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论文(谈外贸英语函电在国际贸易中的)


谈外贸英语函电在国际贸易中的 重要性
随着经济和信息技术的快速发展,商务英语函电已成为对外贸易不可缺少的组成部分, 随着经济和信息技术的快速发展,商务英语函电已成为对外贸易不可缺少的组成部分, 也是现代外贸活动中最常用也最有效的通讯手段之一;它是一种行业英语, 也是现代外贸活动中最常用也最有效的通讯手段之一;它是一种行业英语,主要用于对外 经济贸易活动和社会活动中。实践证明如果没有往来的贸易函电, 经济贸易活动和社会活动中。实践证明如果没有往来的贸易函电,大部分的国际贸易活动 都不可能顺利进行。 都不可能顺利进行。 一、商务英语函电的概述 商务英语函电是对外贸易领域人们借以沟通的书面工作语言, 以外贸知识为背景、 商务英语函电是对外贸易领域人们借以沟通的书面工作语言 以外贸知识为背景、 外贸 语言为载体的电子书信。 商务英语函电是对外商务交流的主要途径之一。 语言为载体的电子书信。 商务英语函电是对外商务交流的主要途径之一。但在信息化高度 发达的今天,该信件并不局限于纸质信件 也可以是电子邮件、 。它是函电 发达的今天,该信件并不局限于纸质信件,也可以是电子邮件、传真或 MSN。 它是函电 。 。 发出者编码和接受者解码的过程。顺利编码和解码的过程就是利用函电交际的过程。 发出者编码和接受者解码的过程。顺利编码和解码的过程就是利用函电交际的过程。商务 英语函电最常用的内容包括:建立业务关系、询盘、发盘、回复、销售合同、包装、保险、 英语函电最常用的内容包括:建立业务关系、询盘、发盘、回复、销售合同、包装、保险、 赔偿、仲裁等。 赔偿、仲裁等。 二、对外贸易的概念 对外贸易亦称“国外贸易 国外贸易”或 进出口贸易 进出口贸易”,是指一个国家(地区)与另一个国家( 对外贸易亦称 国外贸易 或“进出口贸易 ,是指一个国家(地区)与另一个国家(地 之间的商品和劳务的交换。这种贸易由进口和出口两个部分组成。 区)之间的商品和劳务的交换。这种贸易由进口和出口两个部分组成。对运进商品或劳务 的国家(地区)来说,就是进口;对运出商品或劳务的国家(地区)来说,就是出口。 的国家(地区)来说,就是进口;对运出商品或劳务的国家(地区)来说,就是出口。这 在奴隶社会和封建社会就开始产生和发展,到资本主义社会,发展更加迅速。 在奴隶社会和封建社会就开始产生和发展,到资本主义社会,发展更加迅速。其性质和作 用由不同的社会制度所决定。 用由不同的社会制度所决定。 三、商务英语函电的特点 商务英语是国际商务活动中通用的一种专门用途语言,是对外经济活动中的重要工具, 商务英语是国际商务活动中通用的一种专门用途语言,是对外经济活动中的重要工具, 商务英语函电则成为各国之间相互沟通、开展业务、达成交易、 商务英语函电则成为各国之间相互沟通、开展业务、达成交易、建立友好合作关系等商务 活动的重要媒介。因此,熟练运用并正确理解商务英语函电出现的新特点, 活动的重要媒介。因此,熟练运用并正确理解商务英语函电出现的新特点,是顺利进行商 务业务活动的前提和条件。 务业务活动的前提和条件。 (1) 作用地位中心化 随着世界经济一体化步伐的加快,国际间商务合作日益加强。 随着世界经济一体化步伐的加快,国际间商务合作日益加强。在我国加入世界贸易组 织后,与其他成员国的经济交往日趋频繁,对外经济贸易和技术合作迅速发展 合作迅速发展。 织后,与其他成员国的经济交往日趋频繁,对外经济贸易和技术合作迅速发展。对外贸易 不断发展,而商务英语函电在当今世界贸易蓬勃发展之际, 不断发展,而商务英语函电在当今世界贸易蓬勃发展之际,是国际商业交往中必不可少的 手段,对外贸易的各个环节大多通过函电进行。