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Office_办公软件的应用及操作-

Office 办公软件应用及操作
第一模块 WORD 操作及应用 第一部分 WORD 基本认识 一、 WORD 是 Office 办公软件组中专门针对于文字编辑、页面排版
及打印输出的应用软件。 二、 WORD 启动(略) 三、 WORD 窗口的基本构成: 1、 标题栏:每次启动 WORD 后自动生成一个暂命名为“文档 1”
的空白文档。 2、 菜单栏:提供所有控制 WORD 应用的操作指令。共九个菜单 3、 工具栏:常用菜单选项的快捷图标。经常使用的工具栏有:常用
/格式/绘图/表格和边框/符号等。(*可在工具栏任意位置处单击右 键,打开或隐藏相应的工具栏) 4、 标尺:用于标注编辑区页面尺寸及划分情况。(*单击“视图”“标尺”可直接显示或隐藏该标尺。 5、 编辑区:WORD 文档页面编辑排版的主要页面。一般默认以 A4 纸为标准大小,划分为文本区和页边区。 文本区是 WORD 文档主体内容编辑区域;页边区内可完成页面的“页 眉和页脚”的编辑。 (**用户在页面编辑排版时,单击“文件”-“页面设置”:可对当前 页面的纸型/方向以及页边距的范围等属性进行设定。排版时可使用标 尺快速调整页面) 6.状态栏/滚动条、滚动按钮(略)

标题栏

(窗口构成如下图所示)
菜单栏

工具栏 标尺
编辑区
滚动条/滚 动按钮

状态栏
第二部分 WORD 文档的基本操作及文字编辑 一、 WORD 文档的基本操作: 1 保存/另存为: 新建立的文档(即从未存过盘的文档)可单击“文件”-“保存”/“另

存为”进行存盘。 存盘后修改或需要备份的文档,用户可根据需要直接“保存”或使用 “另存为”完成备份文档。 2 新建:直接创建一个空白 WORD 文档。 单击“文件”-“新建”。 3 打开: 可启动 WORD 后,单击“文件”-“打开”:选择文档的保存位置,选 择文档,打开。 (或者直接在文档的保存位置下,双击打开文档) 4 退出(略) 补充:5 搜索:适用于用户忘记文档的存盘位置(但文档名或内容能 记住的情况下) 单击“开始”按钮—“搜索”:录入文件名或部分文字,即可搜索。 二、 文字编辑及处理: 在文字编辑时,用户注意选择合适的输入方法。 1、 利用键盘上 Ctrl+Shift 切换输入方法;(Ctrl+空格:在中文输入
法 与 英 文 输 入 法 之 间 直 接 切 换 )( 注 意 字 符 全 / 半 角 的 区 分 )
2、 段落结束后,击回车确定; 3、 鼠标单击定位插入点或利用键盘上光标方向键移动插入点位置; 4、 选定文本: 任意选定:可利用鼠标拖放选定任意文本; 特殊选定:在某段三击鼠标左键可选定该段;按下 Ctrl 键不放,单击

可选定一句;移动插入点到相应位置,按下 Shift 键不放,利用键盘上 光标方向键也可选定文本。 5、 清除文字:
1) 选定文字,单击“编辑”-“清除”-“格式”/“内容”。 2) 选定文字,利用键盘上 Delete 键或 Backspace 键也可清除内
容。(注意:Backspace 退格键可依次清除插入点之前的文字; Delete 键依次清除插入点之后的文字) 6、 段落的合并和拆分: 定位插入点,击回车键即可分段; 定位插入点,到两段之间,利用 Backspace 或 Delete 键可将段落合并。 7、 符号的编辑: 键盘上的符号可直接输入;双符号键上方符号按下 Shift 键再击键即可 输入。 三、 文字的基本编辑操作: 1 移动/复制: 选定文字,单击“编辑”-“剪切”/“复制”—定位插入点指定位置, 单击“编辑”-“粘贴”。(WORD 中剪切/复制的内容一般自动暂存为 “剪贴板”上,执行“粘贴”命令即可。) 2 查找和替换: 定位插入点,单击“编辑”-“查找”/“替换”: 指定查找/替换的内容,查找下一处/替换/全部替换(根据需要执行相 应的操作即可) 3、撤销:

允许用户将错误操作步骤取消应用。 WORD 提供了撤销操作步骤的应用功能,用户可直接通过该操作恢复 到用户进行格式设置修改前的状态。 单击“编辑”-“撤销”( 操作步骤名称) (用户可利用“常用”工具栏上“撤销”的快捷方式一次撤销多步操
作步骤) 4、重复:如果用户刚刚完成的操作步骤需要直接应用于其他对象上, 用户可选定相应对象,单击“编辑”-“重复”(操作步骤名称) 第三部分: WORD 文字格式修饰 WORD 文字格式修饰适用于 WORD 文档中任何形式下的文字。(正文 区/表格文字/图形文字等)***一般要求先选定相应的文本区域。 一 字体: 选定文本,单击“格式”-“字体”:打开如 图所示对话框: 1、“字体”选项卡: 设置字体/字形/字号以及字体颜色/下划线/ 着重号等基本文字格式; 同时,还可设置字符特殊效果,如删除线/上、下标/阴影、空心、阳文、 阴文等。 2、“字符间距”选项卡: 以当前字符格式为标准,对字体进行缩放(100%为标准值)/字符间距 (标准/加宽/紧缩)/位置(标准/提升/降低)。 3、“文字效果”选项卡:

设置字符的屏幕显示效果(六种)。 二、段落格式:如图所示 将文档段落的基本格式进行调整,主要包括:
1、 对齐方式:设置文档标题/落款等对 齐方式(默认为两端对齐即左对齐; 居中;右对齐等);
2、 缩进:左/右选项针对段落中每一行 文字的缩进(如调整为负数,则文 字排列于页面边界范围;
3、 行距:调整文字行之间的距离(默认为单倍行距);段间距: 设置段落之间的距离(段前/段后距)
三、其他格式: 1、分栏:将文档页面以多栏形式进行编排。 选定文本,单击“格式”-“分栏”:选择合适的分栏效果(或自定义 分栏:栏数,栏宽,栏间距等),确定。(即取消,可选定文本,选择 栏数为“一栏”选项,确定即可) 2、边框和底纹: 选定文本,单击“格式”-“边框和底纹”: 1)“边框”选项卡下,为所选文字添加线条边框(包括线型/线色/线宽 以及线条应用范围等选项设置); 2)“页面边框”选项卡下,为当前文档的所有页面添加边框(应用于 整个文档的每个页面,可不必选定文本); 3)“底纹”选项卡下,为所选文字添加填充色。

3、项目符号和编号: 为项目段落文字添加符号标记。 所选项目文字,单击“格式”-“项目符号和编号”:选择合适的符号 标记(或“自定义”选择),确定。 4、调整宽度:将所选文字以字符数为标准调整宽度。 选定字符,单击“格式”-“调整宽度”:设置合适的字符数,确定。 5、文字方向:可设置文字排列方向为竖向。 6、首字下沉:为段落第一个字符设置下沉或悬挂效果。 选定首字,单击格式-首字下沉:选择下沉/悬挂效果,设置下沉行数, 设置字符选项,确定。 第三部分 图形图片的引用和编辑 WORD 提供了三种可直接引用的图形对象,包括图片、自选图形、艺 术字。 一、图片: 引用外部图片到指定位置。 定位插入点,单击“插入”-“图片”-“来自文件”:选择图片文件的 保存位置,选择合适的图片,确定插入即可。 (图片插入后,系统一般自动给出 “图片”工具栏,可利用该工具栏 对图片的属性进行调整,如图片的显示模式/图片的亮度和对比度/图片 的剪裁/图片的外框/文字环绕方式〈*注:图片插入后,一般以“嵌入 型”与文字进行混排,可调整为其他方式,以便图片的移动〉等) 二、自选图形:

WORD 提供了多种图形形状,用户可根据需要拖放绘制。

单击“插入”-“图片”-“自选图形”: 系统给出“绘图”工具栏:

用户可利用该工具栏上

的相关工具,进行图形绘

制以及修饰。

1 插入:

单击“自选图形”,在打开的图形列表中选择合适的形状对象,在页面

中拖放绘制完成。(线条类图形绘制时,双击完成绘制;标注类的自选

图形可直接进行文字录入)

2 图形的移动/缩放可通过鼠标拖放完成。(选定图形:要在图形位置

任意处单击,或者选择工具栏上“挑选”

