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《编辑电子表格》课件(8)


《 编辑电子表格》

第一节

Excel的基础知识

一、 Excel2003功能概述
1985年Microsoft Excel问世,被公认为 是功能最完整、技术最先进和使用最简便的电 子表格软件。 Excel可以创建和修改工作表、 三 三维图表,以及分析管理数据。

二、 Excel

2003的启动及界面介绍 1.按快捷按钮。 2.以滑鼠点选开始→程序→Microsoft Excel, Excel 即开启显示于屏幕上。

3.界面介绍

三、 Excel2003的基本元素——工作簿、工作表、单元格 工作簿和工作表的特性 最大限制
开启工作簿的数目 工作表的大小 单元格内可接受的文字长度 单元格内可接受的数字型数 据的长度 单元格内数字精度 工作簿中可使用工作表页数 受限于可用的记忆体和资源系统 最多65536行,256列 每个单元格最多可包含32000个字 符 常规数字格式的数据长度为11位 (包括特定字符) 保留15位;若长度超过15位,多余 数字位显示为“0” 最多255个工作表

Excel2003工作簿是运算和存储数据的 文件,每个工作簿都包含多个工作表。工作 表是Excel2003完成一项工作的基本单位, 可以用于对数据进行组织和分析。在多个工 作表中可以同时进行数据的输入与编辑,依 据多个工作表进行汇总计算,还可以用图表 图形化工作表数据。 工作表的基本组成单位是单元格。

1.新建工作簿
启动Excel2003时,会自动新建一个空白的 工作簿。在实际应用中,用户随时可以创建新的 工作簿,手动新建工作簿的具体操作步骤如下:
? 选择【文件】—【新建】命令; ? 单击【常用】工具栏中的【新建】快捷按钮; ? 技巧: 按Ctrl+N组合键,可快速新建一个空白

工作簿。

2.输入工作表数据
向单元格中输入数据,主要有一下3种方法: 单击单元格,直接输入。会覆盖原有数据。 双击单元格,出现插入数据的光标,移动光标至所需 位置,再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数 据。 单击单元格,再单击编辑栏,输入数据。效果同b。 在默认情况下,数字靠右侧对齐,文本靠左侧对齐。 选择【插入】—【符号】命令。

a) b)

c)

3.插入符号和特殊字符

4.自动填充
选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄,或 者选择【编辑】—【填充】—【序列】命令,可在 Excel工作表中快速填充多种类型的数据序列。 ? 在行或列中复制数据,拖动单元格填充柄即可;
? 填充一系列数字、日期等,通过拖动, Excel可 自动延续此系列数字、日期或时间段等。

? 技巧2 按Ctrl+D组合键,可向下填充;
按Ctrl+R组合键,可向右填充。

自动填充序列
初始选择 1,2,3 9:00 Mon 扩展序列
4,5,6… 10:00,11:00,12:00…

Tue,Wed,Thu… 星期一 星期二,星期三,星期四… Jan Feb,Mar,Apr… 一月,四月 七月,十月,一月… 1月1日,3月1日 5月1日,7月1日,9月1日…
1999,2000 2001,2002,2003…

Text1,textA
产品1

Text2,textA ,Text3,textA…
产品2,产品3…

技巧 :分数应使用整数加分数的形式,否则会默认为日 期; 如:输入1/2 1月2日 输入0空格1/2 显示为1/2 技巧:在输入数字前加入字符,可将数字作为文本处理, 如“,”。 提示: ① 在Excel2003中,日期和时间均按数字处理; ② 对于输入的数字Excel可识别时,靠右侧对齐。如 2006-6-5; ③ 对于Excel不能识别的日期和时间,会被视为文本, 左侧对齐。如2006.6.5。

4.保存工作簿 a. 直接保存工作簿; b. 以新文件名保存工作簿。 5.关闭工作簿

6.打开已有工作簿
a. 在Windows资源管理器中直接找到工作簿文 件;

b. 在【文件】和【窗口】菜单下方,默认显示最 近使用Excel打开过的4个文件,单击即可。
提示:选择【工具】---【选项】---【常规】命令,可 更改这里列出的文件数。

第二节 编辑和管理工作表
一、编辑单元格
1. 选定单元格 选定一整行或一整列 单击需要选定的行或列的行号和列号; 选定多行和多列 将鼠标指针指向起始行号或列号,按住鼠标左键,拖动至末 尾行号或列号; 选定整个工作表的所有单元格 按Ctrl+A组合键,或单击“全表选择”即0行0列。

?

