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展会参展流程详细方案


幼教产业展览会 参展流程详细方案

参展公司:北京习而悦教育科技发展有限公司 展会时间:2017 年 展会地点:





一、 前期准备 二、 确认参展 三、 物资准备 四、 展会项目安排表 五、 资金预算 六、 会后跟进 附件

一、前期准备:
联系展会组委会

确定参展信息及展位布置图纸

确定展位面积、价格及位置

填写参展表并提供展会所需材料,如会刊彩页(企业简介、产品介绍)等

合同审核后,签订展会参展合同

合同进行盖章确认等工作





收到参展通知书等进行参展准备工作

展会组委会联络人

二、确定参展
1、 2、 3、 4、 参展负责人确定:销售总监 参展人员确定:5 人 参展产品:原生启蒙教育课程及安全精品课程。 行程计划安排:3 月 8 日早晨出发至昆明

北京—昆明航班 单程,建议班次。

5、

行车、行程安排

3 月 8 日,北京首都机场出发,当日到达昆明,直奔酒店,放好东西后联系展会方工 作人员,确认明日物资到会场的时间和情况 公交:长水国际机场站上车,乘坐 919 路 c 线,国际会展中心(国贸路)站下车,车程 约 1 小时 19 分,步行 340 米左右。 打车:打车软件,商务车 3 月 9 日,展会现场布展,跟会展中心租用桌椅、电视、电视架、展柜等物品。 3 月 10 日~3 月 11 日,8 点半到达会场,展会 9 点开始,下午 4 点左右结束。

3 月 12 日,中午 12 点后开始撤展,下午 2 点前退房,并根据机票时间提前奔赴机场 候机。 6、 酒店安排

中玉酒店(附近最近的星级酒店,最佳方案,已预定) 地址:官渡区国贸路 379 号,距离展会会场 263 米 电话:0871-67155188 价格:普通标间 4 楼是 320~360 元/天,因为 3 楼有 KTV,四楼以上的标准间是 410 元/天,高级单人房在 7 楼以上 450 元/天,商务房 580 元/天,高级套间 667 元/天。 暂定两间 4 楼以上的普通标间,和一间高级单人房 7、 展位相关信息

场馆图,1 号馆 132 号展位(红框) 背板:两面,宽 3 米,高 2.5 米 楣头:会展中心统一安排 桌子一张,椅子两张,射灯 2 个 展会物资可提前快递到制定仓库,布展时提货。 需租赁的物品: 如有需要,可在展会再租一张桌子和两把椅子。展架、电视、支架等需到会展中心租 赁。

展位图尺寸

1 3 2

展位及其桌椅射灯等实际图

三、物资准备
1、布展所需物资 展板背景设计图:要求,海报质地的不干胶,尺寸 3 米×2.5 米,共 2 块。 员工名片印制 “请赐名片”盒 1 个 来访人员信息登记表 10 张 文件夹 2 个 笔记本电脑一台 视频转换线一根 展会活动及平时需播放的视频文件,课程电子版课件等。 矿泉水 2 件(到地方购买) 纸杯若干 2、产品资料准备 产品二维码放大图(A4 纸) …………………………………………………………………………张 产品展架 产品包装盒(空盒)……………………………………………………………………………………个 整套产品宣传册(实际数量看库存)……………………………………………………………本 整套产品宣传页 宣传折页 ……………………………………………………………………页

奖品: 以上部分用品用来布展使用,在展会快结束时候,酌情发送或售卖。 3、其他杂物

打气筒…………………………………………………………………………………………………………2 个 胶带和双面胶………………………………………………………………………………………………5 卷 剪刀……………………………………………………………………………………………………………2 把 订书器…………………………………………………………………………………………………………2 个 写字笔…………………………………………………………………………………………………………5 个 笔记本…………………………………………………………………………………………………………5 本 “小蜜蜂”扩音器 ………………………………………………………………………………………1 台 印有公司 LOGO 的袋子………………………………………………………………………………500 个 4、工作人员 尽量统一着装风格,尽量正装。 产品介绍及相关话术统一。

四、展会项目安排表
1、基本工作分工
:联络大平台客户,参展活动负责人。 :有意向客户跟进,活动流程环节策划及流程把控。 :协助策划、负责展会前期物资情况安排、行程安排、布展相关联络工作。 :产品介绍环节及访客互动问答环节。 展会前确定并拷贝需要循环播放的宣传片和视频内容到电脑上,确保电视能正常 循环播放。部分人员主要做好展位到访人员的访客信息登记,产品的简单介绍,以及 二维码扫描抽奖、访客互动问答等活动,做好奖品发放,物资看管等相关事务,对有 意向的客户,要及时引荐或移交给销售部同事进行详谈,保证展台前始终能有 2~3 名 人员在岗,其他人员机动补位。

