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Office2003 PPT制作技巧

Office2003 PPT 制作技巧
PPT 的使用技巧 1、快速放映:无需点击菜单栏中“观看放映”选项,直接按 F5 键,幻灯片就开 始放映。 2、快速停止放映:除了按“ESC”键外还可以按“-”键,快速停止放映。 3、任意进到第 n 张幻灯片:在放映中如果你想回到或进到第 n 张幻灯片,怎 样操作能快速实现?此时你只要按数字 n,再同时按“+”和回车键,就可以实现。 4、快速显示黑屏,或从黑屏返回到幻灯片放映:在放映中如果你想显示黑屏, 此时你只要按一下 B 或者“.”键,就可以实现。此时再重复按一下 B 或者“.”键, 又可从黑屏返回到幻灯片放映。 5、显示白屏,或从白屏返回到幻灯片放映:按 W 或者“,”键,就可以从放映状 态切换到显示白屏,再重复按一下 W 或者“,”键,又可从白屏返回到幻灯片放 映。 6、隐藏和显示鼠标指针:放映时鼠标指针老是出现在画面上可能会让人感觉不 舒服, 此时按 CTRL+H 就可以隐藏鼠标指针; 反过来按 CTRL+A 隐藏的鼠标指 针又会重现。 7、返回到第一张幻灯片:你只要同时按住鼠标的左右键 2 秒以上,就可以从任 意放映页面快速返回到第一张幻灯片。 8、暂停或重新开始自动幻灯片放映:对于自动放映的幻灯片,如果你想暂停或 者重新开始自动放映,此时只要按 S 或者“+”键就可以实现。 9、放映过程中也可以在幻灯片上书写:a)在幻灯片的放映过程中,有可能要 在幻灯片上写写划划, 例如画一幅图表或者在字词下面划线加注重号。这时可以 利用 PPT 所拥有的虚拟注释笔,在作演示的同时也可以在幻灯片上作标记。b) 使用注释笔方法:首先在幻灯片放映窗口中单击鼠标右键,出现图 5,再依次选 择“指针选项”、“绘图笔”即可,用画笔完成所需动作之后,再按 ESC 键退出绘 图状态。 10、 在幻灯片放映过程中显示快捷方式:在放映 PPT 幻灯片时如果你忘记了快速 快捷方式,你只需按下 F1(或 SHIFT+?),就会出现一个帮助窗口,参照其中的 内容。 11、在 PPT 当中把图片裁剪成任意的形状:首先利用“绘图”工具栏画一个想要 裁剪的图形,如椭圆。选中椭圆后单击“绘图”工具栏上“填充颜色”按钮右侧黑三 角,从列表菜单中单击“填充效果”命令。打开选择“图片”选项卡,单击(选择图片) 按钮,从“选择图片”对话框中找到合适的图片,单击(插入)按钮后返回到“填充效 果”对话框最后单击(确定)按钮后退出。此图片当作椭圆图形的背景出现,改变了 原来的矩形形状,获得了满意的裁剪图片效果 12、从已有 PPT 文档中提取母板:1)用 PPT 打开已有的 PPT 文档 2)点击视 图→母板→幻灯片母板 3 )点击文件→另存为,在“保存类型”中选择“演示文稿 设计模版”(文件后缀名为.pot) 13、 有关 PPT 模板设计: PPT 封面模板、背景模板以及正文中图表模板 在封面模板的设计中, 要充分考虑以下几个因素: (1) 所讨论的主题特点; (2)所处的行业特点;(3)所面向的受众群体。

背景模板尽量简洁流畅、色泽选择能突出你的内容。记住:好背景是为了突出你 报告的内容。千万要预防这种抱怨:“听了整整一个下午,就没记住那位专家到 底讲了什么,晃在我眼前的尽是美丽的图片。” 正文图表模板的选择要注意的:好的 PPT 片绝对不能是整片都是文字,否 则你的报告可就要渣了! 记住能把文字变为图表的都要变为图表,当然也别因为 本栏目提供了大量的精美图表模板就可以滥用. 14 在演示文稿中插入表格的方法: 1)插入 Word 表格 单击“插入”?“图片”?“Microsoft Word 表格”后, 在“插入表格”对话框上设定行、 列数,然后单击“确定”。仔细观察菜单、工具栏等后不难发现,此时,相当于(调 用)进入了 Word。表格的编辑方法与在 Word 中一样。编辑完成后,在表格外 任意处单击, 即返回 PPT。 若需再次编辑该表格, 则在其上双击, 即可进入 Word。 2)插入 PPT 表格 若(创建)插入新幻灯片时,选用了“表格”版式,则在“双击此处添加表格”处 双击后,在“插入表格”对话框上设定行、列数,然后单击“确定”。