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计算机与信息技术基础第五章


第六章 演示文稿处理系统

第五章 中文电子表格处理系 统 EXCEL 2000
5.1 Excel 2000 概述

5.2
5.3

Excel的基本操作
公式和函数

5.4
5.5

图表的制作
数据的管理与统计

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第六章 演示文稿处理系统

5.1
5.1.1

Excel 2000 概述
Excel 2000 概述

5.1.2 5.1.3

Excel窗口的基本结构 单元格、工作表和工作簿

第六章 演示文稿处理系统

5.1.1 Excel 2000 概述
电子表格软件Excel 2000是办公自动化软件 Office2000的一个成员。操作方便、功能齐全。
Excel具有丰富的数据处理函数,可以实现快 速准确的表格数据计算;具有丰富的绘制图表功 能,快速生成图表,可进行数据统计分析;具有 方便的数据交换能力;新增了Web工具等;

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5.1.2 Excel窗口的基本结构
标题栏

常用工具栏 菜单栏
格式工具栏

编辑栏

工作区 垂直拆分条 全选按钮 列标 工作表标签控制按钮:若有多个工作表,标签 编辑栏:由单元格名称框、操作按钮(取消按 工作表标签:显示当前工作簿包含的工作表名 钮、输入按钮、编辑公式按钮),编辑区组成。 栏显示不下所有标签,这时通过这些按钮,可 列标:用英文字母和它们的组合来表示 全选按钮:是行号和列标交汇处的按钮 ,用于 行号 工作区:由工作表标签栏、工作表控制按钮、列标 垂直滚动条 称。 A~Z,AA,AB~IV(共256列)。 选中整个工作表。 找到所需的工作表标签。 。 、行标、全选按钮、窗口水平、垂直滚动条和工作表 行号:用阿拉伯数字1~65536来表示。 区域等组成。 工作表标签控制按钮 工作表标签
水平拆分条

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5.1.3 工作簿、工作表和单元格
工作薄:是一个Excel文件,扩展名为.xls,由
工作表组成。最多可存放255个工作表。默 认工作簿名为Book1,其中包含三个工作表 Sheet1、Sheet2和Sheet3。

工作表:是以列和行的形式组织和存放数据的表
格,由单元格组成。每一个工作表都用一个 工作表标签来标识。

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单元格:行和列的相交点,是工作表的最小单
位,一个单元格最多可容纳32000个字符。 单元格根据其所处的列号和行号来命名。列 号在前、行号在后。比如:A5,C9

活动单元格:当前正在操作的、被黑线框住的
单元格。

活动工作表:当前正在操作的,标签是白底黑
字、带下划线的工作表。默认情况下,活动 工作表为Sheet1。

第六章 演示文稿处理系统

5.1 小结
本节对Excel 2000的功能作了简要概述,介
绍了Excel的工作窗口及组成它的若干控件的功

能如:编辑栏、全选按钮、行号、列标、工作表
标签等,还介绍了工作薄、工作表、单元格等 Excel的常用术语。

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5.2 Excel的基本操作
5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 新建、保存和打开工作簿 数据类型 编辑数据 输入数据

5.2.5
5.2.6

工作表的编辑
设置单元格的格式

第六章 演示文稿处理系统

5.2.1 新建、保存和打开工作簿
⒈新建工作簿
⑴新建空白工作薄:
启动Excel的同时自动创建“Book1” 单击“常用工具栏”上的“新建”按钮 选“文件”菜单中的“新建”命令,再选“常 用”选项卡下的“空工作薄”命令

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⑵利用模板建立新工作薄:
①选“文件/新建 ”命令 ②选择“电子方 案表格”选项 卡 ③双击其中一个 模板图标

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⒉保存工作簿
单击“常用工具栏” 上的“保存”按纽 “文件”菜单中选“保存”命令 “文件”菜单中选“另存为”命令 在“另存为” 对话框中设 置保存位置, 文件名和保 存类型

使用快捷键“Ctrl + S”
注:第一次保存工作簿,Excel 会打开“另存为”对话 框。

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使用自动保存
Excel提供了工作簿的“自动保存”功能。设 置“自动保存”后, 将每隔一定时间自动保存工 作簿。默认时间间隔为10分钟,用户可以自定义。

操作方法:
单击“工具/自动保存”命令。如果“工具”

菜单中尚没有“自动保存”命令,可选择“工具/
加载宏”命令,打开“加载宏”对话框,选择 “自动保存”复选框后,单击“确定”按钮

第六章 演示文稿处理系统

单击 “工具/ 更改完成后, 加载宏” 工具菜单出现 菜单项 自动保存 在加载宏对话框中,选 中“自动保存”,单击确 定

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保存工作区:
在Excel中,可以将当前的工作状态保存为工 作区文件,当重新进入并打开该工作区文件时,上 次工作时使用到的所有工作簿就会被同时打开,并 且按照当时的方式、位置排列。工作区文件的后缀 为.xlw。 操作步骤如下: 打开要同时保存 的多个工作薄 在对话框中输入 选择“文件/保存 工作区文件名, 工作区”菜单项 确定

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⒊打开工作簿
选“文件/打开”命令
点击“常用”工具栏 上的“打开”按钮 直接双击要打开的工作薄 在“打开”对 话框中选择文 件,点击“打 开”

⒋关闭工作簿
方法与关闭Word 文档的方法类似。

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5.2.2

数据类型

Excel 的数据类型分为数值型、字符型和日期 时间型三种。

⒈ 数值型数据
包括:数字(0-9)组成的字符串,也包括+、 -、E、e、$、%、小数点、千分位符号等。在单元 格中的默认对齐方式为“右对齐”。数值型数据一 般只作加减乘除等算术运算或大小比较的关系运算, 否则需要作类型转换

