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企业展会(策划)执行方案


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参展工作计划

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第九界 ReChina Asia Expo 亚洲打印耗材展览会

参 展 工 作 计 划 书

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二零一一年十一月

目录
一、展会介绍 .................................................................................................................................. 3 展会介绍 二、参展目标 .................................................................................................................................. 3 三、参展准备 .................................................................................................................................. 3 (一)参展产品 .......................................................................................................................... 3 (二)参展服饰 .......................................................................................................................... 4 (三)宣传资料 .......................................................................................................................... 4 (四)关于礼品 .......................................................................................................................... 4 (五)展台设计 .......................................................................................................................... 5 (六)参展人员 .......................................................................................................................... 5 (七)人员培训 .......................................................................................................................... 5 四、开展前期的工作准备 .............................................................................................................. 6 (一)展台的布置....................................................................................................................... 6 (二)前期工作准备................................................................................................................... 6 (三)客户邀请与信息搜集....................................................................................................... 6 五、展期工作及人员安排 .............................................................................................................. 7 (一)工作内容 .......................................................................................................................... 7 (二)人员名单 .......................................................................................................................... 7 六、会后总结 .................................................................................................................................. 8 七、参展人员及展品统计 .............................................................................................................. 8 八、费用预算 .................................................................................................................................. 8 附一: 附一: .............................................................................................................................................. 9 一、每日工作流程....................................................................................................................... 9 二、展示会中的接待步骤........................................................................................................... 9 附二: 附二: ............................................................................................................................................ 10 一、展品信息统计表................................................................................................................. 10 二、会客登记表 ........................................................................................................................ 10
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三、展会客户信息归纳表......................................................................................................... 10 四、每日工作统计表................................................................................................................. 10 附三: 附三: ............................................................................................................................................ 11 一、参加展览纪律..................................................................................................................... 11 二、参展人员的行为规范......................................................................................................... 11 三、参展的注意事宜................................................................................................................. 11

一、关于展会
展会名称:第九界 ReChina Asia Expo 亚洲打印耗材展览会

展会地点:上海新国际博览中心(上海市浦东龙阳路 2345 号) 展会时间:2011 年 11 月 15 日—2011 年 11 月 17 日 展位号:W5 号馆(产品展位 W5000 和招商展位 W5008) 展会主办方提供的工具及服务范围(桌椅板凳水电,用餐茶水电话等) : 9:00-17:00

二、参展目标
首先了解展会参观者的大致情况,以及企业自身能投入多少资源。尔后制定出可量化目 标(便于用合理的评估机制监控展会的绩效) 。 展会的可选择目标如下: 1、接触新客户;2、提升企业形象;3、与顾客互动;4、促销现有产品;5、新品发布; 6、获取竞争对手的情报;7、赶超竞争对手;8、提升士气;9、获取销售订单;10、接触分 销商。

三、参展准备 (一)参展产品
1、展品选择考虑的因素 (1)种类; (2)数量; (3)主推产品; (4)销售价格; (5)打折规范; (6)摆放主次位 置; (7)样机运转情况; (8)样机的运输; (9)布展及撤展时间。 2、确定展品的选择 (1)收集样品实物带数码相机下工厂收集典型样品实物,样品不求多,但求精。带不了 的样品拍相片,做好样品的分类和编号,计下供应价格。
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(2)建立商品档案将数码相机拍摄的商品图片导入数据库,然后,看图补充商品其他详 细描述,输入货源的价格、规格及各种基本信息(货号、颜色、规格、价格等) ,建立起商品 资料库。 (3)批量制作所有样品的货号标签,打印到不干胶纸上贴于样品上。剪下每个编号的样 品条码标签,贴到相关样品实物上。

(二)参展服饰
直观形象是最有影响力的,参展人员是公司的代言人,展会期间应穿着正式、统一的服 装, 佩上公司统一的司标 logo。 一方面可代表公司的形象, 另一方面也是对参观者的尊重 (选 择引人注目的形象,西装是很好的选择;合身、配套的上衣或 T 恤衫也会引来潜在顾客的询 问和寻求帮助) 。

