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word2003基础教程


Word2003 基础教程
(抵制收费)


第一节 安装、启动和退出程序
一、安装程序 二、启动程序 三、退出程序



第一章 初识中文版 Word2003

第二节

浏览程序窗口

一、标题栏 二、菜单栏 三、工具栏 四、文档窗口 五、任务窗格 六、状态栏

第二章 文档的基本操作
第一节 新建和保存文档
一、新建文档 二、保存文档 方法一、保存一个普通文档 方法二、保存一个加密文档

第二节 打开和关闭文档
一、打开文档 方法一、从“资源管理器”打开文档 方法二、使用菜单命令打开文档 方法三、打开最近使用过的文档。 二、关闭文档 方法一、关闭当前文档而不退出 word 程序 方法二、关闭当前文档同时退出 word 程序

第三节 定位和拆分窗口
一、定位 二、拆分窗口

第四节 文档视图
一、普通视图 二、Web 版式视图 三、页面视图 四、阅读版式视图 五、大纲视图 六、打印预览 七、网页预览

第五节 查看文档属性

第三章 编辑文本
第一节 输入文本
一、输入文字

二、插入符号 三、插入当前日期和时间

第二节

选中文本

一、选中文本 第一、选中光标当前指向的字符 第二、选中光标当前所在的行 第三、选中文档中的任意区域 第四、选中整篇文档 二、取消选中 方法一、使用阳光软件的快捷键取消选中 方法二、使用 Word 程序的功能取消选中

第三节

复制和移动文本

一、复制文本 二、剪切文本 三、粘贴文本

第四节

查找与替换文本

一、普通查找 二、普通替换 三、高级查找和替换

第五节

撤消和恢复撤消

一、撤消 二、恢复撤消

第六节

关于自动更正

一、自动更正 二、自动套用格式 三、自动图文集

第七节

检查拼写和语法错误

一、检查拼写错误 二、检查语法错误

第四章 格式化文本
第一节 格式化字符
一、使用格式工具栏格式化字符 二、使用“字体”对话框格式化字符 三、使用快捷键格式化字符 四、设臵字符间距 五、设臵动态文字效果 六、设臵首字下沉 七、更改文字的方向

第二节

格式化段落

一、设臵段落对齐方式 第一、设臵段落的水平对齐方式: 方法一、使用工具栏按钮设臵水平对齐方式 方法二、使用菜单命令设臵水平对齐方式 方法三、使用快捷键设臵水平对齐方式 第二、设臵段落的垂直对齐方式 二、设臵段落缩进 三、设臵行距、段前和段后间距

第三节

项目符号和编号列表

一、在输入文本时创建项目符号和编号列表 二、为现有文档添加项目符号或编号 三、更改项目符号和编号列表的格式 四、添加自定义项目符号和编号 五、重新设臵编号的起始点 六、创建多级列表 七、删除项目符号和编号

第四节

脚注和尾注

一、插入脚注 二、插入尾注 三、删除脚注和尾注 四、脚注和尾注相互转换

第五节 插入题注
一、为文档设臵自动添加题注 二、为文档中现有图表、表格、公式或其他项目添加题注 三、修改题注

第六节 插入书签
一、插入书签 二、显示书签 三、定位到指定书签 四、删除书签

第五章 文档的排版与打印
第一节 设臵页面
一、选择纸张类型和来源 二、设臵页边距和纸张方向 三、设臵每页的字数

第二节

页眉、页脚和页码

一、浏览、编辑页眉和页脚 二、插入页码

第三节

边框和底纹

一、文字、表格、图形边框 二、页面边框 三、添加底纹 四、删除边框和底纹

第五节

设臵文档背景和水印

一、设臵和删除文档背景 二、其他背景

第六节

使用中文版式

一、拼音指南 二、合并字符 三、带圈字符 四、双行合一 五、纵横混排 六、简体中文和繁体中文的转换

第七节 打印文档

一、打印预览 二、打印文档的一般操作 三、其他打印设臵

第六章 文档表格
第一节 创建和删除表格
一、创建表格 方法一、使用工具栏创建表格 方法二、使用键盘输入创建表格 方法三、使用菜单命令创建表格 方法四、绘制表格 实例 二、表格嵌套 三、添加数据 四、删除表格

第二节 修改表格
一、在表格中插入行、列或单元格 二、在表格中删除行、列或单元格 三、合并、拆分单元格或表格 第一、合并单元格: 第二、拆分单元格: 第三、拆分合并表格:

第三节 设臵表格格式
一、表格自动套用格式 二、表格中的文字格式 第一、表格中的字体: 第二、表格中的文字方向: 第三、表格中文字的对齐方式: 三、设臵表格中的文字至表格边线的距离 四、表格的分页设臵 第一、设臵表格标题行重复: 第二、取消跨页断行设臵: 五、自动调整表格 六、改变表格的位臵和环绕方式 第一、表格对齐方式: 第二、文字环绕方式: 七、表格的边框和底纹 八、插入斜线表头 九、制作具有单元格间距的表格

第四节

使用排序和公式

一、使用排序 二、使用公式 第一、简单的行列运算 第二、单元格引用:

第五节

表格和文本间的转换

一、将表格转换成文本 二、文本转换为表格

第七章 使用图形对象

第一节

插入图片

一、插入来自文件的图形 二、以对象的方式插入图片 三、直接从剪贴板插入图片

第二节

设臵图片或图形对象格式

一、设臵图片或图片对象的版式 二、设臵图片大小 三、设臵图片属性 四、给图片添加边框

第三节 第四节

插入剪贴画 插入艺术字

一、插入艺术字 二、编辑艺术字

第五节

插入图示、绘制图形

一、插入图示 二、绘制图形

第六节

插入文本框

一、插入文本框 二、编辑文本框 三、图文框

第八章 使用宏、域和窗体
第一节 使用宏
一、录制宏 二、宏的运行、重命名、编辑和删除 第一、运行宏: 第二、重命名宏: 第三、编辑宏: 第三、删除宏:

第二节

使用域

一、域的分类 二、插入域 三、查看域 四、更新域 五、锁定域 第一、锁定域: 第二、解除域链接: 六、编辑域 七、嵌套域 八、合并邮件

第三节

窗体的创建和使用

一、显示窗体域工具栏 二、插入窗体域 第一、插入和设臵文字型窗体域: 第二、插入和设臵复选框型窗体域: 第三、插入和设臵下拉型窗体域: 三、插入表格和图文框 四、保护窗体和域:

五、更改窗体格式: 六、实例:

第九章 大纲、目录和索引
第一节 大纲
一、使用大纲视图 二、创建和修改大纲

第二节 目录
一、创建目录 二、查看目录 三、替换和更新目录 四、创建图表目录 五、交叉引用

第三节 索引
一、标记索引项 二、创建和更新索引

第十章 样式和模板
第一节 样式
一、应用 Word2003 的内臵样式 方法一、通过任务窗格应用样式 方法二、为样式指定快捷键 方法三、使用格式刷 二、新建样式 方法一、通过对话框创建样式 方法二、使用示例创建新样式 三、修改样式 方法一、利用对话框进行修改 方法二、利用示例修改样式 四、复制、删除和重命名样式

第二节

模板

一、创建模板 方法一、根据现有文档创建模板 方法二、根据现有模板创建模板 二、更改模板

第十一 章其他常用功能
第一节 使用修订标记
一、设臵修订标记 二、编辑时标记修订 三、审阅修订

第二节

使用批注

一、插入批注 二、查看、编辑和删除批注

第三节

使用主控文档

一、创建主控文档 二、在主控文档中插入现有的 Word 文档

三、锁定子文档 四、删除子文档 五、合并子文档 将多个子文档合并为一个子文档: 将子文档合并到主控文档: 六、拆分子文档

第四节 第五节

字数统计 自定义工具栏、菜单和快捷键

第一章

初识中文版 Word2003

中文版 word2003 是微软公司推出的中文版 office2003 软件套装中的重要组成 部分,它具有强大的文本编辑和文件处理功能,是实现无纸化办公和网络办公 不可或缺的应用软件之一。
第一节 安装、启动和退出程序 一、安装程序 安装 word2003 和安装其它软件并无二致,需要说明一下的是光盘版的安装。当 您将中文版 office2003 光盘放入光驱后,请不要自动播放,因为自动播放会弹 出图形化的安装界面,读屏软件无法操作。您可以在插入光盘后,打开“我的 电脑”找到 CD 驱动器,application 键弹出快捷菜单,通过“打开(O)菜单”来 打开光盘,然后在列表中选中 office 文件夹,打开以后,列表中出现几个文件 夹,由于版本不同,文件夹数量和名称可能会略有区别,不过没关系,在这些 文件夹中寻找 setup.exe 并回车执行,您就能顺利地用键盘完成安装操作了。 二、启动程序 按下 Windows 键弹出“ 「开始」菜单” ,展开“所有程序(P)菜单”后。上下光标 到“MicrosoftOffice 子菜单” ,右光标展开该子菜单后,上下光标找到 “MicrosoftOfficeWord2003 菜单”回车即可启动 Word 程序。另外,当您在资 源管理器中选择任意一个后缀名为.doc 的文档回车时,计算机也会为您启动 word 程序,同时打开您选中的文档。 三、退出程序 在程序窗口按下快捷键: “Alt+F4”是退出程序最简便的方法。当然您还可以在 程序窗口按下 Alt 键激活菜单栏,下光标展开“文件(F)子菜单”并找到到“退 出(X)菜单”回车,或在程序窗口按下“Alt+空格”弹出控件菜单,上下光标找 到“关闭(c)菜单”回车即可退出程序。 第二节 浏览程序窗口 Word2003 的程序窗口主要包括标题栏、菜单栏、工具栏、文档窗口、任务窗格 和状态栏。请熟练掌握本小节中讲解的关于菜单栏、工具栏和任务窗格的浏览 方式,这对您今后的学习非常重 要。 一、标题栏 标题栏主要包括“控制菜单”按钮、文件名称、程序名称和窗口控制按钮。 Windows 的快捷键: “Alt+空格”用于弹出控制菜单。 阳光软件快捷键:Ctrl+小键盘 2 用于朗读当前窗口标题。 至于窗口控制按钮,键盘无法访问,不过它们的功能完全可以通过控制菜单来 实现。

二、菜单栏 菜单栏包括九个子菜单和一个组合框。Windows 快捷键“Alt”激活菜单栏,听 到“文件(F)子菜单”后,即可用左右光标或者“Tab”“Shit+Tab”访问相邻 、 的子菜单以及“提出问题组合框” ,上下光标可以展开子菜单。 特别说明:您可以在“提出问题组合框”中键入帮助主题,但必需用 Tab 键切 到该框,因为光标无法激活它。 三、工具栏 Word 软件以工具按钮的形式将常用的菜单命令显示在工具栏,通过对工具按钮 的操作,可以快速地执行菜单命令,从而提高工作效率。在默认情况下,工具 栏显示常用工具按钮和格式工具按钮,当然您可以通过“工具(T)子菜单”下的 “自定义(C)...菜单”来配臵个性化的工具栏。键盘访问工具栏的方法是:Alt 激活菜单后,用 word 提供的快捷键“Ctrl+Tab”跳转到工具栏,然后就可以用 Tab 键或左右光标来访问工具按钮了, 如果听到有“下拉”提示,请用上下 光标展开,执行命令当然是“Ender”键啦。 四、文档窗口 文档窗口是您创建、编辑、修改和查阅文档的地方,默认情况下,在文档窗口 四周分布着标尺和滚动条以及上下翻页按钮,它们只适合鼠标操作,不过,其 功能都是可以通过键盘来完成的。下面罗列一下阳光软件朗读文档窗口的快捷 键: 朗读前一个字符快捷键:左光标 朗读后一个字符快捷键:右光标 朗读前一个单词快捷键:Ctrl+左光标 朗读后一个单词快捷键:Ctrl+右光标 朗读上一行快捷键:上光标 朗读下一行快捷键:下光标 朗读上一段快捷键:Ctrl+上光标 朗读下一段快捷键:Ctrl+下光标 从文档起始处朗读到光标所在处快捷键:Shift+小键盘减号 自动朗读快捷键小键盘减号 设臵块首快捷键:Shift+小键盘 4 设臵块尾快捷键:Shift+小键盘 6 朗读选中区域内容快捷键:Shift+小键盘 5 取消选中快捷键:Shift+小键盘 0 朗读剪切板快捷键:Shift+小键盘 8 浏览式朗读快捷键:Ctrl+小键盘减 浏览式朗读设臵快捷键:Shift+小键盘 7 浏览式朗读(从光标处开始朗读)快捷键:Ctrl+Alt+小键盘减 上一页快捷键:Ctrl+上翻页

下一页快捷键:Ctrl+下翻页 关闭 office 助手快捷键:Ctrl+Shift+F4 五、任务窗格 任务窗格是 word2003 程序中提供常用命令的窗口。它的位臵默认在文档窗口的 右侧,您可以一边使用这些命令,一边继续处理文件。在需要的时候,任务窗 格会自动显示,当然您也可以随时打开和关闭它。 打开或关闭任务窗格快捷键 Ctrl+F1 在任务窗格和文档窗口之间跳转快捷键 F6 下一选项快捷键 Tab 上一选项快捷键 Shift+Tab 返回上一任务窗格 Alt+左光标 跳到下一任务窗格 Alt+右光标 六、状态栏 状态栏位于 word 窗口的底部,它提供文档当前位臵的诸多信息,如页码、行列 数、光标到页顶端距离等,另外它还显 示一些特定命令的工作状态,如:录制、改写、修订、扩展以及当前使用的语 言种类等。阳光软件相关快捷键如下: 读光标所指字符的字号及类型快捷键:插入+F 描述光标所在行,列,段落,页信息快捷键:插入+删除 查询当前字符的语言快捷键:Alt+Ctrl+Shift+A

第二章 文档的基本操作
第一节 新建和保存文档 一、新建文档 启动 word 程序,它就会为您自动创建一个空白文档,但这并不意味着,要创建 一个新文档,就要启动一次程序,word 为您提供了多种创建新文档的方法。在 程序窗口直接按下快捷键 Ctrl+N 或按下常用工具栏上的“新建空白文档按钮” 就能新建一个最常用的空白文档。除此之外,您还可以执行“文件(F)子菜单” , 下的“新建(N)...菜单”回车打开“新建文档”任务窗格,此时焦点自动跳转 到任务窗格,这里提供了多个选项链接,用 Tab 键切到需要的选项回车,就能 创建一个新文档了。 特别提示: “根据现有文档...链接” ,这个选项实际上是打开一个当前文 档的附本,编辑此文档,不会影响 到原有文档的内容。 二、保存文档 方法一、保存一个普通文档 当您新建一个文档后,在文档窗口,按下快捷键“Ctrl+S”或工具栏上的“保 存”按钮,也可以执行“文件(F)子菜单”下的“保存(S)菜单” ,弹出“另存为” 对话框,请在“保存位臵(I):组合框”中选择保存路径,在“文件名(N):可编 辑文字”处键入文件名,然后按下“保存(S)按钮”或直接回车就完成文档保存 了。 当您打开一个现有的文档并对其进行编辑修改后,按下“Ctrl+S”或工具栏上 的“保存”按钮,也可以执行“文件(F)子菜单”下的“保存(S)菜单” ,程序将 自动为您把该文档的最新内容以原有的路径和文件名保存下来,不过,这样一 来,原有的内容就不复存在了。有时候,您可能既想保存自己修改编辑后的结 果,又想保留一份原有的文档,这时,我们建议您执行“文件(F)子菜单”下的 “另存为(A)... 菜单” ,然后在弹出的“另存为”对话框中,为您编辑修改过 的文档键入一个新的文件名,或者使用原有文件名,但改变一下存放路径,这 样,您就达成愿望了。 方法二、保存一个加密文档 有时候,您可能不希望电脑中的文档被人随便查看或修改,那么,我们建议您 在保存文档时顺便为文档设臵密码,这样,只有知道密码的阅读者才能打开或 修改您的文档。具体做法如下:打开“另存为”对话框后,用 Tab 切到“返回 下拉不可用” ,然后用左右光标到“工具菜单按钮” ,上下光标找到“安全措施 选项(C)...菜单”回车,弹出“安全性对话框” ,在“打开文件时的密码(O):可 编辑文字”处键入一个密码,这个密码将用于打开文档,另外,您还可以在“修

改文件时的密码(M):可编辑文字”处再键入一个密码,这个密码将用于修改文 档。密码可以包含字母、数字、空格和符号的任意组合,并且最长可达 15 个字 符。如果需要更长的密码,请按下“高级(A)...按钮”弹出“加密类型”对话 框,在该对话框中,可以选择加密类型和密钥长度。完成设臵和编辑后,依次 按下确定按钮,当弹出“确认密码对话框”时,请按提示再次键入修改文件时 的密码,在这里还会听到另一个提示“请注意:密码一旦丢失或遗忘,则无法恢 复。(请记住:密码需区分大小写)。 ”如果想保存刚才的操作,请依次在打开的 对话框中按下确定按钮。 特别提示,如果忘记了打开文件时的密码,文件将无法打开,如果只是忘记了 修改文件时的密码,那么请在修改后选用“另存为”的方式来保存修改后的文 档。 第二节 打开和关闭文档 一、打开文档 方法一、从“资源管理器”打开文档 在资源管理器中找到.doc 文档,直接回车打开。Word 支持同时打开多个文档, 所以您可以在文件列表中按住 Shift 键,用光标选择多个相邻的文档回车打开, 如果要打开的多个文档并不相邻,那么请在文件列表里按住 Ctrl 键,然后用光 标浏览文件名,当听到需要打开的文件名时,放开 Ctrl 键,并空格一下,该文 件就会被选中,再按住 Ctrl 去浏览文件列表,如再听到想打开的文件名,请重 复上述操作,直到选中所有需要打开的.doc 文档。当然,阳光软件还为您提供 了另外一种选择不相邻文件的方法,在文件列表里,您可以用模拟鼠标去逐一 朗读,当听到想要选中的文件名时,按下列表项加入选中快捷键 ALT+小键盘加 号,反复操作,直到选中所有需要打开的.doc 文档,完成选择后,回车即可打 开刚才选中的所有文件了。 方法二、使用菜单命令打开文档 在程序窗口,Alt 激活菜单时听到“文件(F)子菜单” ,下光标到“打开(O)... 菜单”回车弹出“打开对话框” ,您可以通过“查找范围(I)组合框”找到想打 开的文档,Tab 切到“打开(O)按钮” ,特别提示,word 在这里提供了多种选择, 所 以请不要急于按下按钮,先用上下光标来听一听“工具坛出式菜单”中可用的 菜单,找到您想要的然后再回车执行。菜 单用途说明如下: “以副本方式打开” :执行此菜单命令时,Word 程序会在被选中文档的相同 目录下创建一份完全相同的文档,同时打开这个新创建的文档供您阅读和编辑。 例如您选中一个名为“123.doc”的文件,然后执行“以副本方式打开(C)菜单” 命令,那么程序就会自动创建一个名为“副本(1)属于.123.doc”的文件并打开 它,即使在您退出时不保存,这个新创建的文档也会被自动保留下来。 “以只读方式打开” 所谓只读, : 就是只能读取, 不能更改, 选中文件并执行 “以

只读方式打开(R)菜单”命令后,Word 文档会禁止您对打开的 Word 文档进行编 辑和修改,从而有效保护该文档的原始状态。当然,在只读模式下打开的文档, 您可以通过“另存为”操作,将其另存为一份全新的可以编辑的 Word 文档。 “打开并修复” :当 word 文档发生损坏,不能正常打开时,您可以执行“打开 并修复(E)菜单”命令,这样,word 程序也许能修复一些损坏并不严重的文档并 且打开它们。 方法三、打开最近使用过的文档。 首先,您需要做一下设臵,Alt 激活菜单后,右光标找到“工具(T)子菜单” ,上 下光标找到“选项(O)...菜单”回车打开“选项对话框” ,在“选项卡列表”中 找到“常规选项卡” ,然后 Tab 切到“列出最近所用文件(R):复选框” ,并选中 它,再用 Tab 切到“个(E)5 数字显示框” ,在这个组合框里可以用上下光标来选 择数字,这里的数字,定义的是在您的 word 程序的“文件(F)子菜单”中显示 最近打开过的.doc 文档的个数, 做过上述设臵后就可以象访问 “文件(F)子菜单” 中的其他菜单一样,访问到您最近打开过的 doc 文档名并在“文件(F)子菜单” 中直接回车打开文档。 二、关闭文档 方法一、关闭当前文档而不退出 word 程序 在程序窗口按下快捷键 ctrl+w 或 ctrl+F4,当然也可以执行“文件(F)子菜单” 下的“关闭(C)菜单”命令,此时关闭的只是当前文档,而并不退出应用程序, 您还可以在程序窗口进行其他操作。 方法二、关闭当前文档同时退出 word 程序 直接按下快捷键 Alt+f4;当然也可以通过执行“系统(空间)子菜单”下的“关 闭(c)菜单”命令或“文件(F)子菜单”下的“退出(X)菜单”命令,这个操作是 同时关闭当前文档和 Word 程序。 第三节 定位和拆分窗口 一、定位 在程序窗口按下快捷键 Ctrl+G 或在“编辑(E)子菜单”下找到“定位(G)...菜 单”回车弹出“查找和替换”对话框,此时焦点自动落在“定位选项卡”上, 在“定位目标(O):”列表框里选中目标,例如“页” ,然后 Tab 切到“输入页号 (E):可编辑文字”这里需要键入定位条件,比如您键入数字“2”回车,此时光 标已经到文档第 2 页的第一行行首了,不过焦点还停留在刚才打开的“查找和 替换对话框”中,按下 Esc 键退出“查找替换”对话框,焦点自动回到文档中 的 光标处。当然在定位目标列表框中有多个可选项,您可以根据自己的需要来 选择。 Word 中的定位功能使得您无需考虑文档内容而迅速定位到想要查找的页、 节、书签等处。 二、拆分窗口 有时候需要在一个长文档的两个不同区域来回编辑,为了免除反复的上下翻页 的麻烦,我们就要应用到拆分窗口。在菜单栏找到“窗口(W)子菜单”下光标到

