当前位置:首页 >> 其它技巧 >>

Word


吉安县油田中心小学

Word PPT Excel 使用技巧大全

1. word培训教程 2. PPt使用教程 3. Excel使用教程

吉安县油田中心小学

Word2003

培训教程

吉安县油田中心小学

本章主要内容:
? ? ? ? ? ? 文档的编辑 文档的排版 基本操作 页面排版和打印 表格的制作 高级操作 插入图片和其它图形 文档的查阅和校对
2

吉安县油田中心小学

3.1

认识 word 2003

? Word2003的启动
? Word2003的退出 ? Word2003的窗口界面
3

吉安县油田中心小学

一、word2003启动
? 单击<开始>/<程序 >/<office2003>/<Word> 2
3

? 双击桌面上Word的快捷图标
4

1
4

吉安县油田中心小学

二、 Word2003的退出
? 单击标题栏右上的<关闭>铵钮;
? 双击标题栏左测的<W>符号; ? 单击<文件>/<退出>(如图3-1-2); ? 按组合键 Alt+F4

5

吉安县油田中心小学

三、Word2003的窗口界 面

6

吉安县油田中心小学

1、常用工具栏

7

吉安县油田中心小学

2、格式工具栏

8

吉安县油田中心小学

3、栏标尺

9

吉安县油田中心小学

3.2 文档的编辑
? 新建文档
? 输入内容

? 保存文档
? 编辑文档
10

吉安县油田中心小学

一、新建文档
? 常用工具栏/新建按钮
? 右键/新建/word文档 ? 文件/新建(可以使用模板)

11

吉安县油田中心小学

二、输入内容
? 中文,英文,标点符号
? 大小写切换:caps lock ? 特殊符号:shift+数字键 ? 特殊文字:插入/符号或特殊符号
12

吉安县油田中心小学

三、保存文档
? 设置自动保存时间间隔:

工具/选项/保存选项卡
? 设置打开文件密码:

文件/另存为,工具/安全措施选项

13

吉安县油田中心小学

四、编辑文档
插入、撤销、恢复 复制、剪切、删除、移动 检查拼写和语法 定位、查找和替换

14

吉安县油田中心小学

1、选定文本的技巧
?
?

双击,选择词组
三击15段中词组,选择一段

?
? ?

单击空白处,选择一行
双击空白处,选择一段 三击空白处,选择整篇文章
15

吉安县油田中心小学

2、检查拼写和语法
?设置拼写检查
工具/选项/拼写和语法

?使用拼写检查
选中文本,工具/拼写和语法

16

吉安县油田中心小学

3、定位、查找、替换※
编辑菜单/定位或查找或替换
? ? ?

定位目标的选择 查找格式的设置 替换格式的设置

17

吉安县油田中心小学

查找内容的输入

18

吉安县油田中心小学

替换格式的设置

19

吉安县油田中心小学

字体格式设置完成

20

吉安县油田中心小学

3.3 文档的排版
? 字符的格式化
? 段落的格式化

? 项目符号和编号
? 边框和底纹
21

吉安县油田中心小学

一、字符的格式化(格式/ 字体)
? 字体、字号、字形
? 字体颜色、加下划线

? 字符间距 、文字效果
? 字符边框
字符底纹

22

吉安县油田中心小学

字符格式化方法
① 格式工具栏:快速按钮 ② 格式/字体

23

吉安县油田中心小学

格式/字体
1、“字体”标签
字体 字形 大小

颜色、下滑线

预览效果

24

吉安县油田中心小学

2、“字符间距”标签
缩放字符大小
字符间的距离 字符的位置

25

吉安县油田中心小学

3、”文字效果”标签
用来产生字符 的动画效果

26

吉安县油田中心小学

二、段落格式化(格式/段 落)
左右

? 对齐方式:分散、两端、居中、
? 行间距:最小值、固定值、单倍 行距 ? 段前间距、段后间距

? 首行缩进、左右缩进

27

吉安县油田中心小学

段落格式化方法

1.格式/段落

2.使用标尺:视图/标尺
3.格式工具栏:对齐按钮
28

吉安县油田中心小学

1、格式/段落

29

吉安县油田中心小学

行间距:用于控制每行之间的间距

最小值:默认值为15.6磅 能自动调整高度容纳较大的字体
固定值:不能自动调整文本高度 段间距:用于控制段落之间加大间距

30

吉安县油田中心小学

2、使用标尺
首行缩进
右缩进

左缩进

悬挂缩进

31

吉安县油田中心小学

? 首行缩进:控制段落中第一行第一个字的
起始位

? 悬挂缩进:控制段落中首行以外的其他行
的起始位

? 左缩进:控制段落左边界缩进的位置 ? 右缩进:控制段落右边界缩进的位置
32

吉安县油田中心小学

悬挂缩进

右缩 进 首行 缩进 左缩进
33

吉安县油田中心小学

3、格式工具栏 右
对 齐

分散 对齐

行 间 距

两端 对齐

中间 对齐

34

吉安县油田中心小学

三、项目符号和编号
?添加项目符号和编号 ?自定义项目符号和编号

35

吉安县油田中心小学

1、添加项目符号和编号
① 选定要添加项目符号的内容; ② 格式/项目符号或编号; ③ 选择一种编号或项目符号; ④ 单击<确定>,添加完成。

36

吉安县油田中心小学

2、自定义项目符号和编 号
① 单击<格式>/<项目符号和编号>,打开“项目

符号和编号”对话框
② 选择一个要被替换的“项目符号”或“编号”, 单击“自定义”按鈕 ③ 选择一个要使用的“项目符号”或“编号” ④ 单击“确定”

37

吉安县油田中心小学

四、边框和底纹
段落边框 段落底纹

? ?

?

页面艺术型边框
38

吉安县油田中心小学

1、段落边框(格式/边框和 底纹)
① 格式/边框和底纹

② 选择“边框”选项 卡

39

吉安县油田中心小学

2、段落底纹(底纹)
① 格式/边框和底纹

② 选择“底纹”选项 卡

40

吉安县油田中心小学

3、页面边框(页面边框)
① 格式/边框和底纹

② 选择“页面边框”选项 卡

41

吉安县油田中心小学

3.4 高级排版技巧
? 分栏:文本多栏显示

? 首字下沉
? 特殊格式的设置

42

吉安县油田中心小学

一、分栏(效果)

43

吉安县油田中心小学

分栏方法
1、利用“其他格式”工具栏
⑴选择要分栏的段落 ⑵单击“分栏”按钮 2、利用”格式“菜单
⑴选择要分栏的段落

⑵通过“格式|分栏”命令菜单
44

吉安县油田中心小学

1、视图|工具栏|其他格式
栏数

45

吉安县油田中心小学

2、格式/分栏

46

吉安县油田中心小学

二、首字下沉(效果)

47

吉安县油田中心小学

设置方法

① 将光标插入点定位在段落中

② 选择“格式/首字下沉”命令
③ 在“首字下沉”对话诓中设置

48

吉安县油田中心小学

3.5 文档排版和打印
? 页面设置
? 打印预览和打印 ? 页面排版
49

吉安县油田中心小学

一、页面设置
?设置页边距:上、下、左、右 ?纸张大小:A4、A3、B5、自定义

?文档网格:设置每页行数
设置每行字数
50

吉安县油田中心小学

文件/页面设置(页边距、 纸张)

51

吉安县油田中心小学

文件/页面设置(文档网格)

52

吉安县油田中心小学

二、打印预览和打印
? 常用工具栏,打印预览按钮 ? 文件/打印预览 ? 文件/打印:设置打印的页码范围
预览打印效果

53

吉安县油田中心小学

打印设置
? ? ?