?

?

? 选定连续的单元格区域
a 使用鼠标选定区域的左上角单元格,按住左键, 拖动至该区域右下角,释放按键;

b 可先用鼠标定义区域左上角单元格,按shift键, 再单击区域右下角单元格,即被选中;
? 选定不连续的单元格区域 先选定第一个单元格区域,按住ctrl键,再选第2… 个单元格区域.

2. 编辑和清除单元格内容 3. 复制和移动单元格 4. 插入和删除单元格 a 选择【插入】---【单元格】或【行】或【列】命令;

b 右击选定区域,选择快捷菜单的【插入】命令;
c 选定多行或多列,单击右键,选择【插入】,即可插入 相应数量的行或列。 删除单元格同插入单元格步骤类似。

5.查找与替换 ① 选择【编辑】--【查找】命令,或按ctrl+F组合 键,打开【查找与替换】对话框的查找选项卡; 在【查找内容】下拉列表框中输入查找内容, 单击【查找下一个】按钮,光标则移动到与待 查内容相符的单元格上.可多次单击【查找下 一个】按钮,直到找到所需的单元格位置。 提示: 单击【查找全部】按钮,可在对话框下方列 出所有符合条件的单元格信息.

② 单击【替换】标签,打开【替换】选项卡,在【查找内容】 和【替换为】下拉列表框中输入所需内容,单击【查找 下一个】按钮,定位到要替换掉的单元格,单击【替换按 钮】,即可快速工作表中特定单元格的内容。 也可直接单击【全部替换】按钮.

6. 给单元格加批注
批注是附加在单元格中,与其他单元格内容分开的 注释。 含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形 的批注标识符。鼠标指向单元格,即会显示其批注。 操作步骤如下: a 选定单元格,选择【插入】--【批注】命令;或单击 右键,选择【插入批注】; b 在弹出的批注框中输入内容; c 输入完毕后,单击外部工作表区域即可.

二、格式化工作表
1. 设置单元格字体 选择【格式】--【单元格】,单击【字体】标签 技巧: 利用【字体】标签中的【特殊效果】选项组中的 【上标】复选框,可将数字或字母设置为指数。 2. 设置单元格对齐方式 选择【格式】--【单元格】,单击【对齐】标签 3. 设置单元格边框 选择【格式】--【单元格】,单击【边框】标签 4. 设置单元格数字格式 选择【格式】--【单元格】,单击【数字】标签

5. 应用样式 选择【格式】--【样式】命令,在【样式名】下拉列 表框中选择基本样式,然后在【样式包括】选项组中 具体做出选择。最后单击【确定】。 6. 自动套用格式

a 选定需要自动套用格式的单元格区域;
b 选择【格式】--【自动套用格式】,单击想要套用 的数据表样式,并可根据需要,在【要应用的格式】选 项组中选择具体要套用的格式; c 单击【确定】按钮即可.

7.条件格式 一个工作表中可能有许多数据,有些数据是需要特别 标记的。可以利用Excel的条件格式功能。点击【格式】 【条件格式】命令,然后进行选择。 如在学生成绩表中将不及格的成绩作红色标记。 8.设置背景
? ? ? ?

选定整个工作表;

选择【格式】——【工作表】命令项——【背景】;
在“工作表背景”对话框中选择一个图片; 单击【插入】即可。

9. 添加图形、图片、剪贴画和艺术字

选择【插入】——【图片】,再做选择。
10. 给工作表标签加颜色 为了醒目、美观,并便于查找,可以给工作表 标签加颜色。 选择【格式】——【工作表】命令项——【工 作表标签颜色】,在出现的“设置工作表标签颜 色”对话框中选择喜爱的颜色。

三、管理工作表
1. 切换工作表

2. 新建、重命名和删除工作表
3.复制和移动工作表 4.隐藏和取消隐藏工作表 ? 选择 【窗口】--【隐藏】命令,即可隐藏工作簿;

选择 【窗口】--【取消隐藏】命令,即可恢复。 ? 选择 【格式】--【工作表】--【隐藏】命令,即可 隐藏工作表; ? 选择 【格式】--【工作表】--【取消隐藏】命令, 即可恢复工作表;
?