表格即创建完 成。借助“表格和边框”工具栏,表格的编辑方法与 Word 中编辑表格的方法基本 相同。 3)插入 Word 表格新方法 a)将 Word 文件中的表格复制到剪贴板上。 b)将光标移至需插入 Word 表格的幻灯片(在 PPT 中),单击“插入”?“对象”, 再在“插入对象”对话框上,选中“新建”单选框(默认选项);在“对象类型”框中选 中“Microsoft Word 文档”,然后单击“确定”。 c)将 Word 表格直接粘贴进幻灯片上的 Word 文档框即可。此后的编辑方法与 Word 中的编辑方法相同。 15、Flash 动画“闪”在 PPT 中的四种方法: 一、使用“Shockwave Flash Object”控件法 1)运行 PPT 2000,切换到要插入 Flash 动画的幻灯片。 2)单击“视图”菜单,在弹出的下拉菜单中单击“工具栏”,再在弹出的子菜单 中单击“控件工具箱”,便出现“控件工具箱”。 3)单击“控件工具箱”中的“其他控件”(工具箱中的最后一个按钮,即上图中 用圈圈住的),弹出 ActiveX 控件窗口,窗口中列出了系统已经安装的所有 ActiveX 控件。利用键盘上的光标控制键,在控件列表中找到“Shockwave Flash Object”并单击,此时系统会自动关闭控件窗口。 4) 将光标移动到 PPT 的编辑区域中, 光标变成“十”字形, 按下鼠标并拖动, 画出适当大小的矩形框,这个矩形区域就是播放动画的区域。 5)右单击矩形框,在出现的快捷菜单中单击“属性”,出现“属性”窗口。 6)单击“属性”窗口中的“自定义”一栏,此栏右端便出现一按钮(上图中用圈 圈定部分)。单击该按钮,出现“属性页”窗口,在“影片 URL ”右侧文本框中输入 “我的文件”Flash 动画的完整路径 (如果 Flash 动画与 PPT 文件处于同一目录中, 也可以只输入 Flash 动画文件名),且必须带后缀名“.swf”。别的项目采用系统 默认的即可,最后按“确定” 返回 PPT。 7)放映该幻灯片,你所期待的画面 就出现了。

提示:a) 使用该方法的前提是系统中须有“Shockwave Flash Object”控件。 这个问题不用担心,此控件绝大多数机器中都已安装。 b) 在步骤 5 中双击矩形框也可以打开“属性”窗口。 c)也可以在“属性”窗口“Movie”一栏右侧的文本框中直接输入 Flash 动画的路径而不用步骤 6 自定义的方式。 d) 设定的矩形框的大小就是放映时动画窗口的大小, 当然它的大小 是可以通过拖动矩形框的句柄随意改变的。Flash 动画播放时,鼠标处在 Flash 播放窗口,响应 Flash 的鼠标事件;处在 Flash 播放窗口外,响应 PPT 的鼠标 事件。 二、插入对象法 1)运行 PPT 2000,切换到要插入 Flash 动画的幻灯片。 2) 单击“插入”菜单, 在弹出的下拉菜单中单击“对象”, 此时会弹出“插入对象” 对话框,选择“由文件创建”,单击“浏览”,在出现的“浏览”对话框中找到“我的文 档”中的“我的文件”并双击,Flash 动画的路径便会出现在“插入对象”对话框中的 文本框中,最后单击“确定”返回 PPT。 3)这时,幻灯片上便出现了一个 Flash 动画的图标,图标的大小和位置,可 以根据需要随意改变。右单击该图标,在弹出的快捷菜单中单击“动作设置”,出 现“动作设置”对话框。 4)激活对象的方式可以为“单击鼠标”也可以是“鼠标移动”,本例采用系统默 认的“单击鼠标”。再选中“单击鼠标”标签中的“对象动作”,最后单击“确定”,完成 激活动画的设置,返回 PPT。 5)放映该幻灯片, 当鼠标单击 Flash 动画图标时, 出现一询问框, 单击“是”, 系统便会调用 Flash 程序来播放动画。 三、插入超级链接法 1)运行 PPT 2000,切换到要插入 Flash 动画的幻灯片。 2)在其中建立任意一个对象(如一段文字、一张图片等)。选中这个对象, 单击“插入”菜单,在弹出的下拉菜单中单击“超级链接”(以上操作也可以换为“右 单击对象,从弹出的快捷菜单中单击?超级链接?”),此时会弹出“插入超级链接” 对话框,系统默认链接到的对象是对话框左侧上部的“原有文件或 Web 页”。