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秘书考证辅导2


秘书三级考证辅导

第一章 会议管理
一、考试概述 ? 会议管理部分的内容是秘书资格考试的重点, 此部分在考查时主要有以下几种题型:选择 题、情景录像题及工作实务题,而且比重较 大,同学们复习时要有所侧重。根据不同级 别,一般情况下理论知识试卷中,三级占 20%左右;在技能试卷中三级占30%左右。
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二、考试知识点 会议的基础知识 会议的基本要素(知识考核) 会议的目的、召开的时间、地点、组织者、主持者、 与会者、主题、议题、日程等 会议的分类(知识考核)(参见秘书学教材) 一个完整的会议有三个部分组成(知识考核) 会前准备工作+会中服务+会议善后工作

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会前服务 1.拟订会议筹备方案 会议筹备方案也成为会议预案,是秘书在会议筹 备过程中就会议的准备工作组织和实施情况而形 成的文字材料。 (1)会议筹备方案的作用(知识考核) 会议筹备方案是会议实施的依据;通过会议筹备 方案确保会议的周密组织;确保会议服务质量和 沟通协调到位;确保领导的意图得以贯彻执行。 (2)会议筹备方案的内容(知识、技能考核)

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1会议的主题与议题; 2会议的名称; 3会议议程和日程; 4会议的时间和地点; 5会议所必须的设备和工具; 6会议必须的文件和资料; 7与会人员的组成、人数以及与会人员的编组; 8会议期间的食宿和车辆安排; 9会议经费的预算; 10会议筹备小组的组成、人数以及完成任务的期 限。

(3)会议筹备方案的拟写(技能考核) ? 会议筹备方案属于计划性文书,其结构由 标题和正文组成 ? 标题由会议名称+筹备方案组成。有些筹备 方案因要报上级机关批准,用请示的形式 出现,但由于筹备方案不宜直接行文,可 以作为请示的附件。 ? 会议筹备方案的正文应该包括上述的10个 内容。
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2.检查会议筹备情况 (1)会议筹备情况检查的主要内容(知识考核) (P12-13) (2)会议筹备情况的检查形式(知识、技能考 核)(P14-15) (3)会议筹备情况的检查程序(知识、技能考 核)(P16) ①会议筹备小组成员自查,在自查过程中发现问 题,及时解决问题,对于难以解决的问题,立即 请示相关领导,请领导做出指示。 ②现场检查。首先制定检查的路线和检查的重点, 并通过有关部门和人员进行检查,对于检查的情 况逐一进行登记,对未达要求的项目提出整改、 修订的意见,并责成相关部门进行整改和修订。

(2)会议筹备情况的检查形式(知识、技 能考核) ? 主管领导听取会议筹备小组对会议筹备情 况进行汇报,根据汇报内容作出批示,会 议筹备组根据领导的批示进行整改;会场 实地检查,主管领导由会议筹备小组成员 陪同对会场进行检查,发现问题,当即解 决。
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3.拟订会议的应急方案(P25-28) (1)会议应急方案的作用(知识考核) 对会议过程中可能出现的突发性事件早做准备,防患于未 然;有利于提高会议的管理效率;使会议组织者在会议出 现意外事件时能够妥善处理,从容应对。 (2)会议应急方案的主要内容(知识考核) 会议中可能会发生的意外问题;解决问题的工作方法和工 作人员。 (3)应急方案制定的程序(技能考核) 预测情况;准备应对备选方案;讨论会议紧急情况;确定 会议应急方案 (4)拟写会议应急方案(技能考核) 会议应急方案由标题和正文组成。 标题。由会议名称+应急方案组成。 正文。正文部分包括会议过程中可能发生的情况预测,并 写出预防措施和处理办法,责任部门和责任人等内容。

4.远程会议筹备方案的特点(技能考核)P6 ? 5.会议组织分工(知识考核)P6 ? 6.审核会议文件(P17) ? 审核方法(知识点) ? 7.与领导沟通会议的有关事宜(知识点)
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会中服务
1.提示会议按计划进行 ? (1)推进会议进程的原则(知识考核) ? 认真倾听、树立信心、消除交流障碍、强调 问题、使用交际技巧。 ? (2)提示会议按计划进行的意义(知识考核) ? 有利于形成会议气氛、掌握会议议程、维持 会议秩序、排除外界干扰、引导决定决议和 结果的形成。
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2.监督会议经费的使用 (1)会议经费的类型(知识考核) 与会者、参展商交费,联合主办者交费,广告、赞助和捐助, 主办公司分配划拨以及其他收入项目。 (2)会议经费使用的主要方面(知识考核)(P35) (3)会议经费使用的程序(技能考核) 申请经费---主管领导审批----财务部门审批-----财务人员提取 现金或者填写支票-----经费支出-----审核会议经费支出。 (4)制定会议经费预算方案(技能考核)(P37例)

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1.场地费,即租借会场的费用,包括会场内基本设施的费用。 2.设备费,包括购买或租借会议所需的各种视听设备、通信设备、印 刷设备等费用。 3.会场装饰费,包括制作会标、会徽、标语、购买或租借花卉、彩旗 等的费用。 4.文具、资料费,包括公关宣传、制作会议文件资料和证件的费用和 相应的文具费。 5.交通费,包括与会人员往返的差旅费、接送费和会议期间各种接待、 参观等所需的交通费。如果与会人员的差旅费由自己负担,则不必列 入预算,但要注明。 6.茶水食宿费,时间较长的会议要考虑茶水、饮料、果点的费用,需 要住宿的会议还要预算餐饮费和住宿费。如食宿费自理,可不计算在 内。 7.人工费,包括支付给与会人员和工作人员的补贴或报酬。如支付给 报告人、演讲者、专家、临时借用人员的酬金。与会人员和工作人员 的工资一般不计算在其中。 8.娱乐休闲费用,如果会议安排了参观游览、文娱晚会等休闲活动, 还要预算参观游览门票、演出或包场费用等。

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3.处理会中冲突事件(技能考核) ①人员问题。 问题:会议的发言人、演讲人、主要领导等能不能 到会,与会者能不能按时到会等。 处理办法:会议筹备过程中,对于发言人、演讲人 等要有预备人选,如果事先确定的人选不能到会, 就应该立即启用备用人选。一部分与会者不能到会, 应该立即调整会场、食宿等安排,不能影响会议的 正常秩序。

