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第3章 办公中文档的高级应用_图文

第三章

办公中文档的高级应用

1

本章主要内容
? 长文档的编排
? 邮件合并及域的使用

? 文档审阅与修订

2

第一节、长文档的制作
? 在高级办公应用中,往往会遇到一些论文、

课题以及著作等长文档的编排。 ? 本实例为一篇论文的制作,从这篇论文的 制作过程中我们可以学习长文档的编排特 点和制作方法。 ? 实例效果如图所示。

3

4

操作步骤(1)
1. 利用大纲视图设置小标题的多级编号
1. 选择“视图”/“大纲视图”命令,将文档切换

到大纲视图下, 2. 在出现一个“大纲”工具栏中设置各个标题 的级别。 3. 选中所有标题,为其添加多级编号。

2. 使用样式修改小标题文字的格式
1. 打开“样式和格式”任务窗格。 2. 直接修改标题1、标题2等的样式。
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操作步骤(2)
3. 输入论文的内容设置字体格式:在标题

下直接输入即可。 4. 插入页码和脚注
? 选择“插入”/“引用”/“脚注和尾注”命令,

在打开“脚注和尾注”对话框选择“脚注”, 在编号方式处选择“每页重新编号”,单击 “插入”即可插入相应的脚注。

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操作步骤(3)
5. 论文中目录的制作
1. 首先插入一个空白页,并用分节符和后面的

内容分开 2. 选择“插入”/“引用”/“索引和目录…”命 令,在打开的“索引和目录”对话框中选择 “目录”选项卡,选择三级目录,确定即可。

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主要知识点(1)
? 文档结构图的使用
?

?

文档结构图是一个独立的窗格,能够显示文 档的标题列表,使用文档结构图可以对整个 文档快速浏览,同时还能跟踪标题在文档中 的位置。 选择“视图”/“文档结构图” 命令,打开 “文档结构图”窗格。

? 公式的制作
1. 启动公式编辑器 2. 编辑公式。
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主要知识点(2)
? 大纲视图的使用
它在长文档的组织和维护时非常方便。在大纲 视图中,可以查看文档的结构,通过鼠标拖动 来移动、复制和重新组织文本。 ? 脚注与尾注
? 论文页码下端经常需要说明文中有关引用资料的来源

? 大纲视图可以将文件按标题的层次进行显示,

(脚注),最后还要列出论文撰写时的主要参考文献 (尾注)。它们虽然不是论文的正文,但仍然是论文的 一个组成部分,它们主要是起补充、解释、说明的作用, 并且也是对原著人员知识产权的尊重。

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主要知识点(3)
? 样式的使用查找文本
1. 直接套用样式 2. 新建样式

? 奇偶页不同的页眉页脚设置
1. 首先在“页面设置”对话框的“版式”选项

卡中选中 “页眉页脚”区域的“首页不同” 。 2. 然后选择“视图”/“页眉和页脚”命令, 对论文正文设置奇偶页不同的页眉和页脚 。
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第二节、邮件合并及域的使用
? 在办公过程中,办公人员有时要做大批量格式

相同的信封或邀请函,如果逐个的制作,既浪 费时间又容易出错,可能利用Word中的邮件合 并功能实现制作多份多份格式相同的文件。 ? 本节通过实例来说明邮件合并的使用方法。 ? 本节实例是某公司为客户制作的会议邀请函和 相应的信封。 ? 实例效果如图所示。

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操作步骤(1)
1.

创建数据源
?

批量制作邀请函的前提是有一个客户信息表,也就是 数据源。利用Word或Excel制作数据源都可以,本例 中使用Word中的表格制作一份客户信息表。 新建一个Word文档,输入邀请函的基本内容并做基本 排版 打开“邮件合并”工具栏,单击“打开数据源”按钮, 之前创建的数据源。

2.

制作邀请函
1. 2.

13

操作步骤(2)
3. 在光标定位处单击工具栏上“插入域”按钮,

打开“插入合并域”对话框,选择插入“姓 名”域, 4. 在姓名后插入称呼。单击工具栏上“插入 Word域”按钮,在打开的下拉菜单中选择 “If…Then…Else”命令,本例中性别如果为 “男”则是“先生”,否则是“女士” 5. 查看合并数据,如果无误,则选择“合并到 文档”或“合并到打印机”即可。

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操作步骤(3)
3. 使用中文向导制作信封
1. 打开信封制作向导。选择信封的样式,生成信

2.
3.

4.
5.

封模板。 单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源” 按钮,打开 “客户信息表”。 单击“查看合并域”按钮,合并有效的域。 在信封的右下角插入发信人地址和邮编。 合并到新文档。

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主要知识点(1)
? 邮件合并
? 什么是“邮件合并” ? 数据源文件 ? 邮件合并工具栏使用的基本过程 ? 使用“邮件合并”向导

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主要知识点(2)
? 窗体的使用
? 窗体(又称窗体域)是包含可以输入信息的空白区域或

选项的Word文档元素。利用窗体可以制作联机电子文 档等类型的文档。 ? Word中共有3种窗体:文字型窗体域、下拉型窗体域和 复选框型窗体域。 ? 文字型窗体域可以限制输入内容的类型,如文本的长度、 日期、数字格式甚至是计算公式,这样就可以减少输入 错误; ? 复选框型窗体域和下拉型窗体域可以方便选择使用内容;

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第三节、文档审阅与修订
? 在审阅别人的文档时,如果想对文档进行修订,

但又不想破坏原文档的内容或者结构,可以使 用Word中提供的修订工具,它可以使多位审阅 者对同一篇文档进行修订,作者只需要浏览每 个审阅者的每一条修订内容,决定接受或拒绝 修订的内容即可。 ? 修订内容包括正文、文本框、脚注和尾注以及 页眉和页脚等的格式,可以添加新内容,也可 以删除原有的内容。为了保留文档的版式, Word在文档的文本中只显示一些标记元素,而 其它元素则显示在页边距上的批注框中。

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本节实例
? 本实例是两位审阅者对同一篇文档进行审

阅和修订,通过这个实例可以掌握文档审 阅和修订的方法。 ? 经过审阅后的效果图如下:

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操作步骤
1.

设置用户信息
1. 2.

选择“工具”/“选项”命令,在打开的对话框里选择 “用户信息”选项卡。 在“姓名”框内输入“王飞”、“缩写”为“W”,单 击“确定”按钮即可。 打开“审阅”工具栏 :单击工具栏上的“修订”按钮, 文档才处于修订状态。 对文章进行修订和插入批注 接受/拒绝修订 :单击“接受所选修订”按钮 进行接 受修订,单击“拒绝所选修订”按钮 拒绝所选修订。
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2.

审阅与修订
1. 2. 3.

主要知识点(1)
? 按审阅者查看修订内容
? 作者可以按审阅者来查询和浏览修订的内容。

方法如下: ? 单击“审阅”工具栏上的“显示”下拉菜单, 选择“审阅者”,只需将需要显示的审阅者前 的复选框选中即可只显示此审阅者的修订。

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主要知识点(2)
? 审阅窗格
? 单击“审阅”工具栏上的“审阅窗格”按钮,可以在文

档底部打开审阅窗格,审阅窗格中显示了所有具体的修 订信息,其中包括用户信息、修订的时间、修订的内容 等。可以将文档中的修订进行定位,也可以删除批注。

? 接受/拒绝修订
? 作者可以使用“审阅”工具栏上的“前一处修订或批注”

和“后一处修订或批注”进行查看,如果同意修改,则 单击“接受所选修订”按钮,在打开的下拉菜单中进行 选择。

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