从建立业务关系到达成交易、执行合同, 手段,对外贸易的各个环节大多通过函电进行。从建立业务关系到达成交易、执行合同, 以及执行合同过程中的纠纷等,大都需通过函电解决。因而,对外贸易又被称为“ 以及执行合同过程中的纠纷等,大都需通过函电解决。因而,对外贸易又被称为“单据贸 在对外贸易的操作实务中,贸易各环节所有的交往函电都构成重要的依据。 易”。在对外贸易的操作实务中,贸易各环节所有的交往函电都构成重要的依据。特别是 当产生贸易纠纷时,它有可能左右纠纷解决的结果。 当产生贸易纠纷时,它有可能左右纠纷解决的结果。对外贸易越来越依赖于单据交换的过 商务英语函电的中心化作用也日渐明显。 程,商务英语函电的中心化作用也日渐明显。 (2) 传输方式信息化 随着信息技术、多媒体技术的发展,人类进入了信息时代。 随着信息技术、多媒体技术的发展,人类进入了信息时代。信函在业务交流中不再占 据主导地位,而是很大程度上代之以传真、互联网、邮件等更为迅速、方便。 据主导地位,而是很大程度上代之以传真、互联网、邮件等更为迅速、方便。经济的通讯 手段,在其信息和形式来看,基本格式、表达方式和内容都没有大的变化。可以说, 手段,在其信息和形式来看,基本格式、表达方式和内容都没有大的变化。可以说,传真 和电子邮件是一封用传真或电子邮件方式投递的信函。特别是随着电子商务方式的发展, 和电子邮件是一封用传真或电子邮件方式投递的信函。特别是随着电子商务方式的发展,

进出口商可在网上轻轻松松发广告、报价格、下定单、签合同、结货款等。 进出口商可在网上轻轻松松发广告、报价格、下定单、签合同、结货款等。电子商务的出 是提高对外贸易效率的最有效办法之一,电子化、 现,是提高对外贸易效率的最有效办法之一,电子化、网络化对外贸易是对外贸易的发展 方向。据外贸行业的工作人员介绍, 98%使用的是 MAIL,其余的是电传, 方向。据外贸行业的工作人员介绍,商务交流 98%使用的是 E-MAIL,其余的是电传,有时 候会打打电话。 候会打打电话。 (3)书写格式自由化 商务英语函电的公函,其写作格式有多种风格,有专业式、简洁式和庄重式。 商务英语函电的公函,其写作格式有多种风格,有专业式、简洁式和庄重式。函电格 式自由化主要体现在信头、呼语和信内地址等方面。 式自由化主要体现在信头、呼语和信内地址等方面。随着贸易双方业务联系的增多与贸易 关系的加强,彼此间的了解与沟通日益深入,私人内容渗入公函趋势的出现, 关系的加强,彼此间的了解与沟通日益深入,私人内容渗入公函趋势的出现,也助长了其 格式的自由化。 格式的自由化。 (4)语言风格简洁化 在商务英语函电的写作过程中,除因格式自由化而变简洁外, 在商务英语函电的写作过程中,除因格式自由化而变简洁外,其语言运用方面也简洁 化了。一方面,函电中应省去那些客套、多余的话语而直接指向磋商主题, 化了。一方面,函电中应省去那些客套、多余的话语而直接指向磋商主题,主要是为了简 洁明了、便于阅读;另一方面,电子数据交换、 报等用语及短句的使用, 洁明了、便于阅读;另一方面,电子数据交换、电报等用语及短句的使用,也使其语言风 格简洁化了。 格简洁化了。 (5)写作形式多样化 由于商务英语函电涉及到外贸工作的各个环节,因此可以依据其作用、 由于商务英语函电涉及到外贸工作的各个环节,因此可以依据其作用、内容等分为若 干种类。灵活掌握函电的各种类型是对外贸人员的一项挑战。此外,函电的运输方式, 干种类。灵活掌握函电的各种类型是对外贸人员的一项挑战。此外,函电的运输方式,除 了传统的邮政邮寄外,还有现代化的快递、电报、电传、 了传统的邮政邮寄外,还有现代化的快递、电报、电传、电子邮件以及国际互联网在线及 时沟通等。能够应用不同传递方式,也对今天的外贸人员提出了新的要求。 时沟通等。能够应用不同传递方式,也对今天的外贸人员提出了新的要求。 