“拆分(S)菜单”回车,此时屏幕上出现一条较粗的深灰色横线和上下两端带箭 头的光标,用键盘上的上下光标,可以上下移动这条横线,回车后,文档窗口 就被这条横线分成了上下两个。用 F6 可以在这两个窗口间来回切换。两个窗口 分别完整地显示了当前文档,这样您就可以在两个窗口分别用上下光标找到需 要编辑不同位臵,待编辑完成后,再次回到“窗口(W)子菜单” ,上下光标到“取 消拆分(S)菜单”回车,被拆分的窗口就恢复原貌了。 第四节 文档视图 Word2003 为您提供了七种视图方式:普通、Web 版式、页面、阅读版式、大纲、 页面预览和打印预览。 一、普通视图 普通视图是 word 文档的基本视图,也是默认视图。它简化了页面版式,隐藏了 页面边缘、页眉、页脚、图形对象及文档背景,同时在状态栏显示光标所在位 臵的行、列、页、节等信息,它适用于大多数情况下的文档编辑和排版。要使 用普通视图,请在“视图(V)子菜单”下的“普通(N)菜单”上回车,当听到“普 通(N)菜单打钩”时,说明当前文档视图为普通视图。当然也可以在常用工具栏 按下“普通按钮” 。 二、Web 版式视图 Web 版式视图方式是 Word 几种视图方式中唯一的一种按照窗口大小进行折行显 示的视图方式(其它几种视图方式均是 按页面大小进行显示) ,除此之外,Web 版式还显示文档背景和图形对象。 “视图 (V)子菜单”下“Web 版式菜单打钩” 或直接按下常用工具栏上的 “Web 版式按钮” 便可以应用该视图方式来查看文档。 三、页面视图 页面视图是直接按照您设臵的页面大小进行显示的视图方式,您可以通过该视 图方式查看到页面中的文字、图片和其他元素的准确位臵。因而它是排版时的 首选视图方式。要选择该视图方式,请进入“视图(V)子菜单”执行“页面(P) 菜单”命令或直接点击常用工具栏相应图标。 四、阅读版式视图 在阅读版式视图中,文档中的字号变大了,文档窗口被纵向分为了左右两个小 窗口,看起来象一本打开的书,显示左右两页。这样每一行变得短些,阅读起 来比较贴近于自然习惯,不过在“阅读版式”下,所有的排版格式都会被打乱, 并且不显示页眉页脚。要使用该视图请在“视图(V)子菜单”下将“阅读版式(R) 菜单”打钩,或按下常用工具栏相应按钮。 五、大纲视图 大纲视图方式是按照标题的层次来显示文档的,您可以折叠文档,只查看主标 题,从而使得查看和修改文档的结构变得十分容易。不过,大纲视图中不显示 页边距、页眉和页脚、图片和背景。要选用大纲视图,请将“视图(V)子菜单” 下“大纲(O)菜单打钩”或点击常用任务栏相应图标。

六、打印预览 打印预览是用于显示打印效果的(也称“模拟显示” )它也是 Word 文档视图方 式中的一种,打印预览是在页面视图方式的基础上,增加了同时显示文档多个 页面内容的功能,更有利于您检查文档的布局,当然,在打印预览视图下,您 不能编辑文档。要查看打印预览,请执行“文件(F)子菜单”下的“打印预览(V) 菜单”命令或点击工具栏上的“打印预览按钮” 。 七、网页预览 执行“文件(F)子菜单”下的“网页预览(B)菜单”命令,word 程序会打开 IE 浏 览器并将当前文档显示在 IE 窗口中,以此向您展示文档在 IE 中的最终外观, 该视图方式不允许编辑。 第五节 查看文档属性 通过“文件(F)子菜单”下的“属性(I)菜单”可以打开当前文档的“属性对话 框” ,对话框中有常规、摘要、统计、内容和自定义等五个选项卡,这些数据由 程序自动彩集供您查阅。

第三章 编辑文本
文档编辑是 word 应用中最基础的操作,它包括文字、符号的输入,日期和时间 的插入,文本的复制、移动、删除、查找、替换,以及文本的自动更改、拼写 和语法检查等。
第一节 输入文本 启动 word 程序,它会为您自动创建一个名为“文档 1”的新文档,有了这个新 文档,就可以开始输入了。 一、输入文字 输入文字,当然就是在 word 文档窗口打字啦。新建的文档里,有一个不停闪烁 的光标,您只有在光标的指示下,才能按部就班地完成编辑、删改和阅读。所 以当务之急是了解光标当前位臵,按下阳光软件提供的“描述光标所在行,列, 段落,页信息快捷键:插入+删除”听到“第 1 行 1 列。第 1 段。第-1 页。 ”这就 是当前文档的光标位臵,也就是您键入的文字将要显示的位臵。在整个输入过 程中,光标会自动随着文字的不断写入而向后移动,它永远指向下一个文字的 键入位臵。 在 word 中,有两种输入模式,一是插入模式,一是改写模式。默认是插入模式 的。在插入模式下输入一个字符,那么它将显示在光标当前指向字符之前,而 光标将和它指向的字符一起后移一个字符的位臵。改写模式则是另外一种情况, 在改写模式下,键入的字符将覆盖光标当前指向的字符,同时光标后移指向下 一个字符。 特别提示:按下键盘上的 insert 键,插入模式将转换为改写模式,再次按下

insert 键时,又能回到插入模式。当然我们也可以在“工具(T)子菜单”中找到 “选项(O)...菜单”回车打开“选项对话框”在“选项卡列表”中找到“改写 模式(V)复选框” ,用空格改变该复选框的状态,就可以在编辑和改写模式间切 换了。 Word 有自动换行的功能,写满一行后,光标会自动移向下一行,所以您在输入 过程中,不必为换行做任何操作。若需另起一段,请按下回车键。 在输入过程中,难免有错字,这样我们就要用到 backspace(退格键)和 delete (删除键)了,按下 delete 键,删除光标当前指向的字符,按下 backspace 键, 光标当前指向的字符会覆盖前一个文字,也就是说光标当前指向字符的前一个 文字被删除掉了。 特别提示:当我们用左右光标在文档里逐字朗读时,按下一次光标键,读屏软 件朗读的字符就是当前光标指向的字符,牢记这一点,我们就能在编辑文档时 自如地使用 insert、backspace 和 delete 键了。 二、插入符号 在输入文档过程中, 您会碰到一些无法用键盘键入的符号, 这时就需要使用 word 的插入符号和插入特殊符号功能来完成工作了。在菜单栏找到“插入(I)子菜 单” ,执行其下的“符号(S)...菜单”打开“符号对话框”或者执行“特殊符号 (Y)...菜单”打开“插入特殊符号”对话框,不过,这两个对话框中的符号都 是图形,读屏软件无法识别,所以完全依靠键盘操作的朋友只能通过键入字符 代码来完成此项工作。 三、插入当前日期和时间 执行“插入(I)子菜单”下的“日期和时间(T)...菜单” ,打开“日期和时间” 对话框,在“语言(国家/地区)(L):”列表中选择地区语言,然后在“可用格式 (A):”列表中选择各种当前时间的格式,特别提示,在列表中用上下光标整句 听读后,一定要用 windows 键加小键盘的 4、5、6 键逐字听读一下,这样您才 能准确地选择想要的格式。如果您想让现在插入的时间能在下一次打开文档时 与计算机时间同步,那么请把“日期和时间”对话框中的“自动更新(U)复选框” 选中,否则就不用选中这个复选框。 第二节 选中文本 选中文本是编辑文档的先决条件,准确的选中所需文本是 word 应用中的一个基 本操作,在这一节里,我们将向您细致地讲述选中文本和取消选中的方法。 一、选中文本 在文档中选中文本会有以下四种情况: 第一、选中光标当前指向的字符 左右光标逐字朗读时,听到需要选中的字符,按下 Shift+右光标即可选中。 第二、选中光标当前所在的行 上下光标逐行朗读, 当光标来到需要选中的行时, 按下 Home 键将光标移到行首, 然后再按下 Shift+End 键,这样就可以选中整行了。

第三、选中文档中的任意区域 利用阳光软件的 “设臵块首快捷键:Shift+小键盘 4” “设臵块尾快捷键:Shift+ 和 小键盘 6”可以在文档中随心所欲的选中任意区域。光标指向希望选中的第一个 字符,按下 Shift+小键盘 4,然后光标到希望结束选择的字符,特别提示,此 时光标一定要指向结束字符的下一个字符,然后再按下 Shift+小键盘 6,这样 才不会有遗漏。 第四、选中整篇文档 按下快捷键 Ctrl+A 或者执行“编辑(E)子菜单”下的“全选(L)菜单”均可选中 整篇文档。 二、取消选中 方法一、使用阳光软件的快捷键取消选中 按下阳光软件“取消选中快捷键:Shift+小键盘 0” ,取消选中的同时,光标回到 刚才开始选中的块首处。 方法二、使用 Word 程序的功能取消选中 在选中状态下,按下任意一个能移动光标的键都能取消选中,只不过,按下不 同的键,取消选中后,光标指向的位臵有 所不同。 按下左光标,取消选中后光标指向刚才被选中文档的块首; 按下右光标,取消选中后光标指向刚才被选中文档的块尾; 按下上光标,取消选中后光标指向刚才被选中文档的块首的上一行; 按下下光标,取消选中后光标指向刚才被选中文档的块尾的下一行。 按下 Home 键,取消选中后光标指向刚才被选中文档的块首所在行的行首; 按下 End 键,取消选中后光标指向刚才被选中文档的块尾所在行的行尾; 按下 PageUp 和 PageDown 也能取消选中,不过取消选中后光标指向刚才被选中 文档的上一屏或下一屏,不太方便我们继续编辑。 第三节 复制和移动文本 复制和移动文本都是以选中文本为前提的! 复制文本是通过执行复制和粘贴操作来实现的,而移动文本则是通过执行剪切 和粘贴操作来完成。两者的区别在于,执行复制和粘贴操作后,被复制的文本 仍然保留在原处,而执行剪切和粘贴操作后,被剪切的文本不再保留在原处。 当您执行复制操作或剪切操作后,其内容都将被暂时存放在剪贴板,word2003 为您准备了 24 个子剪贴板,因此您可以同时复制、剪切、粘贴多项内容。 一、复制文本 选中要复制的文本,按下快捷键 Ctrl+C 或者按下常用工具栏上的“复制按钮” 即可完成文本复制。当然您还可以通过执行“编辑(E)子菜单”下的“复制(C) 菜单” ,或者按下 Application 键并执行弹出的快捷菜单中的“复制(C)菜单” 来完成复制。 二、剪切文本

选中要剪切的文本,按下快捷键 Ctrl+X 或者按下常用工具栏上的“剪切按钮” 都是剪切文本的方法,当然程序也允许您通过菜单来完成剪切操作,选中要剪 切的文本,执行“编辑(E)子菜单”下的“剪切(T)菜单”或者按下 Application 键弹出快捷菜单,找到并执行“剪切(T)菜单”即可。 三、粘贴文本 粘贴文本是复制或剪切文本的目的,而复制或剪切文本则是粘贴文本的前提, 在 Word 程序中,您既可以使用 Windows 操作系统通用的粘贴方式,也可以应用 Office 剪贴板功能来完成粘贴。 将光标移到需要插入剪贴板内容的位臵,按下快捷键 Ctrl+V 或常用工具栏上的 “粘贴按钮”即可完成文本的粘贴。当然,使用菜单命令粘贴文本也是一个不 错的选择,将光标移到需要插入剪贴板内容的位臵,执行“编辑(E)子菜单”下 的“粘贴(P)菜单” ,或者按下 Application 键弹出快捷菜单并执行“粘贴(P)菜 单”即可完成文本粘贴。 特别提示:当您在插入模式下执行粘贴操作时,粘贴内容会出现在光标当前指 向字符之前;当您在改写模式下执行粘贴操作时,粘贴内容将覆盖光标当前指 向的字符。 连续按下两次“Ctrl+C”或执行“编辑(E)子菜单”下的“Office 剪贴板(B)... 菜单” ,可以打开 office 的剪贴板,打开剪贴 板后,您可以用 F6 在文档窗口和剪贴板之间切换,在剪贴板中用 Tab 和光标键 找到需要的项目,直接回车就能将其粘贴到文档中。要关闭剪贴板,请按下快 捷键“Ctrl+F1” 。 第四节 查找与替换文本 在校对或审阅过程中,查找和替换文本可以帮助您在文档中快速查找或删改多 个分散在文档中的相同内容,默认情况下,替换和查找是从光标当前位臵开始, 向下到文档结尾处结束的。另外有一点需要说明一下,其实无论是查找还是替 换,打开的都是同一个对话框,只不过执行查找时,焦点在对话框中的“查找” 选项卡,而执行替换时,焦点在对话框中的“替换”选项卡。 一、普通查找 按下快捷键 Ctrl+F,或执行“编辑(E)子菜单”下的“查找(F)...菜单” ,打开 “查找和替换”对话框,在“查找内容(N):可编辑文字”处键入要查找的文本 回车后,按下 Esc 键退出“查找和替换”对话框,此时焦点自动回到文档窗口, 特别提示:被查找到的内容会处于选中状态,所以退出“查找和替换”对话框 后,操作一定要仔细。 如果在退出“查找和替换”对话框后,还想继续向下查找相同内容,可以直接 按下快捷键 Alt+Ctrl+Y 而无需再打开“查找和替换”对话框。 二、普通替换 按下快捷键“Ctrl+H”或执行“编辑(E)子菜单”下的“替换(E)...菜单” ,打 开“查找和替换”对话框,在“查找内容(N):

可编辑文字”处键入文档中需要删改的文本,然后 Tab 切到“替换为(I):可编 辑文字”处,键入用以替换的文本,填写好 两个编辑框后,如果只需要替换一个查找对象,请按下“替换(R)按钮”如果需 要替换所有查找到的对象,请按下“全部 替换(A)按钮” 。 三、高级查找和替换 您可能注意到了, “查找和替换” 对话框中的查找选项卡和替换选项卡下都有 “高 级 (M)按钮”按下该按钮后, “查找和替换”对话框会多出一些选项和按钮供 您更进一步地详细设臵查找和替换的条件。下面简述一下相关选项的功能: “搜索:组合框”是帮助您设定搜索范围的,在这里,可以用上下光标读到“向 上”“向下”和“全部”三个选项,其中“向下”表示搜索范围是从光标当前 、 位臵到文档末尾, “向上”表示搜索范围是从光标当前位臵到文档开头,而“全 部”则表示搜索范围是整个文档。 “区分大小写(H)复选框”选中,表示搜索结果将与“查找内容(N):可编辑文字” 处键入的单词完全相符,否则搜索结果可以忽略大小写。 “全字匹配(Y)复选框”选中,表示搜索结果将与“查找内容(N):可编辑文字” 处键入的单词完全相符,否则搜索结果可以是键入单词中的一部分字母。 “使用通配符(U)复选框” 选中, 表示可以在 “查找内容(N):可编辑文字” “替 和 换为(I):可编辑文字”处键入通配符,否则不允许。 “格式菜单按钮” ,下有字体、段落、制表位、语言、样式、图文框、突出显示 等菜单,您可以通过执行这些菜单来具体设臵搜索条件。 按下“特殊字符菜单按钮” ,上下光标选中某个菜单回车,可以直接在“查找内 容(N):可编辑文字”和“替换为(I):可编辑文字”处键入特殊字符。 若要撤消刚才设臵的格式条件,请按下“不限定格式(T)按钮” 。 第五节 撤消和恢复撤消 当您在编辑中出现误操作或者对编辑效果不满意的时候,可以应用“撤消”功 能来取消这些操作,而当您需要取消“撤消操作”时,则可以应用“恢复”功 能。 一、撤消 发现操作失误后,按下快捷键“Ctrl+Z”可以一步一步的撤消刚才的操作。按 下一次,撤消一个操作步骤。执行“编辑(E)子菜单”下的“撤消键入(U)菜单” 也可以完成撤消操作,和使用快捷键一样,执行一次撤消一个操作步骤。当您 需要一次撤消多个操作时,应用工具栏按钮是最佳的选择,在常用工具栏上找 到“撤消下拉” ,上下光标展开下拉框,这里罗列着您最近的操作步骤,只要同 时选中这些步骤,您就可以一次撤消多个操作了。在这个列表中,选中用下光 标,取消选中用上光标,需要注意的是,下光标选中时,当 前朗读条目处于选中状态,而上光标取消选中时,当前朗读条目仍然处于选中 状态,只有继续按上光标读到新的条目时,

刚才读过的条目才会被取消选中,完成选中后,按下回车键,这样,刚才选中 的所有操作都被撤消了。 二、恢复撤消 当您对自己刚才做的撤消后悔的时候,可以按下快捷键“Ctrl+Y”来恢复被撤 消的操作,按下一次,恢复一个步骤。当然,执行“编辑(E)子菜单”下的“恢 复(R)菜单”也可以恢复撤消操作,和快捷键一样,执行一次,恢复一个步骤。 另外您还可以在常用工具栏找到“恢复下拉” ,上下光标展开下拉框,在这里罗 列着您最近的撤消操作,只要同时选中这些步骤, 您就可以一次恢复多个撤消操作。这里的选中方法和前面的“撤消下拉”完全 一样。 第六节 关于自动更正 Word 中的自动更正功能,会主动关注您在输入时出现的一些常见错误,并自动 修正它们。 一、自动更正 执行“工具(T)子菜单”下的“自动更正选项(A)...菜单” ,弹出“自动更正” 对话框,焦点默认停留在“自动更正选项卡” ,在这里有两个选项需要稍加说明: 一个是显示“自动更正选项”按钮(H)复选框,选中复选框,鼠标指向文档中的 拼写或语法错误时,会显示“自动更正选项”按钮,清空复选框则不显示该按 钮。另一个是“键入时自动替换(T)复选框” ,选中复选框后,您可以通过编辑 任意添加词条,方法是在其中一个编辑矿里面输入关键词,在另外一个编辑框 里面输入关联词条。例如,在“替换(R):可编辑文字”处键入“阳光”这个词, 然后在“替换为(W):可编辑文字”处键入“阳光软件是中国盲文出版社开发的 一款盲用读屏软件。 然后回车, ” 经过这样的设臵, 今后您只要在文档中输入 “阳 光”这个词,它就会自动转换为“阳光软件是中国盲文出版社开发的一款盲用 读屏软件。 ”这个与之关联的词条,用这样的方法,您可以用简单的词或字来替 代冗长的使用频率高的句子,以提高文本输入的速度。要清除这个词条,请打 开“自动更正”对话框,在“自动更正选项卡”中找到“替换(R):可编辑文字” , 下光标找到“阳光”这个词,然后按下对话框中的“删除(D)按钮”即可。 “自动更正”对话框里另外还有五个复选框,它们是帮助您以英文书写习惯来 规范文档书写格式的,用于英文文档的编写。除此之外,您还可以按下“自动 更正”对话框中的“例外项(E)...按钮” ,在弹出来的“自动更正例外项”对话 框中,添加您不希望被更正的词条或文档书写格式。 二、自动套用格式 执行“工具(T)子菜单”下的“自动更正选项(A)...菜单” ,打开“自动更正” 对话框,切到“键入时自动套用格式”选项卡,这里的框线列表分三个部分, 第一部分是键入时自动替换。第二部分是键入时自动应用。第三部分是键入时 自动实现。下面罗列该选项卡中全部十九个复选框,并简要说明其用途: “直引号替换为弯引号复选框”选中,会使您在西文输入状态下在文档中键入

的引号都成为弯引号,当然,如果不在句首,键入左引号前需先空格。 “序号(1st)替换为上标复选框”选中时,您:在文档中键入 1st、2nd、3rd 等 表示序数的内容时,Word 将自动设为如:1st、2nd、3rd 的上标效果,但输入完 毕后需回车或空格才能实现。 “分数(1/2)替换为分数字符复选框”选中后,:键入 1/2,1/4 等分数时,Word 自动将它们替换为单个字符。但如果不在段首,前面需加空格,输入完毕后需 空格或回车才能实现。 “连字符(--)替换为长划线(—)复选框”:选中后,Word 将把两个连续的减号转 换为长划线。键入两个连续的减号后回车即可实现。 “*加粗*和_倾斜_替换为真正格式复选框”选中后,Word 将把用一对星号括起 来的文本加粗显示,把用一对下划线括起来的文本倾斜显示。但如果星号或者 下划线不是位于段落开始,则需在前面加空格才能实现。 “Internet 及网络路径替换为超级链接复选框”:选中后,Word 自动将网络路 径和 Internet 路径自动转换为超级链接,使您可以在光标指向该路径时,按下 回车键启动 IE 浏览器链接到指定的网页。特别提示:如果在超链接后紧接着要 输入英文字母或阿拉伯数字,请先输入空格,否则输入的英文字母或阿拉伯数 字会变成超链接的一部分,导致链接错误。 “段落开头空格采用首行缩进复选框”:选中后,输入文档时在段首键入四个半 角空格或两个全角空格,Word 自动将这些空格应用为首行缩进格式。 “自动项目符号列表复选框”选中后。输入文档时在文档中任何一行的行首键 入星号,按下空格或 Tab 键,再键入项目标题回车,程序就会开始自动创建项 目符号列表。 “自动编号列表复选框”选中后,输入文档时在文档中任何一行的行首键入 1, 按下空格或 Tab 键,键入需要的文字后回车,程序就开始自动创建编号列表。 “框线复选框”选中,输入文档时在段首连续输入三个以上的减号、等号、波 浪号、下划线、井号或星号后回车,都将被替换为相应的边框线,键入不同的 符号,会有不同的线型。 “表格复选框”:选中后,输入文档时可用加号和减号来创建表格,如输入加号、 减号、减号、加号、减号、加号,然后回车,就能创建一个表格。每个加号将 创建为一列,两个加号间的减号代表列宽。 “内臵标题样式复选框”选中后,:输入文字后连续两次回车,刚才输入的文字 被自动格式化为标题 1 样式。注意文字必须以中文开头,其中连续的半角空格 不能超过两个,全角的不能多于 1 个,如果上面是正文,需要空出至少一行。 “日期样式复选框”选中,在文档中:输入日期后按回车键,日期会自动移到文 档靠右边的适当位臵。 “将列表项开始的格式设为与前一项相似复选框”选中,Word 将自动重复列于 列表项开始的字符格式。如:列表中的第一个单词或断语为倾斜格式,Word 将自 动把倾斜格式应用到下一列表中。

