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2015年出差及差旅费报销管理规定(报向总终审稿


出差及差旅费报销管理规定
“出差”是指公司员工经过公司批准离开公司驻地而到异地执行公务活动的行为。为加强公司出 差费用的管理,特制定本规定。 一、员工出差借支报销的办理程序 1、出差前须先到人力资源部填写“出差申请单” ,在征得分管领导批准出差后,根据出差事由、 预计出差天数、交通工具,由部门主管领导确认需要借支金额。 2、根据主管领导核准的借款金额到财务部办理借款手续

。 3、出差员工返回后,须在五个工作日内填写“差旅费报销单”及“差旅费报销行程单” ,按出差 时间和地点发生的先后顺序粘贴报销单据,并在发票背后签字,交本部门内勤干事到财务部办理报销 手续,结清借支款;如有特殊原因延迟的,最长不得超过 10 个工作日。10 日内未结清借款者,财务 部不得再予以借支,并从该员工当月工资中扣除借支款项;对于出差时间较长在业务所在地租房的员 工(1 个月以上) ,需要将每个月的差旅费按照公司要求填制好相关差旅费报销单据后,于次月 3 日 前快递回公司所在部门,由本部门内勤干事在每月 10 日前代其办理报销手续。 4、 “差旅费报销行程单”必须严格按照要求填写,具体为:出发日期为火车票等交通费票据上注 明的日期时间,到达日期为所乘坐火车等交通工具的实际抵达目的地日期时间,同时还要特别说明的 是,需要对具体的住宿情况如实填写,住宿情况区分省会城市、非省会城市、公司租房城市,出差人 员需要按照表格要求分别填写。 二、交通工具选用 1、董事长、总经理、副总经理、总监、总工、总助及副总工出差,可选择飞机、火车软硬卧、 动车组一等座、客轮二等舱等。 2、高级专业技术人员、部门正副经理(含经理助理) ,可选择火车硬卧、动车组二等座、三等舱 以下客轮。特殊情况须乘坐飞机,应事先报分管领导批准并写明原因,在差旅报销前由分管领导在机 票上签字确认。 3、业务系统高级销售经理、工程管理系统项目经理、公司其他员工乘车里程在 500 公里以上可 选择火车硬卧、动车组二等座、三等舱以下客轮,乘车里程在 500 公里以下可选择火车硬座、动车组 限二等座,按规定可坐硬卧而乘火车硬座夜间 6 小时以上,可领取硬座和硬卧差价,差额为硬座票价 的 60%。 4、为提高工作效率,在不突破应享受报销职级标准的前提下,部门经理助理以下人员选择乘坐

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飞机可按同等里程动车二等座(或硬卧)火车票价加 50 元范围报销,超出标准的费用自理。 5、省会城市之间往返必须乘坐火车,订票手续费凭正规发票在 30 元/张标准范围内报销。地级 市以上城市之间旅行,需乘长途汽车作为交通工具的,必须提供记录时间、起始终点地点和确定金额 的正规车票。县级以下地区长途车票为手撕发票或定额发票的,报销时需要在票据上注明:起始终到 时间、起始终到地点、实际报销金额,并由部门经理在票据上签字确认。 6、.出差人员往返机场的交通费据实报销,但只限机场大巴或地铁交通费,不报销出租车费(起 飞时间早于 7: 00、 降落时间晚于 22: 00, 在公司无法提供小车接送服务的情况下, 可报销出租车费) 。 三、出差报销标准 公司所有人员出差一律取消实报实销制,根据岗位和出差地分别制订费用报销标准。 具体标准如下: 项目 标准 职级 董事、总经理 副总经理、 总监、总工 总助、副总工 部门正副经理、高级专业技 术人员、 部门经理助理、大区经理、 高级销售经理、工程管理项 目经理 区域经理、区域代表、销售 经理、销售代表、主管、专 员、干事 住宿费 省城、特区 600 450 350 300 280 其他城市 400 350 300 200 180 伙食 包干费 50 50 50 50 50 市内交通 包干费 实报实销 实报实销 实报实销 40 40 通讯包 干费 30 30 30 30 30