单 击右侧的“文件”按钮,在出现的“链接到文件”对话框中从“我的文档”中找到“我的 文件”并双击,Flash 动画的路径便自动出现在“插入超级链接”对话框中,最后单 击“确定”返回 PPT。 3)放映该幻灯片,当鼠标单击设置了超级链接的对象时,会出现一询问框, 单击“确定”,系统便会调用 Flash 程序来播放动画。 四、动作设置法 1)运行 PPT 2000,切换到要插入 Flash 动画的幻灯片。 2)在其中建立任意一个对象(如一段文字、一张图片等)。右单击该对象, 在弹出的快捷菜单中单击“动作设置”,出现“动作设置”对话框。 3)激活对象的方式可以为“单击鼠标”也可以是“鼠标移动”,例如采用系统默 认的“单击鼠标”。再选中“超级链接到”,单击右侧朝下的小黑箭头,弹出一个下 拉列表,单击最下端的“其他文件”,在出现的“超级链接到其他文件”对话框中从

“我的文档”中找到“我的文件”并双击,Flash 动画的路径便自动出现在“动作设置” 对话框中,单击“确定”返回 PPT。 4)放映该幻灯片,当鼠标单击设置了动作设置的对象时,会出现一询问框, 单击“确定”,系统便会调用 Flash 程序来播放动画。 上述四法,各有长短。方法 1 虽然设置较繁琐,但是动画直接在 PPT 窗口 中播放,便于控制,流程显得紧凑;后面 3 种方法,虽然设置简单,但是播放 Flash 文件时, 需启动 Flash 程序, 播放完还要关闭 Flash 程序, 流程显得松散。 16、PPT 中插入视频的三种方法 一、直接播放视频 这种播放方法是将事先准备好的视频文件作为电影文件直接插入到幻灯片 中,该方法是最简单、最直观的一种方法,使用这种方法将视频文件插入到幻灯 片中后,PPT 只提供简单的[暂停]和[继续播放]控制,而没有其他更多的操作按 钮供选择。因此这种方法特别适合 PPT 初学者. 1)运行 PPT 程序,打开需要插入视频文件的幻灯片。 2)将鼠标移动到菜单栏中,单击其中的“插入”选项,从打开的下拉菜单中执 行“插入影片文件”命令。 3)在随后弹出的文件选择对话框中,将事先准备好的视频文件选中,并单击 [添加]按钮,这样就能将视频文件插入到幻灯片中了。 4)用鼠标选中视频文件,并将它移动到合适的位置,然后根据屏幕的提示直 接点选[播放]按钮来播放视频,或者选中自动播放方式。 5)在播放过程中,可以将鼠标移动到视频窗口中,单击一下,视频就能暂停 播放。如果想继续播放,再用鼠标单击一下即可。 二、插入控件播放视频 这种方法就是将视频文件作为控件插入到幻灯片中的, 然后通过修改控件属 性,达到播放视频的目的。使用这种方法,有多种可供选择的操作按钮,播放进 程可以完全自己控制, 更加方便、 灵活。 该方法更适合 PPT 课件中图片、 文字、 视频在同一页面的情况。 1)运行 PPT 程序,打开需要插入视频文件的幻灯片。 2)将鼠标移动到菜单栏,单击其中的“视图”选项,从打开的下拉菜单中选中 “控件工具箱”,再从下级菜单中选中[其他控件]按钮。 3)在随后打开的控件选项界面中,选择“Windows Media Player”选项,再将 鼠标移动到 PPT 的编辑区域中,画出一个合适大小的矩形区域,随后该区域就 会自动变为 Windows Media Player 的播放界面。 4)用鼠标选中该播放界面, 然后单击鼠标右键, 从弹出的快捷菜单中选择“属 性”命令,打开该媒体播放界面的“属性”窗口。 5)在“属性”窗口中,在“File Name”设置项处正确输入需要插入到幻灯片中视 频文件的详细路径及文件名。这样在打开幻灯片时,就能通过[播放]控制按钮来 播放指定的视频了。 6)为了让插入的视频文件更好地与幻灯片组织在一起,还可以修改“属性”设 置界面中控制栏、播放滑块条以及视频属性栏的位置。 7)在播放过程中,可以通过媒体播放器中的[播放]、[停止]、[暂停]和[调节音 量]等按钮对视频进行控制。

