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现代秘书的综合素质要求


第四章 现代秘书的综合素质要求

第四章 现代秘书的综合素质要求
第一节

秘书必备的知识和能力

第二节

秘书的心理和职业性格

第一节 秘书必备的知识和能力
一、秘书必备的知识 二、秘书人员应有的能力 三、秘书应有的职业技能 四、秘书人员知识和能力的培养

一、秘书必备的知识
(一)秘书必备的基础知识 (二)秘书必备的专业知识 (三)与秘书工作直接相关的知识

(一)秘书必备的基础知识
1.哲学常识 2.政治、法律、社会学常识 3.文学、艺术常识 4.历史、地理常识 5.自然科学常识 6.数学知识 7.计算机知识

(二)秘书必备的专业知识
1.秘书学知识 2.秘书写作知识 3.文书档案知识 4.调研、会务、信访、人际关系等知识 5.所在单位业务涉及的专门知识

(三)与秘书工作直接相关的知识
1.语言学 2.逻辑学 3.传播学 4.心理学 5.社交礼仪知识 6.领导科学 7.公共关系学 8.管理学

二、秘书人员应有的能力
(一)秘书的基础能力结构 (二)秘书的特殊能力结构

(一)秘书的基础能力结构
1.思维力 2.想象力 3.观察力 4.记忆力

(二)秘书的特殊能力结构
1.表达能力 2.办事能力 3.管理能力 4.应变能力 5.社交能力 6.信息处理能力 7.操作能力 8.独立办事能力

案例分析: 2009年的一天深夜,某市政府值班秘书小刘 接到市交通部门打来的紧急电话,告知一家装卸 公司在某码头装卸化学物品时,不慎将一桶剧毒 化学物品落入水中。若毒药扩散到水中,人畜饮 用后会造成死亡。此时,刘秘书脑海中掠过两套 方案:一是打电话给市领导或上级机关,请求指 示,然后依照领导的指示去执行,如果找不到领 导,再根据自己的经验处理。二是立即赶到现场 指挥打捞。

分析: 其实这里面的两套方案都必须要有条理地 进行,可以在通知领导的同时,先赶赴 现场了解打捞情况。做到两不误。

三、秘书应有的职业技能
(一)文字处理技术 (二)现代通信技术 (三)计算机及网络技术 (四)汽车驾驶技术 (五)现代办公设备的使用和保养技术 (六)书法和快速记录技术

四、秘书人员知识和能力的培养
(一)强化训练 (二)勤奋学习

友情提示: 秘书在传达、贯彻领导意图时应注意以下 问题。 (1)不能耽误传达时间。 (2)不能截留领导意图。 (3)不能随意解释或歪曲领导意图。

第二节 秘书的心理和职业性格
一、秘书的情感 二、秘书的兴趣 三、秘书的意志 四、秘书的气质 五、秘书的职业性格 六、秘书的人格形象

一、秘书的情感
(一)秘书情感的内容 (二)秘书情感的表现形式——情绪、心 境、激情

(一)秘书情感的内容
秘书作为脑力劳动者,应该具有丰富的、 高尚的情感品质。秘书情感的主要内容包 括理智感、道德感、审美感,这三个方面 的情感体验反映了人们对真、善、美的理 想境界的追求。

(二)秘书情感的表现形式——情绪、 心境、激情
1.情绪 2.心境 3.激情

二、秘书的兴趣
(一)秘书的职业兴趣 (二)秘书的业余爱好

(一)秘书的职业兴趣
秘书的职业兴趣通常表现在以下几个方面。 (1)对秘书专业知识的兴趣,喜欢阅读秘书专业的 书籍、杂志,有的还进行秘书学理论的思考。 (2)对秘书工作经验的兴趣,经常向有经验的秘书 请教问题,善于总结自己秘书工作的经验教训。 (3)对秘书工作新技术、新设备的兴趣,努力掌握 办公自动化技术,了解办公手段的最新发展动态。 (4)对秘书工作效果的兴趣,关注领导、各部门、 人民群众对秘书工作的评价,努力改进工作方法。

(二)秘书的业余爱好
秘书的业余爱好应该广泛而有中心,要 根据自己的个性特点进行选择。

三、秘书的意志
(一)意志的特征 (二)秘书应该具备的意志品质

(一)意志的特征
1.意志总有明确的目的 2.意志支配人们的行动 3.意志总与克服困难相联系

(二)秘书应该具备的意志品质
1.自觉性 2.坚韧性 3.自制性 4.果断性

深入思考: 秘书应该培养自己哪些方面的意志品质?

四、秘书的气质
(一)气质的基本类型 (二)气质对秘书工作的影响

(一)气质的基本类型
1.胆汁质 2.多血质 3.黏液质 4.抑郁质

(二)气质对秘书工作的影响
秘书应该克服气质中的不利因素,培养良 好的气质,向热情、灵活、迅速、稳定 、细致等方面发展。

深入思考: 秘书应如何提高自己的气质?