(三)宣传资料
宣传资料应内容详尽并增加一些快速的信息查阅和视觉亮点,不可太大、太重、介绍模 糊或介绍庸长,赠送给主要客户和展览中的参观者。 宣传单张——十六开大小,是展会过程中企业向参观者派发最多的资料之一,上面应有 简单的企业、产品和服务介绍。宣传单页的画面应尽量精美一些,纸张做得特殊一些。 宣传画册——宣传画册反映的是企业的综合实力和情况,信息范围相对于宣传单张宽泛 一些,所以应“稳重一些” ,在画面上以图文并茂的形式进行介绍,在开本、工艺和装订方式 等方面体现出强烈的个性。

(四)关于礼品
展会过程中所派发的物品包括宣传册、礼品袋等印刷品,以及文具和其它小礼品。 纪念礼品,首先要具有一定功能性(如立体台历、拼图像框、漂亮的鼠标垫等等) ,其次 需要好的做工和质量。最后打上企业信息。如纪念笔、便签本、透明小胶盒、台历日历、拼 图、钥匙扣等。 礼品包袋,既然是礼品,要送就要送得体面、实用。做礼品袋,首先要漂亮,其次是礼 品袋的材质和质量要有保证,最后打上企业信息。
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注意事项: 手册、赠品及样品尽量不要直接摆放在桌上任参观者自动拿走后离开,而应由参展人员 有目标地将事先准备好的企业印刷品或精致小礼品适时发送给潜力客户。

(五)展台设计
1、展位设计原则 (1)考虑展位利用率的最大化; (2)考虑人流心理及流向; (3)符合参观对象的审美导 向; (4)考虑施工难度及成本因素; (5)考虑安全性。 2、展台设计要求 (1)多数参观者来展会的目的是为了搜集信息,因此展台需要布置得非常醒目,以吸引 人们的注意力,还要能传达企业的某些具体信息。 (2)展会是发布新产品的好机会,企业的最新产品应当在展台上有所体现。 (3)在展会上划出一块远离公众视线的安静区域,这样可以方便潜在顾客同销售人员私 下讨论他们的要求,也可用做展台工作人员的休息场所。 3、展位设计(略)

(六)参展人员
参展职员职责包括:布展、撤展,布展,展览资料发放,参加展览后勤,传译(英文) , 安全,物品的运输、保管、分类、领取、统一回收等。尔后选择由谁去?几个人去?如何去?

(七)人员培训
培训材料需编印成册,培训内容要有系统,培训内容和步骤可以分为如下三个部分: 1、情况介绍。包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等,目的是使展台人员熟悉 展出背景、环境和条件。 2、展出介绍,包括展览会和展品情况。 (展览会情况包括名称、地点、展出日期、开馆 时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等,展品介绍包括每一项展 品的性能、数据、用法、用途、销售价格等) 3、技术训练。主要训练展台的接待和推销技巧。
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尔后决定何时何地由谁培训怎样培训?

四、开展前期的工作准备 (一)展台的布置
建议:选用少量、大幅的展示图片,以创造出强烈的视觉效果。将图片在视线以上的地 方放置,并且使用大胆而抢眼的颜色,避免使用易融入背景的中性色彩,这样使展台从远距 离便可突现出来。

(二)前期工作准备
1、前期工作准备包括工作安排、管理安排和行政安排。 (1)工作安排。向展台人员布置展台工作(包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、以及 后续工作等,进行分工) ,并提出要求和标准,必须使展台上的每一个人知道并理解此次展出 的目的。 (2)管理安排。包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等。 (3)行政安排。包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。 2、检查核对参展的各项内容是否到位,包括展品、产品资料、宣传资料、贸易条款以及 各设备工具等。 3、展会后勤工作:确保展会所需的装备、陈设、促销材料以及人员都能够完好地在正确 的时间到达展会现场。

