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商务英语函电在对外贸易中的作用


商务英语函电在对外贸易中的作用
中国与世界各国的经济贸易往来日益频繁, 商务英语是国际商务活动中通用的一种专门 用途语言,是对外经济活动中的重要工具,商务英语函电则成为各国之间相互沟通、开展业 务、达成交易、建立友好合作关系等商务活动的重要媒介。 随着信息技术的快速发展、信息的全球化,商业上的事务英语函电也逐步发展起来,随 即传真、电子邮件的呈现并被广泛使用,促推国际通讯体式格局更加的便捷。很多外贸企业 可通过他人先容得知潜在客户的联系体式后, 使用方便、 快捷的现代商业上的事务英语函电。 就这些潜在客户,在短短几分钟内,就可以取得联系然后可以进行询盘或相关交流,如果顺 利的话就能够建立业务关系最终成为真实的客户。 如此以来企业的客户将越来越多, 同时业 务量也随之增多,以易于企业进一步发展强大。而且,如果没有商务函电很多国际贸易活动 都不能顺利进行。 因此商务英语函电在对外贸易中可以为双方的沟通交流搭起桥梁能够准确 而具体地传递双方的各类相关的商务信息。 按照这样的发展趋势, 商业上的事务英语函电将 会成为对于外贸易中不可或缺的一部分。 作为商务英语专业的学生,我们将来主要就是从事外贸方面的工作,所以,能否熟练使 用商务英语函电对我们将来外贸方面的影响举足轻重, 于是, 我用本文向大家阐述下我对于 书写商务英语函电的看法。 一、 商业上的事务英语函电和对外贸易的概述随着世界经济和信息技术快速发展商务英 语函电已经成为对外贸易中不可或缺的重要组成部分。 商务英语函电是在商务环境下利用函 电与具有不同文化背景的客户进行国际交流的行为。 商务函电是一种行业英语是开展对外商 务活动的基础和重要工具是最常用也最有效的通讯手段之一。 如果没有商务函电很多国际贸 易活动都不能顺利进行.因此商务英语函电在对外贸易中可以为双方的沟通交流搭起桥梁准 确而具体地传递双方的各类相关的商务信息。回望中国对外贸易形势报告(2010 年秋季) , 报告总结了 2010 年前三季度中国外贸运行的主要特点。总体看,在诸多因素共同作用下, 2010 年以来中国外贸呈现恢复性较快增长态势,开拓市场成效明显,经济贸易结构稳步推 进,促平衡进展顺利,进出口规模均已超过 2008 年同期水平。报告预计,2010 年四季度 中国外贸将继续保持增长态势,但同比增速将继续回落。全年进出口约为 2.8 万亿美元, 比上年增长 25%左右。报告分析,2011 年中国外贸发展具备不少有利条件,但外部不确定 因素仍然较多,经济因素和非经济因素相互交织,国内要素成本呈继续上升态势,企业经营 压力增大,对外贸易形势不容乐观。综合考虑各种因素,2011 年中国外贸将继续保持增长 态势,但增速可能有所回落。报告指出,要妥善处理保持好外贸稳定增长和加快发展方式转 变的关系。既要看到外贸发展面临国内外环境的复杂性和不确定性,落实好稳出口、扩进口 的各项政策措施,保持外贸平稳发展;又要充分认识外贸结构调整的重要性和紧迫性,加快 外贸发展方式转变,优化外贸结构,培育国际合作和多边新优势。同时,要进一步完善进口 促进政策,推进贸易便利化,增加先进技术、关键零部件和国内短缺物资进口,努力改善贸 易平衡状况。 二、 商业上的事务英语函电商业上的事务英语函电是在对于外贸易活动中以英语为载体 而彼此进行的商业上的事务函电往来; 商业上的事务英语是一种有独特语言气焰气魄的外贸 专业用语,不同于一般的同样平常英语,它包括专业贸易用语、缩略用处等。所周知,英语 是当今全球运用最广的语言, 因此英语成为对于外贸易的主要用语, 便称为商业上的事务英 语。商业上的事务函电是指在对于外贸易中所使用的信函、电报、电传、传真、电子邮件等 通讯体式格局,商业上的事务函电的种类包括:商洽函、扣问函、答复函、请求函、奉告函、 联系函从商业上的事务函电的具体使用功能来讲,又可分为:来函处理答复函、订货函、任 命函、庆祝函、感激函、先容函、约请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、倾销函。商业

