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办公室年终总结


办公室年度工作总结及 2012 年工作计划 办公室作为公司的综合职能部门, 在总经办的领导下, 受助于各部门的大力支持与帮 助,在本人就任的半年时间里紧紧围绕总经办下达的公司内部管理目标开展各项工作,通过 不断强化服务意识,提高自身素质和工作质量,积极发挥其参谋、协调、督查、服务等职能 作用,尽心尽职完成了公司下达的各项工作任务。现将本人自六月份以来接手公司办公室工 作情况作总结如下: 一.牢固树立服务意识,为公司总经办、各部门及广大员工作好各项服务性工作 1. 办公室的工作性质决定了为对公司领导提供服务,协助其进行行政决策是办公室最重 要的部门职能之一。在近半年的时间里,适逢公司面临内部管理的决策,办公室能够总经办 提供一些行管、人力资源方面的意见、建议,以完善决策团队的工作思路;对于总经办确定 的决策性思想,办公室能第一时间进行反应,将其转化为政令通过各渠道予以发布,保证了 总经办的工作思路得以在公司日常工作中及时体现;同时办公室对于从部门基层层面了解到 的各种情况,也能按照需求及时提供给总经办作为其进行日常行政决策的依据;对于公司领 导交办的各项工作任务,办公室的工作人员也都作到在指定时间内保质完成,较好地履行了 部门的助手职能。 2. 公司目前的行业对于初进公司的我而言是个全新的工作领域,因此需要在最短时间内 掌握本行业相关知识和业务流程。通过积极参与针对各部门的服务性工作(例如协助部门进 行大量的文字资料工作、 为各部门业务开展提供各种物资、 人力、 交通便利方面的后勤保障) , 使办公室对各部门的工作流程、工作内容有了更深入的了解,也便于对自我的工作习惯和方 式方法进行针对性的调整,使部门工作的开展更适应本公司的工作特点。 3. 对于公司广大基层员工群体,办公室也在努力发挥服务职能,为其提供各种帮扶。从 员工寝室的日常管理、维修,到员工婚丧嫁娶等事务的帮助请求,从日常工作环境的改善, 到各部门日常工作、生活用品的购置、供应,事无俱细,办公室都在努力作好各种协调,力 争满足各部门同仁所需,为员工排忧解难。 二.抓规范化管理,努力提高工作效率 办公室工作涉及的内容纷繁复杂, 工作项目缺乏连贯性, 随机性较强。 再加上工作人员少, 如果没有规范的工作程序和很高的工作效率, 很难达到公司对行政后勤工作提出的工作目标。 为此,以规范管理、办事高效为目标,办公室在总经办的指导下对部门各项工作和制度进行 了新的定位。 一是规范办公室工作的基本要求。细至日常环境卫生的管理、会议工作的管理、文件的签 发、对部门的协调流程等,这些看似微小的工作细节全都在日常工作中进行着程序的改进、 重建,力争朝规范化、效率化的方向转变; 二是规范办公室工作的实效性。从建章立制入手,力求规范化管理的落实。公司在制度体 系方面具备一定的基础,只是由于缺乏制度建设的持续性,因此太多规范性的文件不适应日 常工作需要,流于形式。加上日常培训教育工作滞后,规范管理的理念不能深入人心。在公 司领导的指导下,本部门相继修订并完善了涉及车辆管理、会议管理、日志管理、礼品管理 等各方面的规范性文件若干,为将上述方面工作纳入正规管理范畴提供了制度依据;针对部 分公司既有的管理制度已不符合工作管理现状得不到有效执行的现象,也对纪律性、管理规 范性要求做了详细的补充和修订。在具体工作中,围绕办文、办会、办事以规范化建设为要 求,在提高工作质量和效率上下功夫。加强了对重要活动、重要文件、重要会议的规范化管 理力度;对起草的工作报告做到了高效、优质、针对性强;对公文的处理做到了准确规范, 传递迅速。规范化水平的提高,确保了日常工作正常有序,上传下达、左右联络通畅,为圆 满完成各项任务提供了可靠的保障。 三是初步建立了各部门、个人的考核体系的雏形,搭建起了以学期为时间单位、从部门到