(三)客户邀请与信息搜集
委派 1-3 名人员负责会前的客户邀请与信息搜集工作,职责如下: 1、上门送请柬(最好直接送到决策者手中) ,并尝试邀请 10 到 20 个潜在的高端客户到 公司的展台前参观展台,并准备一些较独特的产品作为礼物赠给邀请来的 10 到 20 位客户。 2、到其他公司或同行业公司收集客户和同行业企业的信息资料,寻找潜在客户并努力与
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之成为朋友。

五、展期工作及人员安排 (一)工作内容
1、迎宾(1-2 人) :负责接待经销商进入展区,派发活动宣传彩页,向参会人员告知本 公司展位及产品,负责产品的简单介绍,让客户明白公司的产品和服务的范围。 2、产品介绍员(1-2 人) :派发产品说明书,负责品牌、产品展示、讲解及整体营销策 略的介绍,将有合作意向的经销商介绍给谈判员。 3、谈判员(1 人) :重点讲解招商政策,负责大客户及重点经销商的深入沟通,统筹并 调整招商策略。 4、信息搜集(1-2 人) :参加展览过程当中派遣部分职员到其他公司或同行业公司收集 客户和同行业企业的信息资料,寻找潜在客户并努力与之成为朋友。 信息资料包括: (1)产品信息; (2)市场信息; (3)第三方信息; (4)竞争对手信息。 资料不需见人就发,可有选择性地向意图客户发放资料,包括前来索要资料的行业客户。 对于认真参观的客户,要具体介绍。

(二)人员名单
迎宾(1-2 人) : 产品介绍(1-2 人) : 谈判(1 人) : 信息搜集(1-2 人) :

注意事项: 1、专注于潜在客户,争取和潜在客户预约,并在展会后的 4 到 5 天内面谈或电话接洽。 2、展会期间,每天工作结束时和员工开会,收集整理潜在客户的联系方式,并立刻跟踪
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服务,确保当客户回到他们的办公室时,已经有公司产品的一份样品在等着他们了。 3、保护好资源:准备的宣传资料,量大的,要求人人都有,比如宣传单页;重要的,要 收好,有选择性地发放,否则一窝蜂上来一下就没有了,也来不及重新制作,等后面几天的 厂商来了,名片也没有了,资料也没有了,就不太好了。 4、 努力结交朋友, 这些朋友可以是行业里的管理人员, 可以是同行, 可以是上游供应商、 或是下游、媒体的朋友,政府的人员等等,同行交几个朋友,同类交几个朋友,政府里面交 几个朋友等等,多个朋友多条路。

六、会后总结
展会的收尾工作内容如下: 1、总结意向客户量、成交量以及利润的实现情况。 2、会后搜集到信息的跟踪处理工作。展会竣事后,收集到的客户资料统一送交 XX,再 由 XX 负责跟进并安排展会的后续行动,后续行动可能需要一个月时间,如果有当地客户也去 参展,也可边续几天,去拜访他们。

七、参展人员及展品统计
参展人员: XX 名 公司整体形象喷画(加展架) 1 套 : 公司产品的广告宣传册、展会赠品:XX 个 名片(参展销售人员每人 4 盒) :XX 盒 公司宣传袋、宣传纸巾: XX 包(个)

文具(签名本、笔、透明胶等) 、饮料: XX 个 参展用设备: 服务器 1 台 笔记本 2 台 数码摄像机 1 台

八、费用预算
展位费用: 展位搭建费用: 展览物料费用: 名片费用 : 宣传物品制作费用: 交通费用(含样机运费) :
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相关礼品的准备(资料袋 、纸巾)费用: 文具(签名本、笔、透明胶等) 、饮料、午餐费用: 参展人员的住宿饮食费用: 应急开支: 其他: 总预算费用:

附一: 附一: 一、每日工作流程
7:30:早饭后,负责人安排当日工作,各人领取当日所用物质 8:30:准时到达布展地点 9:00--11:30:招商工作进展 11:30--13:00:负责人安排轮值午餐 13:00--17:00:招商工作进展 17:00:清理物资及时递交日总结报告,填写报表 18:30:自由活动,或根据公司安排其他工作

