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2012年通山县新公文、新格式培训班学习课件《关于规范党政公文处理》


规范党政公文处理 发挥参谋助手作用
湖北省委办公厅 肖运宝

学习目的
通过学习,了解党政机关公文的基本特点、 作用和文种的适用范围;熟悉党政机关公文的种 类和格式;能够正确遵行行文规则,撰写常用公 文;掌握公文写作的基本规律和基本要求;熟悉 公文办理的程序和规范;了解公文管理的基本要 求。 推进党政机关公文处理工作 科学化、制度化、规范化

五个方面内容
一、公文概述 二、行文规则

三、公文拟制
四、公文办理 五、公文管理

一、公文概述

(一)公文的涵义
公文是公务文件或公务文 书的简称,人们习惯上又把它 叫做“文件”。它是党政机

关、企事业单位以及群众团 体在公务活动中使用并形成 的具有特定格式的文字材料。

新条例的定义公文
公 文 的 涵 义

党政机关公文是党政机关实施 领导、履行职能、处理公务的具有 特定效力和规范体式的文书,是传 达贯彻党和国家方针政策,公布法 规和规章,指导、布置和商洽工作, 请示和答复问题,报告、通报和交 流情况等的重要工具。

公 文 的 涵 义

一般来说,只有具备以下几个条件 才能算做公文: 第一,公文是在公务活动中使用并 形成的,是为了处理公务,而不是办私 事的。 第二,它的使用范围是党政机关、 人民团体,企事业单位,而不是个人。

公 文 的 涵 义

第三,它是具有特定格式的文字材 料,从标题到落款,从内容到文面,从 用纸到标记都有特定的要求,而其他文 字材料无特定格式,如小说、诗歌、散 文怎么写,自古没有定法。也不同于公 务活动中使用的其他材料,如图片、音 像材料、电讯材料等。

重新定义了公文处理
《办法》规定,“公文处理是指公文的办 理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互 关联、衔接有序的工作。”也就是说公文处理 由公文办理、管理、整理(立卷)、归档等工 作组成。

新《条例》规定,“公文处理工作是指 公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔 接有序的工作。”其中,公文拟制包括起草、 审核、签发3个环节(在《办法》中,这3个环 节均隶属发文办理)。《条例》同时将整理 (立卷)、归档划归公文办理范畴。经此调整, 公文处理工作由公文拟制、公文办理、公文管 理组成。

(二)公文的发展。
公文历史悠久、源远流长。可以说, 公文是随着阶级、国家的产生而产生,随 着社会的发展而发展的。我国从汉代到清 代,公文名目繁多,上行文有呈、章、表、 奏、状等,平行文有关、刺、咨等,下行 文有令、谕、教等。辛亥革命废除了旧公 文,新中国成立后,1951年、1983年、 1987年、1988年、1990年、1993年、 1996年进行了修订,逐步完善。

公 文 的 发 展

1996年5 月3日,中共中央办公 厅印发了《中国共产党机关公文处 理条例》和2001年1月1日国务院办 公厅发布了《国家行政机关公文处 理办法》。2012年4月16日 ,中共 中央办公厅、国务院办公厅印发了 《党政机关公文处理工作条例》 (以下简称新《条例》和《办法》)

(三)公文的特性。
公文与一般文章相比,有特定的制发主体、 特定的读者、特定的内容、特定的格式、特定 的语言,即五个特定和六个特性: ⑴政治性。作为党和国家的运转工具, 其内容、服务对象都带有鲜明的政治特色; ⑵政策性。经常体现为一定的方针政策, 指导工作和日常生活; ⑶权威性。带有明显的权威色彩和很强 的约束力;

公 文 的 ⑷实用性。行文针对性强,与实际工作和 特 生活密切相关; 性

⑸稳定性。其写作方法、格式和用语在长 期工作实践中逐步形成一种固定的程式; ⑹广泛性。内容涉及面宽、使用公文的领 域广,各行各业都离不开公文,公文已经成为 人们生活、工作中不可或缺的因素。

(四)公文种类

一般是指公文制发机关根据公文的内 容、性质和所承担的任务而确定的行文形 式和名称。为了更好地认识公文、使用公 文,可以按照不同的标准,从多个角度对 公文的类别进行划分:

按公文的性质分类,大体上可分为: 公 文 ( 1)规范性公文。必须遵循和执行的法规 的 类公文。 种 (2 )指导性公文。用于传达贯彻政令和指 类

导行动类的公文,如决议、决定等。 (3 )告知性公文。用于通报情况、公布要 求类的公文,如通知、通报等。 (4 )报请性公文。用于向上级领导机关报 告情况、请示事项类的公文,如请示、报告等。 (5 )记录性公文。用于记载党的组织和领 导机关工作、活动情况类的公文,如纪要等。

公 文 的 种 类

按公文的行文关系分类,大体上可分为 (1 )上行文。下级机关向所属上级机 关的行文,如请示、报告等。 (2 )平行文。平级机关、单位或没有 隶属关系的机关、单位之间来往的公文, 如通知、函等。 (3 )下行文。领导机关对下级机关的 行文,如通知、通报、批复等。

公 文 的 种 类

按公文的来源分类,大体上可分为: ( 1 )收进公文。指的是由其他机关发送来的公 文,也就是本机关收到的公文,通常简称为收文。 如上级机关发来的指示、通知,下级机关送来的报 告、请示等。 (2 )外发公文。指的是由本机关制发的公文, 发送给需要进行工作联系的机关,通常简称为发文。 如本机关给上级机关的请示、报告,本机关给下级 机关的指示、批复、通知等。 (3 )内部公文。指的是由本机关制定,在本机 关内部使用的公文,如机关内部的工作计划、总结、 规章制度、会议记录等。

公 文 的 种 类

按公文的密级程度分类,大体上可分为: (1 )限知性公文。内容涉及党和国家秘密的公文, 需要在一定时期内限定阅读范围,以保障国家秘密的 安全。秘密公文通常由指定的专人负责处理、递送和 保管。 限知性公文按秘密等级分为绝密(遭受特别严重 的损害) 、机密(遭受严重损害)、秘密(遭受损 害)。习惯称绝密件、机密件、密件。 (2 )周知性公文。指的是向人民群众或者向国内 外公开发布的公文。例如,公告、公报、通告、布告、 法规文件以及党和国家的某些重要方针政策文件、领 导人的讲话等。这类公文不涉及秘密或经过保密处理, 需要广泛发布周知,有的可以通过新闻媒介公开发表, 有的可以张贴或口头传达。

公 文 的 种 类

按公文的使用范围分类,大体上可分为: (1)通用公文。指的是通用于各类机关、单 位与团体,如请示、报告、通知等 (2)专用公文。指的是在一定的工作部门或 业务范围内专门使用的文种。 ① 外交公文。如国书、条约、声明等。 ② 司法公文。如讯问笔录、逮捕书、通缉令、 起诉书、判决书等。 ③ 军事公文。如作战方案、命令等。 ④ 经济公文。如市场调查、经济合同等。 ⑤ 科技公文。如专利说明书、工程设计、技 术鉴定、可行性研究报告等。

公 文 的 种 类

此外,公文分类方法还有: 按内容处理分,可分为参阅性公文、 承办性公文; 按办理的时间分,可分为特急公文、 急办公文、常规公文(简称特急件、急件、 平件)。

公 文 的 种 类

原 党的机关公文(14种): 决议、决定、指示、意见、通知、 通报、公报、报告、请示、批复、条 例、规定、函、会议纪要 行政机关公文(13类14种): 命令(令)、决定、公告、通告、 通知、通报、议案、报告、、 批复、意见、函、会议纪要 9种相同、9种不同

公 文 的 种 类

新《条例》公文种类共15种:
决议、决定、命令(令)、公报、公告、 通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、 议案、函、纪要。