②场地问题。 ? 问题:原来预订的场地是否有变化,场地是 否符合会议的要求,预订的宾馆房间是否够 用等。 ? 处理办法:如果是企业内部会议室,可以根 据人员的多少及时调整,如果是租用外部会 议室,应根据实际情况和对方管理人员协商, 安排食宿也同样如此。
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③设备问题。 ? 问题:会议场所设备准备不足或者会议中途 出现故障,办公设备供应不足等。 ? 处理办法:如果是企业内部会议室,秘书人 员应该掌握本单位可以使用的其他设备是否 可以替代,如果是租用的外部会议室,应该 和对方管理人员联系,请对方及时补充所需 设备或者联系供应商及时对出现故障的设备 进行维修。
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④资料问题。 ? 问题:准备的会议资料或者宣传资料不足。 ? 处理办法:将会议涉及的所有文件资料的原 始稿件或者电子文档随身携带,一旦出现状 况可以及时进行补救。
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⑤健康与安全问题。 ? 问题:在会议过程中出现集体食物中毒、个 别与会者突发疾病,火灾、交通事故等。 ? 处理办法:加强会前安全检查,对会议筹备 小组人员进行分工,一旦出现意外情况,应 立即联系相关部门进行急救。
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⑥与会者情绪问题 ? 问题:与会者对会议的安排不满,对程序设 置不满等。 ? 处理办法:广泛征求与会者的意见,对于合 理的意见和建议给予采纳,在不影响会议整 个过程的情况下对议程、日程等等可以做适 当的调整。做好与会者的思想工作和解释工 作。
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⑦与会者返程问题 ? 问题:与会者预订的返程车船票等时间与班 次和与会者的要求不相符合。 ? 处理办法:做好解释工作,能够调换的要立 即进行调换,对不能调换的,要做好与会者 的食宿安排工作。
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⑧行为问题 ? 问题:发言人在发言过程中的语言、行为不 当,与会者的言行不当。 ? 处理办法:会前对发言人的文稿做好审核工 作,了解发言人的思想动态,做好发言前的 沟通工作。对于会议过程中发言人或者与会 者的言行过激又不能制止时,可请其暂时离 开会场。
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会后落实
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1.会议总结 (1)了解会议总结工作的目的(知识考核) 检查会议目标的实现情况; 检查各个小组的分工执行情况; 将员工自我总结和集体总结相结合;以总结经验、 激励下属、提高工作水平为目的。 奖惩相关人员,并要妥善解决会议的遗留问题。

(2)会议总结的内容和方式 ? ①会议总结的主要内容(知识考核)P43 ? ②会议总结的方式(知识考核) ? 会务工作人员个人书面总结;各会务工作部 门分别进行小组总结;由领导组织有关人员 进行总结;必要时进行大会交流、总结、表 彰;有质量的书面总结可以用简报的形式散 发并收集、整理、归档。
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2.会议效果评估(知识、技能考核) (1)明确会议评估对象,主要包括对会议总体管理工作、 对会议主持人和对会议工作人员的评估三个方面。 (2)确定会议评估因素:①会议总体管理工作评估覆盖会 议工作的方方面面,包括会议目标、会议方案、会场情况、 时间、与会者范围、食宿安排、会议经费、会议文件资料和 其他各项活动内容。秘书应根据会议的性质和类型决定评估 问题的内容。②会议主持人评估,主要侧重于对主持人的主 持能力、修养、业务水平、工作作风、会议进程的控制能力 和引导会议决议形成能力的评估。秘书可请与会者记录填写 事先设计好的表格。③会议工作人员评估,主要侧重于对工 作人员的行为表现、工作态度、业务水平和工作效果的评估。

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(3)设计评估表格,收集评估数据。设计评估表 格应注意表格的长度、问题的相关性、提问的方式、 填写的难易程度、分析数据的方式等。 (4)分析数据、得出结论 秘书应根据会议的类型和分析的目的,去获得分析 数据并得出结论,以形成分析报告。采用科学的数 据分析方式,与会者较多时,可采用计算机分析数 据,并以显易的方式整理和展示会议评估所获得的 数据,如柱型图、饼型图、散点式等。

第二章 日常事务管理
一、考试概况 ? 此部分内容是秘书职业资格考试的重点内容, 主要包括接待、办公室环境管理、日常事务 管理、办公用品和办公设备的管理、信息管 理、商务活动等。 ? 在秘书职业资格考试中,主要以选择题、案 例分析题和工作实务题的形式出现。一般情 况下,基础知识部分三级25%左右,技能考 试部分三级40%左右。
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一、秘书接待工作 (一)确定涉外礼宾次序 1.涉外接待的原则和要求(知识考核) 原则:不卑不亢、依法办事、内外有别、尊重个人、女士 优先、入乡随俗 2.涉外接待的礼宾顺序 (1)依照来宾所在国家或地区的名称的拉丁字母的先后 来排列其次序 (2)依照来宾的具体身份与职务的高低来排列其次序 (3)依照来宾抵达现场的具体时间早晚来排列其先后次 序 (4)依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先 后来排列其次序 (5)不排列

考试知识点

3.礼宾次序确定步骤(知识考核)P72 ? (1)确定礼宾次序方案 ? (2)提前通知有关各方 ? (3)按礼宾次序排列座次、名次、出场次序
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(二)安排涉外迎送仪式 1.涉外迎送仪式的要求 (1)发出邀请 (2)准备工作 1)搞清楚来访外宾或代表团的基本情况 2)外宾的饮食爱好、宗教紧急以及是否有其它特 殊的生活习惯等需要提前了解 3)拟订来宾访问日程 4)安排食宿 (3)善始善终

2.涉外迎送仪式的工作程序 ? (1)确定迎候人员 ? (2)准备迎宾的物品 ? (3)见面讲究礼节 ? (4)送行前的拜访 ? (5)安排送行仪式
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(三)涉外会见会谈和拜访 ? 1.涉外会见会谈的要求 ? (1)充分了解双方的情况 ? (2)准备工作要落实到位 ? (3)会谈会见时要做好记录,对客人提出、 领导许诺的问题,会后应负责落实,做好后 续工作。
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2.拜访的要求 ? (1)拜访前由秘书先电话联系对方的秘书或 随员,双方商定时间。 ? (2)由东道主带领随缘前去对方下榻的宾馆, 到达后应在大堂里打电话通知对方,不要直 接上楼去敲对方的门。 ? (3)初次见面,可不送礼物。
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3.会见会谈的工作程序 (1)约定 (2)通知对方有关事项 (3)准备工作 包括:了解背景资料—会见会谈的地点选择、布置 与检查—人员安排 (4)迎接客人 (5)会见、会谈 (6)送别客人

(四)涉外宴请 ? 1.涉外宴请的原则 ? (1)宴请环境十分重要 ? (2)点菜不仅要考虑外宾因宗教信仰而来的 忌讳,还要注意其他饮食习惯的差别。 ? (3)菜肴要有地方特色 ? (4)参加宴请的人要讲究个人卫生,衣着干 净得体,女性要化妆
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2.西餐礼仪 ? (1)赴宴前的准备 ? (2)西餐的座次安排 ? (3)入席、退席礼节 ? (4)餐具的使用方法与席间礼节 ? (5)西餐的饮酒礼仪
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3.招待会的礼仪 ? (1)招待会的请柬 ? (2)冷餐会的礼节 ? (3)酒会的礼节 ? (五)馈赠礼品的要求 ? 1.各国的禁忌 ? 2.馈赠礼品的礼节
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二、办公环境管理
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(一)正确选择办公的模式 1.办公模式的种类 (1)在家工作 (2)远程工作 (3)虚拟办公室 (4)临时办公桌 (5)弹性时间 (6)兼职工作 (7)合同工作 (8)交叉工作 (9)项目团队

