 5.删除样式 用户只有权限删除应用于所有文档的自定义样式,删除自定义样式的操作步骤是:[样
式窗格]中选中要删除的样式,单击鼠标右键,在弹出的菜单中选择[删除]。 6.内置样式 Word 2010 提供了内置样式,如标题 1、标题 2、正文等。内置样式可修改,但不允许
删除。 7.样式复制 Word 2010 可以将一个文档的样式复制到另一个文档中,避免重建样式。打开[样式窗
格],单击窗口底部最左边[管理样式]图标,打开[管理样式]对话框,单击对话框左下角的[导 入/导出…]按钮可实现不同文档间样式的复制。
8.清除格式 已应用样式或设置格式的文档,可清除样式或格式,其操作步骤是:选中需清除样式 或格式的文字,单击快速样式列表中的[清除格式]按钮或[样式窗格]中的[全部清除]。
2.4.2 引用与目录
长文档编排中常需要对文档中的特殊用语或名词进行解释,对图、表、公式等添加注 释说明,为文档标识引文来源。这些是 Word 的脚注、尾注、题注等功能,它们位于[引用] 选项卡。目录则是长文档编辑必不可少的一部分。本节将对这些知识逐一介绍。
1.脚注 文档中有名词需要解释时,可加注释,注释分为脚注和尾注。脚注附在页面最底端, 对页面内的某些名词加以说明,若页面有多个名词需解释,则按出现顺序自动编号,如图 2-38 所示。
2-30

图 2-38 脚注的表现形式 脚注一般包含三部分: 脚注标记符:标记脚注的符号,即位于文章注解部分的数字序号标记; 脚注注释文本:对名词的解释、说明; 脚注分隔符:用于分割正文的横线。 (1)插入脚注 将光标放在需要插入脚注的位置,有以下两种操作方式插入脚注。 切换至[引用]选项卡,单击[脚注]组的[插入脚注]按钮,此时,在光标位置出现上标 形式的脚注标记符,同时在页面底部左侧出现脚注分隔符,光标转到了分隔符下方,用户 可以在此输入注释文本。 单击[引用]选项卡[脚注]组中右下角的启动器按钮,打开图 2-39 所示的[脚注和尾注] 对话框,设置脚注属性。
图 2-39 脚注和尾注对话框 (2) 删除脚注 选中脚注标记符后,按“Delete”键可删除脚注。此时,若脚注使用自动编号,Word 2010 会重新为脚注编号。若需要删除全部脚注,切换至[开始]选项卡,单击[编辑]组的[替换] 按钮,打开[查找和替换]对话框,查找内容设置为[特殊格式]中的[脚注标记],替换文本 框设置为空格。
2-31

(3)复制、移动脚注 与 Word 中移动和复制文本操作相同,选中脚注标记符后,也可对脚注复制和移动。 (4)修改脚注分隔符 页面视图下,脚注分隔符是无法被选中的,因此不能被修改和删除。脚注分隔符的修 改方式是:切换至草稿视图,单击[引用]选项卡、[脚注]组的[显示备注]。这时草稿视图 下方出现脚注修改区域,可以对其进行格式修改。显示了脚注分隔符的修改。
图 2-40 脚注分隔符的修改 2.尾注 尾注显示在文档末尾,同脚注一样,可以是文档中名词的解释,但也可用于参考文献 添加中。特别需要指出的是,尾注后不能再添加任何内容,所以若参考文献之后有其它内 容,需对文档分节,尾注可以在节的末尾。 尾注也包含三部分: 尾注标记符:标记尾注的符号,即位于文章注解部分的数字序号标记; 尾注注释文本:对名词的解释、说明或参考文献的引用; 尾注分隔符:用于分割正文的横线,可采用删除脚注分隔符的方法删除。 插入、删除、移动尾注等操作同脚注,在此不再累赘。这里需要讲解的是尾注标记符 的修改。 插入尾注,标记符常是 1、2、…,但书籍、文献中看到参考文献的标记符是[1]、[2]、…, 查看 Word 的脚注和尾注对话框中没有提供该标记符。对尾注标记符的修改,若文档中的参 考文献数量不多,可以手动修改;若文档中的参考文献数量多,则需要用 Word 的替换功能 自动修改:鼠标置于文档起始位置,切换至[开始]选项卡,单击[编辑]组的[替换]按钮, 打开[查找和替换]对话框,查找内容设置为[特殊格式]中的[尾注标记]或输入“^e”,替 换文本框中输入“[^&]”,然后单击[全部替换]按钮,则文档中所有尾注的标记符被自动 修改为[1]、[2]、…。 3.题注 使用 Word 的题注功能可以为文档中出现的表格、图片、公式等项目添加自动编号。Word 约定图题注在图下方,表题注在表上方。 有两种方式插入题注:手工和自动。 (1)手工插入题注 为图片、表格等项目插入题注的操作是:光标放在插入点,切换至[引用]选项卡,单 击[题注]组的[插入题注]按钮,打开[题注]对话框进行设置,如图 2-41 所示。
2-32