工具,将要操作的图形

区域框选;按下 Ctrl 键不放,依次单击/

框选可选定不连续的

任意图形对象)如图,为图形被选定的状态。 旋转控制

缩放/位移

变形控制
3、图形修饰:利用绘图工具栏上填充/线色/字体颜色/实线线型/虚线线
修饰工具
型/箭头样式以及阴影和三维效果为当前所选图形进行修饰。(如下图所 示)

4、图形特效:利用绘图工具 栏上“绘图”菜单(如图所示) 1)组合:将多个图形对象组 合为一个整体图像。 同时选定多个图形对象,单击 “绘图”-“组合”。 (如需取消,选定图形,单击 “绘图”-“取消组合”即可) 2)叠放次序:将相互叠加显示的图形对象次序进行调整(上下方向的 调整) 选定图形对象,单击“绘图”-“叠放次序”:选择合适的调整方式(上 移一层/下称一层;置于顶层/置于底层等) 3)对齐和分布:将多个图形对象的位置对齐或在同一个图文框中进行 平均分布。 选定多个图形对象,单击“绘图”-“对齐和分布”:

选择合适的对齐或分布方式即可。 4)文字环绕:** 是将图形与正文文字之间的混排版式确定。、 选定图形对象,单击“绘图”-“文字环绕”:选择合适的环绕方式(四 周型/紧密型;上下型;浮于文字上方/衬于文字下方等) 三、艺术字: WORD 提供了多种艺术字形式,用户可将艺术字看作是“以文字为形 状的自选图形) 单击“插入”—“图片”—“艺术字”: 选择合适的样式,编辑文字,确定。 艺术字编辑和修饰与自选图形相似,可利用“艺术字”工具栏和“绘 图”工具栏完成艺术字的调整和修饰。

第四部分 WORD 表格的编辑及线处框应理用范围

一、表格的插入和绘制:

合并/拆分 单元格

一)绘制表格:利用“表格和边框”工具栏的绘制工具

`铅笔

平均分布各 行/各列

利用该工具栏提供的绘制工具完成表格的绘制(即通过鼠标拖放完成) 二)自动制表: 单击“表格”-“插入”-“表格”:设置合适的行数/列数,选择合适的 自动制表方式(固定列宽/根据内容调整表格/根据窗口调整表格),确 定。 (说明:表格中单元格的字体/段落等修饰与正文文字完全一致) 二、表格的调整: 表格中一个单元格为一个段落。对表格内容的字体/段落/对齐等格式进 行设置时,要注意选定相应的单元区域。 单元区域的选定可通过鼠标拖放任意选定,也可在表格左侧或上方对 行/列进行选定,定位插入点到任意单元格,单击“表格”-“选择”“行/列/单元格/表格”也可。 行高/列宽的调整:用户将鼠标指针定位到相应的线框处,鼠标拖放任 意调整即可。(或者:单击“表格“-“表格属性”:根据需要在“行/ 列/表格”等选项卡下,指定固定的宽度或高度也可) 1、 行/列/单元格的插入: 选定行/列/单元格,单击“表格”-“插入”-“行(在上方/在上方”/ “列(在左侧/在右侧”。(*插入若干个单元格时,注意选择单元格的 插入方式:活动单元格向下移/活动单元格右移或者整行/列的插入) 2、 行/列/单元格/表格的删除:

选定行/列/单元格,单击“表格”-“删除”:行/列/单元格(*注意删除 方式:下方单元格上移/右侧单元格左移/整行/整列)/表格(*删除表 格时,只需将插入点定位到任意单元格即可) (说明:Delete 键清除的单元格内容,对单元格框不起作用) 3、 单元格的合并和拆分:
1) 合并:选定单元区域,单击“表格”-“合并单元格”。 2) 拆分:选定单元区域,单击“表格”-“拆分单元格”:设置 合适的行数,列数,确定。(拆分是将所选单元区域拆分成与原区 域的行数/列数不同的区域) 4、 拆分表格:将表格在指定的行处拆分。 确定插入点位置,单击“表格”-“拆分表格”。 5、 自动调整:将表格行/列等自动进行高度/宽度等的平均分配。 选定单元区域,单击“表格”-“自动调整”:平均分布各行/平均分布 各列/根据窗口调整表格/根据内容自动调整/固定列宽。 6、 表格自动套用格式: WORD 提供了多种表格模板,用户可根据需要选择合适的模型直接应 用于用户定义的表格。 定位插入点到任意单元格,单击表格—表格自动套用格式:选择合适 的模板,确定。 7、 标题行重复:适用于行数较多,分多个页面的较大的表格。 选定调整修饰完毕的表格标题行,单击“表格”-“标题行重复”。(在 第 2、3、4……页面的第一行自动重复该标题)(原始标题行发生变动, 重复的各页标题行随之发生变化)