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2.办公模式的类型及管理方法 3.导致办公模式变化的原因 4.不同办公模式的特点 5.选择不同办公模式的工作程序 (1)深入调查现有办公模式所面临的问题 (2)根据调查结果确定相应的新型办公模式、 (3)根据新的模式要求制定管理监督的标准和 责权利相结合的分配制度 (4)现在部分部门实行取得经验,逐步推广新 模式 (5)不断根据本企业特点完善新模式,评估启 用新模式

(二)合理进行办公室布局 ? 1.办公室的布局种类 ? (1)开放式办公室 ? (2)封闭式办公室 ? 2.合理进行办公室布局的作用 ? (1)形成有效率的工作流程 ? (2)有利于员工的工作分配 ? (3)有利于工作顺利完成
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3.不同办公室布局的设计要求 (1)空间的使用 (2)开放式与封闭式办公室 开放式办公室是大的空间,包含单个工作位置的 组合。每一个工作位置通常包括办公桌、纸张和 文具的存放空间、文件的存放空间、椅子、电话、 计算机。工作位置可能用屏风分开,以吸收噪音 和区分不同的工作组。 封闭式办公室是按照办公职能设置分隔式的若干 个相对独立办公室的做法。封闭式办公室的设计 原则主要考虑常规办公室业务活动的各种因素, 如人员、业务特点、职能、设备、空间等因素的 稳定性,相关业务处理的连续性和系统性。

开放式与封闭式办公室的优缺点比较:
办公室类型 优 点 1.灵活应变,工作位置能随需要而移 动、改变 2.节省面积和门、墙等,节省费用, 能容纳更多的员工 3.易于沟通,便于交流 4.易受监督,员工的行为容易得到上 司的督察 5.容易集中化服务和共享办公设备 1.比较安全,可以锁门 2.易于保证工作的机密性 3.易于员工集中注意力,从事细致或 专业工作 4.易于保证隐私,明确办公空间由自 己使用 缺 点 1.难保机密 2.很难集中注意力,员工容易受 电话、人们走动等干扰 3.房间易有噪音,如说话声、打 电话和操作设备声易影响他 人 4.员工难于找到属于自己的私人 空间 1.费用高,墙、门、走廊等占用 空间多并要装修 2.难于监督工作人员的活动 3.难于交流,员工被分隔开,易 感觉孤独

开放式 办公室

封闭式 办公室

4.设计不同形式办公室的工作程序 ? (1)分析不同部门业务特点对于办公条件的 要求 ? 1)面积、空间大小 ? 2)人员流动的频率 ? 3)声音对办公效率的影响 ? 4)需要设备及家具量的多少
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(2)设计平面图 (3)选择办公家具、设施和装饰 1)家具与设施。办公室中使用的所有家具应符合健康要 求和安全标准。大多数办公室通常提供给每一个工作人员 下列的家具:办公桌、存储空间、办公室椅子、其他办公 使用的设备。 2)装饰。办公室的装饰应该仔细考虑: ①专业化及认真工作的外观。如果是营销和广告部门,给 来访者和客户一个良好的企业印象是重要的;而有质地良 好的防盗门和护窗网的财物室给人以安全感。 ②愉快的工作环境对工作人员有积极的作用,使他们感到 工作场所是愉快的,也是一个激励因素。 ③当计划办公室装饰时,应该考虑颜色、植物、图片等因 素。 (4)采光、温度和通风

三、办公室日常事务管理
(一)改进办公室日常事务工作 ? 1.改进办公室日常事务工作流程的基本思路 (知识考核) ? (1)重新安排 ? (2)修改 ? (3)替换 ? (4)合并 ? (5)精简
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2.改进办公室日常事务工作的程序 定义——评价——分析——改进——实施 3.改进办公室日常事务工作应注意的事项 (1)工作流程应该不受组织性质或功能性结构 的束缚,工作在其进行之处就地完成,而不应扩 展至整个组织。 (2)流程应有职权明确的专人来负责。 (3)流程要与其它流程以及客户需求适当结合。 (4)各项流程及相互独立,又要在整体上严密 不漏,这样才能避免重复的工作以及不必要的协 调工作。 (5)流程本身要有不断改善的空间和弹性。 (6)复检的次数越少越理想。

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(二)处理突发事件 突发事件通常指发生的事情是不可预见的或突然发 生的,并带来危险,需要立即采取应对措施,尽力 控制。每一个组织有责任保证在其办公地点工作人 员、来访者工作的安全,使所有突发事件的危险最 小化。 1.突发事件的种类 (1)火灾 (2)伤害 (3)疾病 (4)炸弹威胁或恐慌

2.处理突发事件的原则 ? (1)快速反应,控制事态发展 ? (2)以人为本,保护公众利益 ? (3)公开透明,真诚面对公众 ? (4)重塑形象,置之死地而后生
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3.突发事件的预防措施 (1)以书面形式确定的紧急情况处理程序,其中详细地 记录出现火灾、人员受伤、突发疾病或发生炸弹威胁等恐 怖活动时的具体处理程序。 (2)用紧急情况处理程序培训所有工作人员,如健康、 安全培训、急救培训、保安人员的特殊培训。 (3)张贴显示有关的紧急程序,在可利用的地方显示相 应的布告,让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救 员的姓名, (4)实行紧急情况模拟演练,如定期进行消防演习或疏 散演习来测试编写的程序是否合适,并指导员工的应对行 动。 (5)明确各级管理人员在紧急情况下所负任务和职责, 一旦有情况,由他们担当处理。 (6)保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况, 如有报警装置、灭火器、急救包等, (7)保证定期检查和更新设备,如灭火器、急救包、报 警装置的定期检查和维护。

4.处理突发事件的工作流程 ? (1)及早发现,马上报告,并保护好现场 ? (2)查找问题的原因 ? (3)成立临时指挥中心 ? (4)控制源头,釜底抽薪 ? (5)召开新闻发布会
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5.事故情况记录表 所有事故、火灾和其他突发事件应该报告和记录。即使事 故的结果没有发生伤害或破坏,也应该报告和记录。这样 做符合法律要求,能监督事故,保证采取措施消除事故隐 患,也是安全教育的案例资料,还可提供准确的记录,便 于应对有关赔偿的法律案件。 事故应该立即报告给上司或安全主管。具体要求填写《事 故情况记录表》和《工伤情况报告表》,证人和事故涉及 的人员有可能也需要完成证人记录。 《事故情况记录表》通常记录事故日期、事故地点、事故 涉及的人员、事故的证人、事故过程的概述、填写事故记 录簿的人员签名。 填写《事故情况记录表》的目的是为了记录发生该事故的 时间、地点、事故人姓名、发生事故或疾病的细节,便于 总结教训和为日后判定责任时使用。