个人均对工作目标、综合表现进行考良的绩效考核机制的框架;另外依据各岗位、各部门的 职能分工内容,对于部分责任混淆不清却又容易产生较严重后果的工作,加强了分析和阶段 性督查的力度,使得责任到人,有力地推动了各项工作按规定流程进行、予以规范化管理的 工作目标达成。 三.存在不足: 纵观半年来办公室的工作,某些不足之处表现得尤其突出: 一是行政职能划分不够清晰,与多部门的功能存在重复、冲突, “有的工作多头管理、有 的工作没人管理” ,不但造成行政效率低下,而且对于各部门管理的专业性、权威性也造成负 面影响,不利于日常办公室统筹综合、协调带动等作用的发挥;二是公司内部行政管理规范 化仍然水平较低,规章制度名目不少,但缺乏制度执行的保障措施,存在规章制度形同虚设 的现象。 三是由于日常工作环境和内容局限,对外的社会关系尚不成熟,经验缺乏,相关事务的处 理也不能得心应手,外部事务无法在为公司领导排忧解难,提供有效辅助。 四是部分工作职能在目前的人员配置条件下无法开展, 很多企业内部管理必须具备的行政 和人力资源管理工作职能(项目)还处于空白; 五是对于办公室工作的部分专业性知识还有所欠缺,对本行业管理方面的经验相对不足, 未能很好地履行监督服务的职能。 四.工作改进的大致思路: 针对本部门上述存在的问题,在下年度的工作中通过以下的工作思路予以改善: 1.按照现代企业的管理观念,与其它部门的工作职能归属进行区分,以便于各自管理权 责的明确; 2.在此基础上要对本部门适当补充一些具备专业知识和工作经验的人员,以便于充分发 挥部门的工作职能,行使好 “承办、参谋、管理、协调”的职责。 3. 进一步修订并完善各项规章制度, 使各项工作都有章可循, 同时增强制度的可操作性, 在制度落实的保障上想法法、下功夫,努力营造一个团结协作、管理有序、人心思进的良好 氛围,塑造一支富有活力、凝聚力却又不乏纪律性的团队。 4.在力争内部管理目标平稳达成的前提下,将工作重心适度向外偏移,以充分发挥办公 室协调沟通、内外兼顾的职能作用。 五.下年度工作计划: 1.我部门计划在下年度工作之初进行人员补充,增设专职文员一名,主要职能为承办人 力资源方面基础性事务工作。通过人员配置的加强,重点加强对人员出勤、职前培训、月度 绩效考核、社保关系等四方面的规范化管理,在五月份前,针对上述四大块工作的日常运作 建立工作流程和规范化标准; 2.截止本学期, 在办公室的组织安排下公司已先后进行了两次学期末考评, 公司整体绩效 体系已初步建立。但具体来看,各部门制订的考核标准水平不一、流程相对简单。因此我部 门下学期将着力于整合、改进现有的各部门考评标准,在广泛征求各部门意见的基础上拿出 最具适用性强、客观公平性、内容全面的考评标准和流程,争取在下学期末正式予以执行。 3.针对办公室内部的管理,在寒假过后,我部门将通过一个月的时间进行准备,在 3 月份 前建立和完善办公室工作责任机制和工作绩效考核机制,规范目前 3 个岗位的职能、职责、 目标与标准,制定切实可行的检查考核方案,以月度为单位对本部门人员的工作绩效进行严 格的检查考核,形成制约和激励机制,依据工作表现的不同拉开员工每月到手的收入差距, 做到奖优罚劣、赏罚分明,调动起部门内员工的工作积极性 4.针对公司目前在人力资源管理 制度方面存在的空缺,根据总经办下达的工作任务,办公室将在 4 月底之前完成制度体系的 重建起草。根据行业现状和公司的实际情况,将人员配置、招聘、培训、考核、薪酬管理、

劳动关系处理等方面的工作内容全部进行标准流程化,并对应制订制度文件予以规范管理。 上述制度的草案出台后, 将用一周的时间意见征集, 广泛听取公司领导和各部门同仁的意见、 建议,进行修订、完善后予以发布执行。 5.行政工作方面, 本部门一方面会一如既往为各部门提供保障作好服务, 另一方面针对公 司各部门成本意识淡薄、浪费现象严重、行政办公费用较高的现象,办公室也要加大管控力 度。办公文具的发放要建立计划申报机制,每月按需申报领用;各部门的文件资料打印、印 刷要采取登记、 审核制度予以控制。 通过上述两方面的制度完善以及与财务部成本分析核算、 利益分配工作进行衔接,从而将公司庞大的办公开销合理分摊进各部门的工作成本,最终与 各自部门、员工的利益相挂钩,从而促使员工乃至团队建立起成本意识,养成节约的习惯。 6.针对公司文件资料管理无序的状况, 下学期本部门将加强档案资料的整理工作, 严格按 照标准,对文书档案、人事档案、项目资料档案等的收集、整理和保管环节工作进行规范。 徐世鸣 2012 年元月 2 日


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