技巧:

1. Excel大量数据同时输入的技巧
打开需要输入数据的Excel表格,同时选中需要填充数 据的单元格,如果某些单元格不相邻,可先按住Ctrl键并 点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开Ctrl键,输入单 元格中需要填充的数据,然后再按下“Ctrl+Enter”组合 键,则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。 2. 快速输入大写中文数字 将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中 输入相应的小写数字。右击该单元格,点击“设置单元格 格式”,从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字” 选项;然后从“特殊”列表框中选择“中文大写数字”选 项。最后单击“确定”按钮即可.

3. Excel单元格文字随时换行

在Excel中,我们有时需要在一个单元格中分成几行显 示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单 中的“单元格”下“对齐”的“自动换行”复选项,单击 “确定”即可,这种方法使用起来不是特别随心所欲,需 要一步步地操作。还有一种方法是:当你需要重起一行输 入内容的时候,只要按住Alt键的同时按下回车键就可以了。
4. Excel中插入空白行

如果想在某一行上面插入几行空白行,可以用鼠标拖动 自此行开始选择相应的行数,然后单击右键,选择插入。 如果在每一行上面均插入一空白行,按住Ctrl键,依次单 击要插入新行的行标按钮,单击右键,选择插入即可。

5. Excel中消除0值 当单元格计算结果为0时,默认会显示0,这看起 来显然有点碍眼。如果在出现0时,单元格显示为空 白,可如此操作。打开“工具→选项→视图”,取 消“0值”复选项前的√,确定后,当前工作表中的 值为0的单元格将全部显示成空白。 6. 快速隐藏 在打印工作表时,我们有时需要把某些行或者列 隐藏起来,可是用菜单命令或调整行号(列标)分界线 的方法比较麻烦,有一个简单方法:在英文状态下, 按“Ctrl+9”或“Ctrl+0”组合键,就可以快速隐藏光 标所在的行或列。

7. 快速选定“空白”和“数据”单元格
在Excel中,经常要选定空白单元格,逐个选定比较 麻烦,如果使用下面的方法就方便多了:打开“编辑→ 定位”,在“定位”窗口中,按下“定位条件”按钮; 选择“定位条件”中的“空值”,再按“确定”,空白 单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格, 在上面方法的“定位条件”窗口中,选择“常量”,再 点“确定”,含有数据的单元格全部选定。

8. 快速得到合适列宽和行高 如果各列中数据宽度一致的话,我们可以选中各列, 然后把鼠标移至列标题的右边框,待鼠标变成双向箭头 时拖动至合适的宽度,这样就可以得到统一列宽的各列 了。如果各列中数据宽度不一致的话,我们经常要逐列 进行调整,非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列, 同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框,当鼠标指针 变成双向箭头时双击鼠标左键,可以立刻将各列的列宽 设置为“最适合的列宽”,即各列宽度为恰好可以完整 显示单元格数据。 用这个方法也可以得到“最适合的行高”。只是要双 击行标题的下边框 。

9. 快速移动活动单元格 经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端 和最右端处来回移动。其实,用不着多次单击滚动条, 也不用多次滚动鼠标的滚轮的。只要将鼠标指向当 前单元格的下边框,当鼠标指针变为四个箭头的十 字形时双击,就可以使活动单元格迅速定位于当前 数据区域中当前列的最后一行。双击单元格的上边 框可以到达最上一行,而双击左边框和右边框则可 以分别迅速到达最左端和最右端。

10.数据分列技巧 用Excel输入数据时,如果在一行内输入内容过长, 可以采取快速分列方法。具体操作如下: ? 在选中单元格中输入数据或文字,然后选定所要分割 的数据区域; ? 单击菜单栏【数据】 -------【分列】 ; ? 在弹出的对话框中选择【固定宽度】,点击“下一 步” ; ? 在【数据预览】中,按住分列线,移动至指定位置,点击 “下一步” ; ? 选择【列数据格式】,点击“完成”.

11.批量转换日期格式 以前在Excel中输入职工出生时间时,为了简单 都输入成“yymmdd”形式,但上级部门一律要求输 入成“yyyy-mm-dd”格式,那么一千多名职工出生时 间肯定不能每个手工转化。 最快速的方法是:先选定要转化的区域。点击 【数据】→【分列】,出现【文本分列向导】对话框。 勾选“固定宽度”,连续两次点击【下一步】按钮, 在步骤三对话框的【列数据格式】中,选择“日期”, 并选定“YMD”形式,按下【完成】按钮,以前的文本 即转化成了需要的日期了。

12. 不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格
在Excel中,如果要选定已选定单元格周围的 单元格,可以按上下方向键进行移动,可为了节省 时间,让操作的速度更高, ? 按下Tab键,可以快速选定已选定单元格右侧的 单元格; ? 同时按下“Shift+Tab”组合键,可以选定左侧 单元格; ? 按下“Enter”键,可以选定下方单元格; ? 同时按下组合键“Shift+Enter”,可以选定上 方单元格.