××公司事故情况记录表









涉及人员 事故过程概述

事故证人

填写人姓名

填写时间

月 日 点 分

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6. 工伤情况报告表 如果事故中有人受伤,涉及的每一个人都要填写 一张《工伤情况报告表》,准确记录受伤人的信 息、伤情和处理情况。记录在事故报告表上的信 息主要有: (1)完成表格人员的姓名、身份。 (2)事故涉及人员的姓名、出生日期、住址、 职务。 (3)发生事故的日期、地点。 (4)事故的细节及对事故的看法。 (5)进行的急救行动和医疗处理的情况,包 括由谁进行。如果受伤人员送往医院则要记清医 院的名称和地址。 (6)必要时还要记录事故证人的姓名和职务。 (7)填写表格的人员签名和日期。

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填写《工伤情况报告表))的目的是为了记录 受伤人的基本情况和事故发生时间、地点、伤 害的细节以及事故发生时采取的行动和急救处 理。 ××公司工伤情况报告表
姓 名 出生日期

事故涉及人 情 况


发生事故 日 期 进行的急救 行动和医疗 处理情况






发生事故 地 点

证人姓名 填写人姓名

证人职务 填写日期

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(三)完成督促检查工作 督查,从本义上讲,是督促、检查、监督的意思,是在办事、 办文中的一项经常性的工作;从秘书工作的角度讲,是协助 上司进行工作,为上司进行科学管理服务,即把看到、听到、 查到并经过核实的一些无人过问或被忽视的一些重大问题, 按照上司的批示,交有关部门检查办理,并催促落实,是促 进组织的各项方针政策落到实处,解决实际问题,为了解情 况提供决策依据,促进工作正常运转的重要环节。督查既是 决策执行的重要环节,又是秘书的一项重要任务。因此秘书 要围绕中心,突出重点,根据上司的工作习惯和重视程度来 确定督查工作任务。

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1.督查工作的内容 (1)上级领导和本单位上司批示进行督查的事项。 (2)上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的 贯彻落实情况。 (3)本单位的中心工作、重要会议及文件决定事项的 贯彻落实情况。 (4)新闻媒体和重要客户对本单位的批评、建议的答 复与处理情况。 (5)人大代表、政协委员以及职代会、股东会的议案、 提案和建议的办理情况。 (6)下级单位请示事项的答复与办理情况,以及基层 请求上级机关帮助解决的问题的办理情况。 (7)秘书在日常工作中发现和了解到的、提议列入专 项督查,并经上司批准的重要事项。

2.秘书督查工作的特点(知识考核) ? (1)复杂性 ? (2)原则性 ? (3)时限性 ? (4)权威性
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3.督查工作的原则 ? (1)实事求是 ? (2)主动性原则 ? (3)分层次落实原则 ? (4)时效性原则 ? (5)督察与帮办相结合的原则
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4.督查工作的方法 ? (1)书面督查 ? (2)电话督查 ? (3)专项督查 ? (4)会议督查 ? (5)调研督查
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5.督查工作的程序 ? 程序包括:交办→立项→登记→转办→承办 →催办→检查→办结→办结回告→审核→立 卷→归档
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6.查办、催办技巧 (1)与信息工作相结合 (2)与调查研究工作相结合 (3)坚持归口办理,分级负责 (4)坚持结报反馈制度

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7.督查工作的注意事项 (1)实事求是 (2)授权督查 (3)时限要求 (4)办实事 (5)谦虚谨慎

(四)制定工作计划
1.办公室工作计划的种类(知识考核) ? (1)按时间序列,可分为长期计划、中期计 划、短期计划3中类型。 ? (2)按幅度和范围,可分为政策型计划、目 标型计划、规则型计划、方法型计划、程序 型计划。
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2.制定工作计划的方法 (1)根据组织确定的工作目标和期限要求,一项项列出本团队要 完成的所有任务。可以使用专门制作好的任务表格,将要做的工作内 容列出,也可以将工作任务逐项写下。 (2)区别重要的任务和紧急的任务,通常按ABCD法则,先做重 而急的任务,再做重而不急的任务,后做急而不重的工作,安排好工 作的优先次序。 (3)按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完成 时间的前后顺序,对需要花时间的工作留出充足的时间量。 (4)列出完成每一项任务所需的资源和相关信息,包括人力、财 力、物力等。 (5)明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算的时间要求。 (6)指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人。 (7)从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应何时完成,确 定后,逐项将其填入计划表中。 (8)明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告,何时报告,确 保计划的顺利实施。 (9)明确工作进展的情况和质量如何监督和管理。

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3.计划的内容与要求 行动计划是用于管理时间和工作任务的文件,经常用 在接受某一项目或团队某一阶段工作任务之前制订,并用 其进行管理,行动计划可以写成文字材料,也可以用表格 显现。 行动计划或计划表与时间表虽然都从起始时间、阶段 时间和最终期限上对任务做了要求,但是行动计划或计划 表还必须指明所管理的项目或团队工作的其他一些重要方 面,包括: (1)每一项任务的具体目标,如编制一套会议资料共 5种。 (2)每一项任务的数量要求和质量要求,如编制的会 议资料内容的审核、用纸要求和数量要求。 (3)每一项任务所需的资源,如所需的费用。 (4)每一项任务所分配的负责部门或承担人以及负责 人。 (5)在计划的文件中还写明如何监督工作进展和质量。

4.制定工作计划的程序 ? 估量机会一确定目标一确定计划工作的前 提条件一拟订可行方案一评价备选方案一选 择方案一拟订分计划一编制预算。
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5.制订与实施计划中应注意的问题 (1)制定计划要实事求是,不要设立不切实际的 工作目标,明知完不成,还要许诺。 (2)善于授权,明确分工,不要卷入他人的任务 中而完不成自己的工作。 (3)定期检查所需的资源是否保证和满足,不至 于供应不足影响进度。 , (4)及时与同事沟通工作进展和出现的问题,让 大家都知道工作进度和达标情况。 (5)在实施计划过程中,应进行监控,发现问题, 要及时应变。

(五)确定承办期限
1.承办期限的内容 ? 承办期限是指企业接到客户或询问着的问题 后处理并恢复的时间规定。许多企业都对行 政管理工作的行为作了有关承办期限的明文 规定,明确处理工作花费的时间必须按照规 定执行。
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2.承办期限制度 ? 承办期限制度是针对时效性制订的规则,是 在时效性上指导人们行动的标准。他要求人 们照章办事,不准人们的行为偏离规定的要 求,以大大提高企业的形象、信誉和效率。
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3.制订承办期限规定的程序 ? (1)调查本单位或组织在行政管理工作方面 有哪些行为需要做出时间期限的规定。 ? (2)时间期限适宜标准 ? (3)确定同一任务的不同承办周期 ? (4)确定统一任务紧急情况不同的承办周期
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(六)对办公室工作进行评估
1.办公室工作评估的意义 ? (1)提高了管理工作效率 ? (2)明确了组织机构的建制 ? (3)促进了员工承担责任 ? (4)有助于进行控制和监督工作
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2.工作质量评估的要求(略) (1)组织或团队的目标会具有多样性,但要注意 不要主要目标过多,不要把小的目标放在重要位置 而有损于大目标和主要目标的实现。 (2)一个组织中的部门或团队确定适合自己的目 标是较容易的,但要注意各个部门或团队确定的具 体目标之间的相互支持和相互连接,以形成一个协 调有效的网络,一个互相支援的目标矩阵,实现总 目标。