减少(3种): 指示、条例、规定 同时将《会议纪要》改为《纪要》

不能自造文种

中共xxx市委办公室关于xx的安排 中共xxx市委办公室关于xx的规划 中共xxx市委办公室关于xx的汇报
“安排”、“规划”、“汇报” 不是法定规范性文件的文种

(五)公文格式
公文格式,是指公文的各个组成部分在 页面上的具体表现形式,即公文的外观样式。 对于各级党政机关来说,熟悉公文格式是公 文写作很重要的一个方面。公文是给人看的。 因此,就要设法使人愿意看,并看得懂。一 件公文,不仅要观点正确,内容真实,条理 清楚,文字精练,而且要格式规范,结构合 理,页面整洁,标识齐全,给人以清新悦目 的感觉,吸引人阅读,便于处理,否则,就 无法很好地发挥公文的效用。

公 ? 文 为了保证公文格式的规范化,党中央、 的 格 国务院已三令五申,各级党政机关秘书部门 式

也作过相应的规定。但是,目前公文格式方 面出现的问题仍然较多,其原因,主要是思 想重视不够、把关不严造成的。因此,文秘 工作人员要不断提高对公文格式规范化的认 识,增强责任感和事业心,在公文写作过程 中,自觉地坚持高标准、严要求,熟练地掌 握应用公文格式标准。

公 文 的 格 式

1、公文格式应用的基本原则: (1)布局要合理。公文各个组成部分 的摆放位置要适当,不能比例失调或错位 零乱。比如作为县市区以上的党政机关一 般都有设计比较固定的公文文头,但有一 些单位文头很不规范,有的不用正式的套 红文头;有的单位给上级写工作报告,甚 至不打印就用白纸书写,看起来既不雅观 又不严肃。

公 文 的 格 式

( 2 )项目要齐全。一份公文从 文头、正文到文尾,要求项目齐全, 不能缺项漏项。目前经常出现的毛病 主要有:应写公文标题的不写,应写 密级的遗漏了,还有的公文无编号或 无成文日期,或应签名盖章的却不签 名盖章,结果失去公文实际效用。

公 文 的 格 式

( 3)书面要整洁。公文印制 要字迹清晰,干净利落,不能出 现麻点、皱纹、墨迹、歪斜。特 别是在不能实行铅印、微机处理 的情况下,打字、油印要保证质 量,不能字迹模糊,又脏又乱, 使人无法阅读。

公 文 的 格 式

(4)形式要庄重。公文格式 每个项目的位置要固定,不能随 意设置。公文印刷除文头套红和 印章用红色外,其他内容一律用 黑色,不能用其他颜色,也不得 用艺术手法加以美化或插图、装 饰。公文用纸要合乎规格,装订 整齐。

公 文 的 格 式

2、原党的机关公文的格式(17) 版头、份号、密级、紧急程度、 发文字号、签发人、标题、主送机关、 正文、附件、发文机关署名、成文日 期、印章、印发传达范围、主题词、 抄送机关、印制版记

公 文 的 格 式

3、行政机关公文格式(18) 秘密等级、保密期限、紧急程度、 发文机关标识、发文字号、签发人、 标题、主送机关、正文、附件说明、 印章、成文日期、附注、附件、主题 词、抄送机关、印发机关、印发日期

公 文 的 格 式

4、党政公文格式的区别
(1)版面不同 (2)版心不同 (3)公文份号的标法不同 (4)密级的标法不同 (5)版头的标法不同 (6)紧急程度的标法不同 (7)发文机关署名不同 (8)成文日期格式不同 (9)附注的格式不同 (10)印发机关和印发日期格式不同 (11)印发份数的格式不同

公 文 的 格 式

版面与版心不同
16开 每页20行 每行25字 A4 每页22行 每行28字

党的机关公文

行政机关公文

公 文 的 格 式

党委机关公文格式 № 000432 秘 密 特急 中共湖北省委文件 ————————★———————

行政机关公文格式 0000133

机密★一年 特急 湖北省人民政府文件 _________________________________

公 文 的 格 式

党委机关公文格式 中共湖北省委 2011年6月18日 主题词:×××× ××× ×× —————————————————————— 抄送:××× ××× ×××× —————————————————————— 中共湖北省委办公厅 2011年6月19日印发 —————————————————————— (共印××××份) 行政机关公文格式 二○一一年六月十八日 主题词:×××× ××× ×× —————————————————————— 抄送:××× ××× ×××× —————————————————————— 湖北省人民政府办公厅 2011年6月19日印发 —————————————————————— 共印××××份

5、新《条例》党政公文格式(18)
公 文 的 格 式

份号、密级和保密期限、紧 急程度、发文机关标志、发文字 号、签发人、标题、主送机关、 正文、附件说明、发文机关署名、 成文日期、印章、附注、附件、 抄送机关、印发机关和印发日期、 页码

新旧《条例》对比
增加了“份号”、“页码” 、“发 文机关署名” , 减少了“主题词” 考虑到 《办法》 未对“份号”、 “页码”作出规定,但实际工作中一直 在使用,属于增加的要素只有“发文机 关署名”。

新旧对比
一是规定涉密公文应当标注份号 《办法》只要求对绝密、机密公文标注份号 二是规定紧急公文应当分别标注“特急” “加急”《办法》要求标注“特急”“急件” 三是规定联合行文时发文机关标志可以单 独用主办机关名称; 四是明确规定公文标题应标发文机关 《办法》未作强制性要求 五是规定有特定发文机关标志的普发性公 文可以不加盖印章。

新规定
1.用纸:采用60g/㎡~70g/㎡胶版纸或

复印纸,纸张白度在90度以上。(原标准:白
度85—90度)

2.开本:采用国际标准A4型,成品尺寸
为297毫米×210毫米,允许误差±2毫米。 (原标准:B5型,成品尺寸:257毫米×182 毫米;现长增加40毫米,宽增加28毫米)
A4 每页22行 每行28字

16开 每页20行 每行25字

3. 版心:版心(文字区)尺寸为225毫米
×156毫米(不含页码),每页22行,每行28个

字,版面上空约37毫米,左空28毫米。为方便
印制,每页行数可视情增加或减少1至2行。增

减行数时适当调整行间距,保持版心高度不变。

(原标准:版心尺寸为190毫米×138毫米,

现长增加35毫米,宽增加18毫米;原标准:每
页20行,每行约25个字,现每页增加2行,每行

增加1个字;原标准:上、下各空约30毫米,左、
右各空约25毫米,现上增加9毫米,下增加3毫 米,左、右各增加2毫米)

4.页码:用4号半角白正体阿拉伯数字,臵于版 心下边缘7mm,左右各放一条4号一字线。单页码居右

空一字,双页码居左空一字。
注意:①页码左右各有一条一字线;

②页码外侧排列,不要居中
-1- 页码标注中容易出现的问题。一是公文首页没有

标注页码,个别机关上行文甚至没有标页码。二是页
码标注在版心内。三是页码前多加了“第”字。四是

附件的页码标注错误。

5.标点:采用规范全身标点,注意 符合中文排版规范。(全角标点) 6.装订:左侧装订,采用骑马订, 无法用骑马订时采用平订。 (不能在上侧装订)

7.份号:公文印制份数的顺序号。涉密公 文应当标注份号(编号),用6位3号黑体字阿拉 伯数字顶格标注在版心左上角第1行。 份号标注中容易出现的问题。一是涉密公文 不标注份号。二是份号的数字位数随意性大。三 是份号标注位置不规范,不是顶格编排在版心左 上角第1行。有的单位文件印制后手工标注的份 号倾斜,位置不正,极不严肃。四是份号字体没有 使用3号黑体字。

8.密级:用3号黑体,顶格标注在版心左 上角第2行,两字之间空1个字。 密级和保密期限标注中容易出现的问题。 一是在确定密级和保密期限上出现过紧或过松 两种倾向。尤其是过紧的情况多,不该定密的 定密,该定低密级的却定高密级;保密期限应该 定短的却定得较长,有的甚至按最长保密期限 来设定。二是密级标注不规范,有的没有使用3 号黑体字,有的没有使用阿拉伯数字标注保密 期限。

