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文件资料标准化管理制度


文件资料标准化管理制度
1 目的

为进一步加强文件管理,规范文件流程,提高工作效率和办文效率,充分发挥文 件上传下达的作用,确保公司政令畅通,特制定本制度。

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适用范围

2.1 本制度适用于公司文件资料的管理. 2.2 本制度指的文件资料包括公文、管理制度、计划、外来文件和资料等。

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职责权限

3.1 行政办负责以公司名义上报、下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、 归档和销毁。 3.2 其它各部门负责以部门名义上报、下发的各类文件资料的管理,行政办负责 文件资料审查、打印、校对工作。 3.4 各部门的对外文件,经行政部文字格式的审核,上报主管副总经理审批。

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术语定义

4.1 公文——指总公司在处理各种公务时使用的应用型文书,包括:决定、决议、 通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。 4.2 管理制度——指要求公司成员共同遵守,按一定程序工作、达到一定标准, 并进行考核的文件。 4.3 计划——指总公司为完成一定时期内的工作任务,而事先做出安排的文件。

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工作内容及程序

5.1 文件资料的编写格式 5.1.1 文件资料的用纸标准 一般用型 A4 型纸张。图样表格等不宜减小时,该页必须按以上尺寸折叠装订。 5.1.2 文件和资料章、条、款的编排规则 5.1.2.1 根据文件内容的编排划分,章就是一个章节,包括条和款,条是章的一 个部分,款就是章或条的一个层次。

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5.1.2.2 章用阿拉伯数字表示,第一章就用“1”表示,以下按顺序依次类推。 “章” 应左起空两格书写,右侧空一格写该章的标题,该标题一行书写不够,可另起一行,但 这一行的第一个字与该标题的第一个字平排书写。章与章之间应空一行编排。 5.1.2.3 “条”用阿拉伯数字表示,分开章的标题另起一行,先左起空两格,书 写该条所处章的编号,后加一个小圆点再写该条在该章所处的顺序,如第“4”章第一 条,就用“4.1”表示,右侧空一格书写该条的标题内容。一章的各条根据需要再分为 若干下一层次的小条,其编号表示方法同上,如第 4 章第 2 条,再分 3 小条,则分另 表示为“4.2.1”“4.2.2”“4.2.3” 、 、 ,如果“4.2.1”再分为 2 个小条,则分别表示为 “4.2.1.1、4.2.1.2”;条一般只划到第三层次,即只以 4 位数字表示为限,下一层次 的内容用“款”的形式进行叙述。一章的各条和下一层次再分的条有无标题,原则上 应一致,条一般要求都有标题, “款”没有编号。 5.1.2.4 “章条”编号最尾阿拉伯数字右下角不加小圆点, “章条”具体内容的第 一行应从左起空两格书写,第二行起均应顶格书写。 5.1.2.5 公文的编排格式可不执行以上条款。 5.1.3 文件资料的字体、排版、装订标准 5.1.3.1 文件资料正文为三号仿宋字体、标题为二号宋体加粗;A4 型纸左右页边 距为上页边距为 26mm、下页边距为 26mm、左页边距为 26mm、右页边距为 26mm,普通 文件上下行距为 26 磅,红头、黑头文件上下行距为单倍行距;公文排版按印刷的标准 纸张使用。 5.1.3.2 文件资料印刷的文头文头字一律套红印刷、文头文字与正文用红线隔

开,一般占文头纸三分之一,函件文头一般占文件首页,文头纸的五分之一或四分之 一。 5.1.3.3 文件资料的页面、页眉、页脚编排格式见公司 VI 形象设计中相关规定。 5.1.3.4 文件资料一般左侧死页装订成册,一些处于需持续改进或修订的文件资 料可采用活页装订,但应确保文件资料的完整。 5.2 文件资料的编写格式及内容 5.2.1 公文格式及内容 公文一般由发文机关、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、 成文时间、附件、抄送机关,印发机关和时间等部分组成,格式要求参照 5.1.3 规定。 5.2.2 管理制度格式及内容 管理制度一般由标题、目的、适用范围、职责权限、术语定义、工作内容及程序、