四、商务英语函电在对外贸易中的功能 传统的对外贸易活动,每一笔交易涉及的主体一般包括买方、卖方、银行、运输、 “传统的对外贸易活动,每一笔交易涉及的主体一般包括买方、卖方、银行、运输、 税务、海关、商检等部门, 节众多,业务运作过程十分复杂,效率低、周期长, 税务、海关、商检等部门,环节众多,业务运作过程十分复杂,效率低、周期长,越来越 不适应当今对外贸易业务快速发展的需要” 不适应当今对外贸易业务快速发展的需要”。商务英语函电通过因特网将交易涉及的各方 连成一体,把其中部分或全部的业务处理过程转移到网上。与传统的对外贸易活动相对应, 连成一体,把其中部分或全部的业务处理过程转移到网上。与传统的对外贸易活动相对应, 商务英语函电在对外贸易中具有以下基本功能: 商务英语函电在对外贸易中具有以下基本功能: (1)物色贸易伙伴 物色贸易伙伴是开展对外贸易的前提。在传统方式下,无论是买方还是卖方, 物色贸易伙伴是开展对外贸易的前提。在传统方式下,无论是买方还是卖方,为了寻 找合适的贸易伙伴,必须付出极高的代价。而利用商务英语函电物色贸易伙伴, 找合适的贸易伙伴,必须付出极高的代价。而利用商务英语函电物色贸易伙伴,既可以节 省大量的人力、物力投入,而且还不受时间、地点的限制。一方面, 省大量的人力、物力投入,而且还不受时间、地点的限制。一方面,企业可以通过建立自 己的网站或借助有关对外贸易商务英语函电平台向全球范围内的潜在客户提供有关产品和 服务的供求信息,吸引相关客户开展贸易;另一方面, 服务的供求信息,吸引相关客户开展贸易;另一方面,企业可以主动上网搜索各种经贸信 寻找到理想的贸易伙伴。 息,寻找到理想的贸易伙伴。 (2)咨询和洽谈 咨询、洽谈是每一笔对外贸易业务的必经程序,也是交易能否成功的关键环节” “咨询、洽谈是每一笔对外贸易业务的必经程序,也是交易能否成功的关键环节”。 在传统方式下,由于时间和空间的限制,咨询、洽谈的过程既漫长,又不经济。 在传统方式下,由于时间和空间的限制,咨询、洽谈的过程既漫长,又不经济。因特网不 仅具有便捷、低成本的通讯功能,而且具有高效、大容量的信息处理能力, 仅具有便捷、低成本的通讯功能,而且具有高效、大容量的信息处理能力,在国际商务的 咨询、洽谈活动中也具有十分重要的功能。买卖双方可借助电子邮件、新闻组和实时的讨 咨询、洽谈活动中也具有十分重要的功能。买卖双方可借助电子邮件、新闻组和实时的讨 论组了解市场和商品信息,洽谈交易事务。如有进一步的需求, 论组了解市场和商品信息,洽谈交易事务。如有进一步的需求,还可用网上的白板会议来 交流即时的图形信息。通过因特网进行咨询和洽谈可以跨越面对面洽谈的限制, 交流即时的图形信息。通过因特网进行咨询和洽谈可以跨越面对面洽谈的限制,提供多种 方便的异地交流方式。 方便的异地交流方式。 (3)网上订购与支付 商务英语函电可借助网站中的邮件交互传递网上的订购, 商务英语函电可借助网站中的邮件交互传递网上的订购,并可通过银行和信用卡公司 的参与实现网上支付。网上订购通常在产品介绍中提供十分友好的订购交互格式框, 的参与实现网上支付。网上订购通常在产品介绍中提供十分友好的订购交互格式框,当客

户填完订购单后,系统会用交易确认信息单来保证订购信息的收悉, 户填完订购单后,系统会用交易确认信息单来保证订购信息的收悉,订购信息也可采用加 密的方法使客户和商家的商业信息不致泄露。对外贸易中的网上支付对可以直接通过因特 密的方法使客户和商家的商业信息不致泄露。对外贸易中的网上支付对可以直接通过因特 网传递交付的软件、影音、咨询服务等无形产品交易来说极为便利, 网传递交付的软件、影音、咨询服务等无形产品交易来说极为便利,可节省很多人员的开 并且,随着网络安全技术的不断发展, 销。并且,随着网络安全技术的不断发展,网上支付在对外贸易中的优势将会表现得更加 明显。 