13. 简单方法移动复制工具栏按钮 有时需要把最常用的工具栏按钮放在较为集中 的地方,也就是移动工具栏按钮.可以在按下“ALT” 键的同时拖动工具栏按钮,把它移动到其它位置。 而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏 的其它地方,可以在按下“ALT+CTRL”组合键的同 时拖动按钮到其它地方。 如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了,只 需按下“ALT+SHIFT ”组合键的同时,把不想要的 按钮拖动到工具栏以外的区域即可。

14. 让Excel中人名显示更美观的技巧

a 删除姓名中的空格 选中姓名所在的列,执行“编辑→替换”命令, 在“查找内容”栏中输入一个空格,在“替换为” 栏中不填任何内容,单击“全部替换”命令,确定 退出后即可.
b 让姓名左右对齐 姓名用字是两个字与三个字的,左右对齐也有技 巧.选中已删除空格的姓名单元格,单击“格式→ 单元格”,在打开的“单元格格式”对话框中的水 平对齐方式中选择“分散对齐”选项,确定退出后 即可使学生姓名用字左右对齐。

15. Excel数据校验方法之巧用公式审核

?

打开一张学生成绩表,选中数据区域(注意:这里的 数据区域不包括标题行或列),单击“数据→有效性” 命令,进入“数据有效性”对话框。在“设置”选 项卡中,将“允许”项设为“小数”,“数据”项 设为“介于”,并在“最小值”和“最大值”中分 别输入“0”和“100”,最后单击“确定”退出。 ? 接着,执行“视图→工具栏→公式审核”命令, 打开“公式审核”工具栏。好了,现在直接单击 “圈释无效数据”按钮即可。此时,我们就可看到 表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来。 ? 对错误数据进行修正后,红圈标记会自动消失 .

16. 多个工作表的页眉和页脚同时设置

把一个Excel文件中的多个工作表设置成同样的页 眉和页脚,分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。 如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉 和页脚同时设置好: 把鼠标移到工作表的名称处(如果没有给每张表取名 的话,Excel自动设置的名称就是Sheet1、Sheet2、 Sheet3等等),然后点右键,在弹出的菜单中选择“选 择全部工作表”的菜单项,这时再进行页眉和页脚设 置就是针对全部工作表了。选择【视图】—【页眉和 页脚】。

第三节 数据运算
Excel2003的主要功能之一是对数 据进行运算,而公式和函数是数据运算 的两个最重要的工具。利用它们可以完 成各种复杂的数据运算。掌握好这部分 内容,是熟练使用Excel2003进行数据 管理的先决条件。

一、简单运算 对某个单元格区域内的数字进行求和、求平均数、 计数、求最大值或最小值运算,可以利用Excel2003提 供的工具按钮快速完成。 单击用来放置运算结果的单元格; 单击【常用】工具栏中的【自动求和】按钮 右侧的下拉箭头,在下拉列表框中选择【求和】、 【平均值】、【计数】、【最大值】或【最小值】 选项。 根据需要,制定用于运算的单元格区域,然后按 Enter键,即可在结果单元格内得到运算结果。

二、使用公式
公式是工作表中的数值进行计算的等式,它是单 元格中一系列值、单元格引用、名称或运算符的组 合,可生成新的值。通过公式,用户可以对工作表 中的数据进行较为复杂的运算。 1. 公式的语法 以等号(=)开始,用于表明之后的字符为公式。 等号之后的是需要进行计算的元素(操作数),各 操作数之间以运算符分隔。Excel将根据公式中运算 符的特定顺序从左到右计算公式。

Excel2003中的运算符
类型 算术运算符 比较运算符 文本运算符 引用运算符 运算符 功能 示例
+、-、*、/、%、 加、减、乘、除、 2^3(2的3次方) ^(插入符号) 百分比、乘幂运 算 =、﹤、﹥、 ﹥=、﹤=、 ﹤﹥ &(和号)、 :(冒号) ,(逗号) (空格) 等于、大于、小 于、……不相等 A3=C3、A3﹤﹥C3