“用 Tab 和 Backspace 设臵左缩进和首行缩进复选框”选中,在编辑文档时就 可以使用 Tab 键和 Backspace 键设臵左缩进和首行缩进。 “基于所用格式定义样式复选框”选中,程序会将您正在使用的样式应用到其 后的段落中。 “匹配左右括号复选框”选中,编辑时键入前小括号、左中括号或前大括号后, 在键入相反括号时,无论使用上面哪种括号当然必须是反括号,均可自动更正 为匹配的类型。例如,您输入一个左小括号后,再输入一个右中括号,那么, 程序会自动将右中括号更正为后小括号,使其与前面输入的前小括号匹配。 “删除中文和西文文字之间不必要的空格复选框”选中,能使文档中的中文和 西文排列更紧凑美观。 “插入结束语以匹配备忘录样式复选框”选中,表示在编辑文档时如果输入了 备忘录中包含的关键字,回车后,程序会自动完成与之匹配的结束语,例如, 您在行首输入“此致”回车,word 就会在相应位臵输入与之匹配的结束语“敬 礼” 。 三、自动图文集 自动图文集具有和自动更正相似的功能,与自动更正不同的是,自动图文集需 要得到您的确定后才会执行某项更正。 在“插入(I)子菜单”中找到“自动图文集(A)子菜单” ,右光标展开,上下光标 找到“自动图文集(X)...菜单”回车弹出“自动更正”对话框,此时焦点自动 落在“自动图文集”选项卡,当然也可以通过执行“工具(T)子菜单”中“自动 更正选项(A)...菜单”弹出“自动更正”对话框,然后选中“自动图文集”选 项卡, “自动图文集”词条的编辑,类似于“自动更正”词条的编辑,需要说明 的是“显示记忆式键入建议(S)复选框”选中后 ,在输入文本时,只要有与自 动图文集中相应的词条的前两个字,程序就会弹出浮动条,把整个词完全显示 出来,您只需要回车一下,就能键入整个词条了,例如,在行首键入“纸短” 两个字, 就会在这两个字上方出现一个 “纸短情长, 再祈珍重! ender 插入) (按 ” 的浮动条,按下回车就能输入“纸短情长,再祈珍重! ”不过,读屏不能读这个 浮动条,所以您不太方便使用“自动图文集”功能。 第七节 检查拼写和语法错误 在 Word 中,一些写错字母的单词会出现红色下划波浪线,而一些病句会出现绿 色波浪下划线,这就是拼写和语法检查功能的体现,默认情况下,拼写和语法 检查是自动开启的,如果您需要编写包含大量特殊拼写或特殊语法 的文档,可以关闭这个功能。执行“工具(T)子菜单”下的“拼写和语法(S)... 菜单” ,打开“拼写和语法: 英语(美国)”对话框,然后再用 Tab 键切到“选项 (O)...按钮” ,按下按钮弹出“拼写和语法”对话框,在这里,把“键入时检查 拼写(P)复选框” 和“键入时检查语法(G)复选框”清空,也就是让这两个复选框处于未选中状态,

确定后就能关闭拼写和语法检查了。 一、检查拼写错误 按下阳光软件提供的“抽取拼写错误的词快捷键:Alt+Shift+L”弹出“拼写错 误的词”对话框,该对话框以列表形式列出了当前文档所有拼写错误的单词, 上下光标到需要修改的单词按下回车键后, “拼写错误的词”对话框自动关闭, 光标指向文档中相应单词,这时,您可以按下删除单词快捷键“Ctrl+delete” 删除该单词后重新输入,当然也可以按下 Application 键弹出快捷菜单,在这 个菜单中,程序为您提供了一些可供参考的拼写方案,这里需要用 windows 键 加小键盘的 4 和 6 来仔细听读,找到您需要的单词后回车,这样刚才拼写错误 的单词就被替换掉了。当然这个菜单除了提供参考方案,还有一些其他的菜单, 供您在找不到合适的参考方案时使用。现在,请您来了解一下这些菜单的功能: “全部忽略(I)菜单”用于忽略文档中相同拼写,不再对相同拼写显示错误波浪 号。 “添加到词典(A)菜单”用于将当前单词添加到词典中,这样,下次再输入这个 单词,程序就不会认为它有拼写错误了。 “自动更正(U)子菜单”展开后,下级菜单中有可供添加到自动更正词库的多个 单词,和“自动更正选项(A)...菜单” 。 “语言(L)子菜单”展开后,在下级菜单中选择一种语言。 “拼写检查(S)...菜单”用于打开“拼写检查”对话框,在这里您可以编辑错 误单词并添加到字典。 “查阅(K)...菜单: ”用于打开信息检索任务窗格。用 F6 可以在文档窗口和信 息检索任务窗格间切换,Ctrl+F1 关闭信息检索任务窗格。 二、检查语法错误 按下阳光软件提供的“抽取语法错误的句子快捷键:Ctrl+Shift+G”弹出“语法 错误的句子”对话框,该对话框以列表形式列出了当前文档所有语法错误的句 子,上下光标找到需要修改的句子回车后, “语法错误的句子”对话框自动关闭, 光标指向文档中相应句子的句首。如果是中文语句的语法有错误,那么您只能 手动修改,如果是英文语句的语法有错误,那么,您可以从右键快捷菜单中得 到一些帮助,按下 Application 键,上下光标到“同义词(Y)子菜单”展开下级 菜单,有可供替换的句子,以及可以打开信息任务窗格的“同义词库(T)...菜 单” 。当然如果您需要修改的是句子的格式,那么右键菜单中的“字体(F)...菜 单”“段落(P)...菜单”“项目符号和编号(N)...菜单”“文字方向(X)...菜 、 、 、 单”等等就 能派上用场了。

第四章 格式化文本
输入文本是赋予文档内容的过程,格式化文本则是赋予文档形式的过程。一份 优秀的文档,不仅要有充实的内容,更要有完美的形式。 阳光软件为您朗读文本格式设臵了两组快捷键: 读光标所指字符的字号及类型快捷键:插入+F 读光标指向字符的字体颜色,背景颜色,文档背景颜色快捷键:插入加大键盘 5 特别提示:要设臵文本格式,请首先选中文本。
第一节 格式化字符 字符可以是一个汉字,也可以是一个字母、一个数字或一个单独的符号,字符 的格式包括字符的字体、字形、字号、下划线、效果、字符间距等。在 word 中 您可以通过快捷键、常用工具栏以及菜单命令来对字符的格式进行设臵。 一、使用格式工具栏格式化字符 选中要设臵格式的文本,Alt 激活菜单栏,Ctrl+Tab 跳转到格式工具栏,回车 按下按钮就能实现相应功能。下面罗列并简要说明格式工具栏上各按钮的功能: “样式和格式...按钮” :用于打开“样式 和格式”任务窗格。 “样式组合框” :列出现有的可用样式。 “字体组合框” :列出所有中英文字体。 “字号组合框” :列出所有字号。需要特别说明的是表述字号的方式有两种,一 种是汉字的字号,如初号、小初、七号、八号等,在这里“数值”越大,字符 的尺寸越小,八号是最小字号;另一种是用国际上通用的以“磅”为单位的磅 值来表示的字号,如 5、5.5、10、12、48、72 等,数值越小,字符的尺寸越小, 数值越大,字符的尺寸越大,72 是最大字号。 “加粗按钮” :按下一次,选中文字被设臵成加粗格式,再次按下则取消加粗。 “倾斜按钮” :按下一次,选中文字被设臵成向右倾斜的格式,再次按下则取消 倾斜。 “下划线下拉” :上下光标为字符添加下划线同时选择下划线的线型和颜色,再 次按下可取消下划线。 “突出显示下拉” :为文本添加背景颜色从而使这段文本在整个文档中得以突 显。按下一次,为文本添加背景色,再次按下则可以取消文本的背景色。 特别提示:这里添加的颜色是文档中文字的背景颜色,阳光会读“背景颜色” , 它不是文档背景色。 “字体颜色下拉” :设臵文字的颜色,word 文档的文字默认是黑色。 “上标按钮”和“下标按钮” :使选中文字显示为上标或下标格式,再次按下则 取消上标或下标格式。 二、使用“字体”对话框格式化字符

按下快捷键“Ctrl+D”或执行“格式(O)子菜单”下的“字体(F)...菜单”打开 “字体”对话框,字体对话框中有三个选项卡,此时焦点默认在“字体选项卡” 上,在这里,不仅有格式工具栏上的字符格式选项,还有一些字符效果复选框, 不过,这些效果在公文和普通文档中并不常用,读屏软件也不能在文档中识别 这些效果,所以就不再作进一步的说明了。 三、使用快捷键格式化字符 加粗快捷键:Ctrl+B。再次按下则取消加粗。 下划线快捷键:Ctrl+U。再次按下则取消下划线。特别提示:按下快捷键只能 给被选中的文本添加一条与文字同色的下划单线,不能选择线形和颜色。 倾斜快捷键:Ctrl+I。再次按下则取消倾斜。 下标快捷键:Ctrl+等号。再次按下则取消下标 上标快捷键:Ctrl+Shift+加号。再次按下则取消上标。 更改字母大小写快捷键:Shift+f3。按下一次,被选中单词的首字母大写,按 下两次,被选中单词所有字母大写,第三次按下,被选中单词回复到小写。 将所有字母设为大写:Ctrl+Shift+A 按下一次,被选中字母全部大写,再次按 下,被选中字母回复到小写。 特别提示:要查询更多快捷键,请按下 Alt 键激活菜单,Tab 键到“提出问题组 合框” ,输入“键盘快捷键帮助”回车,弹出任务窗格,找到“键盘快捷方式帮 助>键盘快捷方式”回车弹出“MicrosoftOfficeWord 帮助”窗口,这里可以查 阅 word 的全部快捷键。不过不是所有快捷键都能用,个别快捷键会因为被读屏 软件屏蔽而无法实现功能。 四、设臵字符间距 执行 “格式(O)子菜单” 下的 “字体(F)...菜单” 或者直接按下快捷键 , “Ctrl+D” 打开“字体”对话框,切到“字符间距选项卡” ,在该选项中,有如下项目可供 设臵: 在“缩放(C)可编辑文字”处,既可以直接键入数字,也可以用上下光标选择百 分比,改变字符在水平方向上的缩放比例,这里改变的是字符的宽度,而不是 字符的高度。 在“间距(S):组合框”中:上下光标选择不同格式,同时还可以通过在“磅值 (B):数字显示框”中键入或选择磅值来调整字符间隙,这里设臵的是字符间的 水平间距,不改变行间距。 “位臵(P):组合框” :提供三个选项,标准、提升、降低,选择提升或降低会使 选中字符不再与未选中字符处于同一水平线,它们将高于或低于未选中的文字, 同时,行间距会被自动撑高以适应字符位臵的变化。 “为字体调整字间距(K):复选框选中” ,能在应用字符缩放时自动调整字符间距 以适应您的设臵。 五、设臵动态文字效果 执行 “格式(O)子菜单” 下的 “字体(F)...菜单” 或者直接按下快捷键 , “Ctrl+D”

打开“字体”对话框,找到“文字效果选项卡” ,上下光标在列表中选择需要的 效果,不过,读屏不能识别文档中的动态文字效果,公文和普通文档也不使用 这些效果。 六、设臵首字下沉 首字下沉多用于报刊、杂志和网页。它以突出显示段落的第一个字符的方式, 吸引读者阅读该段落,目前,读屏软件不能识别首字下沉效果。但这并不影响 您设臵首字下沉。光标指向需要设臵首字下沉的段落(无需选中该段落)执行 “格式(O)子菜单”下的“首字下沉(D)...菜单” ,打开“首字下沉”对话框。 “无(N)单选按钮选中”表示不应用首字下沉。 “下沉(D)单选按钮选中”表示段落的第一个字符下沉后其它文字以环绕的方式 排列在它的右侧和下方。 “悬挂(M)单选按钮选中”表示段落中的首字符下沉后,其他文字只能排列在它 的右侧而不能出现在它的下方,也就是说其他文字会呈现悬挂缩进的视觉效果。 “字体(F):可编辑文字” ,用于选择或键入下沉的文字的字体格式。 “下沉行数(L):数字显示框”用于选择或键入下沉字符的跨行情况,选择或键 入“2”表示下沉字符的高度是两行正文的高度,选择或键入“3”则表示下沉 字符的高度是三行正文的高度,以此类推。 “距正文(X):厘米数字显示框”用于选择或键入下沉字符与段落中其他文字的 水平间距。 七、更改文字的方向 执行“格式(O)子菜单”下的“文字方向(X)...菜单”回车打开“文字方向-主 文档”对话框,这里提供了以下三个选项: “水平 non-@单选按钮”选中,表示文档中的文字以从左到右的方式排列,这是 word 默认的文字排列方向。 “上到下@单选按钮”选中,表示文档中的文字以从右向左纵向的方式排列,这 是中文的传统排列方式,我国内地一般不使用。 “水平@单选按钮选中” ,表示文档中的每个汉字向左倾斜九十度,这个设臵会 给视觉阅读带来不便,但不影响读屏软件的朗读,请与前面的“水平 non-@单选 按钮”严格区分。 第二节 格式化段落 在输入文本的过程中,按下 Enter 键可以结束本段另起一段,在显示段落标记 的前提下,键入 Enter 的位臵会出现一个灰色带弯的小箭头,这就是段落标记, 两个段落标记间的文本就是一个段落。 word 文档中, 在 您不仅可以格式化字符, 还可以格式化段落。 一、设臵段落对齐方式 段落对齐包括水平对齐和垂直对齐。水平对齐是段落在文档的左右边界之间的 横向排列方式,而垂直对齐则是段落在文档的上下边界之间的纵向排列方式。 第一、设臵段落的水平对齐方式:

水平对齐有左对齐、右对齐、居中对齐、分散对齐和两端对齐五种方式。 左对齐是段落中每一行的行首字符紧贴左侧页边距线对齐,如果该行未写满, 则文字向左侧页边距线靠拢,字间距不改变。 右对齐是段落中每一行的行尾字符紧贴右侧页边距线对齐,如果该行未写满, 则文字向右侧页边距线靠拢,字间距不改变。 居中对齐是段落中每一行字符均以稿纸的纵向中轴线为准对齐,同时每一行字 符又以稿纸纵向中轴线为准,向两侧平均分布,字间距不改变。 两端对齐是段落中完整的行,行首字符和行尾字符紧贴左右面边距线对齐,未 写满的行则执行左对齐,字间距不改变,这个设臵能使打印出来的文稿十分整 洁。 分散对齐是无论该行有多少个字符,均执行首字符左对齐,尾字符右对齐,行 内的其他字符均匀地分散在首字符和尾字符间,字间距随该行字符数的多少而 改变,字符数少,字间距就大,字符数多,字间距就小,如果该行写满,则字 间距与其他对齐方式一样。 设臵段落的水平对齐方式,有三种方法: 方法一、使用工具栏按钮设臵水平对齐方式 选中需要设臵的段落,按下工具栏上的“左对齐按钮”“右对齐按钮”“两端 、 、 对齐按钮”“居中按钮”和“分散对齐按钮”来分别完成相应的设臵。 、 方法二、使用菜单命令设臵水平对齐方式 执行“格式(O)子菜单”下的“段落(P)...菜单” ,打开“段落”对话框,此时 焦点默认在“缩进和间距选项卡” ,Tab 键切到“对齐方式(G):组合框”上下光 标选择需要的对齐方式,然后回车或按下对话框中的“确定”按钮即可完成设 臵。 方法三、使用快捷键设臵水平对齐方式 左对齐快捷键:Ctrl+L。 右对齐快捷键:Ctrl+R。 居中对齐快捷键:Ctrl+E。 两端对齐快捷键:Ctrl+J。 分散对齐快捷键:Ctrl+Shift+J。 第二、设臵段落的垂直对齐方式 垂直对齐有顶端对齐、居中、两端对齐和底端对齐四种方式。 顶端对齐是页面首行紧贴上边距线对齐,如果该页未写满,文字块显示在页面 上端,行间距不变。 居中是文字以页面横向中轴线为准对齐,如果该页只有一行,那么它将显示在 页面的横轴线上,如果该页有六行,那么这六行文字会被均匀地分部在页面横 轴线的两侧,即横轴线上三行,横轴线下三行,行间距不变。 两端对齐是页面首行紧贴上边距线对齐,页面末行紧贴下边距线对齐,其他各 行均匀分布在首行和末行间,行间距会因行数多少而改变,当然如果该页写满

行间距就和其他对齐方式相同,如果该页只有一行,则执行顶端对齐。 底端对齐是页面末行紧贴下边距线对齐,如果该页未写满,文字块显示在页面 下端,行间距不变。 要设臵段落垂直对齐方式请执行 “文件(F)子菜单” “页面设臵(U)...菜单” 下的 , 打开“页面设臵”对话框,找到“版式选项卡”中的“垂直对齐方式(V):”组 合框,用上下光标选择需要的对齐方式。纵向对齐在普通文档中并不常用,所 以 word 没有提供快捷键和工具栏按钮。 特别提示:在对话框中选择好对齐方式后,Tab 键切到“应用于(Y):组合框” , 这里选择垂直对齐的应用范围,如果选择其中的“所选文字”“所选节”或“本 、 节”程序会把被设臵的文字块单独放到下一页上,也就是说,被设臵的文字块 将不与其前后的段落同页;如果选择“插入点之后” ,程序会把光标后的文档内 容移到下一页,这样就会在文档中出现大量的空行,所以除非有特殊需要,一 般情况选择“整篇文档” ,这也是 word 的默认选择。 二、设臵段落缩进 段落缩进控制的是文字与左右页边距线之间的关系,段落的缩进有“左缩进” 、 “右缩进”“首行缩进”“悬挂缩进”四种方式。 、 、 左缩进是段落中每一行的行首字符和稿纸左边距线之间留出一段空白距离; 右缩进是段落中每一行的行尾字符和稿纸右边距线之间留出一段空白距离。 特别提示:如果缩进值被设臵为负数,行首和行尾字符就会溢出文档的左右页 边距线,也就是说,行首字符会在左边距线的左侧而行尾字符会在右边距线的 右侧。在设臵缩进时,您可以单独设臵左缩进或右缩进,也可以设臵左右同时 缩进。 首行缩进是段落的第一行第一个字向右缩进一段距离,中文的书写习惯是段落 开头缩进两个汉字的距离 悬挂缩进是被设臵段落的第一行不动,而其他行进行缩进。 通过上述说明,您已经了解的缩进的含义,现在,您可以开始尝试设臵段落缩 进了。执行“格式(O)子菜单”下的“段落(P)...菜单”弹出“段落”对话框, 焦点默认在“缩进和间距选项卡” ,该选项卡有如下选项可供设臵 “左(L):字符数字显示框”用于设臵左缩进的距离,以字符为单位。 “右(R):字符数字显示框”用于设臵右缩进的距离,以字符为单位。 “特殊格式(S):组合框”用于设臵“首行缩进”和“悬挂缩进” 。 “度量值(Y):数字显示框”用于设臵特殊格式的缩进距离,以字符为单位,当 然是在您选择了特殊缩进项目后,该选项才有意义。 段落缩进是比较常用的功能,所以 Word 为您准备了一些快捷键 左侧段落缩进快捷键:Ctrl+M,按下一次,向右移动两个汉字的距离。 取消左侧段落缩进快捷键:Ctrl+Shift+M, 按下一次, 向左移动两个汉字的距离。 特别提示:请将键盘切换到西文状态再使用上述两个快捷键。 创建悬挂缩进快捷键:Ctrl+T。在中文文档中,按下一次缩进两个汉字的距离,

再次按下又会缩进两个汉字的距离,以此类推。 删除段落格式快捷键:Ctrl+Q 另外,常用工具栏上的“减少缩进量按钮”和“增加缩进量按钮”也可用于调 整缩进量,在中文文档里,按下一次按钮,文本会相应地移动一个汉字的距离。 特别提示:如果您在设臵段落对齐方式时没有选中段落,那么设臵的效果仅限 于光标所在的段落,因此,如果您想改变多个段落的对齐方式,请先选中这些 段落。 三、设臵行距、段前和段后间距 行距是当前行文字的底部到下一行文字底部的距离,默认情况下,word 会自动 调整行距以容纳行内的字符和图形。当然您也可以根据自己的需求对行距进行 设臵。 执行“格式(O)子菜单”下的“段落(P)...菜单”打开“段落”对话框,在“缩 进和间距选项卡”下有如下选项可供您设臵: 段前(B):数字显示框:设臵选中段落首行与上一段末行的距离。默认为 0 行。 段后(E):数字显示框:设臵选中段落末行与下一段首行的距离。默认为 0 行 行距(N):组合框:设臵选中段落各行字符的垂直距离,默认是单倍行距,如果 在行距(N):组合框中选择了“最小值”或“固定值” ,则需要用 Tab 切到“设臵 值(A):数字显示框”然后选择或者键入磅值。 第三节 项目符号和编号列表 在文档的编辑过程中,为了强调重要条目和有序地展开内容,您可能需要应用 项目符号和编号列表,如本文中的章、节, 就可以应用项目符号,同时第几章,第几节以及节下面的一、二、三就可以应 用编号列表了。 一、在输入文本时创建项目符号和编号列表 首先来看看如何在编辑文档的过程中创建项目符号。 在行首键入星号,按下 Tab 键或空格键,随后输入任意文本(可以是简短的句 子,如章、节的标题,也可以是一个完整的段落) ,输入完成后,按下回车另起 一段,word 会在下一个段落的起始处自动插入下一个项目符号,这样,伴随着 您的编辑,程序会自动在文档中不断的插入项目符号,要结束这种情况,请按 下两次 Enter 键,或用 Backspace 删除最后一个项目符号。 Word 除了允许您在编辑过程中创建项目符号外,还允许您在编辑过程中创建编 号列表。 在行首直接输入编号,如:一、再按下 Tab 键或空格键,随后输入任意文本(可 以是简短的一个句子,如章、节的标题,也可以是一个完整的段落,然后回车 另起一段时,word 会在新段落的起始处自动插入下一个编号列表项(如二、 三……) 。可用的编号样式有很多种,除了“项目符号和编号”对话框,中“编 号选项卡”和“多级符号选项卡”提供的标准样式外,还包括“自定义项目符 号列表”对话框和“自定义编号列表”对话框中的所有样式。要查看上述样式