全部 当前页 页码范围 例如页码范围:2,5,8-10
54

吉安县油田中心小学

三、页面排版
? 插入页眉和页脚
? 使用分隔符

? 设置文档背景

55

吉安县油田中心小学

1、插入页眉和页脚
视图/页眉和页脚 ? 插入当前日期和时间

? 插入文档的名字和路径
? 插入页码(插入/页码)

56

吉安县油田中心小学

“页眉/页脚 ”工具栏
设置页码格式 插入页码 显示/隐藏文档文字 在页眉和页脚切换 插入时间

插入页数 插入日期 页面位置 同前 显示前一项 显示下一项

57

吉安县油田中心小学

奇偶页插入不同的页眉和 页脚
① 视图/页眉和页脚 ② 选择“页面设置” 按钮

③ “版式”选项
④ 选择“奇偶页不同”

58

吉安县油田中心小学

2、使用分隔符

? 分页符:对文档进行分页

? 分节符:对文档进行分节

59

吉安县油田中心小学

插入/分隔符

60

吉安县油田中心小学

3、设置文档背景
? 设置背景(格式/背景/填充效果):

设置背景,web版式显示,打印时不显


? 设置水印(格式/背景/水印):
文字和图案水印,打印时显示
61

吉安县油田中心小学

设置背景

62

吉安县油田中心小学

设置水印
文字水印 图片水印

63

吉安县油田中心小学

3.6 表格的制作
? 表格的建立

? 表格的编辑
? 表格格式化 ? 表格的处理
64

吉安县油田中心小学

一、表格的建立
方法

1.使用“表格”菜单
2.使用“常用”工具栏

3.使用“表格和边框”

65

吉安县油田中心小学

二、 表格编辑
? 选定表格编辑对象 ? 插入单元格、行、列和表 格 ? 删除单元格、行、列和表


? 改变表格的行高和列宽

? 合并和拆分单元格

69

吉安县油田中心小学

1、选定表格编辑对象
? 选定一个单元格 ? 选定一整行 ? 选定一整列 ? 选定整个表格 ? 选定多个单元格 ——“表格|选定”命令 菜单
70

吉安县油田中心小学

2、插入单元格、行、列和表格

71

吉安县油田中心小学

3、删除单元格、行、列和表格
步骤: ? 选定要删除的对象

? 执行“表格|删除”命令

72

吉安县油田中心小学

4、改变表格的行高和列宽
用鼠标调整(鼠标变成双向箭头)

?

?

使用“表格”菜单:
表格|表格属性

?

自动调整行高和列宽
73

吉安县油田中心小学

使用“表格”菜单
? 表格|表格属 性

74

吉安县油田中心小学

自动调整列宽和均匀分布
“表格” →“自动调整”

75

吉安县油田中心小学

5、合并和拆分单元格
合并方法 选择“表格|合并单元格”命 令 拆分方法 选择“表格|拆分单元格”命 令
76

吉安县油田中心小学

例:利用表格编辑功能,将例2的表格进行合 并,并设置行高和列宽,形成如图所示样式。

设置列宽 为2cm
合并后的 单元格 设置行高 为1.2cm

77

吉安县油田中心小学

三、格式化表 格
? 表格的对齐和定位 ? 表格内容的对齐 ? 设置表格边框和底纹 ? 表格自动套用格式
78

吉安县油田中心小学

1、表格的对齐和定位

? 直接用鼠标拖曳 ? 利用“表格|表格属性”命 令
表格靠左 表格靠右

表格居中

79

吉安县油田中心小学

2、表格内容的对齐
? 利用“表格和边框”工具栏
? 表格/表格属性,单元格选项
水平:两端对齐 居中对齐 右对齐 垂直:靠上对齐 中部对齐 靠下对齐

80

吉安县油田中心小学

3、设置表格框线和底纹
? 利用“表格和边框”工具栏 ? 利用“格式|边框和底纹”命令

81

吉安县油田中心小学

4、表格自动套用格式
? 选定“表格” →“表格自动套用格式”命令

共有30多 种格式

82

吉安县油田中心小学

表格和文本之间相互转换
? 选中表格或文本,表格/转换
? ?

表格转换为文本 文本转换文表格

83

吉安县油田中心小学

3.7 图文混排
? 插入图片和剪贴画

? 图片格式的设置
? 绘制自选图形

? 其他图形对象
84

吉安县油田中心小学

一、图片的插入
1. 插入剪贴画

2. 插入来自文件图片
3. 插入艺术字

4. 插入自选图形 —— 插入/图片
85

吉安县油田中心小学

二、设置图片格式
? 图片大小和位置
? 图片的旋转 ? 图片的版式 ——“图片”工具 栏
86

吉安县油田中心小学

三、其他图形
? 插入公式
插入/对象/公式3.0

? 插入文本框
插入/文本框/ 文本框右键/创建文本框链 接
87

吉安县油田中心小学

3.8 文档的查阅
? 文档的视图 ? 文档结构图

? 插入目录
88

吉安县油田中心小学

一、文档视图
? 页面视图 ? 普通视图

? Web版式视图
? 大纲视图
89

吉安县油田中心小学

1、页面视图
它以页面的形式显示编辑

的文档,所有的图形对象都可
以在这里完整地显示出来。

90

吉安县油田中心小学

2、普通视图
普通视图中无法看到图形对 象、插入的页码、页眉和页脚等 内容,也不能进行竖向的排版, 所以这个视图通常用来进行文字 的输入、编辑和查阅纯文字的文 档等。
91

吉安县油田中心小学

3、Web版式视图
最大优点是联机阅读方便, 它不以实际打印的效果显示文字, 而是将文字显示得大一些,并使段 落自动换行以适应当前窗口的大小, 而且只有它可以添加文档背景颜色 和图案。
92

吉安县油田中心小学

4、大纲视图
根据段落的大纲级别有层

次的设置,在大纲视图中的文 档可以折叠和展开。

93

吉安县油田中心小学

二、文档结构图
单击“视图/文档结构图” 左边显示文档结构图,单击这里的 条目,可以把光标定位到文档中相应的 位置。不过左边文档结构图中出现的是 大纲级别,不是正文的段落。
94

吉安县油田中心小学

1、打开文档结构图

95

吉安县油田中心小学

大纲级别

? ? ? ?

格式/段落中一个选项 包含10个大纲级别 正文不在文档结构图中显示 上一级管理下一级

96

吉安县油田中心小学

2、设置大纲级别:格式/段落

97

吉安县油田中心小学

三、插入目录
? 插入/索引和目录

98

吉安县油田中心小学

小结:
本章重点介绍了Word文档的建立、 编辑和保存;字符和段落的格式化;页 面排版和编辑,这些都是我们学习和工 作中经常接触的基本操作。本章还进一 步由浅入深地给大家介绍了表格的制作、 图片的插入和编辑、自选图形的插入和 编辑等,并同通过大量实例使读者快速 地掌握这些操作。
99

吉安县油田中心小学

Powerpoint的使用技巧

吉安县油田中心小学

1. 保护你的PowerPoint演示文稿 2. 重复上一动作(F4键) 3. 更改 Undo 的次数 4. 幻灯片自动更新日期与时间

5. 让文字闪烁不停
6. 计算字数、段落 7. 放映时指定跳到某张幻灯片 8. 放映时进到下一张幻灯片 9. 放映时退到上一张幻灯片

10. 终止幻灯片放映
11. 放映时鼠标指针的隐藏与显现

吉安县油田中心小学

12. 在播放的PPT中使用画笔标记 13. 控制放映时白屏或黑屏 14. 窗口播放模式 15. 在“幻灯片浏览视图”中检查切换方式

16. 人工设置幻灯片放映时间间距
17. 幻灯片上做标记 18. 利用PowerPoint上网 19. 播放多种音视频文件 20. 插入Flash影片

21. 将Word文件快速转换为Powerpoint文稿
22. 让PowerPoint文档中的数据图表动起来

吉安县油田中心小学

1.保护你的PowerPoint演示文稿
在“工具”菜单上,单击“选项”,再单击 “安全性”选项卡,根据你保护文档不被查看或是 不被更改的要求,把密码键入“打开权限密码”或
“修改权限密码"框中,单击"确定"。