连接两个文本值; A&B产生AB;A 区域运算符 1:CI(引用该 区域内所有单元格) 联合运算符; 交叉运算符 A1:C1,A2:C2(引用 A1:C2) A1:C1 B1:D1(引用 B1:C1)

在Excel中,每个运算符都有一定的优先级.优先级从高 到低分别为:冒号、单个空格、逗号、负号、百分号、 插入符号、星号和正斜杠、加号和减号、和号、比较 运算符。 * 若更改求值顺序,请将公式中要先计算的部分用括号 括起来。

2. 输入公式
a. 单击要输入公式的单元格; b. 输入=,然后输入公式表达式; c. 按Enter键,或单击编辑栏左侧的输入按钮 即可得到运算结果。 ,

3. 编辑公式

① 修改公式;
② 复制公式: 可以利用Excel2003的选择性粘贴功能,选择 粘贴内容的属性。 ③ 移动公式 同移动单元格中的数据的方法相同,可以用菜单 命令,也可以直接用鼠标拖拽.

三、单元格引用 是指用于表示单元格在工作表上所处位置的坐标集。 例如:在B列和第3行交叉处的单元格,其引用形式为 “B3”。

在Excel2003中,可以在公式和函数中使用单元格引 用来表示单元格中的数据。通过单元格引用,在一个公 式中可以使用不同单元格中的数据,也可以在多个公式 中使用同一个单元格中的数据。

1、单元格引用的样式

? 相对引用:指公式中所引用的单元格位置将随着 公式单元格位置的改变而改变。如A2、D5。
? 绝对引用:指公式和函数中所引用的单元格位置 是固定不变的。如$C$3、$F$6。 ? 混合引用:在同一个单元格引用中既有绝对引用 又有相对引用。

相对列和绝对行,如C$6;
绝对列和相对行,如$C6.

2、单元格引用的使用 在同一个工作表中的单元格之间进行的引用,被 称为内部引用。 对当前工作表之外的单元格的引用被称为外部引 用。 外部引用基本样式:[工作簿]工作表!单元格引用。 如[Book1]Sheet1!D8表示对Book1工作簿第一个工 作表中的D8单元格的引用。

四、使用函数 Excel2003内置有大量函数。大多数函数是常用公 式的简写形式。一个函数一般包括函数名和参数,参 数用括号括起来。 单击【插入】—【函数】命令—【插入函数】对话 框,在【或选择类别】列表中列出了所有函数分类。 选择一种,即可在【选择函数】列表框中列出相应的 函数集合。单击某个函数名称,可以在下面的显示栏 中看到该函数的样式和功能信息。 输入函数,可直接输入,也可通过上述方法插入所 需函数。

第四节 数据排序、筛选与分析
一、数据的排序和筛选
Excel2003通常都是使用数据清单来实现数据管理的。 数据清单实际上就是Excel2003的数据库。建立数据清单, 要先定义其中的列和列标题,列标题相当于字段名。 Excel2003强大的数据排序和筛选功能是通过数据清单 实现的。

1. 排序工作表数据
排序功能,可以使数据按照某一列或某些列内容 的顺序来排列,使表格数据更有条理。

Excel2003中的数据排序有默认排序和自定义排序 两种。
① 默认排序 就是按照Excel2003默认的排序规则排列,通常 是进行升序或降序排列。具体操作如下: ? 单击数据清单中任意一个单元格,然后选择【数 据】—【排序】命令;

? 通过【主要关键字】下拉列表框,选择排序关键 字,确定右侧【升序】或【降序】单选按钮; ? 若【主要关键字】所在列有重复关键字,可再通 过【次要关键字】下拉列表框,选择进一步排序的 关键字,右侧单选按钮同上; ? 保持【我的数据区域】选项组中默认选中的【有 标题行】按钮,然后单击【选项】,出现【排序选 项】对话框;

?单击【确定】,返回【排序】对话框,再单击 【确定】,即可按照指定方式对数据进行排序。

② 自定义排序 用户也可以自定义排序规则,按照自己的需要 来排列数据。具体操作如下: 选择【工具】—【选项】,在【选项】对话框中, 单击【自定义序列】标签,打开选项卡; 在【输入序列】文本框中输入自定义序列,单击 【添加】按钮,再单击【确定】;