000432 秘 密 特 急

中共湖北省委文件
——————————★—————————

000433 秘密★1年 特急

中共湖北省委文件
——————————★—————————

9.版头:

由发文机关标志和一条横线组成,颜色 为金光红色。套印版头时,版头上下、左右 位臵要准确。 发文机关标志“中共湖北省委文件”用手 写专用字体,纵向27毫米×横向128毫米,横 线线号为90磅,两边线长分别为71毫米,中 间为实心五角星。

发文机关标志主要有两种形式: 一是发文机关全称或规范化简称加“文件” 二字;

中共湖北省委文件
二是发文机关全称或规范化简称加括号标 注文种,括号内标注文种的字不套红印刷。

中共湖北省委(通知)

各地各部门发文机关标志推荐使用小标宋

字体,坚持两条原则:①不能大于中央文件的 字号;②红色油墨要达到色谱指标,目前,有 的发文机关标志红色偏暗、偏淡。
发文机关标志标注中容易出现的问题。一 是发文机关标志不规范,排版不美观。二是发 文机关标志与发文机关署名或印章不一致,有 的发文机关标志与代字不一致。三是有的单位 发文机关标志字号大于上级机关发文机关标志 字号。

10.发文字号:文件用小2号仿宋体,年份、

发文顺序号用半角白正体阿拉伯数字,年份外 加中文六角括号“? ?”。 (原标准:3号仿宋体。注意:①年份用全 称,不应简化;②年份外加六角括号,有的单 位用方括号“[ ]”或圆括号“( )”,这 都是不规范的;③序号不设虚位即1不编为001 ;④序号前不加“第”或“字”;⑤联合行文 ,一般只标注主办机关的发文字号)

发文字号的常见错误 括号错误标为“[ ]”。应该是 “〔 〕”,当引用公文时,标题后面的 发文字号要用圆括号“( )”

例:《中共湖北省委关于新形势下 加强和提升省委办公厅工作的意见》 (鄂发〔2011〕18号)

11.标题:用2号小标宋体字,编排于红色分隔 线下空二行的位臵。多行标题排列为正宝塔、倒宝 塔或菱形,不采用上下长度一样的长方形和上下长、 中间短的沙漏形,字距恰当。多个发文机关名称之 间用空格分开,不加顿号,换行时省略。副标题用3 号楷体。副标题中的人名,两个字的中间加开2个字, 三个字的中间各加开1个字。“(送 审 稿)”、 “(代 拟 稿)”等字间距为半个字。日期用3号楷 体。

公文标题由三部分组成, 即由“机关规范简称、事由 (主要内容)和文种”三要 素组成。

?

?

③滥用报请性词语

中共xxx市委要求召开xx会议的请示 中共xxx市委请求召开xx会议的请示 中共xxx市委申请召开xx会议的请示 中共xxx市委呈报召开xx会议的请示 中共xxx市委上报召开xx会议的请示

长方形:
中共湖北省委办公厅印发《关于加强行业性 专业人民调解委员会建设的意见》的通知

沙漏形:
中共湖北省委办公厅印发《关于 加强行业性专业人民 调解委员会建设的意见》的通知

正宝塔形:
中共湖北省委办公厅 印发《关于加强行业性专业 人民调解委员会建设的意见》的通知

倒宝塔形:
中共湖北省委办公厅印发《关于加强 行业性专业人民调解委员会 建设的意见》的通知



形:
中共湖北省委办公厅印发 《关于加强行业性专业人民调解委员会 建设的意见》的通知

12.主送机关:用3号仿宋体,与正文标 题空一行位臵,左侧顶格排,回行时仍顶格, 最后一个主送机关名称后标全角冒号。 (注意:决议、决定、意见、纪要等文种 不标注主送机关,置于文尾部分)

主送机关标注中容易出现的问题。一是多头报送。 有的机关在上行文中同时向上级党委、政府和上级主管 部门报送“请示”。二是公文标注与实际送达不一致。 有的机关向上级机关报送请示时,虽只标注一个主送机 关,但同一个文件实际上向多个上级机关报送而又未注 明分送情况。有的机关将公文送达主送机关公文受理部 门,但同时还将公文呈送该机关多位领导同志个人和若 干内设机构。三是主送不规范。按照规定,除答复领导 批示事项和绝密事宜外,公文一般不主送领导同志个人, 有的使用“××(机关)并××(领导同志)”进行报 送。四是标点符号使用不规范。本来同级同类机关之间 使用顿号的,却用逗号;同级不同类机关之间用逗号的, 却用分号。五是标注随意。有的发文机关在主送机关位 置手书主送机关。

13.正文:用3号仿宋体,如是转发文件类 的通知,用3号楷体。数字、年份不能折行。段 首前空2个字,段尾单字不成行。段落之间一般 不空行,特殊情况为划分层次,段落间空1行。

正文格式中容易出现的问题。一是引用文 号不全。二是每个自然段之间不应空行却空1 行。三是正文中结构层次序号使用和字体不规 范。按照规定,公文中小标题层次序号依次可 用“一、”“(一)”、“1.”、“(1)”标 注,第一层一般用黑体字,第二层一般用楷体 字,第三层和第四层一般用仿宋体字。四是正 文中使用的层次序号过细,有的多达六层甚至 七层。五是正文结尾用语不规范。如报告类公 文使用“以上报告,请批示!”等不规范的用 语,有的结尾用语之后没有标点符号。

14.附件说明:用3号仿宋体,位于 正文和发文机关署名之间,与正文空开1 行,“附件:”前空2个字,后接排附件 名称,名称后不加标点符号,附件序号 用阿拉伯数字,每行位臵对齐。

专此请示,请予审批。

附件:1.代表团成员名单 2.日程安排 3.瑞士瑞中经济协会邀请函译文 4.我驻瑞士使馆复函 中共湖北省委办公厅 2012年5月16日

15.成文日期: 用3号仿宋体阿拉伯数 字。 16.发文机关署名: 用3号仿宋体

加盖印章的公文

中共湖北省委办公厅 2012年5月16日□□□□

不加盖印章的公文

中共湖北省委办公厅□□ □□2012年5月16日

17.发布层次: 用3号仿宋体,上空1行,居

左排,前空2个字,用小括号括起。如果表述中 重复出现括号时,用中文六角括号套小括号。

(此件发至县团级)

?此件发至县(市、区),可传达到乡镇

(街道)?

18.附件:“附件”用3号黑体,在附件正文左上 角顶格排,有序号时应加序号。附件应排在版记之前, 与正文一起装订。附件序号和附件标题应与附件说明 表述一致,附件标题与“附件”之间空2行。附件与文 件正文不能一起装订时,应在“附件”之前标明文件 发文字号。转发通知类的文件,文件正文用3号楷体, 转发文件正文用仿宋体,转发文件另起一页,大标题 上空2行。

(注意:①“附件”二字左上角顶格排,不 空行;②“附件”二字或序号后不加冒号;③ “附件”二字与标题之间空2行而不是1行)

附件1

代表团成员名单

××××××××× ××××××××× ×××××××××

××× ××× ×××

附件标注中容易出现的问题。 一是附件不齐。 二是将没有作附件说明标注的附 件装订在公文版记后。 三是附件序号和附件标题与附件 说明的表述不一致。

19.版记:由印发机关、印发日期和横线

组成。印发机关和印发日期用3号仿宋体, 印发机关居左排,前空半字,印发日期居右 排,后空半字。翻印的文件,在印发机关和 印发日期下标注翻印机关和翻印日期,格式 相同。版记中的分隔线与版心同宽,外边的 两条用反线,中间的用正线。版记位于文件 末页版心的最后一行。如果版记页和前面的 一页都没有正文,则版记页不标页码。