图 2-41 题注对话框 用户可以选择系统提供的一些标签项目及编号,也可以通过单击图 2-41 的[新建标 签…]按钮自定义标签,并在标签和编号之后加入说明。 单击图 2-41 的[编号]按钮,打开图 2-42 的[题注编号]对话框,可以设置题注编号格 式,编号可以包含章节号。 (2)自动插入题注 单击图 2-41 的[自动插入题注]按钮,可设置系统在插入表格、图表、公式等项目时 自动插入题注。 [例 2-10]设置文档插入 Excel 工作表时在表上方自动插入题注。 [操作步骤] 单击图 2-41 的[自动插入题注]按钮,打开图 2-42 的[自动插入题注]对话框,[插入时 添加题注]列表中选中项目[Microsoft Excel 工作表],设置[使用标签]和[位置]。单击[编 号]按钮,打开图 2-42 的[题注编号]对话框设置编号格式。设置后,文档中插入 Excel 工 作表时,系统会自动在其上方插入标签和编号。

图 2-42 题目编号对话框图

图 2-43 自动插入题注对话框

4.引文与书目

从 Word 2007 开始,Word 系统增加了引文与书目功能,使得不再需要通过尾注添加

参考文献,让参考文献的编辑、管理、保存、共享,引用变得十分简单。

(1)插入引文

在插入引文之前,需先确定引文和源的样式。切换至[引用]选项卡,单击[引文与书目]

2-33

组[样式]旁边的箭头,可以看到 Word 2010 支持的所有引文样式。学术期刊和论文的参考 文献使用比较多的是 IEEE 2006 引文样式和 ISO 690 引文样式。
设置引文样式后,插入引文的操作是:光标放在在要引用的文字末尾处,单击[引文与 书目]组的[插入引文],如错误!未找到引用源。所示。引文可以在已有源中选取,也可 以选择[添加新源]。若不清楚源信息,也可以选择[添加新占位符],方便以后创建引文和 添加源信息。