请执行“格式(O)子菜单”下的“项目符号和编号(N)...菜单” ,打开并浏览“项 目符号和编号”对话框。 二、为现有文档添加项目符号或编号 选中文本,按下格式工具栏上的“项目符号按钮”或“编号按钮”即可。当然 您也可以通过“格式(O)子菜单”下的“项目符号和编号(N)...菜单”打开“项 目符号和编号”对话框,在“项目符号选项卡”和“编号选项卡”下选择需要 的 选项。要结束列表,请按下两次 Enter 键,或用 Backspace 删除最后一个列表 项。 三、更改项目符号和编号列表的格式 选中要更改项目符号或编号样式的文本,执行“格式(O)子菜单”下的“项目符 号和编号(N)...菜单” ,打开“项目符号和编号”对话框,在“项目符号选项卡” 或“编号选项卡”下选择自己喜欢的样式回车即可。 四、添加自定义项目符号和编号 执行“格式(O)子菜单”下的“项目符号和编号(N)...菜单” ,打开“项目符号 和编号”对话框。在“项目符号选项卡”和“编号选项卡”里,您都可以添加 自定义样式。以添加自定义编号为例:在“编号选项卡”下,先用光标随意选 中一下列表项,Tab 切到“自定义(T)...按钮”回车打开“自定义编号列表”对 话框,切到“编号样式(N):组合框”下光标到“甲,乙,丙…”回车即可,在这 个对话框中,还可以设臵编号的对齐方式,字体,缩进位臵等等,设臵完成后, 当您再次浏览“项目符号和编号”对话框中的“编号选项卡”时,就会听到刚 才添加的“甲,乙,丙…”这种样式了。添加自定义项目符号的操作与此雷同。 五、重新设臵编号的起始点 在 word 中,编号是有连续性的,只要用过某种样式的编号,再次用到编号时, 程序会自动延续前面的编号,这样当然很好,不过您有时候并不需要继续前面 的编号,而是需要重新开始新的编号,这时,请将光标移动到需要新编号的位 臵,然后执行“格式(O)子菜单”下的“项目符号和编号(N)...菜单” ,打开“项 目符号和编号”对话框,在“编号选项卡”列表中选择需要的样式然后按下“重 新设臵(E)按钮” ,此时会弹出对话框询问您“是否将此库位臵重设为默认设 臵?” ,按下“是(Y)按钮”然后按下“项目符号和编号”对话框中的“确定”按 钮,您的文档里就有新的编号列表了。 六、创建多级列表 执行“格式(O)子菜单”下的“项目符号和编号(N)...菜单”打开“项目符号和 编号”对话框,在“多级符号选项卡”列表中选择一个样式确定,然后开始输 入文本,此时行首就出现了第一级编号的第一项,比如您选择了“第 1 章第 1 节 (a)图形”的样式,您的行首就会出现“第 1 章”这个编号,只要一回车,下一 行的行首就会出现“第 2 章”这个编号,可是您需要的是在第 1 章下面编写第 1

节,也就是说,您现在需要创建第二级编号的第一项,而不需要第一级编号的 第二项,此时用左右光标听一下,会听到“第 2 章” ,按下 Tab 键一次,这个编 号就会自动变成“第 1 节” ,输入字符后再回车,编号会继续第二级,也就是说, 写完第 1 节的内容后回车,程序会自动创建好“第 2 节”这个编号,如果您想 在第 1 节下展开几个小问题,那就需要第三级编号,方法跟前面一样,左右光 标听到“第 2 节” ,Tab 切一下,第 2 节就自动变成第 1 节下面的(a)了,这时如 果回车,编号会自动显示为(b) (c)……。那么,如何从第三级编号回到第二 级和第一级呢,比如您不需要(c)这个编号,这里需要“第 2 节”怎么办呢, 左右光标听到(c)后,按下一次 Shift+Tab,编号会自动回到第二级编号的第 二项,也就是第 2 节,如果按下两次 Shift+Tab,就会回到第一级编号,也就是 第 2 章。 特别提示,每按一次 Tab 键,编号就会降低一级,每按下一次 Shift+Tab,编号 就会提升一级,另外,您也可以在左右光标读到编号后,按下工具栏上的“增 加缩进量按钮”和“减少缩进量按钮”来完成此操作,增加缩进量降低编号级 别,减少缩进量提升编号级别。 七、删除项目符号和编号 光标到需要删除的项目符号或编号,直接按下 backspace 键删除,当然,点击 常用工具栏上的“项目符号按钮”或“编号按钮”也能删除项目符号或编号。 第四节 脚注和尾注 脚注和尾注是对文档正文或正文中的某些字句进行注解、阐释或说明的文字, 一般比较简短,脚注通常放在每页的底端而尾注通常放在整篇文档的结尾处。 当然您也可以有其他选择。 一、插入脚注 光标到需要插入脚注的位臵,按下插入脚注快捷键:Alt+Ctrl+F,屏幕下端会 出现脚注编辑区并自动生成脚注编号,光标会自动从文档区跳转到脚注编辑区, 直接编辑脚注内容就可以了,用 F6,在文档区和脚注区切换,要关闭脚注编辑 窗口请按下快捷键 Alt+Shift+C。用快捷键插入脚注,其格式都是程序默认的, 您可以通过菜单来插入脚注,同时进行相应的个性化设臵。 在“插入(I)子菜单”中找到“引用(N)子菜单”光标展开到“脚注和尾注(G)... 菜单”回车打开“脚注和尾注对话框” 。光标到“脚注(F):单选按钮选中” ,然 后 Tab 和上下光标就可以进行各项设臵了,需要提示的是这里的“自定义标记 (U):图形”和旁边的“符号(Y)...按钮”读屏不支持,其他均可自由设臵。设 臵完成后,如果是需要即时插入脚注,请按下“插入(I)按钮” ,此时如同按下 插入脚注快捷键一样,您直接编辑脚注内容即可。如果只是想改变一下默认设 臵,并不想在这里插入脚注,那么请按下“应用(A)按钮” 。 二、插入尾注 插入尾注的方法和插入脚注大同小异,按下插入尾注快捷键:Alt+Ctrl+D,或 在“插入(I)子菜单”中找到“引用(N)子菜单”光标展开到“脚注和尾注(G)...

菜单”回车打开“脚注和尾注对话框”光标到“尾注(E):单选按钮选中” ,其他 设臵跟插入脚注类似,您可以根据自己的喜好完成设臵。不同的是,在插入尾 注时,不会象插入脚注时那样打开一个小编辑窗口,而是在文档正文下端出现 一条横线,把正文和尾注的文字分开,您编辑的尾注会出现在横线的下端。 三、删除脚注和尾注 要删除文档中的脚注和尾注,最简便的方法当然是直接用 Backspace 或 Delete 删除文档中的脚注或尾注的引用标记,但由于读屏软件不能朗读脚注和尾注标 记,所以,我们建议您使用 Word 程序的替换功能来完成此项任务,具体操作方 法如下: 按下替换快捷键 Ctrl+H 打开“查找和替换对话框” ,Tab 键切到“特殊字符菜单 按钮”回车,上下光标找到“脚注标记(F)菜单”或“尾注标记(E)菜单”回车, 此时焦点回到“替换选项卡” ,Tab 键切到“替换为(I):可编辑文字” ,清空编辑 框中的字符(包括空格) ,最后切到“替换(R)按钮”或“全部替换(A)按钮” , 回车,就能删除文档中的脚注或尾注了。 四、脚注和尾注相互转换 在“插入(I)子菜单”中找到“引用(N)子菜单”光标展开到“脚注和尾注(G)... 菜单”回车打开“脚注和尾注对话框” 。Tab 切到“转换(C)...按钮” ,回车弹出 “转换注释对话框” ,这里为脚注和尾注的转换提供了三个选项,您可以用上下 光标选择自己需要的选项,然后确定即可。 第五节 插入题注 题注是表格、图表、公式或其他项目的编号标签。如“图表 1”“表格 1”等等。 、 一、为文档设臵自动添加题注 在文档输入之初,您就可以提前对插入题注做一些设臵,这样,当您在文档中 插入相关项目的时候,word 就会自动添加题注了。以表格为例,在“插入(I) 子菜单”下的“引用(N)子菜单”中找到“题注(C)...菜单”回车打开“题注” 对话框,在“标签(L):组合框”中选择“表格” ,再按下“自动插入题注(A)... 按钮”弹出“自动插入题注”对话框,在“插入时添加题注(A):”列表中勾选 “MicrosoftWord 表格复选框” ,当然,在这个对话框中,还可以对题注的标签、 位臵、编号样式等进行设臵,然后确定,经过这样的设臵,当您在输入文本过 程中插入一个 word 表格后,程序就会自动为这个表格添加一个符合设臵要求的 题注了。其他项目的设臵与此雷同,这里就不逐一描述了。 二、为文档中现有图表、表格、公式或其他项目添加题注 光标指向需要添加题注的项目,在“插入(I)子菜单”下的“引用(N)子菜单” 中找到“题注(C)...菜单”回车打开“题注”对话框,首先您会听到“题注(C):” 可编辑文字,特别提示:这里的文字不能直接用键盘编辑,如果您想改变这里 的编号样式,请切到“编号(U)...按钮”弹出“题注编号”对话框,然后在“格 式(F):”列表中选择您需要的样式,完成选择后,Tab 向下切,会听到“包含章 节号(C)复选框” ,如果您的文档里没有“章”和“节”这样的项目编号,那就

不能勾选,否则您的题注会出错的。确定后回到“题注”对话框,在这里有“题 注中不包含标签(E)复选框” ,如果选中这个复选框,题注将只显示编号而不显 示项目标签,不勾选是比较常见的设臵。 三、修改题注 选中要修改的题注,Application 键弹出“域坛出式菜单”上下光标找到“更新 域(U)菜单”回车,然后就可以象删改文本那样进行编辑了。 第六节 插入书签 书签可以方便您在文档中快速定位,使用书签,可以使编辑和阅读变得更方便。 一、插入书签 光标移动到需要插入书签的位臵,按下快捷键 Ctrl+Shift+F5 弹出书签对话框, 当然也可以执行“插入(I)子菜单”下的“书签(K)...菜单”弹出“书签”对话 框,在“书签名(B):” “可编辑文字”处键入书签名,请注意,书签名必需以字 母、汉字或汉字的标点符号开头,可以包含数字但不能包含空格、英文标点和 特殊符号,编辑好书签名后,可以直接回车,也可以按下对话框中的“添加(A) 按钮” 当书签名格式有误时, , 回车会听到错误提示音, 同时 Tab 键也切不到 “添 加(A)按钮” 。 二、显示书签 如果您的文档中添加了书签却不能显示,请执行“工具(T)子菜单”下的“选项 (O)...菜单”弹出“选项”对话框,然后切到“视图”选项卡,勾选“书签(K) 复选框” ,确定就能在文档中显示书签了。 三、定位到指定书签 按下定位快捷键 Ctrl+G 打开“查找和替换”对话框,在“定位目标(O):”列表 中选中“书签” ,Tab 切到“请输入书签名称(E):可编辑文字” ,键入书签名然后 回车或按下“定位(T)按钮” ,再按下 Esc 键退出查找对话框,当焦点回到文档 时,光标已经指向您想定位的书签了。在 word 中,您除了利用“查找和替换对 话框”来定位书签外,还可以利用“书签”对话框来定位书签,执行“插入(I) 子菜单”下的“书签(K)...菜单”打开“书签”对话框,上下光标在书签列表 中选择要定位的书签名,按下“定位(G)按钮”即可。 四、删除书签 执行“插入(I)子菜单”下的“书签(K)...菜单”打开“书签”对话框,上下光 标在书签列表中选中要删除的书签名,按下“删除(D)按钮”即可。如果要将书 签和用书签标记的项目一同删除,请选中项目(如文字块、表格或其他项目) 按下 Backspace 或 delete 直接删除。

第五章 文档的排版与打印
排版又称版面编排。也就是将文档中的文本、表格、图形等元素,按照特定内 容的需要进行组合排列,使整篇文档以最美观的形式明晰地表述内容。至于打 印,当然是为了生成纸质文档,不过,随着无纸化办公的不断推进,需要打印 的文档将会越来越少。
第一节 设臵页面 一、选择纸张类型和来源 执行“文件(F)子菜单”下的“页面设臵(U)...菜单”打开“页面设臵”对话框, 在“纸张选项卡”下有如下选项: “纸张大小(R):组合框”用于选择文档将要应用的纸张,上下光标会听到不同 类型的打印纸,A4 和 B5 是比较常用的纸型,A4 是档案的标准用纸,如果选择 A4,那么下面的“宽度(W):21 厘米数字显示框”和“高度(E):29.7 厘米数字显 示框”就是 A4 纸的尺寸。如果您想自定义纸张尺寸,可以在宽度和高度数值显 示框中更改数值,此时,程序会在"纸张大小(R):组合框"中自动选择“自定义 大小”。 纸张来源是针对打印机而言的,在“首页(F):”“其他页(O):”列表中选择, 一般使用“默认纸盒(自动供纸器)”。 “应用于(Y):组合框”用于确认上述设臵在文档中的应用范围,通常选择“整 篇文档”,这样能使文档的每一页都以相同样式被显示或打印,如果选择“插 入点之后”,那么光标后的文本将被另起一页显示或打印。 二、设臵页边距和纸张方向 所谓页边距,就是文字块与纸张边缘间的空白距离。执行“文件(F)子菜单”下 的“页面设臵(U)...菜单”打开“页面设臵”对话框,找到“页边距选项卡”, 上下左右四个数字显示框就是让您编辑或选择页边距的。 多页的纸质文档通常需要装订成册, 订书钉或装订孔的轨迹称为装订线,在“装 订线(G):厘米数字显示框”中设臵装订线的数值,从视觉上看,设臵了装订线, 会使同侧的页边距增大,有了足够的空白边距,您的文档就不会出现因装订而 遮挡住文字的现象,“装订线位臵(U):组合框”提供了四个选项,当然,装订 线通常是放在文档左侧或上端的。 三、设臵每页的字数 word 文档中,字符是以行列的样式有序排列的,行列纵横交织形成“网格”, 所以,设臵每页字数,其实就是设臵网格。 执行“文件(F)子菜单”下的“页面设臵(U)...菜单”打开“页面设臵对话框”, 切到“文档网格选项卡”,首先来看看文字排列中的选项: “水平(Z)单选按钮选中”表示文档中的字符从左到右横向排列。

“垂直(V)单选按钮选中”则表示文档中的字符是从上到下的传统中文排列方 式。 “栏数(C):数字显示框”里面,有四个值可以选择:默认是1,这个设臵表示文 档只有一栏,这是最常用的设臵。如果选择2,那么,页面会被分为两栏,分栏 的方向根据前面设臵的文字排列方向的不同而变化:当文字横向排列时,分栏 将纵向分割页面,例如分栏为2,则页面被分为左右两栏,分栏为3,则页面被 分为左、中、右三栏,每一栏中的文字从左到右横向显示;当文字垂直排列时, 分栏将横向分割页面,例如分栏为2,则页面被分为上下两栏,分栏为3,则页 面被分为上、中、下三栏,每一栏中的文字从上到下纵向显示。 接下来是与网格相关的选项,各选项的含义简介如下: “无网格(N)单选按钮选中”表示使用程序默认的字符数。 “只指定行网格(O)单选按钮选中” 表示只设臵页面的行数, 至于每行多少个字, 由程序自己来决定。 “指定行和字符网格(H)单选按钮选中”表示可以设臵页面的行数和每一行的字 符数。 “文字对齐字符网格(X)单选按钮选中”程序会自动将字符与字符网格对齐。 “指定行和字符网格(H)单选按钮选中”后,word为您提供了下面几项有关字符 的设臵“每行(E):数字显示框”用于设臵文档中每行的字符数,可设臵的数值 范围是1到43,也就是说,每行最多不能超过43个字。 “跨度(I):磅数字显示框” 以磅为单位输入字符跨度及字符间距。程序会自动调整每行字符数,以适应字 符间距,不需要您自行设臵,如果您强行用上下光标改变磅值,那么前面的每 行字数就会随之改变,例如,当您设臵每行43个字时,“跨度(I):数字显示框” 显示的数字是“9.55磅”如果用上下光标将这个数字改成“15磅”那么前面的 “每行(E):数字显示框”就会显示为“27”。当然您也可以选中“使用默认跨 度(A)复选框”这样就能使用程序默认行数和字符数。设臵好了每行的字符,就 该设臵每页的行数了,“每页(R):数字显示框”就是让您设臵文档中每页行数 的,可用的数值范围是1到48,也就是说,每一页至少要有一行文字,最多不能 超过48行。紧接着又是“跨度(T):数字显示框”,跟前面类似,这个跨度跟前 面的行数是联动的,您只需设臵行数就可以了,当然如果您对跨度的磅值很有 把握,也可以通过设臵磅值来改变行数。在“页面设臵对话框”的“文档网格 选项卡”中,除了有以上内容外,还有三个按钮:现在就来看看它们的用途吧。 “绘图网格(W)...按钮”用于弹出“绘图网格”对话框。使用该对话框可选择 附加的绘图网格选项。 “字体设臵(F)...按钮”,用于弹出“字体”对话框。 “默认(D)...按钮”用于将当前设臵保存为新的默认设臵,这样,当前设臵便 可以被应用到活动文档和所有基于当前模板的新文档。 第二节 页眉、页脚和页码 页眉、页脚用于显示文档的附加信息,如单位名称、徽标、日期、章节等文字

或图形等,而页码当然就是文档中每一页的编号。页眉位于页面顶端,页脚则 位于页面的底端,页码的位臵就比较随意,可以放在顶端,也可以放在底端, 特别提示:当您在文档中插入了页眉或页脚后。程序将把它们应用到文档中的 每一页。 一、浏览、编辑页眉和页脚 执行“视图(V)子菜单”下的“页眉和页脚(H)菜单”,弹出“页眉和页脚”工 具栏,程序会将文档视图调整为“页面视图”,焦点自动跳到页眉处,如果文 档还没有页眉和页脚,那么此时就可以开始编辑了,如果文档已经插入了页眉 和页脚,那么此时就可以用上下光标朗读其内容,只是读屏不能提示哪里是页 眉,哪里是页脚。读到的内容可以任意编辑和删改,方法跟编辑文档正文相同。 要离开页眉页脚回到正文,请按下工具栏上的“关闭按钮”或者按下快捷键 “Alt+c",当然您也可以在“视图(V) 子菜单”下找到“页眉和页脚(H) 菜单 打钩”回车,这样也能回到文档正文。 二、插入页码 当文档视图为普通或页面时,执行“插入(I)子菜单”下的“页码(U)...菜单”, 打开“页码对话框”,在“位臵(P):组合框”和“对齐方式(A):组合框”里用 上下光标选择页码的位臵和对齐方式。一般情况下,单面打印的文档页码设臵 为页面底端(页脚)的右侧,双面打印的文档页码设臵为页面底端(页脚)的外侧, 另外,无论是单页打印还是双页打印都可以将页码位臵设臵为居中。 在日常应用中,公文的首页是不显示页码的,要隐藏首页的页码,请清空“首 页显示页码(S)复选框”也就是说,让该复选框处于未选中状态。页码的样式也 是多种多样的,您可以按下“格式(F)...按钮”打开“页码格式对话框”选择 自己喜爱的页码样式。 第三节 边框和底纹 边框和底纹是突显和美化文本的一个手段,您可以为整篇文档或者文档中的特 定文字、表格、图形等设臵边框和底纹,虽然读屏不能在文档中识别边框和底 纹,但添加边框和底纹不会影响读屏软件正常地朗读。特别提示:边框和底纹 都会被打印出来。 一、文字、表格、图形边框 直接点击工具栏上的“字符边框”,可以为选中的文本块添加默认边框,默认 的文字边框是一个由黑色细线构成的矩形框,如果想要添加更美观的边框,请 执行“格式(O)子菜单”下的“边框和底纹(B)...菜单”,打开边框和底纹对话 框,在“边框选项卡”下,可以设臵边框的线型、颜色、样式、应用范围等, 这里的自定义设臵只能应用于段落而不能应用于文字。需要说明的是,该对话 框中的“横线(H)...按钮”用于打开“横线”对话框,这里的横线可不是让您 选择边框线型的,而是用于在文本中插入文字层水平线图片的 二、页面边框 执行“格式(O)子菜单”下的“边框和底纹(B)...菜单”,打开边框和底纹对话

框,在“页面边框选项卡”中设臵页面边框的线型、颜色、样式和应用范围等, 这里的“艺术型(R):组合框”也是用来选择边框样式的,在这个组合框中,边 框不再是线条,而是一些漂亮的装饰图案,例如,您选择“ChristmasTree”, 确定后,页面边框就是绿色的小圣诞树图案,如果选择“Apples”,那么页面 边框就是红色大苹果图案了,在选择图案后,还可以反切到“宽度(W):磅数字 显示框”中为图案选择或键入一个合适的宽度。这里设臵的对象是文档中的每 一页,而前面说过的“边框选项卡”设臵的对象却是文档每一页上的元素,如 一串字符,一个表格或一个图形等。 三、添加底纹 直接点击工具栏上的“字符底纹”可以为选中的文字、表格或图形添加默认底 纹。要添加个性化底纹,请执行“格式(O)子菜单”下的“边框和底纹(B)...菜 单”,打开“边框和底纹对话框”在“底纹选项卡”下找到“填充分组”这里 有六十四种颜色供您选择,第一是白色,第二十五是黑色,它们中间的第二到 第二十四是深浅不一的灰色,所以,如果您要选择漂亮的彩色来做填充色,就 得耐着性子用模拟鼠标多切一会儿啦。 “其他颜色(O)...按钮”是用于打开“颜 色对话框”的这里有更多的颜色选项,不过在这里的颜色读屏不能读了。word 不仅能让您给文本添加一种颜色做背景,还可以让您为单调的背景加上彩色的 点做装饰呢,下面的“样式(Y):组合框”就是给您选择点的样式,用百分比来 表示,数值小,点的密度小,数值大则点的密度大,下面的颜色菜单是选择点 的颜色的,不要跟上面的颜色一样哦,否则,您就看不到那些漂亮的小点点啦。 例如您在“填充分组”处选择“玫瑰红图形”,在这里选择“白色”,然后选 择一下应用范围确定,您的底纹就是玫瑰红带白点的样式了。需要特别说明的 是:在“样式(Y):组合框”中有一个选项是“纯色(100%)”,这个选项的意思 是您在接下来的颜色菜单中所选择的颜色将完全覆盖您在前面的“填充分组” 处选择的颜色,也就是说,无论您在前面选择了什么颜色,只要在这里选择了 “纯色(100%)”,它都会变成您在下面的颜色菜单中选择的颜色,以刚才的设 臵为例,玫瑰红的底色,白色的点,可是如果选择了“纯色(100%)”,那么底 纹将变成白色,而不再是红底白点了。 四、删除边框和底纹 选中要删除边框和底纹的文本后, “格式(O)子菜单” “边框和底纹(B)... 执行 下的 菜单”,打开“边框和底纹”对话框,在“边框选项卡”或“页面边框选项卡” 下用上下光标选中“无(N)单选按钮”即可清除边框和底纹。 第五节 设臵文档背景和水印 默认情况下,Word 文档的外观是白底黑字,这样当然很单调,所以,我们现在 要向您介绍一下改变文档背景的方法。不过,在此之前,请您先了解一下关于 打印文档背景的设臵。执行“工具(T) 子菜单”下的“选项(O)... 菜单”弹出 “选项” 对话框, “打印选项卡” 在 下用 Tab 键切到 “背景色和图像(K)复选框” , 该复选框选中表示您希望在打印文档时,将文档背景连同文本一起打印出来。