①取消了主题词和印制份数(原标准: 有主题词和印制份数); ②印发机关和印发日期用3号仿宋体 (原标准:4号仿宋体); ③印发机关前空半字,印发日期后空 半字。 注意:版记位于文件末页即封四,即 使前面有空白页也没关系,不能置于前页 尤其是奇数页。

版记容易出现的问题。 一是残缺。有的公文没有版记,有的版记 内容不全。二是标注位臵错误。按照规定,公 文版记最后一个要素应臵于版心最后一行,但 有的公文版记最后一个要素距版心封底1行、2 行或3行。有的版记标注在附件之前,将装订 在一起的公文分隔成两个部分。三是分隔线标 注不规范。有的公文用下划线代替分隔线,有 的版记分隔线没有与版心等宽。四是多余标注。 有的公文在版记中标注承办人、拟稿人、校对 员、打字员等一些多余信息。

原版式:

新版式:

20.条码:位于文件末页右下角,与版 记的最后一条横线空开约5毫米。

—————————————————————— 中共湖北省委办公厅 2012年6月19日印发 ——————————————————————

二、行文规则

行文规则
必须遵守的规矩制度 维持正常的行文关系 保证机关工作正常开展的重要条件

公文的行文关系

根据隶属关系和职权范围确定

行文关系的基本原则
其一,国家行政机关的隶属关系和职权范围。国 家行政机关的隶属关系和职权范围是由《中华人民共 和国宪法》规定的。地方各级人民政府服从国务院是 我国各级行政机关行文关系的基本准则。

其二,党的各级机关的隶属关系和职权范围。党 的各级组织的隶属关系和职权范围是由《中国共产党 章程》规定的。下级服从上级,全党服从中央是党的 各级组织行文关系的基本准则。

行 文 关 系

按机关隶属关系行文
上级机关对下级机关可以作指示、布置工 作、提出要求; 下级机关可以向直接的上级机关报告工作、 提出请示,上级机关对请示事项应予研究答复; 不相隶属机关之间也有公文往来,那只能 是商洽工作、通知事项、征询意见等,而不存 在请示、报告或布置任务的性质。

? 按机关的职权范围行文。 行 文 ? 各级党政机关的办公厅(室)是各级 关 党政机关的办事机构,代表党政机关行使 系

职权,这种关系反映在行文上,就决定了 办公厅(室)行文,只限于它的职权范围 内的文件和经它所隶属的党政领导机关授 权的文件,授权以办公厅(室)名义下发 的文件,对授权机关或领导人要在文件开 头加以说明。

上 1 、原则上主送一个上级 行 文 机关,根据需要同时抄送相关

上级机关和同级机关,不抄送 下级机关。 《办法》只对请示作此规定

XX(单位)关于 XX有关情况的报告
上 行 省委、省政府: 根据……要求(或根据……的指示精神,或根据 文
报送2个上级机关

转来的《……》要求),我们对……情况进行了认真 研究(或我们对……问题进行了调查核实)。现将有 关情况报告如下: 一、……(事情的过程、原因等)。 二、……(经调查核实的情况或处理的依据、结 果等)。 三、……(下一步拟采取的措施)。 专此报告。
落款、日期

上 ? 2 、党委、政府的部门向 行 文 上级主管部门请示、报告重大

事项,应当经本级党委、政府 同意或授权;属于部门职权范 围内的事项应当直接报送上级 主管部门。

上 行 文

3、下级机关的请示事项, 如需以本机关名义向上级机关 请示,应当提出倾向性意见后 上报,不得原文转报上级机关。

上 行 文

4、请示应当一文一事。不得在报告 等非请示性公文中夹带请示事项。 不要把两三件事情扯在一起。内容 单一,上级才好批复,才能处理;内容 繁杂,上级同意其中一件,不同意另一 件,无法处理、很难批复;如果几件事 情要几个部门才能处理,那就更难批复, 必然造成“公文旅行”。一文一事这一 点在标题上应有所反映,作出准确的概 括,一般写成《 x x关于x x 事项的请 示》 。

上 行 文

5、除上级机关负责人直接 交办事项外,不得以本机关名义 向上级机关负责人报送公文,不 得以本机关负责人名义向上级机 关报送公文。

上 行 文

“请示”直接报送领导者个人,其危害性 有三点: 一是未经收文机关签收、登记,成了“帐 外公文”,公文的流向、处理情况不得而知, 查无踪迹,成了“断线的风筝”。 二是这类公文到了领导同志手里,领导同 志也难批示,没有部门的拟办意见,只能以经 验、凭感觉办事,往往失去决策的科学性;不 批,也有可能影响报送单位的工作。 三是现实中一些单位拿着领导批示件当 “尚方宝剑”,到有关部门要钱要物,借领导 批示向对方施加压力,引起矛盾。

上 行 文

6、受双重领导的机关向一个 上级机关行文,必要时抄送另一 个上级机关。

(二)下行文

1 、主送受理机关,根据需要 抄送相关机关。重要行文应当同时 抄送发文机关的直接上级机关。

下 行 文

2、党委、政府的办公厅(室) 根据本级党委、政府授权,可以向 下级党委、政府行文,其他部门和 单位不得向下级党委、政府发布指 令性公文或者在公文中向下级党委、 政府提出指令性 要求。需经政府审 批的具体事项,经政府同意后可以 由政府职能部门行文,文中须注明 已经政府同意。

下 行 文

3、党委、政府的部门在各 自职权范围内可以向下级党委、 政府的相关部门行文。

下 行 文

4、涉及多个部门职权范围 内的事务,部门之间未协商一 致的,不得向下行文;擅自行 文的,上级机关应当责令其纠 正或者撤销。

下 行 文

5、上级机关向受双重领导的 下级机关行文,必要时抄送该下级 机关的另一个上级机关。

同级党政机关、党政机关与 其他同级机关必要时可以联合行 文。属于党委、政府各自职权范 围内的工作,不得联合行文。 党委、政府的部门依据职权 可以相互行文。 部门内设机构除办公厅(室) 外不得对外正式行文。

三、公文拟制

公文拟制包括

(一)公文起草 (二)公文审核 (三)公文签发

(一)公文的起草
公文起草是公文形成的第一步,是公文处 理工作的“始发站”,具有很强的政治性和业 务性。这方面的内容很多,简要介绍四点: (步骤、方式、准备工作、基本要求)

1、公文起草的步骤

(1)领受任务; (2)调查研究; (3)拟出初稿; (4)协调修改; (5)报请审批。

2、公文起草的方式(5) (1)办公室起草 公文起草是办公室的一项重要任务和经常 性工作,是为党委领导工作服务的一个重要方 面。 特点: 一是起草的内容广,综合性强,涉及党 委工作的各个方面; 二是起草的公文种类多,从重要批示性 文件到简单事务性文件,从讲话稿到信函等, 都要去办;

三是起草时限往往比较仓促,有些文稿 说要就要;
起 草 方 式

四是起草的有些公文影响较大,一些重 要公文和紧急公文,常常事关全局。办公室 起草公文,具有一定的有利条件,主要是靠 近领导,了解领导意图和全局情况;不利条 件是对某些方面或专业性问题不够熟悉,有 些紧急公文常常缺少较为充裕的调研和准备 时间。所以,工作中要注意扬长避短。

(2)部门起草
起 草 方 式

部门主管范围内的工作需要党委办公 室行文时,由部门代为拟稿。这是部门应 尽的职责和义务。优势是:情况较熟,研 究较深,较易抓住问题的要害,提出可行 的解决办法。不足的是有时带有局限性, 容易强调本部门工作的重要,而对其它方 面的问题照顾不够。

