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化妆品采购管理制度


文件名称 文件类别 编 制

采购管理控制程序 程序文件 质量体系小组

文件编号 生效日期 审 核

COP-10 20160901 黎利媚

版/次 页数 批 准

A/0 4 于欣龙

1.0 目的 为加强对公司采购的管理, 规范采购工作, 保证生产的供应, 控制采购的成本, 特制定本程序。 2.0 范围 本程序适用于采购部人员在进行采购作业时的相关工作。 3.0 职责 3.1 采购部:负责采购质量的管理和控制,供方选择、评定、再评定工作。 3.2 总经理:负责批准合格供方清单。 3.3 质管部:负责对原材料的检验工作。 3.4 仓储部:请购仓储用品物料或其他物料。 3.5 生产部:请购生产物料和常用耗材。 3.6 技术开发部:负责原料质量协议的制定。 4.0 内容 4.1 采购申请 4.1.1 使用部门依据产品生产计划和和物料库存量等制定填写物料采购申请单,采购单应注明 物料名称、规格型号、数量、需求日期等内容。经审批后交由采购部门下单采购。 4.1.2 对于请购重要的物料或由特定供应商供应的物料,物料请购部门应在请购单上特别注明 或单独进行请购。 4.1.3 物料的紧急请购时,请购部门应在物料请购单的说明栏中注明原因,并使用紧急请购单 填写 ,送采购部门。 4.2 采购方式的选择 4.2.1 有些物料的采购,应要求供方先提供样板,经设计部、采购部等相关部门认可签板后, 方可通知供方生产。 4.2.2 公司所采购的物资总金额大,并有多家生产商生产必须竞标的方式进行采购。 4.2.3 公司的采购方式除选用规定的直接采购、间接采购等方法外,还应根据物料的特性与需

求量,采用以下两种方式进行采购。 ----集中采购: 具有共同性的物料, 使用集中采购可降低费用时, 采购部门应根据请购单需求, 定期进行采购。 ----长期采购: 凡经常使用且用量比较大的物料, 采购部门应联合其他部门对供应商进行考核, 考核通过后与供应商签订长期供货协议。 4.3 采购流程 4.1.1 收集了解所请购物料的仓库库库存情况。 4.1.2 计算最经济的物料采购数量,并根据各种物料的期限编制物料需求计划,报采购经理进 行审批。 4.1.3 首批原料交技术研发部相关工程师审核,经理核准。 4.4 采购计划 采购部根据确定的采购数量、 采购对象、 采购方式、 采购时间等编制采购计划并报总经理审批。 4.5 采购文件(合同/协议) 4.5.1 采购部接到物料采购申请单后,依据合格供应商清单和供应商供货质量情况等,制定采 购计划表,选择物料供应商。 4.5.2 编制采购合同/协议,采购合同应包含: 1)供方与分供方的全名、法人代表,以及双方的通讯联系的电话、电报、电传等; 2)采购货品的名称、型号和规格,以及采购的数量和价格; 3)交货期、交付方式和交货地点; 4)质量要求和验收方法,以及不合格品的处理,当另订有质量协议时,应在采购合同中写明见 “质量协议” ; 5)违约的责任等内容。 4.5.3 技术研发部根据产品技术质量要求编制各类采购产品的采购文件,作为采购的依据,必 要时,应附加在《订货合同》后。 4.5.3 采购产品的验收标准按《原料内控标准》与《包装材料内控标准》执行。 4.6 采购原则 4.6.1 严格按照采购技术要求进行采购,选择合格供方。所有常规物料或服务的采购必须向已 列入《合格供方名录》的供应商进行采购。 4.6.2 所有常规物料的采购必须以《申购申请表》或《采购合同》 (含服务采购合同)的形式