三、插入对象播放视频 这种方法是将视频文件作为对象插入到幻灯片中的, 与以上两种方法不同的 是,它可以随心所欲地选择实际需要播放的视频片段,然后再播放。 1)打开需要插入视频文件的幻灯片,单击“插入/对象”命令,打开“插入对象” 对话框。 2)选中“新建”选项后,再在对应的“对象类型”设置栏处选中“视频剪辑”选项, 单击[确定]按钮。 3)PPT 自动切换到视频属性设置状态, 执行“插入剪辑/Windows 视频”命令, 将事先准备好的视频文件插入到幻灯片中。 4)执行“编辑/选项”命令,打开选项设置框,在其中设置视频是否需要循环播 放,或者是播放结束后是否要倒退等,单击[确定]返回到视频属性设置界面。 5)点选工具栏中的视频[入点]按钮和[出点]按钮, 重新设置视频文件的播放起 始点和结束点,从而可以随心所欲地播放视频片段。 6)用鼠标左键单击设置界面的空白区域,就可以退出视频设置的界面,返回 到幻灯片的编辑状态。还可以使用预览命令,检查视频的编辑效果。 17、Word 转换为 PPT 文档 如果在 PPT 中反复使用 Word 内容,复制和粘贴非常不便,而且每张幻灯 片还要设置格式,工作量十分巨大。 首先打开 Word 文档并按下 Crtl+A 全部选中,执行“复制”命令。然后启动 PPT, 选择“普通”视图, 再单击“大纲”标签。 随后将光标定位到第一张幻灯片处, 执行“粘贴”命令, 这样 Word 文档中的全部内容插入到了第一张幻灯片中。 接着, 你可以根据需要进行文本格式的设置,包括字体、字号、字型、字的颜色和对齐 方式等。然后将光标定位到需要划分为下一张幻灯片处,直接按回车键,即可创 建出一张新的幻灯片。如果需要插入空行,按“Shift+Enter”。经过调整,应该很 快就可以完成多张幻灯片的制作。 最后, 你还可以使用“大纲”工具栏, 利用“升级”、 “降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步进行调整。比起一张张地进行编辑,这种方 法自然快得多。 18、几种不同的视图状态(普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映)之间进 行快速切换 1)点击“普通视图”按钮时如果按下 Shift 键就可以切换到“幻灯片母版视图”;再点 击一次“普通视图”按钮(不按 Shift 键)则可以切换回来。而如果点击“幻灯片浏 览视图”按钮时按下 Shift 键就可以切换到“讲义母版视图”。 2)让 PPT 在屏幕的左上角显示幻灯片的缩略图,这样就能在编辑的时候预 览得到的结果。进入“普通视图”,然后选择第一个想要显示的幻灯片。按住 Ctrl 键并点击“幻灯片放映”按钮。点击幻灯片缩略图进行换片,就像进行全屏幕幻灯 片放映时一样。 3)按住 Ctrl-Shift 键然后再按各种不同的视图按钮:Ctrl-Shift-“普通视图”按 钮会关闭左侧的标记区和备注页,并把幻灯片扩充到可用的空间。Ctrl-Shift-“幻 灯片浏览视图”按钮则可以把演示文稿显示为大纲模式;Ctrl-Shift-“幻灯片放映” 按钮会打开一个“设置放映方式”对话框。 19、使用动画效果

动画效果通常有两种实现办法: 按照一定的顺序依次显示对象或者使用运动 画面。 你可以对整个幻灯片、 某个画面或者某个幻灯片对象 (包括文本框、 图表、 艺术字和图画等)应用动画效果。不过你应该记住一条原则:那就是动画效果不 能用得太多, 应该让它起到画龙点睛的作用;太多的闪烁和运动画面会让观众注 意力分散甚至感到烦躁。 1)对一张或几张幻灯片使用动画效果,选择“幻灯片放映” “动画方案”。可以 看到一系列预定义好的可应用于所选幻灯片的动画效果,如果你已经勾选了“自 动预览”复选框,只需点击每个效果名称就能看到预览的动画效果。 2)对某个幻灯片对象应用动画效果,选定该对象然后从菜单中选择“幻灯片 放映” “自定义动画”。在“自定义动画”的任务窗格中点击“添加效果”按钮,然后从 弹出的“进入”子菜单中选择你想要的效果。如果想得到更多的选择,你可以点击 子菜单中的“其他效果”项,它会打开一个“添加进入效果”的对话框。勾选“预览效 果”复选框,然后点击各种效果查看其具体表现形式。如果你找到一个想要的效 果,就点击“确定”按钮关闭该对话框。 应用动画效果后,会发现在幻灯片对象旁边多出了几个数字标记,这些标记 被用来指示动画的顺序。另外,这些幻灯片对象还会出现在“自定义动画”任务窗 格的动画列表中。如果你想改变动画的显示顺序,就选中某个动画然后点击“重 新排序”两侧的方向箭头; 你还可以在列表中选择一项动画,然后按“删除”按钮来 删除它。 