3.办公室工作目标管理过程 ? (1)建立一套完整的目标体系 ? (2)制定目标 ? (3)组织实施 ? (4)检查和评估
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4.办公室工作量化管理 ? (1)优化劳动组合 ? (2)定员定编 ? (3)工作定额 ? (4)定量考核 ? 3.办公室工作评估 ? (1)数量目标评估 ? (2)质量目标评估
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四、办公用品与设备的使用和管理
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(一)办公用品与设备的采购程序 1.获得设备使用权的方式 (1)购买 购买是指从组织外部购买该设备,从而获得设备的 使用权。 (2)租用 通过租用的形式也可以去的设备的使用权,根据合 同,每月或每年向所有者支付一定的租金即可。

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2.政府采购 (1)政府采购被界定为各级国家机关,实行预 算管理的事业单位和社会团体以购买、租赁、委 托或雇用等方式获取货物、工程和服务的行为。 (2)政府采购应当遵循公开、公平、公正、效 益及维护公共利益的原则。 (3)政府采购的主体包括采购机关和供应商。 (4)我国政府采购的主要方式有5种,即公开招 标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等 采购方式。 (5)国家财政部及省(自治区、直辖市)级政 府财政部门为政府采购管理机关,负责合同的监 督管理。

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3.办公用品与设备的采购程序 (1)提出购买申请 (2)审批、落实经费 (3)招标,选择供应商 若是大额采购,一般实行招标采购,按以下程序进行: 1)在报刊或网络上发布招标公告,接受投标报名 2)起草招标文件,叫领导审定,由招标领导小组确定入 围投标供应商名单 3)项入围供应商发招标文件,并在规定时间、地点接受 投标文件 4)组织开标评标,有使用部门、财务等部门派人负责评 标,根据评标结果确定中标单位 (4)签订供货合同 (5)货物入库 (6)支付贷款(对照交货单、入库单和订购单)

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4.注意事项 (1)在自己的职权范围内,依照规定的程序进 行购置,要多征求使用者的意见。 (2)按照采购程序与供方确定购货内容、总费 用、交火和售后服务等事宜,形成整套购买文件。 (3)按照进货验货程序检查所购设备和办公用 品的型号、质量、数量、价格及相应单据。 (4)若发现提供的货物或票据不符合要求,要 立即与供应商联系。 (5)最后按单位规定与财务部门办理或存放购 买货物的相关文件及单据。 样表见P141

(二)采购预算方案的确定
1.采购预算方案制定的原则 ? (1)真实性原则 ? (2)重点性原则 ? (3)目标相关性原则 ? (4)经济合理性原则
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2.编制采购预算的程序 ? (1)确定预算的核算基数 ? (2)进行市场调研 ? (3)确定采购产品的种类及型号价格 ? (4)编写预算方案(P145) ? (5)征求意见,完善方案
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3.预算方法 (1)传统预算法 是指承袭上年度的经费,再加上一定比例的变动。 (2)零基预算法 是以零为基数编制的预算。全称叫做“以零为基础 的编制计划和预算的方法”。这种方法在编制预算 时是从零开始,以零为起点,根据组织目标,重新 审查每项活动对实现组织目标的意义和效果,并在 费用——效益分析的基础上,重新排出各项管理活 动的优先次序。

(三)调配办公资源
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1.办公资源管理概述 (1)办公资源包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议 室、日常用品、图书等。办公资源管理就是实行办公资源统 一规范管理,减少资源浪费,合理的调配与利用办公资源, 提高办公资源的使用效率。 (2)办公资源的管理一般由单位的行政部门负责,行政部 门不但要负责办公物品的手法,还要负责申请、采购等工作, 要做好就得要李清各环节的运作,并做好计划、预算工作。 (3)办公资源档案和运行记录是进行办公资源管理的核心, 依据档案记录,秘书就能有效的调配办公资源。

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2.办公资源管理的基本程序 (1)了解本单位所有办公资源的基本情况,包括名称、放 置的地点、功能情况等。 (2)对单位所有办公资源进行分类,对不同资源进行分类 管理。 (3)对办公资源建档,记录应用情况。各类办公资源中的 每一项资源都要建档,并记录器应用状况。办公设备包括以 下7项建档内容:设备的购买信息、设备的保修信息、设备 的维护合同、设备的操作指南、设备的基本信息、所有设备 情况列表、设备的日志记录和故障记录。 (4)定期进行数据分析。

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3.注意事项 4.办公资源管理软件 (1)办公资源的管理是办公自动化管理的一个重 要内容,在许多公司开发的办公自动化管理系统中 都具有办公资源管理的功能。 (2)以日常办公用品的管理为例,软件一般包括 登记、领用、盘存3大功能。办公资源登记模块主 要用于登记各种办公资源的入库情况。办公资源领 用模块主要用于登记各种办公资源的领用情况。办 公资源盘存模块主要是对办公资源作领用盘存(领用 盘存=登记件数-领用件数)。

五、信息管理
(一)信息的开发 ? 1.信息开发的特性 ? 信息开发是对信息进行全面挖掘、综合分析、 概括提炼,以获取高层次信息的过程。信息 开发具有多次性。
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2. 信息开发的类型 按照对信息加工的层次分,有一次信息开发、 二次信息开发和三次信息开发。 (1)一次信息开发,主要是将无序信息转变 为有序信息,提高信息的利用率,如剪报、外文 文献编译。 (2)二次信息开发,是对一次信息进行加工 整理后而形成的新信息,提供信息线索,便于人 们对信息进行概括了解。 (3)三次信息开发,是在一次、二次信息的 基础之上,通过分析概括而形成更深层次的信息。

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3. 信息开发的主要形式

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(1)剪报。根据需求选择专题,确定时间周期, 对报刊资料中有价值的信息进行选取、组合、编 辑、传递等工作。剪报属于一次信息开发,开发 成本相对较低,获得信息量较多,但信息零散, 有的信息缺乏时效性、可靠性。 (2)索引。索引是查找信息题名、出处等有关 事项的检索工具,由一系列按字顺排列的款目组 成,属于二次信息开发。信息资料索引有篇目索 引和内容索引。篇目索引用于指明信息的出处; 内容索引摘录信息中的事件、人名、地名等,分 别按顺序排列,并指明其出处。 (3)目录编制。目录是依据信息的题名编制而 成,是对相关信息的系统化记载及内容的揭示, 有分类目录、专题目录、行业目录、产品目录等。 目录编制属于二次信息开发。

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(4)文摘。文摘指对信息简明扼要摘录其重要内容,以 便更全面的指示信息的方法,属于二次信息开发。文摘篇 幅短小,主要内容语义上相同,不加评论和补充解释。文 摘有指示性文摘和报道性文摘。指示性文摘是篇幅短小的 摘要,以指示信息源的主题范围、使用对象为目的,适用 于篇幅长、内容复杂的信息。报道性文摘是原文要点较详 细的摘要,以提供信息的实质性内容为主要目的,适用于 主题比较单一集中、内容新颖的信息。 (5)信息资料册。包括历史资料和近期资料,便于人们 了解有关行业、产品的历史与现状。 (6)简讯。用简明扼要的语言报道最新动态信息,属于 三次信息开发。简讯应文字简洁、内容精练、篇幅较短, 主要内容准确,要指明信息来源。 (7)调查报告。在实地调查获得第一手信息的基础上, 通过分析得出反映有关实施的本质特征信息的三次信息产 品。

