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5.山东建筑大学理学院文档管理制度


山东建筑大学大学学生会文档管理制度(草案)
为保障学生会工作的连续性、系统性,形成一定的历史资料,为工作的持续 开展提供依据、经验和教训,并为各类考核、评比、宣传提供必要的材料,特制 定本制度。 1、 文档是指文书、档案等原始的或电子的材料。文档是本会工作信息的重要载 体,本会提倡善用文档,通过文档获取校内外工作信息,汲取有益的工作经 验。 2、 学生会为各部门提供档案盒,各职能部门需按时上交各类资料。 3、 本会人事档案、业务文档的管理均由秘书处负责,各部门允许保存与本部门 工作相关的文档副本。秘书处应做好文档的分类、保存等工作。 4、 本会干部任职开始时,有关部门应为其设立人事档案。人事档案作为干部考 核的参考材料。注:人事档案包括本会成员的个人资料、简历、所获奖惩情 况、工作鉴定、个人述职报告、工作总结及其它个人档案。一式两份,分别 由个人和秘书处保存。 5、 业务文档管理主要包括大型活动的档案跟外联资料的管理。大型活动档案: 包括活动策划、活动通知、活动新闻稿(附照片) 、活动总结、审批表、宣 传单(册) 、海报图样、外联合同、相关书面档案、电子档案及图片影音资 料。 外联资料:包括外联工作涉及的企业、单位、学校及各类学生组织的 联系方式、来往信函、联系记录。 6、 各部门和各活动项目的工作计划和总结是本会文档的重要组成部分。各部门 应在每学期开学四个星期内把学期(学年)工作计划送档,应在每学期最后 三个星期前把学期(学年)工作总结送档。活动的资料电子版须在活动结束 后三个工作日内上交秘书处,打印版需上交至团总支各部档案盒。各部门送 档的资料作为年度评优等工作考评的参考材料。 7、 各部举办或承办活动的奖状须在奖状下发的两个工作日内一并存档,并通知 秘书处作好记录。 8、 档案管理人员须及时做好收档保管等工作,定期进行整理,不得遗漏、篡改 档案内容,以确保档案的全面性和真实性。

9、 送档的资料须是资料的最终稿且经过分管副主席审批。送档的资料应做到格 式规范、内容完备、条理清楚,手写的应用碳素墨水工整誊写。 10、 主席团和当天值班干部可直接查阅文档,其他人员在上述干部在场时可

以查阅文档。重要档案或文件文本档案禁止带出本会办公室使用。 11、 因工作需要外借文档的,时间最长不超过一个月,要求继续使用的,应

办理续借手续。经办人应作借出登记,归还时撤销登记。借用人在日用过程 中应保证文档完好无缺,到期归还或续借。 12、 借阅者须按时归还资料,并办理相应的归还手续。借阅者须爱护档案资

料,阅读时不得在资料上进行修改、圈点、划线、撕角等有损档案的行为, 否则视情节轻重给予处罚,并限制再次借阅。 13、 14、 每学期末,文档管理部门应清点文档,督促借出人归还。 本制度自发布之日起执行。


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