吉安县油田中心小学

吉安县油田中心小学

2.重复上一动作(F4键)
例如,将一些文字设置为粗体,然后再选择

另外一些文字,按一下F4键,这些字也变成了粗
体。

吉安县油田中心小学

3.更改 Undo 的次数
一般 PowerPoint 可以撤消的操作数的默认 值是 20 次。 点击菜单 “工具”/“选项”/“编辑”/“最多 可取消操作数”,即可更改。 注:最高限制次数为150次。此数值越大占用系 统资源越多,这是很简单的道理。

吉安县油田中心小学

吉安县油田中心小学

4.幻灯片自动更新日期与时间
如果想实现自动更新日期与时间,可以进行下 述操作:单击“视图→页眉与页脚”命令,在打开的 对 话框中选择"幻灯片",选中"日期与时间",选择“ 自动更新“,则每次打开文件,系统会自动更新日 期与时间。

吉安县油田中心小学

吉安县油田中心小学

假如想在幻灯片的任何位置上添加日期、时间,可按下 列步骤进行: 在幻灯片上,定位占位符或文本框内的插入点。点击 “插入→日期和时间”,系统弹出“日期和时间”对话框, 用户可以选择自己喜欢的时间格式。选完以后单击“确定” 就可以了。

吉安县油田中心小学

5.让文字闪烁不停
在PowerPoint中可以利用“自定义动画”来 制 作闪烁文字,但无论选择“慢速”、“中速”还 是 “快速”,文字都是一闪而过,无法让文字连续 闪 烁。

吉安县油田中心小学

其实在这种情况下,我们只需要按照下例步骤做,就可 以实现连续闪烁: 选中要闪烁的文字,单击鼠标右键选择“自定义动画 (M)…”命令,在出现的“自定义动画”中单击“添加效 果” 命令,如下图所示:

吉安县油田中心小学

依次单击“强调”--“闪烁”命令;

在“修改:闪烁”选项中单击属性下拉式菜单(即在“开 始”、 “属性”、“速度”下方),选择“计时(T)…”命令,如 下图所示:

吉安县油田中心小学

系统自动弹出“闪烁”对话框,单击“计时”命令, 在“重复(R)…”的下拉式菜单中单击要重复的次数 或控制要求(比如选中“2、5、10、直到下次单击” 等),然后单击“确定”,文字即可按设定的次数或 控制要求进行连续闪烁。

吉安县油田中心小学

Powerpoint课件制作

吉安县油田中心小学

6.计算字数、段落
Powerpoint 能否像 Word 那样计算字数呢?可 以,不过形式略有不同。执行“文件”/“属 性”/“统计信息”,即会列出所有文件的字数、段 落等信息。在“摘要信息”标签下还有标题、主题 等信息。

吉安县油田中心小学

吉安县油田中心小学

7.放映时指定跳到某张幻灯片
如果在放映过程中需要临时跳到某一张,如 果你记得那是第几张,例如是第6张,那么很简单, 键入“6”然后回车,就会跳到第 6 张幻灯片。或 者按鼠标右键,选择“定位”。

吉安县油田中心小学

吉安县油田中心小学

8.放映时进到下一张幻灯片
进到下一张幻灯片: N、Enter、PageDown、 右箭头、下箭头、空格键(或单击鼠标)

吉安县油田中心小学

9.放映时退到上一张幻灯片
退到上一张幻灯片: P、PageUp、左箭头、上 箭头

吉安县油田中心小学

10.终止幻灯片放映: Esc或“-”键

吉安县油田中心小学

11.放映时鼠标指针的隐藏与显现
隐藏鼠标指针:Ctrl+H 显示鼠标指针:Ctrl+A

吉安县油田中心小学

12.在播放的PPT中使用画笔标记: CTRL+P; 擦除所画的内容:E键

吉安县油田中心小学

13.控制放映时白屏或黑屏
上课时,如果想让学生的注意力集中到讲课上 而屏蔽掉幻灯片画面对讲课的干扰,可设置为白屏 或黑屏。 按一下“B”键会显示黑屏,再按一次则返回刚 才放映的那张幻灯片。 按一下“W”键会显示一张空白画面,再按一次 则返回刚才放映的那张幻灯片。

吉安县油田中心小学

14.窗口播放模式
在实际使用PowerPoint的演示文稿过程中,

往往需要与其它程序窗口的数据配合使用以增强
演示的效果,可是用鼠标点击PowerPoint幻灯片 放映菜单中的“观看幻灯片”选项,将启动默认

的全屏放映模式,而在这种模式下则必须使用
“Alt+Tab”或“Alt+Esc” 组合键与其它窗口切

换。

吉安县油田中心小学

播放幻灯片时,先按住Alt键不放,再依次按下 D、V键激活幻灯片播放,这时我们所启动的幻灯 片放映模式就是一个带标题栏和菜单栏的形式了。 这样一来,就可以在幻灯片播放时也能对播放窗口 进行操作了,如最小化和自定义大小等。

吉安县油田中心小学

吉安县油田中心小学

15.在“幻灯片浏览视图”中 检查切换方式
1.切换到“幻灯片浏览”视图,幻灯片左下方会出 现一个查看切换方式的小图标。 2.单击想查看的幻灯片下方的图标,PPT就会对该 张幻灯片演示一遍切换效果。

幻灯片浏览视图

吉安县油田中心小学

16.人工设置幻灯片放映时间间距
1、选择要设置时间的幻灯片。 2、选择“幻灯片放映/幻灯片切换”命令,打开对话框。 3、选择“换页方式” 栏下的“每隔”选项,在下方框中输入 希望幻灯片在屏幕上出现的秒数。

吉安县油田中心小学

4、如果要将此时间应用到当前幻灯片上,则点“应用”按 钮,如果应用到所有幻灯片上,就单击“全部应用”按钮。 5、对要设置时间的每张幻灯片重复上述步骤。

说明:如果希望在单击鼠标和经过预定时间后都能换页,请
同时选中“单击鼠标换页”和“每隔”复选框。至于哪个起 作用,则以较早发生者为准。

吉安县油田中心小学

17.幻灯片上做标记
1、在放映时,单击鼠标右键,在打开的快捷菜单中选择
“指针选项”命令,在打开的子菜单“圆珠笔”/“毡尖笔” /“荧光笔”。

2、如果你对绘图笔颜色不满意,还可在右击幻灯片时弹出
的快捷菜单中选择“指针选项”命令,再选择“墨迹颜 色”,你就可以挑一种喜欢的颜色啦。

吉安县油田中心小学

3、做这些标记不会修改幻灯片本身的内容,在右键弹出的 菜单中选择“指针选项”中的“擦除幻灯片上的所有墨迹” 命令,幻灯片就复原了。 4、如果不需要进行绘图笔操作时,可以再次在屏幕上单击 鼠标右键,在“指针选项”中选取“自动”,就把鼠标指针 恢复为箭头状了。

吉安县油田中心小学

18.利用PowerPoint上网
运行PowerPoint时也可轻松上网,而不用打

开IE浏览器。方法是:在"幻灯片"视图下,单击"视
图→工具栏→Web"可发现在工具栏上有地址栏, 在此地址栏中输入地址即可上网,另外,它还将IE 中浏览过的地址也记录于其下,做到了完全与IE的 兼容。