明显。 (4)交易管理 对外贸易的业务活动牵涉到政府的多个职能部门以及金融 保险、 及金融、 对外贸易的业务活动牵涉到政府的多个职能部门以及金融、保险、运输等众多配套服 务部门。对对外贸易交易的管理包括有关市场法规、税务征管、报关、 务部门。对对外贸易交易的管理包括有关市场法规、税务征管、报关、交易纠纷仲裁等多 个环节。在传统的运作过程中,企业必须单独与各相关单位打交道, 个环节。在传统的运作过程中,企业必须单独与各相关单位打交道,必定要花费大量的人 物力,并且要占用大量的时间。商务英语函电使对外贸易的交易管理做到无纸化、 力、物力,并且要占用大量的时间。商务英语函电使对外贸易的交易管理做到无纸化、网 络化,使从事进出口业务的企业可直接通过因特网办理与银行、保险、税务、 络化,使从事进出口业务的企业可直接通过因特网办理与银行、保险、税务、运输各方有 关的电子票据和电子单证,完成部分或全部的结算以及索赔等工作, 关的电子票据和电子单证,完成部分或全部的结算以及索赔等工作,大大节省了交易过程 的时间和费用。 的时间和费用。 五、商务英语函电在对外贸易中的的优越性 商务英语函电提供企业虚拟的全球性贸易环境 球性贸易环境, 商务英语函电提供企业虚拟的全球性贸易环境,大大提高了商务活动的水平和服务质 其优越性主要有: 量。其优越性主要有: 提高了通信速度,尤其是国际范围内的通信速度。 (1)、提高了通信速度,尤其是国际范围内的通信速度。“商务英语函电一方面破除 了时空的壁垒,另一方面又提供了丰富的信息资源” 了时空的壁垒,另一方面又提供了丰富的信息资源”,为各种社会经济要素的重新组合提 供了更多的可能,这将影响到社会的经济布局和结构。 供了更多的可能,这将影响到社会的经济布局和结构。 节省了潜在开支,如电子邮件节省了通信邮费, (2)、节省了潜在开支,如电子邮件节省了通信邮费,而电子数据交换则大大节省了 管理和人员环节的开销。 管理和人员环节的开销。 增加了客户和供货方的联系。 (3)、增加了客户和供货方的联系。 提高了服务质量, (4)、提高了服务质量,能以一种快捷方便的方式提供企业及其产品的信息及客户所 需的服务。 需的服务。 提供了交互式的销售渠道。使商家能及时得到市场反馈,改进本身工作。 (5)、提供了交互式的销售渠道。使商家能及时得到市场反馈,改进本身工作。商务 英语函电重新定义了传统的流通模式,减少了中间环节, 英语函电重新定义了传统的流通模式,减少了中间环节,使得生产者和消费者的直接交易 成为可能,从而在一定程度上改变了整个社会经济运行的方式。 成为可能,从而在一定程度上改变了整个社会经济运行的方式。 提供全天候的服务, 小时的服务。 (6)、提供全天候的服务,即每年 365 天,每天 24 小时的服务。 最重要的一点是,商务英语函电增加了企业的竞争力。 (7)、最重要的一点是,商务英语函电增加了企业的竞争力。 六、商务英语函电在对外贸易中的作用 与传统的对外贸易业务运作方式相比,商务英语函电在对外贸易中的优势十分明显, 与传统的对外贸易业务运作方式相比,商务英语函电在对外贸易中的优势十分明显, 具体表现在: 具体表现在: (1) 显著降低对外贸易成本 与国内贸易相比 对外贸易的单证数量繁多,处理费用高昂。 贸易相比, 与国内贸易相比,对外贸易的单证数量繁多,处理费用高昂。“通过商务英语函电进 行对外贸易, 90%左右的文件处理费用 又可缩短交单、结算、汇款的时间, 左右的文件处理费用, 行对外贸易,既可节省大约 90%左右的文件处理费用,又可缩短交单、结算、汇款的时间, 加快资金周转,还可节省利息开支,成本优势十分显著” 加快资金周转,还可节省利息开支,成本优势十分显著”。 交易成本的降低还表现在由于减少了大量的中间环节, 交易成本的降低还表现在由于减少了大量的中间环节,使买卖双方可以通过网络直接 进行商务活动,交易费用明显下降。 