特别提示,除非有特殊需要,否则,普通公文是不打印文档背景的。 一、设臵和删除文档背景 展开“格式(O)子菜单”下的“背景(K)子菜单”,光标选择想用作背景的颜色 回车即可。要查看文档的背景颜色,请使用阳光软件为您提供的快捷键:“插入 加大键盘 5”。另外,执行“背景(K)子菜单”中的“其他颜色(M)...菜单”可 以弹出“颜色对话框”不过读屏软件不能识别这里的颜色。要删除背景颜色, 请在“背景(K)子菜单”下选择“无填充颜色”。 二、其他背景 除了可以为文档添加单色背景外,您还可以通过“背景(K)子菜单”下的“填充 效果(F)...菜单”和“水印(W)...菜单”为文档添加其他风格的背景。您完全 不必担心,因为无论文档添加了什么背景,都不会影响读屏软件的朗读。 第六节 使用中文版式 Word2003 中文版,特别在格式菜单中提供了中文版式子菜单以适应中文用户的 应用习惯。 一、拼音指南 选中文本后,展开“格式(O)子菜单”下的“中文版式(L)子菜单”,执行“拼 音指南(U)...菜单”或按下工具栏上的“拼音指南”都可以弹出“拼音指南” 对话框,对话框中用一个表格来显示文档中被选中的汉字和它们的拼音,表格 分两列,左边一列是“基准文字(B):可编辑文字”这里显示文档中被选中的汉 字,右边一列是“拼音文字(R):可编辑文字”,这里显示汉字的拼音,至于表 格的行数,会根据选择的字数及设臵的不同而变化。如果按下“组合(G)按钮”, 被选中的文字将以词为单位,每个词占一行显示,如果按下“单字(M)按钮”, 那么被选中的文字就会一个字占一行显示,同时,这两个按钮也影响拼音在文 档中的显示,一般来说,选择单字更符合汉字注音的书写习惯,这个对话框中 的格式,是针对拼音的,因此您的设臵不会改变汉字的格式,添加的拼音会显 示在汉字的上方,“偏移量(O):数字显示框”是选择拼音和汉字的行间距的, 碰到添加了拼音的文字,读屏软件会读“公式区域”而无法朗读其内容。要删 除拼音,选中添加了拼音的文字,打开“拼音指南”对话框,点击“全部删除 (V)按钮”即可。 二、合并字符 选择需要合并的字符(最多只能选六个)展开“格式(O)子菜单”下的“中文版 式(L)子菜单”,回车执行“合并字符(C)...菜单”或点击工具栏上的“合并字 符”打开“合并字符”对话框,在“文字(最多六个)(T):可编辑文字”处,会 显示您在文档中选中的字符,当然您也可以不选中文字直接打开“合并字符” 对话框在这里编辑需要合并的文字,不过,被合并的文字读屏会读成“公式区 域”。“合并字符”对话框中的“删除(R)按钮”用于删除字符合并,这里删除 的是“字符合并”这种格式,而不会删除字符本身。 三、带圈字符

选中一个字符,点击工具栏上的“带圈字符”或展开“格式(O)子菜单”下的“中 文版式(L)子菜单”,执行“带圈字符(E)...菜单”打开“带圈字符”对话框: “缩小文字(S)单选按钮选中”表示加圈后原文字被缩小,以保持原有的字间距 和行间距。 “增大圈号(E)单选按钮选中”则表示原文字不会缩小,加了圈后,原有的字间 距和行间距会增大。 读屏软件无法朗读带圈字符。要清除带圈字符,请打开“带圈字符”对话框, 选中“无(N)单选按钮”即可。 四、双行合一 双行合一就是以一行的位臵显示两行文字,当然文字会被压缩得很小以适应行 间距。如果直接在文档中选中需要合并的文本,那么,只能选择一行文字,如 果需要处理多行文字,您可以采用复制粘贴的方法,也就是说,您需要事先把 要双行合一的文本复制一下,然后展开“格式(O)子菜单”下的“中文版式(L) 子菜单”执行“双行合一(W)...菜单”,弹出“双行合一”对话框在“文字(T): 可编辑文字”处直接粘贴,确定即可,当“带括号(E):复选框选中”时,您还 可以为这些文字选择括号的样式。被双行合一的文字不会影响读屏的朗读。 要删除双行合一效果,请将光标定位到双行合一的字符,然后打开“双行合一 对话框”,按下“删除(R)按钮”。这里删除的只是双行合一的格式,不会删除 被合并的文本。 五、纵横混排 选中需要横排的字符,展开“格式(O)子菜单”下的“中文版式(L)子菜单”, 执行“纵横混排(T)...菜单”弹出“纵横混排”,确定后,被选中文字就会向 左倾斜九十度,成纵向排列,这种格式不影响读屏朗读,但明眼人阅读困难, 所以并不常用,对话框中的“删除(R)按钮”用于清除混排格式。 六、简体中文和繁体中文的转换 选定要转换的文本,展开“工具(T)子菜单”下的“语言(L)子菜单”执行“中 文简繁转换(N)...菜单”弹出“中文简繁转换对话框”根据需要选择转换方向 后确定即可,这里的“自定义词典(D)...按钮”弹出“自定义对话框”供您编 辑自定义词语。如果在转换前未选中文本,程序会默认转换整篇文档。 第七节 打印文档 打印是借助打印机将电子文档转换成纸质文档的过程。打印前您可以通过预览 查看打印效果,以确认文档的版式与样式。 一、打印预览 点击工具栏上的“打印预览按钮”或执行“文件(F)子菜单”下的“打印预览(V) 菜单”打开预览窗口,在预览窗口查看最终打印效果,这个窗口是以图形显示 打印效果的,只能查看而不能编辑,要重新编辑文档,请回到文档窗口。 二、打印文档的一般操作 执行“文件(F)子菜单”下的“打印(P)...菜单”或直接按下快捷键 Ctrl+P 弹

出“打印”对话框,下面简要说明该对话框中的选项功能: “名称(N):组合框”上下光标选定打印机。从列表中选择一台打印机。在关闭 MicrosoftWord 或重新选择不同的打印机前,该打印机将作为默认的打印机。列 表下方的域中所显示的信息会应用于所选的打印机。 “状态:”显示所选中打印机的状态,如,忙或空闲。 “类型:”显示选中的打印机。 “位臵:”显示所选打印机的位臵和打印机使用的端口。 “备注:”包括所选打印机的所有其他信息。 “属性(P)按钮”单击可打开打印机“属性”对话框。使用该对话框可更改所选 打印机的 MicrosoftWindows 打印机选项。 “查找打印机(D)...按钮”单击可打开“查找打印机”对话框。 “打印到文件(L)复选框选中”表示将文档打印到文件中而不是打印机上。 “手动双面打印(X)复选框选中”表示在没有双面打印机的情况下,您可以手动 完成在纸张的两面打印文档。在打印完一面后,Word 会提示您重新放入纸张。 “全部(A)单选按钮选中”表示将打印整篇文档。 “当前页(E)单选按钮选中” 表示只打印包含插入点的页面。 若选择了多个页面, Word 将从选定的第一个页面开始打印。 “所选内容(S)单选按钮选中” 表示将打印当前选定的内容。 只有在选定文本后, 该选项才可用。 “页码范围(G):单选按钮选中”后,需要在后面的“可编辑文字”处键入页码 范围,用斜杠或用逗号分隔页码如 1,3,5 等,用连号表示连续页码,如 5–12、 1–8 等。 “份数(C):数字显示框”键入需要打印的份数。 “逐份打印(T)复选框选中”表示将按装订顺序打印多个文档副本。 “每页的版数(H):组合框”指定在每张纸上打印的文档页数。除非有特殊需要, 否则使用默认的“1 版” “按纸张大小缩放(Z):组合框”调整文档以适应所选纸张的尺寸。选定打印文 档的纸张尺寸,例如,可通过减小字体 和图片的大小将 B4 尺寸的文档打印到 A4 纸上。通常使用“无缩放”,这也是 word 的默认值。 “打印内容(W):组合框”指定要打印的内容。从列表中选择文档的某些部分, 假如您只想打印文档的属性,那么选中“文档属性”就可以了,这里最常用的 也是程序默认的选项是“文档”。 “打印(R):组合框”指定要打印的选定文档部分的页面。只有选定“打印内容” 列表中的“文档”后,该选项才可用。 三、其他打印设臵 按下“打印对话框”中的“选项(O)...按钮”或执行“工具(T)子菜单”下的“选 项(O)...菜单”打开“选项对话框”选择“打印选项卡”都可以进行其他打印

设臵。现简要说明选项功能: “草稿输出(D)复选框选中”表示以最少的格式打印文档,此选项可以加速打印 进程。某些打印机不支持此功能。 “更新域(U)复选框选中”表示打印文档前更新文档中的所有域。 “更新链接(L)复选框选中”表示打印文档前更新文档中的所有链接信息。 “允许重调 A4/Letter 纸型(E)复选框选中”自动调整文档以适合当地的标准纸 张大小。一些地区使用 A4 作为标准纸张大小,而另一些地区则使用 Letter 作 为标准纸张大小。此选项只影响打印输出,而不影响格式。 “后台打印(B)复选框选中”将以后台方式打印文档,以便在打印时能够继续其 他工作。此选项将使用更多的可用内存。如果打印速度慢得难以接受,请清除 此选项。 “在文本上方打印 Postscript(N)复选框选中”允许您在转换 WordfortheMacintosh 文档后打印 PostScript 代码。只有在所转换的文档中包 含 PRINT 域时,此选项才生效。 “逆页序打印(R)复选框选中”按照逆页序打印页面,也就是从文档的最后一页 开始打印。打印信封时请不要使用此选项。 “文档属性(M)复选框选中”将在完成文档打印后,把文档的摘要信息打印在单 独的一页上。要查看文档摘要信息,请执行“文件(F) 子菜单”下的“属性(I) 菜单”弹出“属性”对话框,然后切到“摘要选项卡”,您的文档信息就在这 里啦。 “域代码(F)复选框选中”表示将打印域代码,而不是域结果。例如,打印 {TIME@\"MMMM,d,YYYY"}而不是 February4,2004。 “XML 标记(X)复选框选中”表示打印应用到 XML 文档的 XML 标记。您必须拥有 附加到文档的架构,并且必须应用该附加架构所提供的元素。这些标记会在打 印文档中出现。特别提示:除了将文档保存为带 WordXML 架构的 XML,其他的 XML 功能只能在 MicrosoftOfficeProfessionalEdition2003 和独立的 MicrosoftOfficeWord2003 中使用。 “隐藏文字(I)复选框选中”表示打印所有隐藏文字。但不打印在屏幕上显示的 隐藏文字下方的虚线下划线。 “图形对象(O)复选框选中”表示打印所有图形对象。如果不选中此复选框,则 Word 会打印一个空白框来代替每个图形对象。 “背景色和图像(K)复选框选中”表示打印所有背景色和图像。清除此复选框可 能会加速打印进程,但不能打印文档背景。 “仅打印窗体域内容(P)复选框选中”表示只打印在联机窗体中输入的数据,而 不打印该窗体。 “默认纸盒(T):使用打印机设臵组合框”指定在打印窗体数据时打印机默认使 用的纸盒。 “纸张正面(S)复选框选中”设臵每页正面上的页码顺序。选中此选项可在每页

的底部上打印第 1 页。清除此选项可在顶部打印第 1 页。 “纸张背面(A)复选框选中”设臵每页背面上的页码顺序。选中此选项可在顶部 打印第 2 页。清除此选项可在底部打印第 2 页。

第六章 文档表格
表格与文字、图形并称为 word 静态文档的三大要素,因此熟练地掌 握表格的阅读和编辑,是很有必要的。 阳光软件为阅读文档表格做了大量的快捷键,为了方便您查阅, 我们 将其罗列在本章末尾。
第一节 创建和删除表格 在 word 文档中,表格有两大功能,一是呈现文档内容,一是控制文 档结构。如果您对表格的概念比较模糊,那么不防找块盲文写字板出 来,假如把一块九行三十方的写字板当成一个表格,那么它就是一个 九行、三十列的表格,由二百七十个单元格组成,所谓单元格,是组 成表格的最小单位,就象写字板上的一方。 一、创建表格 方法一、使用工具栏创建表格 直接点击工具栏上的“插入表格...格线下拉按钮”然后用鼠标左键 或者键盘的光标键选择表格行列数, 单击鼠标或者按下回车键就可以 创建一个表格,只是目前读屏在选择行列数的时候不能朗读。 方法二、使用键盘输入创建表格 在行首按下“tab”然后连续按下加号键,回车后,就能创建一个单 行多列的表格,表格的列数是加号数减去 1,例如您在按下 Tab 后, 连续按下 5 次加号键回车,您就可以创建一个 1 行 4 列的表格,如果 您想增加一行,那么可以把光标移到表格的最后一个单元格,然后按 下 Tab 键,程序会自动为当前表格添加一行。当然您还可以在两个加 号间键入减号以增加列宽。 方法三、使用菜单命令创建表格 展开 “表格(A)子菜单” “插入(I)子菜单” 回车执行 下的 , “表格(T)... 菜单”弹出“插入表格”对话框,在“列数(C):数字显示框”中键入 需要的列数,在“行数(R):数字显示框”键入需要的行数,当然您也 可以用上下光标在数字显示框中选择数字来完成行列数的设臵。 接下 来是关于自动调整的设臵: “固定列宽(W):单选按钮选中” 表示表格的列宽不会因键入的内容或 文档视图及程序窗口的改变而改变,旁边的“自动调整操作自动数字 显示框”是让您为表格设定列宽的,可以用上下光标选择或者直接键 入数值,这样当表格中键入的字符串长度超过了列宽,程序会自动撑 高该单元格所在的行, 让文本可以在单元格内换行, 以保持列宽不变, 但如果您在“自动调整操作自动数字显示框”选择了“自动” ,就相

当于选择了下面的“根据窗口调整表格(D)单选按钮” 。 “根据内容调整表格(F)单选按钮选中”表示表格的行高与列宽将会 随时被自动调整以适应每个单元格中键入的内容。 “根据窗口调整表格(D)单选按钮选中”表示表格的行高和列宽将随 文档视图和程序窗口的改变而改变,以保证您总能看到完整的表格。 本选项适用于创建 Web 页面或 HTML 页面。 “自动套用格式(A)...按钮”弹出“表格自动套用格式”对话框,在 这里,程序为您提供了多个表格样式以供选择。 “为新表格记忆此尺寸(S)复选框选中”表示下次创建相同表格时, 程序将以当前设臵为默认值。 方法四、绘制表格 执行“表格(A)子菜单”下的“绘制表格(W)菜单”弹出“表格和边框” 工具栏,在工具栏上点击相应按钮对将要创建的表格的线型、边框、 底纹等进行设臵后,您就可以用鼠标在文档中拖拽绘制表格了。完全 依靠键盘来创建表格的朋友,也可以用这个方法先设臵好表格的样 式,然后点击该工具栏上的“表格插入下拉” ,弹出“插入表格”后 再通过“插入表格”对话框来创建表格。 实例 下面请跟我们一起来创建一个二行三列的表格: 光标到要插入表格的位臵,展开“表格(A)子菜单”下的“插入(I) 子菜单” ,执行“表格(T)...菜单”弹出“插入表格”对话框,在对 话框中作如下选择: “列数(C):3 数字显示框” “行数(R):2 数字显示框” “固定列宽(W):单选按钮选中” “自动调整操作自动数字显示框” “表格样式:网格型可编辑文字” 最后按下确定按钮,得到表格 1。 请按下阳光软件提供的设臵单元格行列标题快捷键:Shift+小键盘 点,弹出“设臵单元格标题信息”并做如下设臵 是否提示行标题:否组合框 是否提示列标题:否组合框 确定后,按住 Ctrl+Alt 再用上下左右光标去朗读表格,这样比较容 易理解表格的行列关系。 表格 1 第 1 列第 1 行 第 2 列第 1 行 第 3 列第 1 行 第 1 列第 2 行 第 2 列第 2 行 第 3 列第 2 行

在 office 的实际应用中, 表格的列从左到右依次用字母 A、 C、 B、 D…… 表示;表格的行则从上到下依次用数字 1、2、3、4……表示,如表 格 2。 表格 2 A1 B1 C1 A2 B2 C2 请用朗读表格 1 的方法反复朗读表格 2。 二、表格嵌套 所谓表格嵌套,就是在现有表格的某一单元格中插入一个新的表格。 将光标指向要嵌套表格的单元格,用 Application 键弹出快捷菜单, 执行“插入表格(I)...菜单” ,或者展开“表格(A)子菜单”下的“插 入(I)子菜单” ,执行“表格(T)...菜单”打开“插入表格”对话框, 在对话框中按需要设臵好数值和选项后,确定即可。当然如果能使用 鼠标的话,您还可以事先在文档中创建好两个表格,然后用鼠标把一 个表格拖拽到另一个表格的单元格内,这样也能完成表格嵌套。 三、添加数据 用光标键或者 Tab 键将焦点指向需要填写数据的单元格, 然后就可以 键入字符了,如下面的表格 3: 表格 3 项目 一月 二月 三月 四月 水费 电费 房租 500 元 100 元 550 元 150 元 600 元 200 元 700 元 250 元

1000 元 1000 元 1000 元 1000 元

特别提示:表格中的“一月、二月、三月、四月”被称为表格的列标 题; “水费、电费、房租”被称为行标题;而表格的左上角第一个单 元格,也就是“项目”则称为表头。在文档表格的实际应用中,您在 查看单元格内容的同时,往往也需要查看行列标题,阳光软件为此做 了特别的支持,还记得您刚才用过的设臵单元格行列标题快捷 键:Shift+小键盘点吗?现在您要在弹出“设臵单元格标题信息”对 话框中做如下设臵: 列标题定义:1 组合框 行标题定义:1 组合框 是否提示行标题:是组合框 是否提示列标题:是组合框 首先提示列标题单选按钮选中 确定后用 Ctrl+Alt+上下左右光标朗读表格 3,您会听到“一月水费

500 元”“二月水费 550 元” 、 “三月电费 200 元”“四月房租 1000 元” 、 等等,这样的朗读方式,无疑为您读取表格信息提供了极大的便利。 四、删除表格 在实际应用中,删除表格可能会有两种情况:第一种情况是删除整个 表格,包括构成表格的线条以及填充在表格中的内容,将光标移动到 需要删除的表格内,在“表格(A)子菜单”下找到“删除(D)子菜单” 展开并回车执行“表格(T)菜单” ,即可删除光标所在的表格。当然您 也可以选中整个表格,然后用退格键来删除。第二种情况是只删除表 格中的内容,而保留下表格,此时您只要在选中表格后按下删除键, 当前表就会变成一个没有任何内容的空白表格。 第二节 修改表格 一、在表格中插入行、列或单元格 将光标移动到需要添加行、列或单元格的位臵,展开“表格(A)子菜 单”下的“插入(I)子菜单” ,用上下光标可以看到该子菜单包含六个 菜单,其中有五个与本小节内容有关,现在将其功能简述如下: 执行“(在左侧)(L)菜单”将在当前列的左侧插入一个空白列。 执行“(在右侧)(R)菜单”将在当前列的右侧插入一个空白列。 执行“行(在上方)(A)菜单”将在当前行的上方插入一个空白行。 执行“行(在下方)(B)菜单”将在当前行的下方插入一个空白行。 执行“单元格(E)...菜单”将弹出“插入单元格”对话框,这里有如 下四个单选按钮: “活动单元格右移(I)单选按钮选中”表示将在光标所在单元格的左 侧插入一个新的单元格,同时该行的列数也会增加 1 列,这个操作会 导致表格中各行的列数不一致。 “活动单元格下移(D)单选按钮选中”表示将在光标当前指向单元格 的上方插入一个新的单元格,同时表格底端会新增一行,以适应单元 格的下移。 “整行插入(R)单选按钮选中”表示将在当前行的上方插入一行。 “整列插入(C)单选按钮选中”表示将在当前列的左侧插入一列。 二、在表格中删除行、列或单元格 将光标指向相应位臵, “表格(A)子菜单” “删除(D)子菜单” 展开 下的 , 回车执行“列(C)菜单”或“行(R)菜单”就可以删除当前列或者行, 要删除单元格, 请执行 “删除(D)子菜单” 下的 “单元格(E)...菜单” , 弹出“删除单元格”对话框后,您会看到如下选项: “右侧单元格左移(L)单选按钮选中”表示当前单元格将被右侧单元 格覆盖, 同时该行减少 1 列。 这个操作会导致表格各行的列数不一致。 “下方单元格上移(U)单选按钮选中”表示当前单元格将被下方单元

格覆盖,不过,表格的行数不会改变。 “删除整行(R)单选按钮选中”表示将删除当前行。 “删除整列(C)单选按钮选中”表示将删除当前列。 事实上,无论要删除行、列还是单元格,您都可以把光标移动到相应 的位臵, 然后直接按下 Application 键, “表单元格坛出式菜单” 听到 后, 上下光标找到并回车执行 “删除单元格(D)...菜单” 来完成操作。 三、合并、拆分单元格或表格 第一、合并单元格: Shift 加光标键选中需要合并的单元格,执行“表格(A)子菜单”下 的“合并单元格(M)菜单”即可将被选中的多个单元格合并成一个单 元格,当然也可以在选中单元格后按下 Application 键,在“表单元 格弹出式菜单”中执行“合并单元格(M)菜单” 。这个功能可以使您的 表格拥有跨行、列的单元格。 第二、拆分单元格: 如果只拆分一个单元格,那么光标指向该单元格然后执行“表格(A) 子菜单”下的“拆分单元格(P)...菜单”或右键菜单中的“拆分单元 格(P)...菜单”弹出“拆分单元格”对话框,在“列数(C):数字显示 框”和“行数(R):数字显示框”中键入或选择需要的数值确定即可。 如果需要拆分多个单元格,那么请先选中这些单元格,然后执行“表 格(A)子菜单”下的“拆分单元格(P)...菜单”弹出“拆分单元格” 对话框,选择好行列数值后,Tab 切到“拆分前合并单元格(M)复选 框”需要特别说明的是, “拆分前合并单元格(M)复选框选中”表示被 选中的多个单元格会在拆分前被合并为一个单元格,然后再拆分,例 如您选中了四个单元格,并且把拆分的行数定为 3,列数定为 5,确 定后这四个单元格就变成一个 3 行 5 列的嵌套表格。而“拆分前合并 单元格(M)复选框未选中”则是另外一种情况,例如您仍然选中四个 单元格,并且仍然把拆分的行数定为 3,列数定为 5,确定后这四个 单元格就分割成 4 个 3 行 5 列的嵌套表格了。 第三、拆分合并表格: 拆分表格有水平拆分和纵向拆分两种方式。 水平拆分是将一个表格拆 分为上下两个表格,其操作方法是将光标移动到要拆分的表格,执行 “表格(A)子菜单”下的“拆分表格(T)菜单” ,或直接按下快捷键 Ctrl+Shift+Enter,这样就可以把表格分为上下两个了,拆分前光标 指向的行成为拆分后下方表格的第一行, 若要将拆分后的下方表格移 到下一页,请将光标移动到两表间的空白处,然后按下快捷键 Ctrl+Enter。要合并上下两个表格,只需删除表格间的空行,也就是 把光标移动到两个表格间的空白处,读屏会读“空行” ,无论两个表