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4.信息编写的类型 (1)动态型信息。反映某项工作、活动或事件的发生、发 展和变化的客观情况。 (2)建议型信息。反映问题,提出解决问题措施,一般有 标题、背景、建议内容及理由组成。 (3)经验型信息。反映一个地区、一个单位、一个部门某 方面经验的信息。经验型信息的编写可采用顺叙法,先写做 法和经验,后写效果;也可采用倒叙法,先写效果,再写做 法和经验。 (4)问题型信息。即负面信息,有标题、背景和问题构成。 (5)预测型信息。预测工作情况、社会动态、经济动态、 市场前景等,由标题、预测内容和预测根据组成。

5.信息开发的要求 ? 进行信息开发要注重调查研究,通过各种渠 道全面、及时获取信息,充分利用信息网络 开发系统,运用信息开发技巧,加强对信息 的加工、综合分析、提炼和概括,开发出有 特色、利用价值达、可信度高的信息。
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6.信息开发的工作程序 (1)确定主题。选题是信息开发的起点和目标。 选题的来源一般有3种渠道:一是下达的任务;二 是利用者提出要求;三是根据工作需要自主选择。 要针对特定的需要,分析信息的特点和内容,确定 信息开发的主题。 (2)分析信息材料。围绕主题进行选材,对获得 的信息材料进行分析、梳理,决定取舍。 (3)选择信息开发方法。包括以下几种方法:

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1)汇集法。围绕某一主题,把一定范围内的信息按一定的 标准汇集在一起。 2)归纳法。将反映某一主题的信息集中,进行系统综合 分析,明确说明某方面的工作动态。 3)纵深法。把若干具有内在联系的信息或不同时期的有 关信息从纵向进行比较,形成新信息材料。 4)连横法。按照某一主题,把若干不同来源的信息进行 横向连接,作出比较分析,形成新的信息材料。 5)浓缩法。压缩信息材料的篇幅,达到主题突出、文字 精炼简明的效果。 6)转换法。将不易理解的数字转换成容易理解的数字。 7)图表法。将有一定规律的数据制成图表。

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(4)选择开发信息的形式。信息开发就是对信息 进行有序化处理、加工和提炼。秘书要根据开发信 息的需求,选择适合的信息开发形式。如果要将信 息按专题进行组合以备后用,可选择一次信息开发, 如剪报;要提供信息线索和信息主题、要点,可开 发二次信息,如索引、目录、文摘;要提供信息的 深层次、综合加工品,可开发三次信息,如简讯、 调研报告。 (5)形成信息产品。按照主题要求,依一定的 逻辑顺序,把选择出来的信息材料有条不紊地组织 起来,成为一个有机整体。

(二)信息的利用
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1.信息利用的特点 信息利用服务是通过有效的方式将信息提供给利用 者,实现信息的价值。信息利用服务具有周期性、 经常性、广泛性和实效性特点。 2.信息利用的要求 (1)遵守信息法规 (2)维护信息安全 (3)最大限度的满足信息需求 (4)注意对日常信息的积累

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3.信息利用服务的途径 (1)信息检索服务 利用信息检索是根据需要,将组织和存储起来的信息,通过索引、 目录和计算机检索系统查找出来,直接利用信息或信息复制品。 进行信息检索有4个环节: 1)分析信息需求; 2)明确检索要求; 3)选择检索系统,选择检索途径和检索方法,确定检索词; 4)实施信息检索,获取信息。 (2)信息加工服务。即通过对信息内容进行分析研究、选择、加工、 编辑后,利用者利用信息成果的方式。这种利用方式建立在对信息加 工的基础上。 (3)定题查询服务。向利用者提供特定主题和内容的信息,以满 足利用者需求。 (4)信息咨询服务。答复利用者询问,指导其利用信息的服务方 式,如问题解答、事实咨询服务、利用者教育服务。 (5)网络信息服务。建立在现代信息技术基础上,以计算机硬件和 通信设备为依托,以应用软件为手段,以数据库信息为对象进行的利 用服务,如电子信息发布、电子邮件、光盘远程检索服务。

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4.信息利用的工作程序 (1)熟悉信息的内容 了解和熟悉所存储信息的内容和成分。 (2)确定利用需求 信息利用是使收集、处理、存储的信息满足工 作需要的过程。因此,要结合工作中心、领导决 策、日常管理,分析不同层次的利用对象,找准 利用需求。 (3)确定信息利用服务的途径 (4)获取信息 通过各种信息利用途径,查找能够满足需求的 信息。 (5)提供信息 按需提供获得的信息及信息加工品

5.信息利用的注意事项 信息利用中可使用跟踪卡、文档日志记录信息借 阅情况。 (1)跟踪卡 当信息被借用时应该填写跟踪卡,放置在信息原存放 处,使其他利用者知道该信息去向。信息归还时,填好 跟踪卡。应定期检查跟踪卡,如果信息已借出一段时间 ,要与对方及时联系。如下表所示。跟踪卡
借出时间 信息标题 借阅人 部门 归还日期 签名

(2)文档日志 跟踪信息还可用文档日志。当借出信息时,在日志簿上签名; 归还时再签名以示归还。如果找不到某信息,查看日志簿,了解 信息利用情况。

(三)信息的反馈
1.信息反馈的目的 ? 信息反馈是将信息使用过程中产生的效应及 活动中不断产生的信息进行再收集、再处理、 再传递的过程。信息反馈的目的是检查输出 信息的真实性;对信息传递进行检验与调整; 为决策提供依据。
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2.信息反馈的特定 ? (1)针对性 ? (2)及时性 ? (3)连续性
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3. 信息反馈的形式 (1)正反馈和负反馈 正反馈一般为决策执行中的成绩、经验方面的信息反馈, 使系统的输入对输出的影响增大。负反馈一般为决策执行 中的问题、失误方面的信息反馈,使系统的输入对输出的 影响减少。 (2)纵向反馈和横向反馈 纵向反馈是向上级管理部门和决策层反映执行指令情 况的反馈形式。横向反馈是同级组织之间的信息反馈。 (3)前反馈和后反馈 前反馈是在信息发出前,信息接受者向信息发出者表 示的要求和愿望,希望将发出的信息能满足自己的需求。 后反馈是 在信息发出后,信息接受者对信息做出的反 应。

4.信息反馈的方法 ? (1)系列型反馈信息。将工作活动的全过 程情况按不同的发展阶段连续反映。 ? (2)广角型反馈信息。对工作活动的某个 过程从不同角度进行反映。 ? (3)连续型反馈信息。对工作活动中的某 个关键问题在短期内连续不断地进行反映。
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5.信息反馈的要求 ? (1)信息反馈要准确真实。 ? (2)尽量缩短信息反馈时间。 ? (3)信息反馈要广泛全面,多信源、多通 道反馈。
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6.信息反馈的工作程序 (1)明确目标 明确信息工作和信息传递活动的具体目标和具体 要求,对信息工作和信息传递活动目标的实现晴况 的评估有明确的依据。 (2)选择信息反馈的方法 (3)获取反馈信息 (4)加工分析反馈信息 (5)传递反馈信息 (6)利用反馈信息