进行采购作业。 4.6.3 确保采购周期,保证满足申购部门使用要求。 4.7 采购订单 4.7.1 采供部根据采购计划,选择《合格供方名录》中指定的供方,进行询价、比价后,与其 签订规范的《订货合同》 ,并附上采购技术文件,报采供部经理审核,厂长批准后生效,由采 供部负责具体执行。物料采购合同经审批后,向物料供应商下达采购订单。 4.7.2 采购部所拟定的采购合同必须经过财务部、法律顾问与总经理的审批,三方就合同中的 条款提出建议或意见,采购部人员据此修订合同并与供应商协商。 4.7.3 采购人员按照采购的先后顺序将物料订货单编辑成册,并结合采购进度计划制订每日的 跟催计划,防止因出现延期供货而影响生产的进度。 4.7.4 行政部需对消毒剂、废弃物处理的供应商之合同执行效果进行跟进管理。 4.7.5 在供货过程中,采购员应保持与供应商的有效沟通,力求确保物料按质、按量、如期到 货。 4.8 货物验收管理 4.8.1 包装完整性检查 1)检查物料的外包装,物料外包装应牢固完好,无破损、无受潮、无污染、无混杂、无虫蛀 鼠咬。 2)检查物料运输工具的卫生情况,运输工具应洁净、无异昧,严禁与有毒、有害、易污染的 物品混装、混运。 3)检查物料外包装标识和随附票证,物料标识和随附票证(如收货单、物料检验报告等)物 料名称、规格、数量、生产厂家名称、批号、出厂日期应与订单或合同相符,印字清晰。 4)来货包装检查合格后,验收人员在外包装上贴待验标签并发出《来料申检单》 。 5)物料质量检查符合标准后,验收人员应在外包装上贴待检标签并通知入库。 4.8.2 物料入库手续 1)物料到货后,依据物料验收制度,质管部对采购的货物进行验收。质管部负责按流程对采 购物料进行检验,检验合格后方可办理入库手续。 2)包装验收不符合标准时,验收人员在外包装上贴不合格标签,按《不合格品控制程序》处 理。相关部门将输出物料不合格通知单和处理意见至采购部门,采购部反馈供应商并跟进处理 方案(如特收、返工、退货、报废、扣款等处理措施方案) 。

4.8.3 采购部应对不合格品的有关情况进行统计,实现对供方的评价、选择和控制,不断提高 采购质量。 4.8.4 来货中的生产物料均应经仓管员进行检查,检查不合格, 应立即通知采购部,联系供方 退货并重新提供合格品。严重的还应报告总经理,要求供方赔偿经济损失。 4.9 物料货款结算 物料验收合格后,采购部门与供应商对账,通知供应商开发票,收到发票后由财务部门进行货 款核算、结算。若采购来的物料数量缺失,则按照实际数量进行付款。 4.10 采购部应保留采购信息和索证索票要求 4.10.1《供应商档案资料 》供方选择、评价、再评价、供应商及相关质量安全的有效证明文 件,合格供应商。建立物料索证索票档案,可按供应商名称或者化妆品种类建档备查,票证资 料应当妥善保存,保存期应当比产品有效期延长 6 个月。 4.10.2 采购计划、采购清单、采购协议、采购合同等。 4.10.3 物料索证索票 A)物料的索证索票应由相关部门或专人负责,相关人员应当经过培训。 B)票证资料索取时,检查资料的完整性和有效性;对不能提供原件的,可以提供复印件,但复 印件应加盖国内生产企业或供应商的公章。 C)物料来料时,应索取供货商出具的正式销售发票及其他相关凭证(如送货单、当批物料检验 报告等) ,注明原料、包装材料的名称、规格、数量、生产日期/批号、保质期、单价、金额、 销货日期,以及原料,包装材料供应商的住所和联系方式等信息。 4.11 物料购货台账管理 4.11.1 企业应制定购货台账,购货台账可按照供应商、供货品种、供货时间顺序等分类管理。 4.11.2 购货台账按照每次购入的情况如实记录,内容包括:名称、规格、数量、生产日期/ 批号、保质期限、产地、购进价格、购货日期、到货日期、供应商名称及联系方式等信息。 4.11.3 购货台账应当妥善保存,保存期应当比产品有效期延长 6 个月。 5.0 相关文件 5.1 《不合格品控制程序》 5.2 《产品的监视和测量控制程序》 5.3 《物料供应商管理控制程序》 6.0 相关记录

6.1 “ 采购合同、协议” 6.2《物料采购计划表》 6.3《来料请检单》 6.4《供方供货质量问题反馈表》 6.5 物料采购进出台账》 6.6《供应商索证索票资料一览表》 6.7《来货包装完整性检查表》


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