200

150

30

40

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1、住宿费报销必须提供正规住宿发票。在出差地无住宿发票的,视为无住宿,不给予住宿补贴。 住宿补贴按住宿费发票金额在标准范围内据实报销(发票签章、服务内容与实际住宿情况不符的不予 报销) 。发票金额超过规定标准的在标准范围内报销。住宿费发票内应注明姓名、入住时间、离店时 间、住宿天数、单价等相关信息。确因情况特殊,需下午 5 点后离开旅店的(以车票时间、住宿发票 金额和发票记录离店时间为准) ,住宿费补贴按全日标准的一半计算, 晚 8 点后离开旅店的,住宿费 补贴按全日标准计算。 2、按省会城市及特区标准报销住宿费的城市包括:珠海、深圳、大连、苏州、三亚、青岛、厦 门、宁波、汕头等。 3、伙食、市内交通和通讯费补贴凭出差地实际消费发票在包干限额内报销。发票应提供出差地
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餐费、市内交通费、自驾车通行费和通讯费等实际消费正规发票。其中餐费票据不得高于实际出差伙 食补贴金额。若受出差地条件限制,无法提供包干费用正规发票,则按应享受的补贴标准报人力资源 部纳入次月的工资补贴。 四、出差时间的界定 1、中午 12:00 点以前出发(以机票或车票标注时间为准,以下同) ,当日为一个标准出差日; 2、中午 12:00 点以后出发,当日为半个标准出差日;晚 20:00 以后出发的当日不计补贴; 3、中午 12:00 点以前返回,当日不计算出差补助; 4、中午 12:00 点以后、晚 17:30 分以前返回,当日为半个标准出差日; 5、晚 17:30 分以后返回,当日为一个标准出差日; 6、确定出差起程返回的时间,以交通票据上的记录为准。机票或车票是出差报销的原始依据。 五、出差的其它规定 1、出差期间不得从事与公司业务不符的活动。出差报销票据必须是符合税务管理要求的正规发 票,严格杜绝假发票。否则,财务部有权拒绝报销并按公司规定处理。 2、出差途中因病或其它不可抗拒原因,需要延长或缩短出差时间,必须及时报请公司主管领导 批准; 3、业务部门因工作需要长期驻外开展业务活动,并由公司在出差地租房的,不再享受住宿补助, 按实际出差天数给予伙食、通讯和交通综合包干补贴 60 元/天(凭出差地餐费、市内交通费、自驾车 通行费和通讯费发票报销。其中餐费票据不得高于实际出差伙食补贴金额) 。 4、依据属地化管理的原则,凡在业务管理所属市区内招聘入职的业务人员(户籍、常住地及入 职前为该市区域的) 、或入职时已经谈好工作区域无补助的人员,在该市区域内从事业务工作,不享 受出差补贴和住宿补贴(如同北京公司业务员在北京市区域范围内做业务) ;确认依据为业务员在入 职前在人力资源部填报的个人基本情况表。原则上在户籍和常住城市区域内从事业务工作,不属于出 差报销范围。 5、员工参加各种会议、培训,凭会议通知由会议方或培训方统一安排食宿交通的,在分管领导 核实后按实际发生的票据金额报销,同时可按出差天数给予通讯补贴,但不再给予其它补贴。 6、公司领导到上海、天津、四川、广东、昆明公司等分子公司检查指导工作或其它专业技术人 员和管理人员到上述公司出差进行技术支持和服务等,不再报销伙食补贴,凭发票报销市内交通费和 按实际出差天数给予通讯补贴。 7、为安全考虑,公司不允许业务人员在公务活动中自驾车跨区域长途旅行。未经批准,不得自

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驾车出差。公司员工到北京周边省市出差、单程距离 300 公里以上不得使用公司小车,单程距离在 300 公里以内的,使用公司小车也须事前报分管领导批准。 8、个别因出差地为偏远地区,交通不便而需租车或包车的,需经分管领导审核批准,并在出差 租包车报销单上注明起始终到地点、里程、办事单位名称和事由;租车费用原则上不超过 2 元/公里, 不再给予当日的交通补贴;因情况特殊,经请示分管领导同意据实报销市内交通费的出差人员不再享 受市内交通包干补贴,但应由分管领导在报销单上确认实报市内交通费的合计金额(或在每张交通票 上签字) 。 9、因参展、技术交流等出差境外的,应事先申报预算,根据目的地的具体情况确定住宿等费用 标准,并需经分管领导、财务总监和总经理审批;极个别特殊情况(如商务考察、陪同客人等)需要 实报实销的,需事先书面说明原因,经财务总监核准,并报总经理审批且不再享受除通讯费外的任何 出差补贴。 10、业务员出差返京后,费用报销期限为 5 个工作日,最长不超过 10 个日历天数(以下简称 10 日) ,超过上述期限且无正当理由的,按照公司规定给予减额报销。扣减标准为:超过 10 日的按照票 面金额的 90%报销,以后每超过 10 日报销金额递减 10%,直至报销金额为零。 11、长期在北京区域外从事流动施工作业的工程技术管理人员外勤补贴:公司在施工地租房的, 项目经理可给予伙食、市内交通、通讯包干补贴每人每天 50 元,项目经理以下人员可按每人每天 30 元标准执行(票据要求按第 3 条规定) ,无租房的按相应职级出差补贴标准执行。 12、出差期间发生业务招待费的,每人次扣除伙食补贴 15 元,不再重复补贴。 13、在出差区域内有租房的相关费用的报销按《长期驻外人员外租房管理办法》执行。 14、出差人员不得循私舞弊、弄虚作假,若发现虚假报账,给予虚假报账金额 5-20 倍的罚款。 15、 各分子公司参照本文件规定制定本公司的 “出差及差旅费管理规定” 报集团领导审批后执行。 六、本文件从 2011 年 4 月 1 日起执行,以前有关出差及差旅费用管理规定的文件同时废止。 七、本文件相关规定由北京公司财务部负责解释。 附件: (一)差旅费报销行程单; (二)出差租包车报销明细单。

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差旅费用报销行程单
部 门: 出发 日期 时 间 出发地 出差人: 时 间 交通费 (不含租 包车) 出差时间: 租房城 市( 租 房地) 出差住宿城市 省会类 非省会 住 宿 天 数

到达日期

目的地

交通工具

合计: 出差补 助: 总计(大 写) 小写 小写 ¥ ¥

说明:1.以上项目必须填写齐全,否则财务不给予报销。 2.出差住宿情况如实填写,“租房城市”和“出差住宿城市”栏目填写城市名称,实际住宿天数在“住宿天 数” 栏填写该城市实际住宿总天数。(其中出差住宿城市为公司非租房城市) 3、 出差期间租包车费用不在本表填写。 需另填 “业务人员出差期间租包车费用报销单” 。
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业务人员出差期间租包车费用报销明细单
部门: 出发日 期 时间 出发地 出差人: 到达日期 时间 目的地 距离(km) 出差地点: 交通费(元)



报销金额合计: 分管领导审批: 部门经理:

此栏在报请本部

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