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6.信息反馈的注意事项 秘书要及时了解来自各方面的反映,收集人们对 已推行政策、已实施措施的意见,把各种指令执行 情况的偏差信息反馈给决策者,以便发现问题、纠 正偏差,修正或完善政策与措施,做出新的布置、 发出新的信息。 秘书进行信息反馈要做到既报喜又报忧;既讲究 实效性又把握准确性;既重视初级反馈又综合加工 深层次反馈信息;既提供目前状况的反馈信息又提 供过去或将来工作的反馈信息。

第三章 文书拟写与处理
一、考试概述 ? 文书拟写与处理部分是秘书职业资格考试的 重点,主要考核公务文书、事务文书和商务 文书的拟写知识,在考核中一般以选择题、 工作实务题的形式出现,而且比重大、难度 大,应重点把握。根据不同级别,一般情况 下在理论知识试卷中,三级中各25%左右; 在技能操作试卷中三级占30%左右。
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二、考试知识点
文种 概念 (知识考核) 特点及类型 (知识考核) 结构 (知识、技能考核) 备注 (知识考核) 通告与公告的区 别:适用范围不 同;宣布事项不 同;制发者不同。 通 告 是公布社会各有关 类型:制约性通告、 标题+正文+落款+成文 告知性通告 日期。 方面应当遵守或者 周知的事项的公文, ①标题有4种形式:发文 是各级机关、企事 机关+事由+文种;发文机关+ 业单位与社会团体 文种;事由+文种;文种。② 通常使用的告晓性 正文的结构:发文缘由+通告 公文。 事项+尾语。 是表彰先进,批评 类型:表彰通报、 错误,传达重要精 批评通报、传达通 神或者情况的公文。 报 通 报 标题+主送机关+正文 (+附件)+落款+成文日 期。 标题有两种形式:发文机 关+事由+文种;事由+文种。 正文的结构:发文缘由+ 通报事项+分析+(决定)+号 召要求。

①通报的性质: 通报属于奖励性 与告诫性公文; 属于传达和知晓 性公文;机关或 系统内部使用。 ②通报与通告 的区别:通知带 有指令性;通报 重在传达重要精 神或情况。

文种

概念 (知识考核) 特点及类型(知识考核) 结构 (知识、技能考核)

备注 (知识考核)

决 定

是对重要事项或 者重大行动做 出安排,奖励 有关单位及人 员,变更或者 撤销下级机关 不适当的决定 事项的公文。

①特点:决策性、 制约性 ②类型:指挥性决 定、知照性决 定

标题+主送机关+正文 注意事项:①不 (+附件)+落款+成 可只用“文 文日期。 种”做标题; ①标题有2种形式:发 ②慎用“决 定”。 文机关+事由+文种;事 由+文种。②正文的结 构:发文缘由+决定事 项+要求。

是不相隶属机关 之间请求批准 和答复审批事 请批、 项的公文。 批 答 函

类型:请批函、批 答函。

标题+主送机关+正文 注意事项:①准 +落款+成文日期。 确选择文种; ①标题有3种形式:发 ②把握用语 分寸。 文机关+事由+文种;事 由+文种;发文机关+事 由+去(复)函机关。 ②正文的结构:发文机 关+函事项+尾语。

文种

概念 (知识考核) 特点及类型(知识考核) 结构 (知识、技能考核)

备注 (知识考核)

计 划

是各级机关,企 事业单位、社 会团体和个人 对未来一定时 间内的活动拟 定出实现目标、 内容、步骤、 措施和完成期 限的一种事务 性文书

特点:针对性、 预见性。 类型:按内容 分;按范围分 ;按时间分; 按性质和作用 分。

结构分文章式、表格式 两种。 文章式计划的结构:标 题+正文+尾部。标题 有5中形式。正文结构 :前言+主体+结尾。

注意事项:①以 政策先为指 导思想;② 从本部门实 际出发;③ 语言简洁明 了,朴实自 然。

总 结

是各级机关、企 类型:综合性总结; 事业单位、社 专题性总结。 (其它分类略) 会团体个人通 过对过去一阶 段工作的回顾、 分析和研究, 从中找出经验 教训,得出规 律性的认识, 用以指导今后 工作的事务性 文书。

标题+正文+尾部。 ①标题形式有公文式( 单位名称+事件+事由+ 文种)和非公文式2种 。②正文的结构:前言 +主体+结尾。

注意事项:①正 确的指导思 想;②坚持 实事求是; ③总结出规 律性的东西; ④分清主次, 突出重点; 语言简明、 准确。

文种

概念 (知识考核) 特点及类型(知识考核) 结构 (知识、技能考核)

备注 (知识考核)

述 职 报 告

是各级机关、企 事业单位、社 会团体的领导 干部及管理人 员,向上级管 理机关陈述自 己在任职期间 履行岗位职责 情况的书面报 告。 是讲话者在公共 场合就某一问 题发表自己的 见解或阐明某 种事理而事先 写成的文稿。

特点:个人性、真 实性、通俗性。

标题+称谓+正文+落 注意事项:①实 款+成文日期。 事求是;② ①标题有4种形式:述 突出特点; ③语言简洁。 职人+时限+文种;述职 人+文种;正副标题; 用文种做标题。②正文 的结构:开头+主体+结 尾。正文主体部分内容 :履职情况;成绩和经 验;存在问题和努力方 向。 注意事项;①口 齿清晰,吐 字准确,注 意抑扬顿挫; ②内容有针 对性;③观 点鲜明,主 题明确;④ 语言要通俗, 生动。

讲 话 稿

开头+主体+结尾 特点:内容针 对性强;语言 平易通俗;交 流具有互动性。 类型略。

文种

概念 (知识考核) 特点及类型(知识考核) 结构 (知识、技能考核)

备注 (知识考核)

市场 调查 报告

是对市场调查所获 得的信息资料, 进行整理、得出 结论,提出采取 行动的合理建议 之后撰写的书面 报告。

特点:针对性、真实 性、典型性、时效性。 类型:按调查范围、 方式分,有综合性调 查报告和专题性调查 报告;按目的、作用 、内容分,有情况、 事件、经验和问题调 查报告。 特点:明确性、竞争 性、具体性和规范性。 类型:按性质和内容 分,有工程建设招标 书、企业租赁招标书 、大宗商品交易招标 书等。

标题+前言+正文+尾 部。 ①常用标题形式:单标 题;正副标题。②正 文包括情况、预测、 建议3部分。

注意事项:①深入 调查,充分占 有材料;②实 事求是。

招 标 书

又称招标说明书, 是招标人利用投 标者之间的竞争 从而达到优选投 标人的一种告知 性文书,是招标 人为了征招承包 者或合作者而对 招标的有关事项 和要求所作的解 释和说明。

