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中小学学籍接续操作手册 V1.1


全国中小学生学籍信息管理系统 学籍接续操作手册

二〇一六年八月

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第一部分小学新生注册 ................. 3
第 1 章 学前调档 ..................................................................... 3 1.1

学前调档名单管理 .................................................... 3 1.2 学籍注册 .................................................................. 14 1.3 学前档案信息补录 .................................................. 16

第二部分高中招生录取 ............... 20
第 2 章 高中招生录取 ........................................................... 20 2.1 学校录取新生 .......................................................... 20 2.2 中职调档查询 .......................................................... 21

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第一部分小学新生注册
第1章 学前调档
1.1 学前调档名单管理
本功能模块用来调取学前学籍。 学校学籍管理员根据学校提供的 需要调取学前学籍档案的小学新生名单, 用学生关键信息查询是否存 在学前档案。调取档案后进行相关匹配,根据匹配结果,进行不同操 作。 操作菜单:选择【学籍注册->学前档案名单管理】 ,进入学前档 案名单管理主界面,如下图所示:

图 1–1 学前调档名单管理

1. 新增 点击<新增>按钮,弹出调档学生信息窗口,输入姓名、性别、出 生日期、身份证件类型和身份证号信息。如果身份证件类型选中居民
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身份证,性别和出生日期会变为不可编辑,根据填写的身份证件号自 动生成性别和出生日期。如下图所示:

图 1–2 学前调档新增界面

身份证号已经录入的,不允许重复录入,如下图所示:

图 1–3 身份证号重复

调档成功,会给予提示,如下图所示:

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图 1–4 调档成功界面

调档之后,系统自动进行匹配。

图 1–5 系统自动匹配调档结果

(1) 匹配成功的学生,处理状态变为已匹配学前学籍,到【学籍注 册->学前档案信息补录】模块下进行补录学生信息,或者将调档学生 信息导出为 Excel 并补录信息后,在【学籍注册->学籍注册】模块导 入新生注册 Excel 模版。 (2) 匹配失败的,处理状态变为未查到学前学籍,将调档学生信息 导出为 Excel 并补录信息后,在【学籍注册->学籍注册】模块导入新 生注册 Excel 模版。 (3) 匹配多条学前学籍的(无身份证号的学生,或者有身份证号但
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重复的问题学籍) ,处理状态变为待确认学前学籍,点击处理状态超 链接,弹出学前学籍确认窗口,先确认学前学籍信息,再到【学籍注 册->学前档案信息补录】模块下进行学籍信息补录,或者将调档学生 信息导出为 Excel 并补录信息后,在【学籍注册->学籍注册】模块导 入新生注册 Excel 模版。如下图所示:

图 1–6 匹配多条学前学籍数据

图 1–7 确认都不匹配

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图 1–8 确认匹配学前学籍

2. 修改 点击<修改>按钮,选中一条调档学生信息进行修改。已发起学籍 注册业务或已成为正式学籍学生的信息,不允许修改。

图 1–9 调档学生信息修改成功

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图 1–10 已发起学籍注册业务不允许修改

图 1–11 已是正式学生不允许修改

3. 删除 点击<删除>按钮,选中一条调档学生信息进行删除。已发起学籍 注册业务或已成为正式学籍学生的信息,不允许删除。

图 1–12 调档学生信息删除成功

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图 1–13 已发起学籍注册业务不允许删除

图 1–14 已是正式学生不允许删除

4. Excel 导入 点击<Excel>按钮,弹出调档学生信息导入窗口,先点击<下载模 版>超链接,下载学前调档名单 Excel 模版,填写 Excel 后,上传 Excel 文件。如下图所示:

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图 1–15 学前调档名单导入界面

图 1–16 下载学前调档名单 Excel 模版

图 1–17 学前调档名单 Excel

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图 1–18 学前调档名单 Excel 导入界面

身份证号已经录入的,不允许重复导入,如下图所示:

图 1–19 身份证号重复不允许导入

5. 调档学生导出 首先选择要导出的调档学生信息,可通过姓名、身份证件号,或 者已经导入学前调档名单文件查询。选好后,点击 <调档学生导出 > 按钮,导出处理状态为已匹配学前学籍和未查到学前学籍的学生信 息,如下图所示:

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图 1–20 调档学生导出

处理状态是待确认学前学籍的,不允许导出,如下图所示:

图 1–21 待确认学前学籍不能导出

已发起学籍注册业务或已成为正式学籍学生的信息,不允许导 出,如下图所示:

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图 1–22 已发起学籍注册业务不允许导出

图 1–23 已是正式学生不允许导出

已匹配学前学籍的, 会把学前系统中存在的学生信息和家庭成员 信息填写到导出的 Excel 相应列中,未匹配学前学籍的,只前 7 列有 数据,如下图所示:

图 1–24 调档学生导出 Excel

补录 Excel 后, 在 【学籍注册->学籍注册】 模块导入新生注册 Excel 模版。

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图 1–25 新生注册 Excel 导入

图 1–26 查看导入成功的学生

6. 学前调档名单查询 点击导入 Excel 名称文档框,弹出选择导入 Excel 窗口,可以根 据之前导入的学前调档名单 Excel 的文件名称进行查询, 也可根据学 生姓名和身份证件号查询,如下图所示:

图 1–27 根据导入 Excel 名称进行查询

1.2 学籍注册
该模块支持学校学籍管理员导出完成学籍接续的学生信息并进 行信息补录后,批量导入到学籍系统中,发起小学新生注册流程。
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根据学籍接续业务的需要,系统对学籍注册功能进行了一些调 整, 在系统操作流程上与原学籍注册功能大致相同, 但在导出的 Excel 文件中进行学生信息补录时,有以下两方面内容需要注意: 1. 在【学前调档名单管理】功能中导出的包含学生信息的 Excel 文件,即为学籍注册导入模板。对于匹配到学前学籍的学生,学前学 籍中的学生信息和家庭成员信息也一起导出了, 学籍管理员可在学前 学籍信息基础上补充小学新生学籍信息;未匹配到学前学籍的学生, 导出的信息主要在前 7 列中, 包括学前调档名单导入的 5 项身份信息, 学籍管理员需要补充其余的学生信息和家庭成员信息。补充完毕后, 可将该文件直接通过【学籍注册】功能上传系统,执行学籍导入。 2. 学籍注册导入模板的结构有所变化,具体说明和注意事项如 下: 1)A 列:学籍接续标识,该标识是在导入学前调档名单时由系 统自动生成的唯一标识,在学籍导入过程中,系统会校验该标识与学 前调档名单的学生信息和匹配结果的对应关系, 校验未通过的信息将 无法导入系统。 因此, ①学籍管理员务必将本校招收的所有小学一年 级新生信息都录入学前调档名单中 (包括业务上能确定未接受过学前 教育或未注册过学前学籍的) ;②导出的学生信息 Excel 文件中,可 根据需要删除本次不需要导入的学生信息行, 但不要将未做过学籍接 续的学生信息直接新增至文件中,也不要修改导出的学籍接续标识 列。学接续标识为空、与学生身份信息不匹配、出现重复的学籍接续 标识等情况的数据,都将无法导入到系统中。
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2)B 列:学校标识码,即当前学籍管理员所在学校的标识码, 该列也不能修改,否则也会造成数据无法导入的情况。 3)C~G 列:学生身份信息,即学前调档名单导入的 5 项,这 5 列直接关系到学籍接续的结果,且与学籍接续标识相对应,因此也不 能修改,若在【学前调档名单管理】功能中修改了学生信息并重新接 续了学前学籍,建议重新导出该学生数据。 4)H~S 列:这 12 列是学前系统和中小学系统除身份信息 5 项 外相同的信息项,若匹配到学前学籍的学生,这 12 个信息项中会导 出到对应的列中, 学籍管理员可根据最新的学生信息做相应核对和修 改。 5)T~AV 列:学前系统中没有的学生信息项,学籍管理员可直 接补录相应的学生信息。 6)AX~BU 列:学生家庭成员信息,若匹配到学前学籍,且学前 学籍中采集了家庭成员信息的,家庭成员信息将会导出到对应列中, 学籍管理员可根据最新的学生家庭成员信息做相应核对和修改。

1.3 学前档案信息补录
该模块是学校学籍管理员对查到学前学籍的学生在学前学籍的 基础上,补充更新学籍信息,发起小学新生注册流程。 操作菜单:选择【学籍注册->学前档案信息补录】 ,进入学前档 案信息补录主界面,如下图所示:

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图 1–28 学前档案信息补录列表

1. 选中一条处理状态为已匹配学前学籍的学籍信息, 点击<学籍信息 补录>按钮,进入补录界面,如下图所示:

图 1–29 学前档案信息补录界面

用户在系统中补录学生信息后,发起小学新生注册流程。 2. 处理状态为待确认学前学籍的学生信息需要先进行确认。单击待 确认学前信息红色字体,弹出学前学籍确认窗口,如下图所示:

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图 1–30 学前学籍确认窗口

(1) 点击<确认都不匹配>按钮,弹出提示窗,如下图所示:

图 1–31 提示窗

选择<是>按钮,该生变为未查到学前学籍,只能新建学籍;选择 <否>,关闭提示窗口。 (2) 任意选中其中一条信息, 点击<确认补录学籍>, 补充学生信息, 如下图所示:

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图 1–32 补录学籍信息

补充完信息,点击<保存>按钮,发起小学新生注册流程。 发起流程后,在【学籍注册->学籍注册】模块下,继续进行操作, 如下图所示:

图 1–33 学籍注册界面

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第二部分高中招生录取
第2章 高中招生录取
2.1 学校录取新生
高中学校学籍管理员在统一招生录取和自主招生录取时, 如果学 生已经被中职学校录取,系统会给出提示,点击“确定”将继续招生 业务。

图 2–1 高中统一招生录取

图 2–2 高中自主招生录取

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2.2 中职调档查询
学校学籍管理员和教育行政管理部门学籍管理员可以查看同时 被中职和高中招生的学生信息和双方学校的录取信息,选择【综合查 询->中职调档查询】 ,进入中职调档查询页面,如下图所示:

图 2–3 中职调档查询

点击学生姓名超链接,可以查看双方学校录取信息明细,如下图 所示:

图 2–4 中职调档明细

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