20、绘制路径 PPT 中的“动作路径”允许你在一幅幻灯片中为某个对象指定一条移动路线。 使用“动作路径”能够为你的演示文稿增加非常不错的效果。 如果想要指定一条动作路径,选中某个对象,然后从菜单中选择“幻灯片放 映” “自定义动画”。在“自定义动画”任务窗格中点击“添加效果”按钮。在下拉列表 中选择“动作路径”然后再选择一种预定义的动作路径,比如“对角线向右上”或者 “对角线向右下”。 如果你不喜欢子菜单中列出的六种预置路径,还可以选择“更多 动作路径”来打开“添加动作路径”对话框。确保“预览效果”复选框被选中,然后点 击不同的路径效果进行预览。当你找到比较满意的方案,就选择它并按“确定”按 钮。 PPT 也允许你自行设计动作路径。选中某个对象然后从菜单中选择“添加效 果” “动作路径” “绘制自定义路径”,然后再从列表中选择一种绘制方式(如自由 曲线)。接着用鼠标准确地绘制出移动的路线。 在添加一条动作路径之后, 对象旁边也会出现一个数字标记,用来显示其动 画顺序。 还会出现一个箭头来指示动作路径的开端和结束(分别用绿色和红色表 示)。你还可以在动画列表中选择该对象,然后对“开始”、“路径”和“速度”子菜单 中的选项进行调整(在“自定义动画”任务窗格)。 21、各种各样的小技巧 1)增加更多可取消操作数。选择“工具” “选项”,然后点击“编辑”标签。在“撤 销”区域的“最多可取消操作数”字段输入你想要的数值(从 3 到 150 均可),然 后点击“确定”退出。需要注意的是,当你增加 PPT 的最多可取消操作数时,它 所占用的 PC 内存也会随之增加。

2)重复利用你以前的作品。首先,在“幻灯片浏览视图”中显示当前的演示 文稿。用鼠标点击你所要插入新幻灯片的位置,选择菜单中的“插入” “幻灯片从 文件”打开一个“幻灯片搜索器”对话框。在“搜索演示文稿”选项卡中输入文件名 (或者用浏览方式找到它),然后按 Enter 键。点击你想要插入的幻灯片,然后 按“插入”按钮。另外,你还可以点击“插入所有”按钮把该演示文稿中的所有幻灯 片一次性全部插入当前文稿。 22、应用多个模板 可以在一个演示文稿中应用任意多个模板。比如,你可能会应用第二个模板 来引入一个新的话题或者引起观众的注意。为了实现这个目标,你需要在“普通 视图”中显示该演示文稿, 并且让标记区域也显示在屏幕左侧。 在“幻灯片”标记中, 点击你想要应用模板的一个或多个幻灯片图标。从菜单中选择“格式” “幻灯片设 计”(或者直接点击“设计”按钮)来显示“幻灯片设计”任务窗格。选中你想要应用 的模板图标,然后点击模板图标右侧的下拉列表箭头,并选择“应用于选定幻灯 片”。 23、导入文档 如果你想在演示文稿中输入的文字已经存在于 Word 文件, 就不需要再手工输入 一遍。你可以在 PPT 中直接打开那个 Word 文件。你也许需要对导入的文档进 行一些格式上的调整,但这肯定比你手工输入这些文字要方便得多。一个提示: 如果原来的 Word 文件使用了大纲标题,导入的效果是最好的。 1)在 PPT 中选择“文件” “打开”。在“打开”对话框中,点击“文件类型”右边的 下拉箭头,然后选择“所有文件”。双击你想要在 PPT 中打开的 Word 文档。它会 像打开新的演示文稿一样被打开。 2)使用“自动调整”按钮。如果在一张幻灯片中出现了太多的文字,你可以 用“自动调整”功能把文字分割成两张幻灯片。点击文字区域就能够看到区域左侧 的“自动调整”按钮(它的形状是上下带有箭头的两条水平线),点击该按钮并从 子菜单中选择“拆分两个幻灯片间的文本”。 23、输出数据到 Word 文档 在 PPT 中, 选择“文件” “发送” “Microsoft Word”。在“发送到 Microsoft Word”对话框中选择你想要在 Microsoft Word 中使用的版式。比如,你可以选 择“只使用大纲”来创建仅带有文字的文档; 选择“空行在幻灯片旁”则可以创 建一系列带有注释行的幻灯片缩略图。在你选择好版式之后,点击“确定”按钮 把演示文稿发送给 Word


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