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档案管理制度52554014

管理制度 主题:档案管理制度
文 件 编 号 生 效 日 期 密 极 页 码 2005/10/01 第 1 页 共 9 页

档案管理规定

制定: 审核: ______________ 批准:

管理制度 主题:档案管理制度
1 目的 1.1 2 为加强本公司档案管理工作, 促进档案工作为公司各项工作服务,特制订本制度。
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适用范围

3

档案管理制度 3.1 管理部门 3.1.1 公司档案管理由总经办档案管理员和各部门指定的部门档案管理员组成。以部门收集为主, 定期归档的方式,建立公司的档案管理体系。总经办管档案管理员负责整体档案管理,行政 总监负责监管。各部门档案管理员应保持相对稳定,如有人事变动,应及时通知档案室。 3.1.2 如一项目由几个部门参与办理,由该项目负责部门在该项目结束时,将所形成的文件材料收 集归卷,交档案室存档。 3.1.3 专题会议的文件由会议主办部门收集归卷,交档案室存档。 3.1.4 凡本公司缮印发出的公文(含定稿、批复请示)一律由总经办统一收集存档。 3.2 文件点收与文件整理: 3.2.1 文件结案移送归档时,部门打印归档清单(两份),根据如下原则点收: 3.2.1.1 档案室依据清单检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归档人。件 是否完整,如有短缺,应立即追查归档人。 3.2.1.2 与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门。 3.2.1.3 经点收和确认无误,有档案室和归档部门的人员双方签字认可,每一方各执一份清单。 3.2.1.4 档案室将归档清单装订成册保存。 3.2.2 点收文件后,应依下列方式整理: 3.2.2.1 中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 3.2.2.2 右方装订文件及其附件均应对准右上(左下)角,左方装订则对准左上(右下)角, 理齐钉牢。 3.2.2.3 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先补整、裱贴、裁切、折叠,使其整齐划 一。 3.3 档案分类及名称、编号 3.3.1 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。 3.3.2 档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且 要有一定范畴,不能笼统含糊。 3.3.3 各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示,其位数使用视案件多少及增长情

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形斟酌决定。 3.3.4 档案分类各级名称确定后,应编制“档案分类编号表” ,将所有分类各级名称及其代表数字编 号,用一定顺序依次排列,以便查阅。 3.3.5 档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。 3.3.6 档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事选审查讨 论,并拟定新旧档案分类编号对照表,以免混淆。 4 档案整理 4.1 归档文件, 应依目次号顺序装订于相关类别的档夹内, 并视实际需要使用 “见出纸” 注明目次号码, 以便翻阅。 4.2 5 档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。
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档案保存期限 5.1 文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外,依下列规定办理: 5.1.1 永久保存:①公司章程;②股东名册;③组织规程及办事细则;④董事会及股东会纪录; 财务报表;⑥政府机关核准文件;⑦不动产所有权及其他债权凭证;⑧工程设计图;⑨各年 度规章制度;⑩各年度经营规划 5.1.2 5 年保存:①预算、决算书类;②会计凭证;事业计划资料;④零星销售合同;⑤经理级以 上人员的人事档案;⑥其它经核定须 5 年保存的文书。 5.1.3 3 年保存:①期满或解除之合约;③一般离职员工人事档案;②其它经核定须 3 年保存的文 书。 5.1.4 5.1.5 1 年保存:结案后无长期保存必要者。 经公司领导协商核定,可修订档案保存期限,并以总经理的书面认可为准。

6

档案清理与销毁 6.1 档案管理人员应维护档案清洁,控制库房温湿度,以防档案虫蛀、腐朽、霉变。依规定每年清理一 次,已到保存期限者,给予销毁,销毁前应造册呈总经理核准,并在分类目录的备注栏内予以注明 销毁日期。 6.2 保管期限届满的文件中,部分经核定仍有保存参考价值者,应归回原位,并修正保管期限。

7

调卷程序及档案借阅管理 7.1 7.2 各档案管理人员严格按照公司《保密制度》相关内容进行调卷。 各部门经办人员需调阅档案时,应填写“调卷申请单”并经符合相关密级权限的负责人批准后,方 可向档案管理人员调阅。 7.3 档案管理人员接到“调卷申请单” ,经核查后,方予借出,并在“调卷申请单”上填注借出日期, 以备催还。

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7.4
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档案归还时,经档案管理人员核查无误后,档案立即归入相应档夹。 “调卷申请单”由档案管理人 员留存备查。

7.5

“调卷申请单”以一单一案为原则,借阅时间最长以 1 周为限,如有特殊情形应延长调阅期限时, 应按调阅程序重新办理, 如受客观条件所限, 不能及时办理者, 需经总经理同意后, 事后补办手续。

