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技术资料管理办法


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技术资料管理办法

文件编号:XXXX-QW4.2-01 版本号/修改码:A/0

1.总则 1.1 为建立、健全公司技术档案工作,完整地保存和科学地管理公司 的技术档案,充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用,更好地 为公司各部门服务,特制订本管理制度。 1.2 加强技术文件和资料的控制,防止失效或作废的技术文件和资料 被误用。 1.3 定型技术文件原件及其他重要文件(如合同、协议、公司对外发 放红头文件等)由综合部统一归档;技术部留存复印件,未定型技术 文件由技术部统一管理。 1.4 建立、健全技术档案工作,达到全公司技术档案的完整、准确、 系统、安全和有效利用。 2.技术文件资料的归档 2.1 每一个技术项目完成或告一段落后,都要有完整、准确、系统的 技术文件资料,将所形成的技术文件资料加以系统的整理,由技术部 经理审查后及时向公司综合部移交归档。 2.2 各部门或技术人员在移交技术档案或技术文件资料时,交接双方 应按规定办理移交手续,签字归档备查。 2.3 归档文件和资料的种类

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2.3.1 产品文件和资料 开发协议/技术协议、 设计任务书、 产品图 (包括二维、 三维图) 、 清单(材料、采购、图纸) 、包装图、技术标准、设计更改通知单、 设备文件(说明书、操作规程) 、试验大纲、实验报告等。 2.3.2 外来技术文件和资料 外来技术文件和资料包括: a、外来标准(采用的企业、行业、国家、国际标准等) ; b、顾客或供应商提供的资料(图纸、技术要求、顾客工程规范、清 单等) ; c、顾客提供的样件。 2.3.3 工艺文件和资料 控制计划、过程流程图、包装规范、特殊特性清单、PFMEA/DFMEA、 作业指导书(打标、装配、检验、包装)等。 2.3.4 办公文件及资料 规章制度、通知、会议记录、培训资料等。 3.技术档案的保管 3.1 综合/技术档案室应对技术档案进行分类、编目、登记、统计, 编制目录,注明移交文件/资料名称、份数、时间、交接人,并备注 用途。做到定位存放,妥善保管,方便利用。 3.2 认真执行技术档案的保管检查制度,综合/技术部应在每年年底 对档案联合全面检查、清理一次,做到帐档一致。并于 12 月 30 日以
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前整理出检查报告,交综合/技术部经理审查。综合/技术部经理根据 检查报告的结果,对出现的问题勒令本部门资料管理员进行整改,并 对检查报告的真实性进行复查。 3.3 做好技术档案的安全、保密工作,并履行批准和借阅手续。经常 保持室内清洁通风,注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防 止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。如有破损或变质的档案,管理人员要 及时向技术部经理作出报告,并作出相应处理。 4.技术档案的借阅 4.1 凡本公司员工,因工作需要均可借阅技术档案(新产品开发文件、 开发协议、技术协议除外) 。由借阅人员在《文件借阅登记表》登记 后方可借阅。阅后归还,归返文件经管理人员检查后,方可办理注销 手续。 4.2 技术档案,均应在公司内控制使用;档案原件仅供在档案室内查 阅。若需外借,原则上在技术档案室提取复印件,由技术部经理批准 后方能借出;凡借阅重要的档案(新产品开发文件、开发协议、技术 协议) ,需由总工批准后方可借阅。借阅者必须妥善保管,不得遗失。 4.3 经同意借出之档案,每次最长时间为三天。如工作需要,到期后 需继续使用的,应办理续借手续。如遇假期,必须将所借技术档案退 回。到期未归还或未办理续借手续者,由档案管理员负责催收,并要 求其限期归还。 4.4 借阅者应保持档案的完整、安全、整洁,不得转借、拆散、涂改、
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抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数,并检查完整情况, 做到认真负责。如发现问题或有损坏者,及时向主管领导汇报。 5.技术档案的保密 5.1 全公司职工必须严守机密,维护技术档案的安全。 5.2 技术档案如有丢失、被盗、泄密等情况,应立即上报并采取措施 作妥善处理。 5.3 未经允许,不得随意翻阅技术档案。 6.技术档案的备份 技术资料应按类别进行光盘刻录备份存档; 每年年底在技术档案 检查完成后, 由技术部资料管理员将审核后的电子档文件提交综合部 文件管理员,并在《文件发放/回收登记表》上注明移交文件/资料名 称、时间、接收人,并备注用途,由综合部对文件进行刻录存档,存 档光盘上需注明资料明细,包括文件所属项目号,文件名称、刻录时 间、 文件格式 (文件种类不限于二维/三维图纸、 word 文档/表格/PPT、 视屏、动画、扫描件等) 。 7.技术文件的审批及发放 7.1 技术文件由技术部负责发放至相关部门 7.1.1 技术协议 技术协议外发前需填写《合同评审表》 ,注明相关内容,提交相 关部门负责人评审。合同评审后,协议需按照评审内容做相应更改, 由部门负责人审核后, 交总工及副总审批。 协议双方盖章签字并存档,
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原件交由综合部存档,复印件留技术部存档以便查阅,其他部门有需 求时,经技术部经理同意后可以发放。技术部资料管理员须在《文件 发放/回收登记表》中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发 放份数(共计张数)等。 7.1.2 图纸发放 图纸经技术部经理审核,总工批准后,除原件外,其余复印件应 加盖“受控”章后发放。发放需在《文件发放/回收登记表》中注明 名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数(共计张数) 、受控 号等。 供应商处用图纸由市场采购部负责发放。 7.1.3 试制文件发放 新产品试制需填写 《新产品入库、 发运信息》 、 《项目采购任务单》 , 并报部门经理审核,总工及副总批准,除原件外,其余复印件应加盖 “受控”章后发放。发放需在《文件发放/回收登记表》中注明名称、 编号、接收部门、接收人/日期、发放份数(共计张数)等。 7.1.4 工艺文件发放 工艺文件由生产或质量部门编制后进行试生产作业, 试生产完成 后需由技术部会签, 除原件外, 其余复印件应加盖 “受控” 章后发放。 发放需在《文件发放/回收登记表》中注明名称、编号、接收部门、 接收人/日期、发放份数(共计张数)等。 7.1.5 工程更改通知单发放
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《工程更改通知单》 需由项目/或设计工程师注明具体更改内容, 交项目负责人/或技术部经理审核,总工批准,除原件外,其余复印 件应加盖“受控”章后同更新图纸发放。发放需在《文件发放/回收 登记表》中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数(共 计张数)等。 《工程更改通知单》发放后须收回作废图纸,使用《文 件发放/回收登记表》注明作废图纸收回时间、处理情况。 各部门文件接收人将《工程更改通知单》存档前,需将文件给相 关工作人员传阅,并在文件上签字备查。 7.1.6 内部工作联系单发放 《内部工作联系单》交部门经理审批,发放需在《文件发放/回 收登记表》中注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、发放份数 (共计张数)等。 7.1.7 外来资料发放 外来技术文件和资料需由接收人在《文件/资料登记表》中注明 来源、名称、时间、份数后,交部门经理审核,技术部存档。文件和 资料发放需在《文件发放/回收登记表》中注明、名称、编号、接收 部门、接收人/日期、发放份数(共计张数) 、版本等。 7.1.8 电子文件发放 定型产品技术文件电子档由技术部经理审核后,交综合部归档。 电子文件使用时需经过技术部经理批准后,方可拷贝,电子文件更新 后需及时报资料管理员进行电子档更新。电子文件发放时需填写《文
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件发放/回收登记表》并注明名称、编号、接收部门、接收人/日期、 发放格式等。 7.2 技术文件审批及发放范围见附表 1。 7.3 凡对外发的技术文件,发放范围应限定在合同规定的范围内。 7.4 外发文件发放形式 电子档二维图纸外发采用 PDF 格式、三维数模采用 STP 格式;电 子档文件均采用邮件形式外发,纸质文件以传真或快递的方式外发。 7.5 外发文件需在《文件发放/回收登记表》中注明发放形式(传真、 邮件、快递) 、接收单位、接收人/时间、确认形式(电话、传真回执、 邮件)等。 7.6 发放各使用场所的文件资料,使用者应妥善保管,不得损坏或丢 失。因受条件限制,破坏或污损至无法使用时,可到档案室换取新文 件,原破坏或污损文件资料由档案室回收后报废处理。凡使用者无法 提供原文件资料,而要求档案室重新发放时,文件使用者需填写《文 件分发、补发申请表》经本部门经理审核交综合部经理和技术部经理 批准。 8.图纸及工艺文件的更改 图纸及工艺更改需填写《工程更改通知单》 , 《工程更改通知 单》上需注明文件编号、更改图纸名称、图号、原因、更改处数,客 户、公司、供应商库存件的处理方法和相应的工艺是否更改,更改文 件上需注明更改及执行时间, 编著者需通过验证人验证过后报部门经
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理审核,由总工批准后下发。 试样阶段(用“S”表示)图纸更改可不用填写《工程更改通知 单》 ,由编制人手动划改并签名即可,划改次数超过 3 次时,图纸 应重新发布;小批(用“A”表示)及批量阶段(用“B”表示)图纸 更改需填写《工程更改通知单》 。 当新建工艺文件时,版本号为“A/0” ,变更文件后版本号按如下 要求变更: A、当变更原版本部分内容但仍以原版本内容为主时,版本号依 次改为“A/1” 、 “A/2” 、 “A/3”......; B、当原版本内容被完全取代或发生重大修改时,版本号依次改 为“B/0” 、 “C/0” 、 “D/0”......。 C、当一份工艺文件由多页组成时,某页版本号需要更新时,只 更新该页版本号;当一份工艺文件某页更改超过 5 处时,需更新该页 版本号;当需要更新页数超过其 1/3 时,整份工艺文件更新为下一版 本号。 9.作废文件的处理 9.1 作废的技术文件由资料管理员按《文件发放/回收登记表》的记 录收回,并在“回收日期”栏中记录回收时间,在“备注”栏中注明 处置方式(销毁或保留) 。 9.2 资料管理员对作废的技术文件加盖“作废参考”印章,需作资料 保存的作废文件,由技术部门负责人确定后,由资料管理员在文件的
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每页加盖 “作废参考” 后方可留用, 作废文件须在 《作废文件登记表》 登记。 9.3 凡要销毁的技术文件,需填写《文件销毁申请表》经总工审批后, 在《作废文件登记表》登记,在指定监销人监督下进行销毁,防止失 密。 10.支持性文件(不限于) 《技术文件清单》 《文件发放/回收登记表》 《文件借阅登记表》 《合同/评审表》 《新产品入库、发运信息》 《项目采购任务单》 《文件/资料登记表》 《作废文件登记表》 《文件销毁申请表》 《工程更改通知单》 《文件分发、补发申请表》

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附表 1:技术文件审批及发放范围表
审批权限 序 号 文件类型 文件登记 编制 校对 审核 批准 编号 工程 项目负 技术部 总工 副总 师 责人 经理 √ √ √ - √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ - √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ - √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ - √ √ √ √ - - - - √ √ √ √ √ - - - √ √ - - - - - - 发放范围、受控号及份数

综合
原件 原件 原件 原件 原件 原件 - - - - - - 原件 -

技术
受控1/1份 受控1/1份 受控1/1份 受控1/1份 受控1/1份 受控1/1份 原件 原件 原件 原件 原件 原件 受控1/1份 原件

市场采购


生产
- -

质量
- - - -

财务
受控2/1份 受控2/1份 受控2/1份 - - - 受控4/1份 受控4/1份 - - - - 受控5/1份 受控4/1份

技术 1 协议 购销 模具 客户 2 图纸 产品 包装

- -

- -

受控2、3/2份 受控4/1份 受控5/1份 受控2、3/2份 受控1/1份 受控1/1份 - - - - 受控2/1份 受控1/1份 受控4/1份

参见产品 新产品入库、 发运 图样及设 3 信息 计文件编 号规则 4 项目采购任务单 (XXXX-QW 打标 4.2-01) 装配 5 工艺文件 检验 包装 6 7 工程更改通知单 内部工作联系单

受控2/1份 受控3/1份 受控2/1份 受控3/1份 受控1/1份 受控2/1份 受控1/1份 - 受控1/1份 受控1/1份 受控2/1份 受控3/1份 受控4/1份 受控2/1份 受控3/1份

注明:“√”表示会签,“-”表示无或不需。

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