上的事务函电的效用,一是索守信息或传递信息,二是处理商业上的事务交流中有关事宜, 三是联络与沟通情感。 商业上的事务英语函电也是公司与公司之间用以联系顾客的东西, 在 对于外贸易中发挥着沟通买卖双方的媒介效用; 它涉及外贸业务中的各个环节, 建立包括业 务关系、询盘、发盘、还盘、接管、执行订单、装运、保险、付款、索赔等。在商业上的事 务英语函电的写作中应注重六个要素:完整、具体、清楚、简洁、礼貌、体谅;遵照三个准 则:求同准则、婉转准则、德言行相符准则,商业上的事务函电的公函,其写作格局有多种 气焰气魄,有专业式、简洁式和持重式。函电格局自由化主要信头体现在信头、称呼语和信 内地址等方面。 跟着贸易双方业务联系的增多与贸易关系的增强, 彼此之间的了解与沟通日 益深切, 有个人内部实质意义渗透公函的趋向, 这也增进了其格局的自由化在商业上的事务 函电的写作历程中,除因格局自由化而变简洁外其语言运用方面也简洁化了。一方面,函电 中应省去那些客气、骈枝的话语而直接指向磋商主题,主要是为了简洁明了、易于阅览;另 一方面,电子数值互换、电报等用语及短句的使用,都使其语言气焰气魄简洁化了 。 三、 对外贸易: 对外贸易是特指国际贸易活动中的一国或地域同其他国度或地域所进行 的商品、 劳务和技术的互换活动。 这是安身于一个国度或地域去对待它与其他国度或地域的 商品贸易活动,有时也被称为国外贸易对外贸易的分类: 1、按交易内部实质意义,对于外 贸易按商品形式与内部实质意义的不同,可分为货物贸易、办事贸易和技术贸易; 2、按货 物移动标的目的, 对于外贸易可分为出口贸易、 进口贸易、 过境贸易、 复出口与复进口贸易、 净出口与净进口贸易; 3、按交易对于象,对于外货物贸易可分为直接贸易、间接贸易与转 口贸易; 4、按运输体式格局,对于外货物贸易可分为海运贸易、陆运贸易、空运贸易、多 式联运与邮购贸易等等,可以说形式多样。 四、英语函电在对外贸易中效用随着信息技术、多媒体技术和收集技术的发展,人的总 体社会形态进入了信息社会形态, 信函在业务交流中再也不占主导地位, 而是很大程度上代 之以传真、互联网、电子邮件等更为快速、便利、经济的通信手段,但在信息内部实质意义 和形式来看,其基本格局、表达体式格局和内部实质意义都没有大的变化。可以说,传真和 电子邮件是一封用传真或电子邮件体式格局投递的信函。 跟着电子商业上的事务体式格局的 发展,进口商可在网上轻轻松松地发广告、报价格、下订单、签合约、结货款等电子商业上 的事务的应用,这是提高国际贸易效率的最有用办法之一,电子化、收集化国际贸易是国际 贸易的发展标的目的据在外贸行业事情的人员先容,当今的商业上的事务交流 98 使用的是 E-mail,其余的是电传,有时会打手机。 伴随着世界经济一体化程序的提速, 国际的商业上的事务合作日益增强。 加入世界贸易 组织后, 我国与其他成员国的经济交往一天一天地走向频繁, 对外经济贸易和技术合作也得 到了快速发展国际贸易不停发展, 而外贸英语函电在当今世界贸易热潮之际, 是国际商业交 往中必不可少的手眼, 对于外贸易的各个环节大部分通过函电进行从建立业务关系到交易成 功、 执行合约和执行合约历程等, 多数需通过函电处理完成因而, 现代国际贸易又被称为 “票 据贸易” 在国际贸易的操作实务中, 贸易各环节所有的交往函电都构成为了重要的法律依据, 当产生贸易纠葛时, 它有可能左右纠葛处理完成的结果。 国际贸易越来越依赖于票据互换的 历程, 商业上的事务函电的中心化效用也日渐明显。 