在传统的对外贸易业务中, 进行商务活动,交易费用明显下降。“在传统的对外贸易业务中,因为大量的中间商的参 与,国外进口商的进货价往往是国内生产企业交货价的 5-10 倍”。现在有不少对外贸易商 务英语函电平台直接把中国的生产企业和国外的进口商的供求信息整合在网上, 务英语函电平台直接把中国的生产企业和国外的进口商的供求信息整合在网上,让他们在 网上直接交易,由于减少了中间环节,使中国的出口企业和国外的进口商都得到了实惠。 网上直接交易,由于减少了中间环节,使中国的出口企业和国外的进口商都得到了实惠。

(2) 显著提高交易效率 利用商务英语函电开展对外贸易,买卖双方可采用标准化、电子化的格式合同、提单、 利用商务英语函电开展对外贸易,买卖双方可采用标准化、电子化的格式合同、提单、 保险凭证、发票和汇票、信用证等,使各种相关单证在网上即可实现瞬间传递, 保险凭证、发票和汇票、信用证等,使各种相关单证在网上即可实现瞬间传递,大大节省 了单证的传输时间,而且还能有效地减少因纸面单证中数据重复录入导致的各种错误, 了单证的传输时间,而且还能有效地减少因纸面单证中数据重复录入导致的各种错误,对 提高交易效率的作用十分明显。 提高交易效率的作用十分明显。 在传统的对外贸易中,全部程序包括签约、洽谈、报关、租船订仓、 在传统的对外贸易中,全部程序包括签约、洽谈、报关、租船订仓、保险以及支付结 算等都必须由人工参与,交易效率低,错误发生率高,受时间的局限性大。 算等都必须由人工参与,交易效率低,错误发生率高,受时间的局限性大。而通过网上办 理相关业务,可以最大限度地减少人工参与,并且不受时间限制, 理相关业务,可以最大限度地减少人工参与,并且不受时间限制,提高了业务处理的灵活 为客户带来更多的便利。 性,为客户带来更多的便利。 (3)提高客户满意度 由于世界各地存在时差,进行国际商务的谈判就相当不便。对企业来讲, 由于世界各地存在时差,进行国际商务的谈判就相当不便。对企业来讲,在传统的条 件下, 小时的客户服务往往感到力不从心。 件下,提供每周 7 天、每天 24 小时的客户服务往往感到力不从心。而利用商务英语函电可 的全天候服务,任何客户都可在全球任何地方、 以做到 7×24 的全天候服务,任何客户都可在全球任何地方、任何时间从网上得到相关企 业的各种商务信息。如果得不到理想的答案,还可以通过电子邮件的形式进行询问, 业的各种商务信息。如果得不到理想的答案,还可以通过电子邮件的形式进行询问,只要 企业及时回复,即可使访问者得到满意的答复。商务英语函电全天候 函电全天候、 企业及时回复,即可使访问者得到满意的答复。商务英语函电全天候、不间断运作可使全 球范围内的客户随时得到所需的信息,为出口企业带来了更多的订单, 球范围内的客户随时得到所需的信息,为出口企业带来了更多的订单,并且可大大提高交 易的成功率。 易的成功率。 (4)扩大贸易机会 因特网作为一个全球性的网络,彻底消除了地域的界限, 因特网作为一个全球性的网络,彻底消除了地域的界限,对减少对外贸易中有形和无 形的壁垒有着积极的作用。在网上做生意,没有了宗教信仰的限制,也没有了种族的歧视, 形的壁垒有着积极的作用。在网上做生意,没有了宗教信仰的限制,也没有了种族的歧视, 甚至公司的规模和经济实力的差别都显得不再重要。 甚至公司的规模和经济实力的差别都显得不再重要。以美国为主的发达国家极力主张商务 英语函电达成的对外贸易免征关税。这一方面有力地推动了对外贸易的发展, 英语函电达成的对外贸易免征关税。这一方面有力地推动了对外贸易的发展,促进对外贸 易业务量的迅速提高;另一方面,也有力地促进了世界范围内的商务英语函电的发展 的商务英语函电的发展, 易业务量的迅速提高;另一方面,也有力地促进了世界范围内的商务英语函电的发展,使 全球经济一体化的进程更快地向前推进。 