吉安县油田中心小学

吉安县油田中心小学

19.播放多种音视频文件
在PowerPoint中往往 通过“插入→影片和声音 →文件中的影片(或文件 中的声音)”来播放音频 视频文件,这种方法不方 便对音视频进行控制。

吉安县油田中心小学

现在介绍一种利用Media Player控件控制音视频播放

的方法。步骤如下: 1. 在PowerPoint中插入Media Player控件, 具体方法: ① 打开视图→工具栏→控件工具箱

吉安县油田中心小学

② 选择控件“Windows Media Player”

吉安县油田中心小学

③ 然后用“+”字形在PowerPoint页面上画出一个矩形,即 嵌入一个Media Player播放器。

④ 双击该播放器,或在拖画的区域内按鼠标右键→在弹出的 快捷菜单中选“属性”,出现控件属性窗口。

吉安县油田中心小学

2. 控件属性窗口中,在URL里面输入音视频文件名(包括

扩展名)的地址,比如G:\AA.mpg(建议使用相对路径), 或点击“自定义”栏后的小按钮出现下图所示,输入或选 取要播放的文件,若取消“自动启动”选项,则按播放按 钮才开始播放。

3. 幻灯片放映,看看是不是已经可以播放了。

吉安县油田中心小学

20.插入Flash影片
单击“视图/工具栏/控件工具箱”,选择“其 他控 件/Shockwave Flash Object”,在幻灯片中用鼠标拖 出一个方框,调整好大小。这样,我们用插入控件 的方法插入一个Flash控件,选择当前控件,在“属 性”面板中作如下设置:“Movie”中填入所需的 Flash 影片所在的位置。

吉安县油田中心小学

21.将Word文件快速转换为 Powerpoint文稿
首先,打开Word文 档,全部选中,执行 “复制”命令。然后, 启动PowerPoint,选 择“普通”视图,单击 “大纲”标签。

吉安县油田中心小学

选择“大纲”视图,将光标定位到第一张幻

灯 片处,执行“粘贴”命令,则将Word文档中的全部 内 容插入到了第一幻灯片中。接着,可根据需要进行 文本格式的设置,包括字体、字号、字型、字的颜 色和对齐方式等;然后将光标定位到需要划分为下一 张幻灯片处,直接按回车键,即可创建出一张新的 幻灯片;如果需要插入空行,按[Shift+Enter]。经过 调整,很快就可以完成多张幻灯片的制作。

吉安县油田中心小学

最后,还可以使用“大纲”工具栏,利用“升 级”、 “降级”、“上移”、“下移”等按钮进一步进行 调整。 反之,如果是将PowerPoint演示文稿转换成 Word文档,同样可以利用“大纲”视图快速完成。 方 法是将光标定位在除第一张以外的其他幻灯片的开 始处,按[BackSpace](退格键),重复多次,将所有 的幻灯片合并为一张,然后全部选中,通过复制、

吉安县油田中心小学

22.让PowerPoint文档中 的数据图表动起来

600 500 400 300 200 100 0
第一季度 第二季度 第三季度 第四季度

中文图书 外文图书 期刊

吉安县油田中心小学

第三季度, 8200, 26%

十月, 2500, 8% 十一月, 3600, 12%

第二季度, 6400, 21%

第四季度, 11300, 36%

十二月, 5200, 17% 第一季度, 5100, 16%

第一季度 第二季度 第三季度 十月 十一月 十二月

吉安县油田中心小学

90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 东部 西部 北部

第一季度 第二季度 第三季度 第四季度

吉安县油田中心小学

吉安县油田中心小学

谢谢观看!

吉安县油田中心小学

Excel的使用方法 与技巧

吉安县油田中心小学

第一节

Excel的基础知识

一、 Excel2003功能概述
1985年Microsoft Excel问世,被公认为 是功能最完整、技术最先进和使用最简便的电 子表格软件。 Excel可以创建和修改工作表、 三 三维图表,以及分析管理数据。

吉安县油田中心小学

二、 Excel2003的启动及界面介绍 1.按快捷按钮。 2.以滑鼠点选开始→程序→Microsoft Excel, Excel 即开启显示于屏幕上。

吉安县油田中心小学

3.界面介绍

吉安县油田中心小学

三、 Excel2003的基本元素——工作簿、工作表、单元格 工作簿和工作表的特性 最大限制
开启工作簿的数目 工作表的大小 单元格内可接受的文字长度 单元格内可接受的数字型数 据的长度 单元格内数字精度 工作簿中可使用工作表页数 受限于可用的记忆体和资源系统 最多65536行,256列 每个单元格最多可包含32000个字 符 常规数字格式的数据长度为11位 (包括特定字符) 保留15位;若长度超过15位,多余 数字位显示为“0” 最多255个工作表

吉安县油田中心小学

Excel2003工作簿是运算和存储数据的 文件,每个工作簿都包含多个工作表。工作 表是Excel2003完成一项工作的基本单位, 可以用于对数据进行组织和分析。在多个工 作表中可以同时进行数据的输入与编辑,依 据多个工作表进行汇总计算,还可以用图表 图形化工作表数据。 工作表的基本组成单位是单元格。

吉安县油田中心小学

1.新建工作簿 启动Excel2003时,会自动新建一个空白 的工作簿。在实际应用中,用户随时可以创建 新的工作簿,手动新建工作簿的具体操作步骤 如下:
– 选择【文件】—【新建】命令; – 单击【常用】工具栏中的【新建】快捷按钮; – 技巧: 按Ctrl+N组合键,可快速新建一个空 白工作簿。

吉安县油田中心小学

2.输入工作表数据
向单元格中输入数据,主要有一下3种方法: a) 单击单元格,直接输入。会覆盖原有数据。 b) 双击单元格,出现插入数据的光标,移动光标至所需位 置,再输入数据。一般用于修改单元格内的部分数据。 c) 单击单元格,再单击编辑栏,输入数据。效果同b。 在默认情况下,数字靠右侧对齐,文本靠左侧对齐。

3.插入符号和特殊字符
选择【插入】—【符号】命令。

吉安县油田中心小学

4.自动填充
选定相应的单元格并拖动其右下角的填充柄,或 者选择【编辑】—【填充】—【序列】命令,可在 Excel工作表中快速填充多种类型的数据序列。 ? 在行或列中复制数据,拖动单元格填充柄即可;
? 填充一系列数字、日期等,通过拖动, Excel可 自动延续此系列数字、日期或时间段等。

? 技巧2 按Ctrl+D组合键,可向下填充;
按Ctrl+R组合键,可向右填充。

吉安县油田中心小学

自动填充序列
初始选择 1,2,3 9:00 Mon 扩展序列
4,5,6… 10:00,11:00,12:00…

Tue,Wed,Thu… 星期一 星期二,星期三,星期四… Jan Feb,Mar,Apr… 一月,四月 七月,十月,一月… 1月1日,3月1日 5月1日,7月1日,9月1日…
1999,2000 2001,2002,2003…

Text1,textA
产品1

Text2,textA ,Text3,textA…
产品2,产品3…

吉安县油田中心小学

技巧 :分数应使用整数加分数的形式,否则会默认为日 期; 如:输入1/2 1月2日 输入0空格1/2 显示为1/2 技巧:在输入数字前加入字符,可将数字作为文本处理, 如“,”。 提示: ① 在Excel2003中,日期和时间均按数字处理; ② 对于输入的数字Excel可识别时,靠右侧对齐。如 2006-6-5; ③ 对于Excel不能识别的日期和时间,会被视为文本, 左侧对齐。如2006.6.5。

吉安县油田中心小学

4.保存工作簿 a. 直接保存工作簿; b. 以新文件名保存工作簿。 5.关闭工作簿

6.打开已有工作簿
a. 在Windows资源管理器中直接找到工作簿文 件;

b. 在【文件】和【窗口】菜单下方,默认显示最 近使用Excel打开过的4个文件,单击即可。
提示:选择【工具】---【选项】---【常规】命令,可 更改这里列出的文件数。

吉安县油田中心小学

第二节 编辑和管理工作表
一、编辑单元格
1. 选定单元格 ? 选定一整行或一整列 单击需要选定的行或列的行号和列号; ? 选定多行和多列 将鼠标指针指向起始行号或列号,按住鼠标左键,拖动至末 尾行号或列号; ? 选定整个工作表的所有单元格 按Ctrl+A组合键,或单击“全表选择”即0行0列。

吉安县油田中心小学

? 选定连续的单元格区域
a 使用鼠标选定区域的左上角单元格,按住左键, 拖动至该区域右下角,释放按键;

b 可先用鼠标定义区域左上角单元格,按shift键, 再单击区域右下角单元格,即被选中;
? 选定不连续的单元格区域 先选定第一个单元格区域,按住ctrl键,再选第2… 个单元格区域.