商业上的事务英语函电在对于外贸易中 的主要有以下的效用。 (一)使成为事实贸易的全球化 传统的贸易通讯体式格局是个比较繁琐的历程,有时 还需要贸易双方重复进行屡次的面对面的接洽商谈和信息交流, 而且贸易活动的开展很大程 度上受到贸易双方地域位置等客观前提的限制同样也受到时间和空间的限制,不仅历程复 杂,成本用度高,速度缓慢,并还存在很大的安全需要解答的题目,容易丢掉或毁损。现代 商业上的事务英语函电的快速发展, 为企业供给了进入国际市场的快捷通讯东西外贸企业从 这个时候起没有地舆区域的限制,可以在全球的规模内寻觅贸易合作伙伴和开展新的业务,

并且可以随时与客户进行交流信息定见,就不会呈现贸易双方接洽商谈和信息交流上的不 便; 不论是欧洲的客户照旧北新大陆的客户同样的高效便捷。 这些都是信息技术和商业上的 事务英语函电发展的硕大的果实, 使成为事实贸易的全球化, 企业就能够顺利进攻外国市场。 (二)增进对外贸易的增长商业上的事务英语函电能增进对于外贸易的增长。近年来, 手机和传真为跨国界的贸易伙伴供给了快捷的通信; 有很多实例申明了这点, 而电子邮件和 一些进步的全球聊天通话收集(MSN、Skype、QQ)信息互换平台,进一步增进对于外贸 易的发展。 有这些快捷的全球通讯体式格局做后盾, 使很多中、 小型企业纷纷进攻国外市场, 寻觅新的贸易发展机会并扩大贸易规模; 与此同时也增加我国的出进口贸易额、 鞭策经济的 增长。 (三)提高对外贸易的事情效率、 减低成本商业上的事务英语函电还在对于外贸易中起 着提高对外贸易的效率和减低成本的效用。 在对外贸易中, 相关的信息可以通过商业上的事 务函电快速地传送给客户或合作伙伴; 而不同传统的通讯体式格局需要在漫长地等候客户的 答复,并且因为传统的信函、电报等是以纸文件传送信息,会造成有大量相关的资料文件和 票据需要进行打叠整顿、分类并存档如许要得事情效率非常低,既费时又吃力。现代商业上 的事务函电被广泛使用以来, “纸票据”的使用就逐渐削减,事情量也随之减缓;换而言之, 对于外贸易的事情效率提高了并减低了成本, 尤其当外贸企业不停发展强大时, 企业管理成 本减低的幅度就更加的明显。 (四)帮助企业获得更多的新客户, 加深企业与客户之间的联系, 随着收集信息技术的 快速发展、信息的全球化,商业上的事务英语函电也逐步发展起来,随即传真、电子邮件的 呈现并被广泛使用, 促推国际通讯体式格局更加的便捷很多外贸企业可通过他人而得知潜在 客户的联系体式格局后, 使用方面、 快捷的现代商业上的事务英语函电与他们在短短几分钟 内取得联系, 然后可以进行询盘或相关交流, 如果顺利就能够建立业务关系最终成为真实的 客户如此以来企业的客户将越来越多, 同时业务量也随之增多, 以易于企业进一步发展强大。 同样,外贸企业可以与已经建立业务关系的客户加深彼此之间的联系。例如,当外贸企业业 务员在执行合约时, 呈现不论什么需要解答的题目或困惑都可立即与客户取得联系, 并共同 商议处理完成方法使合约得以顺利履行; 另一方面, 常与客户保持联系了解近况、 加强关系, 会使得以后的合作里更加顺利。 礼貌原则的六大准则, 礼貌是商务活动的一条重要准绳, 礼貌也是商务函电的重要特点, 在语用学礼貌原则的指导下的英文信函可以最大程度的表达诚意和尊敬, 实现有效沟通, 促 进商务活动的顺利开展,从而促成商务合作和贸易的最终达成。 礼貌原则概述: 礼貌本身是日常生活行为中具有道德和伦理意义的一项行为准则, 包括 人们为维护和谐的人际关系所做出的种种努力。 礼貌这一概念一旦进入到语用研究领域, 就 有其独特的理论内涵。从语用学的角度分析,礼貌原则是在合作原则的基础上产生的。 美 国语言哲学家 H.P.Grice 认为在言语交际中,双方为了达到特定的目的,都要共同遵守相互 合作的基本原则,相互配合,相互理解,即会话合作原则(Cooperative Principle,简称 CP) , 这是语用学研究领域的一个重大突破。