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⒉ 字符型数据:
包括汉字、英文字母、数字、空格及键盘能 输入的其它符号。在单元格中的默认对齐方式为 “左对齐”。字符型数据一般只能作字符串连接 运算和进行大小比较的关系运算

字符型数据在单元格中的默认对齐方式为
“左对齐”。

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⒊ 日期时间型数据:
日期时间型数据本质上是整型数据,表示从 1900-1-1至指定日期或从0:0到指定时间经过的秒数。 常用的日期格式有:“mm/dd/yy”、“dd-mm-yy”; 时间格式有:“hh:mm (am/pm)”,am/pm与时间之 间应有空格,否则,Excel将当作字符型数据来处理。 日期时间型数据可作加减运算,也可作大小比较的 关系运算。 日期时间在单元格中的默认对齐方式为“右对 齐”。

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5.2.3

编辑数据

⒈编辑单元格数据
编辑单元格有两种方法:在编辑栏中编辑和在 单元格内直接编辑。单击目标单元格,在编辑栏中 对数据修改;双击目标单元格或按F2键,在单元格 内编辑数据。 在编辑栏中修改 选定单元格 按F2键在单元格内修改

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⒉单元格数据的复制和移动
⑴单元格数据的复制
Excel的数据复制可以使用剪贴板、快捷键和
鼠标拖动三种方式进行操作。 点击“复制”按钮或选 选择目标单 择“编辑/复制”命令 元格,粘贴 选择源单元 格或区域

Ctrl+C

选择目标单元格, Ctrl+V

Ctrl+拖动到目标单元格

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⑵单元格数据的移动
Excel的单元格数据移动可以使用剪贴板、快 捷键和鼠标拖动三种方式进行操作。 点击“剪切”按钮或选 选择目标单 择“编辑/剪切”命令 元格,粘贴 选择源单元 格或区域 Ctrl+X 选择目标单元格, Ctrl+V

拖动到目标单元格

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⑶选择性粘贴
Excel粘贴不仅可以粘贴单元格(或单元 命 格区域)数据,还可以使用“选择性粘贴”操 在选择性 选 令择 作,粘贴单元格的格式、公式、批注和有效性 粘贴中作 “ 编 相应设置, 等其它信息,此外还可进行算术运算、行列转 辑 点击确定 置等。具体操作如下:
选 择 选择“编辑/选择性粘贴”命令,在对话框 性 中选粘贴方式。 粘 贴 ” /

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⒊ 插入和删除单元格、行或列
⑴插入单元格
格选 ”择 格选 命 “ 插入单元格后的 的择 令 插 位要 入 结果显示 置插 单 入 元 单 元
/

在插入对话框中 或在快捷菜单中选 设置插入方式 择“插入”命令

第六章 演示文稿处理系统

⑵插入行或列
列选 ”择 命“ 列选 令插 的择 入 位要 行 插入列或行后的 置插 或 入 结果显示 行 或 /

或在快捷菜单中选 择“插入”命令

第六章 演示文稿处理系统

⑶删除单元格、行或列
单元格、行或列删除后,原单元格、行或列 右(下)边其它单元格的位置将会向左(上)移 动以填补被删除、行或列的位置。操作方法如下:
选择“编辑/ 删除”,或 右击选择删 除菜单项 在“删除”对话 框进行相应的 设置即可

选中目标(单 元格、行或列)

第六章 演示文稿处理系统

⑷清除单元格、行或列
Excel的“清除”命令与删除是有区别的。数 据清除后单元格、行或列位置还在。“清除”命令 清除的是单元格内的数据、格式或批注信息。操作 方法:选定单元格或区域后,选择“编辑/清除”的 相应子菜单项(全部、格式、内容、批注)。 全部——全部删除

格式——仅删除格式
内容——仅删除内容(或Del健) 批注——仅删除批注

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⒋查找和替换数据
使用查找与替换可以在工作表中快速定位要查 找的信息。查找与替换操作既可在一个工作表中进 行也可在多个工作表中进行。操作方法:

选择搜索 区域

选择“编辑”菜单 的查找或替换命令 或Ctrl+F、Ctrl+H

在查找或替换 对话框中作相 应设置

第六章 演示文稿处理系统

5.2.4

输入数据

⒈单元格的选择
选择单个单元格 单击指定单元格 单击首单元格,Shift+单 选择连续多个单元格 击末单元格 单击第一个单元格,Ctrl+ 选择不连续多个单元格 单击其他单元格 选择整行或整列 单击行号或列标 选择全部单元格 单击全选按钮 清除选定的单元格 在工作表任意处单击鼠标

第六章 演示文稿处理系统

⒉输入数据
选择要输入数据的单元格,直接在单元格中输 入,也可在编辑区中输入,输入完成后,确认。

确认方式
Enter Tab Shift +Tab Shift + Enter 单击编辑栏“√”按钮 按“Esc”键或单击编辑栏“×”按 钮

功能 活动单元格下移
活动单元格右移 活动单元格左移 活动单元格上移 活动单元格不动 取消输入

第六章 演示文稿处理系统

输入数据的几个特殊情况:
⑴输入分数(如1/2),应先输入“0”及一个空格后输入 ? ⑵输入纯数字组成的字符型数据,输入前加西文单引号 (‘),Excel 将自动把它当作字符型数据处理。 ⑶输入日期和时间数据时,用“-”或“/”分隔年月日; 时间用“:”分隔时分秒。 输入当前日期:Ctrl+; 组合键 组合键

输入当前时间:Ctrl+Shift+;

第六章 演示文稿处理系统

⒊数据的自动输入
⑴相同数据的填充(复制填充):
①使用填充柄:
单击填充内容 所在的单元格 拖动单元格右下脚的 “填充柄”至所需位 置

②使用“填充”命令:
输入起始值后 选择填充区域

选中“编辑”菜 单 的“填充”命令

在级联菜单中选 择对应的菜单项

第六章 演示文稿处理系统

⑵等差/等比序列及日期序列的填充:
①使用填充柄:
输入序列前两项 并选中这两项 拖动单元格右下脚的 “填充柄”至所需位置

②使用“填充”命令:
输入起始值后 选择序列区域

选中“编辑/填充 序列”命令

在“序列”对话 框中选择序列类 型、设置序列步 长及终止值

第六章 演示文稿处理系统

⑶用户自定义序列
Excel 2000预设了11组自动填充序列供使用。对 于经常出现的有序数据,如家用电器、职工号等,可 以使用“自定义序列”功能,将它们添加到自动填充 序列内。

操作方法:
选择工具/选项 命令
在对话框中 选择自定义 序列选项卡 在列表框中选择“新 序列”,输入新序列, 序列成员之间用 Enter 键或逗号分隔

第六章 演示文稿处理系统

将工作表的某行(列)转换为“自定义序 列” :
在选项对话框 “导入序列所在 的单元格”文本 框中,输入(或 选择)要导入序 列的单元格区域, 单击“导入”按 钮

第六章 演示文稿处理系统

⒋输入有效数据
设置有效数据是指设置数据类型、范围,设置 数据输入提示、和错误输入提示。以防止无效数据 的“误”输入或一些非法数据的输入。
设置标签(数据 类型、范围) 选取要定义有 效数据的区域

数据/有 效数据

输入信息标签 (输入时提示)
错误警告标签 (出错时提示)

第六章 演示文稿处理系统

5.2.5

工作表的编辑

⒈插入、删除和重命名工作表
⑴选取工作表
选择一个 选连续多个 选不连续多个 单击工作表标签 单击第一个,Shift+最后一个 单击第一个,Ctrl+单击其他工作表 标签

⑵插入工作表
选取要插入的新工作表位置,选择“插入/工 作表”命令。

第六章 演示文稿处理系统

⑶删除工作表
选取要删除的工作表,选择“编辑/删除工作表” 命 令。

⑷重命名工作表
选中要重命名的工作表,选择“格式/工作表/重
命名”命令。 注:以上工作表操作也可右击工作表标签,在快捷 菜单中选择相应命令来实现。

第六章 演示文稿处理系统

⒉ 移动和复制工作表
Excel 允许将工作表在一个或多个工作簿中移动 或复制。如果在两个工作簿之间移动或复制,则必须 将两个工作簿都打开,并确定源工作簿和目标工作簿。 操作如下:
选择要移动或 复制的工作表
选择“编辑/移动或 复制工作表”命令 在对话框中 作相应设置

注:工作薄内的复制或移动也可用鼠标拖动
复制:选中要复制的工作表,Ctrl+拖动到指定位置 移动:选中要移动的工作表,拖动到指定位置

第六章 演示文稿处理系统

在对话框中 选择要移动 或复制的工 作簿和插入 位置,选择 “建立副本” 表示复制, 否则为移动;

选择“编辑/移动 或复制工作表”命令

第六章 演示文稿处理系统

⒊窗口操作
⑴工作表窗口的拆分:
工作表窗口的拆分是指把当前工作表的活动 窗口拆分成窗格,并且在每个被拆分的窗格中都 可以通过滚动条来显示工作表的各个部分,可以 在一个窗口中查看工作表不同部分的内容。拆分 有水平拆分、垂直拆分、水平和垂直同时拆分三 种。 工作表窗口拆分后,可选择“窗口/撤消拆 分窗口”命令或双击窗口拆分条取消拆分。

第六章 演示文稿处理系统

垂直拆分条

选择“窗口/拆 分”命令

拖动垂直滚动条 拖动水平滚动条 水平拆分条 工作表窗口拆分完成

第六章 演示文稿处理系统

⑵工作表窗口的冻结:
窗口冻结可以将工作表中所选单元格上边的行 或左边的列冻结在屏幕上,在滚动工作表时使它们 一直显示。窗格冻结分为水平冻结、垂直冻结和水 平垂直同时冻结。冻结后窗口中的拆分线变为一黑 色的细线。窗口冻结可用“窗口/撤消窗口冻结”命 令撤消。

操作方法:
首先选定一个 基准单元格

单击“窗口/ 冻结窗格”命令

第六章 演示文稿处理系统

⑶窗口重排
有时需要同时打开多个工作簿窗口,为不使 窗口互相覆盖,干扰操作,需要将它们同时显示 在一个屏幕上,这时可以使用“重排窗口”操作。

操作方法:
打开需要同 时显示的多 个工作簿 选择“窗口/重 排窗口”命令 在对话框中 选择重排方式

第六章 演示文稿处理系统

⒋保护工作表及工作簿:
工作表的保护可以防止修改表中单元格内容以

及图表、图形等对象。 工作簿的保护可以防止修
改工作簿的结构(即对工作簿内的工作表进行插入、

删除、移动、隐藏、取消隐藏和重命名操作)和窗
口大小。 可以使用“工具/保护/撤消工作表保护”命令 撤消工作表的保护。工作薄的保护与此类似。

第六章 演示文稿处理系统

在对话框 中输入密 码和设置 保护项, 点击确定 选择“工具/保护/保 护工作表”命令

第六章 演示文稿处理系统

5.2.6 设置单元格的格式
设置单元格的格式包括设置单元格中的数 字格式、对齐方式、字体的式样和大小、边框、 图案及对单元格的保护等操作。操作方法:
选“格式/单元格”命令 选定要格式 化的单元格 或区域 右击选中的区域, 选择设置单元格格式 点击格式工具栏 上的格式按钮 在单元格格式 对话框作相应 设置

第六章 演示文稿处理系统

⒈ 设置数字格式
选择“数字” 选项卡,在 对话框左边择 右 设击 “分类”列置 单 表框列出了单 元 货币样式 数字格式的元 格 使用格式工具栏 百分比 类型,右边格 或 设置单元格数字 显示该类型式 区 格式如:货币、 命域 的格式和示令 , 百分比、千分位、 例 选 小数位数

千位分隔

元单 格 击减少小数位 ”“ 菜 格增加小数位 单式 单 /

第六章 演示文稿处理系统

⒉对齐格式
在格式工具栏中设置对齐方式: 左对齐、居中、右对齐、合并及 居中

合并及居中 左对齐 居中 选择对齐标答,设置水平对齐、垂直对齐、 自动换行、合并单元格、文字方向等 右对齐

第六章 演示文稿处理系统

⒊字体格式

使用格式工具栏设置单元格字体格 式(字体、字号、字型、底线等)

下划线 倾斜 字体

选择“字体”选项卡 设置字体、字号等

加粗

字体颜色

字号

第六章 演示文稿处理系统

⒋设置边框
在默认情况下,Excel单元格的边框为虚线,
打印时将不显示。如果需要可以为单元格或工作区 域设置特色边框。设置方法:
单击格式工具 栏的边框按钮 选择要加边框的 单元格或区域 选择一种框型

选择格式/单元 格或右击选择区 作设置

在对话框中选边 框标签,设置单 元格边框、边框 样式、颜色等

第六章 演示文稿处理系统

⒌ 设置图案
可用格式工具栏与单元格格式对话框设置单 元格的背景颜色、底纹等。操作方法: ⑴单击“格式工具栏”中的“填充色”按钮:

可设 置背景颜色,但不能设置“背景图案”。
⑵利用“单元格格式”对话框 :可设置背景



色、填充图案和图案的颜色

第六章 演示文稿处理系统

⒍保护单元格
在保护标签页中设置: 锁定:防止单元格被移 动、改动、更改大小或 删除; 隐藏:隐藏公式。单元 格中的计算公式不会显 示在编辑栏中,可以实 现所谓的“算法隐蔽” 注:只有作了工作表的保护,单元格保护才有效.

第六章 演示文稿处理系统

⒎ 设置行高和列宽
当用户建立工作表时,Excel中所有单元格 具有相同的宽度和高度。在单元格宽度固定的情 况下,当单元格中输入的字符长度超过单元格的 列宽时,超长的部分将被截去,数字则用 “#######”表示。当然,完整的数据还在单元格 中,只不过没有显示出来而已。适当调整单元格 的行高、列宽,才能完整的显示单元格中的数据。

第六章 演示文稿处理系统

⑴使用菜单精确调整行高或列宽
输入列宽值 输入行高值 (仅对所选列) (仅对所选行) 设置列宽
输入列宽值 (对所有列)设 置列宽 用菜单命令改变单元格列宽 用菜单命令改变单元格行高

第六章 演示文稿处理系统

⑵用鼠标改变行高或列宽:
鼠标拖动:鼠标指向行号下边(列号右边) 的分隔线上,当鼠标指针变为一条黑短线和双向 箭头的形状时,按住并拖动鼠标至适当的行高、 列宽位置。 双击鼠标:在行或列的边线上双击鼠标左键, Excel将自动设置该列的宽度为该行或列中数据 的最高(宽)值。

第六章 演示文稿处理系统

⑶隐藏和恢复数据
“隐藏”是将所选的行(列)隐藏起来不予显

示。
“取消隐藏”是将隐藏的行(列)重新显示。 隐藏 在“格式” 选定要隐藏 菜单中选行 的行或列 或列命令 取消隐藏

第六章 演示文稿处理系统

⒏使用自动套用格式
Excel预定义了7类共17种格式,可快速 方便地对工作表格式化。操作方法:

选择要格式化的 单元格或区域

选“格式/自动 套用格式”命令

在对话框中选择 所需样式

第六章 演示文稿处理系统

在“自动套用格
式”对话框中, 单击“选项”按 钮,可选择性的 套用所需的格式

第六章 演示文稿处理系统

⒐ 条件格式
可根据设置的条件动态地为单元格设置格式。 操作方法:
选定要设置条 件格式的区域

选择“格式/条 件格式”命令

在条件格式对话 框中作相应设置

注:如果条件多于一个,可以在对话框国单击“添加” 按钮,添加新的条件(“条件格式”最多可提供3 个条件表达式)

第六章 演示文稿处理系统

单击“格 式/条件 格式”菜 单项

在条件格式对话框中 设置条件格式

第六章 演示文稿处理系统

⒑格式复制
格式复制用于将已格式化的数据区域(单元格) 的格式复制到其它区域(单元格)。格式复制一般 使用“常用”工具栏中的“格式刷”完成。操作方 法: 格式刷

选定已设置好格式的区域;单击功双击格

式刷按钮;在目标区域拖动

第六章 演示文稿处理系统

5.2 小结
本节讲解了关于Excel工作薄数据的基本操 作方法,包括:创建和打开工作薄;Excel的数 据类型及使用方法;单元格数据的编辑修改;单 元格数据的输入如自动填充、自定义序列、数据 的移动与复制等;插入与删除单元格、行或列, 清除单元格数据信息;工作表的移动、复制、新 建、重命名等工作表操作方法。最后,详细介绍 了关于单元格的格式化方法。

第六章 演示文稿处理系统

5.3 公式和函数
5.3.1 5.3.2 5.3.3
5.3.4

公式的使用 函数的使用 公式的复制与移动
单元格的引用

5.3.5 常见函数的使用 5.3.6 公式中的常见出错信息与处理

第六章 演示文稿处理系统

5.3.1 公式的使用
Excel公式是由操作数和运算符按一定的规则组 成的表达式,以“=”为首字符,等号后面是参与运算 的元素(即操作数)和运算符。操作数可以是常量、 单元格引用、标志名称或者是工作表函数。

⒈ 公式中的运算符
⑴算术运算符:用于数值的算术运算,运算符有加 +,减-,乘*,除/,乘方^,括号()等,如:=2+3/3*2^2=6。 ⑵文字运算符 :&用于字符串连接,如: =“fg”&”h”=fgh; =3&4=34

第六章 演示文稿处理系统

⑶比较运算符:=、>、<、>=、<=、<>,用于比较两个 值的大小,结果为“TURE”或“FALSE”。

西文字符串比较时,采用内部ASCII码进行比较; 中文字符比较时,采用汉字内码进行比较;日期时 间型数据进行比较时,采用先后顺序(后者为大);
⑷引用运算符:冒号、逗号、空格。 冒号是区域运算符,代表一个矩形区域;逗号 是联合运算符,代表多个区域相并 ; 空格交叉运 算符,代表多个区域求交集

第六章 演示文稿处理系统

⒉运算优先级
Excel运算符的优先级由高到低依次为:引用运算 符之冒号、逗号、空格、算术运算符之负号、百分比、 乘幂、乘除同级、加减同级、文本运算符、比较运算 符同级。同级运算时,优先级按照从左到右的顺序计 算。

⒊输入公式
选择要输入公式的单元格,单击公式编辑栏的 “=”按钮,输入公式内容;单击编辑栏的“√”按钮 或“Enter”键。也可以直接在单元格中以“=”为首字 符输入公式。

第六章 演示文稿处理系统

5.3.2

函数的使用

在Excel中内置了9类共240多个函数(数字、日 期、文字等),它们是一些预先定义的公式,利用函 数可提高效率,减少错误。

Excel函数形式:
函数名(参数表),多个参数间用逗号隔开,参数 可以是数字、文字、逻辑值、数组、误差值、引用 位置、常量或公式,甚至是又一函数,这时称为函 数嵌套,最大嵌套层数7层。

第六章 演示文稿处理系统

⒈函数的输入:
击粘贴函数 按钮或“插 入/函数” 选取存放 结果的单 元格

在对话框中 选取函数类 型和函数名

选取或输 入参数

输入等号后,在函数 框中选取所需函数

选取或输 入参数

在编辑栏中直接输入:=函数名(参数)

第六章 演示文稿处理系统

⒉自动求和与自动计算:
⑴自动求和
①对最接近单元格的数据区域求和(单元格与求和 区域相邻):
选取存放结 果的单元格 选取存放结 果的单元格 单击求和按钮显示计算公式 双击求和按钮显示计算结果 选取求和 的区域 单击求和 按钮 在状态栏显 示计算结果

②对任何区域求和:

⑵自动计算

单击求 和按钮

选取计算区域

在状态栏击右键,在快捷 菜单中选择一种计算方式

第六章 演示文稿处理系统

5.3.3 公式的复制与移动
公式的使用在Excel中会经常遇到,如果所有公 式都逐一输入是件很麻烦的工作,且容易出错。 Excel 2000提供了公式的复制和移动功能,可以很 方便的实现公式快速输入。公式的复制与移动和单 元格数据的复制与移动类似。同样可以使用剪切板、 填充柄等。

有时公式在复制过程中,得到错误结果,用户可
以查看公式表达式,以确定公式是否有误, 操作方

法是使用组合键“Ctrl+`”

第六章 演示文稿处理系统

5.3.4 单元格的引用
在公式中可以对单元格或单元格区域进行引用, 可以引用同一工作表中不同部分的数据,还可以引用 同一工作薄其它工作表中的数据,甚至其它工作薄中

的数据。Excel直接使用单元格名来表示对单元格的
引用,常见的有四种引用方式:相对引用、绝对引用、

混合引用 、外部引用(链接)

第六章 演示文稿处理系统

⒈相对引用(列坐标行坐标):
所谓“相对引用”是指在公式复制时,该 地址相对于源单元格在不断发生变化,这种类 型的地址由列号和行号表示。如: b6,a1,a2:c3,5:5,5:10,I:I.A:B

⒉绝对引用($列坐标$行坐标) :
所谓“绝对引用”是指在公式复制时,该 地址不随目标单元格的变化而变化。绝对引用 地址的表示方法是在引用地址的列号和行号前 分别加上一个“$”符号, 如:$B$6,$A$1,$A$2:$C$3

第六章 演示文稿处理系统

⒊混合引用(列坐标$行坐标或$列坐标行坐标)
所谓“混合引用”是指在引用单元格地址时, 一部分为相对引用地址,另一部分为绝对引用地址, 例如$A1或A$1。如果“$”符号放在列号前,如$A1, 则表示列的位置是“绝对不变”的,而行的位置将 随目标单元格的变化而变化。反之,如果“$”符号 放在行号前,如A$1,则表示行的位置是“绝对不变” 的,而列的位置将随目标单元格的变化而变化。 如:B$6,$A1,A$2:C$3 相对、绝对、混合引用间可相互转换,方法: 选定单元格中的引用部分反复按F4键

第六章 演示文稿处理系统

⒋外部引用(链接)
同一工作表中的单元格之间的引用被称为“内部 引用”。在Excel中还可以引用同一工作簿中不同工 作表中的单元格,也可以引用不同工作簿中的工作 表的单元格,这种引用称之为“外部引用”,也称 之为“链接”。 引用同一工作簿内不同工作表中的单元格格式为: “=工作表名!单元格地址”。如“=Sheet2!A1 引用不同工作簿工作表中的单元格格式为: “ =[ 工 作 簿 名 ] 工 作 表 名 ! 单 元 格 地 址 ” 。 例 如 “=[Book1]Sheet1!$A$1

第六章 演示文稿处理系统

⒌区域命名
在引用一个单元格区域时常用它的左上角和右 下角的单元格地址来命名,如“B2:D2”。这种命名 方法虽然简单,却无法体现该区域的具体含义,不 易读懂。为了提高工作效率,便于阅读理解和快速 查找,Excel 2000允许对单元格区域进行文字性命 名。区域的命名方法: 单击名称框 直接输入区域名

选取区域

插入/名称/定义 插入/名称/指定

输入名字
设置区域名来 自的行列

第六章 演示文稿处理系统

5.3.5 常见函数的使用
⒈ SUM函数
功能:SUM函数用于计算单个或多个参数之和。 语法:SUM(number1,number2,…)。

number1,number2,…为1-30个需要求和的 参数。参数可以是数字、文本、逻辑值,也可 以是单元格引用等。如果参数是单元格引用, 那么引用中的空白单元格、逻辑值、文本值和 错误值将被忽略,即取值为0。

第六章 演示文稿处理系统

⒉ SUMIF函数
功能:对符合指定条件的单元格求和。

语法:SUMIF(range,criteria,sum_range)。
range为用于条件判断的单元格区域。 criteria为确定哪些单元格符合求和的条件。其 形式可以是数字、表达式或文本。 sum_range为需要求和的实际单元格区域。

只有当range中的相应单元格满足criteria中的条件 时,才对sum _range中相应的单元格求和。如果省 略sum_range,则对range中满足条件的单元格求和。

第六章 演示文稿处理系统

⒊ AVERAGE函数
功能:对所有参数计算算术平均值。 语法:AVERAGE(number1,number2,…) number1,number2,…为1-30个需要计算平 均值的参数。参数应为数字,或者包含数字的名称、 数组或单元格引用等。如果数值或单元格引用参数 中有文本、逻辑值或空白单元格,则忽略不计,但 单元格中包含的数字“0”将计算在内。

第六章 演示文稿处理系统

⒋ COUNT函数
功能 : 计算参数表中的数字参数和包含数字的单 元格个数。 语法:COUNT(value1,value2,…) value1,value2,…为1-30个可以包含或引用 各种不同类型数据的参数,但只对数字型数据 进行计算。

第六章 演示文稿处理系统

⒌ INT函数 功能:对实数向下取整数 语法:INT(number)
number是需要取整的实数

⒍ MAX函数 功能:求数据集中的最大值 语法:MAX(number1,number2,…)
number1,number2,…为1-30个需要求最大值的 参数。可以将参数指定为数字、空白单元格、单 元格区域、逻辑值或数字的文本表达式等。如果 参数为错误值或不能转换成数字的文本,将产生 错误。如果参数不包含数字,函数MAX返回0。

第六章 演示文稿处理系统

5.3.6公式中的常见出错信息与原因
错误信息 #DIV/0 #NAME? 出错原因 试图用零作为除数。 在公式中出现了一个未曾定义的名称或被删除的名称

#VALUE! #REF! #N/A
#NUM! #NULL ######

当使用错误的参数或运算对象类型时 无法找到公式中所引用的单元格或区域 在公式引用的区域中没有一个可用的数据,或者在所引 用的函数中缺少参数 函数中引用了错误的参数、计算结果无法表示
引用的两个区域不相交 计算结果太长;或者日期时间公式计算结果为负值

第六章 演示文稿处理系统

5.3 小结
本节主要介绍了公式和函数的相关概念及使 用方法,包括:公式的组成;不同运算符的使用 方法及运算优先级;函数的书写形式及使用方法; 公式的复制与移动;单元格的四种引用(相对引 用、绝对引用、混合引用、外部引用)方式适用 的范围及书写方法;最后简要介绍了一些常用函 数的功能及使用方法以及书写公式时常见的错误 及错误原因等。

第六章 演示文稿处理系统

5.4

图表的制作
创建图表

5.4.1

5.4.2 5.4.3

图表的编辑 图表的格式化

第六章 演示文稿处理系统

5.4.1

创建图表

Excel的图表功能可以将工作表中的抽象数据以图 形的形式表现出来,极大的增强了数据的直观效果,便 于查看数据的差异、分布并进行趋势预测。而且Excel 所创建的图表与工作表中的有关数据密切相关,当工作 表中数据源发生变化时,图表中对应项的数据也能够自 动更新。

Excel中的图表有14大类,每类又有若干种子类型,
图表类型总计达70多种。

第六章 演示文稿处理系统

图表属性
⑴图表类型:有14类图表,有二维、三维,每类有子 类型 ⑵数据源:作图的数据来源于哪个数据区域

⑶图表选项:图表中各个对象,有图表区、绘图区、 分类坐标、图例、背景、标题等
⑷图表位置:①嵌入在工作表内,称为嵌入式图表 ②作为一张独立的图表,称为独立图表

第六章 演示文稿处理系统

⒈创建图表
单击常用工具栏 的 图表向导 按钮
选定创建图表 的数据区域 选 “插入/图表”命 令 单击图表工具栏 的 图表类型按钮 按F11键 依据图表向 导逐步建立 图表

嵌入图表 独立图表

第六章 演示文稿处理系统

② 选 择 数 据 源

④ ①选择“图表类型” 用于修改数据系列的名称、 选 位 择 和子类型 数值以及分类轴标志
置图 表
建立一个独立的工作表 选择作图数据源

点 图击 选择“插入/ ③设置图表选项 表常 图表”命令 向用 导工 按具 钮栏 建立一个嵌入工作表 的

第六章 演示文稿处理系统

5.4.2

图表的编辑

⒈图表的缩放、移动、复制和删除
移动 选 中 图 表 缩放 复制 删除 鼠标指向图表任意处 鼠标指向图表控点处 拖动图表 拖动图表
Ctrl+拖 动图表

鼠标指向图表任意处
按Del键

第六章 演示文稿处理系统

⒉改变图表类型
对已创建的图表可概据需要更改图表类型,操 作方法: 先选中图表;选择“图表”菜单中的“图表类

型”命令,在弹出的对话框中选择所需的图表类型
和子类型;或单击“图表”工具栏上的“图表类型”

按钮;或右击图表,在快捷菜单中选“图表类型”
命令。

第六章 演示文稿处理系统

⒊图表对象的编辑
Excel图表中有许多对象如图表标题、图例、 文字、数值轴、绘图区、背景墙、刻度等,这些对 象都可以根据需要改变其内容或外观。

⑴选取图表对象
单击图表对象或单击图表工具栏的“图表对象” 按钮 ⑵删除图表中的数据系列 选中数据系列,按Del键

第六章 演示文稿处理系统

⑶增加数据
对嵌入对表:直接选中数据,拖动到图表;或选 图表/添加数据 对独立图表: 选中图 选图表/添 选工作表数据 表对象 加数据

⑷增加文字
增加标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志等 选图表/图 双击图 在对话中设 表选项 表对象 置相应选项

第六章 演示文稿处理系统

⑸调整图表中数据系列次序
右击图表中要改变
次序的数据系列;选 “快捷菜单”中的“数 据系列格式”命令;选 择“系列次序”选项卡;

选择要改变次序的系列
名称;单击“上移”或 “下移”按钮

第六章 演示文稿处理系统

5.4.3

图表的格式化

图表格式化是指对图表中各个图表对象的格式设 置,不同的图表对象有不同的格式设置标签,它们有: ⒈数据系列:有图案、坐标轴、系列次序、数据标志 标签等 ⒉坐标轴:有图案、刻度、字体、数字、对齐等标签 ⒊图表区:有图案、字体、属性标签 ⒋图例:有图案、字体、位置标签 ⒌图形区:有图案设置标签

操作方法: 双击图表的
各个对象

在格式对话框中设置 上述每类对象的格式

第六章 演示文稿处理系统

5.4 小结
本节主要介绍了有关图表的相关操作方法,
它们有:图表的概念及其四个属性(图表类型、 数据源、图表选项、图表位置);图表的创建方 法;图表的编辑(图表的复制、移动等,更改图 表类型,图表对象的更改等);最后介绍了图表

的格式化。

第六章 演示文稿处理系统

5.5 数据的管理与统计
5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4 5.5.5 5.5.6 5.5.7 创建数据清单 数据清单的编辑 数据排序 数据的筛选 合并计算 分类汇总 数据库函数的使用

第六章 演示文稿处理系统

5.5.1

创建数据清单

Excel 2000的数据清单是由列标题和每一列相
同类型的数据组成的特殊工作表。其中每一行相当

于一个记录,每一列相当于字段,每一列的标题则
称为该字段的字段名。Excel 对数据进行排序、筛

选、分类汇总等各种数据管理和统计操作是在数据
清单中完成的。

第六章 演示文稿处理系统

⒈记录单
可看成是数据清单的一行行数据,是一个完整 的记录,选“数据/记录单”命令,在对话框中可 方便地进行记录单的查看、修改、添加、删除或按 条件查找记录

⒉建立和编辑数据清单
与工作表的建立和编辑相同,也可用“数据/ 记录单”命令

⒊数据清单建立规则
数据清单应与其它数据间至少留有空行或空列; 数据清单中不能有空行或空列;数据清单的第一行 为列标题(字段名),每一列数据的数据类型相同。

第六章 演示文稿处理系统

5.5.2 数据清单的编辑
数据清单中各字

段名称及其所对
应的内容

记当 录前 。显 示 的 是 第 几 条

数据清单的编辑与工作表数 据编辑方法相同,也可使用 “数据/记录单”命令

第六章 演示文稿处理系统

5.5.3

数据排序

排序是整理数据的一种方法,通过排序,Excel 可按指定的字段值和排列顺序重新组织数据。排序的 字段称为关键字段,最多允许3个关键字段,有主关 键字和次关键字之分。

⒈简单排序:用于快速地对数据清单中的某一列数
据进行排序(单关键字排序) 。 单击数据清单中要排 序的列的任一个单元格 单击“常用”工具栏上的 升序或降序按钮

第六章 演示文稿处理系统

⒉复杂排序:对多个关键字进行排序,操作方法:
单击数据清单 中的任意一个 单元格 字的在 和主对 序选 话 排、 ”择 框 序次 命“ 中 方、 令数 选 式第 据 择 三 关 排 排 键序 /

第六章 演示文稿处理系统

⒊特殊排序:单击“排序”对话框中的“选项”
按钮,打开 “排序选项”对话框。

可按大小次序排列
选按列或按行排序

选按字母或按笔画排序

第六章 演示文稿处理系统

5.5.4
⒈自动筛选

数据的筛选
选取值或 自定义条件

Excel数据筛选用于快速寻找和使用数据清单中 的数据子集,只显示满足条件的数据行,隐藏其它行。
单击数据清单 或选择区域 数据/筛选/ 自动筛选

⒉创建复杂的筛选条件
在自动筛选的第三步选自定义,在对话框中选取 逻辑操作符、字段值,并通过与、或按钮定义出满足 两个条件的复杂的限定条件

⒊撤消自动筛选

数据/筛选/自动筛选

数据/筛选/全部显示

第六章 演示文稿处理系统

⒋高级筛选:可同时对多个字段设置筛选条件
源 筛 在“高级筛选 数 对话框”中选 据选 择数据区域、 清结 果 条件区域、存 单 : 放结果的区域 即“复制到”, 点击“确定”, 即可完成操作 创建条件区 域数据清单: 该区域标题 与源数据清 单标题相同, 设置条件时, 同行条件相 选择“数据/高级筛选” 命令 与,不同行 相或,

第六章 演示文稿处理系统

5.5.5
操作方法:

合并计算

合并计算功能可以实现两个以上工作表中的指定数 据一一对应地进行求和、求平均值等计算。
合并计算对话框

选择存放结 选 算择 果的单元格, 添加参与合并 方合 单击“数据 计算的数据区域 式并 /合并计算” 计 菜单项

第六章 演示文稿处理系统

5.5.6

分类汇总

分类汇总是将表格的数据按照某一个字段值进行 分类,再按这些类别求和、计数、求均值,但要求汇 总字段是有序的,即先对分类字段排序。

⒈基本分类汇总
用于对一个字段分类且仅有一种汇总方式的分类

汇总
对分类 字段排序 单击数 据清单 数据/分 类汇总

设置分类字段
设置汇总方式 选定汇总项

第六章 演示文稿处理系统

⒉嵌套分类汇总:
汇总方法与基本分类汇总同,要求在进行第 二次分类汇总时,对话框中不要选“替换当前分 类汇总”复选框。

⒊清除分类汇总:
在“分类汇总”对话框中单击“全部删除” 。

第六章 演示文稿处理系统

用新的分类汇总替换当前 所有的分类汇总

在每组分类汇总数据后 自动插入分页符
在明细数据下面插入分 类汇总行和 总汇总行

第六章 演示文稿处理系统

⒋分级显示
⑴显示不同级的数据,一般分为3级 1级:最高级,只显示清单中的总计数 2级:次高级,显示列表中的总计数和各分类中的 合计数 3级:低级,显示全部信息 +:展开某一级数据 -:折叠某一级的数据 ⑵清除和建立分级显示
数据/分级显示/自动建立分级显示 数据/分级显示/清除分级显示

第六章 演示文稿处理系统

5.5.7

数据库函数的使用

Excel 2000中共有12个工作表函数,用于 对数据清单或数据库中的数据进行分析,函数 的统一名称为 Dfunctions。 Dfunctions的语法格式为: Dfunctions(database,field,criteria)

第六章 演示文稿处理系统

函数均有三个参数:database、field和 criteria。 database:表示构成数据清单或数据库的 单元格区域; Field:表示指定函数所使用的数据列, Field可以是文本,也可以是代表数据清单中 数据列位置的数字; Criteria: 表示对一组单元格区域的引 用,这组单元格区域用来设定函数的匹配条件。

第六章 演示文稿处理系统

⒈ 数据库计数函数 Dcount
格式:Dcount(database,field,criteria) 功能:从满足给定条件的数据库记录的字段(列)中, 计算包含数值的单元格数目。

⒉ 数据库非空格计数函数 Dcounta
格式:Dcounta(database,field,criteria) 功能:从给定数据库中,计算符合条件的非空格单元 格数目。

⒊ 数据库最大值函数Dmax
格式:Dmax(database,field,criteria) 功能:返回满足给定条件的数据库中记录和字段(列) 中数据的最大值。

第六章 演示文稿处理系统

⒋ 数据库最小值函数Dmin
格式:Dmin(database,field,criteria) 功能:返回满足给定条件的数据库中记录和字段 (列)中数据的最小值。

⒌ 数据库求和函数 Dsum
格式:Dsum(database,field,criteria) 功能:对满足给定条件的数据库中记录的字段(列) 数据总和。

⒍ 数据库乘积函数 Dproduct
格式:Dproduct(database,field,criteria) 功能:计算数据库满足给定条件的记录中,指定字 段项的数值乘积。

第六章 演示文稿处理系统

⒎ 数据库平均值函数 Daverage
格式:Daverage(database,field,criteria) 功能:计算数据库满足给定条件的记录中,指定字 段项的数值平均值。

⒏ 数据库样本标准偏差函数 Dstdev
格式:Dstdev(database,field,criteria) 功能:根据所选数据条目中的样本估算数据的标准 偏差。

⒐ 数据库总体标准偏差函数 Dstdevp
格式:Dstdevp(database,field,criteria) 功能:以数据库选定项(指定字段中满足给定条件 的数据项)作为样本总体,计算数据的标准偏差。

第六章 演示文稿处理系统

⒑ 数据库样本方差 Dvar
格式:Dvar(database,field,criteria) 功能:根据所选数据条目中的样本估算数据的方差。

⒒ 数据库总体方差 Dvarp
格式:Dvarp(database,field,criteria) 功能:以数据库选定项(指定字段中满足给定条件 的数据项)作为样本总体,计算数据的总体 方差。

⒓ 数据库函数 Dget
格式:Dget(database,field,criteria) 功能:从数据库中提取符合条件且唯一存在的记录。

第六章 演示文稿处理系统

5.5 小结
本节介绍了数据管理与统计的相关知识:数 据清单的概念及建立规则和建立方法;数据的排 序方法(简单排序、复杂排序);数据的筛选 (自动筛选、高级筛选);数据的分类汇总及分 级显示;多数据区域的合并计算;最后简介了有 关数据库12个函数的功能及使用。

第六章 演示文稿处理系统

从头再来

B e s t

W i s h

F o r

Y o u


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