图 2-44 插入引文

图 2- 45 创建源

添加新源的对话框如图 2-44 所示,可以设置源类型、作者或公司、标题、出版年等

书目域。单击[显示所有书目域]复选框,将显示页码等更多书目域。单击[确定],文档中插

入引文,且书目中添加了新建源。

单击文档中的引文,显示下拉列表,可以选择编辑引文、编辑源或将引文转换为静态

文本。

(2)管理源

图 2-46 [源管理器]对话框 2-34

单击[引文与书目]组的[管理源],打开[源管理器]对话框,如图 2-46。文档所在机 器上之前文档或当前文档中已引用的所有源都将显示在对话框的主列表下,当前列表下显 示的是本文档中的源。可以将主列表中的源复制到当前列表,也可以删除源、编辑选中源、 新建源。
(3)创建书目 可以根据图 2-46 当前列表下的源,自动创建当前文档的参考文献列表,即为书目。光 标放在需插入书目的位置,单击[引文与书目]组的[书目],如所示。 选择内置样式插入,也可以单击[插入书目]插入不带标题的书目列表。
图 2-47 创建书目 选择内置样式,创建书目或引用作品后,鼠标置于列表中,将出现框架,单击上方的[更 新引文和书目]按钮,可实现对书目和引用的自动更新。若是单击[插入书目录]创建的,则 需按照域更新的方法,跟新书目列表。 5.交叉引用 交叉引用是指在正文中引用文档另一位置的内容。例如,本书正文中出现的“图 2-1”、 “表 2-1”等文字都与相关图、表建立了交叉引用。以交叉引用“图 2-1”为例,编辑文档 时,按住 Ctrl 键并单击“图 2-1”,可直接定位在图 2-1 上。因此,交叉引用可以理解为 在正文相关处与引用内容之间之间建立了类似超链接的关系,方便阅读。交叉引用也为编 辑操作提供了自动更新手段。引用类型可以是标题、脚注、尾注、题注、编号项等。 建立交叉引用的操作是:光标放在插入点,切换至[插入]选项卡,单击[链接]组的[交 叉引用]按钮,打开[交叉引用]对话框,设置引用类型和引用内容,单击[插入]。 [例题 2-11] 本书正文中引用已加题注“图 2-41”的图。 [操作步骤] 首先将光标放在图 2-48 所示的“显示脚注分隔符的修改”之前,切换至[插入]选项 卡,单击[交叉引用]按钮,打开图 2-48 的[交叉引用]对话框,设置引用类型为“图 2-”、 引用内容选择“只有标签和编号”,在列表中选择图 2-48,单击[插入]完成设置。插入后 的效果如书中所示,出现”图 2-48”文字,且单击该文字段出现灰色底纹,并弹出“按住
2-35

Ctrl 并单击可访问链接”。灰色底纹是 Word 中域的特点之一,因此交叉引用实际是域, 可自动更新。
图 2-48 题注的交叉引用 6.索引和目录 索引和目录都是为快速查找和定位文档内容。 (1)索引 索引将文档中的主要概念或各种题名摘录下来,标明出处、页码,按一定次序分条排 列,供人查阅。 编制索引分为两步:索引项标记、创建索引。 索引项标记:在创建索引前,必须为文档中的概念名词、短语、符号等建立索引项。 Word 提供了两种方式标记索引项。 标记索引项 该方式适用于标记少量索引项。例如:为 2.1.4 节 Word 基本操作的“字符格式化”添 加索引项。操作是:先选中“字符格式化”,切换至[引用]选项卡,单击[索引]组[标记索 引项],打开[标记索引项]对话框,设置如图 2-49 所示,单击[标记]按钮,“字符格式化” 文字后插入域{·XE·"基本操作:字符格式化"}。若需隐藏域,单击[段落]组的[全部显示] 按钮。 图 2-49 标记索引对话框中主要属性解释如下: 主索引项:主索引是更大范围的索引,是索引项的分组或分类别划分,如图 2-49 中 的基本操作。 次索引项:位于主索引下的一个索引项,如图 2-49 中的字符格式化。除此之外,主 索引“基本操作”下还可以有“段落格式化”、“文本框插入及格式化”等次索引项。若 需要添加第三层索引项,在次索引项后输入冒号,再输入第三层索引项。 交叉引用:在文本框输入另一索引项,当前标记索引项与它创建交叉引用。 标记全部:单击[标记]按钮,只为选中文字标记索引项,若单击[标记全部]按钮,则 文档中每次出现选中文字都会被标记。
2-36

图 2-49 标记索引项对话框 自动标记索引项 若文档需要创建大量索引项,则可创建索引文件,实现自动标记索引项。 索引文件是一个 Word 文档,只含一个双列表格,第一列是建立索引的文本或符号,第 二列为索引项文本,各层索引项之间用冒号分隔。 例如:为本章创建图 2-50 所示的索引文件 index.docx。
图 2-50 索引文件 index.docx 有了索引文件后,自动标记索引的操作是:切换至[引用]选项卡,单击[索引]组[插入 索引]按钮,打开[索引]对话框,单击[自动标记]按钮,选中索引文件,则自动为文档中所 有出现索引文件第一列的文字加上第二列的索引项。 索引项标记后,可以创建索引。将光标放在需要插入索引的位置,切换至[引用]选项 卡,单击[索引]组的[插入索引]按钮,打开[索引]对话框,设定格式和类型,单击[确定] 按钮后插入点就会插入索引。 [例题 2-12]为本章内容标记图 2-50 的索引项,并创建索引表。 [操作步骤] 首先用 index.docx 实现对本章文档自动标记索引;在索引插入点,单击[插 入索引]按钮,按照图 2-51 设置[索引]对话框的属性,单击[确定]按钮后,创建图 2-52 所 示的索引表。 索引也是域,当索引项有变化时可自动更新,其域代码是{INDEX}。
2-37