五、秘书的职业性格
为了做好秘书工作,秘书人员应该逐步养 成认真、热情、随和、幽默、灵活的良 好性格。秘书特别要加以避免或纠正的 不良性格有冷漠、浮躁、自卑、孤傲、 马虎等。

友情提示: 好的性格,有利于个人的成长进步和事业的成功; 反之,则不利于一个人的发展和人生价值的充分 实现。秘书工作涉及面广,工作繁杂,不同的工 作性质对于秘书人员的个性具有不同的要求。从 普遍的认识看,秘书的性格应该具有以下特征。 (1)意志坚毅。秘书工作是十分繁重而复杂的劳动 ,秘书必须具有坚忍不拔、百折不挠的毅力,克 服各种困难,实现自己的职能。 (2)豁然开朗。由于秘书人员的特殊位置,工作中 难免与上级、同事、群众出现一些误会或者是冲 突,乐观的性格在此尤为重要。

(3)应变敏捷。秘书的工作变化性强,敏锐的观 察力也是非常重要的。 (4)自制力强。秘书人员要培养和提高自制力, 在不同的场合、不同背景、不同对象面前要善 于选择和控制自己的行为方式。 (5)友爱合作。秘书应有友爱合作的性格,宽以 待人,助人为乐,不与别人斤斤计较,不因小 怨小恨而存嫌。

六、秘书的人格形象
(一) 独立人格 (二)正直人格 (三)健康人格 (四)亲和人格

能力训练
1.秘书必备的基础知识有哪些? 2.秘书应掌握哪些专业知识? 3.秘书的基础能力有哪些? 4.秘书应具有的专业能力有哪些? 5.秘书应树立怎样的人格形象? 6.你在知识和能力上有何长处和不足?你打算如 何在学校期间完善自己的知识结构和能力结构 ?

7.案例分析。 案例一: 20世纪90年代中期,当时的国家经委办公厅对全 国200多个中小企业的厂长经理秘书进行了一次有 关企业秘书素质的问卷调查,对“你认为当代秘 书必须具备的最主要的能力有哪些”这一问题的 统计结果,“文字表达能力”被排在第八位,在 它之前的几种能力为组织协调能力、摄取信息能 力、政策理解能力、具体办事能力、出谋献策能 力、交际能力、口头表达能力。 根据以上调查材料,请你思考下面几个问题。 (1)这个调查结果能否说明“文字表达能力”对于 现代秘书来说已经不是很重要了?

(2)你能对上述调查结果提供一种合理的解释吗? (3)如果让你进行一次“秘书必须具备的最主要的 能力有哪些”的调查,你将会如何进行?(请设 计一个调查方案) 案例二: 认真阅读下面的材料,然后讨论后面的问题。 有一位年轻女性,长得不是很出色,但妩媚动人 ,有一种独特的魅力。我问她为何能够这样,她 一笑:“我漂亮,因为我相信我漂亮呀!” 这个例子说明了一个道理:一个人要有动人的魅 力,必须有很好的“自我意象”。 所谓“自我意 象”,就是自己在自己心中是个什么样子!它代 表着你对自己的评价。体现了一个人自尊的程度

。自尊度高,潜力就发挥得充分;自尊度低,潜能 就越受抑制。人们在工作中出现失误后,往往会 情绪消沉而难以自拔,这是因为他形成了一种消 极的自我意象。如何尽快改变自己的情绪呢? 一 位总裁秘书,晚上加班处理资料,在送给总裁时 ,把很重要的一页丢在家里了。虽然总裁没有责 怪她,但她却不断地责怪自己是“笨猪”。她对 这个消极的自我形象可能采用三种态度: ①整体认定:“我的确是只笨猪,因为我把重要 的文件丢在家里了!”结果:“笨猪”完全进入 潜意识,彻底形成消极自我意象。 ②整体否定:“反正我不可能是笨猪!”结果:虽 然理念上否定了“笨猪”,但这种否定很笼统,

往往“笨猪”形象并没消失,还将在潜意识中对人 产生消极影响。 ③步步排除:“第一,我顶多是有点丢三落四;第 二,也不是从来就丢三落四,仅仅在这件事上有 些丢三落四;第三,即便如此也情有可原。以后 该提醒自己:再累再忙,也要把东西最后检查一 遍。这一次仅仅是偶尔的失误,我绝对不是笨猪 。”结果:说服了自己,恢复良好的自我意象, 也接受了工作失误的教训。 (1)想一想,你自己在工作中有没有发生过类似的 情况?如果有,出了差错后你的感受如何? (2)为什么用“整体否定”的方法不能有效地消除 消极的“自我形象”?


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