7.6

借档人不得转借、调换、污损所借的档案,不得在文件上圈点、划线和涂改,未经批准不得复印档 案。

7.7 8 9

档案管理员每月底前向行政管理总监及总经理提供《月调卷统计汇总表》 。

本制度如与以前的相关规定有抵触的,以本制度为准。本制度自 10 月 1 日起实施。 附件 9.1 9.2 9.3 《档案管理执行细则》 《调卷申请单》 《每月调卷统计汇总表》

附件 1:

档案管理执行细则

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一、 部门档案管理员为各部门指定的专(兼)人员,配合总经办档案管理员做好公司的档案管理工作。 二、 档案管理员工作职责 1、制定和执行公司档案工作的各项管理制度。 2、负责公司档案的收集、编号、分发、利用、销毁、管理工作。 3、负责质量管理体系文件的动态管理,确保各相关部门能及时地获得质量管理体系文件及图纸和技术资 料的最新有效版本。 4、建立公司档案管理网络,组织各部门有关人员进行业务学习,对各部门立卷归档工作进行指导、监督 和检查。 5、督促各部门文员做好本部门文件材料的收集、整理、归档。 6、负责公司档案安全,搞好档案利用工作,为公司生产活动及经营活动提供服务。 三、 部门档案管理员的职责 1、了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。 2、认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,交档案室归档。并于每年的 3 月份 配合档案室进行上年度档案年审工作。 3、承办人员借用文件材料时,做好服务工作,并按保密管理制度办理相关调卷手续。 4、管理好公司下发给部门的文件。 三、 归档范围及负责部门 1、 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议 记录等由总经办负责平时归档。 2、 公司各项管理制度,由总经办负责收集发放与平时归档。 3、 公司对外的正式发文与有关部门来往的文书,由总经办负责传递与平时归档。 4、 总部与各分公司的请示与上级部门的批复,由各部门档案管理员负责传递与平时归档。 5、公司产品资料及技术文件,由档案管理人员与产品部部门档案管理员负责平时归档。 6、 公司的各种工作计划、总结、统计报表等,由各部门档案管理员负责平时归档。

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7、 公司与外单位签订的合同、协议书等文件材料,各部门档案管理员负责整理及平时归档。 8、 公司管理者任免的文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料,由人力资源部档案管理员负责平 时归档。 9、 公司员工劳务、工资、福利方面的文件材料,由人力资源部档案管理员负责平时归档。 10、 公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等,由总经办档案管理 员负责平时归档。 11、 公司图书由总经办统一负责归档管理(参见图书管理规定)。 12、 公司财务相关资料,由财务部档案管理员负责平时归档。 四、平时归卷 1、专题项目的文件材料一旦完成,由主办部门收集整理,送交档案室归卷; 2、各部门对平时处理完毕或批存的文件材料,由部门档案管理员汇总处理后,于每月底移交档案室。 五、立卷(案卷质量要求) 1、为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部门档案员配合,档案室档案员负责组卷、编 目。 2、案卷质量总的要求是: 遵循文件的形成规律和特点, 保持文件之间的有机联系, 区别不同的价值, 便于保管和利用。 3、 归档文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 4、 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原 件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开;文电应合一立卷,绝密文电单独立卷,少数 普通文电如果与绝密电文有密切联系,也可随同绝密文电立卷。 5、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文 的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第 1 年立卷;跨年度的总结放在针对的最后 1 年立卷; 跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷,其它文件的立卷按照有关规定执行。 6、 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,

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请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后,其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文 件之间的密切联系并进行系统的排列。 7、 卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右 上角、背面的左上角打印页号。 8、案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录,填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。 9、 案卷封面,应逐项按规定用打印机打印出来,保证封面工整、清晰。 10、 案卷的装订。 装订前, 卷内文件材料要去掉金属物, 对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱, 字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。装订整齐无误。 11、 案卷各部分的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录) 、文件,以案卷号排列次序装入卷盒, 置于档案柜内保存。 六、本执行细则为《档案管理规定》的附件。本细则于 2005 年 10 月 1 日起执行。

乐美中国营销中心 总经办
二○○五年九月

附件 2:

调 卷 申 请 单
申请部门: 申请人

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借阅卷号 借阅时间 详细内容 归还时间
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借阅原因

密级 是否需复制 密级权限责任人:

是□

否□

调 卷 申 请 单
申请部门: 借阅卷号 借阅时间 申请人 详细内容 归还时间

借阅原因

密级 是否需复制 密级权限责任人:

是□

否□

附件 3:

___年_____月调卷统计汇总表

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序号 调卷时间 部门 人员 借阅卷号
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详细内容

密级

归还时间

制表人:


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