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考核标准及办法、引用文件、相关记录等部分组成。 5.2.3 计划格式及内容 5.2.3.1 年度工作总结由工作回顾、工作重点、实施对策、指标分解等内容组成。 5.2.3.2 工作计划主要应以表格为主,包括序号、工作内容、工作标准、完成期 限、责任人等内容,如需以文字表述,内容应包括前言、工作内容、完成期限、责任 人等部分。 5.3 文件资料的处理程序 文件资料的处理分为发文和收文。发文一般包括拟稿、打字、校对、审核、签发、 印刷、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等。收文一般包括登记、传递、批办、 承办、催办、分发、立卷、归档、销毁等。 5.3.1 文件和资料的拟写要求 5.3.1.1 文件资料编写要符合本制度的相应格式。 5.3.1.2 文件资料送领导批准之前,应当由职能部门进行审核,审核的重点是否 需要行文或以制度行式下发,内容是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规 定。 5.3.2 文件资料的审批程序 5.3.2.1 公文的审批 公司各部门根据职责权限起草相关公文,经部门领导审核,主管领导批准实施, 各部门进行发放。需用“党发、工发”的公文,由相关部门起草,报请党委书记、工 会主席签发。审批公文时,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间。 5.3.2.2 管理制度的审批 公司级的管理文件由相关部门组织起草,主管领导审核,总经理批准实施。部门 级管理文件由相关部门组织起草,经部门领导审核,主管领导批准实施。 5.3.2.3 计划类文件的审批 公司年度计划由各部门共同编制,经总经理办公会讨论,总经理批准实施。部门 工作计划由各部门制定,主管领导批准实施。 5.3.3 文件资料的用印 文件资料的用印见公司《印章管理制度》 。 5.3.4 文件资料的分发 5.3.4.1 文件和资料发放前的标识 a) 公司各部门在发放文件和资料前,若属受控文件、应加盖红色受控章,并

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填写持有者,属部门使用的文件应填写部门名称,以示是唯一有效使用的文件。属 存档的文件应加盖红色“存档”印章,未加标识或盖有“作废章”的文件不得在现 场出现。 b) 属于可利用网络分发的文件资料应对其使用权限和修改权限进行设置,并 考虑公司文件的保密要求。 5.3.4.2 文件和资料的发放手续 发放给部门或其他公司的文件由收件公司或部门业务人员在《文件资料发放、回 收登记表》上签名,以传真形式或邮件形式发文的,应注明发文日期或储存邮件发送 记录,以示收文。发放给公司领导的文件,由各部门填写《文件传阅批办记录表》交 领导传阅。 5.3.5 文件和资料的修改 文件和资料发放使用后,属于个别文件更改时,原文件起草部门应填写《文件和 资料修改通知单》 ,报原审批人审核批准,原发文部门将《文件和资料修改通知单》和 修改的文件按原发文手续进行处理。 属于大量文件更改时,文件资料修改通知单内容可汇总表格统一说明并下发。 5.3.5.1 对文件个别内容进行修改或增补文件内容时,应采取换页的方式,应在 在《文件修改记录》上登记。由原发部门将作废页收回,填写《文件和资料发放、收 回登记表》 。 5.3.5.2 修改内容超过原文件三分之一时,则适用换版方式。应由原编写部门负 责修订换版,并在《文件修改记录》上登记,重新加盖受控章和持有者,原发文部门 所持旧版文件和资料收回,按文件资料做废销毁程序执行,并填写《文件和资料发放、 收回登记表》 。 5.3.6 文件资料的管理及归档 5.3.6.1 文件和资料在使用过程中不得随意涂改,外借和复制。若受控文件使用 人调离本公司,则由原发文部门负责收回受控文件,收回的文件重新下发,其他人员 使用时,其持有者标识更改为现持有者。 5.3.6.2 文件资料的保密范围按公司体系文件中要求处理。 5.3.6.3 文件和资料的存档见公司《档案管理制度》 。 5.3.7 文件资料的借阅 5.3.7.1 文件资料的借阅见公司《档案管理制度》 。 5.3.8 文件和资料的作废销毁
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5.3.8.1 公司各部门对收回的文件和资料,应填写《文件和资料销毁清单》 ,经部 门主管领导批准后三个月内实施销毁。 5.3.8.2 存档的作废文件加盖“作废”章予以留存。 5.3.9 外来文件资料处理 5.3.9.1 对国家、地区、政府部门及其它外界公司来文由行政部在《收文登记表》 中做好收文登记,并填写《文件传阅批办记录》 ,经行政部填写拟办意见后,报相关领 导阅批。行政部按批办意见交相应部门或人员承办,承办完毕后,承办部门或人员填 写注办说明,并将文件交回行政部,行政部对文件进行归档整理,需要时承办部门可 以留存复印件。 5.3.9.2 对于子公司上报公司职能部门的文件,以及公司部门之间的文件传递, 公司各部门负责收文,并填写《收文登记表》 。 5.3.9.3 对国家、行业等标准或其它文件资料的购买,见填写《购买申请表》 ,总 经理批准后,由各部门负责购买,并在行政部办理入库手续,填写《入库单》 ,财务部 门见《入库单》后方可办理有关报销手续,使用时由各部门办理借阅手续。 5.3.9.4 外来文件资料的归档见总公司《档案管理制度》 。

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考核标准及办法

上报文件资料考核标准,另行下发,参照执行

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相关支持文件及流程图

7.1《印章管理制度》 7.2《档案管理制度》 7.3《外购文件资料控制流程》 7.4《外来文件资料控制流程》 7.5《文件资料发放控制流程》 7.6《文件资料修改销毁控制流程》 7.7《异动人员文件资料控制流程》

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相关记录

8.1《入库单》 8.2《文件和资料发放、收回登记表》

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8.3《收文登记表》 8.4《文书处理传阅单》 8.5《传真、函电登记表》 8.6《文件和资料修改通知单》 8.7《文件和资料销毁清单》 8.8《购买申请表》