标题+正文+尾部。 ①标题的形式:招标项 目名称+文种;招标单 位名称+文种。②正文 :前言+主体+结尾。 前言包括招标单位基 本情况、招标目的。 主体包括文件编号、 项目名称、招标范围 、投标办法、招标时 限和地点等。

注意事项:①做好 调查研究,掌 握市场信息, 制定的测算、 评估款项要科 学合理;②语 言简洁,用词 精确,文字、 数据、图表均 要求准确无误。

文种

概念 (知识考核) 特点及类型(知识考核) 结构 (知识、技能考核)

备注 (知识考核)

投 标 书

也称“标 特点:针对性、 函”,是 求实性、 合约性。 投标人为 了中标而 按照招标 人的要求, 具体地向 招标人提 出订立合 同的建议, 是提供给 招标人的 备选方案 的文本。

标题+正文+尾 注意事项: 部。 ①明确 ①标题的形式: 招标要 投标项目名称+文 求;② 种;投标单位名 实事求 称+文种。②正文 是,不 的结构:送达单 可弄虚 位+引言+主体+结 作假; 尾。 ③语言 简洁, 语气谦 和。

(二)收发文处理
事项
概念 (知识考核) 要求 (知识、技能考核) 工作程序 (技能考核 ) 注意事项 (知识考核) ①明确审核 范围;② 确定是否 需要行文; ③审核文 ①书写不工整或改 书内容; 动过多的文书, ④检查文 应重新誊录; 字表达; ②审核中发现 ⑤检查文 问题必须及时 件体式; 解决。 ⑥检查文 书在处理 程序上是 否妥善完 备。

文书 审核

是对文件草稿从内 容到形式所做 的全面检查和 修正工作。

①审核中发现的问题逐 一纠正;②一般性问 题直接修改;③较大 的改动,具体协商。

事项

概念(知识考核)

要求(知识、技能考核) 工作程序(技能考核)注意事项(知识考核)

文书拟 办

是对文件的办理 提出初步意 见,以供领 导批阅时参 考。

①熟悉政策和规定;② 熟悉职责范围和业务 情况;③熟悉办文程 序和规定;④拟办意 见要符合政策规定和 实际情况;⑤拟办意 见力求准确、及时、 简洁。

①明确拟办 范围;② 阅读文书 内容;③ 提出拟办 意见。

①拟办意见要明确 具体;②应写 明要对文书进 行阅示的领导 或文书承办部 门;③写清承 办的时限和要 求;④写明发 送范围和阅读 范围。

文书承 办

是按照文件要求 或领导批示, ①认真领会拟办、批办 结合工作的 意见;②文书的承办 实际情,具 要区分轻重缓急;③ 体处理文件 来文内容涉及以前的 的工作。是 收文,要查找或调阅 文件处理的 有关文件作为承办复 关键环节, 文的参考;④已承办 是具体解决 和处理完毕的文书, 问题的阶段, 及时清理、说明;⑤ 也是检验工 办理完毕和待办理文 作质量和工 书分别保存。 作效率的重 要标志之一。

①了解文书 内容;② 研究批办 意见;③ 进行具体 办理。

①承办包括办理有 关事宜和撰文 答复;②应在 承办时限内完 成文书的处理; ③属于自己承 办的要及时办 理,不属于自 己的要说明原 因及时退回; ④注办文书。

事项

概念(知识考核)

要求(知识、技能考核) 工作程序(技能考核)注意事项(知识考核)

是对文书办理情 ①催办过程 ①确定催办范围;②确 况的督促和检 中发现问 定催办的方法(电 对领导特别关注 文书 查,以便使承 题及时汇 话、发函,登门, 的、紧急文书 催 办按照文书的 报;②要 约请承办部门来人 要进行重点催 办 办。 时限要求及时 填写催办 汇报);③进行催 办理。 记录单。 办。

(三)文档管理
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1.档案利用 (1)定义(知识考核) 档案利用是开发和直接提供档案,满足利用者的档 案需求的工作。档案利用工作分为提供档案利用和 利用档案两个概念。 (2)档案利用的要求(知识考核) 依法开展利用工作;主动、及时开展利用工作;不 断完善服务方式和手段;掌握本单位近期的重点工 作、重大活动,据此开展档案利用。

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(3)档案利用的工作程序(技能考核) 熟悉库藏; 分析利用的需求(决策人员、基层管理者、科研人 员、工程技术人员的档案需求); 选择档案利用方式(阅览室提供利用,档案外借, 制发档案复制本,制发档案证明,提供咨询服务, 印发目录,档案展览); 获取档案 ; 提供档案。

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2.档案参考材料的编写 (1)档案参考材料的定义(知识考核) 档案参考材料是档案部门或人员按照一定题目,根据所保 存档案综合而成的可供人们参考的档案材料加工品。 (2)档案参考材料的编写要求(知识考核) 真实,准确,典型,实用,保密,集中,概括性强。 (3)档案参考材料的编写工作程序(技能考核) 确定编写档案参考材料的种类(大事记,组织沿革,统计 数字汇集,会议简介,科技成果简介,企业年鉴,企业史 志),收集档案材料,进行编写。 (4)注意事项(知识考核) 档案参考材料属于三次文献;是根据一定的专题对有关档 案材料的内容进行加工编写而成的系统材料。

3.电子档案的管理 ? (1)电子档案的定义(知识考核) ? 电子档案是在计算机中形成的具有查考利用 价值的社会活动的原始记录。 ? (2)电子档案特点(知识考核) ? 非人工识读性,对电子技术和设备的依赖性, 信息的可变性,信息与载体的可分离性,信 息的可共享性,多种信息载体的集成性。
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(3)电子档案分类(知识考核) 按电子档案的存在形式,可分为文本文件,数据文 件,图形文件,图像文件,声音文件,多媒体文件, 命令文件;按电子档案的功能,可分为主文件,支 持性文件,辅助性、工具性文件;按电子档案产生 的环境,可分为一般办公室工作中产生的文件,计 算机辅助设计和制造中产生的文件;按电子档案的 属性,可分为普通文件,只读文件,隐含文件,加 密文件,压缩文件;按电子档案生成方式划分,可 分为计算机直接产生的文件,对传统文件使用扫描 仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件。

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(4)电子档案管理的要求(知识考核) 真实性,完整性,可读性。 (5)电子档案管理的工作程序(技能考核) ①电子档案的收集积累。 ②电子档案的归档:归档方式(物理归档、逻辑归档), 归档时间(实时归档、定期归档),归档要求(完整齐全、 真实有效、要整理)。 ③电子档案的保管:存放方式(保存于磁带、软硬盘、光 盘等),控制库房温、湿度(磁性载体库房温度15℃— 27℃、湿度40%—60%;光盘档案保管温度14℃—24℃、 湿度45%—60%),预防有害因素,坚持保存状况。 ④电子档案的利用:电子阅览室阅览,复制,出借,在线 利用。 ⑤注意事项:可采用双套制归档,归档时进行技术鉴定, 维护电子档案信息的安全。


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