吉安县油田中心小学

2. 编辑和清除单元格内容 3. 复制和移动单元格 4. 插入和删除单元格 a 选择【插入】---【单元格】或【行】或【列】命令;

b 右击选定区域,选择快捷菜单的【插入】命令;
c 选定多行或多列,单击右键,选择【插入】,即可插入 相应数量的行或列。 删除单元格同插入单元格步骤类似。

吉安县油田中心小学

5.查找与替换 ① 选择【编辑】--【查找】命令,或按ctrl+F组合 键,打开【查找与替换】对话框的查找选项卡; 在【查找内容】下拉列表框中输入查找内容, 单击【查找下一个】按钮,光标则移动到与待 查内容相符的单元格上.可多次单击【查找下 一个】按钮,直到找到所需的单元格位置。 提示: 单击【查找全部】按钮,可在对话框下方列 出所有符合条件的单元格信息.

吉安县油田中心小学

② 单击【替换】标签,打开【替换】选项卡,在【查找内容】 和【替换为】下拉列表框中输入所需内容,单击【查找 下一个】按钮,定位到要替换掉的单元格,单击【替换按 钮】,即可快速工作表中特定单元格的内容。 也可直接单击【全部替换】按钮.

吉安县油田中心小学

6. 给单元格加批注
批注是附加在单元格中,与其他单元格内容分开的 注释。 含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形 的批注标识符。鼠标指向单元格,即会显示其批注。 操作步骤如下: a 选定单元格,选择【插入】--【批注】命令;或单击 右键,选择【插入批注】; b 在弹出的批注框中输入内容; c 输入完毕后,单击外部工作表区域即可.

吉安县油田中心小学

二、格式化工作表
1. 设置单元格字体 选择【格式】--【单元格】,单击【字体】标签 技巧: 利用【字体】标签中的【特殊效果】选项组中的 【上标】复选框,可将数字或字母设置为指数。 2. 设置单元格对齐方式 选择【格式】--【单元格】,单击【对齐】标签 3. 设置单元格边框 选择【格式】--【单元格】,单击【边框】标签 4. 设置单元格数字格式 选择【格式】--【单元格】,单击【数字】标签

吉安县油田中心小学

5. 应用样式 选择【格式】--【样式】命令,在【样式名】下拉列 表框中选择基本样式,然后在【样式包括】选项组中 具体做出选择。最后单击【确定】。 6. 自动套用格式

a 选定需要自动套用格式的单元格区域;
b 选择【格式】--【自动套用格式】,单击想要套用 的数据表样式,并可根据需要,在【要应用的格式】选 项组中选择具体要套用的格式; c 单击【确定】按钮即可.

吉安县油田中心小学

7.条件格式 一个工作表中可能有许多数据,有些数据是需要特别 标记的。可以利用Excel的条件格式功能。点击【格式】 【条件格式】命令,然后进行选择。 如在学生成绩表中将不及格的成绩作红色标记。 8.设置背景
? ? ? ?

选定整个工作表;

选择【格式】——【工作表】命令项——【背景】;
在“工作表背景”对话框中选择一个图片; 单击【插入】即可。

吉安县油田中心小学

9. 添加图形、图片、剪贴画和艺术字

选择【插入】——【图片】,再做选择。
10. 给工作表标签加颜色 为了醒目、美观,并便于查找,可以给工作表 标签加颜色。 选择【格式】——【工作表】命令项——【工 作表标签颜色】,在出现的“设置工作表标签颜 色”对话框中选择喜爱的颜色。

吉安县油田中心小学

三、管理工作表
1. 切换工作表

2. 新建、重命名和删除工作表
3.复制和移动工作表 4.隐藏和取消隐藏工作表 ? 选择 【窗口】--【隐藏】命令,即可隐藏工作簿;

? 选择 【窗口】--【取消隐藏】命令,即可恢复。 ? 选择 【格式】--【工作表】--【隐藏】命令,即可 隐藏工作表; ? 选择 【格式】--【工作表】--【取消隐藏】命令, 即可恢复工作表;

吉安县油田中心小学

技巧:

1. Excel大量数据同时输入的技巧
打开需要输入数据的Excel表格,同时选中需要填充数 据的单元格,如果某些单元格不相邻,可先按住Ctrl键并 点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开Ctrl键,输入单 元格中需要填充的数据,然后再按下“Ctrl+Enter”组合 键,则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。 2. 快速输入大写中文数字 将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中 输入相应的小写数字。右击该单元格,点击“设置单元格 格式”,从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字” 选项;然后从“特殊”列表框中选择“中文大写数字”选 项。最后单击“确定”按钮即可.

吉安县油田中心小学

3. Excel单元格文字随时换行

在Excel中,我们有时需要在一个单元格中分成几行显 示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单 中的“单元格”下“对齐”的“自动换行”复选项,单击 “确定”即可,这种方法使用起来不是特别随心所欲,需 要一步步地操作。还有一种方法是:当你需要重起一行输 入内容的时候,只要按住Alt键的同时按下回车键就可以了。
4. Excel中插入空白行

如果想在某一行上面插入几行空白行,可以用鼠标拖动 自此行开始选择相应的行数,然后单击右键,选择插入。 如果在每一行上面均插入一空白行,按住Ctrl键,依次单 击要插入新行的行标按钮,单击右键,选择插入即可。

吉安县油田中心小学

5. Excel中消除0值 当单元格计算结果为0时,默认会显示0,这看起 来显然有点碍眼。如果在出现0时,单元格显示为空 白,可如此操作。打开“工具→选项→视图”,取 消“0值”复选项前的√,确定后,当前工作表中的 值为0的单元格将全部显示成空白。 6. 快速隐藏 在打印工作表时,我们有时需要把某些行或者列 隐藏起来,可是用菜单命令或调整行号(列标)分界线 的方法比较麻烦,有一个简单方法:在英文状态下, 按“Ctrl+9”或“Ctrl+0”组合键,就可以快速隐藏光 标所在的行或列。

吉安县油田中心小学

7. 快速选定“空白”和“数据”单元格
在Excel中,经常要选定空白单元格,逐个选定比较 麻烦,如果使用下面的方法就方便多了:打开“编辑→ 定位”,在“定位”窗口中,按下“定位条件”按钮; 选择“定位条件”中的“空值”,再按“确定”,空白 单元格即被全部选定。如果要选定只含数据的单元格, 在上面方法的“定位条件”窗口中,选择“常量”,再 点“确定”,含有数据的单元格全部选定。