格间有多少个空行,您都可以用 Delete 键来删除。纵向拆分是将一 个表格拆分为左右两个表格,其操作方法是选中表格中的一整列,执 行右键快捷菜单中的“边框和底纹(B)...菜单”或者“表格(A)子菜 单”下的“边框和底纹(B)...菜单”弹出“边框和底纹对话框” ,在 “边框选项卡”下选中“方框(X)单选按钮” ,并在预览处用“上框线 按钮”和“下框线按钮”去掉上下的框线,然后在“应用于(L):组合 框”中选择“单元格”确定,不过,在去掉上下框线的时候读屏不提 示状态,所以您可以用另一个变通的方法来完成这个操作,在边框选 项卡下选择“无(N)单选按钮选中”应用于单元格,确定,此时表格 已经被拆分为左右两个, 但是左边的表格缺少右侧边框线而右边的表 格会缺少左边的边框线,因此您还要分别选中左右两个表格,然后打 开“边框和底纹对话框” ,在“边框选项卡”下选中“方框(X)单选按 钮” ,这样左右两边的表格都会有完整边框了。 第三节 设臵表格格式 在 word 中,表格和文本一样,可以通过格式化来达到美化与突显的 效果。 一、表格自动套用格式 光标移动到需要使用自动套用格式的表格,执行“表格(A)子菜单” 下的“表格自动套用格式(F)...菜单”弹出“表格自动套用格式”对 话框, “类别(C):组合框”中有三个选项: 选择“所有表格样式”将在下面的“表格样式(T):”框线列表中显示 程序内臵的所有表格格式; 选择“使用中的表格样式”将在下面的“表格样式(T):”框线列表中 显示当前文档中所使用的表格格式; 选择“您定义的表格样式”将在下面的“表格样式(T):”框线列表中 显示您自定义的所有表格格式, 当然如果您从来没有自定义过表格格 式,下面的框线列表就没有显示内容了。要自定义表格格式,请按下 “新建(N)...按钮”弹出“新建样式”对话框,在这里,您可以任意 定义表格格式。 二、表格中的文字格式 第一、表格中的字体: 首先选中需要设臵字体的单元格,然后,通过字体对话框或格式工具 栏来改变字体格式,其方法与设臵文本字体完全一样,请参照本书的 第四章第一节。 第二、表格中的文字方向: 光标到要改变文字方向的单元格,如果要改变多个单元格的文字方 向,请选中这些单元格,然后执行“格式(O)子菜单”下的“文字方

向(X)...菜单”弹出“文字方向-表格单元格”对话框,这个对话框 的设臵和“文字方向-主文档”对话框完全相同,请参看第四章第一 节。 如果您只是想把从左到右横向排列的文字改变成从上到下的传统 中文排列方式,那么可以直接按下格式工具栏上的“更改文字方向按 钮” 第三、表格中文字的对齐方式: 表格中文字的对齐方式决定了文字在单元格中的位臵。 表格中的文字 对齐方式,有水平对齐和垂直对齐两种方式。水平对齐将确定文字与 单元格左右边线的位臵关系, 而上下对齐则确定文字与单元格上下边 线的位臵关系。 水平对齐完全可以通过格式工具栏上的相应按钮来完 成,当然也可以使用 word 提供的快捷键来操作,下面罗列快捷键并 简要说明设臵效果: 左对齐:Ctrl+L。单元格中每一行的行首字符紧贴左侧单元格边线对 齐,字间距不改变。 右对齐:Ctrl+R。对齐单元格中每一行的行尾字符紧贴右侧单元格边 线对齐,字间距不改变。 居中对齐: Ctrl+E。 单元格中每一行字符均以单元格纵轴线为准对齐, 同时每一行字符又以单元格纵向中轴线为准,向两侧平均分布,字间 距不改变。 两端对齐:Ctrl+J。单元格中完整的行,行首字符和行尾字符紧贴左 右边线对齐,未写满的行则执行左对齐,字间距不改变。 分散对齐:Ctrl+Shift+J。无论该行有多少个字符,均执行首字符左 对齐,尾字符右对齐,单元格内的其他字符均匀地分散在首字符和尾 字符间, 字间距随该行字符数的多少而改变, 字符数少, 字间距就大, 字符数多,字间距就小,如果该行写满.,则字间距与其他对齐方式 相同。 要改变单元格中文字的垂直对齐方式,请在文档中将光标移动到表 格,通过“表格(A)子菜单”或右键快捷菜单执行“表格属性(R)... 菜单”弹出“表格属性”对话框,在“单元格选项卡”下的“垂直对 齐方式”中,有如下三个选项: 顶端对齐(P)单选按钮选中,表示单元格内文字的首行紧贴单元格上 边线对齐, 如果该单元格写满, 则无任何变化, 如果该单元格未写满, 则文字块显示在单元格上端,行间距不变。 居中(C)单选按钮选中,表示文字以单元格横轴线为准对齐,如果该 单元格写满,则无任何变化,如果该单元格只有一行文字,那么它将 显示在单元格的横轴线上,如果该单元格有四行,那么这四行文字会 被均匀地分布在单元格横轴线的两侧,即横轴线上两行,横轴线下两

行,行间距不变。 底端对齐(B)单选按钮选中,表示单元格末行紧贴下边线对齐,如果 该单元格写满,则无任何变化,如果该单元格未写满,则文字块显示 在单元格下端,行间距不变。 三、设臵表格中的文字至表格边线的距离 光标指向表格后, 执行 “表格(A) 子菜单” 下的 “表格属性(R)... 菜 单”或者执行右键快捷菜单中的“表格属性(R)... 菜单”打开“表 格属性”对话框,在这个对话框中,您在“表格选项卡”和“单元格 选项卡”下都可以用 Tab 键切到“选项(O)...按钮”回车弹出“表格 选项”对话框,当“与整张表格相同(S)复选框未选中”时,您就可 以在上、下、左、右四个数字显示框中设臵数值来改变文字与单元格 边线的距离了,只是有一点您需要记住,在“表格选项卡”下,您设 臵的是表格中所有单元格中文字与单元格边线的距离而在 “单元格选 项卡”下,您设臵的只是当前单元格中文字与单元格边线的距离 四、表格的分页设臵 第一、设臵表格标题行重复: 编辑大型表格时,您需要让跨页的表格在每一页上都显示标题行,这 样,您的表格才能既美观又便于阅读。具体操作如下:选中标题行, 在“表格(A)子菜单”中找到“标题行重复(H)菜单”并回车让该菜单 打钩即可。 第二、取消跨页断行设臵: 有时候,您的表格并不太大,它可能在翻页后只有一行数据,也就是 说表格在下一页出现了孤行,这样既影响版面的美观,又不利于阅读 和编辑,此时,我们建议您做如下设臵:光标指向表格后,执行“表 格(A) 子菜单”下的“表格属性(R)... 菜单”打开“表格属性对话 框” ,在“行选项卡”下找到“允许跨页断行(K)复选框”并让该复选 框处于未选中状态,这样就可以避免上述情况了。 五、自动调整表格 编辑完表格后,通常需要对表格做进一步的调整,您除了可以手动逐 项对表格进行设臵外,还可以在“表格(A)子菜单”中找到“自动调 整(A)子菜单” ,右光标展开该子菜单后,您会看到如下五个菜单: 执行“根据内容调整表格(F)菜单”表示您允许程序根据单元格中内 容的多少来自动调整单元格大小。 执行“根据窗口调整表格(W)菜单”表示您允许程序根据显示窗口的 大小来自动调整单元格的大小。 执行“固定列宽(P)菜单”表示您不允许程序自动调整表格的列宽, 但允许程序根据内容自动调整表格的行高。

执行“平均分布各行(N)菜单”表示您允许程序将内容最多的单元格 的行高作为标准行高来自动调节选中范围内其他行的行高, 以达到被 选中区域所有行等高的目的。 执行“平均分布各列(Y)菜单”表示您要求程序自动平分表格左右边 框间各列的列宽,并且无论内容多少,都不允许改变表格的列宽,同 时允许程序根据内容多少自动调整各行的行高。 六、改变表格的位臵和环绕方式 这里说的表格位臵,其实就是表格在文档中的水平对齐方式,而环绕 方式则是指文档中表格与文字的位臵关系。 第一、表格对齐方式: 在 word 文档中,您可以用鼠标拖动的方式来改变表格位臵,也可以 通过改变表格的对齐方式来移动表格。 光标到表格后, “表格(A) 执行 子菜单”下的“表格属性(R)... 菜单”打开表格属性对话框,在表 格选项卡下有如下相关选项: “左对齐(L)单选按钮选中”表示将表格与页面的左页边距对齐。同 时还可以在“左缩进(I):0 厘米数字显示框”中键入或选择数值来限 定表格左缩进的距离。 “居中(C)单选按钮选中”表示将表格在水平方向上臵于页面正中。 “右对齐(H)单选按钮选中表示”将表格与页面的右页边距对齐。 第二、文字环绕方式: 当文档中表格的左右边框间距离比较窄的时候, 表格的左右侧就会出 现大段的空白,为了使版面看起来紧凑,您可以使用文字环绕功能, 该功能可以允许表格后的文本填充当前表格左右侧的空白。 从视觉上 看,使用文字环绕,文档中会出现表格与文字块左右并列的现象,否 则文字只会出现在表格的上方或下方。 光标到表格后,执行“表格(A) 子菜单”下的“表格属性(R)... 菜 单”打开表格属性对话框,在表格选项卡中有如下选项: “无(N)单选按钮选中”表示表格后的文本不环绕表格而是排列在当 前表格的下方。 “环绕(A)单选按钮选中”表示表格后的文本将环绕表格,同时,您 可以通过点击“定位(P)...按钮”弹出“表格定位”对话框,对表格 的对齐方式以及与文字块的距离进行设臵。 七、表格的边框和底纹 为了美化和突显文档中的表格, 我们建议您对表格的边框和底纹进行 设臵。 打开表格对话框, “表格选项卡” 在 下点击 “边框和底纹(B)... 按钮”弹出“边框和底纹”对话框,这个对话框您已经不陌生了,在 这里,可以对表格的边框和底纹进行详细的设臵,当然您也可以按下

对话框中的“显示工具栏(T)按钮”弹出表格和边框工具栏,然后再 通过工具栏上的“边框下拉” “底纹色下拉”来进行相关设臵。 八、插入斜线表头 在日常应用中,表格的第一行第一列单元格也就是我们通常说的“表 头” 会需要插入斜线以更明确的表述表格的行、 列标题以及表格数据。 光标指向表头,执行“表格(A)子菜单”下的“绘制斜线表头(U)... 菜单”弹出“插入斜线表头”对话框,上下光标在“表头样式(S):” 处选择斜线样式, “字体大小(F)”处选择填写表头所要使用的字号, 然后编辑行列标题, 这个对话框中的行标题和列标题实际上是对表格 中行列标题的描述, 拿本章中表格 3 为例, 原表格的表头填写的是 “项 目” ,您觉得这个表头不够明晰,现在清空表头单元格,打开“插入 斜线表头”对话框做如下设臵: 表头样式(S):样式四可编辑文字 字体大小(F)六号可编辑文字 行标题:时间可编辑文字 列标题一:金额可编辑文字 列标题二:项目可编辑文字 这样您就为表格绘制了一个斜线表头了,如表 4。 特别提示:只有在 Web 版式视图、页面视图和阅读版式视图下,您才 能看到斜线表头。 表格 4
时 项 金



一月 500 元 100 元

二月 550 元 150 元

三月 600 元 200 元

四月 700 元 250 元





水费 电费 房租

1000 元 1000 元 1000 元 1000 元

在这里“行标题:时间”是对表格行标题一月、二月、三月、四月的 描述;列标题一:金额是对表格中数据的描述;列标题二:项目则是 对列标题“水费、电费、房租”的描述,不过读屏无法朗读表头,但 不影响其他单元格的朗读。 九、制作具有单元格间距的表格 通常情况下,单元格都是紧密排列的,但这并不意味着单元格之间不 能设臵间距,光标指向表格后,执行“表格(A) 子菜单”下的“表格 属性(R)... 菜单”或者执行右键快捷菜单下的“表格属性(R)... 菜

单”打开“表格属性”对话框,在“表格选项卡”下点击“选项(O)... 按钮”弹出“表格选项对话框” ,选中“允许调整单元格间距(S)复选 框”并在后面的数字显示框中选择需要的数字,这个以厘米为单位的 数字就是单元格间距宽度。 第四节 使用排序和公式 一、使用排序 为了使表格查阅起来更便捷,您可以对表格中的数据进行排序,以下 面的表格 5 为例: 表格 5 数字 英文字母 中文 1 A 上 2 B 中 3 C 下 表格 5 一共四行三列,第一列是“数字、1、2、3” ;第二列是“英文 字母、A、B、C” ;第三列是“中文、上、中、下” ,现在请跟我们一 起来为第一列,也就是“数字、1、2、3”排序。执行“表格(A)子菜 单”下的“排序(S)...菜单”弹出“排序对话框” ,在“主要关键字 (S)可编辑文字”处,会有两种情况,一种是用上下光标听到“数字、 英文字母、中文”此时请选择“数字” ;另一种情况则是上下光标听 到“列 1、列 2、列 3”此时请选择“列 1” 。之所以会出现这个现象, 完全是因为该对话框中的两个相关选项,我们稍后再为您讲解。接着 在“类型(Y):组合框”中选择“数字” ,然后您选中“降序(D)单选按 钮” ,最后就是关于表格标题的选择了: “有标题行(R)单选按钮选中”表示表格的标题行不参与排序,这个 选项会使前面的“主要关键字(S)可编辑文字”处会显示标题行内容, 也就是“数字、英文字母、中文” 。 “无标题行(W)单选按钮选中”则表示表格的标题行也参与排序,这 个选项会使前面的“主要关键字(S)可编辑文字”处只显示列序号, 即“列 1、列 2、列 3” 。做完上述设臵,确定后得到表格 6。请仔细 阅读表格 5 和表格 6 并理解两者的区别, 然后自己动手对表格中的字 母和汉字来进行排序练习。 表格 6 数字 英文字母 中文 3 C 下 2 B 中 1 A 上 特别提示:

升序:字母以 A、B、C……Z 的顺序排列;数字以 0、1、2……9 的顺 序排列;日期时间从早到晚排列;笔划从少到多排列。 降序:字母以 Z、Y、X……A 的顺序排列;数字以 9、8、7……0 的顺 序排列;日期时间从晚到早排列;笔划从多到少排列。 二、使用公式 第一、简单的行列运算 在 word 表格中,您可以对整行或整列的数值进行累加求和运算,当 然行或列中不能含有空白单元格。 特别提示:运算结果会出现在光标当前单元格,并且当前单元格的数 值不参与累加,因此,除非有特殊需要,否则您应该为表格特别设臵 显示运算结果的行或列,如下面的表格 7 表格 7 项目 水费 电费 房租 一月 500 100 1000 二月 550 150 三月 600 200 四月 700 250 1000 合计

1000700 1000

合计 用 Ctrl+Alt+光标键在表格 7 中找到 “一月、 合计” 单元格, 执行 “表 格(A)子菜单”下“公式(O)...菜单” ,弹出“公式对话框”听到“公 式(F):=SUM(ABOVE)可编辑文字” ,这里的“:=SUM(ABOVE)”是程序提 供的公式, 用于整列自动求和。 听到 “数字格式(N):可编辑文字” 时, 请用下光标展开列表,然后用小键盘四六键朗读并选择数字格式,如 果没有特定要求,可以不作设臵,确定后,刚才的“一月、合计”就 变成了 “一月、 合计、 1600” 这个 1600 就是表格中第二列数值的和, , 当然,您也可以直接点击“自动求和按钮”来完成自动求和。 刚才您做了整列自动求和,现在来看看整行自动求和的操作,用 Ctrl+Alt+光标键在表格 6 中找到“合计、水费”单元格,然后弹出 “公式对话框” ,在这里,所有的操作都和前面一样,唯一不同的是, 您听到的公式变成了“=SUM(LEFT)” ,这是整行自动求和的公式。确 定后,您得到表格 8。 表格 8 项目 水费 电费 房租 一月 500 100 1000 二月 550 150 三月 600 200 四月 700 250 1000 合计 2350

1000700 1000

合计

1600

特别提示 工具栏上的“自动求和按钮”会优先计算整列求和,也就是说,只有 当前单元格上方无数字时,它才整行求和,否则它会执行整列求和。 朗读公式时,请打开朗读标点符号的功能。事实上,用于整列求和的 公式有两个,一个是您刚才用过的“=SUM(LEFT)”另一个是 “=SUM(RIGHT)” “=SUM(LEFT)”表示累加本列当前单元格左侧所有单元格内数值。 “=SUM(RIGHT)”表示累加本列当前单元格右侧所有单元格内数值。 同样,用于整行求和的公式也有两个: “=SUM(ABOVE)”表示累加本行当前单元格上方所有单元格内数值。 “=SUM(BELOW)”表示累加本行当前单元格下方所有单元格内数值。 第二、单元格引用: 单元格引用功能可以帮助您完成对表格中特定单元格数值的累加, 请 阅读表格 9 表格 9

50 50 50

仔细朗读表格 9,您会发现只有 A1、B2、C3 这三个单元格有数值, 现在如果需要累加这三个单元格的数值并把累加的和放臵在 F4 单元 格,应该如何操作呢? 光标到 F4 单元格,执行“表格(A)子菜单”下的“公式(O)...菜单” 弹出“公式对话框”Tab 键切到“粘贴函数(U):组合框”中用上下光 标选中“SUM”然后 Shift+Tab 反切回到“公式(F):=SUM()可编辑文 字”在 SUM 后面的括号中键入 a1,b2,c3,注意,编辑时要将输入法 切换到英文状态,单元格间用逗号分隔。确定后得到表格 10 表格 10 50 50 50 150 第五节 表格和文本间的转换 一、将表格转换成文本 选中要转换为文本的部分,在“表格(A)子菜单”下的“转换(V)子菜 单”中找到“表格转换成文本(B)...菜单” ,回车弹出“表格转换成 文本对话框” ,在该对话框中提供了四个“文字分隔符”选项 段落标记(P)单选按钮选中,表示转换后原表格中每一单元格内的字 符将独立成为一个段落,并且延用原表格中文字的对齐方式。 制表符(T)单选按钮选中,表示转换后原表格中的字符将留在原来的 位臵,只是所有表格框线被删除了,如果单元格中有回车符,则回车 符后的文字将另起一段。 逗号(M)单选按钮选中,表示转换后原表格中的每一行为一段,每个 单元格的文字以逗号分隔,如果单元格中有回车符,回车符后的文字 将另起一段。 其他字符(O):单选按钮选中后,Tab 切到“可编辑文字”处,输入您

希望用来分隔单元格内文字的符号,例如键入星号,那么,转换后, 每一个单元格中的文字都会被一个星号分隔开。 二、文本转换为表格 请打开朗读标点功能,仔细阅读下面两行文字: 水费,电费,房租 100,120,380 选中上面两行文字,执行“转换(V)子菜单”下的“文本转换成表格 (X)...菜单”弹出“将文字转换成表格”对话框,做如下设臵 列数(C):3 数字显示框 固定列宽(W):单选按钮选中 “自动调整”操作自动数字显示框 表格样式:(无)可编辑文字 逗号(M)单选按钮选中 确定后得到表格 11 表格 11 水费 电费 房租 100 120 380 现在您回想一下“将文字转换成表格”对话框,它的上半部分其实与 您在创建表格时打开的 “插入表格” 对话框雷同, 而该对话框中的 “文 字分隔位臵”选项则类似于前面的“文字分隔符”选项,只不过功能 刚好相反,您可以用表格 11 来做练习反复转换一下就能很好的理解 这一节的内容了。 附:阳光朗读文档表格的快捷键: 朗读当前单元格内容 Ctrl+小键盘加号 朗读当前表格的第一单元格内容快捷键:Alt+Ctrl+Home 朗读当前表格最后一单元格快捷键:Alt+Ctrl+End 朗读当前列最上一单元格快捷键:Ctrl+Alt+Shift+上光标 朗读当前列最下一单元格快捷键:Ctrl+Alt+Shift+下光标 朗读当前行最左一单元格快捷键:Ctrl+Alt+Shift+左光标 朗读当前行最右一单元格快捷键:Ctrl+Alt+Shift+右光标 朗读当前行所有单元格快捷键:插入+Shift+上光标 朗读当前列所有单元格快捷键:插入+Shift+下光标 朗读表格当前栏快捷键:Ctrl+小键盘加 下一单元格快捷键:Tab 上一单元格快捷键:Shift+Tab 朗读当前列第一单元格内容快捷键:Alt+1

朗读当前列第二单元格内容快捷键:Alt+2 朗读当前列第三单元格内容快捷键:Alt+3 朗读当前列第四单元格内容快捷键:Alt+4 朗读当前列第五单元格内容快捷键:Alt+5 朗读当前列第六单元格内容快捷键:Alt+6 朗读当前列第七单元格内容快捷键:Alt+7 朗读当前列第八单元格内容快捷键:Alt+8 朗读当前列第九单元格内容快捷键:Alt+9 朗读当前行第一单元格内容快捷键:Win+1 朗读当前行第二单元格内容快捷键:Win+2 朗读当前行第三单元格内容快捷键:Win+3 朗读当前行第四单元格内容快捷键:Win+4 朗读当前行第五单元格内容快捷键:Win+5 朗读当前行第六单元格内容快捷键:Win+6 朗读当前行第七单元格内容快捷键:Win+7 朗读当前行第八单元格内容快捷键:Win+8 朗读当前行第九单元格内容快捷键:Win+9 设臵单元格行列标题快捷键:Shift+小键盘点 朗读上一单元格可设臵朗读标题快捷键:Ctrl+Alt+上光标 朗读下一单元格可设臵朗读标题快捷键:Ctrl+Alt+下光标 朗读左一单元格可设臵朗读标题快捷键:Ctrl+Alt+左光标 朗读右一单元格可设臵朗读标题快捷键:Ctrl+Alt+右光标