格赖斯把合作原则分为四条准则,即数量准则、质量 准则、关联准则和方式准则。遵守了这些准则,交流者就能以最直接的方式和最合适的语言 进行交际,达到最佳交际效果。但是,但是这四条准则虽然是约定俗成的规约,但人们在语 言交际中有时会故意违反某一准则,含蓄、间接地表达思想,产生会话含义,目的是出于礼 貌的考虑。为此 Brown 和 Levinson 提出了礼貌策略,他们认为礼貌就是“典型人”为满 足面子需求所采取的各种理性行为,即通过某种语言策略达到给交际各方都留点面子的目 的。 言语交际中礼貌策略只是一种手段, 使用礼貌策略这一手段的真正目的是为了更好的达 到佳绩的目的,满足人们的面子需求。 英国语言学家 G.Leech 在此基础上又提出了言语交际的礼貌原则(PolitenesePrinciple) ,

作为合作原则的补充和完善, 用来说明合作原则无法解释交际现象。Leech 认为在所有的语 言交际中, 说话人和听话人之间应尽量的表示礼貌和尽量的减少不礼貌的表达方式。 他的礼 貌原则包括六条礼貌准则:1、策略准则(tactmaxim) :使他人受损最少,使他人受惠最大; 2、宽容准则(generosity) :使自身受惠最少,使自身受损最大;3、赞誉准则(approbation maxim) :尽力缩小对他人的贬损,尽力夸大对他人的赞扬;4、谦虚准则(modestymaxim) : 尽力缩小对自身的赞扬,尽力夸大对自己的贬损; 赞同准则(agreementmaxim) :尽力缩小 自身和他人之间的分歧,尽力夸大自身与他人之间的一致;6、同情准则(sympathymaxim) : 尽力缩小自身对他人的厌恶,尽力夸大自身对他人的同情。在利奇提出的六条准则中,策略 准则和宽容准则,赞誉准则和谦虚准则是分别成对的,如果一句话遵循了其中之一,那么它 必然也是遵循了另一条准则。 语用学中的礼貌原则并非只在口语交际中适用, 同样也适用于 书面交流。礼貌原则是贯穿商务语言交际活动的基本语用准则,是商务活动的必然要求。因 此,在贸易交往中,我们要注意运用语言学的礼貌原则来指导各类商务信函的写作。 商务英语函电中的语用礼貌色彩:1、商务英语函电用语上的语用礼貌色彩商务英语函 电产生并服务于国际商务活动, 贸易双方通过往来函电进行贸易磋商, 建立和维系良好的合 作伙伴关系,促进公司业务的发展,加深真挚和谐的友情,最终达成交易。因此,英文函电 在遣词造句、行文方法、表达风格、意义和内涵方面都具有商业韵味,讲究语言策略,注重 语言的得体性,运用富有感情的、礼貌的用语来表达最真挚的态度,运用温和委婉的语气来 表达最真诚的合作意愿,避免向对方直接命令。其行文通常严格遵守“7C”的写作原则, 即礼貌(courtesy) 、体谅(consideration) 、完整 、 (completeness) 清楚 、 (clarity) 简 洁 、 (conciseness) 具体(concreteness) 、正确(correctness) 。其中礼貌这一写作原则可 谓诸原则中最重要的; 2、 商务英语函电内容上的用语礼貌色彩英文商务函电写作是涉外商 务经营活动的重要组成部分,它主要包括商务书信、便函、商务电传、商务传真、商务电子 邮件等。通过往来函电,贸易双方进行磋商交流,促进贸易各个环节的顺利进行,包括建立 贸易关系、询盘、报盘和还盘,推销产品,订购货物,通知船商,货物投保,支持方式,投 诉和索赔, 请求代理等等。 它的内容反映贸易双方在互惠互利的基础上进行平等合作的商务 活动,建立或巩固良好的商务关系。因此,具有很强的实践。


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