吉安县油田中心小学

8. 快速得到合适列宽和行高 如果各列中数据宽度一致的话,我们可以选中各列, 然后把鼠标移至列标题的右边框,待鼠标变成双向箭头 时拖动至合适的宽度,这样就可以得到统一列宽的各列 了。如果各列中数据宽度不一致的话,我们经常要逐列 进行调整,非常麻烦。此时可以选中含有数据的各列, 同样将鼠标移至其中一个列标题的右边框,当鼠标指针 变成双向箭头时双击鼠标左键,可以立刻将各列的列宽 设置为“最适合的列宽”,即各列宽度为恰好可以完整 显示单元格数据。 用这个方法也可以得到“最适合的行高”。只是要双 击行标题的下边框 。

吉安县油田中心小学

9. 快速移动活动单元格 经常要在数据区域的最开始和最末尾处、最左端 和最右端处来回移动。其实,用不着多次单击滚动条, 也不用多次滚动鼠标的滚轮的。只要将鼠标指向当 前单元格的下边框,当鼠标指针变为四个箭头的十 字形时双击,就可以使活动单元格迅速定位于当前 数据区域中当前列的最后一行。双击单元格的上边 框可以到达最上一行,而双击左边框和右边框则可 以分别迅速到达最左端和最右端。

吉安县油田中心小学

10.数据分列技巧 用Excel输入数据时,如果在一行内输入内容过长, 可以采取快速分列方法。具体操作如下: ? 在选中单元格中输入数据或文字,然后选定所要分割 的数据区域; ? 单击菜单栏【数据】 -------【分列】 ; ? 在弹出的对话框中选择【固定宽度】,点击“下一 步” ; ? 在【数据预览】中,按住分列线,移动至指定位置,点击 “下一步” ; ? 选择【列数据格式】,点击“完成”.

吉安县油田中心小学

11.批量转换日期格式 以前在Excel中输入职工出生时间时,为了简单 都输入成“yymmdd”形式,但上级部门一律要求输 入成“yyyy-mm-dd”格式,那么一千多名职工出生时 间肯定不能每个手工转化。 最快速的方法是:先选定要转化的区域。点击 【数据】→【分列】,出现【文本分列向导】对话框。 勾选“固定宽度”,连续两次点击【下一步】按钮, 在步骤三对话框的【列数据格式】中,选择“日期”, 并选定“YMD”形式,按下【完成】按钮,以前的文本 即转化成了需要的日期了。

吉安县油田中心小学

12. 不使用方向键也可上下左右移动所选定单元格
在Excel中,如果要选定已选定单元格周围的 单元格,可以按上下方向键进行移动,可为了节省 时间,让操作的速度更高, ? 按下Tab键,可以快速选定已选定单元格右侧的 单元格; ? 同时按下“Shift+Tab”组合键,可以选定左侧 单元格; ? 按下“Enter”键,可以选定下方单元格; ? 同时按下组合键“Shift+Enter”,可以选定上 方单元格.

吉安县油田中心小学

13. 简单方法移动复制工具栏按钮 有时需要把最常用的工具栏按钮放在较为集中 的地方,也就是移动工具栏按钮.可以在按下“ALT” 键的同时拖动工具栏按钮,把它移动到其它位置。 而如果想复制工具栏上的某一个按钮到工具栏 的其它地方,可以在按下“ALT+CTRL”组合键的同 时拖动按钮到其它地方。 如果在复制了工具栏按钮后又不想要它了,只 需按下“ALT+SHIFT ”组合键的同时,把不想要的 按钮拖动到工具栏以外的区域即可。

吉安县油田中心小学

14. 让Excel中人名显示更美观的技巧

a 删除姓名中的空格 选中姓名所在的列,执行“编辑→替换”命令, 在“查找内容”栏中输入一个空格,在“替换为” 栏中不填任何内容,单击“全部替换”命令,确定 退出后即可.
b 让姓名左右对齐 姓名用字是两个字与三个字的,左右对齐也有技 巧.选中已删除空格的姓名单元格,单击“格式→ 单元格”,在打开的“单元格格式”对话框中的水 平对齐方式中选择“分散对齐”选项,确定退出后 即可使学生姓名用字左右对齐。

吉安县油田中心小学

15. Excel数据校验方法之巧用公式审核

?

打开一张学生成绩表,选中数据区域(注意:这里的 数据区域不包括标题行或列),单击“数据→有效性” 命令,进入“数据有效性”对话框。在“设置”选 项卡中,将“允许”项设为“小数”,“数据”项 设为“介于”,并在“最小值”和“最大值”中分 别输入“0”和“100”,最后单击“确定”退出。 ? 接着,执行“视图→工具栏→公式审核”命令, 打开“公式审核”工具栏。好了,现在直接单击 “圈释无效数据”按钮即可。此时,我们就可看到 表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来。 ? 对错误数据进行修正后,红圈标记会自动消失 .

吉安县油田中心小学

16. 多个工作表的页眉和页脚同时设置

把一个Excel文件中的多个工作表设置成同样的页 眉和页脚,分别对一张张工作表去设置感觉很烦琐。 如果用下面的方法就可以一次将多个工作表中的页眉 和页脚同时设置好: 把鼠标移到工作表的名称处(如果没有给每张表取名 的话,Excel自动设置的名称就是Sheet1、Sheet2、 Sheet3等等),然后点右键,在弹出的菜单中选择“选 择全部工作表”的菜单项,这时再进行页眉和页脚设 置就是针对全部工作表了。选择【视图】—【页眉和 页脚】。

吉安县油田中心小学

第三节 数据运算
Excel2003的主要功能之一是对数 据进行运算,而公式和函数是数据运算 的两个最重要的工具。利用它们可以完 成各种复杂的数据运算。掌握好这部分 内容,是熟练使用Excel2003进行数据 管理的先决条件。

吉安县油田中心小学

一、简单运算 对某个单元格区域内的数字进行求和、求平均数、 计数、求最大值或最小值运算,可以利用Excel2003提 供的工具按钮快速完成。 单击用来放置运算结果的单元格; 单击【常用】工具栏中的【自动求和】按钮 右侧的下拉箭头,在下拉列表框中选择【求和】、 【平均值】、【计数】、【最大值】或【最小值】 选项。 根据需要,制定用于运算的单元格区域,然后按 Enter键,即可在结果单元格内得到运算结果。

吉安县油田中心小学

二、使用公式
公式是工作表中的数值进行计算的等式,它是单 元格中一系列值、单元格引用、名称或运算符的组 合,可生成新的值。通过公式,用户可以对工作表 中的数据进行较为复杂的运算。 1. 公式的语法 以等号(=)开始,用于表明之后的字符为公式。 等号之后的是需要进行计算的元素(操作数),各 操作数之间以运算符分隔。Excel将根据公式中运算 符的特定顺序从左到右计算公式。

吉安县油田中心小学

Excel2003中的运算符
类型 算术运算符 比较运算符 文本运算符 引用运算符 运算符 功能 示例
+、-、*、/、%、 加、减、乘、除、 2^3(2的3次方) ^(插入符号) 百分比、乘幂运 算 =、﹤、﹥、 ﹥=、﹤=、 ﹤﹥ &(和号)、 :(冒号) ,(逗号) (空格) 等于、大于、小 于、……不相等 A3=C3、A3﹤﹥C3

连接两个文本值; A&B产生AB;A 区域运算符 1:CI(引用该 区域内所有单元格) 联合运算符; 交叉运算符 A1:C1,A2:C2(引用 A1:C2) A1:C1 B1:D1(引用 B1:C1)

吉安县油田中心小学

在Excel中,每个运算符都有一定的优先级.优先级从高 到低分别为:冒号、单个空格、逗号、负号、百分号、 插入符号、星号和正斜杠、加号和减号、和号、比较 运算符。 * 若更改求值顺序,请将公式中要先计算的部分用括号 括起来。

2. 输入公式
a. 单击要输入公式的单元格; b. 输入=,然后输入公式表达式; c. 按Enter键,或单击编辑栏左侧的输入按钮 即可得到运算结果。 ,

吉安县油田中心小学

3. 编辑公式

① 修改公式;
② 复制公式: 可以利用Excel2003的选择性粘贴功能,选择 粘贴内容的属性。 ③ 移动公式 同移动单元格中的数据的方法相同,可以用菜单 命令,也可以直接用鼠标拖拽.