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外来文件资料控制流程

文书管理人员 接收外来文件 1

在《收文登记表》 中进行登记

2 填写《文件传阅批办记录表 交部门领导填写拟办意见

报请相关 领导阅批

按领导拟办意见交 相应部门或人员承办

总经办相关人 员摧办督查

报请领导批准 不批准 批准 3 下发相关文件,并填写注 办说明,将文件送回

形成处理意见 报领导批准

将交回文件资料存档

管理目标 通过对外来文件资料的有效传递,及时准确贯彻国家及行业的方针政策、工作意图,反映相 关的工作情况和问题,从而确保公司政令畅通。 关键控制点 1.文件资料的登记 2.文件资料处理的及时性 3.文件资料的归档 4.文件发文注明承办部门。 注 释 1.收文登记要保证全面,内容包括收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号、承办人。 2.文书管理人员要督促文件的处理,确保不积压文件。 3.文书处理人员要掌握文件的去向,确保办理后的文件资料完整归档。

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文件资料发放控制流程

各部门根据工作 需要拟写文件 1
不 批 准

部门领导或主 管领导审核

报请相关领导或 机构 批准

2

3 文件 部门 印 加盖相应印章

4 相关 领 文件

填写〈文件资料发 放、回收登记表〉

文件资料

管 1

各 文件资料 相应 审核 文件资料 各 、各部门 文件资料



文件资料 作

关 控制 1 文件资料 发 各 文件资料应 文件资料 文件资料 发放

管 制

相应

1 核

关 主要 需要 文、 、 、 关 文 文 关 文件资料 写 文要 相应领导 发 制 文件资料 相应 发 发文 控文件 应加盖 控章 部门 文件应填写部门 文件应加盖 ” “印章 文件资料 应 相关 领 文件应 、 件 相关

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文件资料修改销毁控制流程
文件资料需 修订时 1 原制定部门重新 起草文件 部门领导进行 初步审核 不通过 主管领导 通过 按原发文流程 进行发文 4 3 填写文件资料 修改通知单 填写文件资料 发放收回登记表 5 主管领导审批 填写文件资料 销毁清单 6 三个月后销毁 2

收回原文件

管理目标 1.确保各公司、各部门使用最新版本的文件。 2.防止作废文件资料的使用。 关键控制点 1.文件资料的修订。 2.文件资料的重新审批确定。 3.旧文件得到及时发放、回收和销毁。 注 释 1.原文件资料制定部门,根据工作变动情况起草新的文件或修改章节。 2.应按原文件审批手续进行重新审核批准。 3.文件资料应于修改通知单一同下发。 4.按原文件资料发放对象,收回旧文件同时下发新文件。 5.收回文件资料应填写文件资料销毁清单报相关领导批准。 6.在保证必要存档文件的情况下,由两人以上实施销毁。

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异动人员文件资料控制流程
部门人员发 生异动时

部门领导督促其 整理所存文件资 料并列出清单

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不齐全 文书管理人员查对相 关记录核实文件清单

核实文件资料 齐全 收回文件并 在文件资料

2

3
收回文件 资料存档 签订相应保密协议

4

在人员异动表上盖章

管理目标 1.确保公司文件资料的完整性。 2.减少公司机密文件资料外泄概率。 关键控制点 1.异动人员所存文件资料的核实。 2.异动人员所存文件资料交接。 注 释 1.部门领导应督促异动人员尽快交接工作和所留存的各类文件资料(包括电子版的文件资料) 。 2.部门文书管理人员和公司文书管理人员共同核对文件资料,确保文件资料的完整。 3.部门领导应监督异动人员的工作交接和文件资料的回收,并在清单上签字确认。 4.公司应与异动人员签定相应的保密协议,以确保公司机密不至外泄,一旦发生外泄时可采取 相应的措施。

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外购文件资料控制流程
如需购买文 件资料时

由所需部门填写 《购买申请表》

报请相关领导审批 同意 由各部门负责购买 4

1 2

购回后在总经办办理入 库手续,填写《入库单》

财务部门见《入库单》 后办理有关报销手续

在公司文件资 料台帐上登记

3

5 办理借阅手续 年底文件资料的清理回收

管理目标 1.各种文件资料的购买得到相应的审批。 2.购买的文件资料按规定的程序进行报帐及入库。 3.保证各类文件资料得到共享与使用。 关键控制点 1.外购文件资料的审批。 2.外购文件资料的入库登记。 3.外购文件资料的报销。 4.外购文件资料的清收。 注 释 1.部门所需文件资料的购买必须得到主管领导的批准,否则不予报销。 2.行政办应在购回文件资料上加盖公司印章,办理入库手续。 3.行政办应建立公司文件资料台帐,做到帐物一致。 4.财务部门必须见到文件资料入库单后办理相关报销手续。 5.每年年底行政办应对一年借出文件资料进行回收统计,以保证公司资产的完整性。

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