(3)联合起草。
起 草 方 式

部门主管范围内的工作需要党委办公 室行文,涉及两个以上部门时,由一个主 管部门牵头共同起草。

(4)组成起草小组
起 草 方 式

起草特别重要的公文用此形式。如党 代会报告等(如十七大报告,由胡锦涛同 志任起草组组长,组织各路好手,历时一 年多,做了大量艰苦细致的调查研究、起 草修改工作,拿出了高质量的报告,体现 全党的意志、代表了全国各族人民的愿望, 成为我党在新世纪新阶段的政治宣言和行 动纲领。省市县党代会报告,一般都采取 起草组的方式)。

起 草 方 式

(5)领导亲自起草或主持起草 写作,历来被认为是“经国之大业,不 朽之成盛事”。古今中外, 很多政治家都 高度重视自身的文字修养。唐代公文有严 格的“职述”和“代拟”规定。“职述” 就是担任某种职务的官员,必须亲自动手 撰写与其职务相称的公文,不得假手他人, 如有违例,轻则贬官,重则治罪。在以科 学、法治、人本为主要特征的现代社会, 写作更是一项高素质领导干部不可或缺的 能力。

起 草 方 式

小平同志说过:“实现领导最广泛的方 法是用笔杆子。用笔写出传播就广,而且经 过写,思想就提炼了,比较周密。所以用笔 领导是领导的主要方法。” 中央指出:“各级领导干部亲自动手起 草重要文件,这不是技术性的问题,而是领 导工作中的原则性的问题。现在重申这一原 则,是在新的历史条件下提高党的各级领导 干部的认识能力和领导能力,改善和加强对 社会主义现代化建设各项事业领导的一项重 要措施。”

3、公文起草的准备工作 (1)明确拟文目的 定位不准,累死三军。作为领导要交待清 楚,作为撰稿人要问清楚起草公文的目的,即 主题。如公文的基本观点是什么?需要解决的 主要问题是什么?拟文的依据是什么?发文的 范围有多大等等。做到 任务明确、方向清晰, 防止在主要观点和内容上偏离要求。

(2)认真领会领导意图
起 草 准 备

领导交待任务和意图,往往是原则性 的指点,只能是粗线条的轮廓,因而,起 草人还要进一步开动脑筋、周密思考,深 刻领会领导交待的精神实质,融会贯通, 使领导交待的意图深入化、具体化和条理 化,进而变成自己的思想,用自己的语言 表达出来。有句话说得好:“领会上头, 摸清下头,两头一碰,才有写头”。

起 草 准 备

(3)收集整理有关材料

常言道:巧妇难为无米之炊。公文起草 更是如此,来不得半点杜撰和假想。要通过 查阅资料、调查研究,收集有关情况、事例、 问题、经验和数据等材料,通过有关材料表 现公文的思想观点。

4、公文起草的基本要求(7) (1)公文起草要符合党和国家的 路线、方针政策和法律法规。这是首 先要遵循的原则,也是在公文起草中 贯彻讲政治的要求,同党中央保持高 度一致的问题。党和国家的路线、方 针、政策和法律、法规,是我们进行 各项工作的依据和准绳,也是起草公 文的依据和准绳。

起 草 要 求

(2)要符合上级机关的指示精神, 下级服从上级,全党服从中央,是我们 党的民主集中制原则。公文起草工作中 也必须贯彻这一原则,各级机关起草的 公文必须符合各自上级机关的有关指示, 而不能脱离或违背上级机关的指示。各 地、各部门起草公文,不但需要研究党 和国家的有关政策,法规,而且还要研 究自己上级机关的有关指示,并同本地 区本部门的实际结合起来,提出的政策、 措施要切实可行。这是公文的核心问题, 必须慎重对待。

起 草 要 求

具体政策、措施有两类 一类属于行为规范方面的,主要是 指:什么事,要怎样做,不能怎样做, 违反了怎么办等。 另一类属于物质条件方面的,主要 是解决定人、财、物的问题。 解决问题离开必要的政策、措施是 空谈,但如果提出的政策、措施要求过 高,也难以实现。所以公文中提出的政 策、措施一定要切实可行,办不到的不 要说、不要提,否则会出现麻烦。

起 草 要 求

(3)情况要确实,观点要鲜明,结构要 清晰,文字要精练,要通俗易懂(5要)。 一是情况要确实。就是反映的是客观存 在的实际情况,而不是主观臆造或故意编造 的东西。不能搞“科学幻想”或“文学创 作”,随意修饰,笔下生花。 二是观点要鲜明。就是提出的各种主张、 意见、要求、措施等,都要清楚明白。 三是结构要清晰。公文中涉及事项多、 内容较复杂时,要按照逻辑关系分成若干部 分,依次进行表述。不要搞成一团乱麻。

四是文字要精练。
起 草 要 求

包括精确、简练。精确就是 遣词造句要恰当、周密、明确, 尽量少使用基本、几乎、不少、 绝大多数等模精语言,做到观点 鲜明、是非清楚、褒贬分明、扬 弃适度。

起 草 要 求

如毛泽东同志在1949年4月21日撰写 的《向全国进军的命令》一文中写道: “奋勇前进,坚决、彻底、干净、全部地 歼灭中国境内一切敢于抵抗的国民党反动 派。”这里用了四个词来修饰“歼灭”这 个动词。“坚决”表达了歼敌的决心; “彻底”表达了歼敌的程度;“干净”表 达了歼敌的的标准;“全部”表达了歼敌 的范围。四个词表达了歼敌的全部意义, 用法贴切完整,读来气势恢宏,语气坚定, 令人振奋,由此可见主席文字功夫之深。

起 草 要 求

简练就是开门见山,简明扼 要,别拖泥带水。要大力提倡写 短文,在“文字精炼”、“篇幅 短小”上下功夫,努力用最少的 文字表达尽可能多的意思。山不 在高,有仙则名。言不在多,达 意则灵。

过去,我们的领导干部往往一说 话就是长篇大论,似乎不长篇大论就 不足以把道理说深说透,就无法让听 众入脑入心;而且,不长篇大论似乎 也体现不出领导的水平和权威。在时 间车轮缓慢转动的年代里,也许大家 会买长篇大论的账。但如今,空洞而 冗长的报告已经没有生存的土壤。这 就对我们,尤其对广大领导干部提出 了一个切实的要求:在微时代,要学 会说短话,否则一定会落伍。

朱元璋怒打茹太素的故事想必很 多人都知道。这个茹太素,写起奏章 来总喜欢旁征博引,漫无边际。一次, 本来用500字就可写就的公文,他却 用了17000字,全是套话、空话、官 话,念了几页仍不入题。朱元璋“厌 听繁文”,龙颜大怒,命人将茹太素 痛打一顿。茹太素不懂言简意赅,招 来一顿打也不算冤枉。

过去人们常说

有话则长 无话则短
北师大教授肖川将其改为

有话则短 无话则免

起 草 要 求

《六国论》总结六国灭亡的教训, 也仅用了600来字。要删繁就简,要高 度概括,这样才能做到简炼。
列宁在马克思、恩格斯纪念碑揭幕 典礼上的讲话只有552字; 1793年华盛顿总统就职演说,仅 135字。

起 草 要 求

1984年7月17日,37岁的法国新总 理发表的演说,更是短得出奇,只有两 句:

“新政府的任务是国家现代化,团 结法国人民。为此要求大家保持平静和 表现出决心。谢谢大家。”

五要通俗易懂
起 草 要 求

公文具有实用价值,必须晓之 以理,告之以规,使人们明于行止。 所以,语言要平和实在,质朴无华, 叙事求实,论理有据,不夸张,不 掩饰,不用生僻字,不拐弯抹角, 不追求华丽词藻,不使用网络流行 语,不能照搬文艺作品的语言,更 不能说大话、套话和空话。

起 草 要 求

(4)文种使用正确,格式规范; 人名、地名、时间、数字、段落顺序、 引文准确;文字、标点符号、计量单 位和数字等的用法符合规定。 差之毫厘,失之千里 一字入公文,九牛拔不出 汉字象形字很多,稍有疏忽就会 出现差错。如“路线、线路”,搞错 就是政治性错误。又如“史无前例、 史无前列”、“选拔干部、选拨干部” 等,搞错了是常识性错误。

起 草 要 求

据史料记载,1930年4月,阎锡山、 冯玉祥结成反蒋联盟,预定在沁阳会师 聚歼在河南的蒋军。冯的参谋拟制命令 时,误将“沁阳”写成“泌阳”,一个 在焦作,一个在驻马店,相隔数百里, 结果会师不成,反被蒋介石分割包围而 打败。仅仅多了一撇,冯阎兵败中原。 否则,这段历史也许就要重写。

起 草 要 求

①有一篇报道,原意是“送子服法”,一字 用错,将服从的“服”写成降伏“伏”,从纸 面上把人家儿子给毙了。 ②再如,古时一人骑马不慎踏死了人,别人 告他的罪状是“跑马踏死人”,眼看性命难保, 有人为他着想,取笔在状纸上一勾,变成“马 跑踏死人”。这样,主犯由人变成了马,罪行 减轻,免于一死。 ③还有,太平天国时曾国藩镇压太平军, 连吃败仗,上奏时幕僚写道:屡战屡败。曾看 后怕在皇帝面前吃罪,提笔一划,改成屡败屡 战。这样,意思就有了很大不同。这都说明用 词用字的重要性 。

起 草 要 求

标点符号例 ①一个媒人介绍一女子:“麻子 无头发 黑 脸 大脚 不大好看 ”因无标点,男方误认为: “麻子无 头发黑 脸大 脚不大 好看。”娶 回家后,大失所望。 ②一地主与教师在下边一句话的理解上,酿 成一场官司。地主解成:“无鸡鸭也可 无鱼肉 也可 唯有青菜咸菜不可少 不得分文学费”而教 师则解为:“无鸡 鸭也可 无鱼 肉也可 唯有 青菜咸菜不可 少不得分文学费 ” ③武汉市长江大桥 欢迎您 武汉市长 江大桥欢迎您

(5)公文的协调
起 草 要 求

一是电话协调。这种方式的特点是 简便、迅速,许多问题当即就可以解决。 二是公函协调。请有关方面提出意 见,要求形成文字材料,便于综合归纳。 三是征求意见。 四是召开协调会。

起 草 要 求

(6)调查研究 充分论证,听取意见。毛泽东同志 在著名的《反对本本主义》一文中, 就指出“没有调查就没有发言权”, 号召全党要反对本本主义,大兴调查 研究之风。 我们调查研究,要贴近基层,做 到“三个主动”: 主动请教基层领导 主动思考基层工作 主动接受基层检验

起 草 要 求

(7)单位负责人应当主持、指导重 要公文起草工作。 毛泽东同志亲自组织起草了新中国 第一部宪法,他不但担任了宪法起草委 员会的主席,而且亲自挂帅,领导中共 中央宪法起草小组进行宪法草案初稿的 起草工作。在三个月时间里,宪法起草 小组先后起草并修改出了四稿。1954年 3月上旬,中央政治局扩大会议讨论通过 第四稿后,向宪法起草委员会提交宪法 草案初稿。

初 审 七 内 容

(二)公文审核 遵循“四项原则” 使用“五种方法” 把好“八个关口”

①要遵循“四项原则”
一是依据原则(最高依据—国家法律和 党的政策;基本依据—行文机关的意图;参 照依据—本机关过去 规定和有关部门的相关 规定。) 二是质量原则(要讲究质量,高标准, 严要求,对起草的公文进行“质量检验”, 横挑鼻子竖挑眼,不达标准不出手,务求经 过校核的公文都成为精品。) 三是效率原则(特别是急件的校核要提 高效率)。 四是精简原则(少发文,发短文)。

②使用“五种方法” 一是讨论法。科学确定讨论题目,审 慎确定讨论人员,正确选定讨论形式。 二是协调法。通过书面、电话、上门、 请来座谈等形式,就公文内容进行协商。 三是论证法。通过演绎、比较、假设 论证,证明公文观点的正确性、内容的准 确性、材料的真实性和主旨和鲜明性。 四是借助法。借助行家、专家和有关 方面的力量,请他们协助校核。 五是上交法。

③要把好“八个关口” 一是要严把发文关 审核是解决“文山”问题基础环节和 有力措施,要通过审核做到少发文,可发 可不发的公文不发,重复的公文不发,该 部门发的公文上级党政领导机关不发,不 成熟的公文不发,并尽量减少党政联合行 文(避免党委管了政府的工作,也不便于 人大监督)。

八 个 关 口

二是要严把政治关 政治性是公文的根本属性和灵魂。 一个政治性很强的公文,必然会有很强 的指导作用。政治性不强或发生偏误, 就会产生不良后果。因此,在核文中要 始终把讲政治放在第一位,用马克思主 义的政治立场、观点来核文,要贯彻党 的基本理论、基本路线和基本方针,保 证完整、准确体现党委的意图和工作中 心,确保公文在政治上不出任何偏差。

八 个 关 口

三是要严把全局关 要关注全局,把握大局,做到局部服 从整体、微观服从宏观、小道理服从大道 理、全局统帅局部、局部体现全局。 秘书 人员要“关起门来当书记,小人物作大文 章”。对每一件公文都要从全局考虑,既 要从局部看是否合理可行,又要从全局方 面进行认真分析、论证。对一些部门起草 的公文过份强调局部工作而影响全局的, 要坚决进行修改或调整。

八 个 关 口

四是要严把政策关 “政策和策略是党的生命,千万不可粗 心大意。”毛主席的这句名言,应当成为我 们办文人员的座右铭。首先,要注重公文与 党和国家政策规定的一致性。其次,要注重 政策纵向的连续性。政策相对稳定,有利于 事业发展。有句民谣说:“党的政策象月亮, 初一十五不一样。” 再次,要注重政策的相 关性。各地、各部门都要结合本地、本单位 实际制定一些具体政策,千万不要越权,并 兼顾左邻右舍,注意衔接。如果你来一套, 我来一套,你否定我,我否定你,那谁的规 定也落实不了。

八 个 关 口

五是严把法规关 随着社会主义法制和党内法规建设 的健全和加强,必然要求涉及党内活动 的公文也要有鲜明的法规性。党政公文, 凡内容涉及国家有关法律、法规的,都 要进行认真对照,以国家法律、法规为 准绳。

八 个 关 口

六是严把规格关 规范行文是一门科学,我们必须 按照公文种类、公文格式和行文规则 办事。

七是要严把文字关
八 个 关 口

重点审核 语句是否符合逻辑 字词使用是否合理 人名、地名、时间、数字是否准确 文风是否纯正。

八 个 关 口

八是要严把程序关 只有按程序办事,才能保证公文质 量,提高办文效率。目前工作中,存在 着办文倒流问题。一些部门、地方向市 委的请示、报告及要求市委、市政府办 公室批转的公文,不经市委办公室审核, 而常常是直接送领导同志审签,甚至同 时送几位市委领导同志审签,既干扰了 领导同志的工作精力,也增加了办公室 的工作难度。

常见问题分析

关于xxxx的请示

市委:
为认真贯彻五月份召开xx会议精神,20 10年我市xxxxxx,根据7号文件精神,xxxxxx, 特请示市委召开xx工作会议,xxxx,会议经费 预算陆仟柒佰元,xxxxxx。 再就是,我单位xx工程进展顺利。 特此请示报告,恳请批复。

2010年5月份

有七处错误
6700元

市发〔2010〕7号文件
2010年不能换行

关于xxxx的请示

市委:
为认真贯彻五月份召开xx会议精神,20 10年我市xxxxxx,根据7号文件精神,xxxxxx, 特请示市委召开xx工作会议,xxxx,会议经费 预算陆仟柒佰元,xxxxxx。 不能一文多事 再就是,我单位xx工程进展顺利。 特此请示报告,恳请批复。
报告删掉 口语

