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公司文件资料归档管理制度

公司文件资料归档管理制度
为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实 现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种:接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》 。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》 。 文件、资料的来源范围分为:公司内部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、 通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合 同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类:政府下发至公司的各类文件。 5、财务类: 各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。 三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、 轻重有别、 “一案一号” 、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先 确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和 部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如:公司办公室的 编号首为 FNB;总公司财务部发来的文件编号为 SZC;燃气协会人事部发来文件 为 SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1 行政 类; 2 经营业务类; 3 人事关类; 4 政府类;5 财务类; 6 音像类。
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3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进 行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文 档的重要性和受保密度。分为“一般级” “重要级” “机密级” 。以“A”代表 一般级,“B” 代表重要级,“C” 代表机密级。 “A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营 方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。 “B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营 合同、公司经营情况、重要项目资料、 项目合同协议等,人事档案薪资性档案、 劳动合同,技术资料,财务资料等。 “C”机密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经 营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。 5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为:文件的来源、文件的范围 和部门头一个字的汉语拼音首字母大写+类别+发布年月日+归档序号+(受密 级) 。 例如: 将总公司办公室公开发布的通知归档为 2013 年 5 月 3 日第一份档 案,其编号为: JZB12013050301(A)。 四、档案的保管、调阅与归还 1、巳归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》,并 根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。 2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记表》,并 按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢 失。 3、公司档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请 表》 。一般级公司文档,须填写《文档调阅申请表》方可调阅。重要级以上文 档,须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方 可调阅。 4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司经理批准后方可调阅,并 仅限于文档的查阅 ,不得复制或带走。 5、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内,归还时必须填
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写《文档归还登记表》 。 五、归档保存期限 1、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、 不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技 术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案 及资料、其它核定须永久保存的文档。 2、五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资 料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。 3、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核 定须三年保存的文档。 4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经 核定己完结且无必要保存的文档。 六、档案的销毁 1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并 销毁。 2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》,并经相应批准人批 准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须部门主管批准后方可销毁。机密级 公司文档, 须经公司经理批准后方可销毁。 3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》 。 七、附表的管理 本制度暂定 8 个附表,附表的管理由档案管理者兼管,分类管理每个附 表,便于填写和查阅。 附表的编号为:启用时的年月日+十位。 八、其它 本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善, 过去凡与本 制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司涉及文档管理的工作人 员必须严格遵照执行。 本制度自签发人签字日起生效执行。 另附:附表 1《文件接收登记表》 附表 2《文件移交登记表》
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附表 3《文件发放登记表》 附表 4《文档管理登记表》 附表 5《文档调阅申请表》 附表 6《文档归还登记表》 附表 7《文档销毁申请表》 附表 8《文档销毁登记表》 湖南长燃清洁能源有限公司 2013 年 7 月 1 日

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