全球经济一体化的进程更快地向前推进。 (5)减轻对实物基础设施的依赖 传统的企业开展对外贸易业务都必须拥有相应的基础设施,如办公用房、仓储设施、 传统的企业开展对外贸易业务都必须拥有相应的基础设施,如办公用房、仓储设施、 产品展示厅、销售店铺等。与开展国内贸易相比, 产品展示厅、销售店铺等。与开展国内贸易相比,进行对外贸易对实物基础设施的依赖程 度要高得多。 度要高得多。 因此,利用商务英语函电开展对外贸易可以显著减少在实物基础设施方面的投入。 因此,利用商务英语函电开展对外贸易可以显著减少在实物基础设施方面的投入。对 于信息产品而言,如报刊杂志的电子版、视听娱乐和电脑软件及信息咨询提供等, 于信息产品而言,如报刊杂志的电子版、视听娱乐和电脑软件及信息咨询提供等,如果产 品本身可以在线成交和在线交付的话,则销售柜台、仓储实施等完全是多余的。 品本身可以在线成交和在线交付的话,则销售柜台、仓储实施等完全是多余的。整个销售 环节,从研制开发 订货、付款到产品的交付都可以在网上实现。 制开发、 环节,从研制开发、订货、付款到产品的交付都可以在网上实现。由于减轻或消除了对实 物基础设施的依赖,企业可以将节省的开支大部分让渡给客户。 物基础设施的依赖,企业可以将节省的开支大部分让渡给客户。 (6)改变对外贸易成本结构 在传统的对外贸易交易中,花费的成本主要指买卖过程中所需要的信息搜寻、 在传统的对外贸易交易中,花费的成本主要指买卖过程中所需要的信息搜寻、合同订 立和执行、售后服务等方面的成本。而商务英语函电可以大大节省这些方面的支出。 立和执行、售后服务等方面的成本。而商务英语函电可以大大节省这些方面的支出。有调 查显示, 在传统的对外贸易中, 200查显示,“在传统的对外贸易中,一笔进出口业务要处理交易相关机构的单据约 200-350 业务流程长达一至数月;而纸张、行文、 份,业务流程长达一至数月;而纸张、行文、打印及差错的总开销约为货值的 7%” ;另 在公司间共享的所有信息中,70%是从采购订单中获得的” 商务英语函电的应用, 外,“在公司间共享的所有信息中,70%是从采购订单中获得的” ,商务英语函电的应用,

可以发掘定单附加的信息潜力,简化数据处理程序,缩短对外贸易的文件处理周期, 可以发掘定单附加的信息潜力,简化数据处理程序,缩短对外贸易的文件处理周期,降低 企业的库存水平,消除信息传递过程中的人工干预,从而降低成本。据统计, 企业的库存水平,消除信息传递过程中的人工干预,从而降低成本。据统计,“商务英语 5%到 但是, 函电可以节省企业交易成本的 5%到 10%” 。但是,商务英语函电又在传统贸易成本之外出 现了技术、安全、法律等新的成本,不过两相比较,总体成本还是大大下降了。 现了技术、安全、法律等新的成本,不过两相比较,总体成本还是大大下降了。 结论: 结论: 总之,在对外贸易活动中,要善于运用商务英语函电, 总之,在对外贸易活动中,要善于运用商务英语函电,实现利用商务英语函电开展对外 贸易。它不仅改变了企业本身的生产、经营。管理,而且对传统的贸易方式带来冲击 式带来冲击。 贸易。它不仅改变了企业本身的生产、经营。管理,而且对传统的贸易方式带来冲击。其 最明显的标志就是显著降低对外贸易成本,交易效率显著提高,提高了客户的满意度, 最明显的标志就是显著降低对外贸易成本,交易效率显著提高,提高了客户的满意度,扩 大了贸易机会, 大了贸易机会,使

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班级: 班级:06 高职国贸班 姓名: 姓名:黄浩 学号: 学号:20641147


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