吉安县油田中心小学

三、单元格引用 是指用于表示单元格在工作表上所处位置的坐标集。 例如:在B列和第3行交叉处的单元格,其引用形式为 “B3”。

在Excel2003中,可以在公式和函数中使用单元格引 用来表示单元格中的数据。通过单元格引用,在一个公 式中可以使用不同单元格中的数据,也可以在多个公式 中使用同一个单元格中的数据。

吉安县油田中心小学

1、单元格引用的样式

? 相对引用:指公式中所引用的单元格位置将随着 公式单元格位置的改变而改变。如A2、D5。
? 绝对引用:指公式和函数中所引用的单元格位置 是固定不变的。如$C$3、$F$6。 ? 混合引用:在同一个单元格引用中既有绝对引用 又有相对引用。

相对列和绝对行,如C$6;
绝对列和相对行,如$C6.

吉安县油田中心小学

2、单元格引用的使用 在同一个工作表中的单元格之间进行的引用,被 称为内部引用。 对当前工作表之外的单元格的引用被称为外部引 用。 外部引用基本样式:[工作簿]工作表!单元格引用。 如[Book1]Sheet1!D8表示对Book1工作簿第一个工 作表中的D8单元格的引用。

吉安县油田中心小学

四、使用函数 Excel2003内置有大量函数。大多数函数是常用公 式的简写形式。一个函数一般包括函数名和参数,参 数用括号括起来。 单击【插入】—【函数】命令—【插入函数】对话 框,在【或选择类别】列表中列出了所有函数分类。 选择一种,即可在【选择函数】列表框中列出相应的 函数集合。单击某个函数名称,可以在下面的显示栏 中看到该函数的样式和功能信息。 输入函数,可直接输入,也可通过上述方法插入所 需函数。

吉安县油田中心小学

第四节 数据排序、筛选与分析
一、数据的排序和筛选
Excel2003通常都是使用数据清单来实现数据管理的。 数据清单实际上就是Excel2003的数据库。建立数据清单, 要先定义其中的列和列标题,列标题相当于字段名。 Excel2003强大的数据排序和筛选功能是通过数据清单 实现的。

吉安县油田中心小学

1. 排序工作表数据
排序功能,可以使数据按照某一列或某些列内容 的顺序来排列,使表格数据更有条理。

Excel2003中的数据排序有默认排序和自定义排序 两种。
① 默认排序 就是按照Excel2003默认的排序规则排列,通常 是进行升序或降序排列。具体操作如下: ? 单击数据清单中任意一个单元格,然后选择【数 据】—【排序】命令;

吉安县油田中心小学

? 通过【主要关键字】下拉列表框,选择排序关键 字,确定右侧【升序】或【降序】单选按钮; ? 若【主要关键字】所在列有重复关键字,可再通 过【次要关键字】下拉列表框,选择进一步排序的 关键字,右侧单选按钮同上; ? 保持【我的数据区域】选项组中默认选中的【有 标题行】按钮,然后单击【选项】,出现【排序选 项】对话框;

?单击【确定】,返回【排序】对话框,再单击 【确定】,即可按照指定方式对数据进行排序。

吉安县油田中心小学

② 自定义排序 用户也可以自定义排序规则,按照自己的需要 来排列数据。具体操作如下: 选择【工具】—【选项】,在【选项】对话框中, 单击【自定义序列】标签,打开选项卡; 在【输入序列】文本框中输入自定义序列,单击 【添加】按钮,再单击【确定】;

下面操作步骤同①,只是在单击【选项】按钮时, 打开【排序选项】对话框,在【自定义序列次序】 下拉列表框中选择自定义的排序规则。

吉安县油田中心小学

2. 自动筛选 Excel2003有数据筛选功能,经过筛选后的数据 清单将只列出符合指定条件的数据行。 筛选方法有两种:自动筛选和高级筛选。

自动筛选的具体操作步骤:
a. 单击需要筛选的数据清单中的任一单元格,然后 选择【数据】—【筛选】—【自动筛选】命令,数 据清单的列标题全部变成下拉列表框; b. 选择需要列,从该下拉列表框中选择需要数据, 则只显示该数据所在的数据行。

吉安县油田中心小学

c. 选择下拉列表框中的【前10个】选项,可打 开【自动筛选前10个】对话框,可从数据清单 中筛选出最大或最小的几项; d. 选择下拉列表框中的【自定义】选项,可打开 【自定义自动筛选方式】对话框,自定义筛选 条件。 e. 单击【数据】—【筛选】—【自动筛选】或 【全部显示】命令,可将自动筛选后的数据清 单恢复为筛选前的显示方式。

吉安县油田中心小学

3. 高级筛选
使用高级筛选功能,必须先建立一个条件区域,用于指 定筛选条件。条件区域的第一行是所有作为筛选条件的字 段名,它们必须与数据清单中的字段名完全一样。
※ 条件区域和数据清单不能连接,中间至少有一行空行。

具体操作步骤如下: 在需要筛选的数据清单中建立条件区域,然后单击数据 清单中的任一单元格;
?

选择【数据】—【筛选】—【高级筛选】命令,打开 【高级筛选】对话框;
?

吉安县油田中心小学

在【方式】选项组中,如果要通过隐藏不符和条件的数 据行来筛选数据清单,选中【在原有区域显示筛选结果】; 如果要通过符合条件的数据行复制到工作表的其他位置来 筛选数据清单,选中【将筛选结果复制到其他位置】,接 着在“复制到”编辑中单击鼠标,然后单击粘贴区域的左 上角;
? ? ?

在【条件区域】编辑框中输入条件区域的引用范围;

单击【确定】按钮,数据记录按设定的筛选条件筛选并 显示在工作表上。 恢复为筛选前的显示方式,选择【数据】—【筛选】— 【全部显示】命令。


吉安县油田中心小学

二、使用图表分析数据

使用图表,可以形象地显示出表格数据之间的关系。
1. 利用图表向导创建图表 ? 选定需要生成图表的单元格区域; ? 选择【插入】—【图表】,或单击常用工具栏上的 【图表向导】按钮,打开对话框; ? 选择图表类型。单击【下一步】按钮; ? 打开【…图表源数据】对话框的【数据区域】选项卡。 可以重新指定要创建图表的数据区域,以及数据系列 产生在行还是列;

吉安县油田中心小学

? 单击【系列】标签,在此选项卡可添加或删除用 于创建图表的数据系列; ? 单击【下一步】按钮,打开【…图表选项】对话 框,根据需要输入图表标题、分类轴和数值轴的标 志。其余选项卡可根据需要进行更改; ? 单击【下一步】按钮,打开【…图表位置】对话 框, 在此选择将图表保存到一张新建的图表单中, 还是将其作为一个对象插入到当前工作簿的某个工 作表中;

? 单击【完成】。

吉安县油田中心小学

2. 更改图表类型 ? 单击要修改类型的图表; ? 选择【图表】—【图表类型】,重新选择; ? 单击【确定】按钮即可。 3. 复制、移动和删除图表 4. 修改图表中的文字

5. 修改图表数据源

吉安县油田中心小学

三、分类显示数据 1. 创建分类汇总 要插入分类汇总,要先对数据清单进行排序,以便将进 行分类汇总的数据行组合在一起。 ① 按照需要进行分类汇总的字段排序; ② 单击数据清单中的任一数据单元格,选择【数据】— 【分类汇总】命令,打开对话框; ③ 在【分类字段】下拉列表框中选择分类汇总的字段名;