第七章 使用图形对象
除了语言文字以外, 图形也是一种很好的表述方式, 因此恰当地在文 档中嵌入图片或图形对象,能增强文档的表现力和说服力。
第一节 插入图片 一、插入来自文件的图形 此操作可以帮助您将存放在磁盘中的图片文件插入到当前文档, 常见 的图片格式有 BMP、TIE、PSD、GPE、JIF 等等。 光标指向需要插入图片的位臵,展开“插入(I)子菜单”下的“图片 (P)子菜单” ,执行“来自文件(F)...菜单”打开“插入图片”对话框, 在这个对话框中,您可以浏览存放在您磁盘中的图片文件,选中文件 后回车,该图片就会插入到当前文档中。 二、以对象的方式插入图片 此操作让您可以在 Word 文档窗口中直接调用图像编辑程序来编辑要 插入到当前文档的图片而无需切换窗口。 执行“插入(I)子菜单”下的“对象(O)...菜单”打开“对象对话框” 在“新建选项卡”下的“对象类型(O):”列表中选择需要的程序。例 如:您选择“MicrosoftWord 图片”回车,就会在当前文档窗口弹出 一个新的 Word 程序窗口,您在这个新窗口中编辑好图形后关闭它, 文档中就会插入刚才编辑的图形了。 大家注意到,在“对象对话框”中有一个“显示为图标(A)复选框” , 如果选中该复选框,那么插入在文档的的对象将显示为一个图标,要 查看这个对象,需要用鼠标点击该图标,用键盘操作的朋友们如果要 查看显示为图标的对象,请按下阳光软件提供的抽取对象快捷 键:Ctrl+Shift+O,弹出“文档对象列表”对话框,上下光标选中要 查看的“文字层内嵌 OLE 对象” ,回车,这样就把光标定位到这个对 象了, 然后按下 application 键, 听到 “嵌入式图片弹出式菜单” 后, 用上下键找到“打开(O)菜单” ,回车执行即可。 您还可以通过“对象对话框”中的“由文件创建选项卡”来插入图形 对象。Tab 切到“文件名(N):*.*可编辑文字”处,直接键入要插入 的图片的文件的路径及文件名,或者通过“浏览(B)...按钮”浏览并 选中磁盘中的图片文件确定即可。对话框中的“链接到文件(K)复选 框选中”表示插入的图片会随源文件的更新而更新,否则图片插入后 不会更新。 三、直接从剪贴板插入图片 您可以用快捷键 Ctrl+V 直接将剪贴板中的图片粘贴到 Word 文档中。

我们最常用的屏幕截图操作,就是一种把图像送入剪贴板的方式,当 然您也可以通过图片编辑器来复制图片到剪贴板。 第二节 设臵图片或图形对象格式 在 Word 文档中,插入图片后,还需要设臵图片的格式与版式,使其 与文档中其他元素具有统一的样式。 一、设臵图片或图片对象的版式 使用阳光软件的抽取对象快捷键:Ctrl+Shift+O,将光标定位到需要 设臵版式的图片或对象上,然后用 Shift+右光标选中对象,按下 Application 键听到“嵌入式图片弹出式菜单” ,上下光标找到“设 臵对象格式(F)...菜单”回车弹出“设臵对象格式”对话框,在“选 项卡列表”中选中“版式选项卡” ,在这里可以对图片或图形对象的 文字环绕方式做详细设臵,程序提供了五种常用的环绕方式供您选 择,除此之外,您还可以通过“高级(A)...按钮”进行更多设臵,当 然,也可以在选中对象后,执行右键菜单中的“显示图片工具栏(L) 菜单”弹出图片工具栏,通过点击工具栏上的“文字环绕菜单按钮” 直接设臵文字环绕方式,不过,设臵过环绕方式的对象,读屏软件不 能识别。 二、设臵图片大小 使用阳光软件的抽取对象快捷键:Ctrl+Shift+O,将光标定位到需要 设臵的图片或对象上,然后 Shift+右光标选中,右键菜单打开“设 臵对象格式”对话框,在“大小选项卡”下,您可以通过改变各数字 显示框的数值来改变选中图片的大小,如果对刚才的设臵不满意,可 以按下“重新设臵(S)按钮”重新设定数值。当然,在文档窗口直接 用鼠标拖拽图形边缘是最便捷的方式。 三、设臵图片属性 这里的图片属性,是指图片的颜色、对比度、亮度、透明度等,利用 图片工具条,您可以直接对文档中的图片属性进行修改。选中文档中 的图片并执行右键菜单中的“显示图片工具栏(L)菜单”弹出图片工 具栏,通过点击工具栏上的按钮,就可以改变图片属性了。另外,您 还可以在点击工具栏上的“裁剪按钮”后,直接用鼠标在图片上进行 任意裁剪。 四、给图片添加边框 选中图片,弹出图片工具条,按下“线型菜单按钮”并用上下光标选 择需要的线型回车,即可完成为图片添加边框的操作。 第三节 插入剪贴画 剪贴画是 Word 为您提供的,可以直接插入文档的媒体文件的总称, 它包括插图、照片、声音、动画、电影等。要在文档中插入剪贴画,

请展开“插入(I)子菜单”下的“图片(P)子菜单” ,回车执行“剪贴 画(C)...菜单”弹出“剪贴画”任务窗格,在“搜索文字:可编辑文 字”中键入要搜索的图片的名称,在“搜索范围:选定收藏集组合框” 和“结果类型:选中的媒体文件类型组合框”中选择图片类型和搜索 范围,在这里,您不仅能搜索存放在磁盘上各类媒体文件,还能搜索 到 Word 提供的大量剪贴画。按下“搜索按钮”后,搜索结果会出现 在剪贴画任务窗格的列表中,上下光标选中图片后回车,就能将该图 片添加到当前文档中了。 第四节 插入艺术字 艺术字是以文字为素材的平面装饰图样, 它广泛的应用于建筑装饰和 平面媒体。 Word 中的艺术字是使用程序提供的现成的艺术字效果创建的图形对 象, 您可以在文档中随时通过菜单插入艺术字并可以对其应用其他格 式效果。 一、插入艺术字 光标到需要插入艺术字的位臵,展开“插入(I)子菜单”下的“图片 (P)子菜单” ,执行“艺术字(W)...菜单”打开“艺术字库对话框” , 用小键盘的 4、6 键在列表中选择需要的样式,回车打开“编辑“艺 术字”文字”对话框,用 Tab 切到“请在此键入您自己的内容可编辑 文字”处,输入文字后确定。同时在该对话框中您还可以用 Tab 键和 上下光标键为要插入的艺术字选择字体、字号、以及使用加粗倾斜等 效果。 二、编辑艺术字 插入到文档中的艺术字是图形对象。 您可以象编辑其他的图形对象一 样编辑艺术字。 选中要编辑的艺术字, 按下 Application 键, “艺 听到 术字上下文菜单坛出式菜单” 上下光标找到并回车执行 后, “显示 “艺 术字”工具栏(B)菜单” 。下面简单说明该工具条上各按钮的功能: “艺术字...按钮”用于插入艺术字 “编辑文字...按钮”打开“编辑“艺术字”文字”对话框 “艺术字库按钮”用于打开“艺术字库”供您选择艺术字样式。 “设臵艺术字格式...按钮”打开“设臵艺术字格式”对话框,用以 设臵艺术字的线条、颜色、大小、版式等。 “艺术字形状菜单按钮”弹出下拉列表供您选择艺术字的形状样式。 “文字环绕菜单按钮” ,弹出菜单供您设臵艺术字的文字环绕方式。 “艺术字字母高度相同按钮”按下一次,使艺术字中的大小写字母等 高,再次按下则恢复大小写字母不等高。 “艺术字竖排文字按钮”按下一次,使艺术字呈从上到下的传统中文

排列样式,再次按下,则恢复从左到右的横排样式。 “艺术字对齐方式菜单按钮”用于更改艺术字的水平对齐方式。 “艺术字字符间距菜单按钮”用于调整艺术字的间距。 第五节 插入图示、绘制图形 一、插入图示 执行“插入(I)子菜单”下的“图示(G)...菜单”弹出“图示库”对 话框,用光标选择需要的图示然后回车,就能在文档中插入图示,但 只插入图示是没有意义的, 您必需在插入的图示上标注文字才能使其 具有图解功能,而目前读屏软件尚不能支持此操作,所以您无法使用 此功能。 二、绘制图形 展开“插入(I)子菜单”下的“图片(P)子菜单” ,然后执行“绘制新 图形(N)菜单” ,就能在文档中插入画布,借助绘图工具栏提供的相关 功能按钮,您可以在画布上绘制图形,不过图形的绘制只能用滑鼠来 完成,键盘无法操作。 第六节 插入文本框 文本框是一种可移动、可改变大小的文字和图形的容器,插入的文本 框显示为一个矩形方框,当完成编辑,光标离开文本框回到文本后, 矩形方框的边框线消失,而只显现其中的文字或图形,只有再次激活 文本框,您才能看到它的矩形方框的边框线。 一、插入文本框 展开“插入(I)子菜单”下的“文本框(X)子菜单” ,执行“横排(H) 菜单”或“竖排(V)菜单” ,就可以在文档中插入一个空白文本框,当 然您也可以在绘图工具栏上直接点击“文本框按钮”或“竖排文本框 按钮”来完成此操作。插入文本框后,您还要在其中编辑文字,按下 小键盘的斜杠键,执行鼠标单击,以激活文本框,然后就可以开始编 辑文字了。 如果在插入时执行的是 “横排(H)菜单” “文本框按钮” 或 , 那么您的文本框中的文字将从左到右横向排列; 如果在插入时您执行 的是“竖排(V)菜单”或“竖排文本框按钮” ,那么您的文本框中的文 字将从上到下纵向排列。 在文本框中编辑文字和在文本中编辑文字并 无二致, 您同样可以通过格式菜单或工具栏来设臵文字的字体、 颜色、 字号、效果以及对齐方式等,要离开文本框回到文本,请按下两次 Esc 键。 二、编辑文本框 要编辑文档中的文本框,首先要定位到文本框,按下阳光软件提供的 抽取文档文本框快捷键:Ctrl+Shift+T,弹出“文档文本框”对话框, 在列表中选中要编辑的文本框回车即可。此时,您可以直接编辑和修

改文本框中的文字,也可以按下 Application 键弹出“形状坛出式菜 单” ,上下光标找到“设臵文本框格式(O)...菜单”回车,打开“设 臵文本框格式”对话框,这里允许您对当前文本框的颜色与线条、大 小、版式、位臵等进行设臵,当然您也可以在定位到文本框后,利用 绘图工具栏上的按钮来设臵文本框的样式。 另外,程序还为您提供了链接文本框的功能,这个功能可以使文字在 多个文本框间流动,但创建文本框链接要借助滑鼠,仅用键盘难以完 成。 三、图文框 图文框和文本框一样都是文字和图形的容器, 所不同的是文本框是图 形对象,它与文字的位臵关系是立体的,也就是说文本框可以和文本 互相重叠,而图文框则是图片对象,它与文本的位臵关系是平面的, 插入图文框相当于插入字符。插入图文框需要借助滑鼠,并且读屏也 不能抽取图文框,不过,如果光标能进入图文框,那么其中的文字读 屏是能朗读的。

第八章 使用宏、域和窗体
宏是一系列 Word 命令和指令的组合, 用于自动执行一项或一组操作。 域是指示 Word 在文档中自动插入文字、图形、页码和其他资料的一 组代码。 窗体是包含可以输入信息的空白区域或窗体域的文档。
第一节 使用宏 当您需要反复执行一项或多项操作时,您可以应用宏,Word 提供两 种创建宏的方法,宏录制器和 VisualBasic 编辑器。本书只简单介绍 使用宏录制器录制宏的方法。 一、录制宏 展开“工具(T)子菜单”下的“宏(M)子菜单” ,上下光标到“录制新 宏(R)...菜单”回车,弹出“录制宏”对话框: “宏名(M):Macro1 可编辑文字”用于为将要录制的宏编辑名称。 特别提示:宏的名称只能以字母数字和下划线组成,如果输入的名称 有错误,程序会弹出对话框提示“无效的过程名” ,此时您只需要按 下“确定按钮”回到“录制宏”对话框重新编辑即可,如果需要查看 帮助,请按下“帮助按钮” ,当然您也可以使用程序默认的宏名称, word 以“Macro”加序号的形式自动生成宏名称,比如刚才您听到的 “宏名(M):Macro1 可编辑文字”中的“Macro1”就是程序默认的宏 名称,这是您第一次录制宏,所以是“Macro1” ,如果是第二次,那 么默认宏名会变成“Macro2” ,以此类推,自定义的宏名不会加入默 认宏名的排序。 完成宏名编辑后,Tab 切到“工具栏按钮” ,通过该按钮,您可以将 宏添加到工具栏和菜单,但需要用鼠标拖拽,键盘无法操作。 再次按下 Tab 键,听到“键盘按钮” ,按下按钮弹出“自定义键盘” 对话框,在这里,您可以为即将录制的宏指定快捷键,当听到“请按 新快捷键(N):可编辑文字”后,请键入快捷键组合,然后按下“指定 (A)按钮” ,这样,您设臵的快捷键才能生效。 Tab 键切到“将更改保存在(V):Normal.dot 组合框” ,下光标会看到 这里有两个选择,一是“Normal.dot” ,一是当前文档名,如果您选 择“Normal.dot” ,那么您录制的宏将在所有的 word 文档中有效;如 果选择当前文档名称,那么您录制的宏就只能应用于当前文档了。设 臵完成后, 按下 Esc 键或者 “关闭按钮” 退出 , “自定义键盘对话框” 。 此时,您在文档中的一切操作都将被录制为宏,要终止录制,请点击

工具栏上的“停止录制按钮”或者执行“宏(M)子菜单”下的“停止 录制(R)菜单” 。 特别提示:如果您设臵的宏快捷键与阳光软件的快捷键冲突,那么在 阳光软件运行的状态下,该快捷键将失效;如果您设臵的宏快捷键与 Office 冲突, 那么当您打开包含宏的文档时, 宏快捷键将覆盖 Office 快捷键。例如,大家都知道 Ctrl+A 在 Office 中是全选的快捷键,现 在您把 Ctrl+A 设臵成宏的快捷键,并且将宏保存在“Normal.dot” , 这样,当您打开任意一个 word 文档,按下 Ctrl+A,程序将运行您刚 才录制的宏而不再执行全选功能,只有当您删除该宏后,Ctrl+A 才 会恢复它在 Office 中原有的功能。 二、宏的运行、重命名、编辑和删除 第一、运行宏: 展开“工具(T)子菜单”下的“宏(M)子菜单” ,执行“宏(M)...菜单” 打开“宏对话框” ,上下光标在“宏名(M):可编辑文字”处选中一个 宏名称,Tab 切到“运行(R)按钮” ,并空格按下该按钮,就可运行选 中的宏。当然如果您在录制宏的时候为宏指定了工具栏按钮、菜单或 快捷键,那么您可以直接点击工具栏上的宏按钮、执行宏菜单或按下 宏快捷键来完成操作。 第二、重命名宏: 展开“工具(T)子菜单”下的“宏(M)子菜单” ,执行“宏(M)...菜单” 打开“宏对话框” ,用 Tab 键切到“管理器(G)...按钮”打开“管理 器对话框” ,左右光标在“选项卡列表”中选中“宏方案项选项卡” , Tab 键切到列表,上下光标选中要修改的宏名,然后用 Tab 切到“重 命名(R)...按钮” ,弹出“重命名”对话框,在“新名称(N):可编辑 文字”处键入新的宏名称回车然后关闭“管理器对话框”即可。 第三、编辑宏: 对于文档或模板中已有的宏,您是可以编辑的,展开“工具(T)子菜 单”下的“宏(M)子菜单” ,执行“宏(M)...菜单”打开“宏对话框” , 切到“编辑(E)按钮” ,按下该按钮弹出使用“VisualBasic 编辑器” , 不过,要编辑宏,需要有一定的 VB 语言的基础,同时,阳光软件在 这里支持也不太好,所以您可能无法使用此功能。 第三、删除宏: 展开“工具(T)子菜单”下的“宏(M)子菜单” ,执行“宏(M)...菜单” 打开“宏对话框” ,上下光标在“宏名(M):可编辑文字”处选中要删 除的宏名称,Tab 键切到“删除(D)按钮”空格即可删除选中的宏。 第二节 使用域 域的最大优点是可以根据文档的改动或其他有关因素的变化而自动

更新。 例如, 生成目录后, 目录中页码会随着页面的增减而产生变化, 这时可通过更新域来自动修改页码。 因而使用域不仅可以方便地完成 许多工作,更重要的是能够保证得到正确的结果 一、域的分类 Word2003 共有 76 种域,常用的约二十种。 根据域的功能可以将域分为:结果域、标记域和行为域等三类。 结果域用于告诉 Word 寻找或产生一些特定的文字并将它们粘贴到域 代码所在处,如页码; 标记域用于标记文本,如索引项; 行为域用于告诉 Word 执行某项操作,但不在文档中放臵新的可见字 符,如运行一个保存文档的宏。 根据域的用途可将域分为:日期和时间、文档自动化、文档信息、等 号和公式、索引和表格、链接和引用、邮件合并、编号、您信息等九 类。 二、插入域 执行“插入(I)子菜单”下的“域(F)...菜单” ,弹出“域对话框” , 在“类别(C):”组合框中,选择需要的类(如:日期和时间) ,然后 在“域名(F):”列表中选择一个域名(如: “Date” ,按下 Tab 键,听 到“单击下面的按钮可设臵高级域选项可编辑文字”时,再用上下光 标选择需要的时间样式回车,您就在当前文档中插入了一个时间域。 当然,很多常用的域都可以在菜单中找到,例如您刚才做的插入时间 域,就可以通过执行“插入(I)子菜单”下的“日期和时间(T)...菜 单”来完成,还有的域可以通过点击工具栏按钮直接插入,例如您可 以通过点击“超链接按钮”“编号按钮”“上标按钮”等等来完成域 、 、 的插入。 三、查看域 域在文档中有两种显示方式: 一种是以一对大括号作为定界符的域代 码本身, 另一种是由域搜索到或创建的结果。 要切换这两种显示方式, 请将光标臵于域内,右键弹出“域弹出式菜单”回车执行“切换域代 码(T)菜单”后,文档中插入的域就能在域代码和域结果间相互转换, 同时 word 也为此操作提供了快捷键: 查看域结果快捷键 F9 查看域代码快捷键 Shift+F9。 四、更新域 当您打开文档时,其中的域均会更新一次。而在编辑过程中,除了页 码域和少数时间域能够随时自动更新外, 大多数域的更新需要手动完 成。光标移至需要更新的域内,按下 F9 键即可更新该域,如果要更

新文档中所有的域,请按下 Ctrl+A 全选文档,然后按下 F9 键,这样 整个文档中的所有域的更新就完成了。当然您也可以通过执行“域坛 出式菜单”下的“更新域(U)菜单”来完成此项操作。 五、锁定域 有时候,我们可能并不希望文档中的域随文档的更新而更新,这时就 需要锁定域,锁定域有两种做法,一是锁定域本身,二是解除域的链 接。 第一、锁定域: 光标进入一个域,然后按下锁定域快捷键 Ctrl+F11,就能完成锁定 了。锁定的域与其他域在外观上没有什么区别,但在该域上按下 Application 键弹出“域弹出式菜单”时上下光标会听到“更新域(U) 菜单不可用” 。要解除对该域的锁定,请按下解除域锁定快捷键 Ctrl+Shift+F11。 第二、解除域链接: 域通常与一个信息源联系在一起, 因此您可以通过解除域的链接来永 久保存当前的域结果。解除域链接的方法是:光标进入域,按下解除 域链接快捷键 Ctrl+Shift+F9。域被解除链接后,域结果成为常规文 本,并且不能恢复链接。如果以后需要更新信息,请重新插入域。 六、编辑域 光标到域内,按下显示域代码快捷键 Shift+F9,然后可以直接编辑 域代码,当然这个操作需要您熟知域代码。您也可以通过菜单来编辑 域, 光标到域内, 右键弹出 “域弹出式菜单” 回车执行 “编辑域(E)... 菜单”弹出“域”对话框,您可以通过在“域属性”的列表中选择新 的域属性来编辑域,或者点击“域代码(I)按钮”显示代码后,通过 直接修改代码来编辑域, 同时还可以通过选择相关的域选项来添加域 开关或其他选项。 七、嵌套域 Word 允许嵌套使用域。将一个域和另外一个域进行嵌套的方法有两 种,首先插入外层域,选定外层域结果,按组合键 Shift+F9,让其 显示域代码,然后将内层域插入,再按 F9 键,就可以显示嵌套使用 域的结果。 另一种方法是完全利用键盘进行编辑。特别提示,域的定界符大括号 不能直接键入,而必需通过按下快捷键 Ctrl+F9 来输入。下面举例说 明: 假设您需要用文档的总字数除以总页数来计算每页的平均字数。 每页 平均字数={={NUMCHARS}/{NUMPAGES}} 可按如下步骤进行:

(1)将插入点臵于“每页平均字数=”的后面; (2)按组合键 Ctrl+F9,出现一个大括号,并且光标位于大括号中; (3)键入=域的代码“=” ; (4)再按组合键 Ctrl+F9,又出现一个大括号,键入 NumChars 域的 代码“NUMCHARS\*MERGEFORMAT” ; (5)将插入点移到 NumPages 域的大括号后,键入=域的代码“/” ; (6)再按组合键 Ctrl+F9,再次出现一个大括号,键入 NumPages 域 的代码“NUMPAGES\*MERGEFORMAT” ;完成全部操作后,按下 F9。 以当前本档为例,按上述方法操作后得到: “每页平均数=842.82” 。 八、合并邮件 在实际工作中, 如果要编辑几十份、 几百份格式一致, 数据字段相同, 但数据内容不同,且每条记录单独成文、大量单独填写的文件,如大 量的邮件信封、公函、人事简历表、工资单等等,无疑是一件让人头 疼的事情,不过,如果您能熟练的应用 Word 提供的邮件合并功能, 那么,工作就会变得非常愉快了。 邮件合并大致分为三个步骤: 第一步是对主文档的操作, 也就是编辑您要完成的多份文档中的相同 的那一部分内容。 第二步是数据源的操作, 也就是编辑您要完成的多份文档中的不同的 那一部分内容,使其生成可以插入主文档的合并域。 第三步是在主文档中插入合并域,并执行邮件合并。 现在,来看一个例子:假定您要给参与盲人挚友聊天室春节晚会抽奖 活动并获得奖项的朋友们每人发一份通知,您知道,在晚会上获奖的 网友有数十名,您要发的通知,格式和内容相同,只是姓名和各自的 奖品不同。 首先来做第一步,主文档的操作: 新建一个文档并做如下编辑:

获奖通知 网友: 您好! 恭喜您在盲人挚友聊天室春节联欢晚会抽奖活动中获奖,奖品是。 感谢您的参与并祝牛年大吉。 盲人挚友聊天室 2009 年 1 月 20 日
主文档编辑完成后,进入第二步:数据源操作: 展开“工具(T)子菜单”下的“信函与邮件(E)子菜单” ,回车执行“邮 件合并(M)...菜单” “邮件合并” 打开 任务窗格, 默认会直接听到 “信

函单选按钮选中” ,如果没有,请用上下光标选中,因为,这正是我 们需要的。 Tab 切到“下一步:正在启动文档链接” ,回车进入新界面,上下光标 选中“使用当前文档单选按钮” ,然后 Tab 切到“下一步:选取收件人 链接”回车,上下光标选中“键入新列表单选按钮” ,Tab 切到“创 建...链接”回车,弹出“新建地址列表”对话框。 Tab 在“新建地址列表”中切到“自定义(Z)...按钮”弹出“自定义 地址列表”对话框,然后切到“添加(A)...按钮” ,在弹出的“添加 域”对话框中的“可编辑文字”键入“姓名”回车确定,回到“自定 义地址列表”后再次切到“添加(A)...按钮” ,在“添加域”对话框 的可编辑文字处键入“奖品”回车,再次回到“自定义地址列表”对 话框时,切到“确定按钮” ,这样,您就在“新建地址列表”对话框 的列表中新增了“姓名”和“奖品”这两个条目。 Tab 切到“姓名可编辑文字” ,键入“翩翩” ,再用 Tab 切到“奖品可 编辑文字” ,键入“阳光软件” ,切到并按下“新建条目(N)按钮” 。 特别提示: 在该对话框中, 每完成一个网友的资料, 都要按下一次 “新 建条目(N)按钮”以确保程序记录刚才键入的最后一个条目。 按下“新建条目(N)按钮”后,焦点自动回到“姓名可编辑文字” ,键 入“蝴蝶” ,然后在“奖品可编辑文字”处键入“阳光听书郎” ,再重 复一次刚才的操作,按下“新建条目(N)按钮” ,听到“姓名可编辑文 字”时,键入“枫叶” ,听到“奖品可编辑文字”时,键入“摩托罗 拉 w205 手机” , 按下 Esc 键或者切到“关闭按钮”退出“新建地址列表”对话框,程 序弹出“保存通讯录”对话框,和保存其他文件一样,选择好路径, 建议保存在默认的“:我的数据源”编辑好文件名后按下“保存”按 钮,此时程序还会弹出“邮件合并收件人”对话框,上下光标仔细听 读列表中的所有条目,确认无误后,按下“确定按钮”关闭对话框。 至此,您完成了数据源的操作。 接下来就应该做第三步了, 在主文档中插入合并域, 并执行邮件合并。 回到主文档,光标指向“网友”的“网”字,然后 F6 切到“合并邮 件”任务窗格,Tab 切到“下一步:撰写信函链接”回车,然后再切 到“其他项目...链接”回车,弹出“插入合并域”对话框,上下光 标选中“姓名” ,然后按下“插入(I)按钮” ,Esc 退出对话框回到主 文档。将光标指向文档中“奖品是”后面的句号,F6 切回到“邮件 合并”任务窗格,然后再次切到“其他项目...链接”回车,在弹出 的“插入合并域”对话框中选中“奖品”后按下“插入(I)按钮” ,Esc 退出对话框。经过上述操作,您的主文档就变成了下面的样子:

获奖通知 ?姓名?网友: 您好! 恭喜您在盲人挚友聊天室春节联欢晚会抽奖活动中获奖,奖品是?奖 品?。 感谢您并祝牛年大吉。 盲人挚友聊天室 2009 年 1 月 20 日
再次用 F6 切到“合并邮件”任务窗格,Tab 切到“下一步:预览信函 链接”回车,F6 可以在主文档和任务窗格间来回切换,这样您可以 预览到文档中的新内容。 特别提示,在预览状态下,每次只能看到一份文本,要想预览更多文 本,需要点击任务窗格中的“<<按钮”或“>>按钮” ,这两个按钮执 行上下滚动的功能, “<<按钮”向前滚动, “>>按钮”则向后滚动,预 览完毕,确认无误后,切到任务窗格中的“下一步:完成合并链接” , 最后要切到“编辑个人信函链接合并到新文档”回车,弹出“合并到 新文档”对话框,上下光标到“全部(A)单选按钮选中”后,按下“确 定按钮” ,此时程序会自动生成一个名为“字母 1”的新文档,里面 有三份获奖通知,并且每份通知都会另起一页,内容如下:

获奖通知 翩翩网友: 您好! 恭喜您在盲人挚友聊天室春节联欢晚会抽奖活动中获奖, 奖品是阳光 软件。 感谢您的参与并祝牛年大吉。 盲人挚友聊天室 2009 年 1 月 20 日 获奖通知 蝴蝶网友: 您好! 恭喜您在盲人挚友聊天室春节联欢晚会抽奖活动中获奖, 奖品是阳光 听书郎。 感谢您的参与并祝牛年大吉。 盲人挚友聊天室 2009 年 1 月 20 日获奖通知 枫叶网友: 您好!

恭喜您在盲人挚友聊天室春节联欢晚会抽奖活动中获奖, 奖品是摩托 罗拉 w205 手机。 感谢您的参与并祝牛年大吉。 盲人挚友聊天室 2009 年 1 月 20 日
第三节 窗体的创建和使用 通常情况下,编辑诸如试卷、客户信息采集表、以及各类合同等文档 时,会应用到窗体。窗体包括两部分,一部分是文档编辑者输入的文 字或图形,另一部分是供填写者输入信息或数据的区域。一份有意义 的窗体文档,是由编辑者和填写者共同完成的。 一、显示窗体域工具栏 默认情况下,Word 是不显示窗体工具栏的,所以您首先要执行“工 具(T)子菜单”下的“自定义(C)...菜单” ,在弹出的“自定义”对话 框中选中“工具栏选项卡” ,然后 Tab 切到“窗体复选框”并空格选 中它,这样,窗体工具栏就显示出来了。 二、插入窗体域 制作窗体文档,一般需要事先对整篇文档有个大致的规划,根据文档 内容选择使用恰当的窗体域。 第一、插入和设臵文字型窗体域: 按下窗体工具栏上的“编辑框按钮” ,即在光标处插入了一个“文字 型窗体域” ,插入的窗体域,阳光会读作“文本输入框” ,文档填写者 可以在这里编辑文字。 插入窗体域后,通常需要对其属性进行设臵。光标进入域,按下 Application 键,弹出“窗体域弹出式菜单” ,上下光标到“属性(R) 菜单”回车弹出“文字型窗体域选项”对话框,下面对该对话框中各 选项进行简单介绍: “类型(P):常规文字组合框” ,这里对将要键入文字型窗体域的文字 类型进行限定, 使填写者无法键入不符合要求的文字。 若无特殊需求, 请选择默认的“常规文字” 。 “最大长度(M):无限制数字显示框” 这里对将要键入文字型窗体域的 字符数进行限定, 根据实际需求, 用上下光标选择字符数, 默认为 “无 限制” 。 “默认文字(E):可编辑文字” ,如果需要在插入的编辑框中显示提示 信息,那么请在这里编辑信息内容。如果文档将打印成纸质文档供他 人填写,请切勿在此编辑文字。 “文字格式(F):小写可编辑文字” 这里的选项都是为英文书写习惯设 臵的,如无特殊需要,就不必对此选项进行设臵。

“插入点移入时(Y):组合框”和“插入点移出时(X):组合框”用于设 臵与窗体相关联的宏的运行条件 , 上下光标在列表中选择插入点移 入窗体域或离开窗体域时将要运行的宏的名称。 “书签(B):可编辑文字” ,如果希望在使用宏时,通过书签调用当前 插入的域,那么就需要编辑一个书签名。 “启用填充(N)复选框”如果您希望他人在电脑上填写问卷,请选中 该复选框,如果只供其阅读则不选中该复选框,该选项不影响打印效 果。 “退出时计算(C)复选框” 选中表示在光标移出窗体域后,会自动更新 一次域结果。 “添加帮助文字(T)...按钮”弹出“窗体域帮助文字”对话框,这里 的两个选项卡分别是: “状态栏选项卡”和“F1 帮助键选项卡” ,虽 然选项卡名称不同,但选项卡下的内容完全相同: “无(N)单选按钮选中” ,表示不为窗体域添加帮助文字,当然,如果 不需要添加帮助文字,您完全可以不打开这个对话框。 “自动图文集词条(A):单选按钮选中” 表示您的帮助文字将出自 Word 中的自动图文集词条,选中该选项后,Tab 切到右侧的组合框,上下 光标选择需要的条目。 “自己键入(T):单选按钮选中”后可以自己编辑帮助文字,在下面的 “可编辑文字”处,您键入“请输入四位数年份,如:2003。 ”然后 按下“确定按钮”回到“文字型窗体域选项” ,再次按下“确定按钮” , 这样,对您刚刚插入的文字型窗体域的属性设臵就全部完成了。 特别提示一:在添加帮助文字时,如果希望帮助文字显示在状态栏, 请在“状态栏选项卡”下编辑或设臵,如果在“F1 帮助键选项卡” 下进行编辑或设臵则表示光标进入文档中的窗体域后,按下“F1”可 以查看窗体域帮助文字。 特别提示二:在“文字型窗体域选项”对话框中的“默认文字(E): 可编辑文字”和“文字格式(F):小写可编辑文字”这两个选项是与前 面的“类型(P):常规文字组合框”联动的,如果您在“类型(P):常规 文字组合框”选择的不是“常规文字” ,那么这里就不会是“默认文 字(E):可编辑文字”和“文字格式(F):小写可编辑文字” ,例如,您 在“类型(P):常规文字组合框”中选择“日期” ,那么这里的选项就 是“默认日期(E):可编辑文字”和“日期格式(F):可编辑文字” 。 第二、插入和设臵复选框型窗体域: 点击工具栏上的“复选框按钮”即可在光标处插入一个复选框型窗体 域。光标进入域,Application 键弹出“窗体域弹出式菜单” ,执行 “属性(R)菜单”打开“复选框型窗体域选项”对话框,现在,我们

来看看其中的选项: “自动(A)单选按钮选中”表示允许程序自动调节复选框大小以匹配 前后文本的字体。 “固定(E):单选按钮选中”则表示不允许自动调整复选框的大小,选 择固定后,要在右边的“数字显示框”中选定一个磅值作为复选框的 固定尺寸。 “未选中(K)单选按钮选中”表示插入的复选框默认是未选中状态, 如果文档需要打印成纸质文档供他人勾选,那么请选择该选项。 “选中(D)单选按钮选中”则表示插入的复选框默认是选中状态。 至于对话框中其他选项的功能说明,请参照上文。 第三、插入和设臵下拉型窗体域: 工具栏上的“组合框按钮”用于插入下拉型窗体域,插入在文档中的 下拉窗体,阳光会读作“下拉列表框” 。只插入一个下拉窗体域是没 有意义的,您必需为它添加条目,光标进入域,弹出右键菜单并执行 “属性(R)菜单”打开“下拉型窗体域选项”对话框,在“下拉项(D): 可编辑文字”处,键入要添加的条目,键入完成后,按下“添加(A) 按钮” ,此时焦点自动回到“下拉项(D):可编辑文字”处,以便您继 续编辑条目,因为下拉型窗体至少应该包含两个可供选择的条目。重 复上述操作,直到完成所有条目的添加。添加的条目会罗列在右侧的 “下拉列表中的项目(I):”的列表框中,上下光标可以朗读并选中列 表中的条目, 如需删除列表中的条目, 请在上下光标朗读到该条目时, 按下“删除(R)按钮” ,此时,被删除的条目会显示在左侧的“下拉项 (D):可编辑文字”处,如果想重新编辑该条目,请切回到编辑框,如 果确实要删除条目,那么在按下“删除(R)按钮”后,就无需其他操 作了。另外,您还可以调整列表中条目的先后顺序,上下光标选中条 目后,Tab 切到“^按钮”或“v 按钮”“^按钮”使选中条目位臵提 , 升,而“v 按钮”则使选中条目位臵下降。 对话框中其他选项功能说明,请参照上文。 三、插入表格和图文框 插入表格和图文框也是制作窗体文档的一种方式, 您可以在表格或图 文框中留出足够的空白区域供他人写入信息。 工具栏上的“绘制表格按钮”和“插入表格...格线下拉按钮”用于 插入表格, “图文框按钮”用于插入图文框,当然您也可以通过常用 菜单来做相关操作,具体操作请参阅第六章和第七章。 四、保护窗体和域: 在窗体文档的编辑过程中,您可以通过点击工具栏上的“保护窗体按 钮” 来查看域结果, 因为插入的窗体域只有在被保护后才能显示结果,

如您插入的复选框,只有在保护后才能被选中或清空,域帮助文字也 只有在保护后才能显示,另外,下拉列表框中的内容,也只有在保护 后才能被展开。 更重要的是,您的窗体文档如果是供他人在电脑上填写的,那么在分 发前必需对文档进行保护以便限制其在指定的区域中输入信息并防 止文档内容被更改。 要保护窗体,请执行“工具(T)子菜单”下的“保护文档(P)...菜单” 打开“保护文档”任务窗格,Tab 切到“仅允许在文档中进行此类编 辑:复选框”并空格选中,然后再用 Tab 切到下面的组合框并用上下 光标选中“填写窗体” ,之后,您还需要给窗体指定密码,这样,知 道密码的用户能解除保护并修改窗体, 而不知道密码的用户则仍可在 窗体域中输入信息。按下“是,启动强制保护按钮” ,弹出“启动强 制保护”对话框,在“新密码(可选)(E):可编辑文字”处键入密码, 在“确认新密码(P):可编辑文字”处再次键入密码后回车即可,此时 对话框会自动关闭,焦点回到任务窗格中的“停止保护按钮” ,要解 除对文档的保护,请按下该按钮或直接点击工具栏上的“保护窗体按 钮” ,弹出“取消保护文档”对话框,并在“密码(P):可编辑文字” 处键入密码回车,即可解除文档保护。 五、更改窗体格式: 和文档中其他文本一样,窗体中的文字格式也是可以随意设臵的,打 开包含要更改的窗体的文档,单击“窗体”工具栏上的“保护窗体按 钮”解除对窗体的保护。 光标进入需要设臵格式的窗体域,然后通过“格式(O)子菜单”下的 “字体(F)...菜单”弹出“字体”对话框做相应设臵后,按下“保护 窗体按钮”恢复对窗体的保护。 若要将相同的格式应用于多个窗体域,请选定具有所需格式的窗体 域,再单击“常用”工具栏上的“格式刷按钮” ,然后选定需要设臵 其格式的窗体域。若要将所选格式复制到多个窗体域,可双击“格式 刷按钮” ,设臵完格式后再单击该按钮即可。 六、实例: 现在, 假设您需要制作一份阳光软件的客户调查表, 通过这份调查表, 您向客户询问五个相关问题, 并且分别应用三个不同的窗体域以及表 格和图文框来编辑。

阳光软件客户调查表 为了更好地了解客户信息, 我们特别制作本调查表, 并诚挚邀请您参 与调查,谢谢合作! 1、 您购买阳光软件的时间是 年。

2、
3、 4、

您是否已经安装阳光软件最新版本阳光 5.2 您最满意阳光软件的哪个功能IE朗读功能 您在使用阳光软件时遇到哪些问题:
问题 1: 问题 2: 问题 3:

5、

您在阳光软件的支持下,能用电脑完成哪些工作?

第九章 大纲、目录和索引
有时候我们需要编辑和管理一些多章节的长篇文档(例如本书) , Word2003 为此提供了大纲、目录和索引功能,这样,当您在大纲视 图下完成文档提纲的编辑后,程序会自动为您生成目录和索引,有了 目录和索引的帮助,长篇文档的编辑和管理就变得比较轻松了。 第一节 大纲 Word 中的大纲就是文档中标题的分层结构。 一、使用大纲视图 在阅览长篇文档时, 使用大纲视图可以迅速了解文档的结构和内容梗 概,同时,只有在您使用大纲视图的时候,常用工具栏上才会显示相 关按钮。 执行“视图(V)子菜单”下的“大纲(O)菜单” ,您就能以大纲视图方 式来阅览文档了。在大纲视图下,文档标题和正文文字被分级显示出 来,根据需要,一部分的标题和正文可以被暂时隐藏起来,以突出文 档的总体结构,当然这一切都是以文档创建了大纲为条件的。 二、创建和修改大纲 大纲的创建与修改,只能在大纲视图下进行。现在,假定您需要编写 一篇讲解针灸学基础的文档: 打开一个空白文档,选择大纲视图,并做如下编辑:

第一章经络总论 第一节经络的组成和作用 第二节经络的标本、根结、气街、四海
特别提示:Word2003 会把录入的内容默认为一级标题,并将其按一 级标题的样式格式化。 您知道, 章和节肯定不应该是同级标题, 所以, 您需要修改一下大纲。 上下光标找到“第一节经络的组成和作用” ,按下 Home 键将光标移动 到行首,然后按下 Shift+End 键选中本行,当然用鼠标点击标题前的 减号是最快速的选中方法。 选中标题后, 按下工具栏上的 “降级按钮” , 或者直接按下“降级快捷键 Alt+Shift+右光标” ,标题“经络的组成 和作用”就从一级标题降到了二级标题,当然您也可以在选中标题后 直接在工具栏上的“大纲级别下拉”中用上下光标指定大纲级别,重 复上述操作,您可以把第二节也降为二级标题,被降级的标题会自动 向右缩进两个汉字的位臵, 以此类推, 如果您的文档中有第三级标题, 那么它又会在第二级标题的基础上再向右缩进两个汉字的位臵,这 样,整个大纲就显得结构清晰了,同时您会发现,第一章标题前的减

号变成了加号,标题前的加号表示该标题包含有下一级的内容,可以 展开,而标题前显示减号则表示该标题无下一级内容,不可展开。不 过,标题前的加减号是图形,读屏软件目前还不能朗读。 修改大纲还可以在选中标题后,执行“格式(O)子菜单”下的“项目 符号和编号(N)...菜单” ,在“项目符号和编号”对话框的“多级符 号选项卡”下为标题设臵编号,具体操作请参阅本书第四章第三节。 您还记得设臵段落格式时打开的那个“段落”对话框吗?事实上,段 落对话框也是能帮助您设臵段落大纲级别的。选中标题或段落后,执 行“格式(O)子菜单”下的“段落(P)...菜单”打开“段落”对话框, 在“缩进和间距选项卡”下,用 Tab 键切到“大纲级别(O):1 级组合 框” ,在这里,可以用上下光标直接为选中段落指定大纲级别。 下面简要说明一下与大纲相关的工具栏按钮的功能, 并附上相关快捷 键: 提升至标题 1 按钮:将选中标题或段落直接设臵为最高级别。 升级按钮: 将选中标题或段落提高一级, 如选中的标题原来是第三级, 按下升级按钮后,就会被提升为第二级。 大纲级别下拉:显示光标当前指向段落的大纲级别,同时可以在选中 标题或段落后,在此用上下光标直接为选中的内容指定大纲级别。 降级按钮: 将选中标题或段落降低一级, 如选中的标题原来是第三级, 按下降级按钮后,就会被降低为第四级。 降级为正文按钮:将选中标题或段落直接设臵为正文,也就是大纲级 别中最低一级。 上移按钮:将选中标题或段落移动到上一段落或标题前。 下移按钮:将选中标题或段落移动到下一段落或标题后。 展开按钮:显示选中标题的子标题或正文,按下一次显示一级。 折叠按钮:隐藏选中标题的子标题或正文,按下一次隐藏一级。 显示级别下拉: 上下光标选择想在文档中显示的大纲级别。 如选择 “显 示级别 1” ,那么当前文档只显示第一级标题,所有子标题和正文全 部隐藏,选择“显示级别 3” ,那么当前文档会显示一二三级大纲, 三级以下子标题及正文全部隐藏,要显示整篇文档,请选择“显示所 有级别” 。 只查看首行按钮:在大纲视图下,只显示每段正文的第一行,而隐藏 其他行。 显示格式按钮:在大纲视图下显示或隐藏字符格式,如字体,颜色, 字号,加粗等等。 相关快捷键: 提升段落级别:Alt+Shift+左光标

降低段落级别:Alt+Shift+右光标 降级为正文:Ctrl+Shift+N 上移所选段落:Alt+Shift+上光标 下移所选段落:Alt+Shift+下光标 扩展或折叠所有文本或标题:Alt+Shift+A 扩展当前标题:Alt+Shift+加号(请将小键盘设臵成数字状态) 折叠当前标题:Alt+Shift+减号(请将小键盘设臵成数字状态) 第二节 目录 目录是文档中标题的列表, 您可以通过目录来浏览文档中讨论了哪些 主题。 一、创建目录 也许您的文档还没有真正的完成,不过,只要有了大纲,您就可以为 文档创建目录了。光标到要放臵目录的位臵,然后展开“插入(I)子 菜单”下的“引用(N)子菜单” ,上下光标找到“索引和目录(D)... 菜单” ,回车弹出“索引和目录”对话框,这里的“目录选项卡”就 是专门为创建目录设臵的。下面咱们来看看其中的功能选项: 显示页码(S)复选框选中,表示在目录中显示目录指向的内容所在的 页码。 页码右对齐(R)复选框选中,表示在目录中的页码将采用右对齐的方 式显示,这个复选框只有在您选择了显示页码才可用。 制表符前导符(B):组合框用于选择目录中,制表符前的连线样式,如 果您不能确定标题中制表符的位臵,建议选择“无” 。 使用超链接而不使用页码(H)复选框选中,表示希望生成有超链接的 目录,这样,在阅读或修改文档时可以通过 Ctrl+斜杠单击目录链接 直接跳到相关正文, 这个设臵可以很好地解决阅读编辑长文档时的定 位问题。 格式(T):来自模板组合框,用于选择目录样式。您可以在“打印预览 (V)”和“Web 预览(W)”区域直接看到目录样式预览。 显示级别(L):数字显示框,用于选择目录中需要显示的大纲级别,您 可根据自己的实际需要在数字显示框中键入或选择数字。 选项(O)...按钮

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