2、所需新媒体部门配合的工作
(1)本次展会,扫描二维码抽奖活动,需要新媒体部门同事的配合。在公众微信 号首页上,做一个参与抽奖栏,关注后可点击进入,里头可采取抽奖转盘,或砸金蛋 等形式,下方有滚动显示 XXX 获得几等奖的显示条。 抽奖活动设有:一等奖、二等奖、三等奖和纪念奖共计 4 个奖项,需要后台控制, 每天一等奖中奖人数限制为不超过 5 人,二等奖中奖人数限制为不超过 40 人,三等奖 中间人数限制为不超过 50 人,其余皆为纪念奖。 该活动至少维持 3 天。该活动每个用户只能参与一次。参与后再次进入不显示, 把握好后台的活动数量控制,如有个别情况及时沟通。 (2)所有关注微信公众账号的,都会有欢迎标语回复,新媒体部门对展会 3 天关 注的人数做一下统计和记录,并提交给销售部门,最终结合展会类型、关注人群、关 注人群的地域及展会的规模结合起来,做一个数据化的资料库。 若本次活动开展成功,后续可以进一步相互配合,做到定位、定点的信息投放, 抽奖活动也可以有更多的形式吸引访客参与,最终达到宣传公司和产品的目的。 (3)每天参展人员汇总展会所拍摄图片等信息并及时与新媒体人员沟通,新媒体 也可通过网络上有关展会的信息收集,及时在公众平台上、微博和公司网站上,播报、 更新公司本次参展消息。

3、活动抽奖环节设置详细规则
(1)扫描二维码抽奖环节——此环节贯穿活动始终。 有兴趣了解公司及产品的访客,登记信息并扫描二维码后均可进入页面抽奖,工 作人员根据手机抽奖结果显示,给与相应的奖品。 奖项基础设置如下 一等奖: 二等奖: 三等奖: 纪念奖: 以上奖品给与时,都要附带产品的宣传页或名片等有明显标出公司联系方式的物 品。活动后期具体奖项设置,现场工作人员根据物资所剩数量协商给予。

10 号 11 号两天活动流程如下,12 号上午根据访客人员数量,在做好登记接待工 作的基础上,酌情开展相关活动。

(2)产品精彩介绍和幸运观众活动
10 日和 11 日上午,10:30—11:00,进行该活动。 活动方式:由工作人员,用小蜜蜂扩音器,配合电视上播放的产品画册图片,对 产品做一个简单的讲解,对围观的访客,均发送小本。 完整听完产品的观众,主持人可提示,愿意主动进行询问或提问的观众,可得毛 绒玩具一个。 该活动在活动时间内,预计开展两轮,每次讲解时间在 5~10 分钟,视听众效果 而定,送奖品环节约 5 分钟左右。

(3)看宣传片,有奖问答活动
10 日和 11 日下午,14:30—15:00,进行该活动。 活动方式:工作人员,用小蜜蜂扩音器,吸引访客注意并宣布有奖问答活动开始, 配合电视播放约 5 分钟的产品宣传片,然后进行有奖问答,凡是有参与活动的均有小 本作为奖励。可以抢答,也可以点名回答问题,幸运观众答对即可赠送毛绒玩具。 该活动在活动时间内,预计开展两轮,每轮随机问出 3 个问题,发出 3 个毛绒玩 具。具体实施视当场参与情况而定,可以酌情多开展一轮或增加问题。 问题设置: A. 公司名称是什么?

答案:北京习而悦教育发展有限公司,简称北京习而悦、习而悦教育、习而悦等 均算答对。 B. 我们是一家什么领域的公司?

答案:教育公司,安全教育公司,原生启蒙教育,均算正确。 C. 我们的产品是什么名字?

答案:《咔咔成长乐园》,素质教育课程,安全教育课程均算正确。 D. 我们的主要产品是涉及哪方面的内容?

答案:关系词有安全类课程、安全素质类课程,安全社会化课程,均算正确。

E.

我们产品的四大主题是什么?

答案:关键词,安全意识、行为素质、国学传统、创意思维。 F. 我们公司目标/目的是什么?

答案:一切为了孩子,让孩子拥有驾驭生活的翅膀,均算正确。酌情判断。

4、关于 12 号撤展情况
撤展前需要清算剩余物资,进行部分售卖或赠送,其余打包,找快递发回北京。

展会活动时间安排表
时间 项目安排
1、循环播放公司介绍短片等 2、接待访客:让访客登记姓名、电话、公司、经销商/园长 /老师 等信息,邀请参与扫码抽奖活动。 3、告知 10 点 30 会有产品相关精彩活动,邀请所有访客参 加,11:00 幸运观众,赢取大奖,到场既有礼品赠送。 韩老师为在场访客,讲解产品,并互动问答,随机发放奖品 (毛绒)。

09:00~10:30

10:30~11:00

11:00~11:30 12:00~13:00

1、循环播放公开课短片等 2、接待访客:先登记姓名、电话、公司等信息,然后邀请 参与扫码抽奖活动。 午休吃饭时间 1、循环播放公开课短片等 2、接待访客:先登记姓名、电话、公司等信息,然后邀请 参与扫码抽奖活动。(形式与上午一致) 3、告知 14:30 会有有奖问答,到场既有礼品赠送。 1、循环播放公开课短片等 2、接待访客:先登记姓名、电话、公司等信息,然后邀请 参与扫码抽奖活动。 3、现场问答活动开始,对现场访客随机问答,控制问题数 量,控制答题人数和问题的难易程度,答对发奖。 1、循环播放公开课短片等 2 、接待访客:先登记姓名、电话、公司等信息,然后邀请 参与扫码抽奖活动。 最新展会情况、照片等及时传送给新媒体部门,新媒体部门 当天进行报道和推送。

13:00~14:30

14:30~15:00

15:00~16:00

16:00~17:00

五、资金预算
往返机票及车费:预计费用 1 万元 住宿费用:预计 5100 元 物资运输费用:待定 物资印制费用:待定

六、会后跟进
统计展会填表所得信息,并逐一进行回访,分类汇总添加到大数据表上,并分析 客户类型和客户需求,寻找合作点及合作方式。持续保持客户的维持和跟进工作。


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