8、 绘制斜线表头: 斜线表头(如图所示) 所谓表头,即表格中第

















一个单元格。另外还有

其他样式,用户可根据需要选择。(在制作表头时,注意一定要将第一

个单元格的列宽/行高调整到一定的尺寸才可以)

定位插入点到表头单元格,单击“表格”-“绘制斜线表头”:选择合

适的表头样式(五种),编辑标题文字,设置字号等,确定。

第五部分 WORD 文档的打印输出

用户确定文档需要打印输出,则需要在进行页面排版前,先将页面设

置的相关步骤完成。

1、 页面设置:即指定纸型/页边距、纸张方向/页眉、页脚距边界的

距离等。(在第一节中介绍过,此处略)

2、 编辑文字,图形对象,制作表格,进行图文表页面混排

3、 排版过程中,通过“文件”-“打印预览”:预览版面编排效果。

(在打印预览状态下,可通过调整显示比例/显示页数等查看)

4、页眉和页脚的编辑:在 WORD 中,页眉/页脚区的编辑与正文编辑

区不能同时完成。单击“视图”-“页眉和页脚”用户可转入其编辑区,

在页眉和页脚编辑区内,用户自定义输入的字符(包括文字/数字/符号

等)默认状态下每页文本完成一致,如果需要,用户在“页面设置”

的“版式”选项卡下,可设置“页眉/页脚”首页不同或奇/偶页不同。

用户可利用“页眉和页脚”工具栏,插入各种自动图文内容。如下图

5、打印输出: 单击“文件”-“打印”: 1)打印机名称一般默认(如果当前电脑连接有多台打印机,用户注意 选择要使用的打印机名称即可), 2)页面范围:全部/当前页(是指插入点所在的一页)/页面范围(可 指定文档中固定的页数进行打印输出) 3)副本份数,注意是否进行“逐份打印”,确定。

第二模块 EXCEL 操作及应用

第一部分 EXCEL 基本认识

一、EXCEL 定义:

是 Office 办公软件组中专门针对于表格编辑处理,以及数据运算和数

据统计分析的应用软件。

(与 WORD 表格相比,EXCEL 是专业进行表格制作,特别是数据运

算和统计分析的应用软件。)

二、启动(略)

三、EXCEL 窗口的基本构成:

1 标题栏:启动 EXCEL 后,自动生成一个暂命名为“BOOK1”的空

白 EXCEL 文 档 — — 工 作 簿 。( 一 般 默 认 有 三 张 工 作 表

Sheet1/Sheet2/Shee3.一个工作簿最多可插入 255 个工作表)

2 菜单栏

3 工具栏

4 编辑栏:是 EXCEL 比 WORD 多出一项工具栏。EXCEL 中表格数

据的运算编辑要通过该工具栏完成。(单击“视图”-“编辑栏”可显

示/隐藏该栏)

由两部分组成:前面显示活动单元格名称,后面为文字运算式编辑区

域。如下图所示

编辑栏

5、编辑区: EXCEL 自动将编辑区划分为单元格。单元格线框为灰色框线,打印输 出不可用。用户需要自定义单元格框线。 标准的页面编辑区有 65536 行,256 列。 其中行用数字 1-65536 表示, 列用英文字母 A—Z,AA—AZ,BA—BZ,……,IA—IV 表示。 (excel2007 版一个工作表最多可有 1048576 行,16384 列.) 每个单元格的名称由其所在列标和行号组成。如上图中活动单元格的 名称即为 D3(D 列第 3 行)(用户编辑的内容显示于活动单元格,用 户通过键盘的上/下/左/右光标键定位即可) 编辑区的左下角 Sheet1/Sheet2/Sheet3 为工作表标签,直接单击可在不 同的工作表间切换,将标签拖放可移动其显示位置。工作表的插入/删 除 / 重 命 名 等 操 作 直 接 在 其 标 签 处 单 击 右 键 即 可 。( 如 图 所 示 :
(以后不再赘述) 6、 状态栏。 窗口基本构成,如下图所示:

编辑栏

标题栏

菜单栏

工具栏

编辑区

活动单元格

工作表标签
四、 编辑表格的注意事项: 在编辑区内任意连续单元格区域编辑表格文字内容,用户需自定义表 格边框格式。 默认状态下,击回车切换到下一个单元格或者使用键盘上方向键调整 位置也可。 EXCEL 中单元格内字符不会自动换行,允许字符内容覆盖相邻单元格 区域。 EXCEL 中输入数字时,默认是常规型数字,数字格式需要用户自定义。 (如果输入表示编号/序号一类的数字时,可先输入“‘”再输入数字, 系统会自动将数字转换为字符型格式,利用活动单元格右下角的填充 柄拖放可自动填充序列)如图
填充柄
1、行高/列宽调整:通过鼠标定位到列标/行号处,拖放调整;或者选

定行/列/单元区域,单击“格式”-“行”/“列”-“行高”/“列宽”: 指定行高/列宽值。 2、行/列/单元区域的插入: 选定行/列/单元区域,单击“插入”-“行”/“列”/“单元格”(注意 插入方式的选择) 3、 行/列/单元格的删除: 选定行/列/单元区域,单击“编辑”-“删除”。 (与单元格内容的“清除”区分开:清除可对单元格内容/格式/全部进 行清空,单元格框线不动。可选定单元区域,单击“编辑”-“清除”: 格式/内容/全部) 4、 单元区域的移动/复制与 WORD 操作一致(略) 5、 EXCEL 中也可进行撤销/重复等操作。(略) 6、 EXCEL 中,用户编辑单元格内容,单元格内文字字符的字体/ 数字/边框/底纹等格式修饰,可通过“格式”-“单元格”对话框选项 完成设置。如图:用户可分 别根据需要设置: 1) 数字:调整所选单元 区域内数字的基本格式; 2) 对齐:设置单元格内容在水平/垂直 方向上的对齐方式,并可设置竖排文本,设 置“文本控制”选项:自动换行/缩小字体填充/合并单元格**。 3) 字体/边框/图案/保护(略) 第二部分 EXCEL 表格的数据运算

EXCEL 提供了强大的数据运算功能。 EXCEL 的数据运算主要通过两种方式完成: 1 直接引用函数公式进行运算; 2 编辑数学表达式进行运算。 一)利用函数公式运算: 一般办公要求掌握的函数公式有以下: SUM——求和;AVERAGE——求平均值;MAX——求最大值;MIN ——求最小值;COUNT—计数。 设活动单元格(指定结果的显示位置),单击工具栏上“函数”选择按 钮,打开函数列表,选择相应的函数,引用表格中需要应用该函数进 行计算的单元区域,回车确定即可。 如图:
二)编辑数学运算式计算: 设活动单元格(指定结果的显示位置),输入“=”:在“编辑栏”内输 入运算式,回车确定即可。 (***说明: 1、EXCEL 中允许用户输入常量和变量组成运算式。

常量:即固定数字;变量:EXCEL 中可用数字所在单元格名称表示 变量。(注意编辑栏内显示的运算式)用户引用变量时,可直接输入单 元格名称,或者鼠标依次选定; 2、运算式中,+-*/以及()等运算符不可省略。 3、引用变量运算得到的计算结果,可用于“逻辑运算”。即设结果所 在单元格为活动单元格,对右下角的填充柄进行鼠标拖放,可将其公 式复制到相应的行/列,自动计算出其他结果。) 第三部分 表格数据的统计与分析 表格数据的统计与分析主要是对表格原始数据以及计算结果等数据进 行分析处理。
1 条件格式: 将所选单元区域内符合条件的单元格数字进行突出显示(通过字体颜 色/边框等修饰) 选定单元区域,单击“格式”-“条件格式”:如图

设定数值范围,单击“格式”,指定突出显示格式,确定。 (说明:单击“添加”,对同一个所选区域可增加显示条件及格式。最 多可同时设置三个条件及格式)