经审核不宜发文的公文文稿,应 当退回起草单位并说明理由;符合发 文条件但内容需作进一步研究和修改 的,由起草单位修改后重新报送。

(三)公文签发
公文应当经本机关负责人审批签发。重 要公文和上行文由机关主要负责人签发。党 委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授 权制发的公文,由受权机关主要负责人签发 或者按照有关规定签发。签发人签发公文, 应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者 签名的,视为同意。联合发文由所有联署机 关的负责人会签。 《办法》只对上行文作此规定

公文的起草

公文拟制

公文的审核

公文的签发

四、公文办理

公文办理
(一) 收文办理
(二) 发文办理 (三) 整理归档

(一)收文办理
在“收文办理”中, 将“审核”改为“初审” 将“分办”、“批办”并入 “承办”,并增加了“传阅”、 “答复” 2个环节

签收 登记

初审

1、收文办理

承办
传阅 催办 答复

(1)签收
七 个 程 序

收到公文以签字或盖章的方式 给发文方的凭证。收文包括从发文 机关、邮政部门、机要交通部门、 机要通信部门、公文交换站,或者 通过通信设备收取公文。对收到的 公文应当逐件清点,核对无误后签 字或者盖章,急件应当注明签收的 具体时间。

七 个 程 序

(2)登记 收文登记的项目比较多,主要有:编号、 成文日期、来文号、来文标题、主送机关、份 数、收文日期、请办意见、拟办意见、呈送范 围、缓急程度、催办情况、办理结果、经办人、 加印份数等。登记的要求:一要全。不能只登 其中的几项,每一项都有它的作用。二要准。 如来文单位要用标准的简称,前后一致。三要 细。收到特急件的时间应登记月日时分、催办 情况,每一次都要把办理时间、办理程度记录 在案,办理结果,要把批复的单位、主要内容、 文号、时间、电话答复的时间、接话人一一登 记清楚。

(3)初审

①是否应当由本机关办理,按照 职责分工进行确定,不是本机关办理 的应说明情况,及时退回呈报机关。

初 审 六 内 容

②是否符合行文规则,要注意审查行 文关系和行文方式。 行文关系有三种: 一是上下级之间领导与被领导的关系; 二是上下级之间业务指导与被指导的 关系; 三是平行机关或不相隶属机关之间的 关系。

常见问题
初 审 六 内 容

一是上行文不标注签发人。 二是下行文乱标注签发人。 三是标注签发人位置错误,发文字号 与签发人不在同一行。

初 审 六 内 容

③文种是否恰当。第一部分讲了 15种文种,日常工作中,出现问题较 多是函与请示、报告不分。

一是该用“请示”的,却用 “函”。例如,××大学党委《关于 请省委领导参加我校教学评优工作开 幕式和闭幕式的函》。

初 审 六 内 容

二是把“函”与“请示”并用。例 如,《××市委办公室、市政府办公室 关于请省领导为××中学50周年校庆题 词的请示函》。 三是行文时有意识地把“函”改成 “请示”或“报告”。例如,×市人民 政府办公室向市财政局申请拨款购买计 算机信息网络设备,本应用函,却写成 《×市人民政府办公室关于申请拨款购 买计算机信息网络设备的请示》。市政 府办公室与市财政局属于同一级别机关, 这里用“请示”在行文关系上是不对的, 应把“请示”改成“函”。

四是请示与报告不分
初 审 六 内 容

应该用请示的却用报告,应该 用报告的却用请示,更常见的是一份 公文既请示工作又报告工作。标题上 就写着《关于×××××的请示报 告》。造成请示和报告不分的原因, 主要是有的同志分辨不清二者的界限。

初 审 六 内 容

请示和报告有明确区别,主要有四点:一 是行文的目的不同。凡是下级机关向上级机关 请求指示、批准,用请示;凡是下级机关向上 级机关关汇报工作、反映情况、提出建议,答 复上级机关的询问,用报告。二是行文的时间 不同。请示性公文,必须事前行文,不能“先 斩后奏”;而报告性公文的行文时间,较之请 示性公文,要灵活一些,可根据实际情况确定。 三是行文的内容不同。请示性公文,一般只写 请示的事项及其有关的问题,不写工作过程和 情况;而报告用于向上级机关汇报工作、反映 情况、提出建议,答复上级机关的的询问,不 写请示的内容。四是受文单位办理的方式不同。 请示性公文办理的结果应反馈,而报告性公文 一般不回复。

初 审 六 内 容

④格式是否规范,密级、发 文字号、签发人、标题、成文日 期、印发日期,该标注的一项不 能少,不能错。

初 审 六 内 容

⑤涉及几个部门职权范围的事项 是否已经协商。公文办理过程中遇有 涉及其他部门职权的事项,主办部门 应当主动与有关部门协商;如有分歧, 主办部门主要负责人要出面协调,如 仍不能取得一致,可以报请部门领导 协调或裁定。也可以把几个有关部门 的同志召集在一起,对一些问题进行 共同商讨、研究,以达成一致的意见, 未经协商一致,不得办理,防止相关 公文之间发生“打架”。

⑥看领导审批签发手续是否完备。重
初 审 六 内 容
要公文和上行文由机关主要负责人签发。比 如省委文件应有省委主要领导签发,省委办 公厅文件应由省委办公厅主要领导或省委领 导签发。联合发文,由所有联署机关的负责 人签发。党委、政府的办公厅(室)根据党 委、政府授权制发的公文,由被授权者签发 或者按照有关规定签发。如果一个文件,主 管领导批请其他领导审批,批示中涉及到的 领导都应签署意见(画圈也行)。如果缺一 个,又没有说明原因,就不能发文。签发人 签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期; 圈阅或者签名的,视为同意。

七 个 程 序

(4)承办 阅知性公文应当根据公文内容、要 求和工作需要确定范围后分送。批办性 公文应当提出拟办意见报本机关负责人 批示或者转有关部门办理;需要两个以 上部门办理的,应当明确主办部门。紧 急公文应当明确办理时限。承办部门对 交办的公文应当及时办理,有明确办理 时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

收 文 承 办

写好拟办意见要把握七点: ①掌握文件内容,搞清请示事项 这是写拟办意见最基本的要求,内容吃 得透,意见才能提得准。请示中要解决的问 题是什么,叙述的理由有几条,都要搞得一 清二楚。

②查找档案资料,对照先例比较
收 文 承 办
根据文件请示内容,大体上都可以分类, 如干部任免类、党纪处分类、纪念设施活动 类、抗灾救灾类等,一般情况下都可以从以 往的档案中找到类似请示办理的程序和结果, 这样一比较一参照,提拟办意见就心中有底 了。把这些材料提供给领导决策时参考是非 常有益的,同时也可保持政策的连续性。比 如有些事情,以前请示这件事上级没有批准, 现在又报来了,就在弄清楚当时为什么没有 批准,不能因为领导换了,就考虑历史因素 了。因此,我们说“历史是一面镜子”,对 于我们办文人员提拟办意见是再恰当不过了, 用历史上的镜子照一照,心里就明白了很多, 看问题就明白多了。

③把握政策规定,领会上级意图
收 文 承 办
毛主席说:“政策和策略是党的生命,千 万不可粗心大意”。我们从事办文工作的同志 应该把这句话视作座佑铭,提拟办意见就是给 领导出主意,如果不注意政策和策略,那么所 提的拟办意见就会失去水准。在“公说公有理、 婆说婆有理”的情况下,一条倾向性错误建议 就可能导致领导工作中的失误。特别是对一些 敏感问题、带有倾向性的问题,更不能人云亦 云,我们要有政治头脑,要有政策水平,要有 主见。可以说,凡是向上级请示的问题,都希 望上级能按照请示的意图给予答复。现在有些 个人团体动不动就请示搞这个活动或者那个活 动,对于这一类请示更要把握好,提拟办意见 必须符合党的方针政策,坚持正确原则,从全 局上去考虑问题。只有这样,建议才能提得准。