下面操作步骤同①,只是在单击【选项】按钮时, 打开【排序选项】对话框,在【自定义序列次序】 下拉列表框中选择自定义的排序规则。

2. 自动筛选 Excel2003有数据筛选功能,经过筛选后的数据 清单将只列出符合指定条件的数据行。 筛选方法有两种:自动筛选和高级筛选。

自动筛选的具体操作步骤:
a. 单击需要筛选的数据清单中的任一单元格,然后 选择【数据】—【筛选】—【自动筛选】命令,数 据清单的列标题全部变成下拉列表框; b. 选择需要列,从该下拉列表框中选择需要数据, 则只显示该数据所在的数据行。

c. 选择下拉列表框中的【前10个】选项,可打 开【自动筛选前10个】对话框,可从数据清单 中筛选出最大或最小的几项; d. 选择下拉列表框中的【自定义】选项,可打开 【自定义自动筛选方式】对话框,自定义筛选 条件。 e. 单击【数据】—【筛选】—【自动筛选】或 【全部显示】命令,可将自动筛选后的数据清 单恢复为筛选前的显示方式。

3. 高级筛选
使用高级筛选功能,必须先建立一个条件区域,用于指 定筛选条件。条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字 段名,它们必须与数据清单中的字段名完全一样。
※ 条件区域和数据清单不能连接,中间至少有一行空行。

具体操作步骤如下: 在需要筛选的数据清单中建立条件区域,然后单击数据 清单中的任一单元格;
?

选择【数据】—【筛选】—【高级筛选】命令,打开 【高级筛选】对话框;
?

在【方式】选项组中,如果要通过隐藏不符和条件的数 据行来筛选数据清单,选中【在原有区域显示筛选结果】; 如果要通过符合条件的数据行复制到工作表的其他位置来 筛选数据清单,选中【将筛选结果复制到其他位置】,接 着在“复制到”编辑中单击鼠标,然后单击粘贴区域的左 上角;
? ? ?

在【条件区域】编辑框中输入条件区域的引用范围;

单击【确定】按钮,数据记录按设定的筛选条件筛选并 显示在工作表上。 恢复为筛选前的显示方式,选择【数据】—【筛选】— 【全部显示】命令。


二、使用图表分析数据

使用图表,可以形象地显示出表格数据之间的关系。
1. 利用图表向导创建图表 ? 选定需要生成图表的单元格区域; ? 选择【插入】—【图表】,或单击常用工具栏上的 【图表向导】按钮,打开对话框; ? 选择图表类型。单击【下一步】按钮; ? 打开【…图表源数据】对话框的【数据区域】选项卡。 可以重新指定要创建图表的数据区域,以及数据系列 产生在行还是列;

? 单击【系列】标签,在此选项卡可添加或删除用 于创建图表的数据系列; ? 单击【下一步】按钮,打开【…图表选项】对话 框,根据需要输入图表标题、分类轴和数值轴的标 志。其余选项卡可根据需要进行更改; ? 单击【下一步】按钮,打开【…图表位置】对话 框, 在此选择将图表保存到一张新建的图表单中, 还是将其作为一个对象插入到当前工作簿的某个工 作表中;

? 单击【完成】。

2. 更改图表类型 ? 单击要修改类型的图表; ? 选择【图表】—【图表类型】,重新选择; ? 单击【确定】按钮即可。 3. 复制、移动和删除图表 4. 修改图表中的文字

5. 修改图表数据源

三、分类显示数据 1. 创建分类汇总 要插入分类汇总,要先对数据清单进行排序,以便将进 行分类汇总的数据行组合在一起。 ① 按照需要进行分类汇总的字段排序; ② 单击数据清单中的任一数据单元格,选择【数据】— 【分类汇总】命令,打开对话框; ③ 在【分类字段】下拉列表框中选择分类汇总的字段名;

④ 选择汇总方式和汇总项,下方复选框采用默认,点【确 定】。

2. 分级显示数据 在创建分类汇总后,可以分级显示数据清单中的数据。 每一级的数据都被分为若干组。 单击代表级数的数字,可指定显示到该级的明细数据。

每一组分类数据的左侧都有一个隐藏(或显示)明细数 据按钮。单击隐藏明细数据按钮-,即可隐藏该组的明细 数据;单击显示明细数据按钮+,即可显示。


3. 清除分类汇总
选择【数据】—【分类汇总】,打开对话框,单击【全 部删除】即可。

技巧: 17. 对单元格进行同增同减操作

在Excel中,如果要对某一单元格或某一区域中 的每个单元格中的数值进行同加、同减、同乘或同除 操作时,可以使用“选择性粘贴”功能轻松实现。 例如:让选定区域中的每个单元格都同乘以2, 首先在选定区域外的某个单元格中输入2,选择这个 单元格并复制 ;然后选择要进行同乘操作的单元格区 域,单击“编辑”菜单,选择“选择性粘贴”命令, 在“运算”栏中选择“乘”单选项,单击“确定”按 钮.结果显示在了每个单元格中 。 使用这个功能还可以对单元格进行自身操作,例如 可以进行单元格的自身相加、相减、相乘以及相除 。