二、展示会中的接待步骤
1、登记(到会客户的姓名、单位部门、联系电话、落实责任人等) 2、现场演示 3、介绍公司及产品背景 4、展示其他样机 5、将意向客户请至洽谈区促成成交 6、如有客户当场签单,尽力渲染,制造高潮 7、发放资料、礼品 8、礼貌周到地送客户出门,并预约下次拜访时间 9、到签到处记下客户意向及责任人

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附二: 附二: 一、展品信息统计表
产品型号 颜色 规格 数量 销售价格 打折范围 最终价格 备注

二、会客登记表
公司名称 客户姓名 单位部门 (职位) 电话/传真 手机号码 备注

三、展会客户信息归纳表
填写人: 客户名称 填写时间: 单位部门 联系人 (职位)

电话/传真

类别 (A、B、C)

备注

备注:A 类(已经交易成功或者下订单的客户) 类(准客户) 类(意图性客户) ;B ;C 。

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四、每日工作统计表
日 项 目 期

X月X日

X月X日

X月X日

X月X日

总计

意向客户 成交量 利润

附三: 附三: 一、参加展览纪律
1、未经允许,不得私自脱离展位,特殊环境可向负责人请假。 2、主顾到展位三步间隔,必需微笑相迎。 3、有主顾在展位的环境下,不得占坐主顾欢迎位。

二、参展人员的行为规范
1、真诚,对客户询问礼貌相待,不可挑拣,不是目标客户也要做好宣传工作。 2、耐心,客户的提问和关心越多,代表意象越大,但切记因过于热情而吓跑客户。 3、专业,对品牌与产品的定位,市场、消费心理分析和见解要专业客观,清晰的表达能 力能让客户更好的判断品牌的市场价值。

三、参展的注意事宜
1、预约客户:向公司现有及潜在客户发出邀请,同重要的客户约定见面时间,以加强业 务联系,避免了展览会上自己的站台门庭冷落的情况,给目标买家留下较深的印象。 2、 资料准备: 资料是企业和产品形象的重要体现。 产品目录应重视, 给人以正规的印象。 宣传材料的纸张及印刷应该力求精美,版式设计方便阅读,图片尽量完善、清晰。一定要准 备充足的名片。营销人员名片应以中英文印制,数量以每日 100-200 张准备。 3、 展台设计: 应尽量突出本公司的特色, 有一个主题。 可以请专业的展览设计公司来做,
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效果会好一些。除非有特殊原因,不要将展台四周密封起来,否则会失去很多机会。 4、参展人员要求:参展人员应该了解公司的销售意图,熟悉本行业的市场行情,现场解 说员应解释产品的功能性和作系统演示。人员着装要正规,最好佩上公司统一的司标。 5、保持联系人的统一:确保每个人递给客户的名片都是统一的,以方便潜在客户以后的 联系。 6、胸牌:参展人员应戴在身体右侧,因为用右手与参观者握手时,右肩会向前倾,这样 胸牌就会靠近对方,引起对方注意。 7、甄别目标客户:在展会上,有些客人只是泛泛地了解一下,并没有对某一产品表现特 殊的兴趣;但有些则会仔细阅读参展资料,并且会详细询问展品的性能、规格、价格等,这 时,就应该对后者提出的问题详细回答,并同时了解他所代表的公司、他的身份,再大力推 销他们感兴趣的产品。无论意向如何,都应记录下对方的有关资料,以便日后联系。对客户 的问题,需要实事求是地回答,不能搪塞或不置可否;对暂时回答不了的问题,应告诉客人 原因和明确的回答日期。 8、巧妙应对报价:在展会上谈生意,对不了解的买家,可以稍后调查其公司背景、资信 情况再做决定。展会上的报价有讲究,一般是统一报价,如有特殊需求,了解清楚后再报价。 9、听取客户建议赢得潜在定单:有的客户虽然对现有产品没有落单,但对某一产品提出 具体改进要求,或者提出建议希望二次开发,他们不仅是将来的买家,而且直接提供了市场 信息。只要这些要求满足起来并不困难,设法满足。

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