图 2-51 创建索引
图 2-52 索引表 (2)目录 Word 目录分为文档目录、图目录、表目录等多种类型。文档目录通常放在文章最前面, 是文章中各级标题及其页码的列表。图表目录是文档中所有添加题注的图、表及其页码的 列表。插入图目录、表目录的操作是:切换至[引用]选项卡,单击[题注]组的[插入表目录] 按钮。 本节主要介绍使用最多的文档目录,以下所述目录均是指文档目录。插入目录的方法 是:光标放在插入点,单击[引用]选项卡[目录]组的[目录]按钮,可选择内置目录格式, 也可单击[插入目录…]按钮,打开[目录]对话框,自定义目录格式,如图 2-53 所示。 图 2-53 可看出目录根据文档中的标题自动生成,但实际上目录依据文档的大纲级别 生成,标题 1、标题 2、标题 3 的大纲级别分别为 1 级、2 级、3 级,因此自动进入目录。 若希望将其它内容放进目录,修改其大纲级别即可。有两种方式修改正文的大纲级别。 ① 若该内容有应用样式,修改样式中的段落,即修改图 2-37[段落]对话框中的大纲 级别。 ② 切换至大纲视图,对进目录的内容进行大纲级别升级。
2-38

图 2-53 创建目录
2.4.3 批注与修改
Word 提供了审阅功能,可以跟踪对文档的所有更改,包括批注、插入、删除、格式 更改。这一功能在审阅论文时特别有用。
1.批改 批注是作者或审阅者为文档添加的注释或批注。插入批注的操作是:选中文字,切换 至[审阅]选项卡,单击[批注]组的[新建批注]按钮。此时,页面右边空白区域出现一个文本 框,在其中输入注释或批注,如图 2-54 所示。
图 2-54 插入批注 删除批注:选中批注,单击[批注]组的[删除]按钮,或单击鼠标右键,在弹出的下拉 菜单中选择[删除批注]。 2.修订 切换至[审阅]选项卡,单击[修订]组的[修订]按钮,按钮被高亮显示。这表明文档进 入修订模式,所有对文档的插入、删除、批注等操作都被记录下来。 单击[修订]组[审阅窗格],在文档左侧出现审阅窗格,记录了文档的所有修订和批注 处,单击鼠标可定位相关文档处。 单击[修订]组[显示标记],弹出下拉列表,通过勾选各选项,可控制显示指定类型的 修订。 单击[修订]组[最终:显…],弹出下列表,四种选项分别给出了文档的四种显示状态。 原始状态:文档修订前的状态;
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原始:显示标记:在原文档中显示修订标记; 最终状态:接受所有修订后的文档状态; 最终:显示标记:接受所有修订后的文档状态,并显示修订标记。 对修订,用户可以选择接受或不接受更改。选中修订处,单击鼠标右键,在弹出的菜 单中选择[接受]或[拒绝]。 切换至[审阅]选项卡,单击[更改]组的[接受]或[拒绝]按钮,提供了更灵活的选项, 可以接受或拒绝某一处的修订,也可以接受或拒绝对文档的所有修订。 3.文档比较与合并 若对文档修订时,忘记打开修订模式,则很难区分修订前和修订后的内容。Word 2010 提供了文档“比较”功能,使我们可以直观的浏览文档修订前、后的不同。 切换至[审阅]选项卡,单击[比较]组的[比较]按钮,在下拉列表中选择[比较],打开[比 较]对话框。选择原文档和修订文档后,单击[确定]按钮,系统同时给出两个文档的不同处 及两个文档。 选择下拉列表的[合并],将打开[合并文档]对话框,可实现两个文档的合并。
2.4.4 案例:毕业论文
毕业论文是每个学生在毕业时都必须完成的,它涉及到的排版要求比较细致,本节以 粤海大学毕业论文的排版为例,讲述如何编排长文档。
论文通常由前置部分、主体部分、附录部分组成。其中前置部分包括封面、诚信声明、 论文目录;主体部分包括中文摘要、中文关键词、正文、注释与参考文献、致谢、英文摘 要和英文关键词。附录部分非论文必需,根据需要添加,包括论文某些重要的原始数据、 图纸等。
粤海大学对毕业论文排版要求如下: 前置部分 封面:统一格式填写; 目录:单独成页。小四号宋体,1.5 或 2 倍行距分散对齐排版。 主体部分 标题:主标题小二号华文中宋加粗,副标题小四号宋体,1.5 倍行距居中排版; 摘要与关键词:【摘要】和【关键词】:【】内小四号楷体加粗,【】外五号楷体; 正文:一级标题字体不大于三号,黑体加粗;
二级标题比一级标题小半号,黑体加粗; 三级标题比上一级标题小半号,黑体加粗; 正文内容五号宋体。 正文中的图表均需排序号、图表题目及说明(小五号、宋体)。 注释与参考文献:【】标题五号楷体顶格加粗,内容小五号楷体顶格。 摘要、正文、注释与参考文献一律单倍行距、段前段后 0.5 行、两端对齐排版。 目录根据主体部分的各级标题、大纲自动生成,因此论文排版中应先完成主体部分的 排版,最后处理前置部分。
2-40

以摘选的样文为例,粤海大学毕业论文的排版包括以下几个步骤。 1.样式设置和应用 论文各部分对字体和段落均有要求,应用 Word 的样式可以方便的编排重复格式。为此, 分别通过修改已有样式或新建样式,按照论文要求,建立摘要、标题、1 级标题、2 级标题、 正文、摘要、参考文献等样式,并应用在文档各部分,对论文字体、段落按要求格式设置, 排版结果如图 2-55 所示。
图 2-55 应用样式设置字体、段落 特别需要注意的是,目录中不包含论文题目,含摘要和参考文献。因此应设置标题样 式的大纲级别为正文,摘要、参考文献样式的大纲级别为 1 级。 2.添加题注、建立交叉引用 排版的第二步是为论文中的图、表添加题注,并建议交叉引用,方便进行图、表的管 理,确保引用正确。 切换至[引用]选项卡,单击[题注]组的[插入题注]按钮,对论文中的图、表按序加上 题注。光标在论文引用图、表处,切换至[插入]选项卡,单击[链接]组的[交叉引用]按钮, 选择图、表进行引用。创建交叉引用后的论文如图图 2-56 所示。
2-41

图 2-56 添加题注、创建交叉引用 图 2-56 中鼠标放在文档中“表 1 氨标准系列”上,可以看到弹出提示“当前文档, 单击以跟踪链接”,这表示论文已完成正文对图、表的引用。 3.利用脚注和尾注添加注释 论文正文排版后,可以利用脚注和尾注添加注释。鼠标放在脚注和尾注添加点,切换 至[引用]选项卡,单击启动器按钮,打开[脚注和尾注]对话框,对插入的脚注和尾注进行 设置。因样文不需添加脚注、尾注,这里不再展示其效果,图 2-38 已给出脚注的表现形 式。 4. 插入引文和书目 为样文插入引文,鼠标放在引用文字末尾,切换至[引用]选项卡,[引文与书目]的样 式设置为 IEEE 2006。单击[插入引文]的[添加新源],打开图 2-44 的[创建源]对话框,添 加书目域,单击[确定],文字末尾出现引文标号[1]、[2]、…。选中引文标号,将其设为上 标形式。 参考文献需单独成页。为此,首先将光标放在文档末尾,切换至[页面布局]选项卡, 单击[页面设置]组的[分隔符]按钮,下拉列表中选择[分页符]中的[分页符],插入一个新 的页面。 光标放在新页面顶部,切换至[引用]选项卡,单击[引文与书目]组的[书目],下拉列
2-42

表中选择[插入书目],仅在新页面插入参考文献列表。 参考文献列表上输入文字【参考文献】,按论文要求设置“参考文献样式”、“引文
样式”,并套用它。 添加参考文献的论文排版效果如图 2-57 所示。图中上半部分截取了正文引文处,下
半部分截取了参考文献列表。
图 2-57 引文与书目 5.设置页眉页脚 此时,论文已基本排版完成,缺少目录和页眉页脚。因目录单独成页,没有页眉页脚, 因此需要对文档分节。 插入分节符的操作是:光标放在论文标题前,单击[页面布局]选项卡的[分隔符]按钮, 下拉列表中选择[分节符]中的[下一页]。此时,正文前出现一个空白页,且文档已分节, 空白页为第一节,正文之后为第二节。若希望查看“分节符”,切换至[开始]选项卡,单 击[段落]组的[全部显示]按钮。 切换至[插入]选项卡,单击[页眉]按钮,在下列表中选择一种页眉样式后,进入页眉编 辑区。可以看到,各页页眉处左侧出现文字“第 1 节”、“第 2 节”,页眉为“第 2 节” 的右侧有文字“与上一节相同”,如图 2-58 所示。“与上一节相同”表示上、下节具有 相同的页眉。 若希望上、下节页眉不相同,单击图 2-58 中高亮显示的按钮“链接到前一条页眉”, 页眉中的“与上一节相同”消失,可分别对第 1 节、第 2 节设置不同的页眉。
2-43

图 2-58 正文页眉的设置 删除第一节空白页的页眉,设置正文的页眉。同理将正文页脚设置为页码,最后的效 果如图 2-59 所示。
图 2-59 正文页眉、页脚设置 6.自动生成目录 论文排版的最后一步是创建目录。目录根据各级大纲自动生成的,在应用样式排版字体、 段落时,目录中相应内容的大纲已设定,因此可以直接生成目录。 对样文生成目录,光标放在第一节空白页要插入目录的位置。切换至[引用]选项卡, 单击[目录]组的[目录]按钮,选择内置格式或自定义格式插入目录。插入后应用样式修改目 录字体、段落。样文的目录效果如图 2-60 所示。 若需创建索引、图表目录等,可参考 2.4.2 节的介绍。
2-44

图 2-60 创建目录 至此,所有论文排版工作已完成。若有附录、致谢等其它部分,按上述操作同样进行, 这里略去。 需要说明的是,这里对已撰写好的样文进行排版。实际论文撰写中,建议在撰写的同 时,套用样式、添加脚注、尾注、引文。
2-45

本章小结
本章首先介绍了 Word 的排版优劣、排版原则。在简单回顾大家熟悉的 Word 基本操作 之后,介绍了 Word 的高级应用和自动排版功能。
版面设计是文档编辑的第一步,是指设置纸张大小、方向、页边距、页眉、页脚、页 面边框等,且设置可分节进行。为方便查看文档的不同侧重点,Word 系统提供了多种视图 方式:页面视图、阅读版式视图、Web 版式视图、大纲视图、草稿视图。对文档导航,也提 供了标题导航、文档缩略图导航、关键字导航和特定对象导航。特定对象导航可以查找文 档中的图片、公式、表格等特定对象。
模板是已经命名的某些规范化的文档格式,可以帮助用户快速创建文档。Word 的每个 文档都基于模板创建,新建空白文档使用的是默认模板 Normal.dotm。除默认模板,Word 还提供博客文章、简历、日历、名片等多种模板供用户使用。另外,用户也可自定义新模 板、管理模板。
域引导 Word 在文档中自动插入作者、页码等可变信息。域应用的优点是目录、页码、 题注等指定信息有更新时,文档会自动更新。域的一个主要应用是邮件合并。邮件合并用 于创建批量信函、通知等。它涉及两个文档,主文档包含所有信函、通知的共有内容,数 据源包含可变信息。通过在主文档中插入合并域,即数据源字段的占位符,使得 Word 文档 与数据源表格协作,自动完成批量文档的制作。
排版毕业论文、书籍等长文档,需要为各部分设置重复格式,样式的应用可以简化这 一操作。样式是用名称保存的字符格式和段落格式的结合。用户可以修改系统内置样式、 也可以创建、修改、删除、套用样式。
文档中经常需要引用另一位置的内容,可以是名词解释、图、表、或参考文献等。在 引用之前,需先为它们添加说明。Word 的脚注、尾注为文档中的名词、特殊用语等添加注 释,题注为图、表添加注释,引文和书目用于引用和管理参考文献。而交叉引用则在这些 项目和正文相关处建立连接,方便阅读和理解。
索引和目录都是为快速查找和定位文档内容。前者根据文档中的主要概念或各种提名 标记索引项,创建索引表,方便查找概念和名词。后者根据文档中的各级标题自动生成, 其功能同文档标题导航,可以依据标题查找相关内容。
文档完成后,可能会给不同的人查看,提出意见。Word 系统的审阅功能方便他人添加 批注和标记修订。作者可以接受或拒绝修订。对修订前后的文档,若忘记标记,可使用 Word 的比较和合并功能查看两个文档的不同之处。
2-46