18. Excel快速导入文本文件技巧
工作中,经常会遇到需要用Excel处理的数据是存放在 非Excel格式文件(比如文本文件等)中的情况,如用手 工方式来采集这些数据,费时又费力。可以利用Excel软 件的外部数据输入导入功能来迅速导入这些数据,从而 极大的提高我们的工作效率。 【数据】---【导人外部数据】---【导入数据】菜单选项。 出现一个选择数据源的窗口,在该窗口中找到数据源, 然后直接双击它即可。这时会有一个文本导入向导一步 一步帮我们把数据导入到表格中。

Excel 2003,它不仅能够导入文本数据,还能导入 Access数据,HTML表格数据,甚至能导入业务系统中 的XML数据。

19. 在打印时让每页都显示标题

在Excel中制作一个长表格时,默认打印时,并 不是每页都会显示出顶端标题行和左侧标题列,它只 会在第一页上显示,那如何能让表格打印出来时,每 页都带有标题栏呢? 可以这样设置:打开“文件”菜单,选择“页面 设置”选项,弹出“页面设置”对话框,单击“工作 表”选项卡,在“打印标题”栏中的“顶端标题行” 项和“左侧标题列”项中设置好要显示的标题单元格, 单击“确定”按钮。这样在打印长表格时,每页都会 显示出标题的内容了。

20. 编辑时让每页都显示标题

在编辑状态时向后翻页会看不到第一行的标题行, 在操作数据时就会很不方便。这个问题很简单就可以 解决,方法如下: 选中标题所在行的下面一行单元格,打开“窗口” 菜单,选择“冻结窗格”选项,上面一行就被固定了, 无论怎么向下翻页,它都始终在第一行不会移动。

21. 快速拆分窗口

为方便查看表格的不同部分,我们经常要对工作 表进行垂直或水平拆分。快速拆分的方法是: 先在需要拆分的位置单击鼠标,激活活动单元格, 然后将鼠标指向垂直滚动条顶端的拆分框,待鼠标指 针变成拆分指针时,双击鼠标,那么窗口就会在活动 单元格上方将窗口水平拆分。再次双击拆分框,则拆 分取消。 如果双击水平滚动条右端的拆分框,则会在活动 单元格的左侧进行垂直拆分。

22. Excel表格数据行列巧互换 一张Excel报表,行是项目栏、列是单位栏,现在 想使整张表格反转,使行是单位栏、列为项目栏,且 其中的数据也随之变动。也就是想让Excel表格数据的 行列互换,具体操作如下: 可先选中需要交换的数据单元格区域,执行“复 制”操作。 然后选中能粘贴下数据的空白区域的左上角第一 个单元格,执行“编辑、选择性粘贴”命令 在打开的“选择性粘贴”对话框中选中“转置”选 项后,确定、返回即可。

23. 利用Shift键—轻松把Excel表格转换为图片 首先选中需要复制成图片的单元格区域,然后按 住Shift键依次选择“编辑→复制图片”命令,接着弹 出“复制图片”窗口,选择“图片”单选项后点击 “确定”按钮,这时就将选定的表格区域复制成图片 了。 最后复制到目标只需直接选择“粘贴”命令即可 (或者按Shift键再选择“编辑→粘贴图片”命令)。我 们还可以将其在Word中进行粘贴。 另外,在复制图片时如果选择了“如打印效果” 单选项,在粘贴的时候如果表格没有边框,复制后的 图片也不会出现边框。

24.自定义Excel下拉菜单
要在Excel实现直接在下拉菜单中(自定义内容)选 择输入的功能,实现如下图所示的效果

步骤操作: 1.选中要做下拉列表的单元格。 2.在菜单中选择:数据-有效性-[设置]-(允许): 序列;(来源):输入内容,用,(英文逗号)分隔。


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