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善于利用时间


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一寸光阴一寸金
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平均 80岁寿命
1年为1寸 结余
26.7年 22.5年 20年 18.3年 13.3年 8.3年 6.6年 3.3 年

1-20岁、60-80岁——忽略不计,余40 项目
睡眠 一日三餐 交通 电话 看电视、上网 看报、聊天 刷牙、洗脸、洗澡
休假、白日梦、 闹情绪、身体不适

每天耗时
8小时 2.5小时 1.5小时 1小时 3小时 3小时 1小时 2小时

40年耗时
13.3年 4.2年 2.5年 1.7年 5年 5年 1.7年 3.3年

? 我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它?

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不会改变的是:
? 个人时间资本,依着不同的年纪,只有几万个小时!

? 即使每天工作10小时,整个工作生命也少于9万小时;
? 若将工作及休闲资产合成可用的总资本,如此最高总共 有20万小时可用!

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“时间杀手”
Time Killers

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不分轻重缓急 不能自我约束 不懂说“不” 不懂授权 欠缺组织 健康欠佳 犹豫不决

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时间利用的关键:

? 区分优先顺序:20%的重要事情产生 80%的结果 ? 做对的事情比把事情做对更重要

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善于利用时间第一招:

做好规划

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为什么要做计划
? “上君,尽人之智;中君,尽已之智;下 君,尽已之力” ---商鞅 ? “谋和断是哈佛职业经理的两大职能”
---哈佛职业经理箴言

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“如果说远见不是管理的全部的话,那 它至少是管理的核心部分” ---法约尔

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哈佛的调查
? 哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟 踪调查。对象是一群智力、学历、环境等条件都差不 多的年轻人,调查结果如下: ? 27%的人 没有目标 ? 60%的人 目标模糊 ? 10%的人 有比较清晰的短期目标 ? 3%的人 有比较清晰的长期目标

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? 哈佛大学有一个非常著名的关于目标对人生影响的跟踪调查 ,对象是一群智力、学历、环境等条件都差不多的年轻人, 调查结果发现:27%的人,没有目标;60%的人,目标模糊 ;10%的人,有比较清晰的短期目标;3%的人,有十分清晰 的长期目标。 ? 25年跟踪调查发现,那3%的人,25年来几乎都不曾改变 自己的人生目标,他们始终朝着同一个方向不懈地努力,25 年后,他们几乎都成了社会各界顶尖成功人士,他们不乏白 手创业者、行业领袖、社会精英。那10%的人,大都生活在 社会的中上层。他们的共同特点是,那些短期目标不断地被 达到,生活质量稳步上升,他们成为各行各业不可缺少的专 业人才,如医生、律师、工程师、高级主管等等。那60%的 人,几乎都生活在社会的中下层面,他们能安稳地生活与工 作,但都没有什么特别的成绩。剩下的27%的人,他们都几 乎生活在社会的最底层;他们的生活都过得很不如意,常常 失业,靠社会救济,并且常常在抱怨他人,抱怨社会。 ? 有位著名的诗人曾说过,你是自己命运的主人,是自己 灵魂的领航人,要过什么样的人生就全看你自己。

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设定目标的步骤

(1)先拟出您期望达到的目标; (2)列出好处:您达到这目标有什么好 处; (3)列出可能的障碍点:您要达到此目 标之障碍; (4)列出所需要的那些知识、训练、协 助 (5)订定达成目标的期限。

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善于利用时间二招:

打败“时间杀手”

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十大省时要诀
1.了解自己的生理时钟,掌握个人生活的韵律,在最

清醒的时间做最重要的事。 2. 工作前一定整理文件及用具,工欲善其事,必先利 其器。 3. 制作每日、每周、每月工作计划表,按步就班,心 中压力自然纾缓。 4.善于利用时间碎片:一个人难免会有等人、等车、 买菜等时候,利用这些时间来整理思路或看书等。 5. 勿忘优先顺序,先将应完成工作分类,每一次的出 击达最高效益。

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6. 勇于授权委任,可以交给别人做的事,不一定揽在 自己身上,让自己去做最有价值的事情。 7. 一鼓作气。思考、作业等一旦开始,就不要停顿下 来,要一气呵成。 8. 放弃完美主义,任何事情经过评估有胜算就放手去 做,边做边创造条件,边解决问题。等条件都准备 好了再去做,往往为时已晚。 9. 绝不拖延工作,该做的事绝不以任何理由、借口推 拖,把工作做在当时、问题解决在当时,不拖延磨 蹭。 10.学会说“不”。无谓的应酬可能浪费您大量的时 间。

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5-S Practice 五常法
英 语
Structurise

--改善品质及生产力的关键

意 义


Clean up the trash 把垃圾清掉



常组织
常整顿 常清洁 常规范 常自律

Systematise

Find the document you want within 30 second 30秒内就可找到要找的文件 Responsibilities of personal hygiene 个 人清洁卫生责任 Transparency of storage 贮藏的透明度 Apply the “5- S practice”Method 每天运用五常法

Sanitise

Standardise Self-discipline

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“常组织”活动概要
常用程度


使用频率(必需的程度)
过去一年都未使用过的物品 过去一年只使用过一次的物品

保存方法
扔掉 保存在比较远的地方



过去的二至六个月只使用过一次的物品 一个月使用数次的物品

把它保存在工作区域的中 间部分



一周使用一次的物品 每天都要使用的物品 每小时都要使用的物品

保存在工作最接近的 地方,甚至随身携带

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讨论:如何使工作环境成为省时工作站?

杂乱无章的工作环境: ? 你会因此无法控制工作;
? 生产率下降; ? 分心、疲劳、紧张; ? 使同事或其他目睹环境状况的人对你留下不好的印象。

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工作简化法
崔西定律:
? 任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方 成正比 ; ? 简化工作是所有成功主管的共同特质,工作 愈简化,愈不会出问题。

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剔、合、排、简

? 剔——剔除
? ? ? ? ? ? 运用5W1H查问法,试试哪些可以剔除: WHY? 为何做?——不做可以吗? WHAT? 做什么?——不这样做可以吗? WHERE? 在那里做?——一定要在这个部门做吗? WHEN? 何时做?——换个时间可以吗? HOW? 如何做?——变通办法做可以吗?

? 合——合并 流程内的各项手续,试一试哪些可以合并 ? 排——重 经过剔除、合并以后,剩下的手续按顺序重排 ? 简——简化 经过剔、合、排之后,是否最简?能不能再简化,以达到最
好的效果。

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与拖延决战

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与拖延决战
拖延 --- 时间的最大杀手! 拖延 --- 一种恶习!

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什么是拖延?
1、上课铃声响落,不能马上进入学习状态。 2、总是“伪加班”,上课能做完的事,总是拖到下课 后、放学后做。 3、要做事时,脑子里能冒出各种理由:现在先做别的 事,这个稍后。 4、自我麻痹:还来得及,不行就通宵赶工。 5、处理问题不分主次,忙了半天,最紧要的事没做。 6、任务总是以各种理由往后推,最后草草交差,结果 被老师、家长、同学责怪。 7、闹铃响后,总是懒在床上一会,不能马上起床。

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拖延的代价

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浪费了现在、今天 每天都是一个遗憾的生活 逃避积极的人生 长期在压力下,忧虑的学习、生活 待处理问题的不断增多 健康不良 优柔寡断、前途暗淡


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