④尊重部门意见,注意协商协调
收 文 承 办
拟办意见中都应该采纳部门意见,因为办文 人员毕竟不是全才,部门的意见往往比办文人员 考虑得周到、缜密。特别是对于有关业务部门的 意见一定要慎重,要经过充分的协商协调。办文 中的协商协调是一门很深的学问,如会议协调、 电话协调、书面协调等等,有些问题意见不一致, 经过充分协调,互相弥补,集思广益,就可以提 出一个很好的拟办意见来。特别是有些请示事项 在上级同意后,需要具体部门去实施的,更应该 尊重部门的意见。我们办文人员要把有关问题协 调好,提供给领导的是一个符合实际切实可行的 建议,这就是参谋助手作用的体现。

收 文 承 办

⑤立论有根有据,用语规范准确 一个拟办意见就是一份“奏折”,要 让领导采纳你的意见,每一句话都应有依 据,不要说与请示内容无关的话。要把为 什么同意这一条,不同意那一条说得清清 楚楚,明明白白,便于领导决策时参考。 因为我们所提的“奏折”,是要送给领导 审批的,反之,你所提的拟办意见就变成 了“欺骗领导”的证据了。所以用语规范 准确很有必要。

⑥建议完整准确,复函简明得体
收 文 承 办
建议是拟办意见中最关键性的部分,是拟 办意见的落脚点,说一千道一万你到底同意不 同意,赞成不赞成,同意什么不同意什么,都 要在建议中显示出来。是同意来文单位的请示 还是同意部门的意见,同意后还需要在复函中 强调什么问题,都应在建议中表达出来。复文 得体还有一层意思,就是哪个单位呈报的文件, 就应批复那个单位,复文除主送请示单位外, 还应抄送承办部门及有关单位,有些带有共性 的复文,比如对文件中某一规定的解释,还应 该抄送阅读到这一文件的所有单位。

收 文 承 办

⑦背景材料齐全,主件附件分明 一个复杂的请示件,最后办结时, 往往有许多材料要放在一起提供领导 审批时参考,有背景材料,有各部门 的意见材料,有协调后形成的说明材 料,有领导批示过了材料等,都应当 送领导参阅,主件、附件要分清,不 能把主件和附件杂乱地放在一起,应 该附的材料没有附上,弄不好也会影 响公文办理的速度,影响到领导对拟 办意见的决策。

七 个 程 序

(5)传阅 根据领导批示或者授权,按照一定的程序 将公文送有关领导阅知或者批示。公文传 阅.应当随时掌握公文去向,避免漏传、误传 和延误。公文传阅的方式有很多,目前最普遍 采用的方法是轮辐式传阅法。这就是以公文传 阅工作人员为中心点,以阅读审批公文的领导 人为外圈,由中心点开始送给第一个人阅看, 第一个人看毕退回中心点,再由中心点传给第 二个人看,依次下推,每传阅一人都经过中心 点。公文走过的路线,呈车辐条状,因而得名。 这种方法可以有效地控制公文,掌握公文的行 踪,避免中途积压和传递断线,还可以合理调 整阅文人的次序。

七 个 程 序

(6)催办 催办贯穿了公文办理的各个环节,对紧急 或者重要公文应当及时催办,对一般公文应当 定期催办,并随时或者定期向领导反馈办理情 况。及时催办主要是针对文件内容提出的要求 答复时限而言的,这类办件时限性强,过了时 间不予答复就会误事。定期催办,可以每隔一 段时间催办一次,这样可以随时掌握办理情况。 对领导批示的催办应注意方式方法,可采取询 问式,向秘书了解一下情况,提醒注意办件内 容的时限要求。对一般性的催办要适时,太勤, 就会使承办部门不能深入研究请示内容,应付 了之,长时间不催办就会误事。

(7)答复

七 个 程 序

公文的办理结果应当及时答复来文 单位,并根据需要告知相关单位。

(二)发文办理

“发文办理”的环节由8个 减少为4个。 其中,“起草”、“审核”、 “签发”3个环节列入“公文拟 制”,“用印”并入 “印制”, “分发”改为“核发”。

复核 登记

发文办理
印制 核发

1、复核
已经发文机关负责人签批的 公文,印发前应当对公文的审批 手续、内容、文种、格式等进行 复核;需作实质性修改的,应当 报原签批人复审。

2、登记

对复核后的公文, 应当确定发文字号、分 送范围和印制份数并详 细记载。

3、印制

公文印制必须确保质 量和时效。涉密公文应当 在符合保密要求的场所印 制。

4、核发

公文印制完毕,应当 对公文的文字、格式和 印刷质量进行检查后分 发。

涉密公文的要求
应当通过机要交通、邮 政机要通信、城市机要文件 交换站或者收发件机关机要 收发人员进行传递,通过密 码电报或者符合国家保密规 定的计算机信息系统进行传 输。

(三)整理归档
需要归档的公文及有关材料,应 当根据有关档案法律法规以及机关档 案管理规定,及时收集齐全、整理归 档。两个以上机关联合办理的公文, 原件由主办机关归档,相关机关保存 复制件。机关负责人兼任其他机关职 务的,在履行所兼职务过程中形成的 公文,由其兼职机关归档。

五、公文管理

新《条例》强调

设立保密室和阅文室,对 公文定密和解密、密级文件的 复制和汇编、公文的销毁和移 交、新设立单位的发文立户等 作出具体规定。

公 文 管 理

(一)党政机关公文由 文秘部门或者专人统一管理。 设立党委(党组)的县级以 上单位应当建立机要保密室 和机要阅文室,并按照有关 保密规定配备工作人员和必 要的安全保密设施设备。

公 文 管 理

(二)公文确定密级前,应当按 照拟定的密级先行采取保密措施。确 定密级后,应当按照所定密级严格管 理。 绝密级公文应当由专人管理 公文的密级需要变更或者解除的, 由原确定密级的机关或者其上级机关 决定。

公 文 管 理

(三)公文的印发传达范围应当按 照发文机关的要求执行,如需变更, 须经发文机关批准。 涉密公文公开发布前必须履行解 密程序。公开发布的时间、形式和渠 道,由发文机关确定。 经批准公开发布的公文,同发文 机关正式印发的公文具有同等效力。

公 文 管 理

(四)复制、汇编上级机关的机密、 秘密级公文,须经发文机关授权。复制、 汇编的公文视同原件管理。 绝密级公文不得复制、汇编。 复制件应当加盖复印机关戳记。翻 印件应当注明翻印的机关名称、日期。 汇编本的密级按照编入公文的最高密级 标注。

公 文 管 理

(五)公文的撤销和废止, 由发文机关或者其上级机关 以及权力机关根据职权范围 和有关法律法规决定。公文 被撤销的,视为自始无效; 公文被废止,视为自废止之 日起失效。

公 文 管 理

(六)涉密公文应当按 照发文机关的要求和有关 规定进行清退或者销毁。

公 文 管 理

(七)不具备归档和保 存价值的公文,经批准后 可以销毁。销毁涉密公文 必须严格按照有关规定履 行审批登记手续,确保不 丢失、不漏销。个人不得 私自销毁、留存涉密公文。

公 文 管 理

(八)机关合并时,全部公 文应当随之合并管理;机关撤 销时,需要归档的公文整理后 按照有关规定移交档案管理部 门。 工作人员离岗离职时,所 在机关应当督促其将暂存、借 用的公文按照有关规定移交、 清退。

公 文 管 理

(九)新设立的机关应当 向本级党委、 政府的办公厅 (室)提出发文立户申请。 经审查符合条件的,列为发 文单位, 机关合并或者撤销 时,相应进行调整。

总之,公文处理工作的内容很 多,因时间关系,不能一一细讲,由 于自己的水平有限,对新的《党政机 关公文处理工作条例》理解不深,不 当之处,敬请原谅。

祝同志们 工作顺利 事业有成 家庭幸福 万事如意

谢 谢 大 家




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