习题二
1.名片,是自我介绍的最有效方法,拥有一张美观又大方的名片十分重要。请使用 Word 为 自己制作一张名片,包含姓名、学院或组织、徽标、联系方法等。 [提示] 使用内嵌 Word 文档技术制作名片。所谓内嵌 Word 文档指在现有 Word 文档中插入 一个 Word 文档对象。
插入 Word 文档对象的操作是:切换至[插入]选项卡,单击[文本]组的[对象]按钮,打 开[对象]对话框,在[新建]选项卡的[对象类型]列表中选择[Microsoft Office Word 文档] 选项,单击[确定]。
插入后,主文档中插入一个 Word 文档对象区域,双击该区域可进入内嵌 Word 文档。 制作名片在内嵌 Word 文档中进行,它作为一个整体,避免名片元素错位。
内嵌 Word 文档,即名片的版面设置为:宽:9 厘米、高:5.5 厘米、横向、四个页边 距均为 0。因名片纸张较小,插入图片、排版等不方便,可使用[视图]选项卡的[显示比例] 放大。
2. 请用 Word 制作 2014 年日历。 [提示] 为使日历美观,可加入艺术字、图片,并设置页面背景。日期使用文本框、表格或 插入 SmartArt 图形。
3. 请结合你的生活,选择主题制作一款海报。主题可以是:社团招新、学校介绍、迎新晚 会、公益活动等。
4. 个人简历是求职者所必需的,给招聘单位的一份自我简要介绍。个人简历除包含自己的 基本信息,例如:姓名、性别、年龄、民族、籍贯、政治面貌、学历、联系方式外,也应 根据应聘职位,在学习经历和工作经历描述中分清主次、突出重点信息。假设你将应聘某 社团或竞聘某个职位,请制作自己的一份个人建立。 [提示] 简历制作按基本信息、学习经历、工作经历等类别给出,可采用表格或列表形式。
5.书籍的撰写大多是多人协作完成。Word 的主控文档功能为多人合作书籍提供了便捷。主 控文档实际只是一个容器,控制了书籍的各章子文档。
主控文档与子文档要求页面设置相同、套用模板及所含样式相同。 假设各章已撰写完成。合并子文档的操作步骤描述如下。 新建 Word 文档作为主控文档,选用与子文档相同的模板,并进行页面设置。在主控文 档插入各章 Word 文档的操作是:切换至大纲视图模式下,功能区出现[大纲]选项卡,单击 [主控文档]组的[显示文档]按钮,出现[创建]和[插入]按钮,“创建”是根据书籍的一级 标题创建各章 Word 文档,“插入”是各章文档已存在,合并到主控文档中。单击[插入] 按钮,将书籍各部分合并进来。合并后,通过[大纲]选项卡的[折叠]、[展开]按钮可查看
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书籍的大纲结构和细节。合并后,可在主控文档进行排版,如添加题注,字体、段落设置、 设置页码、生成目录等。
请从图书馆或网络查找一本电子书,将其转换为 Word 文档,每章摘取其中的若干页形 成独立文档,并利用主控文档合并进行合并。合并后按照本书粤海大学毕业论文的排版要 求进行排版。
参考文献
[1] 宋翔:Word 排版之道(第 2 版).北京:电子工业出版社,2012. [2] 陈静,张爽: Office 2007 办公软件应用教程工作任务汇编.北京:化学工业出版 社,2010. [3] 吴卿:办公软件高级应用 Office 2010.杭州:浙江大学出版社,2012. [4] 王欣欣:文档之美—打造优秀的 Word 文档. 北京:电子工业出版社,2012. [5] 王志强、傅向华等.计算机导论.北京:电子工业出版社,2008.
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