④ 选择汇总方式和汇总项,下方复选框采用默认,点【确 定】。

吉安县油田中心小学

2. 分级显示数据 在创建分类汇总后,可以分级显示数据清单中的数据。 每一级的数据都被分为若干组。 单击代表级数的数字,可指定显示到该级的明细数据。

每一组分类数据的左侧都有一个隐藏(或显示)明细数 据按钮。单击隐藏明细数据按钮-,即可隐藏该组的明细 数据;单击显示明细数据按钮+,即可显示。


3. 清除分类汇总
选择【数据】—【分类汇总】,打开对话框,单击【全 部删除】即可。

吉安县油田中心小学

技巧: 17. 对单元格进行同增同减操作

在Excel中,如果要对某一单元格或某一区域中 的每个单元格中的数值进行同加、同减、同乘或同除 操作时,可以使用“选择性粘贴”功能轻松实现。 例如:让选定区域中的每个单元格都同乘以2, 首先在选定区域外的某个单元格中输入2,选择这个 单元格并复制 ;然后选择要进行同乘操作的单元格区 域,单击“编辑”菜单,选择“选择性粘贴”命令, 在“运算”栏中选择“乘”单选项,单击“确定”按 钮.结果显示在了每个单元格中 。 使用这个功能还可以对单元格进行自身操作,例如 可以进行单元格的自身相加、相减、相乘以及相除 。

吉安县油田中心小学

18. Excel快速导入文本文件技巧
工作中,经常会遇到需要用Excel处理的数据是存放在 非Excel格式文件(比如文本文件等)中的情况,如用手 工方式来采集这些数据,费时又费力。可以利用Excel软 件的外部数据输入导入功能来迅速导入这些数据,从而 极大的提高我们的工作效率。 【数据】---【导人外部数据】---【导入数据】菜单选项。 出现一个选择数据源的窗口,在该窗口中找到数据源, 然后直接双击它即可。这时会有一个文本导入向导一步 一步帮我们把数据导入到表格中。

Excel 2003,它不仅能够导入文本数据,还能导入 Access数据,HTML表格数据,甚至能导入业务系统中 的XML数据。

吉安县油田中心小学

19. 在打印时让每页都显示标题

在Excel中制作一个长表格时,默认打印时,并 不是每页都会显示出顶端标题行和左侧标题列,它只 会在第一页上显示,那如何能让表格打印出来时,每 页都带有标题栏呢? 可以这样设置:打开“文件”菜单,选择“页面 设置”选项,弹出“页面设置”对话框,单击“工作 表”选项卡,在“打印标题”栏中的“顶端标题行” 项和“左侧标题列”项中设置好要显示的标题单元格, 单击“确定”按钮。这样在打印长表格时,每页都会 显示出标题的内容了。

吉安县油田中心小学

20. 编辑时让每页都显示标题

在编辑状态时向后翻页会看不到第一行的标题行, 在操作数据时就会很不方便。这个问题很简单就可以 解决,方法如下: 选中标题所在行的下面一行单元格,打开“窗口” 菜单,选择“冻结窗格”选项,上面一行就被固定了, 无论怎么向下翻页,它都始终在第一行不会移动。

吉安县油田中心小学

21. 快速拆分窗口

为方便查看表格的不同部分,我们经常要对工作 表进行垂直或水平拆分。快速拆分的方法是: 先在需要拆分的位置单击鼠标,激活活动单元格, 然后将鼠标指向垂直滚动条顶端的拆分框,待鼠标指 针变成拆分指针时,双击鼠标,那么窗口就会在活动 单元格上方将窗口水平拆分。再次双击拆分框,则拆 分取消。 如果双击水平滚动条右端的拆分框,则会在活动 单元格的左侧进行垂直拆分。

吉安县油田中心小学

22. Excel表格数据行列巧互换 一张Excel报表,行是项目栏、列是单位栏,现在 想使整张表格反转,使行是单位栏、列为项目栏,且 其中的数据也随之变动。也就是想让Excel表格数据的 行列互换,具体操作如下: 可先选中需要交换的数据单元格区域,执行“复 制”操作。 然后选中能粘贴下数据的空白区域的左上角第一 个单元格,执行“编辑、选择性粘贴”命令 在打开的“选择性粘贴”对话框中选中“转置”选 项后,确定、返回即可。

吉安县油田中心小学

23. 利用Shift键—轻松把Excel表格转换为图片 首先选中需要复制成图片的单元格区域,然后按 住Shift键依次选择“编辑→复制图片”命令,接着弹 出“复制图片”窗口,选择“图片”单选项后点击 “确定”按钮,这时就将选定的表格区域复制成图片 了。 最后复制到目标只需直接选择“粘贴”命令即可 (或者按Shift键再选择“编辑→粘贴图片”命令)。我 们还可以将其在Word中进行粘贴。 另外,在复制图片时如果选择了“如打印效果” 单选项,在粘贴的时候如果表格没有边框,复制后的 图片也不会出现边框。

吉安县油田中心小学

24.自定义Excel下拉菜单
要在Excel实现直接在下拉菜单中(自定义内容)选 择输入的功能,实现如下图所示的效果

步骤操作: 1.选中要做下拉列表的单元格。 2.在菜单中选择:数据-有效性-[设置]-(允许): 序列;(来源):输入内容,用,(英文逗号)分隔。

吉安县油田中心小学


相关文章:
word
word》适用范围:___ 出题教师:___ 试卷满分 270 分,考试时间 180 分钟;书写要工整、清楚、标点符号使用正确。 题型 得分 单选题 多选题 判断题 Word 总分...
压缩Word的九个小妙招
压缩Word 的九个小妙招我们在使用 Word 编排好文档后,如果能够有效的缩小 word 文件大小,不仅节约了空间, 在带宽还不能尽如人意的今天, 通过网络传输文件(下载...
word 排版常见问题技巧
word 排版常见问题技巧_电脑基础知识_IT/计算机_专业资料。word 排版常见问题技巧 WORD 常见问题汇总 页眉页脚(1-8) 1. 问:WORD 里边怎样设置每页不同的页眉?...
Office2010——Word综合练习题
DOTX 11、Word2010 文档中表格的数据可以进行的操作() A.筛选 B.排序 C.求和 D.求平均值 12、下列各种功能中,Word2010 可以实现的表格功能是() A.可以在 ...
Word用处大全
如何解决? 答:把 word 文档全选,然后复制,然后关掉 word,电脑提示 你粘贴板上有东西, 要不要用于别的程序, 选是, 然后, 再重新打开 word, 然后粘贴,然后,...
最新word使用技巧大全
最新word 使用技巧大全 位置 快速定位到上次编辑 用 WPS 编辑文件时有一个特点,就是当你下次打开一 WPS 文件时,光标会自动定位到你上一次存盘时 的位置。 不过...
3.Word知识题答案
[解析]略 48、 在Word 2010的编辑状态,执行"开始"选项卡中的"复制"命令按钮后__B___。 A.插入点所在段落的内容被复制到剪贴板 B.被选择的内容复制到剪贴...
如何在word 中快速地画出数轴
如何在word 中快速地画出数轴_数学_初中教育_教育专区。教师 心得 word操作 如何在 word 中快速地画出数轴江苏省淮安市淮安区建淮中学 唐雨生 做一个数学老师,...
WORD排版技巧大全
WORD排版技巧大全 - WORD 排版技巧大全 1、问:Word 里边怎样设置每页不同的页眉?如何使不同的章节显示的页眉不同? 答:分节,每节可以设置不同的页眉。文件——...
信息技术教案Word
信息技术教案Word_其它课程_初中教育_教育专区。信息技术教案 Word 篇第 1 课 初识 Word(信息技术教案) [教学目的与要求] (1)使学生学会进入与退出 Word 窗口。...
更多相关标签: