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Excel函数应用教程


Excel 函数应用教程:函数与公式的概念

来源:CFAN

发布时间:2009-07-02

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什么是函数? 什么是函数? Excel 函数即是预先定义,执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式 函数即是预先定义,执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式。以常用的求和函数 SUM 为例,它的语法是“SUM(number1,number2,......)”。其中“SUM”称为函数名称,一个函数只有唯 一的一个名称,它决定了函数的功能和用途。函数名称后紧跟左括号,接着是用逗号分隔的称为参数 的内容,最后用一个右括号表示函数结束。 参数是函数中最复杂的组成部分,它规定了函数的运算对象、顺序或结构等。使得用户可以 对某个单元格或区域进行处理,如分析存款利息、确定成绩名次、计算三角函数值等。 按照函数的来源,Excel 函数可以分为内置函数和扩展函数两大类。前者只要启动了 Excel, 用户就可以使用它们;而后者必须通过单击“工具→加载宏”菜单命令加载,然后才能像内置函数那样使 用。 什么是公式? 什么是公式? 函数与公式既有区别又互相联系。如果说前者是 Excel 预先定义好的特殊公式,后者就是由 是由 用户自行设计对工作表进行计算和处理的计算式。 用户自行设计对工作表进行计算和处理的计算式 设计对工作表进行计算和处理的计算式 以公式“=SUM(E1:H1)*A1+26”为例,它要以等号“=”开始,其内部可以包括函数、引用、运算 符和常量。 上式中的 “SUM(E1:H1)”是函数, “A1”则是对单元格 A1 的引用(使用其中存储的数据), “26” 则是常量,“*”和“+”则是算术运算符(另外还有比较运算符、文本运算符和引用运算符)。 如果函数要以公式的形式出现,它必须有两个组成部分,一个是函数名称前面的等号,另一 个则是函数本身。

Excel 函数应用教程:函数的参数

来源:CFAN

发布时间:2009-07-02

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函数右边括号中的部分称为参数,假如一个函数可以使用多个参数,那么参数与参数之间使 用半角逗号进行分隔。 参数可以是常量(数字和文本)、逻辑值(例如 TRUE 或 FALSE)、数组、错误值(例如#N/A)或 单元格引用(例如 E1:H1),甚至可以是另一个或几个函数等。参数的类型和位置必须满足函数语法的 要求,否则将返回错误信息。 (1)常量 常量 常量是直接输入到单元格或公式中的数字或文本,或由名称所代表的数字或文本值,例如数 字“2890.56”、 日期“2003-8-19”和文本 “黎明”都是常量。 但是公式或由公式计算出的结果都不是常量, 因为只要公式的参数发生了变化,它自身或计算出来的结果就会发生变化。 (2)逻辑值 逻辑值 逻辑值是比较特殊的一类参数,它只有 TRUE(真)或 FALSE(假)两种类型。例如在公式 “=IF(A3=0,"",A2/A3)” 中, “A3=0”就是一个可以返回 TRUE(真)或 FALSE(假)两种结果的参数。 当“A3=0” 为 TRUE(真)时在公式所在单元格中填入“0”,否则在单元格中填入“A2/A3”的计算结果。 (3)数组 数组 数组用于可产生多个结果,或可以对存放在行和列中的一组参数进行计算的公式。Excel 中 有常量和区域两类数组。前者放在“{}”(按下 Ctrl+Shift+Enter 组合键自动生成)内部,而且内部各列的 数值要用逗号“,”隔开,各行的数值要用分号“;”隔开。假如你要表示第 1 行中的 56、78、89 和第 2 行 中的 90、76、80,就应该建立一个 2 行 3 列的常量数组“{56,78,89;90,76,80}。 区域数组是一个矩形的单元格区域,该区域中的单元格共用一个公式。例如公式 “=TREND(B1:B3,A1:A3)”作为数组公式使用时, 它所引用的矩形单元格区域“B1:B3,A1:A3”就是一个区 域数组。 (4)错误值 错误值 使用错误值作为参数的主要是信息函数,例如“ERROR.TYPE”函数就是以错误值作为参数。 它的语法为“ERROR.TYPE(error_val)”,如果其中的参数是#NUM!,则返回数值“6”。 (5)单元格引用 单元格引用 单元格引用是函数中最常见的参数,引用的目的在于标识工作表单元格或单元格区域,并指 明公式或函数所使用的数据的位置,便于它们使用工作表各处的数据,或者在多个函数中使用同一个 单元格的数据。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格,甚至引用其他工作簿中的数据。

根据公式所在单元格的位置发生变化时,单元格引用的变化情况,我们可以引用分为相对引 用、绝对引用和混合引用三种类型。以存放在 F2 单元格中的公式“=SUM(A2:E2)”为例,当公式由 F2 单元格复制到 F3 单元格以后,公式中的引用也会变化为“=SUM(A3:E3)”。若公式自 F 列向下继续复 制,“行标”每增加 1 行,公式中的行标也自动加 1。 如果上述公式改为“=SUM($A $3:$E $3)”,则无论公式复制到何处,其引用的位置始终是 “A3:E3”区域。 混合引用有“绝对列和相对行”,或是“绝对行和相对列”两种形式。前者如“=SUM($A3:$E3)”, 后者如“=SUM(A$3:E$3)”。 上面的几个实例引用的都是同一工作表中的数据,如果要分析同一工作簿中多张工作表上的 数据, 就要使用三维引用。 假如公式放在工作表 Sheet1 的 C6 单元格, 要引用工作表 Sheet2 的“A1:A6” 和 Sheet3 的“B2:B9”区域进行求和运算,则公式中的引用形式为 “=SUM(Sheet2!A1:A6,Sheet3!B2:B9)”。也就是说三维引用中不仅包含单元格或区域引用,还要在前 面加上带“!”的工作表名称。 假如你要引用的数据来自另一个工作簿,如工作簿 Book1 中的 SUM 函数要绝对引用工作簿 Book2 中的数据,其公式为“=SUM([Book2]Sheet1! SA S1: SA S8,[Book2]Sheet2! SB S1: SB S9)”, 也就是在原来单元格引用的前面加上“[Book2]Sheet1!”。放在中括号里面的是工作簿名称,带“!”的则是 其中的工作表名称。 即是跨工作簿引用单元格或区域时, 引用对象的前面必须用“!”作为工作表分隔符, 再用中括号作为工作簿分隔符。不过三维引用的要受到较多的限制,例如不能使用数组公式等。 提示:上面介绍的是 Excel 默认的引用方式,称为“A1 引用样式”。如果你要计算处在“宏”内的 行和列,必须使用“R1C1 引用样式”。在这种引用样式中,Excel 使用“R”加“行标”和“C”加“列标”的方法 指示单元格位置。启用或关闭 R1C1 引用样式必须单击“工具→选项”菜单命令,打开对话框的“常规” 选项卡,选中或清除“设置”下的“R1C1 引用样式”选项。由于这种引用样式很少使用,限于篇幅本文不 做进一步介绍。 (6)嵌套函数 嵌套函数 除了上面介绍的情况外,函数也可以是嵌套的,即一个函数是另一个函数的参数,例如 “=IF(OR(RIGHTB(E2,1)="1",RIGHTB(E2,1)="3",RIGHTB(E2,1)="5",RIGHTB(E2,1)="7", RIGHTB(E2,1)="9")," 男","女")”。 其中公式中的 IF 函数使用了嵌套的 RIGHTB 函数, 并将后者返回的 结果作为 IF 的逻辑判断依据。 (7)名称和标志 名称和标志 为了更加直观地标识单元格或单元格区域,我们可以给它们赋予一个名称,从而在公式或函 数中直接引用。例如“B2:B46”区域存放着学生的物理成绩,求解平均分的公式一般是

“=AVERAGE(B2:B46)”。 在给 B2:B46 区域命名为“物理分数”以后, 该公式就可以变为 “=AVERAGE(物 理分数)”,从而使公式变得更加直观。 给一个单元格或区域命名的方法是:选中要命名的单元格或单元格区域, 鼠标单击编辑栏顶端 的“名称框”,在其中输入名称后回车。也可以选中要命名的单元格或单元格区域,单击“插入→名称→ 定义”菜单命令,在打开的“定义名称”对话框中输入名称后确定即可。如果你要删除已经命名的区域, 可以按相同方法打开“定义名称”对话框,选中你要删除的名称删除即可。 由于 Excel 工作表多数带有“列标志”。 例如一张成绩统计表的首行通常带有“序号”、 “姓名”、 “数 学”、“物理”等“列标志”(也可以称为字段),如果单击“工具→选项”菜单命令,在打开的对话框中单击“重 新计算”选项卡,选中“工作簿选项”选项组中的“接受公式标志”选项,公式就可以直接引用“列标志”了。 例如“B2:B46”区域存放着学生的物理成绩,而 B1 单元格已经输入了“物理”字样,则求物理平均分的公 式可以写成 “=AVERAGE(物理)”。 需要特别说明的是,创建好的名称可以被所有工作表引用,而且引用时不需要在名称前面添 加工作表名(这就是使用名称的主要优点),因此名称引用实际上是一种绝对引用。但是公式引用“列标 志”时的限制较多,它只能在当前数据列的下方引用,不能跨越工作表引用,但是引用“列标志”的公式 在一定条件下可以复制。从本质上讲,名称和标志都是单元格引用的一种方式。因为它们不是文本, 使用时名称和标志都不能添加引号。


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